BÁO GIẢM LAO ĐỘNG

1. Báo giảm lao động- Mục đích: Khai báo giảm BHXH đối với nhân viên nghỉ việc hẳn, nhân viên nghỉ thai sản 6

tháng, nhân viên nghỉ ốm đau - thai sản từ 14 ngày trở lên trong tháng, nhân viên nghỉ hưu.

- Thủ tục sử dụng trên phần mềm: 103 – Báo giảm lao động.

- Các tờ khai cần kê khai:

o D02-TS ( bắt buộc)

o Bản cam kết về việc thu hồi thẻ BHYT

o Bảng kê hồ sơ thoái giảm đối với các trường hợp truy giảm (bắt buộc với trường hợp

truy thu)

o File đính kèm ( định dạng .pdf): ví dụ như: quyết định chấm dứt hợp đồng lao động

(nếu Bảo hiểm yêu cầu), thẻ BHYT (nếu BH yêu cầu).

- Các bước thao tác gửi tờ khai sang BHXH:

o B1: Vào menu “Quyết định 959” Chọn thủ tục “103 – Báo giảm lao động” chọn đợt

cần kê khai nhấn Đồng ý:

o B2: Vào Danh mục hồ sơ Tích chọn tờ khai D02-TS, Bản cam kết về việc thu hồi thẻ

BHYT:

o B3: Thực hiện kê khai đầy đủ thông tin các tờ khai: D02-TS, Bản cam kết về việc thu hồi thẻ

BHYT.

o B4: Chọn tệp đính kèm nếu có.

o B5: Nhấn button để ghi thông tin

o B6: Vào menu “Giao dịch” chọn”Xuất tờ khai” chọn thủ tục “103 – Báo giảm lao động”

nhấn “hoàn tất (F2)”:

o B7: Chọn “Tháng”, “năm” muốn kết xuất tờ khai sau đó nhấn “Thực hiện” để kêt xuất

nhấn “Ký số” để ký số sau đó nhấn “Gửi tờ khai” để gửi tờ khai sang BHXH.

o B8: Check mail trả về của BHXH HN:

2. Hướng dẫn kê khai tờ khai D02-TS

- B1: Người dùng nhập thông tin lao động cần báo giảm vào Quản lý lao động (tham khảo

mục 4 – Hướng dẫn tạo dữ liệu lao động trong QLLĐ):

- B2: Sau khi đã có thông tin lao động, vào thủ tục báo giảm và chọn lao động muốn báo

giảm vào mẫu D02 khai báo vào mục II.1. Lao động

Lưu ý:

Ở mẫu D02: Mức đóng tiền lương: nhập đúng tiền lương hoặc hệ số lương hiện tại

của người lao động

Từ tháng năm: chọn đúng tháng năm bắt đầu giảm

Mã vùng sinh sống: để trống

Mã vùng lương tối thiểu: để trống

Ghi chú (bắt buộc nhập): ghi rõ lý do giảm ( nghỉ việc, nghỉ thai sản…)

Phương án: chọn phương án tương ứng ( thường là phương án Giảm hẳn hoặc Nghỉ

thai sản)

Nếu lao động đã có sổ BHXH thì tick vào Đã có sổ, nếu chưa có sổ thì ko tick và bỏ

trống Số định danh (số định danh là Số sổ BHXH)

Trả thẻ:

o Nếu Lao động trả thẻ thì tick trả thẻ và phải khai thêm tờ khai “Bản cam

kết về việc thu hồi thẻ BHYT “

o Nếu ko trả thẻ thì ko tick, ngoài ra phải báo tăng BHYT bằng cách nhập

thêm 1 dòng cho nhân viên này ở tờ khai D02-TS mục “I.2. Tiền lương”

các thông tin nhập tương tự như cũ với cột phương án là Bổ sung tăng quỹ

KCB, tỷ lệ đóng 4.5

Tỷ lệ đóng: 32.5

Tính lãi: nếu đơn vị báo giảm muộn từ 2 tháng trở lên thì phải tích vào cột tính lãi

này.

Sau khi nhập đủ dữ liệu thì thực hiện Ghi lại, Xuất tờ khai và Ký, Gửi. Hướng dẫn

KH chú ý check mail phản hồi của BHXHHN.

Hướng dẫn chọn nhiều lao động từ HSNS:

- Nhấn vào Lấy dữ liệu HSNS:

Chú ý nhập dữ liệu vào các trường:

o Từ tháng (mm/yyyy): nhập dữ liệu theo đúng định dạng mm/yyyy VD: 10/2016

o Phương án: chọn dữ liệu từ danh sách của combobox Phương án:

o Chọn vùng thêm dữ liệu:

o Checkbox “Chọn toàn bộ”: nếu chọn toàn bộ nhân viên thì tích chọn vào đây:

o Checkbox “Đã có sổ”: nếu tất cả nhân viên được chọn đều đã có sổ thì tích chọn

vào đây:

o Checkbox “Trả thẻ”: nếu nhân viên có trả thẻ thì tích chọn vào đây:

o Checkbox “Chưa thu hồi được thẻ”: nếu nhân viên chưa thu hồi được thẻ thì tích

chọn vào đây:

o Textbox “Tìm theo họ tên:”: nhập họ tên của nhân viên cần tìm kiếm vào đây:

o Textbox “Tìm theo phòng ban”: nhập phòng ban cần tìm kiếm vào đây:

3. Hướng dẫn kê khai Bảm cam kết về việc thu hồi thẻ BHYT

- Khi lao động nghỉ việc có trả thẻ Tích vào cột “Trả thẻ” thì dữ liệu của lao động đó

được tự động link sang mục “Danh sách lao động đã thu hồi được thẻ BHYT” của “Bản

cam kết vể việc thu hồi thẻ BHYT”.

- Khi lao động nghỉ việc mà chưa thu hồi được thẻ Tích vào cột “Trả thẻ” và cột “Chưa

thu hồi được thẻ” thì dữ liệu của lao động đó được tự động link sang mục “Danh sách

lao động chưa thu hồi được thẻ BHYT” của “Bản cam kết về việc thu hồi thẻ BHYT”.

4. Bảng kê hồ sơ

- Đơn vị thực hiện kê khai vào bảng kê hồ sơ trong trường hợp truy thu BHXH- Hướng dẫn nhập dữ liệu:

o Nhập đầy đủ dữ liệu vào bảng kê hồ sơ:

Nhập dữ liệu vào “Nội dung”, “Kèm theo” Nhập vào danh sách lao động truy thu với đầy đủ văn bản kèm theo.

5. Trường hợp truy thu BHYT đối với lao động nghỉ việc nhưng không trả thẻ BHYT.

- Bước 1: Báo giảm lao động A >> Chọn phương án: Giảm hẳn.

- Bước 2: Báo tăng tiền lương cho lao động A >> Chọn phương án: Tăng quỹ KCB.

o Lưu ý nhập đúng thời gian truy thu vào cột: Từ tháng năm, Đến tháng năm.

6. Hướng dẫn tạo dữ liệu lao động trong Quản lý lao động

4.1 Tạo mới phòng ban

- Bước 1: Vào menu Danh mục=> Chọn Danh mục phòng ban

- Bước 2: Nhấn Thêm mới hoặc F1:

- Bước 3: Ở màn hình Tạo mới phòng ban, nhập tên phòng ban của đơn vị rồi nhấn

Lưu:

Lưu ý: Nếu muốn nhập thêm phòng ban con của phòng ban đã có, người dùng nhập tên

phòng ban con và chọn tên phòng ban cha ở ô Trực thuộc.

Sau khi tạo được phòng ban, người dùng cần tạo nhân viên trong các phòng ban đó, có 2

cách để tạo danh sách nhân viên:

- Lấy dữ liệu từ BHXHHN: Là danh sách nhân viên đã có sẵn trên hệ thống của

BHXHHN, người dùng dùng chức năng “Nhập từ BHXH Hà Nội” để lấy về

- Tạo mới nhân viên: Với những nhân viên chưa có trên hệ thống BHXHHN, người

dùng bắt buộc phải tự nhập

- Import dữ liệu từ file excel

4.2 Lấy dữ liệu từ BHXH Hà Nội

- Bước 1: Vào QLLĐ => Chọn phòng ban muốn đưa nhân viên vào => Nhấn Nhập từ

BHXH Hà Nội:

4.3 Tạo mới nhân viên

- Bước 1: Vào menu QLLĐ=> Chọn Hồ sơ nhân viên:

- Bước 2: Nhấn Tạo mới, màn hình Tạo mới nhân viên hiển thị, người dùng nhập các

thông tin về người lao động ở tab Thông tin cá nhân:

Lưu ý: kéo xuống phía dưới để nhập cả các thông tin về bảo hiểm:

- Bước 3: Sau khi nhập xong thông tin cá nhân, Nhấn Lưu hoặc F5

- Bước 4: Để nhập thông tin Lương, nhấn sang tab Lương:

- Bước 5: Nhấn Thêm hoặc F2 để thêm thông tin lương, sau đó nhập thông tin hợp

đồng và mức lương tương ứng rồi nhấn Hoàn tất:

Lưu ý: Nếu đơn vị đóng BH cho người LĐ theo hệ số lương thì chọn Loại đóng là Hệ

số thì nhập hệ số lương tương ứng của người LĐ. Nếu đơn vị đóng BH cho người LĐ

theo mức lương (ví dụ: 5.000.000) thì chọn Loại đóng là Mức đóng và nhập mức

lương vào dòng Mức lương.

- Bước 6: Nhấn Đóng để hoàn tất tạo mới thông tin nhân viên

4.4 Import danh sách nhân viên

- Bước 1: Người dùng tải file mẫu trên phần mềm bằng cách nhấn vào nút: Tập tin mẫu

Excel:

- Bước 2: Mở file mẫu và nhập đầy đủ thông tin người LĐ vào.

Lưu ý: Nhập kiểu dữ liệu tương tự như bản ghi mẫu trong file

a. Các thông tin ngày tháng như Ngày sinh, ngày cấp cmnd…: nhập đúng kiểu:

mm/dd/yyyy

b. Các thông tin dạng mã: Mã tỉnh, huyện, xã… Dựa vào các sheet danh mục để

nhập đúng mã tương ứng. Ví dụ mã tỉnh là 01 thì phải nhập là 01, không được

nhập là 1

- Bước 3: Trên phần mềm, nhấn button Nhập từ Excel:

- Bước 4: Chọn file dữ liệu đã nhập ở bước 2 để import, hệ thống hiển thị màn hình

danh sách lao động trước khi thực hiện import:

- Bước 5: Nhấn Lưu để lưu dữ liệu vào phần mềm.

Lưu ý: ở bước này, nếu muốn chọn lại file để import người dùng có thể nhấn button

Chọn File để chọn lại file muốn import