ifma - kluwer - dag van fm - bob verdonck - verhuismanagement

Click here to load reader

Embed Size (px)

Transcript of ifma - kluwer - dag van fm - bob verdonck - verhuismanagement

  • Unfold your potential

    Verhuismanagement

    Bob Verdonck

    Dag van Facility

    Management

    26/03/2015

  • 0. Doelstellingen van deze sessie 1. Initiatie van een verhuisproject 2. Verhuisvoorbereiding 3. Verhuiscordinatie 4. Varia (checklist en handige tools)

    Inhoud

    2

  • 0. Doelstellingen van deze sessie 1. Initiatie van een verhuisproject 2. Verhuisvoorbereiding 3. Verhuiscordinatie 4. Varia (checklist en handige tools)

    Inhoud

    3

  • Zowel voor de organisatie als voor de medewerkers is verhuizen een speciale gebeurtenis.

    Als facility manager wenst u

    Dat de nieuwe werkomgeving een verbetering is

    Dat de medewerkers zo weinig mogelijk hinder ondervinden

    Dat de bedrijfsprocessen zo snel mogelijk hervat kunnen worden

    Onderdelen van dit seminarie:

    Hoe bereidt u een verhuis voor?

    Hoe verloopt het verhuisproces?

    Praktische tips en tools

    0. Doelstellingen

    4

  • 0. Doelstellingen van deze sessie 1. Initiatie van een verhuisproject 2. Verhuisvoorbereiding 3. Verhuiscordinatie 4. Varia (checklist en handige tools)

    Inhoud

    5

  • Een verhuisproject wordt genitieerd door:

    Plaatsgebrek (of te veel ruimte)

    Een reorganisatie van het bedrijf

    De integratie van diverse diensten en/of bedrijven

    Een optimalisatie van de bedrijfsmiddelen

    ...

    Belangrijk

    Duidelijkheid over de structuur, over positie en functies van personen

    Impact is groot, maakt een verhuisproject moeilijker en werkt vertragend

    1. Initiatie van een verhuisproject 1.0. Inleiding

    6

  • Masterplanning = macro space planning = in kaart brengen van de vastgoedscenarios

    Een aanpassing van de bedrijfsstrategie heeft een impact op de bedrijfsstructuur, wat op zich een impact kan hebben op de fysieke locatie van personen en dus op de gehele gebouwen-portefeuille

    1. Initiatie van een verhuisproject 1.1. Masterplanning

    7

  • Een masterplanning is steeds kost gedreven :

    In relatie tot de oppervlakte

    In relatie tot de kwaliteit

    1. Initiatie van een verhuisproject 1.1. Masterplanning

    8

  • Bij de opmaak van een masterplanning worden verschillende stappen doorlopen:

    AS IS

    TO BE

    gebouwen behoeften

    Kloofanalyse

    Vergelijking scenarios

    1. Initiatie van een verhuisproject 1.1. Masterplanning

    9

  • Bij de opmaak van een masterplanning worden verschillende stappen doorlopen:

    De gebouwen in de scope (AS IS) worden onderworpen aan diverse analyses

    Technische staat :

    Conditiestaatmetingen volgens NEN 2767

    De gebouwen ondergaan een screening op de technische toestand

    De nodige toekomstige inversteringsbudgetten worden gedentificeerd

    Score Beoordeling Omschrijving Acties nodig

    1 Uitstekend Nieuwbouw of incidentele gebreken, aanvaard bij oplevering na levensduur

    2 Zeer goed Incidenteel beginnende veroudering 5-10 jaar

    3 Goed Plaatselijk zichtbare veroudering, functievervulling niet gevaar 1-5 jaar

    4 Matig Functievervulling van bouw- of installatie-elementen incidenteel in gevaar 6 maand - 1 jaar

    5 Slecht Veroudering is onomkeerbaar, gevaarlijke of onwettige situaties 1-6 maand

    6 Zeer slecht Technisch rijp voor de sloop of onmiddellijke vervanging noodzakelijk Onmiddellijk

    1. Initiatie van een verhuisproject 1.1. Masterplanning

    10

  • Ruimtelijke analyse :

    Volgens NEN 2580 (oppervlakte) / NEN 8021 (functionaliteit)

    De gebouwen ondergaan een screening op de ruimtelijke efficintie:

    Afmetingen

    Modulemaat

    Netto/bruto

    Eerste daglicht

    Geeft een beeld van de toekomstige mogelijkheden van het gebouw

    1. Initiatie van een verhuisproject 1.1. Masterplanning

    11

  • Kwalitatieve analyse :

    De ligging en bereikbaarheid van het gebouw

    Woonplaatsanalyse

    De uitstraling van het gebouw

    1. Initiatie van een verhuisproject 1.1. Masterplanning

    12

  • In kaart brengen van de behoeften (TO BE):

    Achterhalen van de visie op het vastgoed

    In kaart brengen van de behoeften

    Peilen naar de evolutie inzake het vastgoed

    Controle van het beheer van het vastgoed binnen de organisatie

    Kloofanalyse: vergelijking tussen de behoeften en de beschikbare panden

    De mogelijke scenarios worden in kaart gebracht na voorgaande analyse

    Do-nothing scenario

    Optimalisatie binnen de bestaande gebouwen ifv groei

    Gedeeltelijke of volledige afstoten van de bestaande gebouwen

    Verhuis naar een nieuw gebouw

    1. Initiatie van een verhuisproject 1.1. Masterplanning

    13

  • Verschillende scenarios met elkaar vergelijken om beslissing te ondersteunen

    Financieel aan de hand van een NPV-analyse

    In functie van waardering, horizon, kosten & opbrengsten, ...

    Nadelen zijn de vele assumpties : eindwaarde, actualisatievoet, kostenramingen, ...

    Haalbaarheid

    Gerelateerd aan de visie is het betrokken scenario wenselijk

    Op basis van meerdere criteria: ligging, bereikbaarheid, mobiliteit, imago, ...

    FINANCIELE DATA OVER PERIODE VAN 10 JAAR (gend) Scen. 1 Scen. 2a Scen. 2b Scen. 2a Integraal Scen. 3 Scen. 4a1 Scen. 4b1 Scen. 4a2 Scen. 4b2 Scen. 5

    Renovatie + Ramen + Verluchting + Ramen Strippen Herlocaliseren Herlocaliseren Herlocaliseren (BTW) Herlocaliseren (BTW) Heropbouw

    Hoofdgebouwen - Aankoop nieuw gebouw (niet gend.) -37.250.000 -26.850.000 -43.250.000 -31.150.000

    Hoofdgebouwen - Aankoop nieuw gebouw (gend.) -38.740.000 -27.924.000 -44.980.000 -32.396.000

    Hoofdgebouwen - Eenmalige investeringen, kosten -7.978.504 -10.717.893 -11.771.456 -20.203.551 -21.760.227 -6.424.414 -4.722.995 -6.424.414 -4.722.995 -32.011.081

    Hoofdgebouwen - Facilitaire kosten -9.507.073 -9.452.248 -9.474.178 -9.456.223 -8.237.389 -8.785.418 -7.222.559 -8.785.418 -7.222.559 -8.228.667

    Nevengebouwen - Kosten tijdelijke herlocatie -7.554.008 -8.846.844

    Nevengebouwen - Kosten huidige locatie BCH -1.796.186 -1.796.186 -1.796.186 -1.796.186 -1.796.186 -1.796.186 -1.796.186 -1.796.186 -1.796.186 -1.796.186

    Totaal uitgaven -19.281.763 -21.966.327 -23.041.820 -31.455.960 -39.347.810 -55.746.018 -41.665.740 -61.986.018 -46.137.740 -50.882.778

    Verkoopsopbrengst (niet gend.) 13.200.000 13.200.000 13.200.000 13.200.000

    Verkoopsopbrengst (gend.) 13.728.000 13.728.000 13.728.000 13.728.000

    Totaal uitgaven + verkoopsopbrengst (gend.) -19.281.763 -21.966.327 -23.041.820 -31.455.960 -39.347.810 -42.018.018 -27.937.740 -48.258.018 -32.409.740 -50.882.778

    Eindwaarde na 10 jaar 36.252.944 38.971.360 40.152.402 38.971.360 55.496.507 44.443.629 32.063.315 53.456.802 38.567.091 59.734.236

    Cumulatie 16.971.180 17.005.033 17.110.583 7.515.400 16.148.698 2.425.611 4.125.576 5.198.784 6.157.351 8.851.458

    NPV 7.258.911 6.637.442 6.437.955 -1.862.654 2.643.539 -7.992.544 -3.621.734 -7.682.759 -3.370.145 -4.427.288

    Delta NPV 0 -621.468 -820.955 -9.121.564 -4.615.371 -15.251.454 -10.880.645 -14.941.670 -10.629.055 -11.686.198

    CALCULATIE FINANCIELE SCORES

    Budget - Totaal uitgaven + verkoopsopbr. (gend.) -19.281.763 -21.966.327 -23.041.820 -31.455.960 -39.347.810 -42.018.018 -27.937.740 -48.258.018 -32.409.740 -50.882.778

    Budget - Delta 0 -2.684.563 -3.760.057 -12.174.197 -20.066.047 -22.736.255 -8.655.977 -28.976.255 -13.127.977 -31.601.015

    Budget - Berekening scores 31.601.015 28.916.451 27.840.958 19.426.818 11.534.968 8.864.760 22.945.038 2.624.760 18.473.038 0

    Budget - Omrekening scores 1,00 0,92 0,88 0,61 0,37 0,28 0,73 0,08 0,58 0,00

    Budget - Scores 5,00 4,58 4,41 3,07 1,83 1,40 3,63 0,42 2,92 0,00

    NPV 7.258.911 6.637.442 6.437.955 -1.862.654 2.643.539 -7.992.544 -3.621.734 -7.682.759 -3.370.145 -4.427.288

    NPV - Delta 0 -621.468 -820.955 -9.121.564 -4.615.371 -15.251.454 -10.880.645 -14.941.670 -10.629.055 -11.686.198

    NPV - Berekening scores 15.251.454 14.629.986 14.430.499 6.129.890 10.636.083 0 4.370.809 309.785 4.622.399 3.565.256

    NPV - Omrekening scores 1,00 0,96 0,95 0,40 0,70 0,00 0,29 0,02 0,30 0,23

    NPV - Scores 5,00 4,80 4,73 2,01 3,49 0,00 1,43 0,10 1,52 1,17

    VERGELIJKINGSMATRIX (afgeronde scores) Scen. 1 Scen. 2a Scen. 2b Scen. 2a Integraal Scen. 3 Scen. 4a1 Scen. 4b1 Scen. 4a2 Scen. 4b2 Scen. 5

    Renovatie + Ramen + Verluchting + Ramen Strippen Herlocaliseren Herlocaliseren Herlocaliseren (BTW) Herlocaliseren (BTW) Heropbouw

    Criteria Gewicht

    Budget 25 25,00 23,00 22,00 15,50 9,00 7,00 18,00 2,00 14,50 0,00

    NPV 15 15,00 14,40 14,10 6,00 10,50 0,00 4,20 0,30 4,50 3,60

    Comfort na implementatie 30 15,00 24,00 25,50 24,00 30,00 27,00 24,00 30,00 27,00 30,00

    Impact op de organisatie 10 5,00 5,00 5,00 5,00 6,00 9,00 9,00 9,00 9,00 6,00

    Haalbaarheid 20 12,00 16,00 16,00 16,00 10,00 10,00 10,00 12,00 12,00 16,00

    72,00% 82,40% 82,60% 66,50% 65,50% 53,00% 65,20% 53,30% 67,00% 55,60%

    FINANCIELE DATA OVER PERIODE VAN 10 JAAR (gend) Scen. 1 Scen. 2a Scen. 2b Scen. 2a Integraal Scen. 3 Scen. 4a1 Scen. 4b1 Scen. 4a2 Scen. 4b2 Scen. 5

    Renovatie + Ramen + Verluchting + Ramen Strippen Herlocaliseren Herlocaliseren Herlocaliseren (BTW) Herlocaliseren (BTW) Heropbouw

    Hoofdgebouwen - Aankoop nieuw gebouw (niet gend.) -37.250.000 -26.850.000 -43.250.000 -31.150.000

    Hoofdgebouwen - Aankoop nieuw gebouw (gend.) -38.740.000 -27.924.000 -44.980.000 -32.396.000

    Hoofdgebouwen - Eenmalige investeringen, kosten -7.978.504 -10.717.893 -11.771.456 -20.2