أسامة غريب عبد العاطي

مشرف خدمات المستفيدين- فرع الزاوية الحمراء- مكتبة مصر العامة

Osama_gharieb@hotmail.com

العناصر الرئيسية للعرض:

أهمية مؤشرات الداء - ولماذا تقوم المكتبات بقياس أدائها؟.1

ما الفرق بين المؤشرات و المعايير؟ ما هو الفرق بين الكفاءة و .2الفعالية ؟

ما هي المعايير ومواصفات الداء و المؤشرات التي تغطي مجال .3المكتبات والمعلومات؟

كيف تتفق مؤشرات الداء مع مباديء الستة سيجما ؟.4

ما أسباب هبوط مؤشرات الداء لدي المكتبات ؟ و ما هي معوقات .5التطبيق

كعلج مشكلت DMAIC و SWOT كيف يتم استخدام نموذج .6هبوط مؤشرات الداء؟

أهمية مؤشرات الداء - ولماذا تقوم المكتبات بقياس أدائها؟-1

.....تعد المعايير ضرورة لفاعلية نظم المكتبات لنه بدون المعايير •

تيسير ضبط عملية الدارة وتقوم كأساس للحوار بين العاملين في المكتبات •.....وهيئات التمويل ومجتمع المستفيدين

مع مراعاة.. خدمة التحليل المقارن بين أداء المكتبات ذات الرسائل المتناظرة•

Evaluateتقيم •:Control تراقب •

: Motivateتحفز •

:Improveتحسن •

: Learn تتعلم •

: Promoteترتقي •

-ما الفرق بين المؤشرات و المعايير؟ ما هو الفرق بين الكفاءة والفعالية؟2

الفرق بين المؤشرات و المعايير:•المعيار هو خاصية يجب إحترامها له خصائص عامة ومجردة تطبق على محتويات مختلفة، أما •

إلى في الغالب المؤشر فهو علمة يمكن ملحظتها داخل المعايير (إما كمية أو نوعية)ونلجأ تحديد مؤشرات متعددة

الفرق بين الكفاءة والفعالية:•Efficiencyكفاءة

اًطا ما فعال إذا أدى إلى خفض إستعمال قياس مدى استخدام الموارد لنجاز هدف ما، يعتبر نشاالموارد أو نتج عنه أداء أفضل بالموارد ذاتها

Effectiveفعالية •ها تجاوزتمتطلبات العملء أو ات عمليكيف تقابل المقياس قياس مدى إنجاز الهداف المحددة.

.، العمليات من لمسة واحدة الشكاوى، العيوب

-ما هي المعايير ومواصفات الاداء و المؤشرات التي تغطي مجال 3المكتبات والمعلومات؟

Name Sort

ISO 2789 (2006) International library statistics WG 2: International library statistics 

ISO 11620 (2008) Library performance indicators WG 4: Performance indicators for libraries 

ISO TR 28118 (2009) Performance indicators for national libraries 

WG 7: Quality measures for national libraries 

ISO TR 11219 Qualitative conditions and basic statistics for library buildings (Voting ends August 25, 2011

WG 8: Statistical data for library buildings 

ISO TR 14783 Statistics and quality issues for web archiving 

 

WG 9: Statistics and quality issues for web archiving 

ISO 16439 Methods and procedures for assessing the impact of libraries

WG 10: Methods and procedures for assessing the impact of libraries 

- كيف تتفق مؤشرات الاداء مع مبااديء الستة سيجما ؟4

نستطيع فعل ذلك، فهي طريقة ذكية لادارة العمل حيث تضع sigma 6ومن خل ل الستة انحرافات معيارية إ ًال إلى حلو ل أفضل وتعتمد في تقييمها على المؤشرات الحصائية المستفيد أوال وتستخدم الحقائق والبيانات وصو

:بعيدإ ًا عن الخبرات والراء الشخصية

التركيز الصاادق على المستفيد فهو بؤرة االتهتمام وقمة الولويات.•الادارة بالبيانات والحقائق من خل ل تحديد ما نحتاجه من بيانات وكيفية استخدامها تلك البيانات.•العمليات تكون حيث يكون الفعل، ويقصد به وضع التصميمات والعمليات في الفعل.•إ ًال من انتظار حدوثها.• الادارة بالمباادأة وتعني الادارة بصورة سابقة على الحداث نفسها بداللحاجزية: إذ يمكن أن نفقد بليين الدوالرات بسبب سوء التوافق بين مجموعات العمل.•السعي إلى الكما ل مع القدرة على تحمل الفشل. •

إ ًطا أو حتى طفيإ ًفإ ًا في إ ًادا أو متوس وتتفق مؤشرات الاداء مع الستة سيجما إتفاإ ًقا وثيإ ًقا ، فلو كان تهناك تهبوطا حامؤشرات الاداء فلبد من عل ج، ولن يكون تهذا العل ج المساعد للادارة إال عن طريق استخدام منهج علمي في

حل المشكلت، بل إن المؤسسات الكبرى قد تلجأ الى تغيير سياستها وتهي في أو ج .........

-ما أسباب هبوط مؤشرات الاداء لدي المكتبات ؟ وما هي معوقات التطبيق؟ 5

إ ًال: الظروف الخارجية الخاصة بالمجتمع • أوالمتغيرات التعليمية والظروف الدراسية،يجب مراعاة •

و السياسية عند تفسير عوامل واالجتماعية واالقتصااديةمعينة مثل زياادة عمليات العارة او إنخفاضها، وسوف نقوم بضرب مثلين أحدتهما للظروف السياسية والخر

....................................للظروف القتصاادية

ثانإ ًيا: السباب الخاصة بآاداء العاملين •...............قلة الدورات التدريبية•..........البقاء مدة طويلة في ذات المنصب• ......القرارات ال تنبع من القاعدة •....التفكير التقليدي في حل المشكلت •

....نقد االشخاص وليس العمليات •

-ما أسباب هبوط مؤشرات الاداء لدي المكتبات ؟ وما هي معوقات التطبيق؟ 5

ثالإ ًثا: السباب الخاصة بآاداء الادارة :•.......أن يعمد العاملون بالمؤسسة الى تراديد المقولة التالية •

.........................قياس المؤشرات باالشهر الميلادية •

ثقافة االحصائيات وتحقيق •.............................االتهداف

........................معرفة النتيجة بعد فوات الوان•

عدم وجواد وحدة للحصاء والجوادة •.......................بالمكتبات

عدم وجواد مشروع اداخل المؤسسات •.....................المعلوماتية

كعلج للمشكل ت ؟ DMAIC-كيف يتم استخدام نموذج 6

كعلج للمشكل ت DMAIC-كيف يتم استخدام نموذج 6

هل ترى بكفاية عدد النسخ من المواد التي يزداد البقبال عليها ؟ السؤال :• ويتمثل في عدم قدرة المكتبة على تلبية رغبات المستفيدين من حيث عدد النسخ التعريف بالمشكلة : • راضين. % فقط 21% تقريب ًا غير راضيين عن توفير المكتبة لهذه الخدمة ،79القيــاس : •التحليل:•

الكثير من المستفيدين يشعرون بعدم كفاية عدد النسخ من المواد التي يزداد عليها القبال قد يكون ذلك راجعا الى •البسباب التالية :

نسخ من المواد التي يزداد عليها القبال مثل 10 نسخ من المواد العادية ،وقد تصل الى 5:2توفر المكتبة عدد من •هاري بوتر مثل .

يوم)28 يوم قابلة للتجديد لمدة أخرى (إجمالي 14مدة ابستعارة • مواد5عدد المواد التي يسمح يابستعارتها لكل شخص • عضو17.000عدد المستفيدين النشطين بالمكتبة الرئيسية •

تأخير بعض المستفيدين لبعض المواد التي يزداد عليها الطلب بعد مدتي البستعارة و التجديد المقررتين •عرضة المواد التي يزداد عليها القبال للتلف السريع. •يث يكون القبال شديدا على قد يكون ذلك مرتبطا بفترات معينة :فترة الجازة الصيفية بالنسبة للمكتبات العامة ح•

.المكتبات

كعلج للمشكل ت DMAIC-كيف يتم استخدام نموذج 6التحسين :•قد تكون تلك الوبسائل مساعدة في تحقيق الهدف المنشود :• مواد فقط .4 أو 3تقليل عدد المواد المعارة الى • يوم)20 يوم (الجمالي 14 أيام فقط بدل 10تقليل مدتي ابستعارة المواد وتجديدها إلى • يوم)21 أيام فقط (الجمالي 7أو البقاء على مدة البستعارة كما هي ،وتقليل مدة التجديد إلى • نسخة )50زيادة شراء المكتبة من النسخ الخاصة بالعناوين التي يزداد عليها القبال (•عمل ملخصات للمواد التي يزداد عليها القبال وتوفيرها من خلل الموقع الليكتروني •. نسخة من المواد التي يزداد عليها القبال داخل المكتبة لللطل ع الداخلي 2البقاء على عدد •التعاون مع احدى دور النشر الليكترونية لتسويق منتجاتها من خلل المكتبة عن لطريق بيع •

الكروت للمستفيدين الراغبين في الحصول على نسخة من مادة غير متوفرة بالفعل عمل ابستبيانات متنوعة،ونماذج خاصة بالتزويد يقوم المستفيدون بتعبئتها لقراءة لطلبات المستفيدين •

قراءة صحيحة قاريء كتب اليكترونية وشراء عدد من اوعية المعلومات التي يزاد علها القبال 5شراء عدد •

داخل المكتبة واتاحتها للمستفيدين

كعلج للمشكل ت؟ DMAIC-كيف يتم استخدام نموذج 6

السيطرة و التحكم :•نبدأ في تنفيذ بعض الجراءات السابقة بعد درابستها جي ًدا تبعا لجدول زمني، مجتمعة أو كل •

عنصر على حدة حتى يتم النتهاء منه و البدء في عنصر آخر.عمل ابستبيان آخر بعد مرور مدة زمنية معينة لقياس مدى رضاء المستفيدين .•السعي في نفس الجراءات السابقة إذا حققت نجاح أو تعديلها أو تنقيحها أو فرض حلول أخرى •

وهكذا ويمكن تطبيق مؤشرات الداء على جميع ما تقوم به المكتبة من خدمات ، فيمكن تطبيقها على •

خدمة الصيانة (من خلل قياس المدة المنقضية بين البل غ عن أحد العطال واصلحه، أو المشتريات(المدة المنقضية بين إصدار أمر الشراء وإبستلم ما تم لطلبه في المكتبة) أو بسرعة

الجراءات الدارية وغيرها من الخدمات الخرى ، وكلما قلت المدة دل ذلك على كفاءة عمليات  (الصيانة و المشتريات و الجراءات الدارية

كعلج للمشكل؟ت؟ SWOT-كيف يتم استخدام نموذج 6المشكلة: إفتتاح فرع منافس للمكتبة في منطقة قريبة ؟

؟ كعلج للمشكل؟ت SWOT-كيف يتم استخدام نموذج 6القوة مواطن

اليجابية - : المقترحاتايجابية مقترحات أيأثر لها يكون سوف

فعال.والمعرفة - الخبرات

المتاحة انات بي ل إن: والدى الخبرة توافر

الزيتون بفرع العاملينإيجابي عامل لهو

على يؤثر ومحوري. المكتبة تقدم

امتداد - بمدى الوعيالتسويق و لتوزيع ان: ا

فرع مستفيدين معظمالمنطقة من الزيتون

أنهم حيث جدا القريبةنوع أي يستخدون ل

المواصلت منومنطقة - الموقع

خلل: الخدمة منفئات تشريح

المحيطين المستفيديناكتشاف يمكن بالمكتبة

قريبة جديدة أسواق ... يمكن.. مدارس جدا

فرع خدمات توجيهأو الفئات لهذه الزيتون

يتم التي المناطقاكتشافها...

الضعف مواطنالقدرات - في : التفاوت

و الجديد الفرع بينشك ول الزيتون فرعفي تصب سوف انها

الجديد الفرع صالحالقوة - ضعف

لتنافسية أن: ا شك ليصبح قد الزيتون فرع

قادر غير أو عاجزامجاراة على

السوق في المنافسين( الزاوية( فرع

المالية - سوف: المواردالمالية الموارد تصب

مصلحة في كذلكبالزاوية الجديد الفرع

الزيتون فرع عن

المتاحة الفرصأفقية - جديدة اسواق

رأسية عن : أو البحثلجذب اخرى مناطق

من جدية فئاتالمستفيدين

مفاجأة -- : تكتيكاتخدمات استحداث مثل

...جديدةو - المنتجات تنمية

التجاه : العماللتكون بالمكتبة

كتب في متخصصةاللغات و الكمبيوتر

على قصرها ،أو فقطخاصة مكتبة

...بالطفال

والتهديدات المخاوففي - التطورات

تكنولوجيا يستطيع: المعلومات لن

ملحقة الزيتون فرعالتكنولوجيا تطور

الزاوية فرع عكسكل يقتني سوف الذي

جديد ماهويئية - لب ا تأثيرات ل ان: ا

من الزاوية فرع قربالزيتون فرع منطقة

من وحرمانهمالحدث التكنولوجيا

على يشجعهم سوفالفرع الى الذهاب

الجديدالمنافسين - يا نوا : تباين

الزاوية فرع إنالمنافس لهو الحمراءلن الشرس و القوى

هائة إ نياته ويقع مكافرع من بالقرب

يكن لم فلو الزيتون،بين تعاون هناك

في الزاويةالعاملينالزيتون بوالعاملين

دفع هناك يكون سوفالسقوط قوي نحو

-

اًر ا جزيل عى حسن إستماعكم شك

أسامة غريب –مشرف خدمات المستفيدين مكتبة مصر العامة-فرع الز اوية الحمر اء

Osama_ghrieb@hotmail.com