TRƯỜNG HỢP KHAI BÁO GIẢM LAO ĐỘNG MUỘN

Ví dụ: Nếu nhân viên giảm tháng 02/2016.

Đơn vị khai báo lên cơ quan BHXH vào tháng 03/2016

- Mục đích: Khai báo giảm BHXH đối với nhân viên nghỉ việc hẳn, nhân

viên nghỉ thai sản 6 tháng, nhân viên nghỉ ốm đau- thai sản từ 14 ngày trở

lên trong tháng, nhân viên nghỉ hưu.

- Thủ tục sử dụng trên phần mềm: 500- thu BHXH, BHYT, BHTN.

- Các tờ khai cần kê khai:

o D02-TS ( bắt buộc) ,

o D01b-TS ( bắt buộc),

o file đính kèm ( định dạng .pdf, .XLSX, .DOCX): ví dụ như: quyết

định chấm dứt hợp đồng lao động ( nếu Bảo hiểm yêu cầu).

- Các bước thao tác gửi tờ khai sang BHXH:

+ B1: Vào menu “Quyết định 959” chọn menu “500”

+ B2: Tại sheet “Danh mục hồ sơ” chọn tờ khai: D02-TS

+ B3: Thực hiện kê khai đầy đủ thông tin các tờ khai: D02-TS

Tại sheet “D02” nhập dữ liệu tờ khai theo các cách sau:

o Cách 1 : Nhập trực tiếp dữ liệu vào sheet “D02” tại vùng “II.1. Lao

động”:

o Cách 2 : Dùng chức năng “Lấy dữ liệu từ HSNS”. Làm các thao

tác như hình vẽ:

o Cách 3 : Dùng file mẫu import để import:

Vào sheet D02 >> nhấn “File mẫu” để tải file mẫu xuống:

Bố trí dữ liệu vào file mẫu đã tải xuống >> lưu lại thông tin

file mẫu

Vào sheet “D02” >> nhấn “Nạp dữ liệu” >> chọn file mẫu

vừa tạo dữ liệu >> nhấn “Tải dữ liệu”

+ B4: Chọn tệp đính kèm nếu có.

+ B5: Nhấn button để ghi thông tin

+ B6: Vào menu “Giao dịch” chọn”Xuất tờ khai” chọn thủ tục

“500” nhấn “hoàn tất (F2)”:

+ B7: Chọn “Tháng”, “năm” muốn kết xuất tờ khai sau đó nhấn “Thực

hiện” để kêt xuất nhấn “Ký số” để ký số sau đó nhấn “Gửi tờ khai”

để gửi tờ khai sang BHXH.

+ B8: Check mail trả về của BHXH VN.

Hướng dẫn kê khai dữ liệu trên tờ khai:

4.1.1. Kê khai tờ khai D02-TS

Thời gian lập: khi có phát sinh giảm lao động.

Người dùng nhập dữ liệu vào mục “II.1. lao động”. Cách nhập dữ liệu các trường như sau:

- Họ và tên: Nhập họ và tên lao động (Ví dụ: Nguyễn Văn Đăng)

- Số định danh: nhập số sổ BHXH

- Cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề, nơi làm việc: Chọn trong danh sách

+ Trường hợp trong danh sách ko có chức danh mà đơn vị yêu cầu

đơn vị thực hiện các bước sau để thêm chức danh mới:

B1: Vào menu “Danh mục” chọn “Danh mục chức vụ”

B2: nhấn “Insert” trên bản phím để thực hiện thêm mới chức

vụ nhấn “Ghi” để lưu lại thông tin.

- Hệ số/mức lương: Nhập mức đóng tiền lương để đóng bảo hiểm trước khi

nlương

+ Nếu đơn vị dùng mức lương để đóng bảo hiểm thì nhập mức lương

( ví dụ: 5000.000)

+ Nếu đơn vị dùng hệ số để đóng bảo hiểm thì nhập hệ số ( ví dụ: 2,34)

- Phụ cấp CV: Nếu đơn vị dùng phụ cấp chức vụ thì nhập dữ liệu vào

trường này

+ Nếu đơn vị dùng mức lương để đóng bảo hiểm thì nhập mức lương (

ví dụ: 150.000)

+ Nếu đơn vị dùng hệ số để đóng bảo hiểm thì nhập hệ số ( ví dụ: 0,5)

- Phụ cấp TNVK(%): Nhập phần trăm nếu có(Ví dụ: 30% thì nhập là 30)

- Phụ cấp TN nghề(%): Nhập phần tram nếu có(Ví dụ: 30% thì nhập 30)

- Phụ cấp lương: Nhập số tiền nếu có (Ví dụ: 210.000)

- Các khoản bổ sung: Nhập số tiền nếu có (Ví dụ : 200.000)

Lưu ý: cột “Hệ số/mức lương” và các cột Phụ cấp có thể nhập về 0 trong

trường hợp giảm này nếu cơ quan BHXH tỉnh/quận/huyện nào yêu cầu.

- Hệ số/mức lương đầu kỳ: sẽ tự động lấy từ cột “hệ số/mức lương” sang

khi người dùng lưu dữ liệu.

- Phụ cấp CV đầu kỳ: sẽ tự động lấy từ cột “phụ cấp CV” sang khi người

dùng lưu dữ liệu.

- Phụ cấp TNVK đầu kỳ(%):sẽ tự động lấy từ cột “phụ cấp TNVK(%)”

sang khi người dùng lưu dữ liệu

- Phụ cấp TN nghề(%):sẽ tự động lấy từ cột “phụ cấp TN Nghề (%)” sang

khi người dùng lưu dữ liệu

Lưu ý: Nếu các cột “Hệ số/mức lương” mà dữ liệu nhập về 0 thì người

dùng cần nhập tay dữ liệu lương trước khi nghỉ việc của nhân viên nghỉ

việc vào các cột “hệ số/mức lương đầu kỳ” và các cột Phụ cấp đầu kỳ

(nếu có) để phục vụ xuất file SMS gửi sang BHXH để cán bộ BHXH

import vào phần mềm nghiệp vụ.

- Từ tháng, năm: Nhập tháng, năm bắt đầu giảm (Ví dụ : 06/2011)

- Đến tháng,năm: Trường hợp này nhập như sau:

+ Để trống nếu như khai báo đúng kỳ

+ Nhập tháng/ năm kê khai lên bảo hiểm nếu như khai báo muộn

Ví dụ: Nếu nhân viên giảm tháng 02/2016.

Đơn vị khai báo lên cơ quan BHXH vào đúng tháng 02/2016 thì cột

“Đến tháng, năm” để trống. Còn nếu đơn vị khai báo lên cơ quan BHXH

vào tháng 03/2016 thì cột “Đến tháng, năm” nhập là “03/2016”, cột

“Từ tháng, năm” nhập là “ 02/2016”.

- Ghi chú: Nhập chuỗi ký tự ghi lý do tăng mới. Thông thường ghi “ Nghỉ

việc”,” nghỉ thai sản”, “ nghỉ ốm”….

- Phương án : Chọn phương án tham gia BHXH trong danh sách là:

+ Giảm hẳn: Nếu nhân viên nghỉ việc hẳn ở công ty

+ Thai sản: Nếu nhân viên nghỉ thai sản 6 tháng, hoặc nhân viên nghỉ

thai sản trên 14 ngày trong tháng.

+ Nghỉ do ốm đau/nghỉ không lương: nếu nhân viên nghỉ ốm trên 14

ngày trong tháng, nhân viên nghỉ ốm dài ngày.

- Đã có sổ: Tích chọn.

- Trả thẻ:

+ Bỏ trống trong trường hợp báo giảm hẳn không trả thẻ BHYT.

+ Tích chọn trong trường hợp nhân viên có trả thẻ BHYT.

- Mức hưởng BHYT: Chọn mức hưởng BHYT trong danh sách ( nếu có).

Trường này thông thường để trống.

- Phòng ban làm việc: Nhập tên phòng ban làm việc của nhân viên nếu có

(Ví dụ: hành chính)

- Mã vùng sinh sống: Chọn vùng sinh sống trong danh sách. Đơn vị ở vùng

nào sẽ chọn theo vùng đó.

- Tỷ lệ đóng BHXH: Nhập tổng giá trị đóng BHXH theo luật hiện hành

của BHXH( Năm 2016 là: 32,5)

- Mã vùng lương tối thiểu: Chọn vùng lương hưởng BHXH trong danh

sách. Đơn vị ở vùng nào sẽ chọn theo vùng đó.

4.1.2. Kê khai tờ khai D01b-TS

Thời gian lập: chỉ làm trong trường hợp đơn vị khai báo biến động nhân sự lên

bảo hiểm không đúng thời gian theo quy định của BHXH.

- Số công văn: người dùng tự nhập

- Nội dung: ghi nội dung lập. ví dụ: Báo tăng lao động cho nhân viên A….

- Lý do: ghi lý do khai báo muộn

- Hồ sơ đính kèm: ghi hồ sơ gửi kèm

4.1.3. Tệp đính kèm

Trong trường hợp có file đính kèm ( định dạng .pdf, .XLSX, DOCX : người dùng

đính kèm vào hệ thống

Cách đính kèm vào hệ thống như sau:

- Vào sheet “Đính kèm”

- Nhấn F2 để thêm dòng đính kèm

- Nhấn vào để chọn tệp đính kèm