Aprovechamiento del tiempo.

Concientizacion y

Recursos

para aprovecharlo mejor.

INICIA es una asociación civil que promueve la creación y desarrollo de emprendimientos sustentables que contribuyan a la generación de valor

ECÓNOMICO + SOCIAL + CIVICO + AMBIENTAL para nuestra comunidad.

Pone a disposición de los emprendedores capacitación, cursos, charlas y otros servicios que son posibles gracias al aporte de más de 250 VOLUNTARIOS que

encuentran en INICIA un espacio para transformar la realidad.

Genera ESPACIOS de ENCUENTRO, por eso la mejor definición es la de “Plaza Pública”.

¿Nos Presentamos?

• Nombre

• Profesión y emprendimiento

• ¿Con qué parte del aprovechamiento del tiempo y el orden tengo problemas?

¿Qué temas

les gustaria

que toque?

Agenda del taller

• Ventajas del orden y el desorden.

• Definición del tiempo.

• Características del tiempo.

• Desperdiciadores internos y externos.

• Ladrones del tiempo.

• Proactividad y reactividad.

• Organización del espacio físico y virtual.

• Lo importante vs. lo urgente.

• Las listas – nuestras amigas + importantes. ¿Cómo planear acciones inteligentes?

• Postergaciones.

• Empezar el cambio: salir de la zona de confort.

• 8 secretos del éxito.

• Interrupciones.

• Actuar

Primero lo Primero.Vaciemos nuestra cabeza.

" Olvídense de todo lo que saben y concéntrense en aprender las cosas de las que voy a hablar "

Para poder incorporar contenidos nuevos

¿Te sentís identificado?

No desesperen. Se puede llegar a esto.

¿Cuáles son

las desventajas

del desorden?

¿Cuáles son

las ventajas

del orden?

¿Cómo definen el tiempo?

¿ Existe el tiempo?

¿Existe el tiempo?

Símbolo de infinito.El tiempo no existe.

El tiempo es una convención para poder manejarnos en este plano material.

Lo mismo ocurre con las lenguas.

Definicion del tiempo

• “El Tiempo es algo continuo en donde los eventos suceden uno tras otro desde el pasado a través del presente hacia el futuro”

¿Cuánto tiempo tengo según la convención?

• 1440 minutos por dia

• 168 horas por semana

¡¡SOLAMENTE!!¿Cómo lo exprimo?

El elemento básico del tiempo esUN EVENTO

La clave en la Administración del tiempo es:

EL CONTROL DE LOS EVENTOS.

SI YO NO CONTROLO LOS EVENTOS EN MI VIDA,

LOS EVENTOSME CONTROLARAN A MI.

En caso de no poder controlar los eventos de su vida, los eventos de su vida terminar por

controlarlo a usted.

¿Alguna vez ha escuchado a alguien decir: “Mi vida está fuera de control”?

Estas personas ya no están controlandolos eventos de su vida.

Tratemos no ser nosotros una de estas personas.

Hay tres maneras de entender el tiempo:Chronos – Kairos – Aion

• Chronos: Tiempo cronológico. Lineal y secuencial. Se mide con el reloj. Existencia fragmentada. Orientado al consumo y autocentrado.

• Kairós: Tiempo propicio. El valor del tiempo. La calidad de ese tiempo. El momento justo. Oportunidad.

• Aion: Una edad, una vida. Una generacion. Qué somos. Quiénes somos. Perspectiva holística, sistémica.

Las siete edades de la mujer

Hans Baldung

Caracteristicas del tiempoPara reflexionar

• El más importante de los recursos. • El más atípico de los recursos. Todos los actos se llevan a cabo en el

tiempo.• El recurso más equitativo: todos tenemos el mismo. • Un recurso limitado y caduco por definición: hagamos lo que hagamos se

nos acaba. • Recurso inelástico: ni ahorrarse, ni acumularse, ni prestarse. • El más indispensable de los recursos: ninguna acción humana puede

realizarse sin tiempo. • Recurso insustituible. • Recurso inexorable: no podemos variar ni su dirección, ni su sentido, ni su

cadencia. Lo más que podemos hacer es utilizarlo mejor o peor, a medida que va llegando.

• Recurso Paradójico: Todos disponemos de Todo el tiempo del mundo. Podemos quejarnos de cómo lo usamos, pero nunca de no tenerlo.

• Recurso incontrolable: Podemos controlar nuestras acciones, pero no el tiempo.

Salvador Dali, “En busca del tiempo fundido”.

¿Con qué y cómo

pierden el tiempo?

Interruptores o distractores del tiempo.

Las interrupciones o distractores son eventos no contemplados.

En la mayoría de los casos, la recuperación de una interrupción toma más tiempo que la interrupción

misma.

Estos pueden ser externos o internos.

¿Cuáles son algunas de las interrupciones comunes en el trabajo?

Desperdiciadores de tiempo externos.

• Excesivo flujo de papeles. • Teléfono. • Chat. • Facebook. • You Tube • Visitantes. • Reuniones. • Fallas de comunicación. • Políticas y procedimientos. • Información. (Falta / exceso)

Desperdiciadores de tiempo internos.

• Falta de prioridades. • Falta de planes. • Objetivos no claros. • Dejar cosas para después. • Intentar hacer muchas cosas a la vez. • Falta de autodisciplina. • Falta de habilidad y conocimientos.

LOS LADRONES DEL TIEMPO1. Mala planificación2. Reuniones ineficaces3. No escuchar4. Falta de autoridad5. Metas poco claras6. Esperar respuestas 7. Socialización8. Interrupciones9. Falta de autodisciplina10.Prioridades intercambiables11.Cálculos de tiempo poco realistas12.Mala comunicación13.Mis errores14.Peticiones de compañeros15.No estar dispuesto a decir que no16.Indecisión

1. Papeleo2. Postergación de tareas pendientes3. Prioridades conflictivas4. Lugar de trabajo desordenado5. Fallas técnicas6. Falta de motivación7. Falta de procedimientos8. Actitud negativa9. Correo sin valor10.Actividades cívicas11.Moral baja de la compañía12.Falta de delegación13.Errores de otros14.Demasiada preocupación por los detalles

LOS LADRONES DEL TIEMPO (CONT.)

Píndaro

El día precedenteenseña el día que sigue.

¿Cómo sos, proactivo o reactivo?

¿ Qué necesito para empezar a ser proactivo con respecto a mi tiempo y que

no se escurra en mis manos?

Matriz de importante y no importante.

  Urgente No Urgente

ImPorTante

Cuadrante I.CrisisProblemas apremiantesProyectos cuyas fechas vencenSolución: Practicar el segundo hábito(Empiece con un fin en la mente).

Resultados.• Estrés• Agotamiento • Administración de crisis • Siempre apagando incendio

Cuadrante IIPrevención, actividades de CPConstruir relacionesReconocer nuevas oportunidadesPlanificación, recreación Resultados.• Visión, Perspectiva• Equilibrio• Disciplina• Control• Pocas crisis

Matriz de importante y no importante.

  Urgente No Urgente

NO

Importante

Cuadrante IIIInterrupciones, algunas llamadasCorreos, algunos informesAlgunas reunionesCuestiones inmediatas, acuciantesActividades populares

Resultados.Concentración en los plazos cortos• Administración de crisis• Carácter atento a la reputación• Considera que los planes no valen la pena• Se siente impotente, excluido• Relaciones muy frágiles o rotas 

Total irresponsabilidad• Despido de los empleados• Dependiendo de otros o gobernado por Apremios básicos

Cuadrante IVTrivialidades, ajetreo inútilAlgunas cartasAlgunas llamadas telefónicasPérdidas de tiempoActividades agradables

Resultados.• Ineficacia• Dejarse llevar

Cuadrante I representa cosas que son “urgentes e importantes”. Las actividades del Cuadrante I son generalmente “crisis” o “problemas”. Son muy importantes, pero manténgase alerta! El Cuadrante I lo puede consumir. Mientras siga enfocado en el problema, éste se irá haciendo cada vez más grande hasta que domine todo su trabajo. Siempre habrán crisis que requieren su atención inmediata, pero ¿cuántas cosas son realmente urgentes?

Cuadrante II incluye actividades que son “importantes pero no urgentes”. Es el cuadrante de la calidad, donde usted planifica y anticipa y previene las cosas que de otra manera podrían convertirse en urgentes.

El Cuadrante II es el corazón de la gerencia eficaz.

Cuadrante III incluye cosas que son “urgentes, pero no importantes”. Muchos de nosotros invertimos mucho tiempo en este cuadrante. La urgencia algunas veces se basa en las prioridades de otra persona.

Es fácil el creer que algo que es urgente también es importante. Vea lo que usted clasificó como “urgente e importante” en el Cuadrante I. Pregúntese si la actividad urgente contribuyó a un objetivo estratégico importante. Si no es así, probablemente le corresponda estar en el Cuadrante III.

Cuadrante IV incluye actividades que no son “ni urgentes ni importantes”. Es el cuadrante del “malgasto de tiempo”. Charlar, leer chistes, y chismear constituyen ejemplos de estas actividades.

La información tiene que estar

organizada y clasificada

sino se pierde

¿ Cómo es

tu espacio

fisico?

En mi espacio

físico.

Metodología de las 5S

• implementar la para mejorar la estación de trabajo:

• Seiri: separar/seleccionar

• Seiton: organizar

• Seiso: limpiar

• Siketsu: estandarizar

• Shitsuke: disciplina/hábito.

Imprescindibles básicos en mi bolso, cartera y

escritorio.

SIEMPRESIEMPRE

Una agenda Un anotador Lapicera

CLAVES PARA UTILIZAR LA AGENDA

1.- Traerla siempre conmigo.2.- Utilizar un solo sistema o papel o virtual3.- Eliminar notas sueltas.

Se tienen que vivir 24 horas de tiempo diario para obtener:Salud, riqueza, placer, dinero, satisfacción y evolución.

El uso correcto del tiempo es un asunto importante.

¿ Qué necesito para empezar a ser preactivo con respecto a mi tiempo y que no se escurra

en mis manos?

Una agenda o taco.De papel Y electronica. Un block o

libreta

Lapiceras de colores “optimo”.

Imprescindibles básicos en el escritorio.

Post it o taco de papeles.Resaltador

Marcador negro grueso

Biblioratos

Carpetas de cartulina

FoliosTransparentes

¿Cómo hacer?

1- pienso el criterio del orden.

2 - actuo • Encarpeto• Etiqueto• Ordeno• Apilo• Clasifico• Reciclo• Delego• Ordeno los cajones

3 - ¡¡Tiro a la basura lo que no sirve!!

Recuerden este concepto

¿ Cómo es

tu espacio

virtual?

En el espacio virtual.

• Abrir carpetas por temas / personas/ etc.

• Tener carpetas de varios.

• Siempre responder los mails dentro de un mismo rango.

Un tema complicado – El MAIL

• Cuando recibimos un mensaje en la bandeja de entrada, pregúntate: ¿requiere acción o no requiere acción?

• Si no requiere acción, tenemos tres opciones:  papelera, carpeta de algún día o archivo.

• Si requiere acción, evaluar si es una acción o un proyecto.

• Si es un proyecto, requiere hacer un plan, las distintas etapas necesarias para el proyecto.

• Si estas acciones del proyecto llevan menos de 2 y 10 minutos, ¡hazla!  Caso contrario, delégala AGENDALO.

• Es importante que las cosas estén fuera de nuestra cabeza, así disminuiremos el estres y seremos más productivos.

Mails Tipos

• Identifiquen lo que se repite.

• Sistematícenlo

• Armen mails de:– De presentación – De cotización– De listado de clientes– De precios– De lo que sea

Redes Sociales y Chats

Hablemos de listados …

Nuestro objetivo:tildar lo hecho.

Las listas amigas.

1.A = VITAL... Alto Valor Debe hacerse

1.B = IMPORTANTE… Valor Mediano Podría hacerse

1.C = OPCIONAL… Valor Bajo Puede hacerse, sería bueno hacerlo, querer hacerlo

Las listas y como administrarlas.

RECUERDE:

URGENCIA vs. Importante

Las listas que me hacen ahorrar tiempo.

• La lista de las compras.

• La lista de los llamados pendientes.

• La lista de …

Todas las listas nos ayudan.

OJO con las listas electrónicas que no veo y no tengo contacto,o que postpongo,

si la hago electronica la imprimo.

Las listas y como administrarlas.

Cuidado: si no hicieron algo, no lo borren ni pospongan, coloquenlo en la lista que corresponda o en el lugar de la agenda que corresponda.

Regla de oro.

10 minutos a primero hora

y 10 minutos a ultima hora

¡¡ SIEMPRE!!

¿Cuánto tiempo debe pasar planeando?

• 1% de las 24 horas del día.

• Gaste un 1% para controlar el 99% restante

• 1% = 14.4 minutos de “planificación y soledad”

• ¿por qué soledad? = TIEMPO SIN INTERRUPCIONES

Hay tareas que pueden hacerse en lapsos

breves y otras

Necesitan tiempo SIN INTERRUPCIONES

El tiempo que requiere una tarea crece cuando la interrumpimos y la reanudamos.

La excelencia requiere dedicar menos tiempo a lo urgente para dedicárselo a lo importante.

¿ Qué

los

interrumpe?

Interrupciones

Definición: Un evento inesperado que rompe el ritmo de otro evento.

TIPOS DE INTRERRUPCIONES• Necesaria y oportuna.• Necesaria pero inoportuna.• Innecesaria por lo tanto inoportuna.

El recuperarse de una interrupciónpuede tomar más tiempo que la interrupción

misma.

Claves para controlar los interruptores

• Planear

• Controlar la falta de resolución

• Controlar las Interrupciones

• Controlar lo que roba el tiempo

Planear Tareas Inteligentes (EMORO - SMART)

• Específicas (Specific)

• Medibles (Measurable)

• Orientadas a tomar acción (Action Oriented)

• Relevantes y Realistas (Relevant & Realistic)

• Oportunas (Timely)

Brian Tracy.

La gente exitosa es aquella que trabaja casi todo el tiempo en tareas de alto valor.

La gente no exitosa es aquella que pierde el tiempo en actividades de bajo valor.

El tiempo es una simple medida.

La percepción de no tener tiempo se debe a una mala selección o distribución de las acciones

realizadas.

Administrar el tiempo realmente significa administrarse uno mismo,

de tal manera que se pueda optimizar el rendimiento del tiempo de que se

dispone.

¿Son de postergar?

¿Que postergan?

¿ Por qué postergan?

Postergaciones.

La postergación ocurre naturalmente cuando uno se enfrenta con actividades o eventos que no son placenteros, que son complejos, largos o poco interesantes, sin

importar cual sea su prioridad.

Postergación

Ben Hecht

El tiempo es como un circo; siempre está empacando y marchándose.

¿ Cómo comienzo el cambio?

Salir de la zona confortable, de la rutina no productiva.

• Para alcanzar un objetivo, debemos expandir o dejar nuestra zona confortable.

• Inventamos una nueva zona en caso de no conseguir la existente, es decir NOS ADAPTAMOS.

EL DESAFIO DEL CAMBIO

Reloj Analógico Reloj Digital

¿Cómo se cambia?

¡Rompiendo el paradigma!

¿Estas dispuesto?

EL DESAFIO DEL CAMBIO

• Solamente cambiaré mi vida si cambio mis percepciones.

• Soy producto de cómo pienso.

• La práctica produce hábito por eso , practique bien.

MAÑANA A LA MAÑANA

EMPIEZO CON EL ORDEN A PARTIR DE ESE MOMENTO.

DEJO LO DEL PASADO PORA HORA. SI PUEDO LO HARE EN EL FUTURO.

EL NUEVO ORDEN ES A PARTIR DE AHORA.

Jorge Wagensberg

"El tiempo pasa, siempre acaba pasando,es sólo una cuestión de

tiempo."

Resúmen de Soluciones.

• Reflexión • Decisión • Disciplina • No rendirse hasta haber desarrollado

nuevos hábitos

Frases para pensar

"Escoger el momento es ahorrar tiempo“.Francis Bacon.

“Elegir el tiempo, es ahorrar tiempo”. Francis Gracián

"Los que utilizan mal su tiempo son los primeros en quejarse de su brevedad”.

Jean de la Bruyère.

¿Cuáles son las metas de tu vida?

Pregúntate:

1 – ¿Qué haré esta semana, mes, año?2 – ¿Qué tengo que hacer para esto?3 - ¿Dónde quiero estar o haber hecho en esta semana, mes, año ?4 -¿Qué tengo que hacer para esto?

Hay una sola cosa que hacer primero.PLANEAR , ORGANIZAR Y AGENDAR.

REPASO¿Qué necesito para empezar a ser preactivo con

respecto a mi tiempo?

• Analizar • Programar• Escribir• Agendar

•ACTUAR

¡¡¡¡ACTUAR!!!!

Veamos un video, sin ninguna palabra, pero que dice mucho.

Toi y el arbol.

http://www.youtube.com/watch?v=pFs5vWxW-vc

¿Que día es hoy?

Hoy es el primer dia

del resto de tu vida.

No lo desperdicies,¡¡no se repetirá!!

Escribo

• 3 cosas que me llevo del taller

• 3 cosas que implemento a partir de hoy mismo

Ayudanos a llegar cada día a más emprendedores ¡Recomendá INICIA! www.inicia.org.ar

exprimitutiempo@gmail.com

¡Muchas gracias!

Los 8 secretos del éxito.

Veamos un video de Richard St. Johnen

http://www.ted.com/talks/richard_st_john_s_8_secrets_of_success.html