Grant Manual Vie Nafosted (Tải xuống)
63
QUỸ PHÁT TRIỂN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ QUỐC GIA ************************* DỰ ÁN ĐỔI MỚI SÁNG TẠO HƯỚNG TỚI NGƯỜI THU NHẬP THẤP SỔ TAY HƯỚNG DẪN TÀI TRỢ CÁC TIỂU DỰ ÁN (GRANT MANUAL) - 1 -
Transcript of Grant Manual Vie Nafosted (Tải xuống)
QUỸ PHÁT TRIỂN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ QUỐC GIA*************************
DỰ ÁN ĐỔI MỚI SÁNG TẠO
HƯỚNG TỚI NGƯỜI THU NHẬP THẤP
SỔ TAY
HƯỚNG DẪN TÀI TRỢ CÁC TIỂU DỰ ÁN
(GRANT MANUAL)
Tháng 11 năm 2014 (v10)
- 1 -
MỤC LỤC Trang
Lời nói đầu
Chương I. Giới thiệu và mô tả tóm tắt dự án 11
Chương II. Phân loại các nhóm tiểu dự án 13
Chương III. Đăng ký, thẩm định và phê duyệt tiểu dự án 15
3.1. Thông báo mời nộp hồ sơ tiểu dự án 163.2. Chuẩn bị và nộp hồ sơ tiểu dự án 173.3. Tính hợp lệ của hồ sơ tiểu dự án3.4. Thẩm định tác động môi trường - xã hội của tiểu dự án 183.5. Thẩm định, đánh giá kỹ thuật tiểu dự án 193.6. Thẩm định tài chính tiểu dự án 233.7. Quyết định tài trợ tiểu dự án 233.8. Ký hợp đồng thực hiện tiểu dự án 24
Chương IV. Thực hiện và quản lý tiểu dự án 25
4.1. Kế hoạch và kinh phí tiểu dự án 254.2. Huy động các nguồn lực để thực hiện tiểu dự án 264.3. Hướng dẫn về mua sắm đối với các tiểu dự án nhóm C1-NDC,
C2-A&U và C3-Grassroots 264.4. Quản lý tài chính tiểu dự án 274.5. Chuyển kinh phí cho tiểu dự án 284.6. Chi tiêu tại tiểu dự án 304.7. Kiểm soát nội bộ trong quản lý tài chính tiểu dự án 304.8. Điều chỉnh kinh phí tiểu dự án 314.9. Yêu cầu báo cáo tài chính tiểu dự án 324.10. Kiểm toán tiểu dự án 324.11. Yêu cầu về báo cáo đối với tiểu dự án 334.12. Theo dõi tiến độ thực hiện tiểu dự án 354.13. Đánh giá tiến độ tiểu dự án 354.14. Kết thúc tiểu dự án 364.15. Chống gian lận và chống tham nhũng 384.16. Giải quyết bất đồng và khiếu nại liên quan đến tiểu dự án 38
- 2 -
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Nghị định số 38/2013/NĐ-CP, ngày 23 tháng 4 năm 2013 về quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA) và nguồn vốn vay ưu đãi của các nhà tài trợ.
2. Thông tư số 219/2009/TT-BTC ngày 19/11/2009 và Thông tư số 192/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính Qui định một số định mức chi tiêu áp dụng cho các dự án, chương trình sử dụng nguồn vốn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA).
3. Nghị định 29/2011/NĐ-CP ngày 18/4/2011 của Chính phủ quy định về đánh giá môi trường chiến lược, đánh giá tác động môi trường, cam kết bảo vệ môi trường.
4. Sổ tay Thực hiện dự án (POM) “Đổi mới sáng tạo hướng tới người thu nhập thấp” do Ban quản lý dự án (PMU) ban hành tháng 3 năm 2013
- 3 -
CÁC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1 Sơ đồ quản lý dự án VIIP
Sơ đồ 2 Qui trình đăng ký, thẩm định và phê duyệt tiểu dự án nhóm C1-NDC, C2-A&U và C3-Grassroots
Sơ đồ 3 Qui trình đăng ký, thẩm định và phê duyệt tiểu dự án nhóm C4-S&C
Sơ đồ 4 Cấp phát kinh phí cho các tiểu dự án
Sơ đồ 5 Qui trình quản lý thực hiện tiểu dự án
CÁC PHỤ LỤCPhụ lục 1 Ghi nhớ hợp tác giữa Bộ Khoa học và Công nghệ Quốc gia và Bộ Kế
hoạch và Đầu tư về việc thực hiện Dự án “Đổi mới sáng tạo hướng tới người thu nhập thấp”
Phụ lục 2 Quyết định thành lập Tổ thực hiện Dự án tại Quỹ Phát triển Khoa học và Công nghệ Quốc gia (NAFOSTED’s PIU)
Phụ lục 3 Thỏa thuận giữa Quỹ Phát triển Khoa học và Công nghệ Quốc gia và Ngân hàng Thế giới về việc thực hiện Dự án “Đổi mới sáng tạo hướng tới người thu nhập thấp” và Thỏa thuận tài chính giữa Ngân hàng Nhà nước Việt Nam và Ngân hàng Thế giới việc cấp kinh phí cho dự án.
Phụ lục 4 Phạm vi tài trợPhụ lục 5 Mẫu Đề xuất tiểu dự án (thuyết minh tiểu dự án)Phụ lục 6 Yêu cầu hồ sơ và tiêu chí xét tính hợp lệ của tiểu dự ánPhụ lục 7 Bảng chấm điểm đánh giá kỹ thuật đề xuất dự ánPhụ lục 8 Hội đồng kỹ thuậtPhụ lục 9 Mẫu hợp đồng giữa Quỹ Phát triển Khoa học và Công nghệ Quốc gia
và Chủ tiểu dự ánPhụ lục 10 Mẫu Kế hoạch công tác nămPhụ lục 11 Mẫu Ngân sách nămPhụ lục 12 Quy định về Chi phí hợp lệ và Định mức chi cho các tiểu dự ánPhụ lục 13 Mẫu kế hoạch mua sắm thiết bị và dich vụ cho tiểu dự án C1-NDC và
C2-A&UPhụ lục 14 Mẫu Điều khoản tham chiếu để thuê khoán dịch vụPhụ lục 15 Mẫu Kế hoạch theo dõi, giám sát dự ánPhụ lục 16 Mẫu Yêu cầu chuyển kinh phí cho tiểu dự ánPhụ lục 17 Bản kê các khoản thu, chi và đối chiếu quỹPhụ lục 18 Mẫu xác nhận kinh phíPhụ lục 19 Mẫu báo cáo tài chính theo quý của tiểu dự ánPhụ lục 20 Danh mục các chỉ số đánh giá kết quả tiểu dự án
- 4 -
Phụ lục 21 Mẫu báo cáo kết thúc tiểu dự ánPhụ lục 22 Hệ thống quản lý trực tuyến tiểu dự án tại Quỹ Phát triển Khoa học và
Công nghệ Quốc gia và các địa chỉ liên hệ cần thiết.Phụ lục 23 Mẫu phiếu nhận xét hồ sơ đăng ký tiểu dự án của chuyên gian phản biện.Phụ lục 24 Mẫu Phiếu nhận xét hồ sơ đăng ký tiểu dự án của thành viên Hội đồng kỹ
thuật.Phụ lục 25 Mẫu phiếu đánh giá (cho điểm) hồ sơ đăng ký tiểu dự án của thành viên Hội
đồng kỹ thuật.Phụ lục 26 Mẫu Bảng tổng hợp kết quả đánh giá hồ sơ đăng ký tiểu dự án của Hội đồng
kỹ thuật.
- 5 -
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
BoP Bottom of Pyramid: Người thu nhập thấp
C1-NDC National Development Challenges: Tiểu dự án phát triển công nghệ góp phần giải quyết các chiến lược phát triển quốc gia
C2-A&U Adaptation and Upgrading: Tiểu dự án cải tiến và nâng cấp các công nghệ hiện có để tạo ra các giải pháp đổi mới phù hợp với Việt Nam
C3-Grassroots Tiểu dự án đổi mới sáng tạo cá nhân
C4-S&C Tiểu dự án mở rộng qui mô và thương mại hóa các công nghệ
EIA Environmental Impact Assessment: Đánh giá tác động môi trường
EMP Environmental Monitoring Plan: Kế hoạch quản lý môi trường
EPC Environmental Protection Commitement: Cam kết bảo vệ môi trường
GRA Global Research Alliance: Liên minh nghiên cứu toàn cầu
MOST Ministry of Science and Technology: Bộ Khoa học và Công nghệ
NAFOSTED National Foundation for Science and Technology Development: Quỹ Phát triển Khoa học và Công nghệ Quốc gia
PFI Participating Financial Institution: Định chế tài chính (Ngân hàng thương mại) tham gia dự án
NDC National Development Challenge: Thách thức phát triển quốc gia
R&D Research and Development: Nghiên cứu và triển khai.
RDI Research and Development Institution: Tổ chức nghiên cứu và triển khai
SME Small and Medium Enterprise: Doanh nghiệp nhỏ và vừa
STI Science, Technology and Innovation: Khoa học, Công nghệ và sáng tạo.
VIIP Vietnam Inclusive Innovation Project: Dự án đổi mới sáng tạo hướng tới người thu nhập thấp
TDA Tiểu dự án (sub-project)
WB World Bank: Ngân hàng Thế giới
- 6 -
ĐỊNH NGHĨA CÁC THUẬT NGỮ LIÊN QUAN
Người đề xuất dự án: Là tổ chức, nhóm hoặc cá nhân đăng ký nhận tài trợ từ dự án VIIP
Hồ sơ đăng ký: Là bộ tài liệu trong đó bao gồm bản Thuyết minh tiểu dự án (hay còn gọi là bản Đề xuất dự án) và các tài liệu, số liệu cần thiết do người đề xuất nộp để đăng ký nhận tài trợ
Chủ tiểu dự án: Là tổ chức hoặc cá nhân được chấp nhận nhận tài trợ từ dự án VIIPHợp đồng: Là văn bản pháp lý ký kết giữa NAFOSTED và Chủ tiểu dự án Thuyết minh tiểu dự án: Là bộ phận cấu thành của hồ sơ đăng ký, trong đó diễn giải
chi tiết nội dung tiểu dự án và nêu dự toán ngân sách cần thiết cho tiểu dự án.
Đổi mới sáng tạo hướng tới người thu nhập thấp: Là khái niệm đề cập đến các nỗ lực tạo ra, tiếp nhận, hấp thụ và mở rộng tri thức nhằm đáp ứng trực tiếp các nhu cầu của người nghèo, người thu nhập thấp, từ đó mang các lợi ích từ tăng trưởng kinh tế thông qua đóng góp của khoa học, công nghệ và đổi mới (STI) tới mọi người dân, đặc biệt những người có lợi thế kém hơn trong xã hội. Theo khái niệm này, đổi mới sáng tạo là sự áp dụng các bí quyết (know-how) của khoa học, công nghệ và đổi mới (STI) để giải quyết các vấn đề khó khăn mà hàng tỷ người nghèo trên thế giới và Việt Nam đang gặp phải. Mục đích của đổi mới sáng tạo là phát triển và chuyển giao các sản phẩm và giải pháp có chất lượng tốt, có giá thấp vì lợi ích của người nghèo thông qua các nỗ lực của khu vực nhà nước và tư nhân. Mục tiêu dài hạn là nhằm xây dựng một hệ thống tạo ra đổi mới sáng tạo bền vững, mở rộng thị trường cho các sản phẩm tốt, hợp với sức mua của người thu nhập thấp, tập trung nguồn lực và sự quan tâm vào phân khúc thị trường dành cho người nghèo, cung cấp các sản phẩm và dịch vụ rẻ hơn và tốt hơn, phục vụ dân chúng ngày càng đông đảo hơn.
Đặc điểm của đổi mới: Đổi mới là sự khai thác thành công một ý tưởng mới. - Ý tưởng mới: ý tưởng có thể là mới đối với một công ty, một quốc gia, hay mới đối với thế giới.- Khai thác: không chỉ dừng lại ở sự thể hiện ý tưởng mà còn là sự ứng dụng nó trong thực tiễn.- Thành công: đổi mới được coi là thành công khi quá trình đổi mới được thực hiện với tốc độ nhanh, có quy mô rộng và có tính bền vững. Đối với công tác đổi mới phục vụ người thu nhập thấp thì việc đạt được quy mô rộng là đặc biệt quan trọng vì theo định nghĩa nó có mục đích giúp đỡ đông đảo dân chúng chứ không phải chỉ phục vụ một số ít nhóm người. Tính bền vững cũng rất quan trọng để thu được các lợi ích lâu dài từ đổi mới sáng tạo thay vi chỉ đạt được thành tích trong ngắn hạn.
Thách thức Phát triển Quốc gia: Là những vấn đề lớn cản trở sự phát triển cần được ưu tiên giải quyết ở tầm rộng, với nhiều nỗ lực liên ngành nhằm góp phần đạt được các mục tiêu đã xác định trong Chiến lược phát triển kinh tế - xã hội Việt Nam giai đoạn 2011-2020.
- 7 -
Bằng sáng chế: Bằng sáng chế (patent) là một tập hợp các bản quyền do một quốc gia có chủ quyền cấp cho một nhà sáng chế hoặc người đại diện được ủy quyền trong một thời hạn nhất định, đổi lại nhà sáng chế phải bộc lộ sáng chế của mình ra công chúng. Sáng chế là một giải pháp để giải quyết một vấn đề công nghệ cụ thể, có thể là một sản phẩm hay một qui trình kỹ thuật. Sáng chế là một dạng thức của sở hữu trí tuệ. Thời gian bảo hộ một sáng chế tối đa là 20 năm, sau đó ai cũng có quyền sao chép sáng chế đó.Để được cấp bằng sáng chế, cơ quan có thẩm quyền của chính phủ cần đảm bảo sáng chế là mới, có thể ứng dụng công nghiệp. Nếu sáng chế không có tính mới, nhà sáng chế sẽ không được cấp bằng. Mỗi nước cấp bằng sáng chế của riêng mình. Nhà sáng chế có thể nhận bằng sáng chế ở bất kỳ nước nào mình muốn. Với cùng một sáng chế, nhà sáng chế có thể đăng ký và được cấp bằng ở nhiều nước khác nhau. Việc cấp bằng sáng chế ở các nước đều phải nộp lệ phí.
Bí quyết kỹ thuật: Là thông tin được tích luỹ, khám phá trong quá trình nghiên cứu, sản xuất, kinh doanh của chủ sở hữu công nghệ có ý nghĩa quyết định đến chất lượng, khả năng cạnh tranh của công nghệ, sản phẩm công nghệ.
Công nghệ: Là giải pháp, quy trình, bí quyết kỹ thuật có kèm hoặc không kèm theo công cụ, phương tiện dùng để biến đổi nguồn lực thành sản phẩm.
Công nghệ mới: Là công nghệ lần đầu được tạo ra ở Việt Nam.Công nghệ tiên tiến: Là công nghệ hàng đầu, có trình độ công nghệ cao hơn trình độ
công nghệ cùng loại hiện có.Chuyển giao công nghệ: Là chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng một
phần hoặc toàn bộ công nghệ từ bên có quyền chuyển giao công nghệ sang bên tiếp nhận công nghệ.
Chuyển giao công nghệ tại Việt Nam: Là việc chuyển giao công nghệ giữa các tổ chức, cá nhân hoạt động trong lãnh thổ Việt Nam.
Chuyển giao công nghệ từ nước ngoài vào Việt Nam: Là việc tổ chức, cá nhân hoạt động ở nước ngoài chuyển giao công nghệ cho tổ chức, cá nhân hoạt động trong lãnh thổ Việt Nam.
Đánh giá công nghệ: Là hoạt động xác định trình độ, giá trị, hiệu quả kinh tế và tác động kinh tế - xã hội, môi trường của công nghệ.
Định giá công nghệ: Là hoạt động xác định giá của công nghệ.Thẩm định công nghệ: Là hoạt động kiểm tra, xác định các chỉ tiêu của công nghệ
đã được chuyển giao so với các chỉ tiêu của công nghệ được quy định trong hợp đồng chuyển giao công nghệ.
Hoạt động chuyển giao công nghệ: Bao gồm chuyển giao công nghệ và dịch vụ chuyển giao công nghệ.
Tư vấn chuyển giao công nghệ: Là hoạt động hỗ trợ các bên trong việc lựa chọn công nghệ, đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng chuyển giao công nghệ.
Ươm tạo công nghệ: Là hoạt động hỗ trợ nhằm tạo ra và hoàn thiện công nghệ có triển vọng ứng dụng thực tiễn và thương mại hoá từ ý tưởng công nghệ hoặc kết quả nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ.
- 8 -
LỜI NÓI ĐẦU
Đầu tư cho phát triển khoa học và đổi mới công nghệ là yếu tố quan trọng giúp tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp Việt Nam trong bối cảnh năng suất lao động còn thấp, nguồn tài nguyên vật chất đã bị khai thác đến mức tối đa, đất nước đứng trước yêu cầu đẩy nhanh quá trình công nghiệp hóa, tăng cường hội nhập quốc tế, tăng trưởng và phát triển bền vững, đảm bảo an sinh xã hội, từng bước xóa nghèo và cải thiện đời sống cho người thu nhập thấp.
Phát huy mối quan hệ hợp tác tích cực và hiệu quả trong nhiều năm qua, ngày 6 tháng 9 năm 2013 Ngân hàng Thế giới đã ký với Chính phủ Việt Nam Hiệp định tín dụng tài trợ cho Dự án “Đổi mới sáng tạo hướng tới người thu nhập thấp” nhằm tiếp tục hỗ trợ các nỗ lực của Chính phủ trong việc thực hiện các mục tiêu của Chiến lược phát triển kinh tế-xã hội 2010-2020.
Với sự liên kết chặt chẽ giữa các tổ chức khoa học công nghệ trong và ngoài nước, các doanh nghiệp và cá nhân tham gia vào dự án nói trên hy vọng sau 5 năm thực hiện dự án sẽ đạt được những mục tiêu và kết quả đề ra cho dự án, đặc biệt là tạo ra các sản phẩm chất lượng, có giá cả phù hợp với người thu nhập thấp dựa trên việc áp dụng các thành tựu của đổi mới công nghệ, nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường, nâng cao năng lực quản lý các chương trình đổi mới công nghệ của Việt Nam.
Sổ tay tài trợ này được biên soạn nhằm hướng dẫn các tổ chức khoa học công nghệ, các doanh nghiệp, cá nhân và nhóm cá nhân nắm được quy trình và thủ tục đăng ký tham gia dự án, và tổ chức thực hiện tiểu dự án (nếu được phê duyệt) theo đúng các quy định của Chính phủ Việt Nam và Ngân hàng Thế giới nhằm sử dụng kinh phí và các nguồn lực một cách hiệu quả nhất, góp phần đạt mục tiêu chung của dự án.
Sổ tay gồm 4 chương kèm theo các phụ lục, sơ đồ và biểu mẫu tham khảo:
Chương I. Giới thiệu và mô tả tóm tắt dự án “Đổi mới sáng tạo hướng tới người thu nhập thấp”.
Chương II. Phân loại các nhóm tiểu dự án
Chương III. Đăng ký, thẩm định và phê duyệt tiểu dự án
Chương IV. Thực hiện và Quản lý tiểu dự án.
Với sự đồng thuận của Ban Quản lý dự án (thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư) và Ngân hàng Thế giới, Quỹ Phát triển Khoa học và Công nghệ Quốc gia đã được giao đảm nhiệm quản lý việc thực hiện các tiểu dự án thuộc hợp phần 1 và phối hợp với Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank) và Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam (Vietinbank) quản lý việc thực hiện hợp phần 2 của dự án.
Chúng tôi hy vọng Sổ tay này sẽ là một công cụ hữu ích cho các đối tác tham gia dự án “Đổi mới sáng tạo hướng tới người thu nhập thấp”. Vì thời gian chuẩn bị và kinh nghiệm có hạn, sai sót trong quá trình biên soạn là điều khó tránh khỏi,
- 9 -
chúng tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp của người sử dụng đối với sổ tay để kịp thời chỉnh sửa, bổ sung nhằm đáp ứng các yêu cầu thực hiện và quản lý các tiểu dự án trong thời gian tới.
Các ý kiến góp ý xin gửi về:
Tổ thực hiện dự án “Đổi mới sáng tạo hướng tới người thu nhập thấp” (PIU)
Quỹ Phát triển Khoa học và Công nghệ Quốc gia,
#39 Trần Hưng Đạo, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội
Tel: 04-39369503; Fax: 04-39367751
Email: [email protected]
www.nafosted.gov.vn/viip
- 10 -
CHƯƠNG I
GIỚI THIỆU TÓM TẮT VỀ DỰ ÁN “ĐỔI MỚI SÁNG TẠO HƯỚNG TỚI NGƯỜI THU NHẬP THẤP”
Ngày 6 tháng 9 năm 2013, Chính phủ Việt Nam và Ngân hàng Thế giới đã ký kết Hiệp định tín dụng số 5249-VN theo đó hai bên nhất trí hỗ trợ cho Dự án “Đổi mới sáng tạo hướng tới người thu nhập thấp” (VIIP) với tổng số vốn là 55 triệu USD, vốn đối ứng của Chính phủ Việt Nam là 625.000 USD. Thời gian thực hiện dự án 5 năm (từ năm 2014 đến 2018).
Mục tiêu dài hạn của dự án là áp dụng, cải tiến công nghệ và thúc đẩy đổi mới sáng tạo mang lại lợi ích cho người thu nhập thấp. Mục tiêu này sẽ được thưc hiện bằng các biện pháp nâng cao năng lực của Việt Nam trong thực hiện các chương trình đổi mới sáng tạo, thông qua việc hỗ trợ tài chính để phát triển, áp dụng, tiếp nhận, mở rộng quy mô và thương mại hóa các công nghệ sáng tạo và đặc biệt tập trung vào tăng cường năng lực công nghệ và sáng tạo của các tổ chức nghiên cứu và triển khai (RDIs) và các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs).
Cục Phát triển Doanh nghiệp (thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư) là cơ quan chủ trì dự án, Quỹ Phát triển Khoa học và Công nghệ Quốc gia (thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ) là cơ quan tổ chức thực hiện toàn bộ hợp phần 1 và phần “Cấp phát - Grant” thuộc hợp phần 2 của dự án, Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank) và Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam (Vietinbank) tổ chức thực hiện phần “Cho vay - Credit” thuộc hợp phần 2 của dự án.
Đối tượng thụ hưởng chính của dự án là các tổ chức khoa học công nghệ, các doanh nghiệp tham gia đổi mới, nâng cấp và thương mại hóa các công nghệ, các các nhân và nhóm cá nhân có ý tưởng đổi mới sáng tạo. Đối tượng thụ hưởng cuối cùng kết quả của đổi mới sáng tạo công nghệ là người thu nhập thấp.
Các lĩnh vực ưu tiên của dự án trong 5 năm tới (2014-2018) đã được Hội đồng tư vấn thách thức phát triển quốc gia xác định, gồm: Y - dược học cổ truyền; Nông nghiệp - Thủy – hải sản; và Ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông (ICT) như một công cụ cung cấp dịch vụ cho người thu nhập thấp.
Để đạt được các mục tiêu nói trên, Dự án đã được thiết kế theo 4 hợp phần:
Hợp phần 1: Phát triển công nghệ
Tạo ra các công nghệ hoặc hoàn toàn mới hoặc tiếp nhận các công nghệ hiện có sẵn một cách sáng tạo và phù hợp, hoặc của nước ngoài hoặc được phát triển ở trong nước bởi các tổ chức R&D chính thức, các doanh nghiệp hoặc các nhà sáng tạo cá nhân.
Hợp phần 2: Mở rộng và thương mại hóa kết quả đổi mới - sáng tạo
Hợp phần 3: Chuyển giao tri thức quốc tế và tăng cường năng lực
- 11 -
Tăng cường năng lực cho một số cơ quan của Việt Nam nhằm xây dựng một hệ thống khoa học, công nghệ và đổi mới Việt nam đủ mạnh, có khả năng thiết kế, phát triển, tiếp thu, thích nghi, nâng cấp và khai thác các đổi mới sáng tạo;
Hợp phần 4: Quản lý, Giám sát và Đánh giá dự án
Hỗ trợ xây dựng năng lực quản lý để đảm bảo sử dụng có hiệu quả nguồn kinh phí dự án và đạt được các mục tiêu dự án một cách bền vững.
Trong phạm vi hợp phần 1 và một phần của hợp phần 2, NAFOSTED sẽ cấp kinh phí dưới dạng tài trợ không hoàn lại thông qua các Tiểu dự án cho các tổ chức khoa học công nghệ, các doanh nghiệp và các nhà sáng chế cá nhân để thực hiện việc phát triển công nghệ mới hoặc thúc đẩy hoàn thiện các công nghệ hiện đang ở mức thí điểm/thử nghiệm, các sản phẩm từ qui mô thử nghiệm lên quy mô có thể thương mại hóa. Dự án khuyến khích người đăng ký tài trợ liên kết hợp tác với các đối tác liên quan và ủng hộ người đăng ký có thể đề xuất các công nghệ mới tạo ra ở trong nước cũng như ở nước ngoài.
Sơ đồ 1. Sơ đồ tổng thể quản lý dự án VIIP
Chú thích: VTB – VietinbankVCB – VietcombankHP1, HP2, HP2, HP4 – 4 hợp phần của dự án VIIPN1, N2, N3, N4 – 4 nhóm tiểu dự án của dự án VIIP
- 12 -
CHƯƠNG II
PHÂN LOẠI CÁC NHÓM TIỂU DỰ ÁN TRONG DỰ ÁN “ĐỔI MỚI SÁNG TẠO HƯỚNG TỚI NGƯỜI THU NHẬP THẤP”
Việc cấp phát kinh phí trong khuôn khổ dự án VIIP sẽ được tiến hành thông qua các tiểu dự án. Nhằm mục đích thiết kế một cơ chế tài trợ phù hợp, các tiểu dự án được chia thành 4 nhóm riêng biệt như sau:
- C1-NDC: là nhóm tiểu dự án Phát triển công nghệ, tạo ra sự đổi mới sáng tạo dựa trên yêu cầu giải quyết các thách thức phát triển mang tầm quốc gia (NDCs).
- C2-A&U: là nhóm tiểu dự án Tiếp nhận và Nâng cấp các công nghệ sẵn có để tạo ra các giải pháp đổi mới sáng tạo thích hợp cho Việt Nam.
- C3-Grassroots: là loại tiểu dự án thúc đẩy đổi mới sáng tạo cá nhân hoặc nhóm cá nhân.
- C4-S&C: là nhóm tiểu dự án Mở rộng và Thương mại hóa các kết quả đổi mới sáng tạo.
Bảng dưới đây mô tả các nét đặc trưng của từng nhóm tiểu dự án:
Mô tả loại tiểu dự án
C1-NDC C2-A&U C3-Grassroots C4-S&C
Mục tiêuCác tiểu dự án NDC phải gắn kết chặt chẽ với các thách thức phát triển ưu tiên đã xác định trong Chiến lược phát triển kinh tế-xã hội 10 năm của Việt Nam giai đoạn 2010-2020 và nhất quán với các mục tiêu phát triển của dự án VIIP
Khuyến khích việc tiếp nhận và nâng cấp các kết quả nghiên cứu và/hoặc công nghệ ở qui mô thử nghiệm hiện có sẵn để phát triển ra các sản phẩm mẫu sẵn sàng mở rộng sang qui mô sản xuất và/hoặc thương mại hóa công nghệ
Khuyến khích các đổi mới sáng tạo từ khu vực phi chính thức (nhóm hoặc nhà sáng chế cấp cơ sở)
a- Đưa các công nghệ đã phát triển hoặc được chuyển giao trước đây từ các tiểu dự án C1-NDC, C2-A&U and C3-Grasroots vào sản xuất qui mô lớn có tính bền vững.b- Hỗ trợ mở rộng qui mô sản xuất và thương mại hóa với khối lượng lớn các sản phẩm có chi phí thấp, phục vụ đông đảo người thu nhập thấp
Lĩnh vực ưu tiên tài trợ
- Y dược học cổ truyền;- Ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông (ICT) như một công cụ cung cấp dịch vụ cho BoP; - Nông nghiệp, thủy sản.
-Y dược học cổ truyền;- Ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông (ICT) như một công cụ cung cấp dịch vụ cho BoP; - Nông nghiệp, thủy sản.
Mở rộng cho tất cả các lĩnh vực công nghệ.
- Y dược học cổ truyền;- Ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông (ICT) như một công cụ cung cấp dịch vụ cho BoP; - Nông nghiệp, thủy sản.
Đối tượng Các tổ chức nghiên cứu Các tổ chức nghiên cứu Các cá nhân, nhóm Các xí nghiệp, công ty
- 13 -
đăng ký hợp lệ và triển khai (bao gồm
các Viện R&D độc lập của nhà nước và tư nhân, các Trường đại học có năng lực R&D)
Các công ty thuộc khu vực tư nhân có hoạt động nghiên cứu và đổi mới tại Việt Nam
và triển khai (bao gồm các Viện R&D độc lập của nhà nước và tư nhân, các Trường đại học có năng lực R&D)
Các công ty thuộc khu vực tư nhân có hoạt động nghiên cứu và đổi mới tại Việt Nam
và nhóm cá nhân; ưu tiên được dành cho các nhóm nhỏ người tình nguyện địa phương có kinh nghiệm về đổi mới cấp cơ sở
và doanh nghiệp tư nhân Việt Nam tham gia vào đổi mới sáng tạo ở Việt Nam
Thời gian thực hiện
24 tháng 18 tháng 12 tháng 24 tháng
Vốn cấp phát cho một tiểu dự án
Cấp 100% tổng chi phí của tiểu dự án, tối đa $700.000 USD (chỉ để chi trả cho các chi phí tăng thêm do thực hiện dự án)
Tối đa 75% tổng chi phí của tiểu dự án (nhưng không quá $300.000 USD) để chi trả cho các chi phí hợp lệ theo quy định của Sổ tay này
Tối đa 75% tổng chi phí của tiểu dự án (nhưng không quá $30.000 USD) để chi trả cho các chi phí hợp lệ theo quy định của Sổ tay này
- Đối với mục tiêu a: Tối đa 30% tổng chi phí của tiểu dự án (nhưng không quá 250.000USD)- Đối với mục tiêu b: Tối đa 30% tổng chi phí của tiểu dự án (nhưng không quá 125.000USD)
Ghi chú:
Lĩnh vực ưu tiên: là các lĩnh vực đã được Hội đồng tư vấn Thách thức phát triển quốc gia (NDC) xác định, dựa trên Chiến lược phát triển kinh tế - xã hội 2010-2020 (xem Phụ lục 4: Phạm vi tài trợ).
Đối tượng đăng ký hợp lệ: Là các tổ chức Khoa học công nghệ, các doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam (không bao gồm các doanh nghiệp có tỷ lệ vốn đầu tư nước ngoài hoặc của Nhà nước trên 50%), có ít nhất 1 năm hoạt động trong lĩnh vực đăng ký tài trợ.
Đối tượng đăng ký là cá nhân, nhóm cá nhân cần hợp tác với các nhà nghiên cứu, các kỹ sư và doanh nghiệp để tăng cơ hội thành công trong mở rộng và thương mại hóa sản phẩm sáng tạo.
Mỗi đối tượng có thể đăng ký nhiều hồ sơ tiểu dự án trong mỗi đợt thông báo.
Đối tượng đăng ký phải tuân thủ các qui định chung về quản lý tài chính của dự án VIIP và cam kết tuân thủ các qui định về quản lý tài chính tại “Sổ tay tài trợ” này. Đối tượng đăng ký cần chứng minh có đủ năng lực và nguồn lực trong quản lý tài chính bao gồm việc cử và đào tạo kế toán đủ trình độ tham gia dự án, đảm bảo có sổ sách theo dõi và chấp hành nghiêm túc chế độ báo cáo theo quy định.
Gia hạn thời gian thực hiện tiểu dự án: Về nguyên tắc, các tiểu dự án không được gia hạn. Tuy nhiên trong một số trường hợp đặc biệt có thể xem xét gia hạn tối đa thêm 3 tháng đối với tiểu dự án loại C3-Grassroots và 6 tháng đối với các loại tiểu dự án còn lại với điều kiện không bổ sung thêm kinh phí đã duyệt.
- 14 -
CHƯƠNG III
ĐĂNG KÝ, THẨM ĐỊNH VÀ PHÊ DUYỆT TIỂU DỰ ÁN
Dưới đây là Sơ đồ mô tả qui trình đăng ký, thẩm định và phê duyệt các nhóm Tiểu dự án đã nêu tại Chương II nói trên.
Sơ đồ 2. Qui trình đăng ký, xét duyệt tiểu dự án nhóm C1-NDC, C2-A&U và C3-Grassroots
- 15 -
Sơ đồ 3. Qui trình đăng ký, xét duyệt các tiểu dự án nhóm C4-S&C
- 16 -
Chú thích:
VTB – Vietinbank
VCB - Vietcombank
Về nguyên tắc, các bước và thời gian nêu trong 2 sơ đồ trên có thể được điều chỉnh, bổ sung trong quá trình thực hiện nhằm đảm bảo tiểu dự án được vận hành hiệu quả nhất. Thời gian cho toàn bộ các bước từ khi bắt đầu tiếp nhận hồ sơ cho đến khi ký hợp đồng tài trợ tối đa là 06 tháng.
3.1. Thông báo mời nộp hồ sơ đăng ký tiểu dự ánViệc mời nộp đề xuất tiểu dự án sẽ được thông báo rộng rãi 6 tháng một lần trên
Website của NAFOSTED, Bộ KH&CN, Cục Phát triển doanh nghiệp (thuộc Bộ KH&ĐT) và một số phương tiện thông tin đại chúng khác. Riêng đối với các tiểu dự án nhóm C4-S&C, ngoài việc thông báo trên các website và phương tiện thông
- 17 -
tin đại chúng nói trên thì còn phải đồng thời được thông báo trên website của Vietinbank và Vietcombank.
Mẫu đề xuất tiểu dự án được đề cập tại Phụ lục 5. Các yêu cầu cụ thể (nếu có) sẽ được gửi kèm theo thông báo mời nộp hồ sơ đăng ký tiểu dự án.
3.2. Chuẩn bị và nộp hồ sơ đăng ký tiểu dự ánNgười đăng ký cần nộp hồ sơ trong thời hạn qui định. Hồ sơ nộp sau thời hạn
qui định sẽ không được xem xét cho đến khi có đợt thông báo tiếp theo.
Hồ sơ yêu cầu tài trợ gồm các tài liệu sau (xem Phụ lục 6):
- Đơn đăng ký tài trợ
- Thuyết minh tiểu dự án.
- Hồ sơ tư cách pháp nhân:
+ Đối với các đơn vị R&D: Bản sao Quyết định thành lập và Chức năng nhiệm, vụ của đơn vị.
+ Đối với các doanh nghiệp: Bản sao Giấy phép thành lập doanh nghiệp và Giấy phép kinh doanh của đơn vị.
+ Đối với cá nhân và nhóm cá nhân: Bản sao Chứng minh nhân dân.
- Cam kết hợp tác của các đối tác cùng tham gia dự án.
- Tài liệu chứng minh năng lực của tổ chức đăng ký chủ trì và các đối tác tham gia (Nhân lực; Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị; và Tài chính)
- Lý lịch khoa học của cá nhân đăng ký chủ trì và các thành viên tham gia chính.
- Cam kết bảo vệ môi trường (EPC) hoặc báo cáo đánh giá tác động môi trường (EIA) hoặc Kế hoạch quản lý môi trường (EMP). Để xác định phải nộp loại tài liệu nào đề nghị tham khảo Nghị định 29/2011/NĐ-CP ngày 18/4/2011 của Chính phủ quy định về đánh giá môi trường chiến lược, đánh giá tác động môi trường, cam kết bảo vệ môi trường.
- Các tài liệu do Vietinbank và Vietcombank yêu cầu (áp dụng đối với hồ sơ đăng ký tiểu dự án nhóm C4-S&C): Đề nghị tham khảo Sổ tay tín dụng của các Ngân hàng nói trên đối với gói sản phẩm vay thứ cấp từ dự án VIIP.
Trừ các văn bản chính thức được ban hành gốc bằng tiếng Việt, các tài liệu trong hồ sơ đăng ký tiểu dự án nhóm C1-NDC phải được chuẩn bị bằng cả tiếng Việt và tiếng Anh. Tài liệu tiếng Anh của hồ sơ đăng ký tiểu dự án thuộc 3 nhóm còn lại sẽ được chuẩn bị một cách chọn lọc với các thông tin chính do NAFOSTED qui định.
- Đối với các tiểu dự án nhóm C1-NDC, C2-A&U và C3-Grassroots: Hồ sơ đăng ký có thể gửi trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện đến Văn phòng của NAFOSTED’s PIU hoặc PMU, bao gồm: hai (02) bộ hồ sơ gốc (tiếng Việt và tiếng Anh) và một bản bằng file điện tử (file scan định dạng PDF) qua email, chuyển trực tiếp hoặc qua Hệ thống quản lý trực tuyến (xem Phụ lục 22) của dự án sau khi hệ thống đã được thiết lập và sẵn sàng.
- 18 -
- Đối với các tiểu dự án nhóm C4-S&C:
+ Hồ sơ đăng ký tài trợ: Thực hiện tương tự như các nhóm C1-NDC, C2-A&U và C3-Grassroots nói trên.
+ Hồ sơ đăng ký vay vốn: Theo qui định của Vietinbank hoặc Vietcombank.+ Hồ sơ đăng ký gồm 03 bộ bản in có thể gửi trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu
điện tới 1 trong 3 đơn vị (NAFOSTED, PMU, Vietinbank/Vietcombank và một bản bằng file điện tử (file scan định dạng PDF) qua email, chuyển trực tiếp hoặc qua Hệ thống quản lý trực tuyến (xem Phụ lục 22) của dự án sau khi hệ thống đã được thiết lập và sẵn sàng phục vụ.
3.3. Tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký tiểu dự án Hồ sơ hợp lệ là hồ sơ được lập theo các mẫu biểu của Sổ tay này, được nộp
đúng hạn và đáp ứng yêu cầu bắt buộc đối với chủ trì dự án (được qui định tại Chương II của Sổ tay này).
Chỉ các hồ sơ đầy đủ và hợp lệ mới được đưa vào các bước xem xét, đánh giá. Các hồ sơ không hợp lệ sẽ bị từ chối và người đăng ký sẽ được thông báo kèm theo các lý do từ chối hồ sơ.
3.4. Thẩm định tác động môi trường - xã hội của tiểu dự ánBản chất của "Đổi mới sáng tạo" theo khái niệm của Dự án này là khuyến khích
các giải pháp công nghệ có tính bền vững và thân thiện với môi trường và xã hội, hướng về phục vụ người thu nhập thấp. Để quản lý các tác động xã hội và môi trường tiềm ẩn, khung quản lý môi trường và xã hội (ESMF) đã được soạn thảo và có thể tham khảo tại website của NAFOSTED. Khung quản lý môi trường và xã hội là một khung cơ chế sàng lọc đơn giản, trong đó các tác động môi trường và xã hội tiềm ẩn là một trong những tiêu chí để đưa ra quyết định tài trợ cho việc phát triển một công nghệ hoặc một ý tưởng sáng tạo. Khung quản lý môi trường và xã hội sẽ loại bỏ những công nghệ có tác động tiêu cực lớn đến môi trường, xã hội. Đối với những công nghệ đạt yêu cầu về môi trường, xã hội nhưng vẫn tiềm ẩn những tác động nhỏ tới môi trường hoặc xã hội thì phải áp dụng các biện pháp phòng ngừa thích hợp.
Các hồ sơ sẽ được chuyên gia xem xét về tác động môi trường theo các qui định tại Nghị định 29/2011/NĐ-CP ngày 18/4/2011 của Chính phủ về đánh giá môi trường đồng thời với việc thẩm định về kỹ thuật (đối với tất cả các nhóm tiểu dự án) và về tài chính (đối với tiểu dự án nhóm C4-S&C).
Sau khi xem xét, các tiểu dự án có thể:
- Tiểu dự án xếp loại IE (Ineligible - Không hợp lệ) sẽ không được đưa vào xem xét tài trợ.
- Tiểu dự án xếp loại EIA (Environment Impact Assessment - Đánh giá tác động môi trường) phải có báo cáo đánh giá tác động môi trường được Ủy ban nhân dân của địa phương (cấp huyện hoặc tỉnh), nơi tiến hành dự án phê duyệt.
- Đối với tiểu dự án loại EPC (Environmental Protection Commitment - Cam kết bảo vệ môi trường), chủ tiểu dự án được yêu cầu chuẩn bị bản cam kết bảo vệ môi trường được Ủy ban nhân dân huyện/ xã nơi thực hiện dự án phê duyệt.
- 19 -
- Đối với tiểu dự án thuộc loại EMP (Enviroment Management Plan - Kế hoạch quản lý môi trường), chủ tiểu dự án cần chuẩn bị Kế hoạch quản lý môi trường phù hợp với quy định về an toàn của Ngân hàng thế giới.
Kế hoạch quản lý môi trường sẽ được đánh giá riêng bởi các chuyên gia có trình độ về môi trường do Quỹ phát triển khoa học công nghệ quốc gia lựa chọn.
Khi cần thiết, Đại diện NAFOSTED, Ban Quản lý dự án và Ngân hàng Thế giới cùng với các chuyên gia môi trường có thể tiến hành các chuyến khảo sát tới cơ sở của cá nhân, tổ chức đề xuất tiểu dự án hoặc địa điểm thực hiện dự án. Tổ chức, cá nhân đề xuất tiểu dự án có thể được yêu cầu trình bày và giải trình kế hoạch quản lý môi trường trong các chuyến khảo sát này.
3.5. Thẩm định, đánh giá kỹ thuật tiểu dự ána) Các nguyên tắc cơ bản áp dụng trong thẩm định hồ sơ đăng ký tài trợ
- Minh bạch: Quy trình ra quyết định tài trợ được mô tả rõ ràng và tất cả những ai quan tâm đều có thể dễ dàng truy cập vào trang web của NAFOSTED.
- Đối xử bình đẳng: Tất cả đề xuất của các tiểu dự án được đối xử như nhau, không phân biệt nguồn gốc hoặc xuất thân của cá nhân, tổ chức đề xuất tiểu dự án.
- Lựa chọn cạnh tranh: Tất cả các đề xuất của tiểu dự án được xem xét và lựa chọn thông qua một quy trình lựa chọn cạnh tranh với các tiêu chí cụ thể, tuân theo các mục tiêu phát triển của dự án VIIP và không có ngoại lệ cho bất kỳ tiểu dự án nào.
- Lựa chọn trên cơ sở có đủ ngân sách đáp ứng: Do nguồn kinh phí từ dự án VIIP có hạn trong khi nhu cầu cần tài trợ khá lớn nên có thể xảy ra trường hợp vượt quá khả năng tài chính cho phép. Vì vậy, mỗi đợt xét tuyển sẽ áp dụng một mức điểm chuẩn để đảm bảo đủ điều kiện thực hiện thành công các dự án được phê duyệt.
b) Các tiêu chí đánh giá
Tiêu chí đánh giá được xây dựng ở các mức khác nhau cho từng loại tiểu dự án, tuy nhiên tất cả đều có mục đích chung là nhằm đảm bảo các nguồn vốn được sử dụng để hỗ trợ cho việc phát triển, tiếp nhận chuyển giao, mở rộng và thương mại hóa công nghệ, đáp ứng nhu cầu của người thu nhập thấp ở Việt Nam.
Các tiêu chí đánh giá quan trọng là:
- Tính sáng tạo và tính mới trong các ý tưởng của tiểu dự án.
- Tính khả thi và tính rủi ro của tiểu dự án.
- Khả năng cấp bằng sáng chế, nhân rộng và thương mại hóa công nghệ và tiềm năng thị trường.
- Khả năng giảm giá thành sản phẩm và dịch vụ (chi phí thấp).
- Số lượng người thu nhập thấp có thể được hưởng lợi từ kết quả của tiểu dự án trong trường hợp việc nhân rộng và thương mại hóa công nghệ thành công (chú ý các lợi ích mang lại cho phụ nữ).
- 20 -
- Khả năng hợp tác với các tổ chức nghiên cứu triển khai và các doanh nghiệp trong và ngoài nước.
- Năng lực của cá nhân hoặc tổ chức yêu cầu tài trợ, bao gồm cả năng lực của các đối tác và các thành viên nhóm tham gia thực hiện tiểu dự án.
Các thông tin chi tiết về tiêu chí đánh giá cho từng loại tiểu dự án được đề cập tại Phụ lục 7 (Bảng chấm điểm đánh giá kỹ thuật đề xuất dự án).
c) Chuyên gia phản biện độc lập (peer - reviewer)
Chuyên gia phản biện tiểu dự án là các chuyên gia có chuyên môn sâu trong lĩnh vực tiểu dự án đề xuất, tự nguyện tham gia phản biện, được trả thù lao theo quy định của dự án VIIP, có trách nhiệm đánh giá thuyết minh tiểu dự án trước khi đưa ra xem xét tại cuộc họp Hội đồng kỹ thuật. Mỗi đề xuất tiểu dự án được đánh giá bởi ít nhất 3 chuyên gia phản biện. Trong đó, các tiểu dự án nhóm C1-NDC bắt buộc phải có ít nhất 1 chuyên gia phản biện quốc tế, các tiểu dự án nhóm C3-Grassroots không bắt buộc phải có chuyên gia phản biện quốc tế. Các Tiểu dự án nhóm C2-A&U và C4-S&C việc mời chuyên gia phản biện quốc tế là không bắt buộc.
- Lựa chọn chuyên gia phản biện tiểu dự án:
Đối với chuyên gia trong nước, NAFOSTED sẽ đề xuất và lựa chọn chuyên gia phản biện độc lập cho từng tiểu dự án dựa trên cơ sở dữ liệu chuyên gia của Quỹ và của Bộ Khoa học và Công nghệ. Đối với chuyên gia quốc tế, Quỹ sẽ phối hợp với các tổ chức khoa học công nghệ quốc tế để giới thiệu, lựa chọn và mời các chuyên gia có trình độ và kinh nghiệm tham gia phản biện.
- Xung đột lợi ích và bảo mật:
Trong quá trình tuyển chọn phản biện, NAFOSTED có trách nhiệm đảm bảo các chuyên gia này không có xung đột lợi ích với các tiểu dự án được giao đánh giá. Các chuyên gia cũng cam kết sẽ thông báo cho Quỹ bất cứ khi nào có xung đột lợi ích phát sinh trong quá trình thực hiện nhiệm vụ đánh giá của mình. Khi được thông báo, NAFOSTED sẽ thực hiện những hành động cần thiết để loại bỏ các xung đột lợi ích đã được phát hiện.
NAFOSTED và các chuyên gia phản biện cam kết bảo mật các thông tin của hồ sơ đăng ký tài trợ cũng như các thông tin của quá trình đánh giá và kết quả đánh giá.
d) Hội đồng kỹ thuật
Việc quyết định lựa chọn tiểu dự án để tài trợ sẽ dựa trên khuyến nghị của Hội đồng kỹ thuật.
Hội đồng kỹ thuật, do NAFOSTED quyết định thành lập, bao gồm các nhà khoa học, đổi mới công nghệ, kinh doanh, đầu tư tài chính và chuyên gia hoạch định chính sách có trình độ cao (thông tin chi tiết về chức năng, nhiệm vụ, thành phần và qui chế làm việc của Hội đồng kỹ thuật được đề cập tại Phụ lục 8).
Hội đồng kỹ thuật thống nhất kết quả đánh giá của mình và khuyến nghị danh sách các tiểu dự án đạt yêu cầu theo thứ tự ưu tiên để NAFOSTED xem xét, quyết định tài trợ.
- 21 -
Hội đồng quản lý Quỹ phát triển Khoa học Công nghệ Quốc gia sẽ đưa ra quyết định tài trợ dựa trên kết quả đánh giá và khuyến nghị của Hội đồng kỹ thuật và Thư không phản đối của Ngân hàng Thế giới (áp dụng đối với tất cả tiểu dự án thuộc nhóm C1-NDC, 2 tiểu dự án do WB lựa chọn từ danh sách kiến nghị tài trợ của đợt xét chọn đầu tiên của các nhóm C2-A&U, C3-Grassroots và C4-S&C và tất cả các tiểu dự án đề nghị mức tài trợ từ 250.000 USD trở lên).
- Thành viên Hội đồng kỹ thuật:
Hội đồng kỹ thuật gồm 7 thành viên với thành phần và cơ cấu được đề cập trong Phụ lục 8. Các thành viên của Hội đồng kỹ thuật được lựa chọn từ các cơ sở dữ liệu chuyên gia của NAFOSTED, Liên minh nghiên cứu toàn cầu (Global Research Alliance) và sự giới thiệu của các cơ quan chuyên môn liên quan khác dựa trên trình độ, năng lực và sự đồng thuận tham gia của chuyên gia, không phân biệt tuổi tác, quốc tịch và cơ quan làm việc của họ. Các chuyên gia này cần phải có chuyên môn và kiến thức phù hợp với điều khoản tham chiếu (ToR) của các thành viên Hội đồng. Chuyên gia nước ngoài và chuyên gia Việt Nam định cư ở nước ngoài được khuyến khích tham gia vào Hội đồng. Hội đồng có 1 thành viên quốc tế.
- Xung đột lợi ích và bảo mật:
Thành viên Hội đồng kỹ thuật tiến hành thẩm định đề xuất tiểu dự án trên cơ sở các nội dung hồ sơ, kết quả đánh giá của các chuyên gia phản biện và các tiêu chí đánh giá đã định sẵn.
Trong quá trình tuyển chọn thành viên Hội đồng, NAFOSTED có trách nhiệm đảm bảo các chuyên gia này không có xung đột lợi ích với các đề xuất được giao đánh giá. Các thành viên Hội đồng cũng cam kết sẽ thông báo cho NAFOSTED bất cứ khi nào có xung đột lợi ích phát sinh trong quá trình thực hiện nhiệm vụ đánh giá của mình. Khi được thông báo, Quỹ sẽ thực hiện những can thiệp cần thiết để loại bỏ các xung đột lợi ích đã được phát hiện.
NAFOSTED và các thành viên Hội đồng cam kết bảo mật các thông tin của hồ sơ đăng ký tài trợ cũng như các thông tin của quá trình đánh giá và kết quả đánh giá.
e) Quy trình thẩm định kỹ thuật
Sau khi phân loại, hồ sơ đăng ký tài trợ được gửi cho chuyên gia phản biện để xem xét trong thời gian 15 ngày. Kết quả phản biện được chuyển cho Hội đồng kỹ thuật ít nhất 15 ngày trước ngày bắt đầu phiên họp đánh giá của Hội đồng. Khi điều kiện kỹ thuật cho phép, Hội đồng có thể tổ chức họp trực tuyến.
Sau khi phân loại, hồ sơ sẽ được thẩm định về kỹ thuật theo qui trình sau:
- Phản biện của chuyên gia:
Hồ sơ đăng ký tài trợ được gửi cho chuyên gia phản biện để xem xét trong thời gian 15 ngày. Mỗi chuyên gia sẽ đánh giá bằng cách điền vào mẫu Phiếu nhận xét tiểu dự án do NAFOSTED cung cấp. Chuyên gia phản biện cần phải có ý kiến về việc có kiến nghị tài trợ hay không tài trợ cho tiểu dự án (xem Phụ lục 7: Phiếu nhận xét đánh giá kỹ thuật đề xuất tiểu dự án). Thông thường, chỉ các tiểu dự án có ít nhất 2 chuyên gia phản biện kiến nghị tài trợ mới được đưa ra đánh giá tiếp theo ở Hội đồng kỹ thuật. Tuy nhiên, do tính đặc thù của dự án VIIP nên đối với lần xét
- 22 -
chọn đầu tiên, tạm thời các tiểu dự án được ít nhất 1 chuyên gia phản biện kiến nghị tài trợ sẽ được đưa ra đánh giá tại Hội đồng kỹ thuật.
- Phiên họp của Hội đồng kỹ thuật
+ Trình bày đề xuất tiểu dự án tại cuộc họp của Hội đồng kỹ thuật:
Tổ chức hoặc cá nhân đề xuất tiểu dự án được yêu cầu trình bày ngắn gọn cho Hội đồng kỹ thuật các nội dung chính của bản đề xuất tiểu dự án (tối đa 20 phút).
Trình bày đề xuất trực tiếp tại phiên họp của Hội đồng kỹ thuật là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả các tiểu dự án thuộc nhóm C1-NDC.
Đối với các tiểu dự án loại C2-A&U và C4-S&C, việc trình bày trực tiếp đề xuất tại phiên họp của Hội đồng kỹ thuật không bắt buộc cho toàn bộ cho tất cả các đề xuất và được thực hiện theo lựa chọn của Hội đồng kỹ thuật và đề nghị của tổ chức đề xuất tiểu dự án.
Đối với tiểu dự án loại C3-Grassroots, việc trình bày đề xuất có thể được thực hiện bằng cách trao đổi gián tiếp qua điện thoại, skype v.v…. Tuy nhiên, nếu cá nhân đề xuất tiểu dự án có nguyện vọng được trình bày trực tiếp thì sẽ được Hội đồng chấp nhận.
Mọi chi phí để tham gia thuyết trình sẽ do các nhân, tổ chức đề xuất tiểu dự án tự chi trả.
+ Sau phần trình bày, thành viên hội đồng sẽ thảo luận với cá nhân, tổ chức đề xuất tiểu dự án nhằm mục đích làm rõ thêm các nội dung đã đề xuất để phục vụ cho các bước đánh giá tiếp theo.
+ Đánh giá độc lập đề xuất tiểu dự án
Mỗi thành viên trong Hội đồng kỹ thuật điền vào một phiếu nhận xét và một phiếu đánh giá bằng cách chấm điểm từng tiêu chí đánh giá để đưa ra tổng số điểm cho mỗi đề xuất tiểu dự án dựa trên thang điểm 100.
+ Tổng kết kết quả đánh giá.
Kết quả đánh giá của Hội đồng được tổng hợp trong “Biên bản họp hội đồng” và “Bảng tổng kết điểm”. Để được xem xét ở các bước tiếp theo. Đề xuất tiểu dự án cần đạt đủ các điều kiện sau:
Loại tiểu dự án C1-NDC C2-A&U C3-Grassroot C4-S&C
- 23 -
Điều kiện
- Được ít nhất 2/3 số thành viên trong Hội đồng kỹ thuật đề nghị (trong đó có chuyên gia về chính sách sáng tạo KHCN và quản lý R&D; Chuyên gia về R&D ứng dụng và Chuyên gia về R&D, sáng tạo và đầu tư sáng tạo) và đạt số điểm trung bình trên 70.
- Điểm số trung bình từ 70 trở lên, trong đó:- Tính đổi mới sáng tạo: Đạt 15 điểm trở lên. - Tính ứng dụng thực tế hướng tới người thu nhập thấp: Đạt 15 điểm trở lên. - Tính khả thi: Đạt 40 điểm trở lên.
- Được ít nhất 2/3 số thành viên trong Hội đồng kỹ thuật đề nghị (trong đó có chuyên gia R&D ứng dụng và chuyên gia về doanh nghiệp) và đạt trung bình từ 65 điểm trở lên.
- Đạt điểm trung bình từ 70 trở lên, trong đó:- Tính đổi mới sáng tạo: Đạt 10 điểm trở lên. - Tính ứng dụng thực tế hướng tới người thu nhập thấp: Đạt 40 điểm trở lên. - Tính khả thi: Đạt 20 điểm trở lên.
Kết quả đánh giá cuối cùng bao gồm điểm số tổng hợp và kết luận của Hội đồng kỹ thuật sẽ được thông báo cho các chủ tiểu dự án sau khi công việc đánh giá và xét chọn hoàn thành.
3.6. Thẩm định tài chính tiểu dự ánCơ quan điều hành Quỹ có trách nhiệm thẩm định kinh phí tiểu dự án theo qui
định và đề nghị Hội đồng Quản lý NAFOSTED phê duyệt.
Riêng phần vốn vay của tiểu dự án thuộc nhóm C4-S&C sẽ do Vietcombank hoặc Vietinbank thẩm định và phê duyệt.
3.7. Quyết định tài trợ tiểu dự ánCơ quan điều hành Quỹ tổng hợp kết quả thẩm định (về môi trường - xã hội, kỹ
thuật và kinh phí) và trình duyệt theo 3 bước sau:
a) Gửi PMU để báo cáo và gửi yêu cầu “Không phản đối” (No objection) đến Ngân hàng Thế giới đối với:
- Tất cả các tiểu dự án nhóm C1-NDC
- Hai (2) tiểu dự án do Ngân hàng Thế giới lựa chọn từ danh sách kiến nghị tài trợ của đợt xét chọn đầu tiên của mỗi nhóm C2-A&U, C3-Grassroots, C4-S&C và tất cả các tiểu dự án có yêu cầu tài trợ lớn hơn 250.000 USD).
b) Nếu Ngân hàng Thế giới “Không phản đối” (NOL) và PMU không có ý kiến/yêu cầu bổ sung, cơ quan Điều hành NAFOSTED trình Hội đồng Quản lý NAFOSTED xem xét phê duyệt danh mục và kinh phí các tiểu dự án.
Riêng đối với tiểu dự án loại C4-S&C, Hội đồng quản lý NAFOSTED phê duyệt sau khi nhận được bản sao hợp đồng tín dụng của của Vietcombank hoặc Vietinbank với các chủ tiểu dự án.
Hội đồng Quản lý Quỹ có thể từ chối tài trợ cho tiểu dự án do Hội đồng kỹ thuật kiến nghị bằng cách đưa ra các lý do thích hợp. Tuy nhiên, Hội đồng Quản lý Quỹ không được phê duyệt tài trợ những tiểu dự án không được Hội đồng kỹ thuật
- 24 -
kiến nghị tài trợ hoặc đề nghị “Không phản đối” (đối với các tiểu dự án như đề cập ở mục 3.7 (a) trên) không được Ngân hàng Thế giới chấp nhận.
c) Sau khi có Quyết định của Hội đồng Quản lý Quỹ, Cơ quan Điều hành Quỹ thông báo cho chủ trì các tiểu dự án được tài trợ để chuẩn bị ký hợp đồng thực hiện.
NAFOSTED sẽ thông báo cho cá nhân, tổ chức đề xuất tiểu dự án về kết quả thẩm định và phê duyệt. Cá nhân, tổ chức được chấp nhận tài trợ sẽ được hướng dẫn thêm thủ tục ở các bước tiếp theo. Danh mục các tiểu dự án được và không được tài trợ sẽ được công bố trên website của dự án, NAFOSTED, Vietinbank và Vietcombank.
3.8. Ký hợp đồng thực hiện tiểu dự ánSau khi công bố kết quả xét duyệt, NAFOTED sẽ chuẩn bị các tài liệu cần thiết
để ký hợp đồng với cá nhân, tổ chức được phê duyệt tài trợ.
Hợp đồng (xem mẫu hợp đồng tại Phụ lục 9) sẽ được ký giữa NAFOSTED, đơn vị chủ trì và chủ nhiệm tiểu dự án. Riêng đối với tiểu dự án thuộc nhóm C3-A&U, hợp đồng thực hiện tiểu dự án sẽ được ký giữa NAFOSTED và cá nhân hoặc đại diện nhóm cá nhân thực hiện tiểu dự án.
Hợp đồng là văn bản pháp lý để NAFOSTED làm cơ sở cấp kinh phí, giám sát thực hiện cũng như đánh giá kết quả, sản phẩm của dự án. Thuyết minh tiểu dự án đã được phê duyệt là một phần không tách rời của hợp đồng.
Quyền sở hữu trí tuệ phải được ghi rõ trong hợp đồng như sau: chủ tiểu dự án hoặc các đối tác của tiểu dự án có toàn quyền sở hữu đối với tất cả công nghệ và tài sản trí tuệ được tạo ra trong quá trình thực hiện tiểu dự án. NAFOSTED, chính phủ và các tổ chức khác không có quyền sở hữu đối với các công nghệ và tài sản trí tuệ của tiểu dự án.
Nếu cá nhân, tổ chức có tiểu dự án được duyệt tài trợ không đồng ý với các điều khoản và điều kiện ghi trong hợp đồng thì phải gửi văn bản yêu cầu thay đổi đến NAFOSTED trong vòng 30 ngày từ khi nhận được dự thảo hợp đồng. Sau khi xem xét văn bản yêu cầu này, hợp đồng có thể được chỉnh sửa hoặc hủy bỏ (khi cần thiết).
- 25 -
CHƯƠNG IV
THỰC HIỆN VÀ QUẢN LÝ TIỂU DỰ ÁN
Chương này bao gồm các yêu cầu, nội dung, lịch biểu và mẫu biểu đối với việc lập kế hoạch và ngân sách cho tiểu dự án; Tổ chức thực hiện theo kế hoạch và ngân sách được duyệt; theo dõi và báo cáo tình hình thực hiện của tiểu dự án.
Mục đích của các hướng dẫn dưới đây là nhằm giúp các chủ trì tiểu dự án xây dựng kế hoạch và ngân sách phù hợp cho tiểu dự án; thực hiện các hoạt động dự án một cách suôn sẻ theo đúng các qui định pháp lý hiện hành của Việt Nam phù hợp với yêu cầu của Ngân hàng Thế giới; giám sát chặt chẽ các nhiệm vụ dự án và chuẩn bị tốt các báo cáo theo yêu cầu.
4.1. Kế hoạch nội dung và kinh phí tiểu dự ánTrong quá trình triển khai hoạt động đổi mới sáng tạo, không phân biệt tiểu dự
án thuộc loại nào, thông thường có 5 nhóm nhiệm vụ cần sử dụng kinh phí dự án để huy động các nguồn lực cho việc thực hiện, đó là:
a) Tiến hành các nhiệm vụ nghiên cứu và triển khai (R&D) do các chuyên gia ngắn hạn (có thể là cá nhân hoặc tổ chức) đảm nhận.
b) Mua sắm thiết bị, vật tư để tiến hành các hoạt động R&D đã xác định.
c) Tổ chức các lớp tập huấn, hội thảo trong nước liên quan đến phát triển, chuyển giao, tiếp thu, phổ biến, thương mại hóa các đổi mới công nghệ.
d) Thực hiện các chuyến công tác trong và ngoài nước theo kế hoạch của tiểu dự án.
e) Thực hiện các nhiệm vụ quản lý dự án theo quy định.
Để thực hiện các nhiệm vụ nói trên, tiểu dự án cần xây dựng các kế hoạch sau:
- Kế hoạch công tác năm (xem Phụ lục 10):
Đây là tài liệu cơ sở chính thức trong đó dự kiến tất cả các hoạt động chuyên môn tiểu dự án cần tiến hành trong một năm. Kế hoạch năm thứ nhất và Ngân sách kèm theo được nêu trong bản đề xuất dự án cuối cùng và nộp cho NAFOSTED để cùng thảo luận và nhất trí trước khi ký hợp đồng.
Để dự toán ngân sách cho tiểu dự án, đề nghị sử dụng biểu mẫu tại Phụ lục 11 và các quy định về Khoản chi hợp lệ và Định mức chi đề cập ở Phụ lục 12.
Các tiểu dự án không được tiến hành giải ngân trước khi ký Hợp đồng thực hiện với NAFOSTED.
- Kế hoạch mua sắm thiết bị và dịch vụ (xem Phụ lục 13)
Đây là bản kế hoạch do chủ tiểu dự án soạn thảo sau khi kế hoach và ngân sách năm được duyệt. Kế hoạch này bao gồm các dự kiến về mua sắm thiết bị và ký hợp đồng dịch vụ sẽ tiến hành trong năm (Để biết chi tiết về thủ tục và cách thức xây dựng kế hoạch này, đề nghị xem Chương 5: Sổ tay Hướng dẫn thực hiện (POM) dự
- 26 -
án VIIP về Quản lý Mua sắm Đấu thầu). Điều khoản tham chiếu để tham khảo khi chuẩn bị thuê dịch vụ cho dự án khi có nhu cầu được đề cập ở Phụ lục 14.
Các tiểu dự án không được tiến hành mua sắm hoặc ký hợp đồng dịch vụ khi Kế hoạch mua sắm chưa có sự phê duyệt của NAFOSTED.
Ghi chú: Tiểu dự án nhóm C3-Grassroot không bắt buộc phải lập kế hoạch này.
- Kế hoạch theo dõi thực hiện (xem Phụ lục 15)
Đây là kế hoạch do chủ tiểu dự án xây dựng hàng Quý trong đó nêu các nhiệm vụ giám sát thực hiện TDA trong một quý. Kế hoạch này sau khi được chủ tiểu dự án thông qua cần thông báo cho NAFOSTED’s PIU để biết và phối hợp thực hiện.
Ghi chú: Đối với các tiểu dự án nhóm C3-Grassroots không cần có kế hoạch này.
Lịch xây dựng kế hoạch
Loại kế hoạch Khi nào được xây dựng Khi nào cần nộp cho NAFOSTED’s PIU
Kế hoạch và ngân sách năm
Năm đầu tiên: Ngay sau khi tiểu dự án được phê duyệt. Các năm sau: vào tháng 10 hàng năm.
Năm đầu tiên: gửi cùng với bản văn kiện dự án lần cuối.
Các năm sau: hai tháng trước khi bắt đầu năm tài chính mới.
Kế hoạch mua sắm thiết bị, dịch vụ
Sau khi Kế hoạch và ngân sách năm được duyệt.
Một (01) tháng sau khi Kế hoạch và ngân sách năm được duyệt.
Kế hoạch theo dõi thực hiện
Sau khi Kế hoạch năm được duyệt.
Một (01) tháng sau khi Kế hoạch năm được duyệt.
4.2. Huy động các nguồn lực để thực hiện tiểu dự án Việc thực hiện thành công một tiểu dự án phụ thuộc phần lớn vào việc huy động
kịp thời và hiệu quả các nguồn lực đầu vào cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ trong kế hoạch hướng tới tạo ra các kết quả mong đợi của tiểu dự án. Chủ tiểu dự án cần nghiêm chỉnh tuân thủ kế hoạch và ngân sách đã duyệt và chấp hành các quy định hiện hành của Chính phủ và Ngân hàng Thế giới đối với tiểu dự án như đã nêu trong Sổ tay thực hiện dự án, chẳng hạn các qui định về đấu thầu trong mua sắm, chế độ đi công tác, tổ chức các hoạt động đào tạo, chuyển giao công nghệ, bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ, an toàn về môi trường và xã hội, tuân thủ đạo đức trong nghiên cứu v.v…
4.3. Hướng dẫn về mua sắm đối với các tiểu dự án nhóm C1-NDC, C2-A&U và C3-Grassroots
NAFOSTED chịu trách nhiệm xem xét và phê duyệt kế hoạch mua sắm, tài liệu liên quan đến đấu thầu, quy trình xét và duyệt thầu, và hợp đồng của các tiểu dự án theo quy định trong Chương 5, Sổ tay Hướng dẫn thực hiện (POM) dự án VIIP về
- 27 -
Quản lý Mua sắm Đấu thầu. Cụ thể, chỉ áp dụng phương thức Thông lệ thương mại trong mua sắm khi sử dụng kinh phí thuộc vốn cấp trong hợp phần 1 và 2 của dự án VIIP. Kiểm toán độc lập sẽ đánh giá các hoạt động mua sắm thuộc các hợp phần này.
Trường hợp phát hiện có gian lận nghiêm trọng trong quá trình đấu thầu, NAFOSTED sẽ từ chối quả đấu thầu và hủy bỏ phần tiền tài trợ cho hàng hóa và dịch vụ sai phạm đó. Để biết chi tiết về xử lý hành vi sai phạm trong hoạt động đấu thầu, hãy tham khảo Chương 11, điều 90 của Luật đấu thầu Việt Nam 43/2013/QH13 đã được Quốc hội thông qua ngày 26/11/2013).
- Tài liệu liên quan đến đấu thầu:
Tài liệu đấu thầu nói chung bao gồm: thư mời thầu, hướng dẫn các nhà thầu và bảng dữ liệu đấu thầu, đơn dự thầu, hợp đồng, điều kiện của hợp đồng; thông số kỹ thuật và các bản vẽ, các dữ liệu kỹ thuật có liên quan (kể cả về khảo sát địa chất và môi trường tự nhiên); danh mục hàng hóa hoặc vận đơn về số lượng, thời gian giao hàng hoặc tiến độ hoàn thành hợp đồng; các phụ đính cần thiết, ví dụ các chứng từ bảo hiểm v.v…
- Giám sát đầu thầu:
Trong trường hợp áp dụng quy trình sơ tuyển nhà thầu, trước khi gửi thư mời thầu, chủ tiểu dự án có trách nhiệm cung cấp dự thảo các tài liệu sẽ sử dụng trong việc sơ tuyển cho NAFOSTED, bao gồm cả thư mời, câu hỏi sơ tuyển, và phương pháp đánh giá cùng với mô tả qui trình quảng cáo mời thầu. Báo cáo đánh giá hồ sơ sơ tuyển và danh sách hồ sơ sơ tuyển đạt yêu cầu cùng với các bằng chứng về khả năng chuyên môn của các nhà thầu này và lý do từ chối hồ sơ không đạt yêu cầu sẽ được gửi cho NAFOSTED để lấy ý kiến trước khi thông báo kết quả cho các nhà thầu.
Trong trường hợp không áp dụng quy trình sơ tuyển nhà thầu, trước khi mời thầu, chủ tiểu dự án cần cung cấp cho NAFOSTED để xin ý kiến các tài liệu sau: dự thảo hồ sơ mời thầu, bao gồm thư mời thầu, hướng dẫn nhà thầu trong đó có tiêu chí đánh giá hồ sơ dự thầu và dự thảo hợp đồng, các thông số kỹ thuật cho việc cung cấp hàng hoá, hoặc lắp đặt thiết bị, v.v, tùy từng trường hợp, cùng với một mô tả các thủ tục quảng cáo mời thầu.
Sau khi đánh giá hồ sơ dự thầu và trước khi ra quyết định trao thầu, chủ tiểu dự án cần cung cấp cho NAFOSTED để xin ý kiến các tài liệu gồm: báo cáo chi tiết về kết quả xét thầu, bản so sánh các hồ sơ dự thầu cùng với các khuyến nghị về việc trao thầu.
Sau khi thông báo trao thầu, nếu chủ tiểu dự án nhận được phản đối hoặc khiếu nại từ nhà thầu thì bản sao của đơn khiếu nại của nhà thầu cùng với các khuyến nghị cho từng vấn đề bị khiếu nại và những ý kiến phản hồi của chủ tiểu dự án sẽ được gửi cho NAFOSTED để xem xét và cho ý kiến trước khi thông báo chính thức trở lại cho nhà thầu.
4.4. Quản lý tài chính tiểu dự ánChủ tiểu dự án chịu trách nhiệm lưu giữ sổ sách kế toán của dự án và phải có
các biện pháp kiểm soát phù hợp để đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của các
- 28 -
báo cáo tài chính dự án. Hệ thống kế toán này cần được xây dựng theo hướng dẫn thống nhất của NAFOSTED để dễ dàng theo dõi các khoản tiền thu từ các nguồn khác nhau cho tiểu dự án và các khoản chi của Chủ tiểu dự án và các khoản ủy quyền cho NAFOSTED chi trực tiếp, tránh việc trùng chi cho cùng một khoản đã duyệt. Hệ thống này cần được cập nhật thường xuyên để phục vụ công tác theo dõi, kiểm tra tài chính của tiểu dự án.
Đối với tiểu dự án có mua sắm thiết bị lâu bền từ ngân sách dự án, chủ tiểu dự án cần mở sổ theo dõi tài sản dự án theo qui định của Nhà nước về quản lý tài sản công.
Văn phòng NAFOSTED’s PIU cũng duy trì một hệ thống theo dõi tài chính riêng của mình để đảm bảo cập nhật tình hình giải ngân của tất cả các tiểu dự án và làm báo cáo tổng hợp theo yêu cầu của Ban quản lý dự án và WB. Hệ thống này được thiết kế sao cho có thể liên kết và tương thích với công tác kế toán tại từng tiểu dự án, dễ sử dụng, rõ ràng với đầy đủ các chứng từ, giúp các bên có đủ cơ sở để hoàn thành trách nhiệm giải trình của mình trước các cơ quan quản lý liên quan. Đối với NAFOSTED’s PIU đó là việc làm báo cáo tài chính tổng hợp theo yêu cầu của Ban Quản lý dự án và WB như quy định tại Chương 4, Sổ tay Hướng dẫn thực hiện (POM) dự án VIIP về Quản lý tài chính.
Các nguyên tắc kế toán cơ bản:
a) Loại tiền dùng trong kế toán và làm báo cáo tài chính của tiểu dự án là Đồng Việt Nam (“VND”).
b) Giai đoạn kế toán: Giai đoạn kế toán bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 hàng năm.
c) Cơ sở làm kế toán
Tiểu dự án áp dụng các qui định kế toán sau:
- Tiền tài trợ từ dự án VIIP được ghi là khoản thu sau khi tiểu dự án nhận được vào tài khoản của mình. Khoản thu từ lãi suất tiền gửi ngân hàng được ghi nhận khi khoản đó được nhập vào tài khoản của tiểu dự án.
- Được ghi là khoản chi khi khoản đó đã được thanh toán theo phê duyệt của chủ tiểu dự án.
- Khoản tạm ứng cho việc thực hiện dự án được ghi vào tài khoản tạm ứng trong phần số dư quĩ. Các khoản tạm ứng này sẽ được chuyển thành khoản chi của dự án sau khi các tạm ứng được thanh khoản theo phê duyệt của chủ tiểu dự án.
- Khoản vay được ghi nhận là một phần của số dư quĩ sau khi tiểu dự án nhận được tiền hoặc khi người cho vay đã thực hiện chi theo yêu cầu của tiểu dự án.
- Tài sản lâu bền của tiểu dự án được ghi vào khoản chi sau khi được mua. Tiểu dự án cần có sổ theo dõi tình trạng thiết bị, vị trí đặt, và gắn thẻ nhận biết tài sản vào từng thiết bị.
4.5. Chuyển kinh phí cho tiểu dự ánKinh phí tiểu dự án được chuyển theo sơ đồ dòng tiền dưới đây sau khi yêu cầu
chuyển tiền của chủ tiểu dự án được NAFOSTED phê duyệt.
- 29 -
Sơ đồ 4: Dòng tiền chuyển từ NAFOSTED tới các tiểu dự án
Thủ tục chuyển kinh phí từ NAFOSTED tới các đơn vị thụ hưởng như sau:
Đơn vị thụ hưởng làm đề nghị chuyển tiền (xem Mẫu yêu cầu chuyển tiền tại Phụ lục 16) hoặc đề nghị thanh toán theo ủy quyền (xem Mẫu yêu cầu thanh toán tại Phụ lục 18) kèm theo các giấy tờ liên quan và gửi cho NAFOSTED, như sau:
a) Lần yêu cầu đầu tiên
Bản sao Hợp đồng đã ký với tiểu dự án.
b) Các lần tiếp theo
- Báo cáo tiến độ đã được NAFOSTED duyệt.
- Bản Kê tài chính (SOE - statement of expenditure) tính đến thời điểm yêu cầu chuyển tiền đã được NAFOSTED duyệt (xem Phụ lục 17) tại đó chứng minh tiểu dự án đã giải ngân được ít nhất 70% số tiền đã nhận từ các lần trước đó. Văn phòng NAFOSTED’s PIU sẽ kiểm tra báo cáo tài chính của tiểu dự án. Nếu phát hiện các chi phí sai hoặc không hợp lệ, chúng sẽ bị loại bỏ đến khi báo cáo tài chính được NAFOSTED phê duyệt.
- Điều chỉnh ngân sách nếu có vượt chi trong quá trình thực hiện dự án quá 5% so với hạn mức đã duyệt.
c) Lần yêu cầu chuyển tiền cuối cùng
- Báo cáo tài chính cuối cùng kèm theo Báo cáo nghiệm thu được Hội đồng đánh giá kỹ thuật (Hội đồng nghiệm thu) phê duyệt.
Các tài liệu nói trên cần nộp tới NAFOSTED trước 15 ngày. Quỹ sẽ có trách nhiệm xem xét và trả lời yêu cầu này.
- NAFOSTED đề nghị Ngân hàng phục vụ chuyển tiền hoặc thanh toán theo yêu cầu của tiểu dự án.
- NAFOSTED gửi các giấy tờ chứng minh đến Kho bạc nhà nước để kiểm soát chi.
- Sau khi đề nghị chuyển tiền hoặc thanh toán đã được kho bạc xác nhận, đề nghị đó được chuyển sang ngân hàng phục vụ để chuyển tiền.
- 30 -
- Ngân hàng phục vụ sẽ chuyển tiền cho đơn vị thụ hưởng thông qua tài khoản của tiểu dự án.
- Ngân hàng phục vụ gửi báo cáo cho NAFOSTED về kết quả giao dịch chuyển tiền/thanh toán đã thực hiện.
d) Để tiếp nhận kinh phí, các tiểu dự án cần thực hiện các yêu cầu sau:
- Mở tài khoản riêng cho tiểu dự án và cử người có thẩm quyền làm chủ tài khoản:
+ Với tiểu dự án nhóm C1-NDC, C2-A&U và C-4S&C, tài khoản của TDA phải là tài khoản của tổ chức nghiên cứu hoặc doanh nghiệp (tài khoản cá nhân không được chấp nhận)
+ Với tiểu dự án nhóm C3-Grassroots, tài khoản của TDA có thể là tài khoản đứng tên cá nhân hoặc đại diện nhóm cá nhân.
Chủ tiểu dự án có thể mở tài khoản nói trên tại bất kỳ ngân hàng thương mại nào đóng trên địa bàn hoạt động của mình. Tuy nhiên, nên mở tài khoản tại cùng một hệ thống ngân hàng theo khuyến nghị của NAFOSTED, như vậy việc thực hiện các giao dịch sẽ thuận tiện và nhanh chóng hơn, với phí giao dịch thấp hơn.
Văn phòng NAFOSTED’s PIU phải được thông báo bằng văn bản các thông tin chi tiết, chính xác về tài khoản của tiểu dự án. Nếu có thay đổi về thông tin tài khoản, chủ tiểu dự án cần thông báo kịp thời cho NAFOSTED.
Xác nhận hay đối chiếu kinh phí sau khi đã nhận là một phần quan trọng của quản lý dòng tiền từ NAFOSTED tới các tiểu dự án. Việc này cần được đảm bảo giữa PMU và NAFOSTED, giữa NAFOSTED và các tiểu dự án (xem Mẫu xác nhận kinh phí tại Phụ lục 18).
4.6. Chi tiêu tại tiểu dự ánVề nguyên tắc, chủ tiểu dự án tiến hành chi trả cho các nhiệm vụ theo kế hoạch
và ngân sách đã duyệt. Kế toán tiểu dự án sẽ lưu giữ các chứng từ thu chi, đóng dấu “Đã thanh toán bằng kinh phí VIIP” trên tất cả các hóa đơn dùng tiền của dự án VIIP để tránh trường hợp thanh toán kép. Chủ tiểu dự án cần phê duyệt các yêu cầu chi và các thanh toán đã thực hiện, nếu không làm như vậy thì khoản thanh toán đó sẽ trở thành không hợp lệ và không được đưa vào báo cáo tài chính.
4.7. Kiểm soát nội bộ trong quản lý tài chính tiểu dự ánSau đây là các yêu cầu tối thiểu về kiểm soát nội bộ mà tiểu dự án cần tuân thủ
để quản lý chi tiêu và kinh phí của dự án.
a) Nguyên tắc quản lý tiền mặt
Chi tiết về quản lý tiền mặt tại quỹ và tiền gửi tại ngân hàng áp dụng cho tiểu dự án như sau:
- Duy trì tiền mặt tại quỹ ở mức tối thiểu, đó là số dư tại quỹ tiền mặt không vượt quá 50 triệu đồng.
- Định kỳ tiến hành kiểm quỹ (vào cuối mỗi tháng) hoặc kiểm quỹ đột xuất theo quy định của Việt Nam. Biên bản kiểm quỹ phải có phê duyệt của chủ tiểu dự án. Bất kỳ sai lệch nào (nào có) cần được làm rõ lý do.
- 31 -
- Đối chiếu số dư tại ngân hàng vào cuối Quí. Bản đối chiếu ngân hàng cần có phê duyệt của chủ tiểu dự án. Nếu có các sai lệch, cần tiến hành điều tra và giải quyết nhanh chóng. Các khoản chi/thu của ngân hàng mà không thông báo cho dự án phải được điều chỉnh ngay trong thời gian thích hợp. Những điều chỉnh này sẽ do kế toán tiểu dự án tiến hành với sự phê duyệt của chủ tiểu dự án.
- Giữ séc, kể cả các séc chưa dùng đến và các cuống séc đã dùng tại nơi lưu giữ an toàn như nơi giữ tiền mặt.
- Tách riêng trách nhiệm của thủ quỹ và kế toán.
- Tách riêng tiền mặt tại quỹ và tiền gửi tại ngân hàng giữa các dự án (nếu cùng một lúc cơ quan thực hiện nhiều dự án) và giữa dự án với tiền riêng của cá nhân.
b) Các nguyên tắc quản lý tạm ứng
Tiểu dự án cần tuân thủ các nguyên tắc quản lý sau đây đối với các khoản tạm ứng cấp cho cán bộ, nhân viên, chuyên gia dự án:
- Các khoản tạm ứng phải được chủ tiểu dự án hoặc người được ủy quyền phê duyệt trước khi tạm ứng.
- Khi phê duyệt đề nghị tạm ứng cần xem xét tính cần thiết, thời gian tạm ứng và mức ngân sách để chi tạm ứng.
- Các khoản tạm ứng cấp cho nhân sự dự án chỉ được dùng cho các hoạt động dự án đã đề nghị.
- Khoản tạm ứng mới chỉ được duyệt khi các tạm ứng trước đây đã được quyết toán, trừ các khoản tạm ứng cho nhiệm vụ khác đang tiến hành cùng với nhiệm vụ đã dùng tạm ứng trước đây.
- Thủ tục quyết toán tạm ứng cần được làm trong vòng 15 ngày làm việc tính từ khi hoạt động kết thúc.
- Quyết toán tạm ứng phải được chủ tiểu dự án phê duyệt với kiến nghị của Kế toán dự án sau khi kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của các chứng từ.
c) Quy định chung về chi tiêu bằng kinh phí tiểu dự án
Các khoản chi phải dựa trên kế hoạch và ngân sách đã duyệt và phải có đủ chứng từ hợp lý và hợp lệ theo quy định của Việt Nam.
Chỉ các khoản chi hợp lệ theo quy định của Sổ tay này mới được thanh toán. Việc thanh toán sẽ tiến hành theo các định mức chi nêu tại Phụ lục 12, trừ trường hợp đặc biệt có sự phê duyệt của NAFOSTED.
d) Phương thức thanh toán
Mọi thanh toán cần được tiến hành qua chuyển khoản. Hạn chế thanh toán bằng tiền mặt, chỉ thực hiện khi không thể chuyển khoản hoặc khi thanh toán cho các khoản chi nhỏ.
e) Lưu giữ sổ sách và các chứng từ tài chính
Chủ tiểu dự án cần đảm bảo các sổ sách tài chính của tiểu dự án được thường xuyên cập nhật và các chứng từ gốc được lưu giữ an toàn tại cơ quan chủ trì tiểu dự án.
- 32 -
4.8. Điều chỉnh kinh phí tiểu dự ánKinh phí tiểu dự án đã duyệt có thể được điều chỉnh trong hai trường hợp:
a) Điều chỉnh do có thay đổi lớn về mục tiêu và phạm vi dự án, có sự chậm trễ đáng kể hoặc vi phạm nghiêm trọng trong quá trình thực hiện gây nên chậm giải ngân dự án. Sự điều chỉnh này bắt buộc phải có sự phê duyệt của NAFOSTED trên cơ sở kiến nghị của kỳ họp đánh giá định kỳ.
b) Điều chỉnh trong khuôn khổ ngân sách đã duyệt: Chủ tiểu dự án được phép điều chỉnh không quá 5% ngân sách đã duyệt cho mỗi hạng mục chi với điều kiện không thay đổi tổng ngân sách đã được phê duyệt cho giải ngân trong kỳ kế hoạch.
Loại điều chỉnh này nhằm tạo điều kiện cho chủ tiểu dự án đáp ứng yêu cầu kinh phí để thực hiện dự án trong bối cảnh giá cả thị trường dao động và khi cần có điều chỉnh nhỏ của kế hoạch dự án mà không cần sự phê duyệt của NAFOSTED. Tuy nhiên các điều chỉnh như vậy (nếu có) phải được đề cập trong báo cáo tài chính của tiểu dự án.
Trong trường hợp sự điều chỉnh vượt quá 5% hoặc có điều chuyển kinh phí từ hạng mục này sang hạng mục khác, chủ tiểu dự án cần có xác nhận bằng văn bản của NAFOSTED.
4.9. Yêu cầu báo cáo tài chính tiểu dự ánChủ tiểu dự án cần nộp các báo cáo sau đây cho NAFOSTED:
a) Bản kê thu, chi và đối chiếu tài khoản (SOE - statement of expenditures) (xem mẫu tại Phụ lục 17).
b) Báo cáo tài chính Quý (xem mẫu tại Phụ lục 19):
Hạn nộp các báo cáo tài chính như sau:
- Bản kê thu, chi và đối chiếu tài khoản: theo yêu cầu của NAFOSTED’s PIU.
- Báo cáo tài chính Quý: Một tuần đầu của Quý tiếp theo.
- Báo cáo tài chính Năm: Trong 2 tuần đầu của tháng Giêng năm kế sau.
- Báo cáo tài chính cuối cùng: Một tháng sau khi tiểu dự án kết thúc hoạt động.
4.10. Kiểm toán tiểu dự ána) Kiểm soát nội bộ
Ban Kiểm soát tại NAFOSTED hoạt động độc lập là bộ phận hỗ trợ cho Hội đồng quản lý Quỹ, có nhiệm vụ kiểm tra và báo cáo Hội đồng quản lý Quỹ về tình hình thực hiện Thỏa thuận đã ký với PMU và WB và các quyết định của Hội đồng quản lý Quỹ; đồng thời Ban Kiểm soát xem xét, trình cấp có thẩm quyền giải quyết khiếu nại của các cá nhân, tổ chức liên quan đến hoạt động của NAFOSTED’s PIU.
b) Kiểm toán độc lập
Ban quản lý dự án (PMU) chịu trách nhiệm lựa chọn công ty kiểm toán độc lập thực hiện nhiệm vụ kiểm toán theo yêu cầu của WB. Tất cả các khoản tài trợ do PMU quản lý cần phải được kiểm toán phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế về kiểm toán báo cáo tài chính.
- 33 -
Theo qui định của dự án VIIP, kiểm toán độc lập được tiến hành hàng năm đối với các tiểu dự án C1-NDC và sau khi kết thúc đối với một số tiểu dự án có chọn lọc loại C2-A&U, C3-Grassroots and C4-S&C (đối với phần kinh phí cấp phát). Các báo cáo tài chính sẽ được nộp cho NAFOSTED’s PIU, PMU và WB trước kỳ họp kiểm điểm định kỳ. Trường hợp cần thiết, có thể tiến hành kiểm toán bất kỳ theo thỏa thuận với PIU, PMU và WB.
Mục đích và phạm vi của kiểm toán độc lập:
Mục đích của kiểm toán độc lập là nhằm cung cấp các thông tin khách quan về quản lý nói chung và tài chính nói riêng cho các cơ quan quản lý liên quan của chính phủ và WB. Một mục đích khác của kiểm toán là nhằm giúp nâng cao năng lực của cơ quan nhận tài trợ về quản lý dự án hướng tới hoàn thành tốt nhất các mục tiêu dự án đề ra. Cụ thể kiểm toán sẽ xem xét tính phù hợp của tiểu dự án với mục tiêu chung của dự án VIIP, tính tuân thủ đối với hợp đồng đã ký kết, tính chấp hành các qui định về quản lý hành chính và tài chính của tiểu dự án và tính trách nhiệm giải trình của Ban quản lý tiểu dự án. Kiểm toán cũng đánh giá mức độ giải ngân của tiểu dự án, chỉ ra các nguyên nhân gây chậm trễ, cản trở hoạt động của tiểu dự án và kiến nghị các biện pháp khắc phục.
Kiểm toán được tiến hành tại Văn phòng NAFOSTED’s PIU và tại các tiểu dự án theo chỉ định.
Chủ tiểu dự án cần hợp tác chặt chẽ với cơ quan kiểm toán trong quá trình kiểm toán tiểu dự án của mình thông qua việc bố trí cán bộ làm việc cùng kiểm toán, cung cấp thông tin dự án và các điều kiện làm việc cần thiết khác theo yêu cầu.
Thực hiện các khuyến nghị sau kiểm toán:
Các khuyến nghị sau kiểm toán cần có phản hồi của chủ tiểu dự án kèm theo các biện pháp khắc phục sai sót. Việc thực hiện các biện pháp này sẽ được đánh giá vào kỳ họp kiểm điểm dự án tiếp theo.
Trong trường hợp dự án không hoàn thành các tiêu chuẩn về nghiệm thu theo quy định tại thông tư liên tịch sô 93/2006/TTLT/BTC-BKHCN ngày 04/10/2006 của Bộ Tài Chính và Bộ Khoa học và Công nghệ, NAFOSTED sẽ lập báo cáo chi tiết toàn bộ quá trình thực hiện (nội dung hoạt động và sử dụng kinh phí) của tiểu dự án, xác định rõ nguyên nhân. Tùy theo nguyên nhân khách quan hoặc chủ quan dẫn đến tiểu dự án không hoàn thành để ra quyết định xử lý, cụ thể:
- Nộp hoàn trả toàn bộ kinh phí của tiểu dự án được cấp nhưng chưa sử dụng.
- Đối với phần kinh phí tài trợ đã sử dụng sẽ được xử lý như sau:
+ Nguyên nhân chủ quan: quy rõ trách nhiệm của từng cá nhân để thu hồi tối đa kinh phí tài trợ. Tổng mức thu hồi tối thiểu không thấp hơn 30% kinh phí tài trợ cho tiểu dự án.
+ Nguyên nhân khách quan: tổng mức thu hồi tối đa không quá 10% kinh phí tài trợ cho tiểu dự án.
Nếu sau khi tiểu dự án kết thúc mà vẫn chưa sử dụng hết kinh phí thì phần kinh phí tài trợ chưa sử dụng phải được trả lại cho NAFOSTED.
4.11. Yêu cầu về báo cáo đối với tiểu dự án- 34 -
Mục đích của báo cáo là cung cấp cho các cơ quan quản lý liên quan mà chủ tiểu dự án có trách nhiệm giải trình, các thông tin cập nhật của tiểu dự án về tình hình thực hiện và tiến độ đạt các kết quả dự kiến. Các thông tin này sẽ được phân tích để rút ra các bài học thành công và không thành công của dự án VIIP phục vụ các dự án sau này.
a) Báo cáo tiến độ
Theo lịch trình và kết quả dự kiến trong hợp đồng, chủ nhiệm tiểu dự án phải nộp báo cáo tiến độ cho Quỹ phát triển khoa học công nghệ quốc gia định kỳ 3 tháng một lần trong quá trình thực hiện tiểu dự án. Dựa vào báo cáo tiến độ, Quỹ phát triển khoa học công nghệ quốc gia nắm được tiến độ dự án, lấy đó làm căn cứ để quyết định tiếp tục hay ngừng cấp kinh phí cho tiểu dự án. Các yêu cầu chủ yếu đối với báo cáo tiến độ là báo cáo cần được chuẩn bị kịp thời, ngắn gọn và đồng nhất với thuyết minh của tiểu dự án.
Báo cáo tiến độ cần được soạn thảo làm 2 bản (1 bản bằng tiếng Việt và 1 bằng tiếng Anh) và một bản mềm (một file với mỗi ngôn ngữ). Báo cáo tiến độ phải có chữ ký của chủ nhiệm tiểu dự án và người đại diện được ủy quyền của tổ chức, doanh nghiệp chủ trì tiểu dự án. Báo cáo file diện tử có thể được nộp qua Hệ thống quản lý trực tuyến của NAFOSTED (xem Phụ lục 22).
Báo cáo tiến độ và báo cáo tài chính bắt buộc phải thống nhất về mốc thời gian. Báo cáo tiến độ chỉ được NAFOSTED xem xét sau khi NAFOSTED nhận đầy đủ cả 2 báo cáo này. Dựa vào các báo cáo này, NAFOSTED sẽ tiến hành đối chiếu các hoạt động và các kết quả đạt được của tiểu dự án nêu trong báo cáo với các khoản chi phí tương ứng tại báo cáo tài chính.
b) Báo cáo tài chính
Dựa trên báo cáo tài chính, NAFOSTED theo dõi chi tiêu thực tế của tiểu dự án và đưa ra quyết định tiếp tục hay ngừng tài trợ cho tiểu dự án. Báo cáo tài chính phải được nộp định kỳ 3 tháng một lần và hàng năm. Trong năm cuối cùng, thay vì nộp báo cáo tài chính hàng năm, tiểu dự án nộp bản báo cáo cuối cùng.
Trong trường hợp có sai lệch ngân sách trong báo cáo do sai phạm hoặc thiếu sót (như sai phạm trong việc cung cấp các kết quả, quản lý kém, không hoàn thành được các mốc tiến độ quan trọng, không cho phép cá nhân có thẩm quyền NAFOSTED đến thăm và giám sát dự án v.v…), NAFOSTED sẽ ngừng tài trợ, đồng thời nguồn vốn đã tài trợ có thể được yêu cầu phải hoàn trả lại.
c) Báo cáo tổng kết tiểu dự án
Báo cáo tổng kết tiểu dự án (chuẩn bị theo mẫu tại Phụ lục 21) phải được nộp cho NAFOSTED ít nhất 30 ngày trước ngày kết thúc hợp đồng.
Trong trường hợp tiểu dự án không thể hoàn thành trong thời hạn hợp đồng, chủ nhiệm tiểu dự án phải gửi văn bản báo cáo tới NAFOSTED giải trình lý do và xin gia hạn thời gian thực hiện, kèm theo kế hoạch hoạt động trong thời gian được gia hạn, ít nhất 60 ngày trước ngày hết hạn hợp đồng. NAFOSTED sẽ xem xét và đưa quyết định đối với yêu cầu gia hạn của tiểu dự án trong vòng 30 ngày.
d) Các báo cáo khác
- 35 -
Ngoài các báo cáo trên, chủ nhiệm tiểu dự án có trách nhiệm báo cáo kịp thời tất cả các thay đổi đáng kể hoặc các sự kiện ảnh hưởng đáng kể tới dự án cho NAFOSTED. Quỹ sẽ xem xét những báo cáo này và hồi đáp lại trong thời gian không quá 2 tuần.
Thời hạn nộp báo cáo
TT Loại báo cáo Hạn nộp
1 Báo cáo tiến độ Một tuần sau ngày kết thúc Quý
2 Báo cáo tài chính Một tuần sau ngày kết thúc Quý
3 Báo cáo nghiệm thu 30 ngày trước ngày hợp đồng tài trợ đáo hạn
4.12. Theo dõi tiến độ thực hiện tiểu dự ánTheo dõi, giám sát tiểu dự án là công tác kiểm tra thường xuyên việc thực hiện
dự án nhằm đảm bảo các hoạt động dự án được triển khai và quản lý một cách hợp lý hướng tới đạt được các kết quả kỳ vọng theo đúng tiến độ và có hiệu quả nhất. Công tác này cũng giúp các cơ quan quản lý nhanh chóng, kịp thời giải quyết các khó khăn, vướng mắc tiểu dự án gặp phải trong quá trình thực hiện.
NAFOSTED tổ chức giám sát tại các tiểu dự án (thông thường 3 tháng một lần). Kết quả giám sát được nêu trong báo cáo của chuyến đi có xác nhận của chủ tiểu dự án, đại diện có thẩm quyền của tổ chức/công ty và đại diện NAFOSTED. Nội dung giám sát chủ yếu tập trung vào:
a) Tình hình quản lý tại tiểu dự án
Kiểm tra và đánh giá tính hiệu quả của bộ máy quản lý tiểu dự án, tính liên kết hợp tác giữa các đối tác tham gia, tìm hiểu các khó khăn vướng mắc và lắng nghe kiến nghị của tiểu dự án.
b. Kiểm tra tiến độ thực hiện
Kiểm tra việc triển khai thực hiện các hoạt động theo kế hoạch đã duyệt và các kết quả dự án tạo ra dựa trên hợp đồng đã ký với NAFOSTED.
c. Tình hình giải ngân
Kiểm tra các khoản chi, các sổ sách, chứng từ liên quan đến quản lý tài chính của tiểu dự án.
d. Kiểm tra kết quả:
Kiểm tra sơ bộ mức độ, khả năng đạt được các kết quả dự kiến của tiểu dự án dựa trên các chỉ số đánh giá định tính và định lượng (xem Phụ lục 20) và hợp đồng tài trợ.
Dựa trên các báo cáo tiến độ và báo cáo theo dõi, giám sát, Quỹ phát triển khoa học công nghệ quốc gia sẽ lập một báo cáo tổng hợp để gửi cho PMU và WB để cùng theo dõi và quản lý các tiểu dự án.
4.13. Đánh giá tiến độ tiểu dự án
- 36 -
Dự án VIIP sẽ tổ chức đánh giá tiến độ giữa kỳ sau 24 tháng từ khi dự án có hiệu lực. Trước cuộc họp kiểm điểm, nhóm đánh giá gồm cán bộ của NAFOSTED, PMU và chuyên gia của WB sẽ tổ chức các đợt làm việc tại hiện trường của một số tiểu dự án có chọn lọc để chuẩn bị nội dung kỳ họp.
Đối với các tiểu dự án, sẽ tổ chức kiểm điểm giữa kỳ từng năm hoặc sau 12 tháng, tùy điều kiện nào đến trước. Tại đây, có thể tiến hành các điều chỉnh theo yêu cầu của tiểu dự án và theo kết luận của kỳ họp kiểm điểm. Các tiểu dự án có thể bị đề nghị dừng hoạt động nếu không đạt yêu cầu theo kết luận của NAFOSTED.
Đánh giá là quá trình xem xét khách quan và có hệ thống một dự án đã kết thúc hoặc còn đang hoạt động trên các khía cạnh sau:
a) Còn phù hợp với mục tiêu của dự án VIIP hay không.
b) Tiến độ thực hiện so với kế hoạch đề ra.
c) Mức độ thành công trên cơ sở số lượng và chất lượng kết quả thu được, tác động của dự án đối với đối tượng hưởng lợi và tính bền vững của kết quả dự án.
Có hai loại đánh giá tiểu dự án là:
a) Tự đánh giá
Nội bộ tiểu dự án và các đối tác tham gia tự đánh giá kết quả sau một thời gian hoạt động và phản ánh các ý kiến này trong Báo cáo tiến độ định kỳ hoặc Báo cáo kết thúc tiểu dự án.
b) Đánh giá độc lập
Là một đánh giá do các chuyên gia chuyên nghiệp tiến hành. Họ là các chuyên gia độc lập không tham gia sâu vào quá trình xây dựng đề xuất cũng như thực hiện tiểu dự án.
4.14. Kết thúc tiểu dự ánTiểu dự án sẽ kết thúc theo quy định tại Hợp đồng đã ký với NAFOSTED, trừ
khi bị kết thúc sớm hoặc được gia hạn với thông báo bằng văn bản của NAFOSTED. Phần này cung cấp khái niệm chung và thủ tục cụ thể về kết thúc một tiểu dự án nhận tài trợ từ dự án VIIP.
Nói chung, một tiểu dự án được công nhận là đã kết thúc khi các hoạt động của dự án đã hoàn thành và công tác tài chính của dự án được hoàn tất.
a) Hoàn thành các hoạt động
Một dự án được coi là hoàn thành về hoạt động khi tất cả các nhiệm vụ trong kế hoạch đã duyệt được thực hiện. Chủ tiểu dự án cần thông báo cho NAFOSTED thời điểm dự án kết thúc về mặt hoạt động. Thông báo này cần gửi kèm theo báo cáo tài chính cho biết số kinh phí đã chi đến ngày báo cáo và số dự kiến sẽ phải chi tiếp trong thời gian còn lại.
Điều kiện để hoàn thành về hoạt động:
Trước khi tuyên bố kết thúc dự án về hoạt động, chủ tiểu dự án cần đảm bảo rằng:
- 37 -
- Tất cả các chuyên gia dự án đã hoàn thành nhiệm vụ của mình và tất cả các báo cáo chuyên môn kỹ thuật đã được thu thập đủ và được phân phát cho các đối tác liên quan.
- Tất cả các hợp động phụ đã hoàn thành theo đúng hợp đồng ký kết.
- Tất cả các khoản nợ chưa thanh toán cần được dự tính và ghi chép cẩn thận trong tài khoản dự án để thanh khoản sau này.
- Tất cả các thiết bị của dự án đã đặt mua đã được chuyển về lắp đặt, chạy thử và đưa vào hoạt động tại dự án.
- Thiết bị dự án được thanh lý hoặc được chuyển giao cho cơ quan chủ quản tiểu dự án.
- Đã gửi báo cáo nghiệm thu, báo cáo kết thúc dự án và dự thảo báo cáo tài chính cuối cùng cho NAFOSTED.
b) Thanh lý thiết bị được mua sắm từ nguồn kinh phí được tài trợ của tiểu dự án
Tất cả các thiết bị có trong danh mục kiểm kê của tiểu dự án sẽ được chuyển giao sang sở hữu của cơ quan chủ quản tiểu dự án. Việc thanh lý thiết bị sẽ được thực hiện theo các qui định hiện hành của Việt Nam.
c) Hoàn thành về mặt tài chính
Một dự án được coi là kết thúc về mặt tài chính khi tất cả các giao dịch tài chính được kiểm toán bởi một cơ quan kiểm toán độc lập và/hoặc được xác nhận của NAFOSTED’s PIU. Kết thúc tài chính của dự án cần được thực hiện trong vòng 6 tháng từ khi dự án kết thúc các hoạt động của mình.
Chủ tiểu dự án cần đóng các tài khoản đã mở cho tiểu dự án và, theo yêu cầu của NAFOSTED, chuyển trả lại các khoản kinh phí không dùng hết hoặc phải hoàn trả, kèm theo lãi suất (nếu có).
Sơ đồ dưới đây trình bày các bước quan trọng trong quản lý một tiểu dự án.
- 38 -
Sơ đồ 5. Quy trình quản lý thực hiện tiểu dự án
4.15. Chống gian lận và chống tham nhũngTổ chức, cá nhân nhận tài trợ phải đảm bảo rằng tiểu dự án được thực hiện phù
hợp với các quy định của WB và Chính phủ về chống tham nhũng và chống gian lận nêu tại Chương VII của Sổ tay thực hiện dự án “Đổi mới sáng tạo hướng tới người thu nhập thấp” (POM).
- 39 -
4.16. Giải quyết bất đồng và khiếu nại liên quan đến tiểu dự án Các bất đồng phát sinh trong quá trình thẩm định, phê duyệt và thực hiện tiểu
dự án được giải quyết theo Qui chế xử lý đơn, thư của Quỹ Phát triển Khoa học và Công nghệ Quốc gia.
Đối với các bất đồng phát sinh trong quá trình thẩm định và phê duyệt tiểu dự án, các tổ chức, các nhân đăng ký hồ sơ nhưng bị từ chối tài trợ sẽ được NAFOSTED thông báo lý do từ chối. Trong trường hợp không đồng tình với quyết định về thẩm định và lựa chọn của NAFOSTED, chủ đăng ký hồ sơ có thể gửi khiếu nại bằng văn bản đến Ban Kiểm soát của NAFOSTED để xem xét giải quyết theo qui định.
Các bất đồng phát sinh trong và sau quá trình thực hiện tiểu dự án sẽ được giải quyết chủ yếu dựa trên các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng giữa chủ tiểu dự án và NAFOSTED nhưng phải phải căn cứ vào các qui định chung của “Qui chế giải quyết đơn thư của Quỹ Phát triển Khoa học và Công nghệ Quốc gia” được để cập tại:
- 40 -
CÁC PHỤ LỤC
Phụ lục 1Ghi nhớ hợp tác giữa Bộ Khoa học và Công nghệ và Bộ Kế hoạch và Đầu tư về việc
thực hiện dự án
Phụ lục 2Thỏa thuận (PA) giữa Quỹ Phát triển Khoa học và Công nghệ Quốc gia và Ngân
hàng Thế giới và Hiệp định tài chính (FA) giữa Ngân hàng Nhà nước Việt Nam và Ngân hàng Thế giới về việc thực hiện dự án
Phụ lục 3Quyết định thành lập Tổ thực hiện dự án tại Quỹ Phát triển Khoa học và Công nghệ
Quốc gia (NAFOSTED’s PIU)
Phụ lục 4Phạm vi tài trợ cho các nhóm tiểu dự án
Phụ lục 5Mẫu đề xuất tiểu dự án (Thuyết minh tiểu dự án)
- 41 -
Phụ lục 6Yêu cầu hồ sơ và tiêu chí xét tính hợp lệ của hồ sơ tiểu dự án
Phụ lục 7Thang điểm đánh giá kỹ thuật đề xuất tiểu dự án
Phụ lục 8Hội đồng kỹ thuật
Phụ lục 9Mẫu Hợp đồng giữa Quỹ Phát triển Khoa học và Công nghệ Quốc gia và các chủ
tiểu dự án
Phụ lục 10
- 42 -
Mẫu Kế hoạch công tác năm
Phụ lục 11Mẫu Dự toán Ngân sách năm
Phụ lục 12Quy định về chi phí hợp lệ và định mức chi cho các tiểu dự án
Phụ lục 13 Mẫu kế hoạch mua sắm thiết bị và dịch vụ cho tiểu dự án
(Sẽ sử dụng Mẫu 5.2.1. “Kế hoạch Đấu thầu Mua sắm Hàng hóa và Dịch vụ cho tiểu dự án thuộc Hợp phần 1& 2” nêu trong Chương 5 của Sổ tay Thực hiện dự án - POM)
Phụ lục 14Mẫu điều khoản tham chiếu thuê dịch vụ
Phụ lục 15Mẫu Kế hoạch theo dõi, đánh giá tiểu dự án
(Mẫu này sẽ do chuyên gia về đánh giá, giám sát - M&E - đề xuất)
Phụ lục 16- 43 -
Mẫu Yêu cầu chuyển kinh phí cho tiểu dự án
Phụ lục 17Bảng kê các khoản thu, chi và đối chiếu quỹ
Phụ lục 18Mẫu xác nhận kinh phí đã nhận
Phụ lục 19Mẫu báo cáo tài chính Quý của tiểu dự án
Phụ lục 20Danh mục các chỉ số đánh giá kết quả tiểu dự án
(Xem Phụ lục 8.1: Chỉ số kết quả dự kiến tại Chương 8, Sổ tay Thực hiên dự án - POM)
Phụ lục 21Mẫu báo cáo Kết thúc tiểu dự án
(Sẽ bổ sung, Theo Quyết định số 803/2007/QĐ-BKH ngày 30/7/2007 của Bộ KH&ĐT về việc ban hành Chế độ báo cáo tình hình thực hiện các chương trình, dự án ODA)
- 44 -
Phụ lục 22Hệ thống quản lý trực tuyến tiểu dự án tại Quỹ Phát triển Khoa học và Công nghệ
Quốc gia và các thông tin liên hệ cần thiết(Mẫu này sẽ do bộ phận chuyên gia IT hoàn thiện)
- 45 -
![Tiếng Việt - cdn. · PDF fileGiảm giá thiết bị MNP Giảm giá tiền mua thiết bịtrong trường ... [SoftBank 4G LTE] Tải xuống: Tối đa 112 ... toán kế tiếp](https://static.fdocument.pub/doc/165x107/5a710f147f8b9aa7538c8a65/tieng-viet-cdnsoftbankjp-nbsppdf-filegiam-gi-thiet.jpg)
