TRƯỜNG HỢP THAY ĐỔI MỨC ĐÓNG ĐÚNG THỜI ĐIỂM

1. Thay đổi mức đóng đúng thời điểm

Ví dụ: Đơn vị tăng lương cho nhân viên vào tháng 01/2016. Đơn vị khai báo tăng lương cho nhân viên lên Bảo hiểm vào tháng 01/2016.

- Mục đích: Khai báo các trường hợp có thay đổi mức tiền đóng BHXH

- Các tờ khai cần kê khai:

o D02-TS ( bắt buộc) ,

o file đính kèm ( định dạng .pdf): ví dụ như: quyết định tăng lương, quyết

định giảm lương ( nếu Bảo hiểm yêu cầu).

- Thủ tục sử dụng trên phần mềm: 500- thu BHXH, BHYT, BHTN.

- Các bước thao tác gửi tờ khai sang BHXH:

+ B1: Vào menu “Quyết định 959” chọn menu “500- thu BHXH, BHYT,

BHTN” chọn “Đợt”, “tháng”, “năm” muốn kê khai:

+ B2: Tại sheet “Danh mục hồ sơ” chọn tờ khai: D02-TS

+ B3: Thực hiện kê khai đầy đủ thông tin các tờ khai: D02-TS:

+ B4: Chọn tệp đính kèm nếu có.

+ B5: Nhấn button để ghi thông tin

+ B6: Vào menu “Giao dịch” chọn”Xuất tờ khai” chọn thủ tục “500”

nhấn “hoàn tất (F2)”:

+ B7: Chọn “Đợt” “Tháng”, “năm” muốn kết xuất tờ khai sau đó nhấn

“Thực hiện” để kêt xuất nhấn “Ký số” để ký số sau đó nhấn “Gửi tờ khai”

để gửi tờ khai sang BHXH.

+ B8: Check mail trả về của BHXH VN.

2. Hướng dẫn kê khai dữ liệu trên tờ khai

2.1. Kê khai tờ khai D02-TS

Cách 1: kê khai D02 bằng cách import file excel:

- B1: Đăng nhập vào vBHXH

- B2: Vào menu “Quyết định 959” chọn thủ tục bất kỳ có tờ khai D02-TS (thủ tục

500, 500a, 500b, 500e, 500f)

- B3: tại sheet “Danh mục hồ sơ” tích chọn tờ khai “D02-TS”:

- B4: sang sheet “D02-TS” nhấn “file mẫu” để tải file mẫu D02-TS xuống:

- B5: Mở file mẫu import lên để thực hiện nhập dữ liệu.:

Lưu ý :

Trong file mẫu là dữ liệu của D02-TS và TK01, nếu không cần gửi tờ khai TK01

thì không cần nhập vào dữ liệu của TK01.

Muốn import dữ liệu ở phần nào thì phải thực hiện xóa dữ liệu mẫu của các dòng

còn lại đi( ko được xóa dòng excel chỉ được xóa nội dung mẫu) và insert số dòng

excel bằng số lượng bản ghi nhân viên khách hàng muốn khai báo vào phần mềm.

Giả sử muốn import dữ liệu phần tăng lao động. Cách làm như sau:

o Mở file mẫu lên thực hiện copy dòng excel mẫu dữ liệu dưới mục I.1.

Tăng lao động sau đó nhấn chuột phải chọn insert copied cells để

insert các dòng dữ liệu ( khách hàng có bao nhiêu nhân viên thì insert bấy

nhiêu dòng dữ liệu):

o Clear contents các dòng dữ liệu mẫu không dùng đến ( ko được xóa dòng

excel mà chỉ được xóa nội dung dòng dữ liệu mẫu):

o Sau khi insert đủ dòng dữ liệu muốn import người dùng thực hiện copy

dữ liệu tương ứng từ file excel của Khách hàng đã có thực hiện paste

sang file import mẫu bằng cách: chuột phải vào cột dữ liệu chọn paste

special chọn Value

lưu ý: nhập dữ liệu theo đúng tiêu đề cột đã hướng dẫn. Đặc biệt các

cột sau:

Mức lương, phụ cấp hiện tại: nhập vào trong tất cả các TH

Mức lương, phụ cấp đầu kỳ: Nhập vào trong các TH sau: Tăng,

giảm lương, Giảm hẳn, Giảm do chuyển tỉnh, Giảm do chuyển

đơn vị.

Từ tháng, năm: nhập đúng định dạng MM/yyyy

Đến tháng, năm: nhập đúng định dạng MM/yyyy

“Phương án”: nhập theo mã phương án ( TM, DC, GH….)

“Phụ cấp TNVK (%)”: nhập dạng số. ví dụ 5; 6; …

“Phụ cấp TN nghề (%)”:nhập dạng số. ví dụ 5; 6; …

“ Tỷ lệ đóng ( %)”: nhập 32,5; 4,5; 30,5…

Các cột yêu cầu nhập mã ( đã có hướng dẫn trên các tiêu đề cột):

tỉnh, huyện, xã, giới tính, quốc tịch….

Cột “ngày sinh”: nhập đúng định dạng dd/MM/yyyy

o Sau đó lưu lại thông tin thành công tắt file mẫu import

- B6: vào phần mềm vBHXH chọn vào sheet “D02-TS” nhấn “Nạp dữ liệu”:

- B7: nhấn “Chọn file” để chọn file dữ liệu vừa tạo ở trên--> chọn các option mà người

dùng muốn trước khi import:

o Thêm dữ liệu vào dữ liệu đã có: để insert thêm dữ liệu vào phần mềm

o Xóa dữ liệu cũ, thêm dữ liệu mới: để thực hiện ghi đè lên dữ liệu cũ đã

có trên hệ thống.

- B8: nhấn “Tải dữ liệu ( enter)” để thực hiện import dữ liệu vào phần mềm

- B9: chờ hệ thống tải dữ liệu vào phần mềm xong, kiểm tra lại dữ liệu. Lưu ý: Nạp dữ

liệu vào D02 thì hệ thống sẽ tự động link dữ liệu sang Tk1 mà ko cần phải nạp dữ liệu

ở TK1 ( áp dụng đối với các thủ tục có cả tờ D02 và tờ TK1).

Cách 2 : Chọn dữ liệu từ HSNS

- B1: vào menu “QLLĐ” >> “Hồ sơ nhân viên” >> chọn phòng ban:

- B2: nhấn “Tạo mới (F1) để thêm mới nhân viên, hoặc dùng chức năng “Nhập từ

excel(F6)”, “Nhập từ SMS(F8)” để import dữ liệu nhân viên vào tờ khai.

- B3: vào thủ tục bất kỳ có tờ khai D02 và TK01 >> tại sheet “D02” dùng chức năng

“Lấy dữ liệu từ HSNS”. Trên form chọn dữ liệu nhập đầy đủ các thông tin cần thiết:

o Cột “Từ tháng năm”: yêu cầu nhập đúng theo định dạng MM/yyyy

o Cột “Phương án”: chọn Phương án phù hợp với từng nghiệp vụ: tăng mới,

giảm hẳn, thai sản, điều chỉnh lương….

o Cột “Đã có sổ”: tích nếu tất cả nhân viên trong danh sách được chọn đều đã

có sổ

o Cột “Trả thẻ”: tích trong trường hợp tất cả nhân viên nghỉ việc có trả thẻ

BHYT.

o Cột “Chọn vùng dữ liệu”: chọn vùng dữ liệu trên tờ D02 mà muốn thêm dữ

liệu vào: Tăng lao động, tăng tiền lương, giảm lao động, giảm tiền lương.

o Cột “Chọn toàn bộ”: cho phép người dùng chọn tất cả danh sách nhân viên

trên lưới.

o Nhập dữ liệu là lương, phụ cấp mới vào các cột:

Hệ số/Mức lương

Phụ cấp CV

Phụ cấp TNVK (%)

Phụ cấp TN nghề (%)

Phụ cấp lương

Các khoản bổ sung

o Các trường Hệ số/mức lương đầu kỳ, Phụ cấp CV đầu kỳ, Phụ cấp

TNVK đầu kỳ (%), Phụ cấp TN nghề đầu kỳ (%): sẽ được fill tự động

dữ liệu lương cũ từ HSNS sang.

- B4: Nhấn “chuyển dữ liệu” để đưa dữ liệu vào phần mềm>> lúc này hệ thống sẽ thực

hiện link đầy đủ dữ liệu đã có trong hồ sơ nhân sự vào D02 và Tk01

- B5: nhấn “Ghi” để ghi lại dữ liệu.

Vào menu “QLLĐ” >> chọn “Hồ sơ nhân viên” >> chọn Phòng ban >> nhập đầy

đủ dữ liệu của các nhân sự muốn khai báo lên bảo hiểm vào đây bằng cách ( tạo mới

hoặc nhập từ file excel)>> sau đó lưu lại thông tin >> sang menu “Quyết định 959”

>> chọn thủ tục 500 >> chọn tờ khai D02 >> trên sheet D02 dùng chức năng “Lấy

dữ liệu từ HSNS” để chọn danh sách các nhân sự cần báo lên bảo hiểm >> nhập các

thông tin cần thiết trên form >> nhấn “Chuyển dữ liệu” thì hệ thống tự đẩy dữ liệu

vào D02 >> sau đó lưu lại thông tin

Cách 3 : Nhập trực tiếp vào phần mềm

Vào menu “Quyết định 959” >> chọn thủ tục 500 >> chọn D02 và Tk1 >> nhập dữ

liệu đầy đủ trực tiếp vào D02 >> sau đó lưu lại thông tin.

Lưu ý: Người dùng nhập dữ liệu vào mục “II.2. tiền lương”- nếu có biến động

giảm mức tiền đóng BHXH hoặc nhập dữ liệu vào mục “I.2. Tiền lương”- Nếu có

biến động tăng mức tiền đóng BHXH. Cách nhập dữ liệu các trường như sau:

o Họ và tên: Nhập họ và tên lao động (Ví dụ: Nguyễn Văn Đăng)

o Số định danh: nhập số sổ BHXH

o Cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề, nơi làm việc: Chọn trong danh sách

+ Trường hợp trong danh sách ko có chức danh mà đơn vị yêu cầu đơn vị

thực hiện các bước sau để thêm chức danh mới:

B1: Vào menu “Danh mục” chọn “Danh mục chức vụ”

B2: nhấn “Insert” trên bản phím để thực hiện thêm mới chức vụ

nhấn “Ghi” để lưu lại thông tin.

o Mức đóng tiền lương: Nhập mức đóng tiền lương mới của lao động:

+ Nếu đơn vị dùng mức lương để đóng bảo hiểm thì nhập mức lương ( ví

dụ: 5000.000)

+ Nếu đơn vị dùng hệ số để đóng bảo hiểm thì nhập hệ số ( ví dụ: 2,34)

o Phụ cấp CV: Nếu đơn vị dùng phụ cấp chức vụ thì nhập dữ liệu vào trường này:

nhập vào phụ cấp mới của lao động:

+ Nếu đơn vị dùng mức lương để đóng bảo hiểm thì nhập mức lương ( ví

dụ: 150.000)

+ Nếu đơn vị dùng hệ số để đóng bảo hiểm thì nhập hệ số ( ví dụ: 0,5)

o Phụ cấp TNVK(%): Nhập phụ cấp mới theo phần trăm nếu có (Ví dụ: 30% thì

nhập là 30)

o Phụ cấp TN nghề(%): Nhập phụ cấp mới theo phần trăm nếu có (Ví dụ: 30% thì

nhập 30)

o Phụ cấp lương: Nhập vào số tiền phụ cấp mới nếu có (Ví dụ: 210.000)

o Các khoản bổ sung: Nhập số tiền phụ cấp mới nếu có (Ví dụ : 200.000)

o Hệ số/Mức lương đầu kỳ: Nhập vào mức đóng tiền lương cũ của lao động.

+ Nếu đơn vị dùng mức lương để đóng bảo hiểm thì nhập mức lương ( ví dụ:

5000.000)

+ Nếu đơn vị dùng hệ số để đóng bảo hiểm thì nhập hệ số ( ví dụ: 2,34)

o Phụ cấp CV đầu kỳ: nhập vào phụ cấp cũ của lao động nếu có:

+ Nếu đơn vị dùng mức lương để đóng bảo hiểm thì nhập mức lương ( ví

dụ: 150.000)

+ Nếu đơn vị dùng hệ số để đóng bảo hiểm thì nhập hệ số ( ví dụ: 0,5)

o Phụ cấp TNVK đầu kỳ(%): Nhập vào phụ cấp thu nhập vượt khung cũ nếu có.

o Phụ cấp TN nghề đầu kỳ(%): nhập vào phụ cấp thu nhập nghề cũ nếu có.

o Từ tháng, năm: Nhập tháng, năm bắt đầu giảm (Ví dụ : 06/2011)

o Đến tháng, năm: Trường hợp này nhập như sau:

+ Để trống nếu như khai báo đúng kỳ

+ Nhập tháng/ năm kê khai lên bảo hiểm nếu như khai báo muộn

Ví dụ: Nếu nhân viên tăng hoặc giảm mức đóng tháng 02/2016.

Đơn vị khai báo lên cơ quan BHXH vào đúng tháng 02/2016 thì cột “Đến

tháng, năm” để trống. Còn nếu đơn vị khai báo lên cơ quan BHXH vào tháng

03/2016 thì cột “Đến tháng, năm” nhập là “03/2016”, cột “Từ tháng, năm”

nhập là “ 02/2016”.

o Ghi chú: Nhập chuỗi ký tự ghi lý do tăng mới. Thông thường ghi “Tăng

lương”,” “Giảm lương”

o Phương án: Chọn phương án tham gia BHXH trong danh sách là “ Điều chỉnh

lương”.

o Đã có sổ: Tích chọn.

o Trả thẻ: bỏ trống

o Mức hưởng BHYT: Chọn mức hưởng BHYT trong danh sách ( nếu có). Trường

này thông thường để trống.

o Chỉ có năm sinh: Trường này chưa dùng để trống.

o Phòng ban làm việc: Nhập tên phòng ban làm việc của nhân viên nếu có (Ví dụ:

hành chính)

o Mã vùng sinh sống: Chọn vùng sinh sống trong danh sách. Đơn vị ở vùng nào sẽ

chọn theo vùng đó.

o Tỷ lệ đóng BHXH: Nhập tổng giá trị đóng BHXH theo luật hiện hành của

BHXH( Năm 2016 là: 32,5)

o Mã vùng lương tối thiểu: Chọn vùng lương hưởng BHXH trong danh sách. Đơn

vị ở vùng nào sẽ chọn theo vùng đó.

o Số thẻ BHYT: nhập vào số thẻ BHYT của lao động (nếu có)

o Tính lãi: nếu báo tăng lương/giảm lương muộn quá 2 tháng thì sẽ bị BH tính lãi

nên phải tích vào cột này.

2.2. Kê khai tờ khai D01b-TS

Thời gian lập: chỉ làm trong trường hợp đơn vị khai báo biến động nhân sự lên

bảo hiểm không đúng thời gian theo quy định của BHXH.

- Số công văn: người dùng tự nhập

- Nội dung: ghi nội dung lập. ví dụ: Báo tăng lao động cho nhân viên A….

- Lý do: ghi lý do khai báo muộn

- Hồ sơ đính kèm: ghi hồ sơ gửi kèm

2.3. Tệp đính kèm

Trong trường hợp có file đính kèm thì người dùng scan file đính kèm ra định dạng

PDF và đính kèm vào hệ thống.

Cách đính kèm vào hệ thống như sau:

o Vào sheet “Đính kèm”

o Nhấn F2 để thêm dòng đính kèm

o Nhấn vào để chọn tệp đính kèm

o Nhấn nút “Ghi” để lưu lại.