606 - CẤP THẺ BHYT HÀNG NĂM

1. Trường hợp cấp thẻ BHYT hàng năm- Mục đích: Áp dụng trong trường hợp gia hạn thẻ BHYT hàng năm.

1.1. Cấp thẻ BHYT hàng năm không thay đổi thông tin in trên thẻ so với năm trước:

- Các tờ khai cần kê khai:

o Mẫu 03

o Đính kèm:Khi sử dụng Mẫu 03 gia hạn thẻ hàng năm thì cần phải đính kèm thêm

Danh sách rà soát lao động hoặc file C12(có thông tin tổng số lao động tham gia

BHYT)

o Văn bản đề nghị D01b-TS

1.2. Cấp thẻ BHYT hàng năm có thay đổi thông tin in trên thẻ so với năm trước:

- Các tờ khai cần kê khai:

o Mẫu 03

o TK01-TS

o Đính kèm:Khi sử dụng Mẫu 03 gia hạn thẻ hàng năm thì cần phải đính kèm thêm

Danh sách rà soát lao động hoặc file C12(có thông tin tổng số lao động tham gia

BHYT)

o Văn bản đề nghị D01b-TS

1.3. Cấp thẻ BHYT hàng năm không thay đổi thông tin in trên thẻ so với năm trước:

- Các tờ khai cần kê khai:

o Đề nghị cấp thẻ BHYT (Mẫu 01): Mẫu 01 được sử dụng với những trường hợp

sau:

Lao động nghỉ ốm dài ngày

Lao động đề nghị không cấp thẻ BHYT

Điều chỉnh khác (nếu có): Chia nhóm lao động thành các nhóm, phân

xưởng,...

o Văn bản đề nghị D01b-TS (nếu BH yêu cầu)

1.4. Các bước thao tác gửi tờ khai sang BHXH:

o B1: Vào menu “Quyết định 959” chọn “606 - Cấp thẻ BHYT hàng năm”:

o B2: Tại sheet “Danh mục hồ sơ” chọn tờ khai: TK1-TS:

o B3: Thực hiện kê khai đầy đủ thông tin các tờ khai:

TK1-TS: Kê khai nếu có thay đổi về thông tin của người lao động.

Mẫu 01: Kê khai nếu thuộc các trường hợp đặc biệt (đã liệt kê ở trên).

Mẫu 03: Kê khai nếu gia hạn thẻ hàng năm.

D01b-TS.

o B4: Chọn tệp đính kèm nếu có.

o B5: Nhấn button để ghi thông tin

o B6: Vào menu “Giao dịch” chọn”Xuất tờ khai” chọn thủ tục “606 - Cấp thẻ

BHYT hàng năm” nhấn “Hoàn tất (F2)”:

o B7: Chọn “Tháng”, “Năm” muốn kết xuất tờ khai sau đó nhấn “Thực hiện” để

kêt xuất nhấn “Ký số” để ký số sau đó nhấn “Gửi tờ khai” để gửi tờ khai

sang BHXH:

o B8: Check mail trả về của BHXH VN.

2. Hướng dẫn Kê khai tờ khai TK1-TS- Thời gian lập: Khi có phát sinh thay đổi thông tin của lao động gia hạn thẻ BHYT

hàng năm, hoặc kê khai lao động mới.

- Chú ý: Người dùng có thể chọn dữ liệu lao động từ QLLĐ (tham khảo mục 4 –

Hướng dẫn tạo dữ liệu lao động trong QLLĐ)

- Họ và tên: Nhập họ tên lao động (Ví dụ: Nguyễn Văn Đăng)

- Số định danh: Nhập số sổ BHXH ( nếu có)

- Ngày, tháng, năm sinh: Nhập ngày/tháng/năm sinh của người lao động

- Giới tính: Nhấn chọn giới tính:

- Quốc tịch: Nhấn kéo chọn quốc tịch:

- Tỉnh cấp giấy khai sinh: chọn trong danh mục

- Huyện cấp giấy khai sinh: Chọn trong danh mục

- Xã cấp giấy khai sinh: Chọn trong danh mục

- Số chứng minh thư/hộ chiếu: Nhập vào số chứng minh thư hoặc hộ chiếu của người

lao động.

- Tỉnh đăng ký hộ khẩu thường trú: Nhấn kéo chọn tỉnh đăng ký hộ khẩu thường trú

- Huyện đăng ký hộ khẩu thường trú: Nhấn kéo chọn huyện đăng ký hộ khẩu thường

trú:

- Xã đăng ký hộ khẩu thường trú: Nhấn kéo danh sách xã , chọn xã đăng ký hộ khẩu

thường trú:

- Địa chỉ đăng ký hộ khẩu thường trú: Nhập vào địa chỉ đăng ký hộ khẩu thường trú

( Ví dụ: Số nhà 100, Phường Phúc Trạch, Quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội )

- Tỉnh đăng ký địa chỉ liên hệ: Nhấn kéo danh sách tỉnh, chọn tỉnh đăng ký địa chỉ liên

hệ

- Huyện đăng ký địa chỉ liên hệ: Nhấn kéo danh sách huyện, chọn huyện đăng ký địa

chỉ liên hệ.

- Xã đăng ký địa chỉ liên hệ: Nhấn kéo danh sách xã, chọn xã đăng ký địa chỉ liên hệ

- Địa chỉ đăng ký địa chỉ liên hệ: Nhập vào địa chỉ cần đăng ký liên hệ

(Ví du: So 50, phuong Ngia Tan, Quan Cau Giay, Thanh pho Ha Noi)

- Mức tiền đóng: Chỉ nhập trong trường hợp người lao động tham gia BHXH tự nguyện

(Ví dụ: 1.000.000 )

- Phương thức đóng: Chỉ nhập trong trường hợp người lao động tham gia BHXH tự

nguyện.

- Mã tỉnh bệnh viện: Nhấn kéo danh sách tỉnh bệnh viện, nhấn chọn tỉnh bệnh viện

- Mã bệnh viện đăng ký khám chữa bệnh ban đầu: Chọn trong combobox

- Nội dung thay đổi: Ghi rõ nội dung thay đổi: “ thay đổi nơi khám chữa bệnh”, “ thay

đổi ngày sinh”, “ thay đổi giới tính”….

- Tài liệu đính kèm: Nhập vào tên tài liệu đính kèm nếu có.

3. Hướng dẫn kê khai Mẫu 01- Thời gian lập: Khi có phát sinh những trường hợp sau:

Lao động nghỉ ốm dài ngày

Lao động đề nghị không cấp thẻ BHYT

Điều chỉnh khác (nếu có): Chia nhóm lao động thành các nhóm, phân

xưởng,...

- Chú ý: Người dùng có thể chọn dữ liệu lao động từ QLLĐ (tham khảo mục 4 –

Hướng dẫn tạo dữ liệu lao động trong QLLĐ)

- B1: Chọn lao động cần kê khai từ danh sách hồ sơ nhân sự trên mẫu 01. Nếu chọn

nhiều lao động thì dùng chức năng “Lấy dữ liệu HSNS” để chọn nhiều lao động cùng

1 lúc.

- Tổng số lao động đơn vị đang quản lý đến tháng/năm: Nhập vào tổng số lao động

hiện đang tham gia BHYT.

- Tổng số lao động đề nghị cấp thẻ BHYT năm: Nhập vào tổng số lao động đề nghị

được cấp thẻ.

- Giá trị sử dụng BHYT từ ngày: Nhập vào ngày tháng năm là giá trị sử dụng thẻ

BHYT.

- Nội dung đề nghị: nhập rõ lý do của các TH này.

4. Hướng dẫn kê khai Mẫu 03- Thời gian lập: Khi gia hạn thẻ BHYT hàng năm cho người lao động:

- Chú ý: Người dùng có thể chọn dữ liệu lao động từ QLLĐ (tham khảo mục 4 –

Hướng dẫn tạo dữ liệu lao động trong QLLĐ)

- B1: Chọn lao động cần kê khai từ danh sách hồ sơ nhân sự trên mẫu 03. Nếu chọn

nhiều lao động thì dùng chức năng “Lấy dữ liệu HSNS” để chọn nhiều lao động cùng

1 lúc.

- Nhập đầy đủ dữ liệu:

Số tháng đóng liên tục

Từ tháng

Đến tháng

5. Tệp đính kèm- Trong trường hợp có file đính kèm thì người dùng scan file đính kèm ra định dạng

PDF và đính kèm vào hệ thống.

- Cách đính kèm vào hệ thống như sau:

o Vào sheet “Đính kèm”

o Nhấn F2 để thêm dòng đính kèm

o Nhấn vào để chọn tệp đính kèm4. Hướng dẫn tạo dữ liệu lao động trong Quản lý lao động

4.1 Tạo mới phòng ban

- Bước 1: Vào menu Danh mục=> Chọn Danh mục phòng ban

- Bước 2: Nhấn Thêm mới hoặc F1:

- Bước 3: Ở màn hình Tạo mới phòng ban, nhập tên phòng ban của đơn vị rồi nhấn

Lưu:

Lưu ý: Nếu muốn nhập thêm phòng ban con của phòng ban đã có, người dùng nhập tên

phòng ban con và chọn tên phòng ban cha ở ô Trực thuộc.

Sau khi tạo được phòng ban, người dùng cần tạo nhân viên trong các phòng ban đó, có 2

cách để tạo danh sách nhân viên:

- Lấy dữ liệu từ BHXHHN: Là danh sách nhân viên đã có sẵn trên hệ thống của

BHXHHN, người dùng dùng chức năng “Nhập từ BHXH Hà Nội” để lấy về

- Tạo mới nhân viên: Với những nhân viên chưa có trên hệ thống BHXHHN, người

dùng bắt buộc phải tự nhập

- Import dữ liệu từ file excel

4.2 Lấy dữ liệu từ BHXH Hà Nội

- Bước 1: Vào QLLĐ => Chọn phòng ban muốn đưa nhân viên vào => Nhấn Nhập từ

BHXH Hà Nội:

4.3 Tạo mới nhân viên

- Bước 1: Vào menu QLLĐ=> Chọn Hồ sơ nhân viên:

- Bước 2: Nhấn Tạo mới, màn hình Tạo mới nhân viên hiển thị, người dùng nhập các

thông tin về người lao động ở tab Thông tin cá nhân:

Lưu ý: kéo xuống phía dưới để nhập cả các thông tin về bảo hiểm:

- Bước 3: Sau khi nhập xong thông tin cá nhân, Nhấn Lưu hoặc F5

- Bước 4: Để nhập thông tin Lương, nhấn sang tab Lương:

- Bước 5: Nhấn Thêm hoặc F2 để thêm thông tin lương, sau đó nhập thông tin hợp

đồng và mức lương tương ứng rồi nhấn Hoàn tất:

Lưu ý: Nếu đơn vị đóng BH cho người LĐ theo hệ số lương thì chọn Loại đóng là Hệ

số thì nhập hệ số lương tương ứng của người LĐ. Nếu đơn vị đóng BH cho người LĐ

theo mức lương (ví dụ: 5.000.000) thì chọn Loại đóng là Mức đóng và nhập mức

lương vào dòng Mức lương.

- Bước 6: Nhấn Đóng để hoàn tất tạo mới thông tin nhân viên

4.4 Import danh sách nhân viên

- Bước 1: Người dùng tải file mẫu trên phần mềm bằng cách nhấn vào nút: Tập tin mẫu

Excel:

- Bước 2: Mở file mẫu và nhập đầy đủ thông tin người LĐ vào.

Lưu ý: Nhập kiểu dữ liệu tương tự như bản ghi mẫu trong file

a. Các thông tin ngày tháng như Ngày sinh, ngày cấp cmnd…: nhập đúng kiểu:

mm/dd/yyyy

b. Các thông tin dạng mã: Mã tỉnh, huyện, xã… Dựa vào các sheet danh mục để

nhập đúng mã tương ứng. Ví dụ mã tỉnh là 01 thì phải nhập là 01, không được

nhập là 1

- Bước 3: Trên phần mềm, nhấn button Nhập từ Excel:

- Bước 4: Chọn file dữ liệu đã nhập ở bước 2 để import, hệ thống hiển thị màn hình

danh sách lao động trước khi thực hiện import:

- Bước 5: Nhấn Lưu để lưu dữ liệu vào phần mềm.

Lưu ý: ở bước này, nếu muốn chọn lại file để import người dùng có thể nhấn button Chọn File để chọn lại file muốn import