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Análisis de Brecha con ARISJunio 2011

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Tabla de Contenido

Objetivos

Modelos As-Is

Modelos To-Be

Análisis de Brecha

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Definición del Problema

La empresa ya tiene por muchos años implementados procesos con soporte computacional. Y ha decidido hacer una actualización funcional, para estos efectos tomó conocimiento de la existencia del BPM y pretende aplicar esta disciplina.

Para aplicar BPM es condición necesaria pero no suficiente entender que son:

• Modelos As-Is

• Modelos To-Be

• Análisis de Brecha –Gap-

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Objetivos

Describir los pasos necesarios para hacer un modelo As Is en detalle.

Describir pasos manuales y automáticos para la generación de GAP entre el As Is y el To Be.

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Tabla de Contenido

Objetivos

Modelos As-Is

Modelos To-Be

Análisis de Brecha

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Generalidades y Definiciones

Se entiende por modelos As–Is, todos aquellos modelos que representan la manera en como se realizan los procesos actualmente en las filiales que conforman el Grupo Andina.

Para los modelos As-Is se usa como base la estructura de los modelos Coke One provistos por The Coca-Cola Co.

Los modelos Coke One están diagramados en 4 niveles, los niveles 1,2 y 3 son modelos VAC y el nivel 4 corresponde a diagramas EPC.

En el Grupo Andina además se adicionó un nivel mas (nivel 5), el modelo FAD que explicita los Riesgos y Controles.

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Filtro Metodológico Andina

Contiene toda la iconografía que se utiliza en ARIS para la diagramación de los diferentes procesos de negocios de acuerdo a la normativa Andina.

Su función es estandarizar la forma en que se hace el modelamiento con ARIS.

Además de establecer los símbolos que se puede usar, el Filtro Metodológico permite establecer los atributos que se desean documentar.

En Andina los atributos ya están definidos, de manera tal que sirvan tanto para los Procedimientos como para las Matrices de Riesgos.

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Mapa

Macro Procesos VAC

EscenariosVAC

Procesos y ActividadesEPC

Controles y RiesgosFAD

1

2

5

4

3

Procure to Pay

Admin. Compras

Compras

Solicitud Pedido

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Definiciones

• Describen la Cadena de Valor Agregado, los procesos superiores y subprocesos, para que se tenga una macrovisión de aquello que la empresa hace. En el Grupo Andina se está diagramando como VAC hasta el nivel 3.

VAC Value Added Chain

• Presentan una visión detallada del proceso, (detalle de objetos del VAC), a través de las funciones realizadas, de los elementos de la organización responsables en cada función, informaciones de datos que son input o output, en la ejecución de la función y productos / servicios generados durante la ejecución. Además, propicia la conexión / dependencia lógica entre los procesos, mostrando su integración.

EPCEvent Process Oriented

Chain

• Es utilizado para una exposición ampliada de los recursos disponibles / necesarios para un buen entendimiento de las funciones, sin con eso “distorsionar / corromper / desordenar” los eEPC.

FADFunction Allocation Diagram

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TIP

Para poder automatizar –parte- del Análisis de Brecha es necesario realizar la generación del modelo As-Is a partir de la lista de procesos VAC del modelo To-Be. Esto permite comparar adecuadamente ambos modelos.

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Proceso de Generación del modelo As Is

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Se debe obtener el compromiso de cada una de las áreas que afectan al proceso que se desea levantar.

Se deben agendar reuniones de trabajo con los usuarios.

Cada función debe contener como mínimo la descripción detallada de la actividad.

Apoyarse en los procedimientos escritos

Los procesos modelados deben ser validados por el usuario.

Una vez que los procesos son validados, se debe obtener mail de conformidad del usuario.

Se deben incorporar los Riesgos son sus respectivos Controles

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Manual de Procedimientos

Informe en formato de procedimiento adoptado por el Grupo Andina, se puede ejecutar a partir de un EPC o a partir de un VAC, se genera en ARIS y contiene los siguientes ítems:

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Tabla de Contenido

Objetivos

Modelos As-Is

Modelos To-Be

Análisis de Brecha

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Generalidades y Definiciones

Se entiende por modelos To Be todos aquellos modelos que serán implementados en el futuro.

Para el caso de Embotelladora Andina utilizamos como modelos To-Be los modelos Coke-One.

Una alternativa práctica de modelos To-Be es utilizar las Best Practices proporcionadas por SAP y que están disponibles en Solution Manager.

Y, por último está la opción de hacer un diseño propio para los To-Be.

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Tabla de Contenido

Objetivos

Modelos As-Is

Modelos To-Be

Análisis de Brecha

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Generalidades y Definiciones

GAP Diferencias detectadas entre dos objetos / conjuntos de elementos

cuando son comparados según criterios determinados. Es una comparaciòn

Homologación de funciones (Identificadores)

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¿Què comparar?

Proceso

ORGANIZACIÓN TRANSACCIONES

PROCEDIMIENTOS DlilmensiònProcedural

DlilmensiònOrganizacional

DlilmensiònTransaccional

El resultado:• Brecha Organizacional• Brecha Procedimental• Brecha Transaccional

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Categorías de GAP

Procedural (o De Proceso de Negocio): se obtiene, por una parte de la revisión de procedimientos, o roles y sub-productos de la interacción de estos correspondientes al As-Is. Y el procedimiento As-Is se compara con el To-Be.

Transaccional (o De Implementación o GAP de implementación o uso sistémico): Se refiere a la diferencias funcionales y/o de transacciones y/o de parametrización que existe entre la implementación del Software en uso, As-is y la implementación que se desea hacer, To-Be.

Organizacional (o De Roles): Se refiere alas diferencias en los elementos de la estructura organizativa –Áreas, Roles- que corresponde al proceso As-Is versus las del proceso To-Be.

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Descripción

En la figura se presenta el atributo que identifica al modelo tanto en el As-Is como en el To-Be.

Modelo To-Be Procesamiento de Lista de Proveedores

Modelo As-Is Procesamiento de Lista de Fornecedores

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Descripción

A los modelos EPC se les da el mismo valor al atributo “Identificador” para poder generar el informe comparativo entre un modelo y otro.

Nota: Los informes comparativos se pueden realizar entre dos o n modelos.

Para poder realizar un análisis comparativo detallado de cada función se utiliza el mismo atributo pero esta vez por función como lo muestra la figura:

As-Is To-Be

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Descripción

Una vez que se han identificado todas las funciones del Modelo EPC, se debe generar un reporte en ARIS que se denomina “Comparación de Modelos” que se encuentra dentro de la categoría “Análisis”.

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Descripción

El paso siguiente es modificar la planilla de modo tal que quede como a continuación se presenta: Processamento da Lista de Fornecedores

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Tipos de GAP

GAP Negativo: Peor. Representa falta/ausencia o diferencia en el modelo As-Is con respecto al To-Be (SCALE).

GAP Positivo: No necesariamente malo. Representa a un objeto que existe el As-Is adicionalmente al que existe en el To-Be (SCALE). Puede representar elemento LLL o detalle ausente del modelo benchmark.

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Informe Resumen

GAP - RESUMEN

Ambos modelos realizan el proceso con los mismos resultados pero hay una diferencia notable y que está descrita a continuación:En el As Is dado que las cotizaciones se realizan en forma manual es decir,no se registran en SAP, la asignación del proveedor y las condiciones de la solicitud de pedido son realizadas atraves de la transaccion ME52N Modificacion de la requisicion de compra. En el caso del To Be las cotizaciones son registradas en SAP y a la requisicion de compra primero se le asigna el proveedor (ME56) y luego se completa con el resto de los datos la solicitud de pedido mediante la transaccion ME57, ademas se realiza una visualización de stock de necesidades dado que utilizan MRP, la ejecución de la tarea es realizada en distintas áreas

Existen diferencias en la estructura organizacional debido a que en todo el proceso As Is participa solo el Area de Compras, mientras que en el To Be participan diferentes puestos de la compañía : CompradorVendedor de Intercompañia Planificador de Materiales Controlador de MRPPlanificador de Desarrollo

CAPACITACIÓN

AUDITORÍA

PROCESO

ROLES

PROCEDIMIENTOS

RIESGOS Y CONTROLES

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Informe Brechas

Ord Eval Nombre de objeto Tipo de objetoModelo AS-IS

Modelo TO-BE Observaciones GAP por Roles

1 s

Escolher e avaliar o melhor fornecedor.Verificar acuerdo de solicitud de pedido

Escolher e avaliar o melhor fornecedor.Función X X

2 sVerificar se é compra de tipo de MRP ou outra Función X

3 sColocar valor e outras informações na requisição Función ME52N X

4 sVerificar si el proveedor puede ser asignado Función X

5 s Asignar proveedor Función ME56 X6 s Procesar solicitud de pedido Función ME57/MD04/ME21N X

7 s

Ruta para la finalización de la solicitud de pedido (sourcing Cockpit) Función X

PTP-020-020-015 Atribuição do Fornecedor para Criação do Pedido de Compras

La diferencia entre en el proceso de asignacion de solicitud de pedido es:En el As Is dado que las cotizaciones se realizan en forma manual es decir, no se registran en SAP, la asignación del

proveedor y las condiciones de la

solicitud

de pedido son realizadas atraves de la

transaccion ME52N Modificacion de la

requisicion de compra. En el caso del

To Be las cotizaciones son registradas

en SAP y a la requisicion de compra

primero se le asigna el proveedor

(ME56) y luego se completa con el

resto de los datos la solicitud de

pedido mediante la transaccion ME57.

Existen diferencias en la estructura

organizacional debido a que en

todo el proceso As Is participa solo

el Area de Compras, mientras que

en el To Be participan diferentes

puestos de la compañía :

Comprador

Vendedor de Intercompañia

Planificador de Materiales

Controlador de MRP

Planificador de Desarrollo

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P & R