Gestion del Abastecimiento

LOGÍSTICA EN LA CONSTRUCCIÓN

Ing. Grethell G. Soto Caldas

RESUMEN DE LA SEMANA ANTERIOR 1. Uno de los principales problemas de la construcción es la deficiente administración

de su cadena de suministro.

2. La Filosofía Lean se enfoca en identificar actividades que no agregan valor con respecto a la necesidad del cliente. Lean Supply Chain Management tiene como objetivo entregar los materiales correctos, en el lugar correcto, con el embalaje adecuado, con las cantidades exactas y en el plazo requerido de acuerdo a lo solicitado por el cliente.

3. Los residuos en el sector construcción son: * Tpte. Innecesario * Sobre producción * Movimiento innecesario * Procesos innecesarios * Productos defectuosos * Tiempos de espera * Exceso y falta de material * Desperdicio de creatividad del empleado

4. Las herramientas Lean aplicadas a la construcción son 10: * Kaizen * VSM * VSA * LPS * 5 “S” * Pull System * ERP * RFID * Just in Time Delivery * Controles Visuales

GESTIÓN DE ABASTECIMIENTOS

UNIDAD N°2 – SESIÓN 5

LOGROS DE LA SESIÓN

• Adquisiciones, conceptos y objetivos • Conocer uno de los procesos de la gestión de

proyectos según el PMBOK: 12.Gestión de las adquisiciones • 12.1 Planificar la gestin de las adquisiciones. • 12.2 Efectuar las adquisiciones: • 12.3 Controlar las adquisiciones • 12.4 Cerrar las adquisiciones

GESTION DE PROYECTOS

MONITOREO Y CONTROL

Moderador

Notas de la presentación

Grupo de procesos que interactuan en la gestión de proyectos

GESTION DE PROYECTOS Según PMBOK

Es el proceso de compra o adquisición de los productos, servicios o resultados que es necesario obtener fuera del equipo del proyecto.

12. GESTION DE ADQUISICIONES

Moderador


La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos de compra o adquisición de los productos, servicios o resultados que es necesario obtener fuera del equipo del proyecto. La organización puede ser la compradora o vendedora de los productos, servicios o resultados de un proyecto. La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos de gestión del contrato y de control de cambios requeridos para desarrollar y administrar contratos u órdenes de compra emitidas por miembros autorizados del equipo del proyecto. La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto también incluye la administración de cualquier contrato emitido por una organización externa (el comprador) que esté adquiriendo el proyecto a la organización ejecutante (el vendedor), así como la administración de las obligaciones contractuales contraídas por el equipo del proyecto en virtud del contrato.

Desde la perspectiva del COMPRADOR en

una relación comprador-vendedor.

El vendedor puede ser llamado

PROVEEDOR, ABASTECEDOR, o SUBCONTRATISTA.


9

Grupo de procesos Iniciación Planeamiento Ejecución Control Cierre

Es el proceso que consiste en determinar que comprar o adquirir, cuándo y cómo hacerlo

12.1 Planificar las compras y adquisiciones


Moderador


Identifica qué necesidades del proyecto pueden satisfacerse de mejor manera, o deben satisfacerse, mediante la adquisición de productos, servicios o resultados fuera de la organización del proyecto, y qué necesidades del proyecto pueden ser resueltas por el equipo del proyecto. Este proceso implica determinar si es preciso obtener apoyo externo y, si fuera el caso, qué adquirir, de qué manera, en qué cantidad y cuándo hacerlo. Cuando el proyecto obtiene productos, servicios y resultados necesarios para el desempeño del proyecto fuera de la organización ejecutante, se ejecutan los procesos desde Planificar las Adquisiciones hasta Cerrar las Adquisiciones para cada elemento que se va a adquirir

10


Es el proceso que consiste en determinar que comprar o adquirir, cuándo y cómo hacerlo



11



Es el proceso que consiste en documentar los requisitos de los productos, servicios y resultados, e identificar a los posibles vendedores.

12.2 Planificar la contratación


12




Es el proceso que consiste en obtener información, presupuestos, licitaciones, ofertas o propuestas, según corresponda.

12.3 Solicitar respuesta de vendedores


13





Es el proceso que consiste en revisar ofertas, elegir entre posibles vendedores, y negociar un contrato por escrito con cada vendedor.

12.4 Selección de vendedores


14






Es el proceso que consiste en gestionar el contrato y la relación entre el comprador y el vendedor, revisar y documentar cuál es o fue el rendimiento de un vendedor, proporcionar una base para relaciones futuras con el vendedor, gestionar cambios relacionados con el contrato

12.5 Admin. de contratos


15






12.5 Admin. de contratos

Es el proceso que consiste en completar y aprobar cada contrato, incluida la resolución de cualquier tema abierto, y cerrar cada contrato aplicable al proyecto o a una fase del proyecto

12.6 Cierre de contratos


12.1 PLANIFICAR COMPRAS Y ADQUISICIONES

Genera como resultados el Plan de Gestión de las Adquisiciones y los

Enunciados del Trabajo de los Contratos.

Es el proceso de identificar qué necesidades del proyecto pueden ser mejor cubiertas comprando productos

o servicios al exterior


¿Comprar? ¿Alquilar?

¿QUE?

¿COMO?

¿CUANTO?

¿CUANDO?

Moderador


Se toma la decisión de comprar o no, qué, cómo, cuánto y cuándo.

El equipo de proyecto puede recurrir a especialistas en las disciplinas de

contratación y procura e involucrarlos tempranamente como parte del

equipo.


Este proceso de planeamiento también debería considerar a los vendedores

potenciales, particularmente si el comprador desea ejercer algún grado

de influencia o control sobre las decisiones contractuales.


CASA DE CAMPO

1.Estudio 3.Construcción 2.Diseño 4.Acabados 5.Gestión

2.1 Maqueta

2.2 Planos

5.1 Planeam

5.2 Control

3.3 E/I Áreas descanso

3.4 E/I Áreas

recreación

3.2 Afirmado

3.5 Habilitación Otras áreas

Dorm padres Dorm. hijos Dorm. hijas

Cancha Frontón Cancha Tennis Piscina

3.1 Cercado


PROYECTO CASA DE CAMPO

Elemento WBS

Tipo de contrato

Procedimiento de

contratación

Forma de contacto

Cercado terreno.

Suma alzada por metro lineal de

cerco.

Se solicitará tres cotizaciones.

Web, guía telefónica.

Afirmado terreno.

Suma alzada con incentivo por

cumplimiento de plazo.

Experiencia previa. Estimación de

experto independiente.

Invitación a especialistas.

Instalación jacuzzis.

Suma alzada. Se solicitará tres propuestas.

Contacto a través de

fabricante de jacuzzi.


Plan de Gestión de las Adquisiciones Describe cómo se gestionará los restantes procesos de procura. Tipos de contratos a usar. Uso de estimaciones independientes como criterios de evaluación. Definición de acciones que corresponden al Dpto. de Procura y cuáles al equipo de proyecto.


Plan de Gestión de las Adquisiciones Definición de uso de documentos estandarizados. Cómo se manejará a los múltiples proveedores. Entre otros.


Procurement Management Planning Checklist

Project Name:Prepared by:Date:Identify types of contracts being used

Independent estimates required? Yes No

If Yes, who will prepare?

By when?

Actions that Project Management Team can take independent of ProcurementDepartment

Source of standardized procurement documents, if needed

How will multiple providers be managed?

How will you coordinate Procurement with the following aspects of the project?Scheduling

Performance Reporting

Human Resources

Other

Enunciado del Trabajo del Contrato Statement of Work (SOW) es una descripción del ítem a subcontratar en un grado de detalle que permita a los vendedores prospectos determinar si tienen la capacidad de proveerlos :


Enunciado del Trabajo del Contrato SOW (statement of work) para

productos o servicios claramente especificados.

SOO (statement of objectives) para ítems presentados como problema a ser resuelto.

Deben ser claros, completos y concisos.


Moderador


El SOW del contrato describe el artículo a adquirir con suficiente detalle como para permitir que los potenciales vendedores determinen si podrán suministrar el artículo.

Statement of Work Template

Project Name:Prepared by:Date:Vendor Name:Description of Deliverables or Procurement Items (in as much detail as needed to accuratelydefine the proposed work):

Required Timeline and Milestone Dates:

Collateral Services Required of Vendor (e.g., performance reporting, post-project operationalsupport, etc.):

Cost Parameters:

A C EDescription of Cost

ItemTotal Costs to

MAKETotal Costs to

BUYNotes &

RecommendationsDirect Indirect Direct IndirectCosts Costs Costs Costs

1 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

2 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

3 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

4 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

5 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

6 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

7 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

8 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

9 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

10 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

Final Differential

$0.00

CostItem #

BCosts to MAKE

Product or Service

DCosts to BUY

Product or Service

TOTALS $0.00 $0.00 $0.00 $0.00$0.00 $0.00

Date:

Project Name:Prepared by:

Moderador


Análisis HACER O COMPRAR

Moderador


Contratos de precio fijo o de suma global. Contrato de costes reembolsables. Coste Más Honorarios (CPF) o Coste Más Porcentaje del Coste (CPPC). B. Coste Más Honorarios Fijos (CPFF). C. Coste Más Honorarios con Incentivos (CPIF). Contratos por Tiempo y Materiales (T&M).

Genera como resultados los Documentos de la Adquisición y los

Criterios de Evaluación.

12.2 PLANIFICAR LA CONTRATACION


Es la preparación de la documentación necesaria para el

proceso de convocatoria.

PROYECTO CASA DE CAMPO Elemento WBS

Filtro de evaluación

Criterio de evaluación Documentos

Cercado terreno.

Garantía de rápido cumplimiento.

Menor precio. RFQ

Afirmado terreno.

Experiencia previa. Referencia de anteriores clientes Financiamiento.

TECNICA: 70% (experiencia, equipamiento) ECONOMICA: 30%

RFP

Instalación jacuzzis.

Distribuidor autorizado del fabricante. Garantía de rápido cumplimiento.

Menor precio. RFQ


Moderador


Solicitud para propuestas Una solicitud de propuestas (RFP en inglés) es usualmente utilizada cuando el promotor sabe lo que quiere lograr, pero le gustaría que los socios potenciales usaran sus experiencias, capacidades técnicas y creatividad para identificar cómo los objetivos del proyecto pueden ser mejor cumplidos. Una de las principales diferencias entre una RFP y una invitación para presentar propuestas es que en una RFP el promotor busca valores (o sea, eficiencia operativa, medidas de ahorro de costos, innovaciones, etc.), en vez de la licitación más baja.

Documentos de la Adquisición Se usan para solicitar propuestas de los vendedores potenciales. Los términos “oferta” o “cotización” se usan generalmente cuando la decisión de la fuente de selección se basará en el precio.


Documentos de la Adquisición El término “propuesta” se usa generalmente cuando otras consideraciones como las habilidades técnicas o el enfoque técnico son relevantes. Nombre comunes:

IFB Invitation for Bid. RFQ Request for Quotation. RFP Request for Proposal. IFN Invitation for Negotiation.


Criterios de Evaluación Se desarrollan para calificar o puntuar la propuesta Los criterios de evaluación pueden limitarse al precio de compra si el artículo a adquirir está inmediatamente disponible a través de una cantidad de vendedores aceptables


Moderador


• Entender la necesidad. ¿En qué medida la propuesta del vendedor responde al enunciado del trabajo del contrato? • Coste total o del ciclo de vida. ¿Producirá el vendedor seleccionado el coste total más bajo (coste de compra más coste de operación)? • Capacidad técnica. ¿Tiene el vendedor las habilidades y conocimientos técnicos necesarios, o puede esperarse razonablemente que los adquiera? • Enfoque de gestión. ¿Tiene el vendedor los procesos y procedimientos de gestión para asegurar el éxito del proyecto, o puede esperarse razonablemente que los desarrolle? • Enfoque técnico. ¿Cumplen las metodologías, técnicas, soluciones y servicios técnicos propuestos por el vendedor con los requisitos de la documentación de adquisición, o es probable que proporcionen más que los resultados esperados? • Capacidad financiera. ¿Tiene el vendedor los recursos financieros necesarios, o puede esperarse razonablemente que los obtenga? • Capacidad e interés de producción. ¿Tiene el vendedor la capacidad y el interés para cumplir con los posibles requisitos futuros? • Tamaño y tipo de negocio. ¿Responde la empresa del vendedor a un tamaño o tipo de negocio específico, como por ejemplo, una pequeña empresa, una empresa dirigida por mujeres o una pequeña empresa desfavorecida, según la definición del comprador o de acuerdo con lo establecido por una agencia gubernamental y determinado como una condición para que se le adjudique un contrato? • Referencias. ¿Puede el vendedor proporcionar referencias de clientes anteriores que verifiquen la experiencia laboral y el cumplimiento de los requisitos contractuales por parte del vendedor? • Derechos de propiedad intelectual. ¿Reivindica el vendedor los derechos de propiedad intelectual en los procesos de trabajo o servicios que usarán o en los productos que producirán para el proyecto? • Derechos de propiedad exclusiva. ¿Reivindica el vendedor los derechos de propiedad exclusiva en los procesos de trabajo o servicios que usarán o en los productos que producirán para el proyecto?

Request for Proposal Template

Project Name:Prepared by:Date:

I. Introductory and Background Information:

II. Statement of Work and Description of Project:

III. Project Objectives:

IV. Schedule of Events:For example:Event Date

1. RFP sent to Bidders2. Bidders' Conference3. Evaluation of Responses4. Award of Contract5. Commencement of Project6. Project Completion7. Final Review8. Client Acceptance andClosure9.10.

V. Description of Required Response Format:

VI. Required Contractual Provisions:

VII. Evaluation Criteria:Descriptions of criteria on which selection of vendor will be based, e.g.,

A. Purchase priceB. Understanding of client needC. Overall or life-cycle costD. Technical capabilityE. Management capabilityF. Financial resources

Genera como resultados las propuestas de los postores.

12.3 SOLICITAR RESPUESTA DE VENDEDORES

La convocatoria tiene por objeto obtener información (ofertas y

propuestas) de vendedores prospectos sobre cómo pueden

satisfacer las necesidades del proyecto.


La mayor parte del esfuerzo real en este proceso lo asume el

proveedor prospecto, normalmente a ningún costo para

el proyecto.


Genera como resultados la suscripción del contrato.

12.4 SELECCIÓN DE VENDEDORES

Es la recepción de cotizaciones o propuestas y la aplicación de los

criterios de evaluación para elegir al proveedor.


• A menudo se separa la sección técnica (enfoque) de la sección comercial (precio) y se evalúan por separado.

• Además del costo o precio se puede necesitar la evaluación de muchos factores.

• El menor precio propuesto no será el menor costo si el producto no es entregado a tiempo.


PROYECTO ITEM CONTRATADO

CASA DE CAMPO AFIRMADO DE TERRENO

I. ANTECEDENTES II. OBJETO III. MONTO IV. FORMA DE PAGO V. PLAZO VI. RESPONSABILIDADE

S DEL CONTRATISTA VII. RESPONSABILIDADE

S DEL CONTRATANTE VIII. GARANTÍAS

IX. GARANTÍAS X. DOCUMENTOS

CONTRACTUALES XI. PENALIDADES XII. CAUSALES DE

RESOLUCION XIII. NATURALEZA DEL

CONTRATO XIV. BASE LEGAL XV. CONTROVERSIAS

Firma contratista Firma contratante

Project Name:Prepared by:Date:

Evaluation Criteria andWeight Assigned

Vendor #1Rating

(1-5, with 5 best)

Vendor #1Item Score

Vendor #2Rating

(1-5, with 5 best)

Vendor #2Item Score

Purchase price20%

Understanding of client need25%

Overall or life-cycle cost15%

Technical capability20%

Management capability15%

Financial resources5%

Overall Score of possible 5(weights x ratings, totaled)

3.35 4

0.3

0.5 5 1.252

3 0.6

0.25

4 0.6 4 0.6

4 0.2 5

4 0.8

0.8

3 0.45 2

5 1 4

Sistema de puntajes

Genera como resultados la correspondencia, los cambios

contractuales y los pagos.

12.5 ADMINISTRACION DE CONTRATO

• Proceso para asegurar que el rendimiento del vendedor cumpla los requerimientos contractuales.

• La naturaleza legal de las relaciones contractuales hace imperativo tomar conciencia de las implicancias legales de las acciones tomadas en la administración del contrato.


• Además de la gestión de la relación contractual se debe integrar los resultados de estos procesos con la gestión integral del proyecto.

• Esta integración y coordinación ocurre a múltiples niveles y es mas compleja cuando se subcontrata varios ítems y cuando intervienen varios vendedores.


Figura 12-7. Administración del Contrato: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas (Guía del PMBOK®, 3ra Edición, Página 291)


Procurement Change Request Template

Project Name:Prepared by:Date:Person(s) Requesting Change:

Change Number:Type of Change Requested:

Terms of contract Termination of Contract Description of Product orService

Other (specify) Other (specify)Detailed Description of Change:

Detailed Reason for Change Requested:

Effect on Project Cost:? Projected Cost Overrun of approximately %? Estimated Cost Reduction of approximately %

Effect on Schedule:? Planned Project Completion Date:? New Project Completion Date:

Additional Remarks:

Approval Project Manager Date

Approval (Other) Date

Contract Change Control System Checklist and Worksheet

Project Name:Prepared by:Date:Determine those responsible for approving or rejecting proposed contract changes: Besure to provide for appropriate review of all changes.

Define any types of changes qualifying for automatic approval without review:

Define steps by which contracts may be changed, including:

Paperwork

Tracking systems

Dispute resolution procedures

Approval levels required

Describe how contract changes will be integrated with the project's integrated changecontrol system:

Additional Remarks:

Submitted Name/Title: Date:Approval Name/Title: Date:

Contract Performance Report Template

Project Name:Prepared by:Date:Status of Vendor Performance, relative to project/contract objectives:

Scope (On Scope? If not, how serious)

Schedule (On schedule? Ahead or behind by how much, etc.)

Cost (On budget? Under or over by how much, etc.)

Quality

Progress Report (What is completed, what is in process, key changes made, etc.):

Forecasting (Estimate of future project status and progress):

Other Issues or Comments:

Submitted Name/Title: Date:Approved Name/Title: Date:

¿Se completó correctamente y satisfactoriamente el trabajo?

12.6 CIERRE DE CONTRATO

Involucra tanto verificación del producto como cierre del proyecto. Los términos y condiciones podrían prescribir procedimientos específicos para la Conclusión del Contrato.

12.6 CIERRE DE CONTRATO

https://www.youtube.com/watch?v=8dLwNVBeNQs&list=PL05C9DF1BFB5322B0

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