Post on 03-Jul-2015
时 间 管 理—走在时间的前面—走在时间的前面
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第一章：我们必须学会时间管理
第二章：对你的时间管理现状作出评估
第三章：对时间进行计划
第四章：分清任务的轻重缓急
第五章：时间管理的技巧
课程内容
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我们必须学会时间管理
认识时间：
时间尺游戏
——你的时间足迹在哪里？
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——游戏的思考 认识时间
时间仅仅是：
太阳、月亮的运行规律、日晷、沙漏？
机械表、电子石英表上的指针和数字？
对于个人而言：
人生就是时间，时间是不存在的，只有经历（个人的时间足迹）是存在的；
能够把握住时间的价值，就是把握了人生的价值
我们必须学会时间管理
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时间管理的历程
用 完
consume
用 好
utilize
用 对
right
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什么是时间管理
可以改变的才适合管理；
时间本身不能改变也不能管理（自然规律）；
可以改变的是自己的思想、行为、习惯——最有效的是改变思想。
时间管理其实是：
资源管理
自我行为的管理
提高时间资源的使用效率
我们必须学会时间管理
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时间是怎样被浪费的？
时间浪费是隐性浪费
时间浪费的常见表现形式：
时间缺乏计划性
习惯性的拖拉
嘴上的时间浪费
不会拒绝
喜欢包揽一切
不给危机预防处理留有时间
时间浪费
我们必须学会时间管理
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学习时间管理的意义
时间管理是职业成功的源泉
适应快鱼吃慢鱼的社会
提升自我面对变化的能力
增加给自己“充电”的时间
增加放松自己的时间
我们必须学会时间管理
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第一章：我们必须学会时间管理
第二章：对你的时间管理现状作出评估
第三章：对时间进行计划
第四章：分清任务的轻重缓急
第五章：时间管理的技巧
课程内容
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对你的时间管理现状作出评估
小测试：你浪费时间的情况严重吗？
10、在着手完成一件艰难的工作之前，管理者喜欢整理桌上的物
品
9、管理者因工作难题会经常出现过分疲劳、紧张、泄气等状态
8、管理者可以将重要工作安排在下午、夜里或带回家处理
7、管理者可以强行命令他人执行不愉快的工作
6、管理者对重要行动计划的跟踪工作没有必要予以重视
5、当被迫从事一项不愉快的决策时，管理者要避免直截了当的
答复
4、管理者经常遭遇太多的足以妨碍完成重大任务的干扰与危机
3、管理者采取折中办法以避免造成不愉快是一件困难的工作
2、为令困难的工作能被执行，对执行者下压力是非常必要的
1、为了避免对棘手的难题采取行动，管理者要寻找理由和借口
DCBA
A：极表同意； B：略表同意； C：略表不同意； D：极表不同意
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时间用家类型
散漫型 浪费型 高效型 失控型
时间太多，无从打发
有效工作时间太少
高效利用时间，甚至可以有效支配他人的时间
甚少有自己支配的时间
对你的时间管理现状作出评估
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个人时间管理的分析与评估
分析前的准备：
1、接受“时间有价”的观念
时间经济价值：收入 ÷时间，如年收入 ÷365天
2、养成记录时间的习惯
对你的时间管理现状作出评估
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个人时间管理的分析与评估个人评估时间管理的步骤：
1、纪录
工作结果
工作等级
工作项目
……10：00
9： 008： 00
对你的时间管理现状作出评估
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个人时间管理的分析与评估2、绘制时间效率曲线
23 ： 00——23 ： 59
22 ： 00——22 ： 59
……
……
09 ： 00——09 ： 59
08 ： 00——08 ： 59
07 ： 00——07 ： 59
极佳佳普通稍差很差
效果每天时段
时间： 2010 年×月×日至 2010×年×月×日
对你的时间管理现状作出评估
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个人时间管理的分析与评估3、评估时间分配状况
案例：某分公司总经理的时间分配状况（作业时间分析）
2002年我们对下属某分公司总经理某周一的时间分配进行了实地调查，并作出分析和评估。
他在这一天的工作任务是：
制定一周工作计划
进行质量控制
工作会议
电话
接待供应商的拜访
检查下属的工作状况
处理员工纠纷
对你的时间管理现状作出评估
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20248 、午餐
512480总计
100609 、其它
0247 、处理员工纠纷
30246 、检查下属工作
50245 、接待供应商拜访
42244 、电话
120723 、工作会议
30482 、进行质量控制
1201801 、制定工作计划
比例时间比例时间
实际预测 时间分配
工作项目
某分公司总经理周一的时间评估表
对你的时间管理现状作出评估
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个人时间管理的分析与评估4、分析
分析提示之一：
时间使用率是多少？
你工作时间的工作内容与工作目标是否相符？有多少工作项目是与工作目标不相符的？在你的工作中，例行性、作业性工作占多大比例？
你这一周可支配的自由时间有多长？在什么时候？
你不可支配的时间有多长？在什么时候？
你被干扰的时间有多长？这些干扰的来源是什么？依重要程度来说，那一项干扰对你最有影响？
你认为应采取什么行动，才能减少或控制干扰？
对你的时间管理现状作出评估
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个人时间管理的分析与评估4、分析
分析提示之二：
何时工作时间效率最高？
何地做何工作时间效率最高？
领导性工作与管理性工作、管理性工作与事务性工作、工作与休息等时间比例各是多少？这种比例是否合理？
对你的时间管理现状作出评估
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个人时间管理的分析与评估5、改进
我们反省自己一天的时间浪费需要自问的 10个问题：
今天有哪些事是在不适当的时间内做的？
今天在哪一段时间着手进行最重要的工作？
今天最具工作效率的是哪一段时间？
今天最不具工作效率的是哪一段时间？
今天工作过程中最大的干扰是什么？
今天最严重的三个时间使用误区是什么？
今天做了哪些不必要的事？
今天做了哪些不需要亲自做的事？这些事可以授权给谁去做？
今天花费了多少时间做重要的事？花费了多少时间做不重要的事？
今天花费了有哪些事情本来应该花费更多的时间去做？
对你的时间管理现状作出评估
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第一章：我们必须学会时间管理
第二章：对你的时间管理现状作出评估
第三章：对时间进行计划
第四章：分清任务的轻重缓急
第五章：时间管理的技巧
课程内容
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对时间进行计划
什么是正确的目标
1、人不能失去目标
2、目标的种类
为什么
干什么
怎么干
99%的管理活动的失败都与事先没有计划或计划错误有关。
—— 美国管理学家德鲁克
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对时间进行计划
什么是正确的目标3、正确目标的标准—— SMART原则
• Specific 明确具体的
• Measurable 可衡量评估的
• Attainable 可达成的
• Realistic 现实可行的
• Timed 有时间限制的
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人生终极目标
长期目标长期目标
短期目标短期目标
每日目标每日目标
中期目标中期目标
10年以上
5至 10年
1至 5年
每天
2至 5 个目标
什么是正确的目标
目标金字塔
4、做一个目标导向的人
对时间进行计划
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什么是科学的计划科学的计划是可操作性的
科学的计划是分步骤的
科学的计划是具有灵活性的
对时间进行计划
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怎样做好时间计划
—— 任务待办单法
对时间进行计划
1、任务待办单——有效的时间计划方法
……
2
1
备注完成情况完成者任务类型今日待办事项
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2、怎样填写任务待办单
首先列出计划中今天要完成的工作；
其次，把这些事情按紧迫程度分成 ABC三类；
A类：必须要在两个小时内完成
B类：必须在当天完成
C类：三天之内要完成
怎样做好时间计划对时间进行计划
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3、填写任务待办单的注意事项
明确每天工作任务中的重点任务
在高效率时间段安排高价值的活动
百灵鸟型
猫头鹰型
混合型
注意平衡性和交替性
注意连续出现的工作任务
把任务待办单变成自己的习惯！
怎样做好时间计划对时间进行计划
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团队时间计划方法简介
工作任务分解结构（ WBS）
甘特图
网络图
工作任务分解结构
甘特图 网络图
对时间进行计划
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制定时间计划的基本步骤确定目标
列出途径
选定最佳途径
将途径转化时间安排表
执行时间安排表
调整时间安排表
对时间进行计划
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第一章：我们必须学会时间管理
第二章：对你的时间管理现状作出评估
第三章：对时间进行计划
第四章：分清任务的轻重缓急
第五章：时间管理的技巧
课程内容
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找出最重要的事分清任务的轻重缓急
80% 的价值来自 20% 的因子
;
其余 20% 的价值来自 80% 的因子
。
----意大利经济学家兼社会学家维弗列度 .柏瑞
图
80/20法则
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80/20 举 例 说 明 80% 的结果来自投入的 20% 的时间
80% 的价值集中在 20% 的项目上
80% 的销售额是源自 20% 的顾客
80% 的工作失误来自 20% 的管理不当
80% 的看报时间都花在 20% 的版面
80% 的病假来自 20% 的员工
分清任务的轻重缓急
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区分事情重要与否的标准
能直接为实现目标服务
能为实现目标创造条件
能为预防危机服务
分清任务的轻重缓急
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时间管理矩阵
重
要
性
急 迫 性
重 要不紧急
不重要不紧急
重 要紧 急
不重要紧 急
分清任务的轻重缓急
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时间管理矩阵
第一优先：做“重要且紧迫”的事
第二优先：做“重要但不紧迫”的事
第三优先：做“不重要但紧迫”的事
第四优先：做“不重要也不紧迫”的事
时间管理矩阵告诉我们正确的做事顺序是：
分清任务的轻重缓急
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时间管理矩阵
重
要
性
急 迫 性
重 要不 紧 急（多做）
不 重 要不 紧 急（不做）
重 要紧 急（快做）
不 重 要紧 急（授权做）
分清任务的轻重缓急
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举 例 说 明
紧 急不紧急
重
要
不重要
• 干扰、电话• 信件、报告• 会议• 迫在眉睫的事• 符合别人期望的事
• 做规划、计划• 人际关系的建立• 准备工作
• 预防措施• 提升自己的能力• 抓住新机会
• 忙碌琐碎的事• 广告函件• 电话• 逃避性活动• 闲聊天
• 紧急状况• 迫切的问题• 限期完成的工作• 计划好的会议
分清任务的轻重缓急
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如何把一篮核桃放入一罐米里面？
思 考：
分清任务的轻重缓急
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总结：如 何 处 理 高 价 值 活 动
让高价值活动充实每一天，剩余的时间再
用于做琐碎的小事。
坚持重点，排除外界干扰，头脑中始终有
最终的结果。
设定最后期限，合理安排事情的进展。
将大项目分解，逐步完成。
高效运用自己的黄金时段
奖励自己，始终保持积极进取的态度。
分清任务的轻重缓急
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授权或分派出这些活动，节约自己的时间。
降低自己的标准，不要追求完美。
学会放弃既没有价值，又浪费时间的事。
将它们汇总，集中时间处理。
做正确的事比正确地做事更
重要！
总结：如 何 处 理 低价 值 活 动分清任务的轻重缓急
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第一章：我们必须学会时间管理
第二章：对你的时间管理现状作出评估
第三章：对时间进行计划
第四章：分清任务的轻重缓急
第五章：时间管理的技巧
课程内容
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技能一：学会授权的技巧
授权不是参与
授权不是弃权
授权不是授责
授权不是代理职务
授权不是工作分工
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技能一：学会授权的技巧
目的明确
因事授权，视能授权
不能重复授权
权与责相对应
逐级授权
单一隶属授权
适度授权
良好的沟通
充分的信任和有效的控制
授权的主要原则：
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技能二：怎样拒绝外界的干扰用制度拒绝干扰
拒绝之前要倾听对方
拒绝之前不要使用挡箭牌
拒绝时保持和颜悦色
拒绝的态度要坚决
拒绝中要争取主动
拒绝时要避免争吵
拒绝时对事不对人
拒绝后提出建设性的意见
可以安排专人拒绝外界的干扰
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技能三：会议时间的管理技巧1、会前准备：
确定会议的必要性
确定会议目标
确定会议议题
确定会议参加者
选择会议地点
准备必要的会议设备
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技能三：会议时间的管理技巧2、进行会议：
宣布会议开始的技巧
会议进行中的主持
处理会议过程中的问题
消极情绪
两派意见对立
全体保持沉默
有人打岔
星华贸易星华贸易5432117、会议是对时间有价值地利用吗？
5432116、会议和行动细目形成文件并分发了吗？
5432115、会议按时结束吗？
5432114、会议是一种积极向上的气氛吗？
5432113、领导强调控制吗？
5432112、与会者相互聆听吗？
5432111、所有与会者均得以参加吗？
5432110、会议按计划进行且不允许离题吗？
543219、每项议程细目的目标清楚吗？
543218、理解会议目标吗？
543217、与会者知道他们为什么被邀请吗？
543216、会议按时开始吗？
543215、适当的人员参加会议吗？
543214、会议室布置合适吗？
543213、给每一细目安排的时间充足吗？
543212、议程顺序安排合理吗？
543211、议程表是否发送及时以保证出席？
一点也没有 稍微有点 很有效
你的会议有效程度如何
3、使用会议检查表：
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技能四：高效的文件管理技巧
敢于扔掉废旧文件
分门别类管理文件
不要积压文件
不放无关物件，物品放在固定位置
让文件在面前只流通一次
下班前收拾办公室
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技能五：电话的时间管理技巧
快速拨号，电话录音
派人接电话
只做简短交流（长话以 E-mail代替）
考虑在重要时间内停接电话
每一通电话都有明确的目的
聆听仔细
电话旁备存电话纪录
养成集中使用电话的习惯
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技能六：学习的时间管理技巧
学习速度与学习效果同样重要
要学会对自己的学习进行规划
学会选择还要善于放弃
要保持强烈的好奇心和想像力
要善于提问
要独立思考
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技能六：学习的时间管理技巧
思
维
理
解
沟
通
活知识
知识系统树
处于分散状态的知识是没有力量的！
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技能七：生活时间管理技巧点滴
吃饭的时间管理
身边物品的管理法
家务劳动的时间管理
就寝的时间管理
上下班途中的时间管理
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“我们计算着每一寸逝去的光阴，我们跟它们分离时所感到的痛苦和悲伤，就象一个守财奴在眼睁睁地瞧着他的积蓄一个子儿、一个子儿地
”给强盗拿走而没法组织时所感到的那样。
—— 马克·吐温
超越自我，从超越时间开始，做一个走在时间前面的人！