QUẢN LÝ LAO ĐỘNG

1. Tạo mới phòng ban

- Bước 1: Vào menu Danh mục=> Chọn Danh mục phòng ban

- Bước 2: Nhấn Thêm mới hoặc F1

- Bước 3: Ở màn hình Tạo mới phòng ban, nhập tên phòng ban của đơn vị rồi

nhấn Lưu:

Lưu ý: Nếu muốn nhập thêm phòng ban con của phòng ban đã có, người dùng

nhập tên phòng ban con và chọn tên phòng ban cha ở ô Trực thuộc.

2. Tạo mới nhân viên

- Bước 1: Vào menu QLLĐ=> Chọn Hồ sơ nhân viên chọn Phòng ban:

- Bước 2: Nhấn Tạo mới, màn hình Tạo mới nhân viên hiển thị, người dùng

nhập các thông tin về người lao động ở tab Thông tin cá nhân:

Lưu ý: kéo xuống phía dưới để nhập cả các thông tin về bảo hiểm:

- Bước 3: Sau khi nhập xong thông tin cá nhân, Nhấn Lưu hoặc F5

Lưu ý: Phần mềm sẽ bắt trùng nhân viên theo Số sổ BHXH và CMTND:

Nếu nhập vào số sổ BHXH: phần mềm sẽ so sánh với những lao động đã

tồn tại trong danh sách hồ sơ nhân viên. Nếu số sổ BHXH trùng với 1 lao

động đã có thì phần mềm sẽ báo lỗi, yêu cầu nhập lại:

Nếu không có số sổ BHXH, phần mềm sẽ kiểm tra bắt trùng theo số

CMTND của lao động mới với những lao động đã có trong danh sách hồ

sơ nhân viên:

- Bước 4: Để nhập thông tin Lương, nhấn sang tab Lương:

- Bước 5: Nhấn Thêm hoặc F2 để thêm thông tin lương, sau đó nhập thông tin

hợp đồng và mức lương tương ứng rồi nhấn Hoàn tất:

- Bước 6: Nhấn “lưu (F5)” để hoàn tất việc thêm mới dữ liệu nhân viên

3. Sửa thông tin nhân viên:

- Bước 1: Vào QLLĐ >> Hồ sơ nhân viên >> chọn phòng ban của nhân viên >> click

đúp vào bản ghi muốn sửa hoặc chọn nhận viên và nhấn “Sửa(F2) để sửa:

- Bước 3: Ở màn hình Thông tin nhân viên, nhập các thông tin muốn sửa rồi

nhân Lưu (tham khảo Bước 2 ở mục Tạo mới nhân viên)

4. Xóa thông tin nhân viên

- Bước 1: Vào menu QLLĐ=> Chọn Hồ sơ nhân viên

- Bước 2: Chọn phòng ban có nhân viên cần xóa rồi nhấn vào bản ghi của nhân

viên đó và nhấn button xóa. Lưu ý: nếu muốn xóa nhiều nhân viên, người dùng

kéo chuột ở cột ngoài cùng để chọn nhiều nhân viên:

Lưu ý: người dùng có thể dùng nút “Xóa tất cả” để xóa tất cả nhân viên trong phòng

ban được chọn.

5. Export và Import dữ liệu từ excel

Mục đích: chức năng này cho phép người dùng nhập dữ liệu nhân viên bằng

cách import từ file excel.

- Bước 1: Người dùng tải file mẫu trên phần mềm bằng cách nhấn vào nút: Tập

tin mẫu Excel:

- Bước 2: Mở file mẫu và nhập đầy đủ thông tin người LĐ vào.

Lưu ý: Nhập kiểu dữ liệu tương tự như bản ghi mẫu trong file

o Các thông tin ngày tháng như Ngày sinh, ngày cấp cmnd…: nhập đúng

kiểu: mm/dd/yyyy

o Các thông tin dạng mã: Mã tỉnh, huyện, xã… Dựa vào các sheet danh

mục để nhập đúng mã tương ứng. Ví dụ mã tỉnh là 01 thì phải nhập là

01, không được nhập là 1

- Bước 3: Trên phần mềm, nhấn button Nhập từ Excel:

- Bước 4: Chọn file dữ liệu đã nhập ở bước 2 để import, hệ thống hiển thị màn

hình danh sách lao động trước khi thực hiện import:

- Bước 5: Nhấn Lưu để lưu dữ liệu vào phần mềm. Lưu ý: ở bước này, nếu muốn

chọn lại file để import người dùng có thể nhấn button Chọn File để chọn lại

file muốn import

6. Export và Import dữ liệu từ file sms

Mục đích: chức năng này cho phép người dùng nhập dữ liệu nhân viên bằng

cách import từ file sms, file này là file dữ liệu xuất ra từ phần mềm sms của cơ

quan BHXH

- Bước 1: Người dùng tải file mẫu trên phần mềm bằng cách nhấn vào nút: Tập

tin mẫu SMS:

- Bước 2: Mở file mẫu vừa tải và copy các thông tin từ file sms đã xuất từ phần

mềm của BHXH sang, lưu ý: copy đúng các cột thông tin tương ứng sang.

Lưu ý: Nhập kiểu dữ liệu tương tự như bản ghi mẫu trong file

o Các thông tin ngày tháng như Ngày sinh, ngày cấp cmnd…: nhập đúng

kiểu: mm/dd/yyyy

o Cột ma_tinh trong file sms: nếu cột này để trống thì người dùng cần nhập

mã tỉnh tương ứng vào (tham khao mã tỉnh ở file Hồ sơ nhân sự), nếu để

trống mã tỉnh thì phần mềm sẽ mặc định là Hà Nội.

- Bước 3: Trên phần mềm, nhấn button Nhập từ SMS:

- Bước 4: Chọn file dữ liệu đã nhập ở bước 2 để import, hệ thống hiển thị màn

hình danh sách lao động trước khi thực hiện import:

- Bước 5: Nhấn Lưu để lưu dữ liệu vào phần mềm. Lưu ý: ở bước này, nếu muốn

chọn lại file để import người dùng có thể nhấn button Chọn File để chọn lại

file muốn import

7. Xuất và cập nhật bảng lương

Mục đích: hỗ trợ đơn vị sửa đổi lương cho từng nhân sự khi có sự thay đổi về

lương.

Các bước thao tác:

- Bước 1: Vào “QLLĐ” >> Hồ sơ nhân viên >> chọn phòng ban cần cập nhật

lương >> trên form danh sách lao động người dùng có thể thực hiện chọn tất cả

danh sách nhân viên hoặc chọn từng người >> nhấn “Xuất (F5)” để xuất bảng

lương.

- Bước 2: Trên form xuất bảng lương chọn danh sách nhân viên cần xuất nhấn nút

“Xuất” để xuất ra danh sách bảng lương:

- Bước 3: trên file excel của bảng lương xuất ra người dùng thực hiện cập nhật lại các

thông tin lương cần thay đổi:

- Bước 4: Lưu lại thông tin trên file excel, sau đó tắt file đi

- Bước 5: Vào lại menu QLLĐ Hồ sơ nhân viên chọn Phòng ban cần cập nhật

bảng lương nhấn “cập nhật lương”:

- Bước 6: chọn đường dẫn đến file excel vừa cập nhật lương mới ở trên nhấn “Đồng

ý” nhấn “Lưu” để hoàn tất cập nhật lương

8. Tìm kiếm nhân viên

- Bước 1: Vào menu QLLĐ=> Chọn Hồ sơ nhân viên

- Bước 2: Chọn phòng ban muốn tìm nhân viên

- Bước 3: Để tìm nhân viên, người dùng nhập tên nhân viên muốn tìm vào ô

“Tìm theo họ tên” hoặc nhập thông tin cần tìm tương ứng vào dòng đầu tiên

trong danh sách nhân viên:

9. Chuyển phòng ban

- Mục đích: chuyển lao động từ phong ban A sang phòng ban B.

- Bước 1:Vào QLLĐ >> Chọn Hồ sơ nhân viên >> Nhấn nút “Chuyển phòng

ban”:

Chọn lao động: tích chọn tất cả để chọn hết hoặc tích chọn từng lao động,

tổng số lao động được chọn hiển thị phía cuối màn hình.

Có thể tìm kiếm lao động theo tên lao động.

Chọn Phòng ban chuyển lao động đi:

Chọn Phòng ban nhận lao động đến:

Nhấn nút Chuyển (F5) để hoàn tất: