Útboð….Hvað – Hvernig?

Guðmundur HannessonForstöðumaður ráðgjafarsviðsRíkiskaup

6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

Dagskrá

6. marz Undirbúningur útboðaMarkmiðVerkefnastjórnun

27. marz ÚtboðsgögnLíftímakostnaðurMatslíkön

3. apríl TilboðsgerðMat tilboða Samningsgerð og –stjórnunVerkefni

6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

Fimmtudagur 6. marzUndirbúningur útboða

Hvernig verða verkefni til? Samskipti við kaupanda/kaupendurSamskipti við seljendurNýsköpunar- og þróunarverkefniHvað á að bjóða út – hvað ekki?Hvers vegna á að bjóða út?Árangur útboða – hvernig mældur?

MarkmiðSkýr markmiðÞarfir notenda / kaupendaEndurskoðuð markmið

VerkefnastjórnunHvað og hvers vegna?Hlutverk / greining hagsmunaaðilaÁhættumatVerkefni (PID skjal)

45 mín

45 mín

6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

Fimmtudagur 27. marzÚtboðsgögn

SkilgreiningarRegluverk og tæknilýsingLágmarkskröfurSKAL – ÞARF kröfurMarkmið -> Matsþættir Matsþættir –> GögnSamningsdrögHöfundar / afnota / ráðstöfunarréttur

LíftímakostnaðurHvað er … ?Hvernig notaður ?Dæmi – hugbúnaður / rannsóknartæki

MatslíkönVerð og/eða gæði ?Matsþættir og markmiðDæmi - ítrun

6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

Fimmtudagur 3. aprílTilboðsgerð

Hvernig gerir maður tilboð?Hvað skiptir máliFyrirspurnir/svör á tilboðstímaLeikreglur - jafnræði og gegnsæi

Mat á tilboðumHvað er metið ?Hvernig metið – hver metur?Gildi tilboða, hæfi bjóðendaTaka tilboða - rökstuðningur

SamningsstjórnunAð teknu tilboðiHlutverk kaupanda og seljandaHvað gerist á samningstíma…

6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

Spurningar ?

6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

Hvað er útboð ?

Innkaupaferli sem á að tryggja:

samkeppni og jafnræði milli bjóðenda

gegnsæ, formleg samskipti milli og bjóðenda og kaupanda

kaupanda hagstæðustu kaupin (GH)

6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

Undirbúningur útboða

Hvers vegna á að bjóða útSkýra þarfir kaupandaVirkja samkeppni – seljenda/hugmyndaStyrkja samningsstöðu

Upphaf verkefnisLögboðin útboðsmörkEðli verkefnis

Kaupandi (eftirspurn)Hvað á að kaupa – bjóða út?Hvað er með / ekki með - afmörkun

Seljendur (framboð)Nýsköpun / þróunarverkefni

6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

Markmið

Hvert er markmið verkefnisinsHverjar eru raunverulegar þarfir kaupandaHver er kaupgetan?Endurskoðun markmiða

6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

Markmið og þarfir

Það sem kaupandann langar í

Það sem kaupandi segir útboðsaðila

Skilningur útboðsaðila á því sem sagt er

Það sem útboðsaðili áætlar að kaupa

Það sem útboðsaðili kaupir

Það sem kaupandann raunverulega vantar

6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

Verkefnastjórnun

6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

..hugarfar og aðferðafræði ekki hugbúnaður !

6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

Verkefni > Verkefnastjóri ?

Verkefni Skýr markmiðSkilgreint upphaf og endirTengist mörgum aðilumEr einstakt í sinni röðÁætlun um kostnað, tíma og efndir

VerkefnastjóriFramkvæmdastjóri verkefnisins

6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

Vandi verkefnastjórans...

“Hin heilaga þrenning”

Tími

Kostnaður

Efndir

Markmið

6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

Verkefni verkefnastjórans !Hver er umgjörð verkefnisins ?

• Hver er eigandinn ?• Hver er verkefnishópurinn og skipulag hans?• Hver er fjárhags- og tímaáætlun ?• Hverjir eiga hlut að máli ?

Hvert er verkefnið ?• Hvert er markmið verkefnisins ?• Hvaða þarfir á verkefnið að uppfylla ?• Hvaða afurð á verkefnið að skila ?• Hverjir eru áfangar verkefnisins ?• Hvert og hvernig er áhættumat unnið?

Verkefnisskjal (1)Tilgangur skjals: Þetta skjal lýsir stærri verkefnum hjá Ríkiskaupum. Það leggur

grunninn að ákvarðanatöku og stjórnun verkefnisins. Í skjalinu er lögð áhersla á að lýsa því hvernig staðið verður að verkefninu og er það hugsað sem handbók fyrir þátttakendur. Lýst er markmiðum og skipulagi verkefnisins, helstu verkþáttum, afurðum o.s.frv. Í skjalinu er einnig tiltekið hversu miklu má kosta til verkefnisins, hvenær verkefninu skal ljúka og hverjar eru væntingar til ávinnings. Nauðsynlegum gátlistum er beitt eftir þörfum

Gert er ráð fyrir að þetta skjal taki litlum breytingum eftir að stjórnhópur verkefnisins hefur samþykkt það. Vísað verður til þessa skjals við alla meiri háttar ákvarðanatöku í verkefninu. Það verður einnig notað við lok verkefnisins til að leggja mat á stjórnun þess og verður lagt til grundvallar við mat á því hvort verkefnið hafi skilað þeim árangri sem að var stefnt í upphafi.

6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

Verkefnisskjal (2)1. Bakgrunnur / Þarfagreining: Tilgreina hvers vegna hugmynd

að verkefninu varð til, og hvaðan þörf fyrir verkefnið er upp runnin. Ef verkefnið hefur að markmiði, að breyta högun, ferlum eða kerfum, þarf að lýsa forsögu þeirra þátta. Einnig telja til ástæður þess, að sú nálgun sem lýst er í PID skjali, var valin umfram aðrar leiðir.

2. Markmið: Til hvers er ætlast með framkvæmd verkefnisins. Ekki þarf að tilgreina einstaka þætti, því þeir koma fram í viðskiptafæri (Business Case). Hafa skal í huga að markmið þurfa að vera mælanleg.

3. Forsendur / afmörkun: Ef verkefnahópurinn þarf að gefa sér einhverjar forsendur, sem hann getur lítil eða engin áhrif haft á, þarf að tilgreina þær hér. Hvað er innan verkefnis hvað er fyrir utan, hverju tengist það.

6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

Verkefnisskjal (3)4. Afurðir verkefnis. Segja frá helstu afurðum verkefnisins. Ekki

þarf að gera nákvæman lista yfir allar afurðir, því hann er að finna í verkefnisáætlun.

5. Tímaskorður: Hvenær skal verkefninu vera lokið ? 6. Fjárhagslegar skorður: Hver er fjárhagsrammi þessa

verkefnis ?7. Viðskiptafæri/Business Case: (Stutt) Hver er ávinningur

fyrirtækisins með afurð verkefnisins ? Setja inn útreikning á núvirði og telja til aðra þætti viðskiptafæris, sem ekki er hægt að setja tölugildi við. Einnig þarf að koma fram hvaða ráðstafanir þarf að gera til að ná fram tilætluðum ávinningi. Hafa skal í huga að markmið um ávinning þurfa að vera mælanleg

8. Áhættumat/Risk Analysis: Fram þarf að koma hverjir áhættuþættirnir eru og til hvaða viðbragða þarf að taka til að lágmarka áhættu verkefnisins.

6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

Verkefnisskjal (4)9. Verkáætlun: Setja inn flæðirit með helstu verkþáttum.

Lykilupplýsingar, s.s. hvenær verkþættir eru unnir, í hvaða röð, hverjir vinna, o.s.fr.

10. Kostnaðaráætlun: Heildarkostnaður verkefnisins. Helstu kostnaðarþættir og hvenær þeir falla til. Nota upplýsingar úr Viðskiptafæri

11. Skipulag verkefnis: Skipurit verkefnisins, hlutverk og ábyrgð einstakra hópa. Samskiptamáti og fundir.

12. Skilyrði: Hvaða ytri skilyrði eru verkefninu sett. s.s. lög, umhverfi, tækni, stefna fyrirtækisins.

13. Meðhöndlun frávika: Skorður sem verkefnastjóra eru settar varðandi frávik frá tíma, kostnaði og gæða. Hvar liggur aðgerðabil og hvað þarf verkefnastjóri að gera, fari verkefnið út fyrir viksmörk

14. Aðrar upplýsingar: Annað sem koma þarf fram varðandi verkefnið

6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

Verkefnastjórnun ......

Hvað ?– Skilgreining á verkefni, verkefnastjóra og

verkefnastjórnun Hvernig ?

– Gátlisti fyrir verkefni og...

– www.vsf.is Verkefnastjórnunarfélag Íslands– www.ogc.gov.uk Office of Government Commerce – Stjórnun á tímum hraða og breytinga (Þórður Víkingur Friðgeirsson)

6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

Áfangar verkefnis

Eldmóður Vonbrigði Óðagot Leit að blóraböggli Saklausum refsað Þeim hrósað sem ekkert gerðu

6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám