时间管理 -走在时间的前面

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时 间 管 理—走在时间的前面—走在时间的前面

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第一章:我们必须学会时间管理

第二章:对你的时间管理现状作出评估

第三章:对时间进行计划

第四章:分清任务的轻重缓急

第五章:时间管理的技巧

课程内容

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我们必须学会时间管理

认识时间:

时间尺游戏

——你的时间足迹在哪里?

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——游戏的思考 认识时间

时间仅仅是:

太阳、月亮的运行规律、日晷、沙漏?

机械表、电子石英表上的指针和数字?

对于个人而言:

人生就是时间,时间是不存在的,只有经历(个人的时间足迹)是存在的;

能够把握住时间的价值,就是把握了人生的价值

我们必须学会时间管理

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时间管理的历程

用 完

consume

用 好

utilize

用 对

right

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什么是时间管理

可以改变的才适合管理;

时间本身不能改变也不能管理(自然规律);

可以改变的是自己的思想、行为、习惯——最有效的是改变思想。

时间管理其实是:

资源管理

自我行为的管理

提高时间资源的使用效率

我们必须学会时间管理

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时间是怎样被浪费的?

时间浪费是隐性浪费

时间浪费的常见表现形式:

时间缺乏计划性

习惯性的拖拉

嘴上的时间浪费

不会拒绝

喜欢包揽一切

不给危机预防处理留有时间

时间浪费

我们必须学会时间管理

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学习时间管理的意义

时间管理是职业成功的源泉

适应快鱼吃慢鱼的社会

提升自我面对变化的能力

增加给自己“充电”的时间

增加放松自己的时间

我们必须学会时间管理

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第一章:我们必须学会时间管理

第二章:对你的时间管理现状作出评估

第三章:对时间进行计划

第四章:分清任务的轻重缓急

第五章:时间管理的技巧

课程内容

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对你的时间管理现状作出评估

小测试:你浪费时间的情况严重吗?

10、在着手完成一件艰难的工作之前,管理者喜欢整理桌上的物

9、管理者因工作难题会经常出现过分疲劳、紧张、泄气等状态

8、管理者可以将重要工作安排在下午、夜里或带回家处理

7、管理者可以强行命令他人执行不愉快的工作

6、管理者对重要行动计划的跟踪工作没有必要予以重视

5、当被迫从事一项不愉快的决策时,管理者要避免直截了当的

答复

4、管理者经常遭遇太多的足以妨碍完成重大任务的干扰与危机

3、管理者采取折中办法以避免造成不愉快是一件困难的工作

2、为令困难的工作能被执行,对执行者下压力是非常必要的

1、为了避免对棘手的难题采取行动,管理者要寻找理由和借口

DCBA

A:极表同意; B:略表同意; C:略表不同意; D:极表不同意

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时间用家类型

散漫型 浪费型 高效型 失控型

时间太多,无从打发

有效工作时间太少

高效利用时间,甚至可以有效支配他人的时间

甚少有自己支配的时间

对你的时间管理现状作出评估

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个人时间管理的分析与评估

分析前的准备:

1、接受“时间有价”的观念

时间经济价值:收入 ÷时间,如年收入 ÷365天

2、养成记录时间的习惯

对你的时间管理现状作出评估

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个人时间管理的分析与评估个人评估时间管理的步骤:

1、纪录

工作结果

工作等级

工作项目

……10:00

9: 008: 00

对你的时间管理现状作出评估

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个人时间管理的分析与评估2、绘制时间效率曲线

23 : 00——23 : 59

22 : 00——22 : 59

……

……

09 : 00——09 : 59

08 : 00——08 : 59

07 : 00——07 : 59

极佳佳普通稍差很差

效果每天时段

时间: 2010 年×月×日至 2010×年×月×日

对你的时间管理现状作出评估

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个人时间管理的分析与评估3、评估时间分配状况

案例:某分公司总经理的时间分配状况(作业时间分析)

2002年我们对下属某分公司总经理某周一的时间分配进行了实地调查,并作出分析和评估。

他在这一天的工作任务是:

制定一周工作计划

进行质量控制

工作会议

电话

接待供应商的拜访

检查下属的工作状况

处理员工纠纷

对你的时间管理现状作出评估

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20248 、午餐

512480总计

100609 、其它

0247 、处理员工纠纷

30246 、检查下属工作

50245 、接待供应商拜访

42244 、电话

120723 、工作会议

30482 、进行质量控制

1201801 、制定工作计划

比例时间比例时间

实际预测 时间分配

工作项目

某分公司总经理周一的时间评估表

对你的时间管理现状作出评估

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个人时间管理的分析与评估4、分析

分析提示之一:

时间使用率是多少?

你工作时间的工作内容与工作目标是否相符?有多少工作项目是与工作目标不相符的?在你的工作中,例行性、作业性工作占多大比例?

你这一周可支配的自由时间有多长?在什么时候?

你不可支配的时间有多长?在什么时候?

你被干扰的时间有多长?这些干扰的来源是什么?依重要程度来说,那一项干扰对你最有影响?

你认为应采取什么行动,才能减少或控制干扰?

对你的时间管理现状作出评估

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个人时间管理的分析与评估4、分析

分析提示之二:

何时工作时间效率最高?

何地做何工作时间效率最高?

领导性工作与管理性工作、管理性工作与事务性工作、工作与休息等时间比例各是多少?这种比例是否合理?

对你的时间管理现状作出评估

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个人时间管理的分析与评估5、改进

我们反省自己一天的时间浪费需要自问的 10个问题:

今天有哪些事是在不适当的时间内做的?

今天在哪一段时间着手进行最重要的工作?

今天最具工作效率的是哪一段时间?

今天最不具工作效率的是哪一段时间?

今天工作过程中最大的干扰是什么?

今天最严重的三个时间使用误区是什么?

今天做了哪些不必要的事?

今天做了哪些不需要亲自做的事?这些事可以授权给谁去做?

今天花费了多少时间做重要的事?花费了多少时间做不重要的事?

今天花费了有哪些事情本来应该花费更多的时间去做?

对你的时间管理现状作出评估

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第一章:我们必须学会时间管理

第二章:对你的时间管理现状作出评估

第三章:对时间进行计划

第四章:分清任务的轻重缓急

第五章:时间管理的技巧

课程内容

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对时间进行计划

什么是正确的目标

1、人不能失去目标

2、目标的种类

为什么

干什么

怎么干

99%的管理活动的失败都与事先没有计划或计划错误有关。

—— 美国管理学家德鲁克

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对时间进行计划

什么是正确的目标3、正确目标的标准—— SMART原则

• Specific 明确具体的

• Measurable 可衡量评估的

• Attainable 可达成的

• Realistic 现实可行的

• Timed 有时间限制的

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人生终极目标

长期目标长期目标

短期目标短期目标

每日目标每日目标

中期目标中期目标

10年以上

5至 10年

1至 5年

每天

2至 5 个目标

什么是正确的目标

目标金字塔

4、做一个目标导向的人

对时间进行计划

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什么是科学的计划科学的计划是可操作性的

科学的计划是分步骤的

科学的计划是具有灵活性的

对时间进行计划

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怎样做好时间计划

—— 任务待办单法

对时间进行计划

1、任务待办单——有效的时间计划方法

……

2

1

备注完成情况完成者任务类型今日待办事项

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2、怎样填写任务待办单

首先列出计划中今天要完成的工作;

其次,把这些事情按紧迫程度分成 ABC三类;

A类:必须要在两个小时内完成

B类:必须在当天完成

C类:三天之内要完成

怎样做好时间计划对时间进行计划

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3、填写任务待办单的注意事项

明确每天工作任务中的重点任务

在高效率时间段安排高价值的活动

百灵鸟型

猫头鹰型

混合型

注意平衡性和交替性

注意连续出现的工作任务

把任务待办单变成自己的习惯!

怎样做好时间计划对时间进行计划

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团队时间计划方法简介

工作任务分解结构( WBS)

甘特图

网络图

工作任务分解结构

甘特图 网络图

对时间进行计划

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制定时间计划的基本步骤确定目标

列出途径

选定最佳途径

将途径转化时间安排表

执行时间安排表

调整时间安排表

对时间进行计划

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第一章:我们必须学会时间管理

第二章:对你的时间管理现状作出评估

第三章:对时间进行计划

第四章:分清任务的轻重缓急

第五章:时间管理的技巧

课程内容

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找出最重要的事分清任务的轻重缓急

80% 的价值来自 20% 的因子

;

其余 20% 的价值来自 80% 的因子

----意大利经济学家兼社会学家维弗列度 .柏瑞

80/20法则

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80/20 举 例 说 明 80% 的结果来自投入的 20% 的时间

80% 的价值集中在 20% 的项目上

80% 的销售额是源自 20% 的顾客

80% 的工作失误来自 20% 的管理不当

80% 的看报时间都花在 20% 的版面

80% 的病假来自 20% 的员工

分清任务的轻重缓急

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区分事情重要与否的标准

能直接为实现目标服务

能为实现目标创造条件

能为预防危机服务

分清任务的轻重缓急

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时间管理矩阵

急 迫 性

重 要不紧急

不重要不紧急

重 要紧 急

不重要紧 急

分清任务的轻重缓急

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时间管理矩阵

第一优先:做“重要且紧迫”的事

第二优先:做“重要但不紧迫”的事

第三优先:做“不重要但紧迫”的事

第四优先:做“不重要也不紧迫”的事

时间管理矩阵告诉我们正确的做事顺序是:

分清任务的轻重缓急

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时间管理矩阵

急 迫 性

重 要不 紧 急(多做)

不 重 要不 紧 急(不做)

重 要紧 急(快做)

不 重 要紧 急(授权做)

分清任务的轻重缓急

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举 例 说 明

紧 急不紧急

不重要

• 干扰、电话• 信件、报告• 会议• 迫在眉睫的事• 符合别人期望的事

• 做规划、计划• 人际关系的建立• 准备工作

• 预防措施• 提升自己的能力• 抓住新机会

• 忙碌琐碎的事• 广告函件• 电话• 逃避性活动• 闲聊天

• 紧急状况• 迫切的问题• 限期完成的工作• 计划好的会议

分清任务的轻重缓急

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如何把一篮核桃放入一罐米里面?

思 考:

分清任务的轻重缓急

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总结:如 何 处 理 高 价 值 活 动

让高价值活动充实每一天,剩余的时间再

用于做琐碎的小事。

坚持重点,排除外界干扰,头脑中始终有

最终的结果。

设定最后期限,合理安排事情的进展。

将大项目分解,逐步完成。

高效运用自己的黄金时段

奖励自己,始终保持积极进取的态度。

分清任务的轻重缓急

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授权或分派出这些活动,节约自己的时间。

降低自己的标准,不要追求完美。

学会放弃既没有价值,又浪费时间的事。

将它们汇总,集中时间处理。

做正确的事比正确地做事更

重要!

总结:如 何 处 理 低价 值 活 动分清任务的轻重缓急

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第一章:我们必须学会时间管理

第二章:对你的时间管理现状作出评估

第三章:对时间进行计划

第四章:分清任务的轻重缓急

第五章:时间管理的技巧

课程内容

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技能一:学会授权的技巧

授权不是参与

授权不是弃权

授权不是授责

授权不是代理职务

授权不是工作分工

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技能一:学会授权的技巧

目的明确

因事授权,视能授权

不能重复授权

权与责相对应

逐级授权

单一隶属授权

适度授权

良好的沟通

充分的信任和有效的控制

授权的主要原则:

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技能二:怎样拒绝外界的干扰用制度拒绝干扰

拒绝之前要倾听对方

拒绝之前不要使用挡箭牌

拒绝时保持和颜悦色

拒绝的态度要坚决

拒绝中要争取主动

拒绝时要避免争吵

拒绝时对事不对人

拒绝后提出建设性的意见

可以安排专人拒绝外界的干扰

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技能三:会议时间的管理技巧1、会前准备:

确定会议的必要性

确定会议目标

确定会议议题

确定会议参加者

选择会议地点

准备必要的会议设备

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技能三:会议时间的管理技巧2、进行会议:

宣布会议开始的技巧

会议进行中的主持

处理会议过程中的问题

消极情绪

两派意见对立

全体保持沉默

有人打岔

Page 47: 时间管理 -走在时间的前面

星华贸易星华贸易5432117、会议是对时间有价值地利用吗?

5432116、会议和行动细目形成文件并分发了吗?

5432115、会议按时结束吗?

5432114、会议是一种积极向上的气氛吗?

5432113、领导强调控制吗?

5432112、与会者相互聆听吗?

5432111、所有与会者均得以参加吗?

5432110、会议按计划进行且不允许离题吗?

543219、每项议程细目的目标清楚吗?

543218、理解会议目标吗?

543217、与会者知道他们为什么被邀请吗?

543216、会议按时开始吗?

543215、适当的人员参加会议吗?

543214、会议室布置合适吗?

543213、给每一细目安排的时间充足吗?

543212、议程顺序安排合理吗?

543211、议程表是否发送及时以保证出席?

一点也没有 稍微有点 很有效

你的会议有效程度如何

3、使用会议检查表:

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技能四:高效的文件管理技巧

敢于扔掉废旧文件

分门别类管理文件

不要积压文件

不放无关物件,物品放在固定位置

让文件在面前只流通一次

下班前收拾办公室

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技能五:电话的时间管理技巧

快速拨号,电话录音

派人接电话

只做简短交流(长话以 E-mail代替)

考虑在重要时间内停接电话

每一通电话都有明确的目的

聆听仔细

电话旁备存电话纪录

养成集中使用电话的习惯

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技能六:学习的时间管理技巧

学习速度与学习效果同样重要

要学会对自己的学习进行规划

学会选择还要善于放弃

要保持强烈的好奇心和想像力

要善于提问

要独立思考

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技能六:学习的时间管理技巧

活知识

知识系统树

处于分散状态的知识是没有力量的!

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技能七:生活时间管理技巧点滴

吃饭的时间管理

身边物品的管理法

家务劳动的时间管理

就寝的时间管理

上下班途中的时间管理

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“我们计算着每一寸逝去的光阴,我们跟它们分离时所感到的痛苦和悲伤,就象一个守财奴在眼睁睁地瞧着他的积蓄一个子儿、一个子儿地

”给强盗拿走而没法组织时所感到的那样。

—— 马克·吐温

超越自我,从超越时间开始,做一个走在时间前面的人!