การจดทาองคความร (Knowledge Management) การรบรองแขกตางประเทศในการเยอนประเทศไทยอยางเปนทางการ

ในฐานะแขกของวฒสภา หลกการและเหตผล วฒสภาแหงราชอาณาจกรไทยนอกจากจะมบทบาทสาคญในงานดานนตบญญต

ของชาตแลว หากแตยงมบทบาทสาคญในการรกษาความสมพนธระหวางประเทศทงในระดบพหภาค

และระดบทวภาคอกดวย โดยระดบพหภาควฒสภาไทยไดเขารวมเปนสมาชกในการประชมรฐสภา

ระหวางประเทศ อาท การประชมสหภาพรฐสภาระหวางประเทศ (IPU) การประชมสมชชารฐสภา

เอเชย - แปซฟก (APPU) และการประชมสมชชาใหญรฐสภาอาเซยน (AIPA) และในระดบทวภาคนน

วฒสภาไทยใหความสาคญกบการแลกเปลยนและเยยมเยอนระหวางผนาระดบสงของฝายนตบญญต

อยางสมาเสมอ เพอสานสมพนธไมตรระหวางประเทศทดตอกน ดวยเหตน การรบรองบคคลสาคญ

ชาวตางประเทศในการเดนทางมาเยอนประเทศไทยอยางเปนทางการในฐานะแขกของวฒสภา

จงถอเปนอกหนงภารกจสาคญของวฒสภา

การรบรองประธานสภาทปรกษาทางการเมองแหงชาตซงถอเปนบคคลสาคญลาดบ

ท ๔ แหงสาธารณรฐประชาชนจนทเดนทางมาเยอนประเทศไทยอยางเปนทางการในฐานะแขกของ

วฒสภาของประธานสภาทปรกษาทางการเมองแหงชาต ระหวางวนท ๒๐ – ๒๕ เมษายน ๒๕๕๕

ถอเปนกรณศกษาทเหมาะสมทจะนาประสบการณจากการปฏบตหนาทจรงกอปรกบรวบรวมความร

ทอยในตวบคคลความรอนเกดจากการแลกเปลยนความคดเหนและประสบการณทถายทอดจากรน

สรนเพอจดทาเปนหมวดหม (category) และรวบรวมจดทาเปนเอกสาร (Documentary) เพอใช

เปนแนวทางและหลกปฏบตในการรบรองแขกของวฒสภาในอนาคตใหเปนไปอยางเปนระบบและ

ถกขนตอนเพอเผยแพรองคความรทไดตอสาธารณะเพอเปนประโยชนตอบคคลทเกยวของและสนใจ

โดยทวไปและเพอใหเปนไปตามประเดนยทธศาสตรท ๓ วาดวยการพฒนาบคลากรเพอสนบสนน

ภารกจในวงงานนตบญญต อกทงสามารถรกษาไวซงภาพลกษณทดของวฒสภาไทยอนจะนาไปส

ความสมพนธอนดระหวางประเทศไทยกบนานาประเทศตอไป

- ๒ -

วตถประสงค ๑. เพอรวบรวมองคความรทจาเปนตอการรบรองแขกตางประเทศทกระจดกระจายอยในตวบคคล ขอมล ฯลฯ ใหอยในรปแบบเอกสารหรอรปแบบอเลกทรอนกสทสามารถสะดวก ตอการสบคนและนามาใชงานไดทนท ๒. เพอใชเปนแนวทางในการรบรองแขกตางประเทศใหเปนไปอยางเปนระบบ ถกขนตอน และลดความผดพลาดในการปฏบตงาน ๓. เพอสงเสรมและประชาสมพนธองคความรของสานกการตางประเทศ

ขนตอนการเตรยมการรบรอง ๑. การจดทากาหนดการ ๒. การประสานงานกบหนวยงานทเกยวของ ๓. การขอพระราชทานพระบรมราชวโรกาสเขาเฝาฯ พระบาทสมเดจพระเจาอยหว หรอผแทนพระองค ๔. การขอพระราชทานเครองราชอสรยาภรณ ๕. การจดผงขบวนรถรบรอง ๖. การเตรยมการงานเลยงรบรอง ๗. การเขาเยยมคารวะประธานวฒสภา ๘. พธตอนรบ ณ ทาอากาศยาน ๙. การจองโรงแรมทพก ๑๐. การปฏบตหนาทในสวนลวงหนา

- ๓ -

๑. การจดทากาหนดการ เมอสถานเอกอครราชทตสาธารณรฐประชาชนจนประจาประเทศไทยไดประสานงาน

มายงสานกงานเลขาธการวฒสภาเพอแจงใหทราบวา นายเจย ชงหลน ประธานสภาทปรกษาทางการเมอง

แหงชาตจน จะเดนทางมาเยอนประเทศไทยอยางเปนทางการในระหวางเดอนเมษายน – พฤษภาคม

ซงในขนตอนนสานกงานเลขาธการวฒสภาสามารถพจารณาความสะดวกและความเหมาะสม

ในเบองตนไดวาวฒสภามความพรอมทจะตอนรบไดหรอไม จากนน เลขาธการวฒสภาจะนาความกราบเรยน

ประธานวฒสภาเพอพจารณาตอไป ครนเมอประธานวฒสภารบทราบในเบองตนแลว เอกอครราชทต

สาธารณรฐประชาชนจนประจาประเทศไทยจะแสดงความประสงคขอเขาเยยมคารวะประธาน

วฒสภา และเลขาธการวฒสภาเพอหารอในสวนทเกยวของตอไป ประเดนทจะตองเตรยมพรอม

มดงน

๑) รวบรวมขอมลการรบรองประธานสภาทปรกษาทางการเมองแหงชาต รวมถง

คณะบคคลสาคญจากสภาทปรกษาทางการเมองแหงชาตในอดตทผานมาวาวฒสภาไทยมการเตรยม

ความพรอมในการตอนรบอยางไร อาท วฒสภารบเปนแขกจานวนเทาใด จดใหคณะเดนทางไปเยยมชม

ทไหนบาง และเขาเยยมคารวะบคคลสาคญใดบาง ฯลฯ

๒) สอบถามถงวตถประสงคของการเดนทางเยอน เพอทวฒสภาจะไดจดเตรยม

กาหนดการใหมความเหมาะสม

๓) ชวงเวลาและระยะเวลาทสะดวกของทงสองฝาย การกาหนดชวงเวลาและ

ระยะเวลาทเหมาะสมนน ควรพจารณาจากวาระงานของประธานวฒสภาเปนสาคญ โดยกาหนด

ชวงเวลาทเหมาะสมเพอเปนตวเลอกใหแกฝายแขกผมาเยอนพจารณาเวลาทเหมาะสมตอไป

๔) จานวนบคคลทวฒสภาจะรบรองอยางเปนทางการ โดยพจารณาเปรยบเทยบกบ

การรบรองประธานสภาประชาชนจนทเดนทางมาเยอนประเทศไทยอยางเปนทางการในฐานะแขก

ของสภาผแทนราษฎร นอกจากนยงตองขนอยกบการพจารณางบประมาณของสานกงานเลขาธการ

วฒสภาในชวงเวลานนอกดวย

๕) ประธานวฒสภาจะมหนงสอเชญไปยงสภาทปรกษาทางการเมองแหงชาต

โดยสาระสาคญของการรางจดหมาย คอ การเชอเชญใหประธานสภาทปรกษาทางการเมองแหงชาต

เดนทางมาเพอสานสมพนธไมตรระหวางสถาบนนตบญญตของทงสองประเทศ อกทงยงเปนการแลกเปลยน

ทศนะระหวางกนอนจะนามาซงประโยชนระหวางทงสองประเทศ

- ๔ -

๖) สานกงานเลขาธการวฒสภาจะประสานงานรวมกบสถานเอกอครราชทต

สาธารณรฐประชาชนจน เพอจดทารางกาหนดการในการเดนทางเยอนประเทศไทย โดยประเดน

สาคญทควรเกบขอมล ประกอบดวย

- เวลาทแนนอนทคณะเดนทางมาถงและเดนทางออกจากประเทศไทย

- ระยะเวลาทพานกอยในประเทศไทย

- สถานททคณะฯ ตองการเดนทางไปเยยมชม

- บคคลสาคญฝายไทยทหวหนาคณะฯ แสดงความประสงคจะขอเขาพบ

- การจดกจกรรมตามความประสงคของคณะผมาเยอน (กจกรรมทผมาเยอน

มความประสงคทจะกระทา) และฝายเจาภาพพจารณาเหนสมควร

๗) สารวจพนทลวงหนา สานกงานเลขาธการวฒสภา รวมกบเจาหนาทจาก สถานเอกอครราชทตฯ ออกเดนทางสารวจพนท โดยประเดนสาคญทจะตองดาเนนการ ประกอบดวย - การเลอกโรงแรมทพกในแตละทตองคานงถงความพรอมของโรงแรม ไมวาจะเปนจานวนหองพกทสามารถรองรบคณะไดทงหมด การอารกขาและการรกษาความปลอดภย ของทางโรงแรม การบรการ หองอาหาร และรวมถงความรวมมอในทก ๆ ดานจากทางโรงแรม

- ๕ -

- การเลอกสถานททจะเดนทางไปเยยมชมตองคานงถงความพรอมความเหมาะสม ฯลฯ ของสถานทในการรบรองคณะฯ อาท พพธภณฑเปลอกหอย แหลมพรหมเทพ เรอสาราญ พระธาตดอยสเทพ ปางชางแมสา ฯลฯ

- ระยะทางในการเดนทางจากสถานทหนงไปยงสถานทหนงเพอจะไดจดทากาหนดการเกยวกบเวลาไดอยางแมนยา - สถานททจะใชจดเลยงรบรองคณะ ๘) ระหวางทจดทารางกาหนดการจรงนน เจาหนาทพธการทตจะตองดาเนนการประสานงานกบหนวยงานทจะเดนทางไปเพอยนยนการตอบรบ อาท การยนยนเวลาในการเขาเยยมคารวะประธานองคมนตร นายกรฐมนตร และบคคลสาคญอน ๆ เปนตน ๒. การประสานงานกบหนวยงานทเกยวของ การรบรองผนาระดบสงโดยเฉพาะสาธารณรฐประชาชนจนมรายละเอยดมากเนองจากเปนผนาระดบสงและบคคลสาคญเปนลาดบ ๔ ของสาธารณรฐประชาชนจนกอปรกบ มองคประกอบคณะเปนจานวนมาก เมอประธานวฒสภาตอบรบการเดนทางมาเยอนประเทศไทยอยางเปนทางการในฐานะแขกของวฒสภา สานกงานเลขาธการวฒสภาจะมการประชมวางแผนและการเตรยมการในการรบรองแขกตางประเทศของวฒสภาใหสมเกยรตและสมฐานะของผมาเยอน สานกการตางประเทศซงเปนผรบผดชอบในการดาเนนการจดทาหนงสอถงหนวยงานภายนอก เพอขอความอนเคราะหการสนบสนนภารกจรบรองแขกตางประเทศของวฒสภา ประกอบดวย ๑) การจดทาหนงสอขอความอนเคราะหในชนแรกจะตองพจารณาวาสานกงานเลขาธการวฒสภาจะขอความอนเคราะหในเรองอะไร และจดทาแยกประเภทแตละหนวยงาน ใหชดเจน ทงน หากเคยมการรางหนงสอในทานองเดยวกนนจะทาใหการรางหนงสอขอความอนเคราะหสะดวกรวดเรวมากยงขน

- ๖ -

ขอความในหนงสอ

ขอความในหนงสอขอความอนเคราะหจะตองมรายละเอยดวาสานกงาน

เลขาธการวฒสภาประสงคทจะขอความอนเคราะหในดานใด/เรองใด ใหชดเจนโดยใส ตวเลข ๑.….

๒.....๓…... หรอเครองหมายยตภงค ( - ) ไวดานหนาขอความทขออนเคราะห ทงนจะตองแนบเอกสาร

ทเกยวของไปดวย เชน รางกาหนดการ ประวตหวหนาคณะ และรายชอ

ขอควรระวง: เนองจากหนงสอขอความอนเคราะหถงหนวยงานตาง ๆ มจานวนมาก

ผรางจะตองตรวจสอบชอผรบ ตาแหนงและหนวยงานใหถกตองโดยตรวจสอบจากเวบไซตของ

หนวยงานนน ๆ

การตดตามเอกสาร

ขนท ๑ เมอประธานวฒสภา เลขาธการวฒสภา หรอ รองเลขาธการวฒสภา

ลงนามในหนงสอขอความอนเคราะหเรยบรอยแลว ใหรบนาสงโทรสารหนาหนงสอฯ ดงกลาว ไปยง

หนวยงานทขอความอนเคราะหกอนและจะตองโทรไปสอบถามกบหนวยงานฯ วาไดรบหนงสอ

ขอความอนเคราะหพรอมเอกสารครบถวนหรอไม

ขนท ๒ หากผประสานไมทราบวาหนงสอขอความอนเคราะหอยใน

ความรบผดชอบของหนวยงานใดใหโทรไปสอบถามทฝายบรหารงานทวไปของสานกงานปลด

(กระทรวงตางๆ) หรอฝายบรหารทวไปของหนวยงาน โดยแจงเลขหนงสอและวน เดอน ปทออก

หนงสอฝายบรหารงานทวไปจะแจงใหทราบวาหนงสอขอความอนเคราะหจากสานกงานเลขาธการ

วฒสภาอยในความรบผดชอบของสานก/กองใดของหนวยงานนน ๆ ผประสานจะตองทารายละเอยด

ในการประสานงาน เชน ชอผรบผดชอบ เบอรโทรศพทททางาน เบอรโทรศพทมอถอ โทรสาร และ

อเมล เพอความสะดวกในการประสานงาน

- ๗ -

หนงสอขอความอนเคราะหถงหนวยงานตางๆ ดงน

หนวยงาน / หวหนาสวนราชการ เรองทขอความอนเคราะห

สานกราชเลขาธการ / ราชเลขาธการ - ขอพระราชทานเขาเฝาฯ พระบาทสมเดจพระเจาอยหว - ขอเขาเยยมคารวะประธานองคมนตร

สานกเลขาธการนายกรฐมนตร / เลขาธการนายกรฐมนตร

- ขอเขาเยยมคารวะนายกรฐมนตร - ขอยมรถกนกระสน พรอมคนขบ

สานกงานเลขาธการคณะรฐมนตร / เลขาธการคณะรฐมนตร

- ขอพระราชทานเครองราชอสรยาภรณ

สานกงานเลขาธการสภาผแทนราษฎร / เลขาธการสภาผแทนราษฎร

- ขอเขาเยยมคารวะประธานรฐสภา - เตรยมการพธวางพวงมาลา - จดเจาหนาทตงแถวเกยรตยศรอใหการตอนรบ

กระทรวงคมนาคม / ปลดกระทรวงคมนาคม

- กรมการบนพลเรอน ขอยกเวนคาบรการเกยวกบการใชสนามบน อาท คาบรการในการขน/ลง ของอากาศยาน คาบรการทเกบอากาศยาน คาบรการ การใชสนามบนของผโดยสาร รวมถงคาบรการอน ๆ

- วทยการบน ขอรหสการบนผานเขาออกนานฟาราชอาณาจกรไทย (Flight Code Permission) คาธรรมเนยมการบน คาบรหารจราจรทางอากาศ

- กรมทางหลวง ขอยกเวนคาธรรมเนยมผานทาง

- ๘ -

กระทรวงมหาดไทย / ปลดกระทรวงมหาดไทย

- ผวาราชการจงหวด ประสานงานในภาพรวมทงหมด- กรมการปกครอง ขออนญาตนาอาวธปนเขามาและพกพา

สานกงานเขตกรงเทพมหานคร / ผวาราชการกรงเทพมหานคร

- จดทาปายตอนรบและประดบธงชาตไทยและธงชาตจนตามเสนทางทคณะจะเดนทางผานในพนทกรงเทพมหานคร

- ขอยมธงชาตไทยและธงชาตจน

กระทรวงสาธารณสข / ปลดกระทรวงสาธารณสข

- จดเจาหนาททางการแพทย พรอมรถพยาบาลในการตดตามคณะตลอดระยะเวลาทคณะพานกอยในประเทศไทย

- จดสารองเลอดสาหรบหวหนาคณะในกรณฉกเฉน

สานกงานตารวจแหงชาต / ผบญชาการตารวจแหงชาต

๑) กองบญชาการตารวจนครบาล : เปนหนวยรบผดชอบ หลกในการรกษาความปลอดภยและอานวยความสะดวก ดานการจราจร ทงบรเวณโรงแรมทพก สถานททคณะ เดนทางไป ทาอากาศยานในเขตกรงเทพมหานคร

- จดเตรยมชดปฏบตการพเศษ ชดเกบกวตถระเบด (EOD) จดเจาหนาทตารวจเฝาระวงในพนทลอแหลม และจดตงศนยปฏบตการสวนหนา (ศปก.สน.)

- กองบงคบการตารวจจราจร อานวยความสะดวก ดานการจราจร กาหนดเสนทางหลก เสนทางสารอง ในการเดนทางในระหวางทพานกอยในกรงเทพมหานคร นอกจากน จดรถจกรยานยนต ๓ คน และรถยนต เบกทาง ๑ คน เพอนาขบวนรถยนตหนวยปฏบต การพเศษ (รถอาวธ) รถยนตปดทายขบวน จดเตรยมกองรอยควบคมฝงชน ยานพาหนะนาขบวนและอานวยความสะดวกเปดทางการจราจรแกขบวนรถยนตรบรองคณะฯ ขบวนรถชดลวงหนา ขบวนรถผตดตาม และขบวนรถสมภาระในกรงเทพมหานคร

- ๙ -

๒) กองบญชาการตารวจสนตบาล รบผดชอบในการรกษาความปลอดภยประจาตวประธานสภาทปรกษาทางการเมองแหงชาตฯ โดยจดเจาหนาทตารวจสนตบาลสญญาบตร ยศระดบพนตารวจเอกขนไปเพอตดตามอารกขาตลอดระยะเวลาทคณะฯ พานกอยในประเทศไทยจดรถจกรยานยนตเกยรตยศ จดรถยนตและเจาหนาทชดปฏบตการลวงหนา จดระเบยบสอมวลชนไทยและตางประเทศ

๓) ตารวจภธร ภาค ๑ เปนหนวยรบผดชอบหลกในการรกษาความปลอดภยและอานวยความสะดวกดานการจราจร ทงบรเวณโรงแรมทพก สถานททคณะเดนทางไป ทาอากาศยาน ในจงหวดพระนครศรอยธยา

๔) ตารวจภธร ภาค ๕ เปนหนวยรบผดชอบหลกในการรกษาความปลอดภยและอานวยความสะดวกดานการจราจร ทงบรเวณโรงแรมทพก สถานททคณะเดนทางไป ทาอากาศยาน ในจงหวดเชยงใหม

๕) ตารวจภธร ภาค ๘ เปนหนวยรบผดชอบหลกในการรกษาความปลอดภยและอานวยความสะดวกดานการจราจร ทงบรเวณโรงแรมทพก สถานททคณะเดนทางไป ทาอากาศยาน ในจงหวดภเกต

๖) กองบญชาการตารวจสอบสวนกลาง มหนาทในการจดรถนาขบวน สนบสนนกองบญชาการตารวจนครบาล

- กองบงคบการปราบปราม จดรถนาขบวนในเขต กรงเทพมหานคร - กองบงคบการตารวจทางหลวง จดรถนาขบวนในการ

เดนทางไปปฏบตภาคกจนอกเขตกรงเทพมหานคร - กองบงคบการตารวจทองเทยว สนบสนนกองบญชาการตารวจนครบาล

- กองบงคบการตารวจนา จดเรอและกาลงพลอารกขาคณะระหวางเดนทางลองเรอสาราญ ณ จงหวดภเกต รกษาความปลอดภยทางนาบรเวณดานหลงโรงแรมทพก

๗) สานกงานตรวจคนเขาเมอง อานวยความสะดวกในพธการตรวจคนเขาเมอง และดานอน ๆ ทเกยวของ ณ ทาอากาศยานนานาชาตในวนทคณะฯ เดนทางถงและวนเดนทางออก

- ๑๐ -

กองบญชาการกองทพไทย

๑) ผบญชาการกองทพไทย พจารณาสงการหนวยงานในสงกด ทเกยวของ รวมใหการสนบสนนในราชการการรบรอง และ ขอขอมลเชงลก - กองทพอากาศ จดเจาหนาทอานวยความสะดวกในวน

คณะเดนทางถงจงหวดภเกต ทาอากาศยานทหาร (บน.๖) และทาอากาศยานนานาชาตจงหวดเชยงใหม (กองบน ๗ ตลอดจนอานวยความสะดวกในสวนทเกยวของ

- กองทพเรอ เพอพจารณาจดเรอและกาลงพลอารกขาคณะระหวางเดนทางลองเรอสาราญ จงหวดภเกต

กรรมการผจดการใหญ บรษท ทาอากาศยานไทย จากด (มหาชน)

- ขอยกเวนการตรวจนรภย - อานวยความสะดวกพธการตาง ๆ ณ ทาอากาศยาน

ประธานคณะกรรมการกจการกระจายเส ยง กจการโทรทศน และกจการโทรคมนาคมแหงชาต

- ขอความถชองพเศษสาหรบวทยสอสาร - ขอสนบสนนวทยสอสารขนาดเลก จานวน ๒๐ เครอง

สานกขาวกรองแหงชาต / ผอานวยการสานกขาวกรองแหงชาต

- ขอขอมลเชงลกในการเตรยมการรบรองผนาระดบสงจากตางประเทศในการเยอนประเทศไทยอยางเปนทางการ

- ๑๑ -

๓. การขอพระราชทานพระบรมราชวโรกาสเขาเฝาฯ พระบาทสมเดจพระเจาอยหว

หรอผแทนพระองค

๑) การจดทาหนงสอถงราชเลขาธการเพอขอพระราชทานพระบรมราชวโรกาสเขาเฝาฯ นน

มความแตกตางจากหนงสอราชการโดยทวไปอนเนองมาจากมการใชคาราชาศพท ดงนน เพอให

หนงสอราชการมความถกตองและสมบรณกอนทประธานวฒสภา หรอเลขาธการวฒสภาจะ ลงนาม

ควรจะมการประสานงานกบกองการตางประเทศ สานกราชเลขาธการเพอใชคาทถกตองและ

เหมาะสม ทงน จกตองดาเนนการลวงหนาอยางนอย ๒ สปดาห นอกจากน ในหนงสอฯ ดงกลาว

ตองระบขอพระราชานญาตฯ ใหชางภาพเคลอนไหวหรอชางภาพนงเขาไปบนทกภาพในโอกาส

ดงกลาวดวย นอกจากน ตองจดเตรยมเอกสารประกอบการขอพระราชทานฯ เขาเฝาฯ ซงประกอบดวย

รายนามคณะทงภาษาไทยและภาษาองกฤษ ประวตหวหนาคณะและผรวมคณะเปนภาษาไทย และ

แนบภาพถายหวหนาคณะ ทงน การนาสงหนงสอฯ ถงราชเลขาธการจะตองมเจาหนาทนาไปสงท

สานกราชเลขาธการ (by hand) เทานน

๒) สานกราชเลขาธการพจารณาความเหมาะสม ทงน โดยวธปฏบตนนผเขาเฝาฯ

พระบาทสมเดจพระเจาอยหวไมควรเกน ๕ คน และลาม ๑ คน

- ๑๒ -

๓) เมอราชเลขาธการมหนงสอแจงวามพระบรมราชวโรกาสใหคณะเขาเฝาฯ สานกงานเลขาธการวฒสภาตองประสานลาดบพธการกบสานกราชเลขาธการอยางใกลชดและแจงใหผเกยวของฝายไทยและฝายแขกผมาเยอนทราบลาดบพธการอยางตอเนอง ทงน ไมควรเผยแพรกาหนดการเขาเฝาฯ กอนทรงพระกรณาโปรดเกลาฯ ๔) จดทาผงขบวนรถวามจานวนกคน มใครนงอยคนไหน (ใชรถเทาทจาเปนเทานน เนองจากเวลาเขาเฝาฯ จะไมเปนการระคายเคองเบองพระยคลบาทและเปนการลดมลพษทางอากาศ) ๕) กรณมของทระลกจะตองจดทารายละเอยดเปนภาษาไทยและจะตองประสานเวลาในการมอบและมอบใหใครอยางไร ทงน เจาหนาทสานกงานเลขาธการวฒสภาจะตองนาไปใหเจาหนาทสานกพระราชวงตรวจสอบกอนทจะมอบอยางนอย ๑ ชวโมง ๖) สอบถามรายละเอยดของการแตงกายทงฝายไทยและฝายแขกผมาเยอน และสไหน ทไมควรสวมใสในวนเขาเฝาฯ ๗) เจาหนาทของสานกงานเลขาธการวฒสภาจะตองเดนทางไปลวงหนาเพอซกซอมลาดบพธการตาง ๆ ตลอดจนการอานวยความสะดวกแกผเขาเฝาฯ ทงฝายไทยและแขกผมาเยอน ๔. การขอพระราชทานเครองราชอสรยาภรณ ๑) จดทาหนงสอราชการไปยงปลดกระทรวงการตางประเทศเพอขอใหพจารณา ชนเครองราชอสรยาภรณทเหมาะสมกบระดบของประธานสภาทปรกษาทางการเมองแหงชาตฯ โดยหากเปนผนาฝายบรหารจะไดรบเครองราชอสรยาภรณชนสงสดของชางเผอก คอ มหาปถมาภรณชางเผอก หากเปนประมข ฝายนตบญญต หรอเทยบเทาประมขของฝายนตบญญตจะไดรบชนสงสดของมงกฎไทย คอ มหาวชรมงกฎ ทงน ควรมการตรวจสอบการใชคาทถกตองเกยวกบการขอพระราชทานเครองราชอสรยาภรณกบหนวยงานดงกลาวขางตน และตองแนบประวตและผลงานของประธานสภาทปรกษาทางการเมองแหงชาต และตองระบใหชดเจนถงเหตผลและคณปการของประธานสภาทปรกษาทางการเมองแหงชาตทมตอประเทศไทยและวฒสภาไทย ๒) จดทาหนงสอถงราชบณฑตยสถานเพอขอความอนเคราะหในการถอดชอภาษาตางประเทศเปนการสะกดภาษาไทยทถกตอง ๓) เมอกระทรวงการตางประเทศมหนงสอตอบการพจารณาความเหมาะสมของเครองราชอสรยาภรณ และรฐบาลจนยนยอมใหมการมอบเครองราชอสรยาภรณดงกลาวแลว สานกงานเลขาธการวฒสภาตองทาหนงสอถงสานกงานเลขาธการคณะรฐมนตร เพอทาหนงสอถงราชเลขาธการในการขอพระราชทานเครองราชอสรยาภรณ พรอมทงแนบหนงสอจากกระทรวง การตางประเทศและหนงสอจากนายกราชบณฑตยสถาน จากนน สานกงานเลขาธการคณะรฐมนตร โดยสานกเครองราชอสรยาภรณ จะมหนงสอตอบการพระราชทานเครองราชอสรยาภรณ

- ๑๓ -

๕. การจดผงขบวนรถรบรอง (Motorcade) การจดผงขบวนรถในการรบรองแขกของวฒสภาในการเดนทางมาเยอนประเทศไทยอยางเปนทางการในฐานะแขกของวฒสภานน นอกจากจะตองจดใหเปนไปตามหลกการและ

วธปฏบตตามรปแบบทเปนสากลแลว หากแตจะตองพจารณาใหสอดคลองกบระบบการจราจรของประเทศไทย และยงตองคานงถงการดแลอารกขาและรกษาความปลอดภย และเพอใหเปนไปอยางสมเกยรตแกแขกผมาเยอนอกดวย ดงนน การจดหารถยนตเพอใชในการรบรองนนเปนอกหนงภารกจหลกทเจาภาพผรบรองมหนาทในการจดเตรยมซงมรายละเอยดปลกยอยและ ขอ

ควรคานงอยหลายประการ ดงน ๑) ชนด ยหอ ส และรนของรถยนต โดยจะตองพจารณาจดหารถทมส ชนดและรนเดยวกนในแตละประเภท ทงน เพอความเปนระเบยบเรยบรอยและเพอใหงายตอการสงเกตและ การดแลรกษาความปลอดภย ๒) ตองคานงถงจานวนรถยนตในขบวนทไมมากเกนไป ตลอดจนขนาดความสงและความกวางของรถยนต เนองจากจะมผลตอการจราจรเมอตองเดนทางผานบรเวณทการจราจรทหนาแนนหรอเมอจะตองเดนทางไปยงสถานทซงมพนทดานขางจากด อาท พนททมจากดความสงของรถยนต หรอพนททางลาดชนและมลกษณะถนนทแคบ ฯลฯ ซงไมเหมาะกบการใชรถบสขนาดใหญ และหากจะตองเดนทางไปนอกเขตปรมณฑลอาจพจารณาไมใชรถจกรยานยนตเกยรตยศนาขบวน เพอใหเกดความสะดวกคลองตวเนองจากขบวนรถจะใชความเรวสง ๓) ควรทราบขอมลและประวตของพนกงานขบรถรวมทงตรวจสอบสภาพของรถยนตกอนการใชงานจรงเพอใหเกดความพรอมทสดและเพอหลกเลยงปญหาทจะตามมาจากอบตเหตเนองมาจากความไมสมบรณของรถยนตหรอพนกงานขบรถทขาดความชานาญ ๔) การพจารณาถงบรษทรถเชาทใหบรการกมความสาคญ เนองจากการรบรองแขกบคคลสาคญของวฒสภานน จดเปนภารกจทมความสาคญมากไมเพยงแตวฒสภาในฐานะเจาภาพ หากแตหมายรวมถงหนาตาของประเทศไทยในฐานะเจาบานทดทควรสรางความประทบใจใหแก ผมาเยอน ดงนน ควรพจารณาบรษททมความนาเชอถอ มประวตการใหบรการทด มรถยนตอยในความดแลเปนจานวนมากพอทจะทดแทนในเวลาจาเปน อกทงเปนบรษททดาเนนงานถกตองสามารถผานกระบวนการจดซอจดจางหรอระเบยบพสดตาง ๆ ของทางราชการ

- ๑๔ -

๕) ทงเจาภาพและผมาเยอนควรพจารณาแบงขบวนรถออกเปน ๒ - ๓ ขบวน

เพอความคลองตวและงายตอการนาขบวนและการดแลความปลอดภย โดยขบวนหลก

ควรประกอบดวยบคคลสาคญ ผตอนรบและเจาหนาทอารกขา เจาหนาทพยาบาล และเจาหนาท

พธการทตเปนหลก โดยทผตดตามและเจาหนาทสวนอน ๆ ทเกยวของสามารถเดนทางไปในขบวนท

๒ หรอท ๓ ขณะทชางภาพหรอผทเกยวของกบการประสานงานลวงหนาใหเดนทางไปกอนคณะฯ

ทงนตามความเหมาะสมและพจารณาตามจาเปน

๖) รายละเอยดในการจดผงขบวนรถรบรองนนฝายเจาภาพตองเจรจาหารอกบผแทนจากสถานเอกอครราชทตสาธารณรฐประชาชนจนประจาประเทศไทยเพอสรางความเขาใจ ทตรงกนในการจดผงขบวนรถรบรองโดยใชสญลกษณภาษาองกฤษในการสอสารระหวางเจาหนาทฝายไทยและฝายจน ยกตวอยาง TP ยอมาจาก Thai Protocol - รถยนตสาหรบเจาหนาทฝายพธการทตฝายไทย S ยอมาจาก Security - รถยนตสาหรบการรกษาความปลอดภย P ยอมาจาก Protocol - รถยนตสาหรบเจาหนาทฝายพธการทตฝายไทย และจน TA ยอมาจาก Thai Accompany - รถยนตสาหรบผตดตามเกยรตยศ ฝายไทย CD ยอมาจาก Chinese Diplomat - รถยนตสาหรบเอกอครราชทตฯ จน M ยอมาจาก Medical - รถยนตสาหรบหนวยรกษาพยาบาล L ยอมาจาก Luggage - รถยนตสาหรบการขนสมภาระ J ยอมาจาก Ji zhe - มาจากภาษาจนแปลวานกขาว/สอมวลชน การจดผงขบวนรถยนตเพอรบรองประธานสภาทปรกษาทางการเมองแหงชาต สาธารณรฐประชาชนจน และคณะ มลาดบดงน

- ๑๕ -

๑ รถจกรยานยนตนาขบวน ๓ คน

** ในพนทจงหวดภเกตและจงหวดเชยงใหมจะใชรถยนตตารวจในการนาขบวนแทนรถจกรยานยนต)

รถยนตเบกทางจากตารวจนครบาล รถยนตนาขบวนจากกองปราบปราม รถเกง Camry เจาหนาทพธการทตฝายไทย TP1 รถเกง Camry สาหรบเจาหนาทรกษาความปลอดภยจน ๒ คน+ไทย ๑ คน S1 รถเกง Camry เจาหนาทพธการทตฝายจน + ไทย ๑ คน P ๗ รถจกรยานยนตเกยรตยศ ๕ คน จากตารวจสนตบาล รถ Benz กนกระสน สาหรบประธานสภาทปรกษาทางการเมองแหงชาต 1

** ตองเปนรถยนตสดา เทานน โดยประธานสภาทปรกษาทางการเมองแหงชาตจะนงเยองทาง

ดานซายของคนขบ และดานหนาจะเปนเจาหนาทตารวจสนตบาลฝายไทย

รถเกง Camry สาหรบเจาหนาทรกษาความปลอดภยฝายไทย S2 รถตสาหรบเจาหนาทรกษาความปลอดภยฝายจน S3

** ฝายจนตองการรถตทสามารถเปดประตขางไดทงสองทาง หรอรถยนตอเนกประสงคประเภท

MPV: Multi Purposes Vehicle หรอ SUV: Sport Utilities Vehicle) รถ Benz E-Class สาหรบบคคลหมายเลข ๒ ของฝายจน 2 รถ Benz E-Class สาหรบผตอนรบเกยรตยศฝายไทย TA

** เลอกรถยนตทมระดบรองลงมาจากรถยนตทใชรบรองประธานสภาทปรกษาฯ

รถต ๖ ทนง สาหรบบคคลหมายเลข ๓ – ( (Toyota Commuter) 3 ** ฝายจนตองการรถตทมลกษณะหลงคาสงทสามารถเดนเขา-ออกไดอยางสะดวก

รถต ๖ ทนง สาหรบบคคลหมายเลข ๗ – ๑๑ (Toyota Commuter) 4 รถต ๖ ทนง สาหรบบคคลหมายเลข ๑๒ – ๑๕ (Toyota Commuter) 5 รถยนตเอกอครราชทตจนประจาประเทศไทย CD รถเกง Camry สาหรบเจาหนาทพยาบาลฝายจน M รถ Range Rover กนกระสนของ VVIP O รถต Toyota สาหรบเจาหนาทฝายไทย TP2 รถตขนสมภาระของ VVIP (เฉพาะจากสนามบนไปยงโรงแรมทพก) L รถยนตสารองสาหรบเจาหนาทฝายจน 12 รถต ๙ ทนงสอมวลชน J2 รถตเจาหนาทจน 13 รถพยาบาล แพทย/พยาบาลของไทย รถยนตชดปฏบตการพเศษจากนครบาล

๓

๒

๕

๔

๖

๙

๘

๑๑

๑๒

๑๓

๑๔

๑๐

๑๕

๑๖

๑๗

๑๘

๑๙

๒๐

๒๑

๒๓

๒๒

๒๔

๒๕

๒๖ รถปดทายขบวนจากนครบาล

- ๑๖ -

ปญหาและแนวทางแกไข

การจดรปแบบและผงขบวนรถททางวฒสภาดาเนนการมาในการใหการรบรองแขก

บคคลสาคญเปนรปแบบทอางองกบพธการรบรองทเปนหลกปฏบตทางพธการทตสากล ดงนน

ปญหาหรออปสรรคทพบมกจะไมไดเกดขนจากรปแบบของขบวนรถโดยตรง อยางไรกตาม สงทพบวา

กอใหเกดความลาบากในการรบรองหรอใหการตอนรบในสวนทเกยวของกบขบวนรถนนพบได

หลายประการ ยกตวอยาง

๑. สถานทไมเอออานวยกบการจดเตรยมขบวนรถทมจานวนมาก อกทงเปนสถานท

ทมบคคลอนรวมใชงานดวย เชน พนทบรเวณหนาโรงแรมทพกและสถานทสาคญทมผไมเกยวของ

เดนทางผานไปมา หรอใชพนทในเวลาเดยวกน

แนวทางแกไข กรณทสถานทคบแคบหรอไมเออตอการตงขบวนรถทมปรมาณมาก

ทางผเกยวของกบการจดขบวนจะตองประสานงานกบเจาหนาทพธการในดานเวลาโดยนารถไปจอด

นอกพนทและประสานกบเจาหนาทตดตามคณะวาเมอทางคณะจะเดนทางเปนไปตามกาหนดเวลา

หรอไม เพอประสานใหจดรปขบวนและนารถวนเขาไปเพอจอดรบแลวจงเคลอนขบวนออกทนท

โดยมตองจอดรถลวงหนา

๒. ปญหาดานการจราจร และระยะทางทเดนทางไปยงจดหมาย หากการจราจร

หนาแนน รถยนตทไมเกยวของอาจแทรกเขามาในขบวนหรอเลยวตดขวางระหวางขบวนได และ

หากขบวนใชความเรวสงอาจทาใหเกดการทงชวงของรถยนตทายขบวน และทาใหไมสามารถทาความเรว

เพอใหทนขบวนเมอถงทางแยกทมไฟจราจร

แนวทางแกไข ตองประสานงานรวมกบทองทและตารวจจราจรตามเสนทางทจะ

เดนทางเพอใหทราบถงลกษณะการจราจร และเพอใหเจาหนาททเกยวของประสานงานเพอใหขบวน

ผานไปไดโดยเรวและเปนอปสรรคตอการจราจรนอยทสด อกทงในกรณทใชความเรวสงหรอจานวนรถ

ในขบวนมจานวนมาก ควรประสานกบตารวจจราจรและทางทองทเพอแจงใหทราบถงจานวนรถ

ในขบวนเพอใหไดสญญาณไฟทงขบวน นอกจากน จะตองมอปกรณสอสารระหวางรถทกคนในขบวน

เพอใชสอสารกนและบงคบรปขบวนไมใหทงชวงจนหางหรอทาใหรถทตามมาทายขบวนตามไมทน

๓. การจดผงขบวนรถยนตไมชดเจนกอใหเกดความสบสนทาใหขนผดคนหรอขนรถ

ไมทนซงจะทาใหเสยเวลาหรอเดนทางลาชา

แนวทางแกไข ควรจดทาปายตดดานหนา ดานขางประตและดานทายรถเพอกากบวา

เปนรถคนทเทาไหรเพอใหผโดยสารและผเกยวของทราบและสามารถสงเกตไดชดเจน ซงงายตอการขนรถ

และสะดวกรวดเรวในการเคลอนขบวนไปยงสถานทตาง ๆ

- ๑๗ -

๖. การเตรยมการงานเลยงรบรอง

การเลยงรบรองเพอเปนเกยรตแกบคคลสาคญในโอกาสเดนทางมาเยอนประเทศไทย อยางเปนทางการในฐานะแขกของวฒสภาไทยนน นบไดวามความสาคญอยางยง เนองจาก เปนหนงภารกจทจะชวยเสรมสรางความสมพนธทดและแสดงถงการยกยองใหเกยรตตอกน อกทงนบเปนชวงเวลาของการแสดงออกถงอธยาศยไมตรและทาใหแขกผมารวมงานและเจาภาพมความใกลชดกนมากขน โดยการจดเลยงรบรองอยางเปนทางการนน มแบบแผนและหลกปฏบตทตองใชความละเอยดรอบคอบในการเตรยมการและประสานงาน เพอใหการเลยงรบรองดงกลาวสรางความประทบใจใหกบแขกผมาเยอน โดยขนตอนการดาเนนงานทสาคญ ประกอบดวย ๑) การเตรยมสถานทจดเลยง ตองพจารณาจากความเหมาะสม ความสะดวกสบาย ความสวยงาม และความพรอมของสถานทจดเลยง โดยคานงถงกาหนดการของคณะเพอประกอบ การตดสนใจดวย กลาวคอ สถานททคณะเยยมชมหรอมกาหนดการพบปะสนทนากอนหนากาหนดการงานเลยงนน หากคานวณระยะทางและระยะเวลาแลวตองมนใจวาคณะจะสามารถเดนทางไปเขารวมงานทนเวลา นอกจากน ยงตองคานงถงพนทสาหรบเวทการแสดง หากมการแสดงควรประสานกบผควบคมการแสดงเพอขอทราบรายละเอยดจานวนนกแสดง ขนาดของพนททจะใชทาการแสดง และอปกรณประกอบอน ๆ ทจาเปน ทงน เพอนาขอมลทงหมดไปคานวณหาขนาดความจของหองจดเลยงเมอบวกรวมกบจานวนแขกวาคบแคบหรออดอดเกนไปหรอไม ปายงานเลยง (Backdrop) ประสานกบเจาหนาทโรงแรมเกยวกบรปแบบและสตวอกษร โลโกวฒสภา และรปแบบการตดตง โดยเจาหนาทผปฏบตงานตองจดทาขอความพรอมตรวจสอบใหถกตองเรยบรอยทงในสวนของตวสะกดและความเหมาะสมในการใชภาษา กอนทจะสงไฟลงานใหโรงแรมดาเนนการตอไป

- ๑๘ -

และอปกรณทจาเปนตองตดตง ตดตงไมโครโฟนไวบนโตะตรงทนงของเจาภาพและแขกเกยรตยศเพอใชในระหวางกลาวสนทรพจน รวมถงไมโครโฟนสาหรบผปฏบตหนาทลามแปลสนทรพจน จดเตรยมเกาอสาหรบผปฏบตหนาทลาม โดยจดไวดานหลงแขกผซงประสงคจะใชลามในระหวางการสนทนา เครองเสยง ไฟฟา และอปกรณทตองใชในระหวางการแสดง ตรวจสอบอณหภมของเครองปรบอากาศ และความสวางของแสงไฟภายในหองจดเลยง การประดบตกแตง เนนการตกแตงทมความเรยบหร ดอกไมหรอตนไมทใชประดบสถานทตองไมมปรมาณมากเกนไปเนองจากจะทาใหสถานทดคบแคบ และทสาคญคอควรเลอกดอกไมทไมมกลนฉนหรอในกรณทแขกบางทานแพเกสรดอกไมควรงดเวนดอกไมชนดนนโดยเดดขาด ๒) การเตรยมอาหารและเครองดม การเลอกรายการอาหารสาหรบงานเลยงรบรองอยางเปนทางการนนจะตองมความพถพถนอยางยงเพราะเปนสงทมความสาคญ หากการเลอกรายการอาหารไมถกรสนยมของแขกหรอขดกบขอจากดดานอาหารของแขกแลว จะเปนอปสรรคหนง ทอาจทาใหบรรยากาศในงานเลยงไมมความรนเรงเทาทควร ดงนนผมหนาทในการเลอกอาหารจะตองคานงถงหลกปฏบตตาง ๆ ดงน

- ๑๙ -

- การจดเตรยมอาหารจาเปนตองพจารณาถงขอจากดทางดานอาหารของแขกผมาเยอน ยกตวอยาง อาหารอสลาม ตองพจารณาอาหารทไมมสวนผสมของสกร และหากเปนไปไดฝายเจาภาพ ตองจดหาอาหารฮาลาล (Halal Food) ใหแกบคคลทเปนชาวมสลม ชาวยว ฯลฯ อาหารมงสวรตหรออาหารเจ ตองจดเตรยมอาหารทมเฉพาะผก ธญพช เตาห และผลไม เทานน ใหแกบคคลทรบประทานอาหารมงสวรต การแพอาหาร ตองมการสอบถามลวงหนาเกยวกบการแพอาหารของแขกผมาเยอน การคดเลอกรายการอาหาร ตองพจารณาวาเปนการจดเลยงแบบใด หวหนาคณะ ชอบทานอาหารประเภทใด อาท อาหารไทย อาหารสากล อาหารจน อาหารญปน ฯลฯ - การจดเตรยมเครองดม ประกอบดวย Soft drink และเครองดมผสมแอลกอฮอล โดยสวนใหญเลอกใชไวนขาว ไวนแดง และวสก ซงสานกการตางประเทศจะประสานกบบรษท ผนาเขาเครองดมและสงซอโดยคานวณปรมาณการใชจากจานวนแขก หากไมมความจาเปนเรงดวนจะไมเลอกใชเครองดมผสมแอลกอฮอลของทางโรงแรมเนองจากมราคาสงเกนไป อยางไรกตาม ควรแจงใหเจาหนาทโรงแรมทราบกอนเมอตองการนาเครองดมผสมแอลกอฮอลทจดซอเองไปใชในโรงแรมทเปนสถานทจดเลยง เพราะโดยปกตโรงแรมจะคดคาบรการเปดขวด (Corkage charge) ดงนน เจาหนาทผปฏบตงานจะตองใชเทคนคในการเจรจาตอรองเรองราคากบทางโรงแรมหรออาจเจรจาขอยกเวนคาใชจายดงกลาว - การเสรฟอาหาร เจาหนาทผปฏบตงานตองอธบายลาดบพธการงานเลยงและซกซอมความเขาใจกบผควบคมการเสรฟอาหารอยางละเอยดเพอใหการเสรฟอาหารใชเวลาพอดกบระยะเวลาการจดเลยงและการแสดงทางวฒนธรรมทจดเตรยมไว ยกตวอยางเชน หากมการเชญแขกรวมราวง เจาหนาทผปฏบตงานตองดจงหวะวาควรใหพนกงานบรการเสรฟอาหารถงรายการอาหารใดกอนจงจะเรมการราวง ซงสวนใหญจะเชญแขกรวมราวงกอนจะรบประทานของหวาน ชาและกาแฟ เปนตน - อาหารสาหรบเจาหนาท ควรสารองหองรบประทานอาหารและเลอกรายการอาหารใหเหมาะสมเพยงพอกบจานวนเจาหนาทผปฏบตงาน ๓) การเตรยมรายนามแขกเชญรวมงานลยง และการออกบตรเชญ (Invitation Card) ใหเปนไปตามดารของผเปนเจาภาพ และควรคานงถงความเหมาะสม กลาวคอ จานวนแขกของฝายไทยและฝายตางประเทศควรมจานวนใกลเคยงกน อยางไรกตาม จานวนแขกเชญของแตละงานเลยงรบรองอาจจะแตกตางกน ปจจยสาคญอยทวาจะใหเกยรตมากนอยเพยงใด แตทงสองฝายควรมจานวนใกลเคยงกน การเชญ - การออกบตรเชญ ขอความในบตรเชญจะระบขอมลสาคญ ไดแก ระบวาบคคลใดเปนเจาภาพ สถานทจดเลยง เวลาจดเลยง และการแตงกาย โดยทางสานกการตางประเทศจะจดสงขอความทจะจดทาบตรเชญใหกบโรงพมพทไดตดตอไวเพอดาเนนการพมพ จากนน เจาหนาทผปฏบตงานจะทาบทามแขกเชญรวมงานเลยงและออกบตรเชญเปนลาดบไป และทสาคญทสดประการสดทาย คอ การตรวจสอบรายนามแขกและยนยนการเขารวมงานเลยงเพอจดทา ผงทนงงานเลยง

- ๒๐ -

๔) การเตรยมการจดผงทนงงานลยง (Seating Plan) เปนเรองทมความสาคญเนองจากเปนการแสดงถงการใหเกยรตแกแขก หากจดทนงไมถกตองเหมาะสมอาจถอวาเปนการไมใหเกยรตกน และอาจนาไปสความขนเคองใจได ทงน การจดผงทนงใหแกแขกทไดรบเชญนน ขนอยกบประเภทของงานเลยงวาเปนแบบทางการหรอไมเปนทางการ และจานวนแขกทเชญมารวมงานเลยง ซงหลกการสาคญสาหรบการจดผงทนงงานเลยงมหลกเกณฑในการพจารณาประกอบ คอ - การใหเกยรตแกแขกเกยรตยศ - การพจารณาความอาวโสของแขก - การจดสลบเพศ ชาย/หญง

- ๒๑ -

นอกจากน การจดลาดบอาวโสมความสาคญและตองระมดระวงเปนพเศษ ตองใชหลกการผสมผสานใหทกฝายไดทนงใหเหมาะสมแกฐานะของแขกแตละคน หากไมรอบคอบ จะนาไปสความสบสนและอาจถกตาหนได สาหรบการจดโตะเลยงรบรอง (Table setting) ทนยมตามแบบพธการทตมหลายรปแบบ ไดแก

การจดโตะเลยงรบรองของวฒสภามกจะพจารณาจากจานวนแขก และการแสดง โดยรปแบบทเลอกใชสวนใหญ คอ โตะรปตว I โตะรปตว U และโตะกลม ในบางโอกาสทมแขกจานวนมากจะเลอกใชแบบพเศษคอ จดโตะรปตว U แลวรายลอมดวยโตะกลม โดยแขก VIP จะนง ทโตะรปตว U สวนแขกผมเกยรตทมลาดบความสาคญลดหลนลงไปหรอผตดตามคณะจะนงท โตะกลม นอกจากน เจาหนาทผรบผดชอบหลกเรองการจดเลยงจะตองจดสงไฟลงานผงทนงงานเลยงใหโรงแรมจดพมพในกระดาษขนาดใหญและตดลงในบอรดแสดงไวดานหนาทางเขาหองจดเลยง เพอแขกผเขารวมงานเลยงจะไดทราบทนงของตนเอง ๕) การจดทาบตรวางโตะ (Place Card) บตรวางโตะ ใชเพอกาหนดทนงใหผเขารวมงานเลยงทราบทนงของตน โดยอาจระบชออยางเดยว หรอบางโอกาสอาจระบตาแหนงลงไปดวย เพอใหผทนงตดกนทราบขอมลเพมเตม ซงจะเปนประโยชนในการสนทนา ๖) การจดทารายการอาหารตงโตะ (Menu) รายการอาหารตงโตะ ใชบอกรายการอาหารสาหรบงานเลยงโดยจะวางไวบนโตะอาหารเพอใหแขกทมารวมงานเลยงทราบเกยวกบอาหารทจะนามาเสรฟ นอกจากน ดานซายภายในปกรายการอาหารจะมขอความระบชอเจาภาพ และโอกาสสาคญทเลยงเพอเปนเกยรตแกแขกเกยรตยศและคณะ

โตะรปตวย

(U-shape)

โตะรปตวอ (E-shape)

โตะรปตวท

(T-shape)

โตะรปเกอกมา

โตะยาวปลายมนทงสองดาน โตะรปตวไอ (I-shape)

โตะกลม

- ๒๒ -

๗) การจดเตรยมคากลาวสนทรพจน (Speech) จดเตรยมคากลาวสนทรพจน เสนอใหเจาภาพพจารณาใหความเหนชอบ โดยจดวางไวบนโตะใหเรยบรอยกอนงานเลยงจะเรมขน

เพอทเจาภาพจะไดหยบอานไดสะดวก ในกรณเจาภาพประสงคจะใชสนทรพจนเปนภาษาองกฤษ

ควรเขยนคาอานเปนภาษาไทยกากบไวดานหลงคานน ๆ ดวย โดยเฉพาะชอ - สกล และชอเมองตาง ๆ ๘) การจดทาลาดบพธการงานเลยง เพอใหงานดาเนนไปตามขนตอนอยางเปนระเบยบ

และถกตองตามหลกการเลยงรบรองตามแบบพธทางการทต

๙) การจดเตรยมการแสดงทางวฒนธรรม นบเปนกจกรรมทดเพอใชรบรองแขก

ตางประเทศ เนองจากเปนโอกาสในการประชาสมพนธเรองราวและชวตความเปนอยของชาวไทย

ผานการแสดงทางวฒนธรรม อกทง เปนการสรางความครนเครงและความสนกสนานใหกบ

แขกผมารวมงาน การคดเลอกชดการแสดงกอนเสนอเจาภาพพจารณานน ควรมการสอบถาม

รายละเอยดการแสดงในแตละชดกบผควบคมการแสดงกอน โดยตองคานงถงความเหมาะสมและ

กาลเทศะดวย

๑๐) การเตรยมตอนรบ และการอานวยความสะดวกแกแขกผมารวมงาน เจาหนาท

ผปฏบตงานตองยนรอใหการตอนรบแขกผมารวมงานบรเวณทางเขางานดวยใบหนาทยมแยม และ

แสดงกรยามารยาททสภาพ และหากมความเปนไปไดควรนาแขกทมาถงงานกอนเวลาไปดผง

ทนงงานเลยง เมองานเลยงเสรจสนเจาหนาทผปฏบตงาน ตองยนรอสงแขกจนกระทงแขกคนสดทาย

เดนออกจากบรเวณงานเลยง

- ๒๓ -

๑๑) การจดเตรยมของขวญ ในกรณทเจาภาพแสดงความประสงคจะมอบของขวญใหแขกเกยรตยศควรตรวจสอบความเรยบรอยของกลองของขวญกอนทจะนาไปวาง ทสาคญ คอ ตองตดนามบตรในททเหมาะสม อาจตดนอกกลองของขวญหรอดานในกได การมอบของขวญสวนใหญจะมอบหลงจากทมการกลาวตอบสนทรพจนเสรจสนแลว นอกจากน ตองมการแจงใหเจาหนาท ฝายแขกทราบลวงหนาวาเจาภาพมความยนดจะมอบของขวญใหเพอทฝายแขกเกยรตยศจะไดจดเตรยมของขวญมาเพอแลกเปลยนกน ๗. การเขาเยยมคารวะประธานวฒสภา

การเขาเยยมคารวะประธานวฒสภา ณ หองรบรองพเศษ ชน ๒ อาคารรฐสภา ๒ นบเปนโอกาสทประธานวฒสภาจะไดกลาวตอนรบและสนทนาทกทาย หรอทาความรจกกบผมาเยอน เพอเปนการสงเสรมความสมพนธอนดรวมทงความรวมมอระหวางประเทศใหมนคงและแนนแฟน ยงขน โดยขนตอนการเตรยมการในการเขาเยยมคารวะ มดงน ๑) ประสานสถานเอกอครราชทตสาธารณรฐประชาชนจนประจาประเทศไทย เพอแจงจานวนผเขารวมการเยยมคารวะประธานวฒสภาในวนและเวลาตามทกาหนดไว เพอให สถานเอกอครราชทตจนฯ ประสานตอไปยงสภาทปรกษาทางการเมองแหงชาตจนเพอขอทราบรายชอพรอมตาแหนงของผทจะเขารวมการพบปะสนทนา นอกจากน ตองหารอรวมกนวารปแบบของการพบปะสนทนาจะเปนการเขาเยยมคารวะ (Courtesy call) หรอการหารอแบบทวภาค (Bilateral meeting) เพอจะไดจดทนงในหองเยยมคารวะใหเหมาะสม นอกจากนน ตองมการตกลงเรองภาษาทใชในการสนทนาและหารอขอราชการ ในกรณการเยยมคารวะฝายจนไดจดเตรยม ลามภาษาจน - ไทย ไวเพอใหการสนทนาทงสองฝายเปนไปอยางราบรน

- ๒๔ -

๒) จดทาลาดบพธการตอนรบและแผนผงเตรยมการตอนรบในบรเวณรฐสภา อนประกอบดวย แผนผงบรเวณพระบรมราชานสาวรยพระบาทสมเดจพระปกเกลาเจาอยหว แผนผงบรเวณหองโถง ชน ๑ อาคารรฐสภา ๒ แผนผงทนงของผเขารวมการเขาเยยมคารวะ ณ หองรบรองพเศษ ชน ๒ อาคารรฐสภา ๒

๓) จดเตรยมสถานทในการรบรอง ประกอบดวย บรเวณพระบรมราชานสาวรย

พระบาทสมเดจพระปกเกลาเจาอยหว โดยประสานกบกลมงานอาคารสถานท สานกบรหารงาน

สานกงานเลขาธการสภาผแทนราษฎร เพอจดเตรยมสถานทสาหรบประกอบพธวางพวงมาลา

ณ พระบรมราชานสาวรยพระบาทสมเดจพระปกเกลาเจาอยหว จดเตรยมพวงมาลา พรอมขาตง

สาหรบประกอบพธวางพวงมาลา ณ พระบรมราชานสาวรยพระบาทสมเดจพระปกเกลาเจาอยหว

บรเวณโดยรอบและภายในอาคารรฐสภา ๒ สานกบรหารงานกลาง โดยกลมงานอาคารสถานท

ดาเนนการทาความสะอาดและตกแตงบรเวณโดยรอบ และภายในอาคารรฐสภา ๒ ใหเปนระเบยบ

เรยบรอยและดสวยงาม พรอมทงปพรมแดงและประดบธงชาตไทย - จน ในบรเวณซงอาคนตกะ

จะเดนผานการประดบธงชาตไทย - จน บรเวณหองโถงอาคารรฐสภา ๒ ใหธงชาตไทยเคยงคอย

ทางดานขวาของธงชาตจน (มองออก) ตามทกาหนดไวในพระราชบญญตธง พ.ศ. ๒๕๒๒ นอกจากน

การจดโตะสาหรบลงนามทเหมาะสมกบฐานานรปของอาคนตกะผมาเยอน สงทตองวางบนโตะ

ลงนามไดแก สมดลงนาม และปากกาลงนาม สาหรบการจดเตรยมสถานทภายในหองเขาเยยมคารวะนน

ประกอบดวย การประดบธงผนเลกบนโตะเลกดานเกาอของฝายวฒสภาและฝายผมาเยอนตงตามทนง

- ๒๕ -

ของแตละฝาย การจดลาดบทนงของผเขารวมการเยยมคารวะ การจดทนงของผทเขารวมการเขาเยยม

คารวะเปนเรองทมความสาคญอยางยง เนองจากเปนการแสดงถงการใหเกยรตซงกนและกน

โดยจดลาดบทนงตามอาวโสของผเขารวมการรบรอง การเขาเยยมคารวะ ณ หองรบรองพเศษ ชน ๒

อาคารรฐสภา ๒ ในกรณทวไปกาหนดใหมเจาหนาทจดบนทกหรอลามของฝายอาคนตกะจานวน ๑ คน

และของฝายวฒสภาจานวน ๑ คน

๔) ลาดบพธการตอนรบอยางเปนทางการ ณ อาคารรฐสภา ประกอบดวย

- ตารวจรฐสภา สานกงานเลขาธการสภาผแทนราษฎร ตงแถวกองเกยรตยศ

ใหการตอนรบ ๒ จด คอ บรเวณลานพระบรมราชานสาวรยพระบาทสมเดจพระปกเกลาเจาอยหว

และบรเวณดานหนาอาคารรฐสภา ๒

- ประธานสภาทปรกษาทางการเมองแหงชาตฯ เดนทางถงรฐสภา พรอมดวย

นายนคม ไวยรชพานช รองประธานวฒสภา คนทหนง (ในขณะนน) ในฐานะผตดตามเกยรตยศ

โดยม นายสทธพร สทานไตรภพ รองเลขาธการวฒสภา รอใหการตอนรบ ณ ลานพระบรมราชานสาวรย

พระบาทสมเดจพระปกเกลาเจาอยหว

- รองประธานวฒสภา คนทหนง นาประธานทปรกษาทางการเมองแหงชาตฯ

ประกอบพธวางพวงมาลา และหลงจากเสรจสนพธการวางพวงมาลา ประธานสภาทปรกษาทางการเมอง

แหงชาตฯ ขนรถขบวนเพอไปยงอาคารรฐสภา ๒

- นางนรรตน พมเสน เลขาธการวฒสภา รอใหการตอนรบประธานสภาทปรกษา

ทางการเมองแหงชาต สาธารณรฐประชาชนจน ณ จดจอดรถยนตรบรองอาคารรฐสภา ๒ และพลเอก

ธรเดช มเพยร ประธานวฒสภา และนางพรทพย โลหวระ จนทรรตนปรดา รองประธานวฒสภา

คนทสอง รอใหการตอนรบคณะ ณ บรเวณประตทางเขาหองโถง ชน ๑

- เมอประธานสภาทปรกษาทางการเมองแหงชาตฯ เดนทางถงบรเวณ

อาคารรฐสภา ๒ พรอมดวยรองประธานวฒสภา คนทหนง เลขาธการวฒสภานาประธานสภา

ทปรกษาทางการเมองแหงชาตฯ และรองประธานวฒสภา คนทหนง เดนขนไปยงบรเวณประต

ทางเขาหองโถง ชน ๑ เพอพบปะกบ พลเอก ธรเดช มเพยร ประธานวฒสภา และนางพรทพย โลหวระ

จนทรรตนปรดา รองประธานวฒสภา คนทสอง ในขณะเดยวกน นายสมศกด มนญปจ รองเลขาธการ

วฒสภา นาคณะผตดตามเขาเยยมคารวะ ขนบนไดดานขวาไปยงหองรบรองพเศษ ชน ๒ และเขานง

ประจาททกาหนด

- ๒๖ -

- เมอประธานวฒสภา และรองประธานวฒสภา คนทสอง ทกทายประธานสภา

ทปรกษาทางการเมองแหงชาตฯ เรยบรอยแลว ประธานสภาทปรกษาทางการเมองแหงชาตฯ ลงนาม

ในสมดเยยมเยอน จากนนประธานวฒสภาและประธานสภาทปรกษาทางการเมองแหงชาตฯ

ถายภาพรวมกน

- ประธานวฒสภานาประธานสภาทปรกษาทางการเมองแหงชาตฯ เดนขน

บนไดดานซายไปยงหองรบรองพเศษ และเขานงประจาทในหองเยยมคารวะ ในขณะเดยวกน

รองประธานวฒสภา คนทหนง และรองประธานวฒสภา คนทสอง นารองประธานสภาทปรกษา

ทางการเมองแหงชาตฯ และเอกอครราชทตสาธารณรฐประชาชนจนประจาประเทศไทย เดนตาม

ขนบนไดทางดานซายไปยงหองรบรองพเศษ และเขานงประจาทนงทกาหนด

- ประธานสภาทปรกษาทางการเมองแหงชาตฯ และคณะ แลกเปลยนการสนทนากบประธานวฒสภา และสมาชกวฒสภา ณ หองรบรองพเศษ ชน ๒ อาคารรฐสภา ๒ เมอจบการสนทนา ประธานวฒสภามอบของทระลกแกประธานทปรกษาทางการเมองแหงชาตฯ ภายในหองเยยมคารวะ - ในระหวางประธานวฒสภามอบของทระลกใหแกประธานสภาทปรกษาทางการเมองแหงชาตฯ นายสมศกด มนญปจ รองเลขาธการวฒสภา นาคณะผตดตามประธานสภา ทปรกษาทางการเมองแหงชาตฯ เดนลงบนไดทางดานขวา เพอขนรถขบวน ณ บรเวณหนาอาคารรฐสภา ๒ - หลงจากมอบของทระลก ประธานวฒสภานาประธานสภาทปรกษาทางการเมองแหงชาตฯ ไปยงโตะหนาหองรบรองพเศษเพอทาการรบมอบคอมพวเตอรจากฝายจน ภายหลงเสรจสนการรบมอบคอมพวเตอร ประธานวฒสภา รองประธานวฒสภา คนทสอง และสมาชกวฒสภาทรวมใหการรบรองรอสงและใหการอาลาประธานสภาทปรกษาทางการเมองแหงชาตฯ ณ บรเวณหนาหองรบรองพเศษ เปนอนเสรจสนพธการรบรอง

ปญหาและอปสรรค สมาชกวฒสภาเดนทางมาเขารวมการรบรองไมทนตามเวลาทกาหนดไว เนองจากสภาพการจราจรทตดขดบรเวณดานนอกรฐสภา เนองจากการปดการจราจรเพอตอนรบขบวนรถยนตของคณะผมาเยอน แนวทางแกไข ๑) กอนจะถงวนเขาเยยมคารวะเจาหนาทผรบผดชอบตองแจงสมาชกวฒสภาใหเดนทางมาถงยงหองเขาเยยมคารวะกอนเวลารบรองอยางนอย ๓๐ นาท เพอซกซอมความเขาใจ และเพอความพรอมเพรยงในการรอตอนรบ

- ๒๗ -

๒) หากในวนจรงสมาชกวฒสภายงเดนทางไมถงหองรบรองพเศษภายในเวลา ทกาหนด ตองนากราบเรยนประธานวฒสภาเพอมดารปรบเปลยนแผนผงทนงเดมทไดเตรยมการไว ทงนเพอมใหเกดทนงโหวระหวางกลาง ๓) ในกรณทสมาชกวฒสภาเดนทางมาถงภายหลงจากทประธานวฒสภานาแขก ผมาเยอนเขาหองรบรองเรยบรอยแลว ใหเจาหนาทพธการทตกาหนดจดทนงใหชดเจนกอนทจะนาสมาชกวฒสภาเขาไปในหองรบรองพเศษ ทงนเพอมใหเกดการลกนงหรอสลบเปลยนท ๘. พธตอนรบ ณ ทาอากาศยาน การตอนรบบคคลสาคญจากตางประเทศทมาเยอนประเทศไทยในฐานะแขกของรฐสภาถอเปนปราการดานแรกทจะสรางความประทบใจใหแกแขกผมาเยอนไดเปนอยางด ทงในเรองการรกษาความปลอดภย การอานวยความสะดวก การจดเตรยมกองทหารเกยรตยศ การแสดงศลปะและวฒนธรรมไทย ฯลฯ ดงนน ขนตอนและกระบวนการเตรยมการจงตองมความพถพถนมาก เปนพเศษ โดยหนวยงานหลกทตองประสานขอความอนเคราะห ประกอบดวย การทาอากาศยาน (ดอนเมอง จงหวดเชยงใหม และจงหวดภเกต) บรษทการบนไทยจากด สานกงานศลกากรประจา ทาอากาศยาน สานกงานตรวจคนเขาเมองประจาทาอากาศยาน กองทพอากาศ เปนตน โดยลาดบพธการตอนรบ ประกอบดวย

๑) กองทหารเกยรตยศจดขบวนรอใหการตอนรบ ในขณะทบคคลสาคญฝายไทยและฝายจนรอใหการตอนรบบรเวณทงสองขางของพรมแดงทไดจดเตรยมไว

- ๒๘ -

๒) เมอเครองบนจอดเทยบสนทแลว ประตดานหลงจะเปดออกเพอใหคณะผตดตาม สอมวลชนทยอยลงมาเตรยมความพรอมอยดานลาง และในขณะเดยวกน เลขาธการวฒสภาและเอกอครราชทตสาธารณรฐประชาชนจนเดนขนบนไดทางดานหนาเพอเชญประธานสภาทปรกษาทางการเมองแหงชาตลงจากเครองบน ๓) เมอประธานสภาทปรกษาทางการเมองแหงชาตเดนถงบรเวณดานลางของเครองบน เลขาธการวฒสภา แนะนาประธานวฒสภาใหแกหวหนาคณะ จากนน ประธานวฒสภามอบพวงมาลยขอมอใหแกหวหนาคณะ (ตามหลกปฏบตโดยทวไป กรณทคณะผมาเยอนเปน ประมขของรฐ ประธานวฒสภาอาจมอบหมายรองประธานวฒสภา หรอผแทนวฒสภาทไดรบแตงตงใหเปนผตอนรบเกยรตยศ ไปรบ-สง ณ ทาอากาศยาน ทงน เพอเปนการกระชบความสมพนธและแสดงมตรไมตร หรอเปนการปฏบตตางตอบแทน ประธานวฒสภาอาจจะเดนทางไปตอนรบททาอากาศยานเปนกรณพเศษ ๔) เลขาธการวฒสภา แนะนารองประธานวฒสภา คนทหนง ในฐานะผตดตามเกยรตยศ จากนน แนะนารองประธานวฒสภา คนทสอง และบคคลสาคญทมารอใหการตอนรบ จากนน ประธานวฒสภา / รองประธานวฒสภา คนทหนง นาประธานสภาทปรกษาทางการเมองแหงชาตตรวจกองเกยรตยศ (เฉพาะพธรบอยางเปนทางการ ณ ทาอากาศยานดอนเมอง) ไปยงรถยนตรบรอง เปนอนเสรจสนพธการตอนรบ ๙. การจองโรงแรมทพก เมอไดรบการยนยนเกยวกบรางกาหนดการการเยอนโดยคราว ๆ วาคณะตองการ จะเดนทางไปเยยมชมจงหวดใดบาง และจานวนผทมาเยอนมทงหมดเทาไร ฝายเจาภาพตอง

เรงสบคนขอมลโรงแรมทงในจงหวดภเกต กรงเทพมหานคร และจงหวดเชยงใหม ท เหมาะสมตอการรบรองคณะในครงน โดยการเตร ยมการเร อ ง โรงแรมทพ ก มขนตอนสาคญตาง ๆ ดงน ๑) ประสานขอขอมลไปยงโรงแรมตาง ๆ ทคดวามจานวนหองเพยงพอตอการรบรองคณะทงหมดหรอไม ประกอบกบความพร อมในด านการร กษาความปลอดภย ฯลฯ จากนน เชญเจาหนาทโรงแรมทไดตดตอไวใหมาแนะนารายละเอยดตาง ๆ ของโรงแรม เชน จานวนหองพก ประเภทของหองพก จานวนหองพกแตละประเภท

บรการตาง ๆ ของโรงแรม รวมถงราคาหองพกแตละประเภท

- ๒๙ -

๒) ประสานงานกบเจาหนาทสถานเอกอครราชทตจน และเจาหนาทตารวจสนตบาล

เพอนดหมายเดนทางสารวจพนทจรงตามโรงแรมทไดหาขอมลไว

๓) การสารวจโรงแรมเรมสารวจตงแตเสนทางจากสนามบนไปยงโรงแรม ระยะเวลา

การเดนทางระหวางสนามบนและโรงแรม ทางเขาโรงแรม บรเวณโดยรอบโรงแรม ตวอาคาร ลฟต

ทางเดนระหวางอาคาร หองพกทจะใชรบรองแขกทงหมด บรเวณโดยรอบหองพก VIP หองอาหาร

ทใหบรการอาหารเชา และหองอาหารทงหมดทโรงแรมใหบรการ รวมถงบรการอน ๆ ของโรงแรม

๔) สอบถามเกยวกบระบบการตอนรบแขกของโรงแรม (เชคอน) ดวยวาทางโรงแรม

มบรการเชคอนในหองพกสาหรบแขก VIP หรอไม และทางโรงแรมสามารถจดเจาหนาทมาใหบรการ

เชคอนแกคณะทมแขกจานวนนบรอยไดหรอไม พรอมสอบถามวาสาหรบ VVIP โรงแรมสามารถ

ดาเนนการเชคอนภายในหองพกไดหรอไม

๕) หลงจากสารวจแลว ตองประสานกบเจาหนาท สถานเอกอครราชทตจน

เรองการคดเลอกโรงแรมทจะใชรบรองแขก รวมถงประเภทของหองพก และจานวนหองพกทจะ

ใชทงหมด เมอคดเลอกโรงแรมทจะใชรบรองคณะประธานสภาทปรกษาทางการเมองแหงชาตจนไดแลว

จงประสานกบเจาหนาทโรงแรมเกยวกบการจดหองพกใหแกคณะ VVIP คณะสมาชกวฒสภาทจะ

รบรองแขก รวมถงผบรหารของสานกงานเลขาธการวฒสภา และเจาหนาททเกยวของ ในกรณท

ราคาคาทพกของโรงแรมทไดรบคดเลอกมากกวาสทธของเจาหนาท ตองสารองหองพกของโรงแรมอน

ทมราคาเหมาะสมกบสทธของเจาหนาททเขาพก ทงนจะตองเปนโรงแรมทอยใกลเคยงโรงแรมของคณะ

VIP มากทสดเพอความสะดวกในการรบรองคณะ

๖) สารองหองอาหารกลางวนสาหรบคณะสมาชกวฒสภาไทย รวมถงคณะเจาหนาท

เพอความสะดวกในการรบรองคณะ VIP อยางไรกตาม ดวยงบประมาณทจากด เจาหนาทประสานงาน

จงจาเปนทจะตองพจารณาความเหมาะสมของราคาอาหารทโรงแรมใหบรการดวย

- ๓๐ -

๗) การประดบธงชาตและการประดบปายตอนรบภายในบรเวณโรงแรม เจาหนาทตองประสานกบเจาหนาทของโรงแรมในการหาสถานททเหมาะสมในการตดปายตอนรบคณะ VIP อยางไรกตาม ตองสอบถามถงการจดทาปายตอนรบของทางโรงแรมวามลกษณะอยางไร และ มคาใชจายเทาไร หากพจารณาแลวเหนวาไมเหมาะสม เจาหนาทสานกงานเลขาธการวฒสภาตอง สงทาปายตอนรบตามแบบทตองการและประสานกบเจาหนาทโรงแรมในการหาสถานททเหมาะสมในการตดปายตอนรบ เชน บรเวณดานหนาฝายตอนรบของโรงแรม เปนตน ๘) เมอคณะเดนทางมาถงประเทศไทยและเตรยมเขาพก ณ โรงแรมทไดจดเตรยมไว เจาหนาทตองตรวจความเรยบรอยในหองพกท VVIP จะเขาพก โดยเฉพาะอยางยงหองพกของประธานสภาทปรกษาทางการเมองแหงชาตจน เจาหนาทจะตองเตรยมธงชาตไทย – จน ผนเลกพรอมเสาไปวางไวในหองพกดวย ๙) สารวจความเรยบรอยในการประดบธงชาตทงในบรเวณโรงแรมและบรเวณโดยรอบโรงแรม ๑๐) นาปายตอนรบทจดเตรยมไวใหเจาหนาทโรงแรมไปประดบไวในบรเวณ ทเหมาะสม ๑๑) กอนทคณะ VVIP จะเดนทางเขาพกในโรงแรม ตองเตรยมการกบเจาหนาทโรงแรมใหเชญผบรหารโรงแรมมาตอนรบคณะ VVIP รวมถงเตรยมความพรอมในการเชคอนใหแกคณะทงหมด ๑๒) เมอคณะ VVIP มาถงและประธานสภาทปรกษาทางการเมองแหงชาตจน ลงจากรถแลว ผตอนรบจากโรงแรมทพกแนะนาตวและนา VVIP ไปยงหองพก

- ๓๑ -

๑๓) ในกรณทสงอาหารกลางวนใหแกเจาหนาททเกยวของตามทไดประสานกบ ทางโรงแรมไวแลว ใหนาเจาหนาททเกยวของไปรบประทานอาหารกลางวน พรอมประสานกบเจาหนาทโรงแรมอกครงเกยวกบจานวนเจาหนาททมารบประทานอาหารเพอสรปคาใชจายตอไป ๑๔) ทาหนาทประสานงานระหวางคณะ VVIP กบโรงแรมจนกระทงแขกเดนทางกลบ (Check out) ๑๕) หลงจากทประธานสภาทปรกษาทางการเมองแหงชาตจนและคณะเดนทางออกจากโรงแรมแลว เจาหนาทประสานงานกบโรงแรมเพอจดเกบธงชาตเลกพรอมเสาทนาไปตงไวในหองพกประธานสภาทปรกษาทางการเมองแหงชาตจน จดเกบปายตอนรบ จดเกบธงชาตทประดบอยในบรเวณโรงแรมและบรเวณใกลเคยง หากไมสามารถจดเกบไดทนกาหนดการเดนทางกลบของเจาหนาท ใหประสานเพอขอความอนเคราะหเจาของพนท (จงหวด และโรงแรม) จดเกบและสงกลบมายงสานกงานเลขาธการวฒสภาตอไป ๑๗) ขอสรปรายละเอยดการเขาพก (Folio) ของหองพกแตละหองของคณะ VVIP และขอสรปคาใชจายทงหมดเพอเปนหลกฐานใหแกสานกการคลงและงบประมาณ

ปญหาอปสรรคและแนวทางแกไข ๑) การเปลยนแปลงโรงแรมทพกอยางกะทนหนกอนทคณะลวงหนาจะเขาพก

กลาวคอ ในกรงเทพมหานครเปลยนจากโรงแรมแชงกร - ลา เปนโรงแรมแมนดารน โอเรยนเตล ดวยเหตผล คอ โรงแรมแชงกร - ลา ไมสามารถอานวยความสะดวกในการรกษาความปลอดภยใหแกคณะ VVIP ไดครบถวนตามททางสถานเอกอครราชทตตองการ และในจงหวดภเกตไดเปลยนจากโรงแรมเจ ดบบลว แมรออต เปนโรงแรมฮลตน ดวยเหตผล คอ จานวนหองพกไมเพยงพอตอการรบรองคณะทงหมด นอกจากน ลกษณะอาคารของโรงแรมเจ ดบบลว แมรออต เปนแบบรสอรท แยกหองพกออกเปนหลง ๆ ยากตอการรกษาความปลอดภยและการรวมกลมของทางคณะ VIP แนวทางแกไขปญหา ประสานไปยงโรงแรมทมหองพกเพยงพอตอการรบรองคณะทงหมด รวมถงมความพรอมในการอานวยความสะดวกดานการรกษาความปลอดภยใหแกคณะตามทคณะลวงหนาและสถานเอกอครราชทตจนตองการ เกรดความร คณะแขกจากสาธารณรฐประชาชนจนซงมองคประกอบคณะจานวนมากมวฒนธรรมในการเขาพกโรงแรมทมลกษณะเปนอาคารสงอาคารเดยว ซงเหมาะสมและงายตอ การรกษาความปลอดภยและการรวมกลมเพอปฏบตภารกจของคณะรวมกน

- ๓๒ -

๒) การอานวยความสะดวกดานหองพกใหแกตารวจ เนองจากการตอนรบคณะทมผนาสาคญระดบประเทศ สถานเอกอครราชทตจนใหความสาคญในเรองการรกษาความปลอดภย มาเปนอนดบตน ดงนน จงมการขอความอนเคราะหไปยงสานกงานตารวจแหงชาตในการรกษา ความปลอดภยแกคณะ VVIP อยางไรกตาม สานกงานตารวจแหงชาตมหนวยงานยอยอกมากมาย อาท ตารวจสนตบาล ตารวจนครบาลภธร เปนตน ซงเปนการประสานงานภายในของสานกงานตารวจแหงชาตทจะมอบหมายใหหนวยงานใดรบผดชอบดแลรกษาความปลอดภยใหแกคณะ VVIP ทงน สานกงานเลขาธการวฒสภาไดประสานเปนลายลกษณอกษรไปยงตารวจสนตบาลดวย ซงกอใหเกดการซาซอนในการปฏบตงาน แนวทางแกไขปญหา ประสานไปยงโรงแรมทมหองพกเพยงพอตอการรบรองคณะทงหมด รวมถงมความพรอมในการอานวยความสะดวกดานการรกษาความปลอดภยใหแกคณะตามทคณะลวงหนาและสถานเอกอครราชทตจนตองการ ๑๐. การปฏบตหนาทในสวนลวงหนา การปฏบตหนาทในสวนลวงหนา หรอเรยกสน ๆ วา “หนวยลวงหนา” เปนอกหนงภารกจสาคญในการรบรองคณะใหเปนไปดวยความราบรน เพราะหนวยลวงหนานจะออกเดนทาง ไปยงสถานทตาง ๆ เพอสารวจและซกซอมเตรยมความพรอมกอนทคณะผมาเยอนจะเดนทางไปถง แนวทางปฏบตทหนวยลวงหนาตองเตรยมการ มดงน ๑) ศกษากาหนดการรบรองวาคณะผมาเยอนจะออกเดนทางจากสถานทหนงมายงจดหมายเมอไร อยางไร ระยะทางและระยะเวลาในการเดนทางเทาใด

- ๓๓ -

๒) รวบรวมรายชอและเบอรโทรศพทตดตอของบคคลทเปนผประสานงานของหนวยงานแตละแหง ๓) คนหาแผนทหรอสอบถามผประสานงานวาหนวยงานนนตงอยทใด เพอแจงใหพนกงานขบรถไดศกษาไวกอนลวงหนา ๔) ประสานขอรถตารวจนารถของชดสวนลวงหนาเพอความสะดวกและรวดเรว ในการเดนทาง โดยแจงใหเจาหนาทตารวจทราบกอนลวงหนาและนดเวลาพรอมทงกาหนดการ ในแตละวน ทงน หากมชดสวนลวงหนาของสถานเอกอครราชทต/เจาหนาทของแขกผมาเยอนและชางภาพของสานกงาน/สถานเอกอครราชทต ใหนดหมายออกเดนทางพรอมกน ๕) กอนออกเดนทางควรตดตอประสานไปยงผประสานงานของหนวยงานทจะเดนทางไปเพอใหรบทราบเบองตนวาสวนลวงหนาจะเดนทางไปถงกอนเวลาใด และหากไมทราบเสนทางหรออาคารทจะเขาไปพบจะไดสอบถามกบเจาหนาทได ๖) เตรยมเอกสารทเกยวของ อาท รายนามคณะวไอพทจะเขาในกาหนดการนนๆ ประวตของหวหนาคณะฯ กาหนดการรบรอง นอกจากน อาจจดเตรยมสงของอนๆ ใหคณะวไอพ อาท รม (ในกรณฝนตกหรอแดดจา) ผาเยน (ในกรณคณะเดนทางมาไกลและอากาศรอน) เปนตน ๗) ออกเดนทางไปลวงหนากอนเวลาทคณะวไอพออกเดนทางประมาณ ๑ ชวโมง เนองจากคณะวไอพมรถตารวจนาขบวนทาใหการเดนทางรวดเรวกวาการเดนทางปกต ทงน อาจปรบเวลาไดอกขนอยกบระยะทาง สภาพจราจร สภาพอากาศ และภมศาสตร ๘) เมอเดนทางไปถงควรถามหาผประสานงานทไดตดตอไวเพอซกซอมความเขาใจเกยวกบผแทนของหนวยงานทจะมาตอนรบ ลาดบพธการในการตอนรบและการรบรอง การจดทนง การแลกเปลยนของทระลก ตลอดจนสถานทถายภาพรวมกน อนง จะตองแจงใหหนวยงานนน ๆ ทราบวาประธานวฒสภาไดมอบหมายผตอนรบเกยรตยศของวฒสภาเดนทางมารวมคณะดวย จงตองใหความสาคญในลาดบรองลงมาจากหวหนาคณะวไอพเสมอทงในเรองการตอนรบ การมอบพวงมาลย/ดอกไม การจดลาดบทนง การถายภาพหม ๙) หากปฏบตหนาทสวนลวงหนาและเตรยมการในงานเลยงอาหารกลางวน/อาหารคา จะตองตรวจสอบความเรยบรอยและถกตอง อาท ปายขอความบนเวท เมนอาหารทตงบนโตะ ผงทนง บตรชอตงโตะ สนทรพจน การจดโตะและเกาอ ไมโครโฟน การประดบและตกแตงภายในสถานทจดเลยง รวมทงซกซอมความพรอมกบเจาหนาทโรงแรม พนกงานเสรฟ พธกร นกแสดง ๑๐) เมอไดรบทราบขอมลขางตนเรยบรอยแลว ใหนาความเรยนผบงคบบญชา ซงอยในขบวนรถของคณะวไอพ เพอทราบรายละเอยดและความพรอมของผรบ นอกจากน อาจรายงานเพมเตมหากมขอมลสาคญเพอการพจารณาปรบเปลยนแผนการเดนทาง เชน ในกรณฝนตกหรอ เกดอบตเหตในระหวางทางอนจะเปนผลกระทบตอการเดนทางของคณะวไอพ

- ๓๔ -

๑๑) เมอไดรบแจงจากผบงคบบญชาหรอเพอนรวมงานซงรวมขบวนของคณะวไอพวาคณะใกลจะถงจดหมายแลว ใหรบแจงผแทนของหนวยงานทนทเพอจะไดเตรยมการตอนรบ ๑๒) เมอคณะเดนทางมาถงและหวหนาคณะวไอพและผตอนรบเกยรตยศลงจากรถ แนะนาใหผแทนของหนวยงานทมารอตอนรบทราบ ๑๓) รายงานขอมลเพมเตมใหผบงคบบญชาทราบกอนทจะเดนทางไปปฏบตหนาท ทสถานทตอไป ปญหาและแนวทางแกไข ๑. การเปลยนแปลงของคณะวไอพสามารถเกดขนไดทกวนทกเวลา อาจสบเนองจากสภาพอากาศ สภาพการจราจร สขภาพของหวหนาคณะวไอพ เปนตน แนวทางแกไข ผปฏบตหนาทในสวนลวงหนาจะตองประสานกบผบงคบบญชาหรอเพอนรวมงานเปนระยะเพอรบทราบความเปลยนแปลง และเตรยมการรบมอและหาทางแกไขปญหาเฉพาะหนาใหพรอม รวมทงตองนาเรยนหนวยงานนน ๆ ใหทราบขอมลเทาเทยมกนเพอหารอรวมกนในการแกไขปญหาตาง ๆ ๒. ความไมพรอมของหนวยงานผรบ เนองจากผแทนของหนวยงานยงเดนทางมา ไมถงหรอตดภารกจสาคญอนอย เชน นายกรฐมนตรตดตอนรบคณะบคคลอน ผวาราชการจงหวดภเกตตดการจราจรเนองจากมอบตเหตบนทองถนนระหวางการเดนทางมายงสถานทจดเลยง แนวทางแกไข ผปฏบตหนาทในสวนลวงหนาจะตองแจงใหผบงคบบญชาหรอ เพอนรวมงานรบทราบเพอใหเตรยมการรบมอและหาทางแกไขปญหาเฉพาะหนา อาท ประสานให รถตารวจนาขบวนชะลอความเรวลงหรอออมไปยงถนนเสนอนกอน หากจาเปนทคณะวไอพเดนทาง ถงแลว จะตองประสานผประสานงานหนวยงานใหจดหาหองพกรอทเหมาะสมใหแกคณะวไอพ ๓. ความผดพลาดของขอความตางๆ ทปรากฏ อาท ปายตอนรบ ปายขอความบนเวท บตรตงโตะ แนวทางแกไข ขอใหเจาหนาทแกไขโดยเรว หากแกไขไดไมทนหรอไมสามารถแกไขไดและไมสงผลกระทบมากนกกใหคงไว แตหากสงผลกระทบขอใหแปะขอความใหมทบ ถอนออก หาสงของมาประดบเพอบดบง ฯลฯ

...........................................