学位论文排版 ——Word2003 使用技巧

CopyRight©CALIS 三期建设咨询服务项目 . All Rights Reserved

学位论文排版 —— Word2003 使用技巧

王丽（ [email protected] ）西北师范大学

2012 年 1 月 12 日

2011-2012年信息素养 - 培训课件 CopyRight©CALIS 三期建设咨询服务项目

版权声明

尊重知识产权，遵守学术道德版权归制作人及所在单位所有CALIS 三期建设项目享有复制、编辑、推广、宣传

等使用权。


培训目标

使读者能够利用 Word2003 顺利完成学位论文排版，提高读者使用 Word2003 的能力。

适用于本科生和研究生以及有排版需要的人员


内容提纲学位论文样式演示学位论文排版Word2003 使用小技巧


学位论文样式演示


论文主体结构排列顺序（以研究生院规定为准）

中文封面扉页独创性声明目录正文注释参考文献后记


中文封面


扉页（副封面）


独创性声明


学位论文排版


实现方法

设置纸张和文档内容设置样式查看和修改文档的层次结构对文章的不同部分分节为不同的节添加不同的页眉在指定位置添加页码插入目录、生成图表目录word尾注插入参考文献


要求：纸张大小： A4行距：固定值 22

设置方法单击“文件” “页面设置” “纸张大小”

“ A4”单击“格式” “段落” “缩进和间距”

“行距” “ 间距” “行距”下拉菜单选中“固定值” 输

入 22

1 、设置纸张和文档内容


2 、设置样式

样式简单的说是格式的集合。就是一组已经命名的字符格式或段落格式。样式的方便之处在于可以把它应用于一个段落或者段落中选定的字符中，按照样式定义的格式，能批量地完成段落或字符格式的设置。

样式分为字符样式和段落样式；样式分为内置样式和自定义样式。


要求一级标题：黑体 3号字二级标题：宋体 4号字正文：宋体小 4号字

设置方法单击“格式”，“样式和格式”。在弹出的任务窗格中选择“标题 1”，单击“标题 1”右侧的下拉按钮，选择“修改”命令，在“修改样式”对话框中的“格式”区域中 ,选择字体为”黑体 3号”。

其它设置方法同上。


在“修改样式”对话框中，单击“格式”按钮，从中选择“编号”命令。

在“多级符号”选项卡中，选择除“无”以外的任一选项。单击“自定义”按钮，打开“自定义多级符号列表”；

为“标题 1”设置编号为“标题 2”设置编号为“标题 3”设置编号


3 、查看和修改文档的层次结构

单击“视图”，选择“文档结构图”。用户就能很容易地了解文档的结构内容，并快速定位需要查询的内容。


4 、对文章的不同部分分节

节是 word 用来划分文档的一种方式。建立新文档时， word 将整篇文档视为一节，此时，整篇文档只能采用统一的页面格式。

如果在同一文档中设置不同的页面格式如页眉页脚、不同的页码就必须将文档划分为若干节


封面、扉页、独创性声明、目录、正文的章节从新的页开始，习惯性的做法是用回车符来开始新的一页符，这是一种错误的做法，会导致修改时的重复排版，降低工作效率。

另一种做法是插入分页符分页，如果希望采用不同的页眉和页脚，这种做法就无法实现了。


建议采用插入分节符方法，将不同的部分分成不同的节，只需插入分节符即可将文档分成几节，然后根据需要设置每节的格式。


操作步骤

将光标定位到需另起节（扉页、独创性声明、目录、正文、注释、参考文献、后记）的字符前，单击“插入”——“分隔符”——选中“分节符类型，下一页”。


如果分页或分节分错了，工具栏中有一项“显示 /隐藏编辑标记”，单击它可以看到文章里被隐藏的编辑标记，比如分页符，要删除它可以将鼠标定位到该标记再按 delete键。如果有很多个分节符，那我们使用“查找 /替换”，点击“高级”，查找内容选择“特殊符号”，选择“分节符”替换成“空”，这样可以将所有的分节符一次删掉。


5 、为不同的节添加不同的页眉

页眉和页脚是页面的两个特殊区域，位于文档中每个页面边距（页边距：页面上打印区域之外的空白空间）的顶部和底部区域。

通常诸如论文题目、章节标题、页码、学校Logo 、作者姓名等信息需添加在文档的页眉或页脚上。


单面打印时的页眉设置

单击“视图”——“页眉和页脚”，页眉和页脚区域显示有“ – 第 1 节 –”的提示文字，表明当前是对第 1 节的设置。同时弹出“页眉页脚”工具栏。

封面，扉页、独创性声明、目录、摘要部分不需要页眉，所以不设置，单击“页眉页脚”工具栏上“显示下一项”按钮，显示并设置下一节的页眉。


在需要设置和前节不同的页眉时，需要单击“工具栏”上“链接到前一个”按钮，与前一个页眉断开，再添加指定的页眉。


正反面打印时的页眉设置

单击“文件”——“页面设置”——“版式”——“节的起始位置”选择“奇数页”，“页眉和页脚”选中“奇偶页不同，首页不同”。

封面，扉页、独创性声明、目录、摘要部分不需要页眉，所以不设置，单击“页眉页脚”工具栏上“显示下一项”按钮，可以在奇偶页间切换；

添加奇数页页眉，单击“工具栏”上“链接到前一个”按钮，与前一个页眉断开，再添加偶数页的页眉。


添加的页眉内容如果是章节标题的话，不用手工输入，“插入”——“域”——“类别：链接和引用”，“域名： styleRef” ，“样式名：标题n ” （将本章节中为标题n样式的内容插入页眉）。

去除页眉中多余的水平线选中“页眉区域”，单击“格式”——“边框和

底纹”——“边框：无”


6 、在指定位置添加页码

页码用来表示每页在文档中的顺序。word可以快速地给文档添加页码，并且页码会随文档内容的增删而自动更新。


要求：封面、扉页、独创性声明、目录无页码；中英文摘要、注释、参考文献、后记的页码位置：底端，居中；页码格式为罗马数字： Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ、…，起始页码为Ⅰ。

论文正文的页码位置：底端，居中；页码格式为： 1、 2、 3、…，起始页码为 1。


操作步骤

选择“视图”——“页眉和页脚”，单击“页眉页脚”工具栏上“在页眉和页脚和页脚间切换”按钮，光标跳到页脚位置。


封面、扉页、独创性声明、目录无页码，单击“页眉页脚”工具栏上“显示下一项”按钮，直到中文摘要页面时单击“链接到前一个”按钮，与前一节断开，单击“插入”，选择“页码”，设置居中和数字格式，或可通过单击“页眉页脚”工具栏上“设置页码格式”按钮，“数字格式”选择“Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ、…”，“页码编排起始页码”选择“Ⅰ”。


单击“页眉页脚”工具栏上“显示下一项”按钮到正文页页脚区域，单击“链接到前一个”按钮，与前一节断开，单击 “设置页码格式”按钮，“数字格式”选择“ 1 、 2 、 3 、…”，“页码编排起始页码”选择“ 1” 。

单击“页眉页脚”工具栏上“显示下一项”按钮，光标定位在注释页页脚区域，单击“链接到前一个”按钮，与前一节断开。


单击“页眉页脚”工具栏上“设置页码格式”按钮，“数字格式”选择“Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ、…”，“页码编排起始页码”选择续目录页的页码，如目录页页码排到Ⅲ ，则“页码编排起始页码”选择“ IV” 。


7 、插入目录

选择“插入”——“引用”——“索引和目录”，选择“目录”选项卡；在“显示页码”和“页码右对齐”前打勾。在“常规”里指定“显示级别”，。

当文档中的内容或页码有变化时，可在目录中的任意位置单击右键，选择“更新域”命令，显示“更新目录”对话框。如果只是页码发生改变，可选择“只更新页码”。如果有标题内容的修改或增减，可选择“更新整个目录”。


自动生成目录的前提是一定要有级别，也就是大纲级别。一般我们建议使用系统预设的“标题 1——4” 样式，这些样式本身是带着级别的。


8 、插入图表目录

选中要编号的图表，单击“插入”——“引用”——“题注”。

“ 选项：标签”里选择合适的标签，如果没有，单击“新建标签”，如新建标签“表”就可以把图和表分开，否则所有的图表标签都是“图表 XX” 。如选中“题注中不含标签”，则图表编号只显示序号“ XX” 。

单击“编号”可以设置编号类型，如阿拉伯数字、大写数字、英文等。


选中“自动插入题注”，可以统一设置不同图表类型所用的标签。例如在“插入时添加题注”中选中“ microsoft word 表格”或“ microsoft excel 图表”，“使用标签”选择“表”或“图”，那么在插入表格或 excel 图表时，就自动生成“表 n” 或“图 n” 。

单击“插入”——“引用”——“索引和目录”——“图表目录”——“题注标签：图或表”，生成相应的附图目录或附表目录。


9 、 word 尾注插入参考文献

在文档中，有时要为某些文档内容添加注解以说明该文本的含义和来源，这种注解说明在 word 中称为脚注和尾注。

脚注一般位于每一页文档的底端，可以用作对本页的内容进行解释，适用于对文档中的难点进行说明；

尾注一般位于文档的末尾，常用来列出文章或书籍的参考文献等。


操作步骤

以尾注的方式插入参考文献将光标定位于要插入参考文献的位置，点击“插入——引用——脚注和尾注”。选择“尾注：文档结尾”，编号格式为“ 1,2,3”，点击“插入”按钮，就在该处就插入了一个上标“ 1”，而光标自动跳到文档最后，一个上标“ 1”的地方，这就是输入第一个参考文献的地方。

重复上述步骤直到插入所有的尾注


参考文献标注要求用中括号把编号括起来将光标定位于文档中第一个参考文献的位置，单击“编辑——替换”，“查找内容：尾注标记”或直接输入“ ^e” ，然后全部替换为“ [^&]” 即可。


改变尾注的上标格式鼠标选中尾注 “ n”，按快捷键“ ctrl shift =”或单击鼠标右键，选择“字体”，去掉“效果”栏中“上标”前面的“√”。

鼠标选中参考文献被引用处的编号“ n” ，重复上述步骤改变参考文献文本前的上标格式。然后按要求的格式输入参考文献内容。

双击参考文献前面的“ n” ，光标就回到了文章内容中插入参考文献的地方，可以继续写文章了。


用尾注在文章同一处插入多个参考文献例如 [1][2][3][4] ，要把它变为 [1-4] ，并且不改变后面尾注的顺序。方法：用尾注插入四个参考文献后 , 手动选中引用的 2,3, 格式为隐藏文字，然后输入“ -”即可。

将尾注文本设置为参考文献选中参考文献，点击“插入——书签”，命名为“参考文献文本”，添加到书签中。这样就把所有的参考文献文本做成了书签。在正文后新建一页，标题为“参考文献”，并设置好格式。光标移到标题下，选“插入︱引用︱交叉引用”，“引用类型：书签”，点“参考文献文本”后插入，然后点关闭。


参考文献编码删除参考文献编号 ,点击“格式 |项目符和编号”，选中要求的编号格式，如果列表中没有符合的编号，单击“自定义”按钮，重新输入“编号格式”。


删除尾注文本选中所有的尾注文本，点“格式︱字体”，改为“隐藏文字”，选择“视图 / 普通”，单击菜单“视图︱脚注”，此时编辑界面分为两个部分，下面的编辑框是尾注编辑框，所有的尾注出现在窗口的下端，在尾注编辑框中的“尾注”下拉列表框中选择“尾注分割符”，出现一条横线，选择该横线，删除它，同样的方法删除“尾注延续分割符”和“尾注延续标记”。再按“视图 / 页面”切换回来。

删除参考文献：选中参考文献被引用处的编号，点击菜单中的“编辑——清除——内容”可。


Word2003 使用小技巧


word 文档转换成 PDF 文件

点击“转换为 Adobe PDF” 图标

点击“转换为 Adobe PDF” 图标


选择文档要保存的位置 /

路径

选择文档要保存的位置 /

路径

点击保存点击保存


转换过程图样

备注： Adobe Acrobat 必需是 Proffessional （专业）版文档的大小或文档中图表、表格的多少会影响转换速度。


word 表格的表头跨页设置

双击选中表格的表头，单击“表格”菜单，选择“标题行重复”。

选中表头，单击鼠标右键选择“表格”，“表格属性” ,选择“行”选项卡，选中“允许跨页断行”和“在各页端以标题形式重复出现”。

表格第一页的表头修改后，其它页表头会自动更新。

当表格分页显示插入分页符后，对表头“标题行重复”的设置不再有效。


批注和修订

批注就是批语，让其能够改进：点击“插入”——“批注”，弹出粉红对话框，输入批注意见。右键单击该对话框，选择“删除批注”可以将批注删除。

修订就是要将修改的部分和原稿区分开：点击“工具”——“修订”，这样用户可以根据修改的情况来接受或拒绝，修订部分以红色加下划线显示，删除原稿内容时也会有提示，如果建议接受，则单右键选择“接受修订”。


回车符：硬回车和软回车硬回车是按回车键 Enter产生的，在 Word 中是一个弯曲的小箭头，它在换行的同时也起着段落分隔的作用；

软回车是用 Shift + Enter 产生的，在 Word 中是一个向下的箭头，它是换行，但是并不换段，即前后两段文字在 Word 中属于同一“段”。

快速删除 CAJ网页文件复制时出现的回车符


操作步骤

硬回车：单击“编辑”——“替换”——“查找和替换”对话框——单击对话框下方的“高级”按钮，出现高级选项；再把光标定位于“查找内容”框中，单击“特殊字符”──“段落标记”两次（或直接输入 ^p^p ）；接着把光标定位于“替换为”框中，再次单击“特殊字符”──“段落标记”一次 ( 或直接输入 ^p) ，最后单击“全部替换”即可删除 Word 文档中全部空行。


软回车：点击“编辑” →“替换” ，在“查找内容”里面输入“ ^l” 或选择“高级——手动换行符”， “替换为”里面不输入任何字符，然后单击“全部替换” ，就可以删除整个文档里面的软回车了。


恭祝各位同学顺利通过学位论文，圆满完成学业！

学位论文排版 ——Word2003 使用技巧

Documents

Transcript of 学位论文排版 ——Word2003 使用技巧