GESTIN DE ABASTECIMIENTOFormacin contInua

NDICE

OBJETIVO DE LA CAPACITACIN

QU ES GESTIN DE ABASTECIMIENTO?

PROCESO DE ABASTECIMIENTO

CMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS DE GESTIN DE ABASTECIMIENTO?

ETAPA 1: DEFINICIN DE REQUERIMIENTO

ETAPA 2: SELECCIN DEL MECANISMO DE COMPRA

ETAPA 3: LLAMADO Y RECEPCIN DE OFERTAS

ETAPA 4: EVALUACIN DE OFERTAS

ETAPA 5: ADJUDICACIN OFERTA

1. EJEMPLO ACTA DE EVALUACIN

ETAPA 6: RECIBO DE PRODUCTO O SERVICIO

ETAPA 7: SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LA COMPRA

Entregar una visin amplia y general del proceso de Gestin de Abastecimiento presentando aspectos claves que permitirn mejorar la gestin y transparencia de su accionar

Definicin de requerimiento 1Seleccin del mecanismo de compra2Llamado y recepcin de ofertas 3Evaluacin de ofertas4Adjudicacin oferta5Recibo de producto o servicio6Seguimiento y monitoreo de la compra7 INICIO FIN

Definicin de requerimiento4. Realizar bases de Licitacin lo ms precisas y claras.1. Hacer partcipe a quienes necesitan bienes o servicios claves en la organizacin.3. Especificar lo mejor posible lo que deseo comprar y para qu lo deseo. ETAPA 12. Apoyarse en expertos en la materia cuando sea necesario. Utilizar el formulario en la Web cuando se realice un RFI (preguntar a proveedores por informacin).

ETAPA 2Seleccin del mecanismo de compraDefinir qu mecanismo utilizaremos 1. Sistema pensado especialmente en compras habituales. 2. La primera bsqueda debe realizarse por esta va segn la Ley. 3. El procedimiento entrega amplias garantas de eficacia, eficiencia y transparencia. 1. Es la regla general segn la Ley cuando el bien o servicio no se encuentra en Convenio Marco. 2. Es un llamado abierto. 3. Se deben planificar los tiempos de la licitacin y respetarlos.1. Es un mecanismo excepcional contemplado en la ley. Art. 8 Ley de Compras Pblicas y art. 10 del reglamento.2. En esta Licitacin concursan slo los proveedores invitados por la institucin.3. No se pueden modificar las bases en este mecanismo.1. Tambin es un mecanismo excepcional contemplado en la ley. Art. 8 Ley de Compras Pblicas y art. 10 del reglamento.2. Puede ser abierto, cerrado o comprar directamente a un proveedor. 3. Importante fundar muy bien la resolucin de esta compra.

RECORDAR QUE UN TRATO DIRECTO PROCEDE (Art. 10 reglamento):

Llamado y recepcin de ofertasETAPA 31. Los tiempos dependern del mecanismo de compra elegido.2. Revisar que las bases se ajusten a lo solicitado. Respetar los tiempos.3. Contacto con proveedores anterior al cierre de la compra. De esta forma llegarn ms ofertas.4. Verificar el cumplimiento de todos los hitos del proceso.

ETAPA 4Evaluacin de ofertas1. Analizar si las ofertas se ajustan a lo solicitado, tanto en la forma como en el fondo.2. Evaluar las ofertas slo segn los Criterios de Evaluacin establecidos en las Bases de Licitacin, creando un cuadro comparativo de las ofertas.4. Hacer participar al usuario interno de la decisin de compra .3. Definir si es necesario factores y subfactores para cada criterio.

ETAPA 5Adjudicacin oferta1. En esta etapa se cierra y decide a quin se comprar.2. En esta etapa deben formalizarse los acuerdos de facturacin, garantas, pago, servicio tcnico, etc.3. La adjudicacin debe ser documentada y publicada oportunamente (Ver ejemplo letra A: Acta de Evaluacin).4. En el caso de compras superiores a 1000 UTM o definidas como complejas, establecer una comisin evaluadora de al menos 3 personas explicitada en las bases de licitacin.

PARTE I DATOS ASISTENTES Y NOMBRE DE LICITACIN1. EJEMPLO ACTA DE EVALUACIN

ACTA DE EVALUACIN ID N 1386-11079-LE08

Tipo de Reunin:Adjudicacin a Proveedores. Adquisicin N 1386-11079-LE08 CAPACITACIN EN COMPRAS PBLICASFecha:03.04.2009Hora:12:00 hrsLugar: Oficina 7 piso Jefe ChileCompra Educacin- DCCP EvaluadoresViviana BarriosPatricio MartnezAdolfo Muoz

PARTE II CUADRO OFERTAS PRESENTADAS

Nombre EmpresaRUTProducto SolicitadoDescripcin del ProductoPresenta Oferta (s o no) . Valor oferta (pesos chilenos)Aos Experiencia empresa en el rubroPorcentaje de Profesionales con Diplomado en Gestin de AbastecimientoEMPRESA A79.989.8xx - 0Capacitacin en compras pblicasFormacin en materia de Gestin de AbastecimientoSI10.000.000.1060 %EMPRESA B45.44444.cc-kCapacitacin en compras pblicasFormacin en materia de Gestin de AbastecimientoSI8.000.000.-1530 %

PARTE III CRITERIOS DE EVALUACINSi la naturaleza del bien exige la necesidad de especificar an ms los criterios, usted puede definir Factores y Subfactores para cada uno.

CRITERIOSPONDERACION1. Precio40%2. Experiencia en el rubro30%3. Porcentaje de profesionales con Diplomado en Gestin de Abastecimiento30%

PARTE IV: PROCESO DE EVALUACIN. CUADRO PONDERACIN OFERTAS PRESENTADASCRITERIO 1: Precio 40 %Los precios sern evaluados segn:CRITERIO 2: Experiencia en el rubro 30 %

De acuerdo a la experiencia en el rubro las ofertan tendrn los siguientes puntajes:CRITERIO 3:Porcentaje de profesionales con Diplomado en Gestin de Abastecimiento 30

Los profesionales que presten el servicio y tengan diplomado tendrn un puntaje de:

Nombre EmpresaValor Oferta (pesos chilenos)Aos experiencia en el rubro% de profesionales con Diplomado en Gestin de AbastecimientoPuntos asignados:Valor oferta (pesos chilenos)Puntos asignados:Aos experiencia en el rubro

Puntos asignados:% de profesionales con Diplomado en Gestin de AbastecimientoTotal puntaje:EMPRESA A10.000.000.-1060 %80 x 40%50 x 30%80 x 30%71 pts.EMPRESA B8.000.000.-1530 %100 x 40%70 x30%40 x 30%73 pts.

PrecioPuntosPrecio mnimo ofertado100Segundo precio mnimo ofertado80Resto de precios mnimos ofertados20

TramosPuntosEntre 01 y hasta 05 aos35Entre 06 y hasta 10 aos50Entre 11 y hasta 15 aos70Ms de 15 aos100No informa 0

TramosPuntosEntre 80 y 100 %100Entre 50 y 79 %80Entre 20 y 49 %40Entre 1 y 19 %10No informa0

PARTE V: CONCLUSIN Y ADJUDICACINConforme a lo anterior, se concluye que de las ofertas evaluadas la oferta presentada por EMPRESA B obtiene el mayor puntaje ponderado, cumpliendo por tanto con los requisitos para su adjudicacin.Firmas de responsables del proceso

Viviana BarriosPatricio MartnezAdolfo Muoz

ETAPA 6Recibo de producto o servicio1. Recibo del bien o servicio segn lo acordado en las Bases de Licitacin.2. Recordar colocar en las bases no slo la necesidad de compra, sino instalacin, soporte y servicio post venta, segn el producto adquirido.3. Pago a 30 das seguidos desde la recepcin conforme del producto. 4. Existe la posibilidad en opciones de pago de cancelar por medio de confirming. Para ello se debe firmar antes un acuerdo con el inversionista (Cualquier consulta realizarla a: confirming@chilecompra.cl).

ETAPA 7Seguimiento y monitoreo de la compra1. Evaluacin de los proveedores (Ej: cumplimiento en la entrega, calidad del producto, servicio post venta, etc).2. Revisar peridicamente las fechas de trmino y renovacin de contratos.3. Tener claro los mecanismos de garantas establecidos en las Bases de Licitacin durante el tiempo que dure el contrato y hacerlos efectivos.4. Ordenar y tabular la informacin relevante para futuras compras.

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