COPIA DISEÑO.PDFOBJETIVOS DEL DISEÑO.
ESTRUCTURA DEL DISEÑO.
a. Visión.
b. Misión.
c. Objetivos.
a. Adquisición de la mercancía.
b. Recepción de la mercancía.
c. Almacenaje de la mercancía.
d. Ventas de mercancía.
IV. PARTE: FLUJOGRAMAS DE LOS PROCEDIMIENTOS.
V. PARTE: ESTABLECIMIENTO DE CONTROLES.
VI. PARTE: CREACIÓN DE FORMATOS PARA EL PROCESO DE
CONTROL.
MATERIALES.
IX. PARTE: ESTABLECIMIENTO DEL MÉTODO DE VALUACIÓN DE
INVENTARIO.
ADMINISTRACIÓN DEL DISEÑO.
FACTIBILIDAD DEL DISEÑO.
PRESENTACIÓN DEL DISEÑO.
Un adecuado control interno constituye un buen pilar no sólo de
la información sobre las cantidades en existencia y su valuación sino
de su localización, codificación y la eficiente utilización del capital
invertido.
Las pérdidas por la excesiva acumulación de inventarios y su
deterioro por haber estado almacenados largo tiempo pueden ser
consecuencia del mal control de materiales en bodega, y propiciar,
por otra parte, nuevas compras del todo innecesarias para las
necesidades urgentes. Si la administración no es informada en forma
regular y precisa sobre las cantidades y localización de los bienes en
existencia, los desperdicios e insuficiencias resultantes de esta
situación, pueden ser mayores que las pérdidas generadas por robos.
El Control Interno de Inventario constituye un medio por el cual
se proporciona información precisa para la valuación de los
inventarios, así como la correcta información respecto de las
cantidades en existencia. Controles Internos inadecuados o carencia
de los mismos pueden ocasionar pérdidas, propiciar que la
administración utilice información errónea en cuanto a costos para
establecer precios de venta y tomar decisiones basadas en los
márgenes de utilidad reportados. Al no proporcionarse en las cuentas
un panorama real
del costo de inventario en existencia, los estados financieros pueden
resultar engañosos, respecto a las utilidades y a la posición financiera.
Por tal motivo para la ferretería LACAS ROMERO S.R.L.; el Control
Interno de Inventario es un elemento importante, puesto que le
permite optimizar cada uno de los pasos y garantizar que los procesos
de compra, venta y almacenamiento de la mercancía sean efectivos
y garanticen la productividad necesaria a la empresa.
Al tomar en cuenta este planteamiento se ofrece a la ferretería
LACAS ROMERO S.R.L.; el Diseño de un Sistema de Control Interno para
el rubro de Inventario que optimice los procesos pertinentes a las
entradas y salidas de mercancías con el propósito de brindarle un
mejor y adecuado manejo de inventario a la empresa.
Para ello, se consideró conveniente estructurar dicha
herramienta, en partes, cada una de las cuales, cumple un fin
informativo y facilita su aplicación por parte del personal autorizado
por la empresa para este propósito.
JUSTIFICACIÓN DEL DISEÑO.
constatar que en la ferretería LACAS ROMERO S.R.L; existen procesos
que no satisfacen a la empresa en sus entradas y salidas de
mercancía, comprobándose que carece de procedimientos para
llevar a cabo el Control Interno de Inventario, coincidiendo con el
descontrol que se detecta desde el momento de la compra hasta su
venta, y por ende la desorganización encontrada en el
almacenamiento de la mercancía; la cual a pesar de ser deficiente
en forma objetiva, al analizar los hechos deja ver que está propenso a
producir una desorganización interna y total de las actividades que se
realizan, por ser en el depósito donde reposa toda la mercancía
necesaria para ejecutar los procesos de inventario.
Este descontrol afecta el buen manejo de los inventarios, ya que
se desconocen los máximos y mínimos en mercancía, y la realidad
existente de la misma por no realizar tomas físicas; por consiguiente
este descontrol puede causar obsolescencia de la mercancía al pedir
demás o insatisfacción al cliente al no tener existencia mínima; y a su
vez propicia al fraude por parte de empleados.
Por otro lado los procesos necesarios a cumplir para realizar las
compras y ventas no los tienen definidos, entonces al momento de
realizar alguno de estos trámites pasan por alto ciertas normas que son
de obligatorio cumplimiento, lo que puede ocasionar pedidos
innecesarios o repetidos, ventas sin registrar, precios no acorde a
costos; entre otros.
Es así como en este diseño de un Sistema de Control Interno
para el rubro inventario se pretende establecer los procedimientos a
seguir para controlar la mercancía, así como también permite
informar como deben coordinarse las acciones en cada
departamento involucrado (almacén, compra, recepción,
contabilidad, venta) y la integración de los mismos de tal manera que
se garantice el trabajo en equipo y se logren así los objetivos de este
diseño.
ALCANCE DEL DISEÑO.
El diseño de un sistema de control interno para el rubro de
inventario tiene como finalidad proporcionar información precisa y
adecuada respecto a las cantidades en existencia y a la evolución
de las mismas.
No obstante, a través de dicho diseño se previene información
contable fraudulenta así como también las posibles pérdidas en el
inventario.
OBJETIVOS DEL DISEÑO.
Con el presente sistema de control interno para el rubro de
inventario se pretende que la Ferretería Lacas Romero S.R.L.; pueda
mejorar razonablemente sus inventarios, por lo cual el diseño que se
propone tiene como objetivo.
fin de dar a conocer los canales de seguimiento y
proporcionar una herramienta que facilite el control de la
adquisición, almacenaje, venta y contabilización de las
mercancías.
ü Dar a conocer las funciones y actividades a cumplir en el
manejo de inventario.
a los procedimientos de inventario, que deje ver en forma
de diagrama los pasos a seguir dentro de las áreas de:
almacén, compras, recepción, ventas, caja, crédito y
contabilidad.
funcionamiento del inventario.
ü Crear formatos para el proceso de control de inventario.
ü Clasificar y codificar cada uno de los materiales que existen
en el almacén.
ü Establecer los niveles de inventarios en términos de máximos
y mínimos por cada producto.
ü Establecer el método de valuación de inventario.
ESTRUCTURA DEL DISEÑO.
a. VISIÓN.
Prestar un buen servicio, satisfaciendo las exigencias de sus
clientes, proporcionando artículos de calidad, a un buen precio y en
el momento en que sean necesarios.
b. MISIÓN.
Ofrecer al público en general una amplia gama de artículos de
ferretería, materiales de construcción, electricidad y plomería
dispuesta siempre a satisfacer totalmente a nuestros clientes.
Buscamos que nuestros empleados estén ansiosos y con ganas
de trabajar por ello, brindamos un ambiente amigable de trabajo y de
sana competencia entre los mismos.
c. OBJETIVOS.
OBJETIVO GENERAL.
La ferretería LACAS ROMERO S.R.L., es una empresa proyectista
en el área de servicios que tiene sus propias técnicas y normas para
sus procesos con el cliente, cuyo objetivo es lograr la satisfacción
brindando un buen servicio, contando con un recurso humano
competente y eficiente aplicando técnicas prospectivas, lo que se
traduce en tomar a futuro los requerimientos de los clientes
adaptándolas al presente, actuando de forma productiva siendo
entonces capaces de asesorarlos con alternativas más eficientes,
cumpliendo con las normas de seguridad para lograr de igual forma
maximizar el valor del servicio.
OBJETIVOS ESPECIFICOS.
1) Ser una organización creciente hasta el grado que le sea
permitido por la rentabilidad de sus operaciones corrientes.
2) Promover la diversificación de las operaciones de la
compañía.
3) A través de la investigación y el desarrollo o compra, adquirir
patentes de productos para su distribución.
4) Vender productos de calidad a precios competitivos.
5) Brindar atención personalizada y dedicada a los clientes.
6) Inspirar orgullo en cada empleado en las políticas, los
productos y el progreso de su compañía.
7) Continuar el desarrollo de una agresiva, capaz, visionaria y
versátil organización, y al hacerlo, desarrollar empleados
de acuerdo con sus capacidades naturales.
8) Proporcionar a los empleados un adecuado conocimiento
de la compañía y de lo que ésta hace.
9) Desarrollar buenas relaciones laborales y trabajo de equipo,
así como un buen clima organizacional que permita el logro
de la mayor productividad posible del personal.
II. PARTE: DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES.
a) ADQUISICIÓN DE LA MERCANCÍA.
ü Solicitud del material faltante.
ü Solicitud de cotizaciones de precios a proveedores.
ü Emisión de orden de compra.
b) RECEPCIÓN DE LA MERCANCÍA.
ü Recibo de mercancía directo del proveedor.
ü Verificación de la mercancía recibida (cantidad y calidad).
ü Preparación del informe de recepción.
ü Devolución de la mercancía al proveedor (cuando se
requiera).
c) ALMACENAJE DE LA MERCANCÍA.
ü Recibo de la mercancía e informe del departamento de
recepción.
ü Verificación de la mercancía en relación al informe.
ü Registro de la entrada del material en el formato de control
de inventario.
ü Clasificación y codificación de la mercancía.
ü Ubicación de la mercancía en el lugar que le corresponde.
d) VENTAS DE MERCANCÍA.
d. 1) AL CONTADO.
ü Emisión de factura.
ü Cobro de factura.
ü Emisión de devolución (cuando sea el caso).
ü Verificación de la mercancía devuelta.
ü Devolución del dinero.
d. 2) A CRÉDITO
ü Despacho de mercancía.
ü Registro de la salida en la ficha de stock de inventario.
ü Emisión de factura o nota de entrega (según sea el caso).
ü Emisión de devolución.
e. CONTABILIZACIÓN DE LA MERCANCÍA.
ü Cotejo del control de inventario con el inventario en libros.
ü Registro de la compra de mercancía en libro y sistema.
ü Cotejo de las ventas al contado con el informe del sistema
(diario).
ü Registro de la venta a crédito, y de la cuenta por cobrar.
ü Crédito de la cuenta por cobrar (en caso de devolución de
venta a crédito).
salida y entrada de la mercancía.
III. PARTE: PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO.
a) ADQUISICIÓN DE LA MERCANCÍA.
Almacén: El jefe de almacén inspecciona los niveles máximos y
mínimos de existencia en el almacén, para determinar
la necesidad de requerir mercancía; llena el formato
de solicitud de compra, en forma legible y con todos
los datos en duplicado, el original lo envía a compras,
y la copia la archiva; posteriormente recibe el
cuadruplicado de la orden de compra, con éste
verifica lo solicitado con lo pedido al proveedor y
prepara el espacio en el depósito para ubicar el
material cuando éste sea recibido; el recepcionista le
entrega el triplicado del informe de recepción.
Compra: El jefe de compras es quien autoriza y recibe la
solicitud emitida por el almacén, revisa archivo de
proveedores y elabora en duplicado cotizaciones de
precios a los mismos; la original se entrega al
proveedor y la copia se archiva con la solicitud de
compra, al recibir las respuestas de los proveedores
selecciona al que ofrezca el mejor precio,
calidad y cantidad y así formaliza el pedido
elaborando una orden de compra en quintuplicado,
la original se le entrega al proveedor, una copia es
entregada al departamento de almacén, recepción,
y contabilidad, mientras que la última copia queda
en este departamento archivada con la solicitud y la
orden; recibe del departamento de recepción el
informe que éste en señal de conformidad de lo
recibido elabora. Si el jefe de compras observa
alguna acotación especificada en este documento
emite una devolución en duplicado, la copia queda
archivada y original la envía al proveedor junto con la
mercancía, sí por el contrario no hay acotación en el
informe se archiva junto con los demás documentos.
Proveedor: El proveedor recibe la cotización de precios y
entrega al jefe de compras una lista donde especifica
el precio, la calidad, la cantidad que posee y la
descripción del producto. Posteriormente él recibe el
pedido formal a través de la orden de compra, la cual
actúa como un contrato. Despacha la mercancía
especificada en la orden con factura. Recibe
devoluciones de mercancía en caso que exista
inconformidad
esta devolución con el formato respectivo.
Recepción: El jefe de recepción recibe duplicado de la orden
de compra para verificar la mercancía comprada. Al
recibir la mercancía con la factura emitida por el
proveedor, la cuenta, pesa o mide y las inspecciona
en cuanto a calidad y especificaciones; si todo es
correcto prepara el informe de recepción en
cuadruplicado enviando una copia al departamento
de almacén, una al de contabilidad, una queda en
éste la cual se archiva y se adjunta a la orden de
compra y la original se envía al departamento de
compras. De existir alguna observación se remite a
compras y por último entrega la mercancía al
almacén para que éste la ubique.
Contador: Recibe triplicado de la orden de compra,
posteriormente recibe factura de compra, la cual
registra en libros y sistema, luego recibe copia del
informe de recepción, de esta manera asegura la
calidad del producto, por si ocurre alguna
devolución y la adjunta con la factura y la orden, de
compra y la archiva, finaliza su proceso con la
preparación del pago.
Almacén: Luego de recibido el informe de recepción y la
mercancía del departamento de recepción, verifica
por última vez lo indicado en el informe con relación a
la mercancía entrante, para así clasificarla,
codificarla y ubicarla asignándole los códigos ya
existentes, de no tener codificación por ser nueva en
el inventario se le debe asignar un código, tomando
en consideración el tipo, la identificación y la
localización y luego se ubica en los estantes
respectivos. Llena el formato de control de inventario
en duplicado, para registrar la entrada del material
especificando la cantidad existente en el almacén,
nombre del proveedor y el costo unitario; la original es
entregada al departamento de contabilidad y una
copia queda en este departamento. Posteriormente
emite en cuadruplicado la nota de entrada; en el
cual informa los datos de la mercancía recibida de
recepción, envía la original al departamento de
contabilidad, una copia a
recepción para que éste verifique con su informe, otra
a venta y una copia se archiva en éste .
Recepción: Recibe copia de nota de entrada y verifica que la
información coincida con el informe de recepción
para ser archivado posteriormente junto con el
informe de recepción y la orden.
Contabilidad: Recibe el Control de inventario para cotejarlo con
el inventario en libros, revisa las existencias
presentadas en el sistema con las especificaciones del
control. Luego recibe la nota de entrada, la cual
adjunta con los demás documentos de compra.
c) VENTAS.
Vendedor: Recibe duplicado de nota de entrada la cual es
emitida por el almacén, para tener conocimientos de
la mercancía existente en el almacén y poder
posteriormente Atender al
venta elabora inmediatamente la factura en
triplicado, envía la original y copia al departamento
de caja y el triplicado es remitido al departamento de
almacén. Recibe la mercancía despachada por el
almacén, la cual le entrega al cliente luego que el
mismo le muestre la factura pasada por caja, y
verifica que la misma haya sido cancelada y que la
mercancía coincida con lo indicado en la factura.
Almacén: El jefe de almacén recibe triplicado de la factura de
venta para despachar al vendedor la mercancía
solicitada .
Caja: Recibe original y copia de la factura de venta, la
registra en la máquina registradora y le cobra al
cliente, cuando recibe el pago, sella la factura
original colocándole “cancelado” y la entrega al
cliente, posteriormente al cerrar la caja en el día,
envía copias de las facturas al departamento de
contabilidad.
Contabilidad: Recibe copias de las facturas para verificar el
reporte del sistema con el cierre de caja y realiza el
asiento pertinente a las ventas.
c.2) VENTAS A CRÉDITO.
Crédito: Recibe el pedido del cliente, verifica el límite de
crédito para autorizar la venta y así emitir la orden de
venta en triplicado la original para el almacén, una
copia para el departamento de ventas y una copia
que éste archiva.
Almacén: Se encarga de recibir la orden de venta y despachar
la mercancía requerida en ésta, llena la ficha de
stock de inventario para registrar la salida del almacén
en duplicado, emite una copia al departamento de
contabilidad y la original la archiva.
Venta: El vendedor recibe una copia de la orden de venta,
para posteriormente elaborar la factura de venta a
crédito en triplicado o prepara nota de entrega, en
caso de que el
original es entregada al cliente, una de las copias
queda archivada en este departamento y la otra
copia la envía al departamento de contabilidad.
Contabilidad: El Contador recibe una copia de la ficha de
stock de inventario, la cual firma y posteriormente
verifica el inventario según el sistema y libros. Recibe
también copia de la factura de venta y/o nota de
entrega, para luego registrar la misma, debitando la
cuenta por cobrar y acreditando el inventario de
mercancía en libros y en el sistema.
c.3) DEVOLUCIÓN EN VENTA DE LA MERCANCÍA.
Venta: El vendedor recibe la devolución del cliente, y
formula la devolución de venta en triplicado del cual
la original es enviada a caja, una copia al almacén y
la otra copia la archiva; por último le entrega al
cliente la reposición de la mercancía.
Almacén: El almacenista recibe una copia de la devolución y
la mercancía devuelta por el cliente, la inspecciona
y autoriza la devolución. Seguidamente efectúa la
reposición de la mercancía entregando a venta la
nueva. Luego registra en la ficha de stock y control
de inventario la entrada del material devuelto y la
salida del que lo repone.
Contabilidad: El Contador recibe la devolución de venta, para
efectuar el registro pertinente de reversar las cuentas
ya sea crédito o al contado y registrar la nueva salida
de mercancía.
Caja: El cajero recibe el original de la devolución de venta .
Para proceder a devolverle el dinero al cliente. Al
momento de cierre de caja envía la devolución de
venta a contabilidad.
ü Eliminación de los materiales que se encuentran en malas
condiciones y que no puedan ser reemplazados.
ü Llenar y enviar el formato de control de inventario al resto de
las unidades o departamentos involucrados en los
inventarios.
el sistema computarizado y asentar en los libros para llevar
un control de ellos.
ü La unidad de compras es responsable de garantizar que los
artículos pedidos, reúnan los estándares de calidad
establecidos por la empresa, que se adquieran al precio
más bajo y se despachen a tiempo.
ü Preparar un formato de solicitud de compra, para adquirir la
mercancía solicitada, siguiendo los procedimientos
establecidos en el flujograma para la aprobación y
disponibilidad del producto.
para seleccionar al que ofrezca mejores precios y mayor
calidad en los productos.
ü Verificada la solicitud de compra y las cotizaciones, el
departamento de compras emitirá una orden de compra;
que es un pedido por escrito a un proveedor, por
determinados artículos.
ü Los artículos comprados por la empresa deben venir
acompañados de las ordenes de compra, que se enumeran
en serie con el fin de suministrar control sobre su uso.
ü El departamento de compra al no aprobar la requisición de
compra, debe justificarlo a través de una comunicación por
escrito dirigida a la unidad que requiere el material.
ü Recibido el material, inmediatamente se revisa y se cuenta
para verificar que estos estén en buenas condiciones y
cumplan con las especificaciones de compra.
ü En caso de existir diferencias en el material se realiza una
observación en la factura y se elabora una devolución.
ü El departamento de recepción del material emite un informe
de recepción para indicar que el pedido fue recibido y para
confrontar la orden de compra y la factura del proveedor.
ü El almacén debe codificar, clasificar y ubicar la mercancía
recibida y a su vez emitir la nota de Entrada de la misma.
ü Toda venta que se efectué al contado debe facturarse
antes de entregar la mercancía.
ü La factura de venta debe tener el sello “cancelado” para
entregarle la mercancía al cliente.
ü Al efectuarse ventas a crédito debe aprobarse el crédito
para emitir la orden de venta.
ü No puede salir mercancía del almacén sin los formatos
establecidos para ello, ya sea factura u orden de venta.
ü En caso de no tener la existencia solicitada por el pedido del
cliente se realiza una nota de entrega, mientras llega la
mercancía y se despacha.
en la ficha de stock.
ü Las salidas de mercancías y devoluciones deben registrarse
y verificarse en el sistema computarizado y deben asentarse
en los libros.
ü Se controlará la existencia de los materiales a través de la
toma física de inventario trimestral.
VI. PARTE : CREACIÓN DE FORMATOS PARA EL PROCESO DE
CONTROL.
1. SOLICITUD DE COMPRA.
Toda requisición de material se origina en el almacén cuando es
necesario reponer inventario, se llena la forma de “Solicitud de
Compra” por el jefe de almacén firmando y sellando la misma, en la
que se específica: la cantidad, el código que la identifica y el tipo de
material.
DESCRIPCIÓN DEL LLENADO Y USO DEL FORMATO.
2. COTIZACIÓN.
Al no haber el material requerido en el almacén, el jefe del
departamento, notifica a compras para la tramitación de la
adquisición de mercancía, el jefe de compras revisa archivo de
proveedores y procede a elaborar “Cotizaciones” a los mismos de la
mercancía requerida, en cuanto a calidad, descripción, precio
unitario y fecha de entrega de la mercancía solicitada, recibidas las
respuestas selecciona la más conveniente a los intereses de la
empresa.
quien firma el formato.
3. ORDEN DE COMPRA.
Una vez seleccionado el proveedor, se elabora la “Orden de
Compra” por el departamento de compras, con todas las
especificaciones, esto es, cantidad de mercancía, descripción de la
misma y fecha de entrega.
(1) Original al proveedor.
DESCRIPCIÓN DEL LLENADO Y USO DEL FORMATO
4. INFORME DE RECEPCIÓN.
El departamento de recepción se encarga de recibir la o las
mercancías adquiridas, verificando la factura entregada por el
proveedor con la Orden de Compra de Lacas Romero S.R.L. Al estar
correcto, emite el formato de “Informe de Recepción,” en el cual se
específica cantidad, código interno, código del proveedor y tipo de
mercancía.
DESCRIPCIÓN DEL LLENADO Y USO DEL FORMATO.
5. ENTRADA DE MATERIALES.
El almacén luego de recibir el informe de recepción conjunto
con la mercancía del departamento de recepción, verifica por última
vez lo indicado en el informe con relación a la mercancía, al estar
correcto le da entrada al material procediendo a ubicarlo, previa
codificación y registro en la forma “Nota de Entrada,” en ésta se
especifica: número de factura, número de orden de compra, código
de la mercancía, cantidad, unidad y descripción.
(1) Original al departamento de contabilidad.
(1) Copia al departamento de recepción.
(1) Copia al departamento de venta.
(1) Copia al departamento de almacén.
DESCRIPCIÓN DEL LLENADO Y USO DEL FORMATO.
6. DEVOLUCIÓN DE MATERIALES.
Se procede a llenar este formato, cuando sucede:
ü El material no cumple con las especificaciones de la orden
de compra, en cuanto a cantidad y tipo de material.
ü Calidad del material.
(1) Original al proveedor.
DESCRIPCIÓN DEL LLENADO Y USO DEL FORMATO.
7. ORDEN DE VENTA.
El departamento de crédito y cobranza recibe del cliente el
pedido, al ser aprobado una vez verificado su límite de crédito se
llena la forma “Orden de Venta,” especificando el código, la
cantidad, unidad y descripción de la mercancía; con copia de la
orden de compra del cliente.
(1) Original al departamento de almacén.
(1) Copia al departamento de venta.
(1) Copia al departamento de crédito y cobranza.
DESCRIPCIÓN DEL LLENADO Y USO DEL FORMATO.
8. NOTA DE ENTREGA.
Cuando el pedido emitido por el cliente no se entrega
completo el departamento de almacén llena el formato “Nota de
Entrega” como factura provisional, mientras se cumple con lo
requerido.
DESCRIPCIÓN DEL LLENADO Y USO DEL FORMATO.
9. CONTROL DE INVENTARIO.
Almacén procede a llenar el formato de “Control de
Inventario,” especificando la cantidad de material que hay en
existencia en almacén, codificando y verificando los códigos de
todos y cada uno de ellos. El proveedor que lo suministró, tipo de
material y el costo unitario de los mismos.
(1) Original al departamento de contabilidad.
(1) Copia al departamento de almacén.
DESCRIPCIÓN DEL LLENADO Y USO DEL FORMATO.
10. FICHA DE STOCK.
Se registran todos los materiales en las “Fichas de Stock,”
señalando la fecha de entrada a almacén, indicando en cada ficha
el tipo de material, su código, señalando si está en stock máximo o
mínimo, la fecha de salida y la existencia que hay en el almacén.
Firma el formato el jefe de almacén y contabilidad.
(1) Original al departamento de almacén.
(1) Copia al departamento de contabilidad.
DESCRIPCIÓN DEL LLENADO Y USO DEL FORMATO.
11. FACTURACIÓN AL CONTADO.
Una vez efectuada la venta en la empresa el vendedor debe
emit ir una “Factura,” en la cual se especifique los datos del cliente,
material vendido, a su vez, debe ser presentada para entregar la
mercancía y con la misma se realizan los cierre de caja diarios.
(1) Original al cliente
DESCRIPCIÓN DEL LLENADO Y USO DEL FORMATO.
12. FACTURACIÓN A CRÉDITO.
Al igual que las facturas al contado, las facturas elaboradas a
crédito cumplen la misma función, con la diferencia de que no sólo se
especifican los datos del cliente, el material vendido, sino también las
condiciones de pago que deben ejecutarse al adquirir la mercancía
a crédito.
DESCRIPCIÓN DEL LLENADO Y USO DEL FORMATO.
13. DEVOLUCIÓN EN VENTAS.
notifica al almacenista dicha devolución y procede a llenar el
formato de devolución.
VII. PARTE: CLASIFICACIÓN Y CODIFICACIÓN DE LOS
MATERIALES.
Serán clasificados según el reglón al cual pertenezcan, es decir,
se separan los:
ü Equipos livianos.
ü Equipos pesados.
con mayor facilidad; además de proporcionar la seguridad, rotación
y control de los mismos.
2. CODIFICACIÓN.
La codificación consta de ocho (08) dígitos y es del tipo
alfanumérico, con el objeto de proporcionar la información
adecuada, facilitando así, la clasificación a la que pertenezca, el
tipo, la unidad y su localidad, con la finalidad de disminuir el tiempo
de demora en el acomodo o entrega de los mismos.
Dicha codificación se ha preestablecido de la siguiente
manera:
dígitos en las cuales se identificarán:
EL EQUIPOS LIVIANOS.
EP EQUIPOS PESADOS.
Para esta identificación se han asignado los dos (02) dígitos
siguientes a la de la identificación, es decir, el tercer y cuarto dígito en
los cuales; el tercero identificará con la primera letra el material, su
nombre y el cuarto dígito identificará la unidad con la primera letra de
su nombre, en resumen esta codificación quedará conformada de la
siguiente manera:
material.
siguiente forma:
0001 = LOCALIZACIÓN 105 GALÓN BLANCO.
VIII. PARTE : ESTABLECIMIENTO DE CANTIDADES POR PRODUCTOS.
NIVELES
10
M
PAPG
INVENTARIO.
La empresa no realiza las compras de una manera planificada,
debido a que esperan hasta el último momento para llevar a cabo los
mismos, esto trae como consecuencia que carecen de niveles de
inventarios requeridos por el almacén.
Por tal razón, en este diseño se propone el método de valuación
de inventario FIFO o PEPS , ya que ofrece la ventaja de ajustarse más a
la realidad en cuanto a las tendencias de los precios, puesto que se
adapta más a la situación actual del mercado. Además este
método ofrece seguridad sobre las mercancías que tienden a
vencerse como es el caso del electrodo.
El método PEPS permite el eficaz seguimiento de los inventarios.
Se da entrada a las compras a su precio de costo, y las salidas se
registran, procurando agotar de antemano las primeras compras, a
sus respectivos precios de costo; es decir, lo primero en entrar será lo
primero en salir.
El costo del sistema está compuesto por:
Elementos del Costo Costo Estimado Costo Total en
Bs.
Asesorías Profesionales 350.000,00 700.000,00
Forma de Pago: 50% al momento de la contratación.
50% al finalizar.
ADMINISTRACIÓN DEL DISEÑO.
En la administración del diseño se considera la infraestructura de
la Ferretería LACAS ROMERO S.R.L.; así como también su estructura
organizativa, tomando en consideración todos los departamentos
que en ella existen, además de la capacidad del recurso humano
que integra la empresa.
No obstante, para poner en práctica el diseño, es necesario
lograr sensibilizar al personal, contar con la voluntad y disposición de
todos los integrantes de la empresa, del recurso material y del
económico, para generar los cambios que con la implantación del
sistema de control interno para el rubro de inventario se produzca en
la ferretería LACAS ROMERO S.R.L.
En síntesis; la administración del diseño se elabora en forma
secuencial partiendo de lo particular a lo general y donde se
imponga la responsabilidad del compromiso de las personas
encargadas de las compras, ventas, recepción, almacenamiento y
control de la mercancía de la empresa.
RESPONSABLES.
Para poner en marcha el diseño que ofrece un sistema de
control interno para el rubro de inventario en la ferretería LACAS
ROMERO S.R.L.; se espera que el personal que en ella labora se
comprometa con todas las acciones que se plantean.
Es responsabilidad de las autoras del sistema dar a conocer la
utilización y funciones del mismo, así como también brindar la
orientación necesaria al personal de la ferretería LACAS ROMERO
S.R.L.; con la finalidad de alcanzar la efectividad en cada uno de los
pasos que se presentan en el diseño.
Al mismo tiempo, el diseño y su implementación es
responsabilidad única y exclusivamente de la Gerencia de la
ferretería LACAS ROMERO S.R.L.; quienes esperan lograr cambios
radicales en el control interno de inventario realizado en la empresa,
el cual ha presentado dificultades, las mismas pueden resolverse al
poner en práctica el diseño propuesto en dicha investigación.
RECURSOS.
El diseño de un sistema de control interno para el inventario en
la ferretería LACAS ROMERO S.R.L.; requiere de ciertos recursos
importantes; como físicos, humanos y materiales para su
implantación.
En cuanto al Recurso Humano se requiere que en LACAS
ROMERO S.R.L; se logre la departamentalización y estructuración de
las funciones de acuerdo con el rol, según lo que desempeña cada
persona en la empresa, por lo cual se requiere de un gerente de
compras, un asistente, gerente de almacén, gerente de ventas y un
gerente de contabilidad a quienes le corresponderá trabajar
coordinadamente en la planificación, organización, ejecución y
control de las acciones de compra, venta y contabilidad con el fin de
conocer el manejo del inventario.
Como recurso físico se requiere que en la ferretería se
encuentren los departamentos de almacén, compra, venta y
contabilidad para que trabajen en forma integrada y como recurso
material se debe solicitar la incorporación de un sistema
computarizado en redes con la aplicación del programa Saint
contable y administrativo bajo el programa Windows de manera que
el
proceso administrativo de inventario sea efectivo y poder agilizar la
contabilidad para así optimizar sus operaciones.
Es así como el diseño es ambicioso y requiere de un
presupuesto especial que se convertirá en ganancias futuras al invertir,
para mejorar el manejo del inventario, por ende los procesos de
entradas y salidas, y a su vez el servicio al cliente de la ferretería
LACAS ROMERO S.R.L.
FACTIBILIDAD DEL DISEÑO.
El diseño de un sistema de control interno para el rubro de
inventario en la ferretería LACAS ROMERO S.R.L.; se considere un
proyecto factible por cuanto se basó en el diagnóstico de la situación
que actualmente se observa en la empresa, en cuanto al proceso de
compra de mercancías y control de existencias que se lleva de ésta,
por no ser hasta ahora efectivo el inventario, ya que no se realizan
tomas físicas de los mismos, ni se compara la existencia con los
registros contables.
Al considerar los cambios que actualmente se generan en las
empresas y haciendo uso de la tecnología y de la informática se
plantea la necesidad de incorporar sistemas computarizados en toda
la empresa trabajando con redes en donde los departamentos
involucrados en el proceso de compra y venta tengan conocimiento
y control de los movimientos realizados a diario, hacer un balance en
períodos cortos, de cómo han sido las ventas, cuáles son los artículos
que se necesitan, por supuesto permite planificar el momento de
comprar y el costo de los pedidos.
Por otro lado, el diseño es factible ya que cuenta con la
receptividad del personal gerencial de la ferretería LACAS ROMERO
S.R.L.; quienes están dispuestos a incorporar la innovación en su
empresa, hacer inversiones con el fin de obtener más controles y
mejores ganancias en razón de minimizar los costos y el esfuerzo
logrando optimizar el manejo de sus inventarios y a su vez verificar la
existencia de los mismos.
PRODUCTOS.
NIVELES
MEMP0001 BOMBILLOS CLAROS 100 50
MEMP0002 BOMBILLOS DURALUX 100 50
NIVELES
PIPG0001 ALUMINIO PINNACA 20 10
PIPG0002 ALUMINIO PINCO PITTBURGH 20 10
PIPG0003 ALUMINIO INDUSTRIAL 20 10
TOCM0001 MECATES ½¨ 100 50
TOCM0002 MECATES ¼¨ 100 50
TOCM0003 MECATES 3/8¨ 100 50
TOCM0004 MECATES 5/16 ¨ 100 50
PLMP0001 NIPLES 1/2x10¨ 50 25
PLMP0002 NIPLES 1x2¨ 50 25
PLMP0003 NIPLES 1x4¨ 50 25
PLMP0004 NIPLES 1 ½ x4¨ 50 25
PLMP0005 NIPLES 1 ½ x 6 ¨ 50 25
NIVELES
PLMP0011 NIPLES 1 1/4x 2 ½¨ 50 25
PLMP0012 TEE 2¨ 50 25
PLMP0013 TEE 3¨ 50 25
PLMP0014 TEE 4¨ 50 25
PLMP0015 TEE 2x2¨ 50 25
PLMP0016 TEE 4x2¨ 50 25
PLMP0017 TEE 4x3¨ 50 25
PLMP0018 CODO 2x45 ¨ 50 25
PLMP0019 CODO 2x90 ¨ 50 25
PLMP0020 CODO 3 ¨ 50 25
NIVELES
(A) ALMACÉN (B) COMPRAS (C) PROVEEDOR (D) RECEPCIÓN (E) CONTABILIDAD
C
ARCHIVA
CONVENIENTE
D
A
D
PROCESO DE ALMACENAJE DE LA MERCANCÍA. (A) ALMACÉN (D) RECEPCIÓN (E) CONTABILIDAD ///////////////////////////////
D
DE RECEPCIÓN
A
ENTRADA
NOTA DE ENTRADA CON EL INFORME DE RECEPCIÓN
A
RECIBIR CONTROL DE INVENTARIO
REVISAR LAS EXISTENCIAS SEGÚN EL SISTEMA CON LAS ESPECIFICADAS EN EL
CONTROL
PROCESO DE VENTAS DE MERCANCÍA. VENTAS DE MERCANCÍA AL CONTADO.
(F) VENTAS (A) ALMACÉN (G) CAJA (E) CONTABILIDAD
UBICAR LA MERCANCÍA EN EL LUGAR
CORRESPONDIENTE
P
P
LOS DEMÁS DOCUMENTOS
FACTURA
FINAL
VENTAS A CRÉDITO
ENTRADA
LA MERCANCÍA
3 2
RECIBIR COPIA(3) DE LA FACTURA DE
VENTA
RECIBIR LA MERCANCÍA
DE VENTA
COBRAR AL CLIENTE
AL CLIENTE
CONTABILIDAD AL CERRAR CAJA
VERIFICAR LA FACTURA DEL
MISMO
CIERRE DE CAJA
RECIBIR EL PEDIDO DEL CLIENTE
VERIFICAR EL LÍMITE DE CRÉDITO
CORRECTO
NO
SI
P
DESPACHAR LA MERCANCÍA REQUERIDA EN LA ORDEN
2 1 LLENA FICHA DE STOCK DE INVENTARIO
P E
3 2
1 EMITE FACTURA DE VENTA A CRÉDITO Y/O NOTA DE ENTREGA
P
Y FIRMAR
LIBROS Y EVALUAR EL STOCK
RECIBIR COPIA (2) DE LA FACTURA DE
VENTA Y/O NOTA DE ENTREGA
REGISTRAR LA VENTA A CRÉDITO
F
A
(F) VENTA (A) ALMACÉN (E) CONTABILIDAD (G) CAJA
RECIBIR LA DEVOLUCIÓN DEL
P G
DEVOLUCIÓN
DAÑADA
INVENTARIO LA ENTRADA DE LA MERCANCÍA DEVUELTA Y
LA SALIDA DE LA MERCANCÍA ENTREGADA A
CAMBIO
REVERSAR LAS DEVOLUCIONES
ENVÍAR DEVOLUCIÓN DE
VENTA A CONTABILIDAD
PROCESO DE ADQUISICIÓN DE LA MERCANCÍA
(A) ALMACÉN (B) COMPRAS (C) PROVEEDOR (D) RECEPCIÓN (C) CONTABILIDAD
ENTREGAR AL CLIENTE LA MERCANCÍA NUEVA
INICIO
2 1 SOLICITUD DE COMPRA
RECIBIR Y AUTORIZAR (ORIGINAL) LA
SOLICITUD
RECIBIR COTIZACIÓN DE
(A) ALMACÉN (B) COMPRAS (C) PROVEEDOR (D) RECEPCIÓN (E) CONTABILIDAD
P P
ACEPTAR LA MÁS ADECUADA
D
E
DE COMPRA
RECIBIR MERCANCÍA Y
COMPRA
P
ESPACIO EN EL DEPOSITO PARA LA
MERCANCÍA
D
B
(A) ALMACÉN (B) COMPRAS (C) PROVEEDOR (D) RECEPCIÓN (E) CONTABILIDAD
D
P
COTIZACIÓN
CORRECTO
P
SI
NO
RECIBIR LA MERCANCÍA CON EL
DOCUMENTO DE DEVOLUCIÓN
ADJUNTAR CON LA FACTURA