TRƯỜNG CĐKT LÝ TỰ TRỌNG · Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn của...

Xây dựng chương trình quản lý quán cafe

TRƯỜNG CĐKT LÝ TỰ TRỌNG

LỚP: 13CĐ-TM2

Nhóm 5:

1. Trương Huỳnh Xương.

2. Huỳnh Thị Lùy.

3. Lý Hữu Hiếu.

4. Lê Huy Phúc.

Huy Phúc.


ĐỀ TÀI:QUẢN LÝ QUÁN CAFE. NHÓM 5_LỚP:13CĐ –TM2

I. Bảng kế hoạch phỏng tổng quan hệ thống và các bảng phỏng

vấn cụ thể từng chủ đề:

1. Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống:

Kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống

Hệ thống: Quản lý quán cafe.

Người lập: Nhóm 5. Ngày lập: 18/9/2014.

STT Chủ đề Yêu cầu Ngày bắt đầu Ngày kết thúc

1 Quản lý việc bán hàng và

nhập hàng.

Hiểu được quá trình

thêm các loại thức

uống và đồ ăn phụ

trong việc nhập và

bán.

18/9/2014 18/9/2014

2 Quản lý nhân viên. Hiểu rõ về trình độ

nhân viên và cách

thức phân chia công

việc.

17/9/2014 20/9/2014

3 Quản lý thu ngân. Hiểu được cách tính

toán dữ liệu về đồ ăn

thức uống, nhập xuất

dữ liệu trên hóa đơn

và tổng kết.

18/9/2014 19/9/2014

4 Hệ thống thiết bị, máy

móc, phần mềm

Nắm rõ tài nguyên

máy móc, trang thiết

bị, hề ñiều hành và

các phần mềm tương

thích.

17/9/2014 18/9/2014



2. Các bảng kế hoạch phỏng vấn cụ thể:

a. Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn của chủ đề 1:

Người lập:Trương Huỳnh Xương.

Kế hoạch phỏng vấn

Người được hỏi: Nguyễn Đức Trung Người phỏng vấn: Trương Huỳnh Xương

Địa chỉ: 38/25 Lê Bình,Phường

4,Q.Tân Bình,TP Hồ Chí Minh.

Thời gian hẹn: 18/09/2014

Thời điểm bắt đầu: 9h20

Thời điểm kết thúc: 10h00

Đối tượng được hỏi là: Quản lý quán

cafe.

Cần thu thập dữ liệu: thông tin về hình

thức bán hàng cũng như quá trình nhập

hàng và cách thức lưu trữ dữ liệu về

các quá trình đó.

Các yêu cầu đòi hỏi:

Vai trò:người phỏng vấn.

Vị trí: người thu thập thông tin.

Trình độ: Sinh Viên.

Kinh nghiệm : Sinh viên năm 2.

Chương trình:

Giới thiệu

Tổng quan về dự án.

Tổng quan về phỏng vấn.

Chủ đề đề cập:

Xin phép được ghi âm

Chủ đề 1:Câu hỏi và trả lời.


Chủ đề 3:Câu hỏi và câu trả lời

Tổng hợp các nội dung chính.

Ý kiến của người được hỏi.

Kết thúc.

Ước lượng thời gian:

2 phút.

1 phút.

1 phút.

8 phút.

10 phút.

12 phút.

5 phút.

1 phút

(Dự kiến tổng cộng: 40 phút)

Phiếu phỏng vấn



Dự án: Quản lý quán café Tiều dự án: Quản lý việc bán hàng và

nhập hàng.

Người được hỏi: Nguyễn Đức Trung Người hỏi: Trương Huỳnh Xương

Ngày hỏi: 19/8/2014

Câu hỏi:

Câu 1 : Anh có thể cho biết quá

trình nhâp hàng diễn ra như thế nào

hay ko?

Câu 2: Anh thường đặt hàng qua

điện thoại hay qua những dịch vụ

khác.?

Câu 3: Anh có trực tiếp thanh toán

tiền không hay giao cho nhân viên

thu chi ?

Câu 4: Thường thì bao lâu anh mới

order hàng thêm?

Câu 5: Anh sẽ lưu trữ những thông

tin gì khi đặt hoặc nhận hàng? Và

anh order chỉ một nhà cung cấp hay

nhiều nhà cung cấp khác nhau.?

Câu 6: Việc bán hàng của quán như

Trả lời:

Được chứ, ban đầu chúng tôi

kiểm tra hàng trong kho xem

thiếu những nguyên liệu gì, rồi

đặt hàng cho ngà cung cấp, khi

mang hàng tới tôi sẽ kiểm tra

hàng , kiểm chứng với số lượng

mà chúng tôi đã đặt rồi ghi chép

vào sổ.

Chúng tôi thường đặt hàng qua

điện thoại, đôi khi cũng đến gặp

trực tiếp nhà cung cấp.

Không, tôi chỉ ghi sổ sách .Việc

thanh toán sẽ có nhân viên thu chi

đảm nhiệm và được ghi lại cẩn

thận.

Sẽ vào cuối ngày , tôi sẽ thống kê

và cho nhập hàng vào.

Vì quán của chúng tôi nhập các

loại nguyên liệu đa dạng nên sẽ

có nhìu nhà cung cấp khác nhau,

tôi sẽ ghi lại thông tin của sản

phẩm, số lượng, ngày giao, nhà

cung cấp, nguồn cung cấp…v.v…

Sẽ có menu cho khách, nhân viên



thế nào ?

Câu 7: Quán có phục vụ theo nhu

cầu của khách không? (vd: có thay

đổi menu hằng ngày không .)

Câu 8: Vì quán này là một quán lớn

nên quán có dịch vụ đặt bàn trước

không? Nếu muốn thay đổi hoặc

hủy bàn thì anh xử lý như thế nào ?

Câu 9: Quán sẽ lưu trữ những

thông tin gì khi nhận yêu cầu đặt

bàn của khách ?

sẽ phục vụ khi cần thiết.

Không, vì chúng tôi có đa dạng

các loại đồ uống, nhưng thức ăn

phụ thì thay đổi hằng ngày.

Có, khách hàng sẽ thanh toán 1/3

số tiền bàn mình đặt , thường thì

sẽ được ghi chú trên máy tính về

thông tin của khách và bàn được

đặt, nếu có đổi thì sẽ liên lạc cho

chúng tôi trước 1 ngày.

Ví dụ như số điện thoại, số bàn

khách đặt, thời gian, số tiền thanh

toán và một vài thông tin khác.

b. Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn của chủ đề 2:

Người lập: Huỳnh Thị Lùy


Người được hỏi: Nguyễn Văn Thanh Người phỏng vấn: Huỳnh Thị Lùy

Địa chỉ: 38/25 Lê Bình, Phường 4,Q.Tân

Bình, TP Hồ Chí Minh.




Đối tượng được hỏi là: Quản lý quán cafe,

nhân viên.

Cần thu thập dữ liệu: Hiểu rõ quá trình

phân công việc làm cho nhân viên


Vai trò:người phỏng vấn.






Chương trình:

Giới thiệu







Chủ đề 3:Câu hỏi và câu trả lời



Kết thúc.


2 phút.

3 phút.

1 phút.

8phút.

8 phút.

12 phút.

5 phút.

1 phút.



Dự án:Quản lý quán café

Tiểu dự án:Quản lý nhân viên

Người được hỏi: Nguyễn Văn Thanh. Ngày: 19/9/2014

Người hỏi:Huỳnh Thị Lùy.

Câu hỏi:

Câu 1: Sự sắp xếp nhân viên

trực bàn ở quán anh có thay đổi

theo tuần hay l à vẫn giữ

nguyên nhân viên nào trực bàn

nào thi trực luôn bàn đó?

Trả lời:

Quán chúng tôi tổ chức quản lí

nhân viên trực bàn rất đa dạng.

Vì mô hình quán được thiết kế

theo kiểu vòng tròn. Nên hàng

tuần chúng tôi có thay đổi vị

trí nhân viên theo vòng xoay

(VD: tuần này nhân viên này

trực 3 bàn này thì tuần sau sẽ

không trực nữa mà sẽ trực kế

tiếp 3 bàn tiếp theo).



Câu 2: Trường hợp nhân viên bị

bệnh hoặc có chuyện đột xuất

không đi làm được xin nghỉ , thì

anh giải quyết như thế nào? Và

mỗi tháng nhân viên được ngỉ

bao nhiu ngày và những ngày

nghỉ đó có trùng nhau không?

Câu 3: Khi tuyển nhân viên anh có

cần đến trình độ của nhân viên

không? Và ở những bộ phận cần

trình độ cao anh có chú ý tới trình

độ tin học không?

Câu 4:Nếu có 1 phần mềm quản lý

nhân viên thì anh muốn như thế

nào?

Quán chúng tôi là quán làm

theo ca nên nếu có trường hợp

như vậy thì chúng tôi sẽ bổ

sung nhân viên ca khác mặc dù

không phải ca làm,chúng tôi sẽ

trả thêm tiền tang ca. Còn việc

nghỉ hàng tháng thì mỗi nhân

viên được nghỉ 1 ngày và được

chúng tôi xếp lịch nghỉ để

không trùng ngày nghỉ giữa các

nhân viên khác để đảm bảo

được công việc tốt hơn.

Tất nhiên là cần đến trình độ. Các

nhân viên cần có trình độ nghiệp

vụ hoặc nếu quản lý dữ liệu của

quán thì phải có trình độ tin học.

Trình độ tin học của các nhân viên

ở những bộ phận cao hơn thì chúng

tôi cần ít nhất là bằng B.

Chúng tôi muốn 1 phần mền quản

lý nhân viên hoàn hảo và phần

mềm đó phải được sử dụng rộng

rãi trên thị trường.

c. Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn của chủ đề 3:

Người lập: Lê Huy Phúc




Người được hỏi: Hà Đình Lộc Người phỏng vấn: Lê Huy Phúc

Địa chỉ: 38/25 Lê Bình, Phường

4,Q.Tân Bình, TP Hồ Chí Minh.




Đối tượng: Thu ngân của quán cafe.

Cần thu thập dữ liệu: Hiểu được cách

tính toán dữ liệu về đồ ăn thức uống,

nhập xuất dữ liệu trên hóa đơn và tổng

kết.


Vai trò : người phỏng vấn.




Chương trình:

Giới thiệu

Tổng quan về dự án

Tổng quan về phỏng vấn:

Chủ đề sẽ đề cập


Chủ đề 1: Câu hỏi và trả lời.

Chủ đề 2: Câu hỏi và trả lời.


Ý kiến của người được hỏi

Kết thúc(thỏa thuận)


-1 phút

-2 phút

-1 phút

-7 phút

-10 phút

-2 phút

-5 phút

-1 phút

(Dự kiến tổng cộng:29 phút)


Dự án: quản lí quán cafe. Tiểu dự án: quản lí thu ngân.



Người được hỏi: Hà Đình Lộc Ngày:19/9/1014.

Người hỏi: Lê Huy Phúc

Câu hỏi:

Câu 1: Dữ liệu của cửa hàng về

thu chi hằng ngày anh quản lý

bang sổ hay phần mềm?

Câu 2: D ữ liệu đó sẽ được

kiểm tra vào thời gian nào?

Câu 3: Hóa đơn sau khi thanh

toán cho khách hàng có được

lưu lại vào máy hay không và

làm cách nào để có thể kiểm tra

lại?

Câu 4: Thông thường trên hóa

đơn sẽ được in những thông tin

gì?

Dữ liệu về thu chi của cửa hàng

được chúng tôi quảng lý bằng

phần mềm của quán.

Cuối ngày sẽ được 2 nhân viên

được phân công kiểm tra lại và

gửi báo cáo đến chủ quán. Cuối

tháng thì chúng tôi sẽ kiểm tra

tổng kết lại một lần nữa.

Có, hóa đơn sau khi thanh toán

luôn luôn được lưu vào máy

tính. Cuối mỗi ca, nhân viên thu

ngân nào trực sẽ phải sắp xếp

theo trình tự: toàn bộ bill bán

hàng.Và vào cuối ngày chúng tôi

sẽ kiểm tra lại doanh thu thực tế

xem có trùng khớp với những

hóa đơn đã bán hay không.

Trên hóa đơn thông thường sẽ

được in loại thức uống mà

khách chọn tiếp đến là số lượng

và số tiền từng món, cuối hóa

đơn sẽ là tổng số tiền , tên nhân

viên lập hóa đơn và những

thông tin về cửa hàng cũng như

số điện thoại và password wifi

của cửa hàng.



d. Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn của chủ đề 4:

Người lập: Lý Hữu Hiếu.


Người được hỏi: Nguyễn Văn Thanh

Người phỏng vấn: Lý Hữu Hiếu

Địa chỉ: 38/25 Lê Bình, Phường

4,Q.Tân Bình, TP Hồ Chí Minh.




Đối tượng được hỏi là: Nhân viên thiết

bị của quán.

Cần thu thập dữ liệu: Nắm rõ tài nguyên

máy móc, trang thiết bị, hề điều hành và

các phần mềm tương thích.


Vai trò: người phỏng vấn.




Chương trình:

Giới thiệu








Kết thúc.


2 phút.

3 phút.

1 phút.

5 phút.

3 phút.

5 phút.

5 phút.

1 phút.



Dự án:Quản lý quán café

Tiểu dự án: Hệ thống máy móc, thiết bị,

phần mềm.



Người được hỏi:Nguyễn Văn Thanh. Ngày:18/9/2014.

Người hỏi: Lý Hữu Hiếu.

Câu hỏi:

Câu 1: Quán anh có dùng phần

mềm đê quản lý không?

Câu 2:Thường thì thư viện sẽ dùng

phần mềm chung trên thị trường

hay phần mềm được thiết kế riêng

cho quán này.?

Câu 3: Quán có thường nâng cấp

trang thiết bị hay phần mềm

không?

Trả lời:

Quán chúng tôi tổ chức quản lí và

thường xuyên kiểm tra hoạt đọng

của quán nên có dung phần mềm.

Quán chúng tôi dung phần mềm

riêng. Quán dùng phần mềm đơn

giản để ghi chú các thông tin hay

dữ liệu cần thiết.

Có. Chúng tôi thường nâng cấp

hệ thống và các thiết bị quản lý ñể

quản lý tốt hơn.

Tổng quan về đánh giá phỏng vấn:

Sau quá trình phỏng vấn, người phỏng vấn thu thập được nhiều

thông tin rất thực tế từ các quản lý cũng như nhân viên trong quán

và người được hỏi cũng thấy thoải mái khi được phỏng vấn, đồng

thời trả lời cũng trung thực. Tuy nhiên trong quá trình phỏng vấn về

quản lý nhân viên có một số chi tiết có thể không đúng sự thật.

II. Mô tả-phân tích hệ thống và các biểu mẫu:

A.Mô tả - phân tích hệ thống:



Phần lớn các chủ nhà hàng, các chủ quán cafe đều rất lúng túng, không biết lựa

chọn giải pháp phần mềm nào để ứng dụng tốt nhất cho hoạt động của mình nhằm

gia tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao chất lượng dịch vụ, giá cả hợp lý và thu hút

cộng đồng người dùng, khách hàng nhằm gia tăng tối đa nguồn thu, tăng cường

quảng bá, khuyến mại và marketing trực tuyến để giữ chân khách hàng cũ, thu hút

các khách hàng mới. Để tạo điều kiện thuận lợi quán sẽ có phần mềm quản lý với

các chức năng cần thiết.

1. Quản lý hoặc nhân viên liên hệ với các nhà cung cấp để nhập các mặt

hàng đồ uống cần thiết theo thực đơn của quán do đó hệ thống lưu trữ dữ

liệu về nhiều nhà cung cấp khác nhau nên hệ thống cần lưu trữ : tên NCC,

địa chỉ, số điện thoại.

2. Ứng với mỗi lần nhập hàng hệ thống cũng lưu trữ thông tin về các đơn đặt

hàng bao gồm: số đơn đặt hàng, ngày lập , số lượng, nhà CC…v.v…mỗi

ngày sẽ kiểm kê hàng và order lại hàng.

3. Mỗi lần nhập hàng về đều phải có Phiếu Nhập để lưu trữ thông tin nhập

gồm: số phiếu nhập, tên NCC, ngày nhập.

4. Và ứng với số lần nhập hàng hệ thống cũng lưu trữ thông tin về hàng hóa

được nhập bao gồm : mã hàng hóa,tên hàng hóa, đơn vị (số lượng).

5. Quán cũng có nhiều loại đồ uống và menu cố định nên có một kho dữ liệu

loại nước dùng để chứa danh mục các loại nước gồm: loại nước và tên

nước và giá tiền.

6. Khi khách đến quán sẽ được nhân viên của quán sẽ dẫn họ đến một bàn

nào đó theo yêu cầu hoặc được đặt sẵn và sẽ kiểm tra, để tiện cho việc

quản lý chúng ta cũng cần kho dữ liệu lưu trữ về các bàn gồm: Mã số bàn ,

số ghế (sức chứa), đơn đặt bàn…..

7. Mỗi khách hàng hệ thống cũng lưu trữ thông tin ường với 1 bàn, có nghĩa

là mỗi bàn vào cùng 1 thời điểm thì chỉ có 1 mã KH và 1 hóa đơn bao

gồm: mã KH, số bàn… Khi khách hàng sử dụng một loại đồ uống nào đó

và muốn tính tiền ta lập hóa đơn trong đó bao gồm: mã số bàn, số hóa đơn,

ngày lập,tên nước,sô lượng,thành tiền,người lập.



8. Quán có quản lý trang thiết bị nên ta cần lưu trữ thông tin về các trang

thiết bị cũng như ngày thay đổi, báo cáo tình trạng hư hỏng : mã thiết bị,

tình trạng, ngày thay đổi, số lần thay, thanh toán,…

9.

B.Các biểu mẫu :



C. Sơ đồ phân rã chức năng (BFD) :

Quản lý quán Cafe

Quản lý bán hàng Quản lý thu ngân Quản lý nhập hàng Quản lý nhân viên

Lập Menu

Lập danh sách

bán hàng

Tổng kết và

kiểm tra

Lập danh sách

nhân viên

Quản lý nhân sự

và bố trí nhân

viên

Chấm công và

Tính lương

Lập hóa đơn

Lập danh sách

trực thu ngân

Tổng kết và báo

cáo doanh thu

Lập danh sách

đặt bàn Tổng kết và

kiểm tra

Lạp danh sách

hàng trong

kho

Lập danh sách

nhập hàng

TRƯỜNG CĐKT LÝ TỰ TRỌNG · Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn của...

Documents

Transcript of TRƯỜNG CĐKT LÝ TỰ TRỌNG · Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn của...