TS_ISO_10006

TÜRK STANDARDITURKISH STANDARD

TS ISO 10006Nisan 2004

ICS 03.120.10

KALİTE YÖNETİM SİSTEMLERİ – PROJELERDE KALİTE YÖNETİMİ İÇİN REHBERLİK

Quality management systems – Guidelines for quality management in projects

TÜRK STANDARDLARI ENSTİTÜSÜ Necatibey Caddesi No.112 Bakanlıklar/ANKARA

− Bugünkü teknik ve uygulamaya dayanılarak hazırlanmış olan bu standardın, zamanla ortaya çıkacak gelişme ve değişikliklere uydurulması mümkün olduğundan ilgililerin yayınları izlemelerini ve standardın uygulanmasında karşılaştıkları aksaklıkları Enstitümüze iletmelerini rica ederiz.

− Bu standardı oluşturan Hazırlık Grubu üyesi değerli uzmanların emeklerini; tasarılar üzerinde görüşlerini bildirmek suretiyle yardımcı olan bilim, kamu ve özel sektör kuruluşları ile kişilerin değerli katkılarını şükranla anarız.

Kalite Sistem Belgesi İmalât ve hizmet sektörlerinde faaliyet gösteren kuruluşların sistemlerini TS EN ISO 9000 Kalite Standardlarına uygun olarak kurmaları durumunda TSE tarafından verilen belgedir.

Türk Standardlarına Uygunluk Markası (TSE Markası) TSE Markası, üzerine veya ambalâjına konulduğu malların veya hizmetin ilgili Türk Standardına uygun olduğunu ve mamulle veya hizmetle ilgili bir problem ortaya çıktığında Türk Standardları Enstitüsü’nün garantisi altında olduğunu ifade eder.

TSEK Kalite Uygunluk Markası (TSEK Markası) TSEK Markası, üzerine veya ambalâjına konulduğu malların veya hizmetin henüz Türk Standardı olmadığından ilgili milletlerarası veya diğer ülkelerin standardlarına veya Enstitü tarafından kabul edilen teknik özelliklere uygun olduğunu ve mamulle veya hizmetle ilgili bir problem ortaya çıktığında Türk Standardları Enstitüsü’nün garantisi altında olduğunu ifade eder.

DİKKAT! TS işareti ve yanında yer alan sayı tek başına iken (TS 4600 gibi), mamulün Türk Standardına uygun üretildiğine dair üreticinin beyanını ifade eder. Türk Standardları Enstitüsü tarafından herhangi bir garanti söz konusu değildir.

Standardlar ve standardizasyon konusunda daha geniş bilgi Enstitümüzden sağlanabilir.

TÜRK STANDARDLARININ YAYIN HAKLARI SAKLIDIR.

ICS 03.120.10 TÜRK STANDARDI TS ISO 10006/Nisan 2004

Ön söz

− Bu standard, ISO tarafından kabul edilen ISO 10006 (2003) standardı esas alınarak, TSE Mühendislik Hazırlık Grubu’na bağlı Akreditasyon ve Belgelendirme Özel Daimi Komitesi’nce TS ISO 10006: 2000’nın revizyonu olarak hazırlanmış ve TSE Teknik Kurulu’nun 22 Nisan 2004 tarihli toplantısında Türk Standardı olarak kabul edilerek yayımına karar verilmiştir.

− Bu standardın daha önce yayınlanmış bulunan baskıları geçersizdir.


İçindekiler

0 Giriş ........................................................................................................................................................... 1 1 Kapsam...................................................................................................................................................... 1 2 Atıf yapılan standard ve/veya dokümanlar ............................................................................................ 1 3 Terimler ve tarifler .................................................................................................................................... 2

3.1 Faaliyet................................................................................................................................................ 2 3.2 İlgili taraf .............................................................................................................................................. 2 3.3 Proses ................................................................................................................................................. 2 3.4 İlerleme değerlendirmesi..................................................................................................................... 2 3.5 Proje .................................................................................................................................................... 2 3.6 Proje yönetimi...................................................................................................................................... 3 3.7 Proje yönetim planı ............................................................................................................................. 3 3.8 Kalite planı........................................................................................................................................... 3 3.9 Tedarikçi .......................................................................................................................................... 3

4 Projelerde kalite yönetim sistemleri ....................................................................................................... 3 4.1 Proje özellikleri .................................................................................................................................... 3

4.1.1 Genel............................................................................................................................................ 3 4.1.2 Kuruluşlar ..................................................................................................................................... 3 4.1.3 Projelerdeki prosesler ve safhalar ............................................................................................... 4 4.1.4 Proje yönetim prosesleri .............................................................................................................. 4

4.2 Kalite yönetim sistemleri ..................................................................................................................... 4 4.2.1 Kalite yönetim prensipleri............................................................................................................. 4 4.2.2 Proje kalite yönetim sistemi ......................................................................................................... 5 4.2.3 Proje kalite planı .......................................................................................................................... 5

5 Yönetimin sorumluluğu ........................................................................................................................... 5 5.1 Yönetimin taahhüdü ............................................................................................................................ 5 5.2 Stratejik proses ................................................................................................................................... 5

5.2.1 Kalite yönetim prensiplerinin stratejik proses ile uygulanması .................................................... 5 5.2.2 Müşteri odaklılık ........................................................................................................................... 5 5.2.3 Liderlik.......................................................................................................................................... 6 5.2.4 Çalışanların katılımı ..................................................................................................................... 6 5.2.5 Proses yaklaşımı.......................................................................................................................... 6 5.2.6 Yönetimde sistem yaklaşımı ........................................................................................................ 7 5.2.7 Sürekli iyileştirme ........................................................................................................................ 7 5.2.8 Karar vermede gerçekçi yaklaşım ............................................................................................... 7 5.2.9 Karşılıklı yararlar sağlayan tedarikçi ilişkileri ............................................................................... 8

5.3 Yönetim gözden geçirmeleri ve ilerleme değerlendirmeleri ................................................................ 8 5.3.1 Yönetim gözden geçirmeleri ........................................................................................................ 8 5.3.2 İlerleme değerlendirmeleri ........................................................................................................... 8

6 Kaynak yönetimi ....................................................................................................................................... 9 6.1 Kaynaklarla ilgili prosesler................................................................................................................... 9

6.1.1 Genel............................................................................................................................................ 9 6.1.2 Kaynak planlaması....................................................................................................................... 9 6.1.3 Kaynak kontrolü ........................................................................................................................... 9

6.2 Personelle ilgili prosesler .................................................................................................................. 10 6.2.1 Genel.......................................................................................................................................... 10 6.2.2 Projenin organizasyon yapısının kurulması ............................................................................... 10 6.2.3 Personel tahsisi.......................................................................................................................... 10 6.2.4 Ekiplerin geliştirilmesi................................................................................................................. 11

7 Ürün gerçekleştirmesi............................................................................................................................ 11 7.1 Genel................................................................................................................................................. 11 7.2 Karşılıklı bağımlılıkla ilgili prosesler .................................................................................................. 11

7.2.1 Genel.......................................................................................................................................... 11 7.2.2 Proje başlatma ve proje planı geliştirme.................................................................................... 12 7.2.3 Etkileşim yönetimi ...................................................................................................................... 13 7.2.4 Değişiklik yönetimi ..................................................................................................................... 13 7.2.5 Proseslerin ve projenin sona erdirilmesi .................................................................................... 13

7.3 Kapsamla ilgili prosesler ................................................................................................................... 14 7.3.1 Genel.......................................................................................................................................... 14


7.3.2 Kavram geliştirme ...................................................................................................................... 14 7.3.3 Kapsam geliştirme ve kontrol..................................................................................................... 14 7.3.4 Faaliyetlerin tarifi ........................................................................................................................ 14 7.3.5 Faaliyetlerin kontrolü.................................................................................................................. 15

7.4 Zamanla ilgili prosesler ..................................................................................................................... 15 7.4.1 Genel.......................................................................................................................................... 15 7.4.2 Faaliyet bağımlılık planlaması.................................................................................................... 15 7.4.3 Süre tahmini............................................................................................................................... 15 7.4.4 Program geliştirmesi .................................................................................................................. 15 7.4.5 Program kontrolü ....................................................................................................................... 16

7.5 Maliyetle ilgili prosesler ..................................................................................................................... 16 7.5.1 Genel.......................................................................................................................................... 16 7.5.2 Maliyet tahmini ........................................................................................................................... 16 7.5.3 Bütçenin hazırlanması ............................................................................................................... 17 7.5.4 Maliyet kontrolü.......................................................................................................................... 17

7.6 İletişimle ilgili prosesler ..................................................................................................................... 17 7.6.1 Genel.......................................................................................................................................... 17 7.6.2 İletişim planlaması ..................................................................................................................... 18 7.6.3 Bilgi yönetimi.............................................................................................................................. 18 7.6.4 İletişim kontrolü .......................................................................................................................... 18

7.7 Riskle ilgili prosesler.......................................................................................................................... 19 7.7.1 Genel.......................................................................................................................................... 19 7.7.2 Risk tanımlama .......................................................................................................................... 19 7.7.3 Risk değerlendirmesi ................................................................................................................. 19 7.7.4 Risk muamelesi.......................................................................................................................... 20 7.7.5 Risk kontrolü .............................................................................................................................. 20

7.8 Satın alma ile ilgili prosesler.............................................................................................................. 20 7.8.1 Genel.......................................................................................................................................... 20 7.8.2 Satın alma planlaması ve kontrolü............................................................................................. 20 7.8.3 Satın alma şartlarının dokümantasyonu .................................................................................... 21 7.8.4 Tedarikçi değerlendirmesi.......................................................................................................... 21 7.8.5 Sözleşme yapılması................................................................................................................... 21 7.8.6 Sözleşme kontrolü ..................................................................................................................... 21

8 Ölçme, analiz ve iyileştirme................................................................................................................... 22 8.1 İyileştirmeyle ilgili prosesler............................................................................................................... 22 8.2 Ölçme ve analiz................................................................................................................................. 22 8.3 Sürekli iyileştirme .............................................................................................................................. 22

8.3.1 Projeyi başlatan kuruluşun yapacağı sürekli iyileştirme ............................................................ 22 8.3.2 Proje kuruluşunun yapacağı sürekli iyileştirme.......................................................................... 23

Ek A (Bilgi için) - Projelerdeki prosesler için akış şeması ........................................................................ 24 Kaynaklar........................................................................................................................................................ 27


1

Kalite yönetim sistemleri - Projelerde kalite yönetimi için rehberlik

0 Giriş Bu standard projelerde kalite yönetimi için rehberlik sağlar. Bu standard kalite yönetim prensiplerini ve tatbikatlarını, projelerin kalite hedeflerine ulaşması için önemli ve etkili olan uygulamaları belirler. Ayrıca, ISO 9004’te verilen rehberlik bilgilerini tamamlar.

Bu bilgiler geniş kitleler için hazırlanmıştır. Rehberlik bilgileri küçükten büyüğe, basitten karmaşığa, tek bir projeden büyük bir programın parçası olan projelere kadar bir çok projede uygulanabilir. Bu bilgiler proje yönetiminde tecrübeli olan ve kuruluşlarının ISO 9000 standardlarını uygulamasını sağlayan personelin kullanımı için hazırlandığı gibi kalite yönetiminde tecrübeli olan ve projelere bilgilerini ve tecrübelerini aktaran kişilerin kullanımı için de hazırlanmıştır. Ancak, bazı gruplar rehberlik bilgilerinin gereğinden fazla ayrıntılı olduğunu düşünürken bazı kesimler için de ayrıntılar çok önemli olacaktır.

Projelerde kalite yönetiminin, proje prosesi ve proje ürünü olmak üzere iki yönü olduğu kabul edilir. Bunlardan herhangi birisinde meydana gelebilecek bir yetersizlik ürünü, müşteriyi, diğer ilgili grupları ve proje organizasyonunu önemli derecede etkileyebilir.

Bu yönler, projeye dahil olan bütün kuruluşlarda kalite hedeflerine ulaşmanın özendirilmesini her seviyede gerektiren önemli bir yönetim sorumluluğu olduğunu vurgular. Ancak, her seviye kendi işlemleri ve ürünleri için sorumluluğunu elinde tutmalıdır.

Bir projede proses ve ürün kalitesinin oluşturulması ve bakımı sistematik bir yaklaşım gerektirir. Bu yaklaşım müşterinin belirlenen ihtiyaçlarının anlaşılmasını ve karşılanmasını, diğer ilgili grupların ihtiyaçlarının anlaşılmasını, değerlendirilmesini ve proje yönetimindeki uygulamalar için kuruluşun kalite politikasının göz önünde bulundurulmasını garanti edecek biçimde olmalıdır.

1 Kapsam Bu standard projelerde kalite yönetimi için gereken rehberlik bilgilerini kapsar.

Bu standard karmaşıklıkta, büyüklük ya da küçüklükte, kısa ya da uzun dönemde değişken olan projelerde çevreye ve yapılan prosese ya da ürüne bağımlı olmaksızın uygulanabilir. Bu yüzden rehberliğin her projeye uyarlanması için yeni bir biçim alması gerekebilir.

Bu standard sadece proje yönetimi için bir rehber değildir. Bu standardda proje yönetim prosesinde kalite rehberliği ele alınmaktadır. Bir projenin ürünle alakalı prosesinde ve proses yaklaşımında kalite rehberliği ISO 9004‘te ele alınmıştır.

Bu standard bir rehberlik dokümanı olup belgelendirme ve tescil proseslerinde kullanılmak üzere hazırlanmamıştır.

2 Atıf yapılan standard ve/veya dokümanlar Aşağıda verilen, atıf yapılan standard ve/veya dokümanın hükümleri bu standardın hükümleri sayılır. Tarih belirtilen atıflarda, daha sonra yapılan tadil ve revizyonlar uygulanmaz. Bununla birlikte, bu standarda dayalı anlaşmalarda taraflara, aşağıda verilen standard ve/veya dokümanın en yeni baskılarını uygulama imkanını araştırmaları önerilir. Tarih belirtilmeyen atıflarda, ilgili standard ve/veya dokümanın en son baskısı kullanılır. Bütün standard ve/veya dokümanın yürürlükte bulunan baskıları TSE’den temin edilebilir.

EN, ISO, IEC vb. No

Adı (İngilizce)

TS No1) Adı (Türkçe)

ISO 9000: 2000 Quality management systems - Fundamentals and vocabulary

TS EN ISO 9000 Kalite Yönetim Sistemleri - Temel Kavramlar,Terimler ve Tarifleri

ISO 9004: 2000 Quality management systems - Guidelines for performance improvements

TS EN ISO 9004 Kalite Yönetim Sistemleri - Performans İyileştirmeleri İçin Kılavuz

1) TSE Notu: Atıf yapılan standardların TS numarası ve Türkçe adı 3. ve 4. kolonda verilmiştir.


2

3 Terimler ve tarifler Bu dokümanın amaçları bakımından, ISO 9000’de ve aşağıda verilen terimler ve tarifler geçerlidir. Aşağıda verilen bazı tarifler doğrudan ISO 9000:2000’den alınmış olup bazıları da projelere özel notlardan alınmıştır.

3.1 Faaliyet Bir projede ya da proseste ifade edilebilen en küçük iş parçası.

3.2 İlgili taraf Bir kuruluşun performansıyla ya da başarısıyla ilgilenen kişi ya da grup.

Örnek: Müşteriler, sahipler, kuruluştaki kişiler, tedarikçiler, bankacılar, sendikalar, ortaklar ya da toplum.

Not 1 - Bir grup bir kuruluştan, onun bir parçasından ya da birden fazla kuruluştan oluşabilir.

[ISO 9000:2000 Tarif 3.3.7]

Not 2 - İlgili gruplar şunları içerebilir: − Müşteriler (projenin ürününün), − Tüketiciler (proje ürününün kullanıcısı gibi), − Projenin sahibi (projeyi başlatan organizasyon gibi), − Ortaklar (kar-zarar ortaklıklarındaki gibi), − Kredi verenler (mali kuruluşlar gibi), − Tedarikçiler ve taşeronlar (proje kuruluşuna ürün sağlayan kuruluşlar gibi), − Toplum (kanuni yetkililer, düzenleyici kuruluşlar ve halk gibi), − Personel (proje kuruluşunun elemanları gibi).

Not 3 - İlgili taraflar arasında menfaat çatışmaları olabilir. Projenin başarılı olması için bunların çözüme kavuşturulması gerekir.

3.3 Proses Girdileri çıktılara çeviren, birbiriyle alakalı ve birbirini etkileyen faaliyetlerin bütünü.

Not 1 - Bir prosesin girdileri genellikle bir başka prosesin çıktılarıdır.

Not 2 - Bir kuruluştaki proseslerin katma değer sağlaması için bunlar kontrollü şartlar altında planlanır ve uygulanır.

[ISO 9000:2000, Tarif 3.4.1 (Not 3 hariç)]

3.4 İlerleme değerlendirmesi Proje amaçlarından ulaşılanlar üzerinde yapılan ilerlemenin değerlendirilmesi.

Not 1 - Bu değerlendirme proje proseslerine ve ürünlerine bağlı olarak, proje ömür döngüsünde uygun zamanlarda yapılmalıdır.

Not 2 - İlerleme değerlendirmesinin sonuçları proje yönetim planının gözden geçirilmesine sebep olabilir.

3.5 Proje Belirli ihtiyaçları karşılayan amaçlara ulaşmak için zaman, para ve kaynak imkanlarıyla sınırlı, başlangıç ve bitiş tarihi olan faaliyetlerin koordine ve kontrol edildiği tek proses.

[ISO 9000:2000, Tarif 3.4.3 (Notlar hariç)]

Not 1 - Bir proje daha büyük bir projenin parçası olabilir

Not 2 - Bazı projelerde amaçlar ve kapsam sürekli olarak güncellenir ve ürün özellikleri proje ilerledikçe daha iyi açıklanır.

Not 3 - Projenin ürünü genellikle projenin kapsamında açıklanır. Bu ürünün bir ya da daha çok parçası olabilir ve soyut ya da somut olabilir.


3

Not 4 - Proje kuruluşu normal olarak geçicidir ve proje süresince hazır bulunur.

Not 5 - Proje faaliyetlerindeki etkileşimlerin karmaşıklığı projenin büyüklüğüyle alakalı değildir.

3.6 Proje yönetimi Bir projenin bütün yönlerini planlama, organize etme, denetleme, rapor etme ve dahil olan herkesi proje hedeflerine ulaşmak için motive etme prosesi.

3.7 Proje yönetim planı Proje hedeflerine ulaşmak için gerekli olanları belirten doküman.

Not 1 - Proje yönetim planı kalite planını ya içermelidir ya da ona atıf yapmalıdır.

Not 2 - Proje yönetim planı kuruluş yapıları, kaynaklar, program, bütçe, risk yönetimi, çevre yönetimi, sağlık ve güvenlik yönetimi ile koruma yönetimi gibi konularda ilgili olan planları da içerebilir.

3.8 Kalite planı Hangi prosedürlerin ve ilgili kaynakların kim tarafından ve ne zaman, bir projeye, ürüne, prosese yada sözleşmeye uygulanması gerektiğini belirten doküman.

Not 1 - Bu prosedürler genellikle kalite yönetim planı ve ürün gerçekleştirme prosesiyle ilgili olanları içerir.

Not 2 - Kalite planı genellikle kalite kılavuzuna ya da prosedür dokümanlarına atıf yapar.

Not 3 - Kalite planı genellikle kalite planlamasının sonuçlarından biridir.

[ISO 9000:2000, Tarif 3.7.5]

3.9 Tedarikçi Bir ürünü tedarik eden kişi yada kuruluş.

Örnek: Üretici, dağıtıcı, perakendeci, satıcı ya da bilgi veya servis sağlayıcısı.

Not 1 - Tedarikçiler kuruluşun içinden veya dışından olabilir.

Not 2 - Sözleşmelerde tedarikçiye bazen “yüklenici” de denir.

[ISO 9000:2000, Tarif 3.3.6]

Not 3 - Proje çerçevesinde, “yüklenici” ve ”taşeron” terimleri tedarikçi yerine kullanılır.

4 Projelerde kalite yönetim sistemleri

4.1 Proje özellikleri

4.1.1 Genel Projelerin özelliklerinden bazıları aşağıda verilmiştir: − Proses ve faaliyetlerden oluşan tek ve tekrar edilemeyen safhalardır; − Belirli risk ve belirsizlikleri vardır; − Kaliteyle ilgili olanlar gibi önceden belirlenmiş parametrelerle belirtilmiş ve ölçülmüş sonuç vermeleri

beklenir; − Açıkça belirtilmiş fiyat ve kaynak sınırlamasıyla başlangıç ve bitiş tarihleri belirlenmiştir. − Personel proje boyunca proje kuruluşunda geçici olarak tahsis edilmiş olabilir [proje kuruluşu projeyi

başlatan kuruluş tarafından belirlenmiş olabilir ve proje ilerledikçe değiştirilebilir]; − Uzun vadeli olabilir ve zamanla dahili ve harici etkilerle değişebilir.

4.1.2 Kuruluşlar Bu standard proje kuruluşuyla projeyi başlatan kuruluşa ayrı ayrı atıf yapar.


4

Projeyi başlatan kuruluş; projeyi yüklenmeyi kabul eden kuruluştur. Projeyi başlatan kuruluş tek bir kuruluş, konsorsiyum ya da ortak girişim şeklinde olabilir. Bu kuruluş daha sonra projeyi proje kuruluşuna devreder. Projeyi başlatan kuruluşlar her biri başka bir proje kuruluşuna devredilmiş olan bir çok projeyi yüklenmiş olabilirler.

Proje kuruluşu projeyi yürütür. Proje kuruluşu projeyi başlatan kuruluşun bir parçası olabilir.

4.1.3 Projelerdeki prosesler ve safhalar Prosesler ve safhalar projelerin iki ayrı yönleridir. Hedeflerin kavranışını denetlemek, planlamak ve ilgili riskleri değerlendirmek için bir proje birbirine dayanan proseslere ve safhalara ayrılabilir.

Proje safhaları proje ömür döngüsünü kavram, geliştirme, gerçekleştirme ve bitirme gibi üstesinden gelinebilecek kısımlara ayırır.

Proje prosesleri projeyi yönetmeye yarayan prosesler oldukları gibi projenin ürünlerinin de gerçekleşmesi için gerekli olan proseslerdir.

Bir projede bu standardda değinilen proseslerin hepsi bulunmazken, bir diğerinde ilave proseslere ihtiyaç duyulabilir. Bazı projelerde önemli proseslerle destekleyici prosesleri ayırmak gerekebilir. Ek A’da projelerin çoğunda uygulanabilecek prosesler özetlenip listelenmiştir.

Not - Projelerde kalite yönetimine rehberlik konusuna yardımcı olması için bu standardda “proses yaklaşımı” benimsenmiştir. Ayrıca, bir projenin prosesleri iki kategoride toplanmıştır: proje yönetim prosesi ve projenin ürünleriyle ilgili olan prosesler (proje ürünüyle birinci dereceden ilgili olanlar; tasarım, üretim).

Prosesler birbirleriyle olan yakınlıklarına göre gruplandırılırlar, örneğin zamanla ilgili bütün prosesler bir grupta toplanmıştır. 11 proses grubu sunulmuştur.

Madde 5’te açıklanan stratejik proses projenin yönünü belirler. Madde 6 kaynakla ve personelle ilgili prosesleri açıklar. Madde 7’de birbirine dayanma, kapsam, zaman, maliyet, iletişim, risk ve satın almayla ilgili prosesler açıklanır. Ölçüm, analiz ve sürekli iyileştirmeyle ilgili prosesler ise Madde 8’de açıklanmıştır. Bu maddeler proseslerin açıklamasını ve proseste kalite yönetimi için rehberlik bilgilerini içerir.

4.1.4 Proje yönetim prosesleri Proje yönetimi; planlama, düzenleme, denetleme, kontrol etme, rapor etme ve bütün projelerde proje hedefine ulaşmayı sağlamak için gerekli olan devamlı düzenlemelerin hepsini kapsar. Kalite yönetim prensipleri bütün proje yönetim proseslerine uygulanmalıdır (Madde. 4.2.1 ve Madde 5.2; ISO 9000:2000 Madde 0.2)

4.2 Kalite yönetim sistemleri

4.2.1 Kalite yönetim prensipleri Bu standarddaki projelerde kalite yönetimi için rehberlik sekiz kalite yönetim prensibine dayanır (ISO 9000:2000 Madde 0.2):

a) Müşteri odaklılık,b) Liderlik,c) Çalışanların katılımı,d) Proses yaklaşımı;e) Yönetimde sistem yaklaşımı;f) Sürekli iyileştirme;g) Karar vermede gerçekçi yaklaşım;h) Karşılıklı yararlar sağlayan tedarikçi ilişkileri.

Bu genel prensipler projeyi başlatan kuruluş ve proje kuruluşu için kalite yönetim sistemlerinin temelini oluşturmalıdır.

Not - Stratejik proseslerde yapılan planlamada kalite yönetim prensiplerinin uygulanması için rehberlik Madde 5.2.2 ve Madde 5.2.9 da verilmiştir.


5

4.2.2 Proje kalite yönetim sistemi Proje hedeflerine ulaşmak için proje prosesleri kalite yönetim sistemi ile birlikte yürütülmelidir. Proje kalite sistemi projeyi başlatan firmanın kalite yönetim sistemiyle azami derecede uyumlu olmalıdır.

Not - ISO 9004 kalite yönetim sistemlerinde etkinliği ve verimliliği değerlendirmek için rehberlik sunar.

Projenin etkin planlaması, kontrolü ve uygulaması için gerekli dokümanlar proje kuruluşu tarafından belirlenmeli ve kontrol edilmelidir (ISO 9004:2000 Madde 4.2).

4.2.3 Proje kalite planı Proje kalite yönetim sistemi dokümante edilmeli ve bir proje kalite planına dahil edilmeli ve ona atıfta bulunulmalıdır.

Kalite planı projenin kalite hedeflerine ulaşmak için gerekli olan kaynakları ve faaliyetleri tanımlamalıdır. Kalite planı; proje yönetim planıyla bütünleştirilmeli veya proje yönetim planında ona atıfta bulunulmalıdır.

Sözleşmeye bağlı durumlarda müşteri kalite planı için ihtiyaçları belirleyebilir. Bu ihtiyaçlar proje kuruluşu tarafından kullanılan kalite planının kapsamını kısıtlamamalıdır.

Not - ISO 10005 kalite planlarına rehberlik sunar.

5 Yönetimin sorumluluğu

5.1 Yönetimin taahhüdü Projeyi başlatan kuruluşla proje kuruluşunun üst yönetimlerinin projeyi üstlenmesi ve aktif katılımı proje için etkili ve verimli bir kalite yönetiminin sağlanması ve geliştirilmesi için gereklidir.

Projeyi başlatan kuruluşla proje kuruluşunun üst yönetimleri stratejik proses için girdi sağlamalıdır (Madde 5.2).

Proje bitiminde proje kuruluşu dağılabileceğinden, projeyi başlatan kuruluşun üst yönetimi şimdiki ve gelecekteki projelerde sürekli iyileştirme girişimlerinin yapılmasını sağlamalıdır.

Projeyi başlatan kuruluşla proje kuruluşunun üst yönetimleri, projenin başarısında önemli bir etken olan kalite kültürünü oluşturmalıdır.

5.2 Stratejik proses

5.2.1 Kalite yönetim prensiplerinin stratejik proses ile uygulanması Kalite yönetim sistemlerinin kuruluşu, uygulanması ve bakımı için kalite yönetim prensipleri uygulamalarına dayalı bir planlama yapmak stratejik ve yön belirleyici bir prosestir. Bu planlama proje kuruluşu tarafından yapılmalıdır.

Bu planlamada, proseslerin ve ürünlerin kalitelerinin proje hedeflerini karşılamasına odaklanılmalıdır.

Madde 6.1, Madde 6.2, Madde 7.2’ den Madde 7.8’e kadar olan ve Madde 8’de verilen rehberliğe ek olarak Madde 5.2.2’den Madde 5.2.9’a kadar verilen genel rehberlik söz konusu maddelerde belirtilen proseslerde uygulanmalıdır.

5.2.2 Müşteri odaklılık Kuruluşlar müşterilerine bağımlı oldukları için onların şimdiki ve gelecekteki ihtiyaçlarını belirlemeli, bu ihtiyaçları karşılamalı ve müşteri beklentilerini aşmak için çabalamalıdır.

Müşterinin ve diğer ilgili grupların ihtiyaçlarının karşılanması projenin başarısı için gereklidir. Bu ihtiyaçlar bütün proseslerin ihtiyaçlar üstünde yoğunlaşması ve onları karşılamaya yönelik olması için açıkça anlaşılmalıdır.

Ürün hedeflerini de kapsayan proje hedefleri müşterinin ve diğer ilgili grupların ihtiyaçlarını ve beklentilerini hesaba katmalıdır. Proje akışı içinde hedeflerin tekrar düzenlenmesi gerekebilir. Proje hedefleri proje yönetim planında (Madde 7.2.2) belirtilmeli, neyin ölçüleceğini ve neyin yapılacağını (maliyet, zaman ve ürün kalitesi olarak açıklanmış şekilde) detaylandırmalıdır.


6

Zaman ya da maliyetle ürün kalitesi arasındaki denge sağlanırken, müşteri ihtiyaçları göz önünde bulundurularak, proje ürünü üstündeki potansiyel etkisi değerlendirilmelidir.

Bilgi değişimini kolaylaştırmak için ara yüzler proje boyunca uygun olduğu kadar bütün ilgili taraflarca kurulmalıdır. İlgili tarafların ihtiyaçlarında meydana gelen anlaşmazlıklar giderilmelidir.

İlgili taraflarla müşterinin ihtiyaçlarında anlaşmazlık meydan geldiğinde, yasal ya da düzenleyici ihtiyaçlar hariç, müşteri ihtiyaçları öncelik kazanır.

Anlaşmazlıkların çözümleri müşteri tarafından kabul edilmelidir. İlgili tarafların kabulleri belgelenmelidir. Proje boyunca, proje başladıktan sonra katılan grupların ilave ihtiyaçları da dahil olmak üzere, ilgili tarafların ihtiyaçlarındaki değişmelere dikkat edilmelidir.

5.2.3 Liderlik Liderler kuruluşun yön ve hedef birliğini sağlarlar. Onlar kişilerin kuruluş hedeflerine ulaşmak için dahil olabilecekleri atmosferi oluşturmakla yükümlüdürler (ISO 9000:2000 Madde 0.2b).

Bir proje yöneticisi en erken zamanda belirlenmelidir. Proje yöneticisi projeyi yönetmek ve projenin kalite yönetim sisteminin kuruluşunu, uygulanmasını ve sürdürülmesini sağlamak için belirli sorumlulukları ve yetkisi olan kişidir. Proje yöneticisine devredilen yetki verilen sorumlulukla orantılı olmalıdır.

Projeyi başlatan kuruluşla proje kuruluşunun üst yönetimleri : − Kalite politikasını ve proje hedeflerini (kalite hedefleri de dahil olmak üzere) belirleyerek, − Proje hedeflerine ulaşmayı sağlamak için gereken alt yapıyı ve kaynakları sağlayarak, − Proje hedeflerine ulaşmayı sağlayacak organizasyon yapısını oluşturarak, − Gerçeklere dayanan kararlar alarak, − Proje prosesini ve ürününü iyileştirmek için bütün proje personelini yetkilendirip motive ederek, − Gelecek için koruyucu hareketler planlayarak,

kalite kültürünün oluşması için liderliği üstlenmelidir.

Not - Proje yöneticisinin unvanı projeden projeye değişiklik gösterebilir.

5.2.4 Çalışanların katılımı Her seviyedeki çalışanlar kuruluşun özüdür ve onların tam katılımı bütün kabiliyetlerin kuruluşun faydasına kullanılmasını sağlar (ISO 9000:2000 Madde 0.2c).

Proje kuruluşundaki personelin projeye katılımına ilişkin sorumlulukları ve yetkileri iyi tarif edilmiş olmalıdır. Projeye katılanlara verilen yetkiler kendilerine ait atanmış yetkilere karşılık gelmelidir.

Proje kuruluşuna yeterli seviyedeki personel atanmalıdır. Proje kuruluşunun performansını iyileştirmek için personele uygun vasıtalar, teknikler ve metotlar verilerek prosesleri izlemeleri ve kontrol etmeleri sağlanmalıdır.

Değişik ülkelerden ve kültürlerden gelen insanların katıldığı projeler ile ortak girişimler söz konusu olduğunda kültür farklılıklarının etkileri dikkate alınmalıdır.

5.2.5 Proses yaklaşımı Faaliyetler ve bunlarla ilgili kaynaklar proses olarak yönetildiğinde istenen sonuçlara daha hızlı ve verimli olarak ulaşılabilir (ISO 9000:2000 Madde 0.2d).

Proje prosesleri belirlenmeli ve dokümante edilmelidir. Projeyi başlatan kuruluş proseslerini geliştirme ve kullanma sırasında elde ettiği tecrübeler ile diğer projelerinden edindiği tecrübeleri proje kuruluşuna iletmelidir. Proje kuruluşu proje proseslerini kurarken bu tecrübeden faydalanmalıdır. Fakat, sadece projeye has bazı prosesleri kurmak zorunda da kalabilir.

Bunun için aşağıdaki işlemlerin yapılması gerekebilir: − Proje için uygun proseslerin belirlenmesi, − Projenin proseslerinin girdilerinin, çıktılarının ve hedeflerinin belirlenmesi, − Proses sahiplerinin belirlenmesi ve bunların yetki ve sorumluluklarının tesbit edilmesi,


7

− Projenin proseslerini tasarlarken projenin ömür döngüsü içinde gelecekte olabilecek proseslerin dikkate alınması,

− Prosesler arasındaki karşılıklı ilişkilerin ve etkileşimlerin tarif edilmesi.

Proseslerin etkinliği ve verimliliği iç ve dış gözden geçirmelerle değerlendirilebilir. Değerlendirme işlemi bir olgunluk skalasına göre karşılaştırma yapmak suretiyle de uygulanabilir. Olgunluk skalaları tipik olarak “gayri resmi sistem” ile “sınıfının en iyisi” arasında değişen dereceleri gösterebilir. Farklı uygulamalar için değişik olgunluk skalaları geliştirilmiştir (ISO 9004:2000 Ek A).

Not - ISO 9000 standardlar serisi proseslerle veya ürünlerle ilgili çeşitli kalite yönetim prosesleri konusunda rehberlik bilgileri vermektedir. Bir kuruluşun proje hedeflerine ulaşmasında bu bilgiler faydalı olabilir.

5.2.6 Yönetimde sistem yaklaşımı Birbirleriyle ilişkili proseslerin bir sistem olarak belirlenmesi, anlaşılması ve yönetilmesi kuruluşun hedeflerine erişmekteki etkinliğine ve verimliliğine katkıda bulunur (ISO 9000:2000 Madde 0.2e).

Genel olarak, yönetimde sistem yaklaşımını kullanmak bir kuruluşun planlanmış proseslerinin birbiriyle koordinasyonunu ve uyumluluğunu temin eder ve bunların arasındaki ara yüzlerin açık bir şekilde tanımlanmasını sağlar.

Bir proje; planlanmış, birbiriyle ilişkili ve birbirine bağımlı prosesler dizisi olarak uygulanır. Proje proseslerini proje kuruluşu kontrol eder. Proje proseslerini kontrol etmek için ihtiyaç duyulan proseslerin tarif edilmesi ve ilişkilendirilmesi, entegre edilmesi ve projeyi başlatan kuruluşun genel sistemine uyumlu olarak bir sistem halinde yönetilmesi gerekir.

Proje kuruluşu ile diğer ilgili taraflar arasında (projeyi başlatan kuruluş dahil olmak üzere) proje prosesleri konusunda açık bir yetki ve sorumluluk paylaşımı olmalıdır. Bu hususlar belirlenmeli ve kayıt altına alınmalıdır.

Proje kuruluşu uygun iletişim proseslerinin tarif edilmiş olmasını sağlamalı, proje prosesleri arasında olduğu gibi proje ile ilgili diğer projeler arasında ve projeyi başlatan kuruluşla bilgi alış verişi yapılmasını temin etmelidir.

5.2.7 Sürekli iyileştirme Bir kuruluşun genel performansının sürekli olarak iyileştirilmesi kuruluşun kalıcı hedeflerinden biri olmalıdır (ISO 9000:2000 Madde 0.2f).

Sürekli iyileştirme çevrimleri “Planla-Uygula-Kontrol Et-Önlem al” [PUKÖ] kavramına dayandırılmalıdır [ISO 9004:2000 Ek B].

Projeyi başlatan ve projeden sorumlu olan kuruluşlar sorumlu oldukları proseslerin etkinliğini ve verimliliğini sürekli olarak iyileştirme gayreti içinde olmak zorundadır.

Tecrübelerden faydalanmak üzere, projelerin yönetilmesi tecrit edilmiş görevler olarak düşünülmemeli, prosesler olarak ele alınmalıdır. Proje süresince elde edilen bilgileri kaydetmek ve analiz etmek için bir sistem kurulmalı, bu bilgiler sürekli iyileştirme prosesinde kullanılmalıdır.

İyileştirme fırsatlarını yakalamak üzere kendi kendini değerlendirmeler [ISO 9004:2000 Ek A], iç tetkikler ve gerekli yerlerde dış tetkikler [ISO 9000:2000 Madde 3.9.1] kullanılmalıdır. Burada gerekli zaman ve kaynaklar dikkate alınmalıdır.

5.2.8 Karar vermede gerçekçi yaklaşım Etkin kararlar verilerin ve bilgilerin analizine dayalı olmalıdır [ISO 9000:2000 Madde 0.2g].

Projenin gelişmesine ve performansına ait bilgiler bir proje dosyasında veya benzeri bir yerde kaydedilmelidir.

Performans ve gelişme değerlendirmeleri (Madde 3.4 ve Madde 5.3) projenin durumunu değerlendirmek amacıyla yapılmalıdır. Proje kuruluşu performans ve gelişme değerlendirmelerinden gelen bilgileri analiz ederek projeyle ilgili kararların etkinlikle verilmesini ve proje yönetim planının revize edilmesini sağlamalıdır.


8

Proje kapanış raporlarından ve önceki projelerden alınan bilgiler analiz edilmeli, böylece mevcut ve gelecekteki projelerin iyileştirilmelerinin desteklenmesinde kullanılmalıdır.

5.2.9 Karşılıklı yararlar sağlayan tedarikçi ilişkileri Bir kuruluş ile bu kuruluşun tedarikçileri birbirine bağımlıdır. Bunların arasındaki ilişkilerde ortak yararın gözetilmesi her iki tarafın katma değer üretme kabiliyetini yükseltir [ISO 9000:2000 Madde 0.2h].

Proje kuruluşu, özellikle temin süresi uzun olan dış ürünlerin temini için strateji planlaması yaparken, tedarikçileriyle birlikte çalışmalıdır. Tedarikçilerle risk paylaşımı düşünülebilir.

Mevcut tedarikçi bilgilerinden faydalanmak üzere,tedarikçilerin proseslerine ve ürün şartnamelerine ait şartlar proje kuruluşu ve tedarikçiler tarafından birlikte geliştirilmelidir. Proje kuruluşu tedarikçinin prosesler ve ürünler konusunda gerekli şartları karşılama kabiliyetini belirlemeli, bu hususta müşterinin tercih edilen tedarikçi listesini ve seçim kriterlerini dikkate almalıdır.

Aynı tedarikçinin birden fazla projede kullanılması durumu araştırılmalıdır (ISO 9000:2000 Madde 7.4).

5.3 Yönetim gözden geçirmeleri ve ilerleme değerlendirmeleri

5.3.1 Yönetim gözden geçirmeleri Proje kuruluşunun yönetimi projenin kalite yönetim sistemini planlı aralıklarla gözden geçirmeli, böylece kalite yönetim sisteminin uygunluğunun, etkinliğinin ve verimliliğinin sürekliliğini sağlamalıdır (ISO 9000:2000 Madde 5.6). Projeyi başlatan kuruluş ta yönetim gözden geçirmelerine katılabilir.

5.3.2 İlerleme değerlendirmeleri İlerleme değerlendirmeleri (Madde 3.4) projenin bütün proseslerini kapsamalı ve proje hedeflerine ulaşma durumunun değerlendirilmesini sağlamalıdır. İlerleme değerlendirmelerinin çıktıları proje performansı hakkında gelecekteki yönetim gözden geçirmelerine girdi olabilecek önemli bilgiler verebilir.

a) İlerleme değerlendirmeleri aşağıdaki amaçlar için kullanılmalıdır:- Proje yönetim planının yeterliliğinin ve yapılan işlerin buna uygunluğunun değerlendirilmesi,- Proje proseslerinin birbirleriyle zamanlama ve bağlantı durumlarının değerlendirilmesi,- Proje hedeflerine erişilmeyi olumlu veya olumsuz yönde etkileyebilecek faaliyetlerin belirlenmesi ve

değerlendirilmesi, - Projede kalan işler için girdi elde edilmesi,- İletişimin kolaylaştırılması,- Sapmaları ve risklerdeki değişiklikleri belirlemek suretiyle projede yapılabilecek iyileştirmelerin

gerçekleştirilmesi.

b) İlerleme değerlendirme planlamaları aşağıdakileri içermelidir:- İlerleme değerlendirmeleri için genel programın hazırlanması (proje yönetim planına dahil edilmek

üzere), - İlerleme değerlendirmelerinin her birinin yönetimi için sorumlulukların atanması,- Her ilerleme değerlendirmesi için amacın, değerlendirme şartlarının, proseslerin ve çıktıların

belirlenmesi, - Değerlendirmeye katılacak personelin atanması (proje proseslerinden ve diğer ilgili taraflardan

sorumlu kişiler), - Değerlendirilen proseslerden sorumlu personelin bilgisine başvurulmak üzere hazır bulunmasının

sağlanması, - Değerlendirme için gerekli bilgilerin hazır olmasının sağlanması (proje yönetim planı gibi).

c) Değerlendirmeleri icra edenler aşağıdakileri işlemleri yapmalıdır:- Değerlendirilen proseslerin amaçlarının ve bunların proje kalite yönetim planına olan etkilerinin

anlaşılması, - İlgili proses girdilerinin ve çıktılarının incelenmesi,- Proseslere uygulanan izleme ve ölçme kriterlerinin gözden geçirilmesi,- Proseslerin etkin olup olmadıklarının belirlenmesi,- Proses verimliliklerinde olabilecek iyileştirmelerin araştırılması,- İlerleme değerlendirmelerinin sonuçlarına ve diğer ilgili çıktılara ilişkin raporların hazırlanması.


9

d) İlerleme değerlendirmesi yapıldıktan sonra aşağıdaki işlemler gerçekleştirilmelidir:- Değerlendirme çıktılarının proje hedeflerine göre derecelendirilmesi; buna göre proje performansının

planlanan hedeflere göre kabul edilir olup olmadığının kararlaştırılması, - İlerleme değerlendirmelerinden kaynaklanan işlemlere ait sorumlulukların atanması.

Proje yönetim proseslerinde sürekli iyileştirmenin sağlanması için ilerleme değerlendirmelerinin çıktıları projeyi başlatan kuruluşa bilgi vermek amacıyla da kullanılabilir.

6 Kaynak yönetimi

6.1 Kaynaklarla ilgili prosesler

6.1.1 Genel Kaynakla ilgili prosesler kaynakları planlamayı ve kontrol etmeyi hedef alır. Bunlar; kaynaklarla ilgili muhtemel problemleri tesbit eder. Kaynaklara örnek olarak teçhizat, tesisler, finansman, bilgi, malzeme, bilgisayar yazılımı, personel, hizmetler ve alan verilebilir.

Kaynaklarla ilgili prosesler şunlardır (Ek A):

- Kaynak planlaması, - Kaynak kontrolü.

Not - Bu madde personel yönetiminin nitel yönlerine uygulanabilir. Eğitim gibi diğer hususlar Madde 6.2’de ele alınmıştır.

6.1.2 Kaynak planlaması Proje için gerekli kaynaklar belirlenmelidir. Kaynak planları projenin ihtiyaç duyacağı kaynakların neler olduğunu ve proje programına göre bunlara ne zaman ihtiyaç duyulacağını belirtmelidir. Planlarda, kaynakların nasıl ve nereden elde edileceği ve tahsis yapılacağı gösterilmelidir. Uygun olan yerlerde, fazla kaynakların nasıl elden çıkarılacağı da belirtilmelidir. Planlar kaynak kontrolü için uygun olmalıdır.

Kaynak planlamasının girdilerinin geçerliliği doğrulanmalıdır. Kaynakları temin eden kuruluşların istikrarı, kabiliyeti ve performansı değerlendirilmelidir.

Kaynaklarla ilgili kısıtlamalar dikkate alınmalıdır. Kısıtlamalara örnek olarak yararlanılabilirlik, güvenlik, kültürel hususlar, uluslar arası anlaşmalar, çalışma anlaşmaları, kamu yönetmelikleri, finansman ve projenin çevre üzerindeki etkileri verilebilir.

Kaynak planları; tahminler, tahsisler, kısıtlamalar ve varsayımlarla birlikte dokümante edilmeli ve proje yönetim planına dahil edilmelidir.

6.1.3 Kaynak kontrolü Proje hedeflerine ulaşılması için yeterli kaynakların mevcut olmasını sağlamak amacıyla gözden geçirme faaliyetleri yapılmalıdır.

Kaynak tedariki üzerinde yeterli bir kontrol ve geri kalan kaynakların proje hedeflerini elde etmek için yeterli olmasını sağlamak amacı ile gözden geçirmelerinin zamanlaması, veri toplama sıklığı ve tahminler tespit edilmiş olmalıdır.

Kaynak planından sapmalar tanımlanmalı, analiz edilmeli, gereği yapılmalı ve kaydedilmelidir.

Yapılacak faaliyetler hakkındaki kararlar, ancak diğer proje prosesleri ve hedefler ile ilişki dikkate alındıktan sonra verilmelidir. Proje hedeflerini etkileyen değişiklikler uygulanmadan önce müşteri ve ilgili taraflarca kabul edilmiş olmalıdır. Kaynak planındaki değişiklikler gerektiği şekilde onaylanmalıdır. Kaynak tahminlerinin gözden geçirilmesi, geriye kalan işin planlanmasında diğer proje prosesleri ile birlikte koordine edilmelidir.

Kaynaklardaki eksikliklerin veya fazlalıkların ana nedenleri tanımlanmalı ve bunlar sürekli iyileştirme için kullanılmalıdır.


10

6.2 Personelle ilgili prosesler

6.2.1 Genel Bir projenin kalitesini ve başarısını projeye katılan personel belirler. Bundan dolayı, personelle ilgili proseslere özel önem verilmelidir.

Personelle ilgili prosesler, kişilerin projeye etkili ve verimli olarak katkıda bulunabilecekleri bir ortam oluşturmayı amaçlar. Bu prosesler (Ek A) aşağıda verilmiştir:

− Projenin organizasyon yapısının kurulması, − Personelin tahsisi, − Ekiplerin geliştirilmesi.

Not - Personel yönetiminin nicel özellikleri Madde 6.1’de, iletişim özellikleri ise Madde 7.6’da verilmiştir.

6.2.2 Projenin organizasyon yapısının kurulması Proje organizasyon yapısı, normalde projeyi başlatan kuruluşun politikasına ve projeye özgü şartlara uygun olarak oluşturulur. En uygun organizasyon yapısının seçilmesi için, varsa, önceki projelerden elde edilen deneyimlerden yararlanılmalıdır.

Proje organizasyon yapısı, projede yer alan katılımcıların tamamı arasında etkin bir iletişimi ve işbirliğini teşvik edecek şekilde tasarlanmalıdır.

Proje yöneticisi, proje organizasyon yapısının projenin kapsamına, proje ekibinin büyüklüğüne, yerel şartlara ve projeyi başlatan kuruluşla yetki ve sorumlulukların bölüşülmesine uygun olmasını sağlamalıdır. Bu bölüşüm, matris veya işlevsel yapı gibi, projeyi başlatan kuruluşun yapısına bağlı olabilir. Proje organizasyonundaki yetki ve sorumluluk paylaşımı belirlenirken projeyi başlatan kuruluştaki yetki ve sorumluluk paylaşımı ile proje organizasyonundaki yetki ve sorumluluk paylaşımı dikkate alınmalıdır.

Proje organizasyonuyla ilgili olarak aşağıdaki ilişkilerin belirlenmesi gereklidir: − Müşteri ve diğer ilgili taraflar ile olan ilişkiler, − Projeyi destekleyen projeyi başlatan kuruluşun ilgili birimleri ile (özellikle bu birimlerin bazıları programlar,

kalite ve maliyetler gibi proje birimlerinin izlenmesi ile görevli ise) olan ilişkiler, − Projeyi başlatan kuruluştaki diğer ilgili projelerle olan ilişkiler.

Yetki ve sorumlulukları da içeren görev ve iş tarifleri yapılmalı ve dokümante edilmelidir.

Kalite sisteminin kurulması, uygulanması ve sürdürülmesi ile ilgilenen proje birimi belirlenmelidir (ISO 9004:2000 Madde 5.5.2). Bu birimin diğer proje birimleriyle, müşteriyle ve diğer ilgili taraflarla olan bağlantılarına özellikle dokümante edilmelidir.

Proje organizasyon yapısının gözden geçirmeleri, yapının geçerliliğini ve yeterliliğini teyit etmek için planlanmalı ve düzenli aralıklarla gerçekleştirilmelidir.

6.2.3 Personel tahsisi Projede çalışacak personel için öğretim, bilgi ve deneyim bakımlarından gereken yeterlilik tarif edilmelidir (ISO 9000:2000 Madde 3.9.12).

Proje personelinin seçiminde personel özellikleri dikkate alınmalıdır. Kilit personelin yeterlilik şartlarına özel önem verilmelidir.Yeterlilik şartları bakımından acemi personel alımında zorluklarla karşılaşıldığında, bunların işe alınması ve eğitimi için yeterli ek zaman verilmelidir.

Personelin seçimi, görev tanımlarına dayanılarak yerinde ve zamanında yapılmalı ve personelin yeterliliği ve deneyimleriyle ilgili referansları dikkate alınmalıdır. Seçim kriterleri, proje kuruluşunda doğrudan görev alan veya halen esas görevini devam ettirmekte olan bütün proje personeline uygulanmalıdır. Proje yöneticisi seçiminde liderlik becerilerine öncelik verilmelidir.

Proje yöneticisi, projenin başarısı için gerekli görülen pozisyonlara yerleştirilecek personelin belirlenmesinde yer almalıdır.


11

Proje yöneticisi; projenin kalite yönetiminin kurulması, uygulanması ve sürdürülmesi sorumluluğunu taşıyan bir yönetim temsilcisinin atanmasını sağlamalıdır (ISO 9004-2000 Madde 5.5.2).

Proje ekipleri oluşturulurken adayların kişisel ilgileri, insanlarla olan ilişkileri, güçlü ve zayıf yanları göz önüne alınmalıdır. Elemanların karakterleri ve tecrübeleri ile ilgili bilgiler, proje kuruluşunun üyeleri arasında sorumlulukların en iyi şekilde paylaşılmasında yardımcı olabilir.

Görev ve iş tanımı, görev verilen kişi tarafından anlaşılmış ve kabul edilmiş olmalıdır. Proje kuruluşunun her hangi bir elemanı projeyi başlatan kuruluşun birimlerine de rapor veriyorsa bu elemanın yetkileri, sorumlulukları ve rapor verme düzeni dokümante edilmelidir.

Personelin belirli görevlere atanması onaylanmalı ve konuyla ilgili olan herkese bilgi verilmelidir. Görevlerindeki etkinlikleri ve verimleri de dahil olmak üzere, personelin genel performansı takip edilmeli; böylece yapılan atamaların uygunluğu kontrol edilmelidir. Sonuçlara bağlı olarak yeniden eğitim veya başarının ödüllendirilmesi gibi uygun işlemler yapılmalıdır.

Proje kuruluşundaki personelle ilgili değişiklikler müşteriyi ve ilgili tarafları etkiliyorsa, bu değişiklikler uygulanmadan önce müşteriye ve mümkünse ilgili taraflara bildirilmelidir.

6.2.4 Ekiplerin geliştirilmesi Etkili bir ekip performansı için ekip üyelerinin yeterli, motivasyonlu ve birbiriyle çalışmaya istekli olması gereklidir (ISO 9004:2000 Madde 6.2.1).

Ekibin performansını arttırmak için proje ekibi bir takım olarak, ekip üyeleri de birey olarak ekip geliştirme faaliyetlerine katılmalıdır. Personel kendi proje faaliyetlerinin proje ve kalite hedeflerine ulaşılmasındaki önemi konusunda eğitilmeli ve bu konuda bilinçlendirilmelidir. (ISO 9004:2000 Madde 6.2.2 ve ISO10015).

İyi yapılan bir ekip işi, ayırt edilmeli ve ödüllendirilmelidir.

Yönetim, ekip içinde ve projede yer alan diğer kişilerin tamamı ile mükemmelliği, iyi çalışma ilişkilerini, güveni ve saygıyı teşvik eden bir çalışma ortamı oluşturmalıdır. Müşterinin tatmini için ortak karara varma, açık ve net iletişim ve karşılıklı taahhüt teşvik edilmelidir (Madde 5.2.3).

Mümkün olan durumlarda, projedeki ve proje organizasyonundaki değişikliklerden etkilenen personel değişikliğin planlanmasında ve uygulanmasında istihdam edilmelidir.

7 Ürün gerçekleştirmesi

7.1 Genel Bu madde, proje ürününün gerçekleştirilmesi için gerekli olan yedi proje yönetim prosesi grubunu kapsamaktadır (Madde 4.1.3).

7.2 Karşılıklı bağımlılıkla ilgili prosesler

7.2.1 Genel Projeler planlı ve birbirine bağımlı proseslerden oluşur ve bu proseslerin birinde yapılan bir faaliyet genellikle diğer prosesleri etkiler. Proje prosesleri arasındaki karşılıklı bağımlılıkların toplam yönetiminden proje yöneticisi sorumludur. Proje kuruluşu projeye katılan farklı personel grupları arasında etkili ve verimli bir iletişimi sağlamalı, bunların sorumluluklarını açıkça belirlemelidir.

Karşılıklı bağımlılık yönetimi prosesleri aşağıda (Ek A) verilmiştir:

− Proje başlatma ve proje planı geliştirme, − Etkileşim yönetimi, − Değişiklik yönetimi, − Prosesleri ve projeyi sona erdirme.


12

7.2.2 Proje başlatma ve proje planı geliştirme Kalite planını veya ona yapılan atıfları içeren bir proje planı hazırlanmalı ve daima güncel durumda tutulmalıdır. Bu planın içereceği ayrıntıların derecesi, projenin büyüklüğüne ve karmaşıklığına göre değişebilir.

Projenin başlangıç aşamasında projeyi başlatan kuruluş tarafından önceden yapılmış olan benzer projeler belirlenmeli ve proje kuruluşuna bildirilmelidir. Böylece, önceki projelerden elde edilen tecrübelerden (alınan derslerden) en iyi şekilde yararlanılmalıdır.

Projenin amacı sözleşmenin şartlarının yerine getirilmesi ise, proje yönetim planının geliştirilmesi esnasında sözleşme gözden geçirilmeli ve sözleşmenin şartlarının yerine getirilmesi sağlanmalıdır (ISO 9004:2000 Madde 7.2). Proje bir sözleşmenin sonucu değilse, şartları belirlemek üzere bir ilk gözden geçirme yapılmalı ve bu şartların uygun ve ulaşılabilir olmasına dikkat edilmelidir.

Proje yönetim planı aşağıdaki hususlara uygun olmalıdır:

a) Müşterinin ve diğer ilgili tarafların dokümante edilmiş şartlarına ve proje hedeflerine atıf yapmalıdır. Herşart için girdi sağlayan kaynak ta izlenebilirlik açısından dokümante edilmelidir.

b) Proje planı, proje proseslerini ve bu proseslerin maksadını tanımlamalı ve doküman haline getirilmelidir.

c) Kuruluş ara yüzlerini belirlemeli, bu konuda aşağıdaki hususlara özel önem vermelidir:− Proje kuruluşunun projeyi başlatan kuruluşun çeşitli birimleriyle olan bağlantıları ve bildirim hatları,− Proje kuruluşu içindeki birimler arasındaki ara yüzler.

d) Proje proseslerinde yapılan planlamadan gelen planları birleştirmelidir. Bu planlar aşağıda listelenmiştir:− Kalite planı,− İş dağılım ağacı (Madde 7.3.4),− Proje programı (Madde 7.4.5),− Proje bütçesi (Madde 7.5.3),− İletişim planı (Madde 7.6.2),− Risk yönetim planı ( Madde 7.7.2),− Satın alma planı (Madde 7.8.2).

Bütün planlar tutarlılık açısından incelenmeli ve aralarındaki uyumsuzluklar giderilmelidir.

e) Ürün özellikleri ile bu özelliklerin nasıl ölçülmesi ve değerlendirilmesi gerektiği hususlarını belirlemeliveya bunlara atıf yapmalıdır.

f) İlerleme ölçümü ve kontrolü için bir temel oluşturmak ve geriye kalan işlerin planlamasını sağlamak için,ilerleme değerlendirmeleri programlanmalı ve proje planına dahil edilmelidir.

g) İlerlemeyi izlemek için, performans göstergelerini ve bunların nasıl ölçüleceğini tarif etmeli, ayrıcabunların düzenli olarak değerlendirilmeleri için imkan sağlamalıdır. Bu değerlendirmeler aşağıdakilerisağlamalıdır:− Önleyici ve düzeltici faaliyetlerin kolaylaştırılması,− Proje hedeflerinin değişen proje ortamlarında geçerli kaldığının teyit edilmesi.

h) Sözleşme şartlarının yerine getirilmesini sağlamak üzere sözleşmede öngörülen gözden geçirmeleriplanlamalıdır.

i) Düzenli olarak ve önemli değişiklikler meydana geldikçe gözden geçirilmelidir.

Proje kalite yönetim sistemi proje kalite planında dokümante edilmelidir. Proje kalite planı ile projeyi başlatan kuruluşun kalite yönetiminin ilgili bölümleri arasında bağlantı kurulmalıdır. Uygulanabilir olduğunda, proje kuruluşu projeyi başlatan kuruluşun kalite sistemini ve prosedürlerini kendine uyarlamalı ve gerekirse aynen benimsemelidir. Diğer ilgili tarafların kalite sistemi için özel ihtiyaçları olması durumunda, oluşturulan kalite sisteminin proje ihtiyaçlarını karşılaması sağlanmalıdır.

Dokümantasyon, doğrulama, izlenebilirlik, gözden geçirme ve tetkik gibi kalite yönetim uygulamaları projenin tamamını kapsayacak şekilde oluşturulmalıdır.


13

7.2.3 Etkileşim yönetimi Prosesler arasındaki planlı ilişkileri kolaylaştırmak için, proje içindeki planlı olmayan etkileşimlerin yönetilmesi gerekir.

Bu yönetim aşağıdaki hususları içermelidir: − Ara yüz yönetimi için prosedürlerin oluşturulması, − Birimler arasında proje toplantılarının yapılması, − Birbirleriyle çatışan sorumluluklar veya değişen risk şartları gibi hususların çözümlenmesi, − Kazanılmış değer analizi (bütçe temel çizgisine karşılık genel proje performansını değerlendiren bir

teknik) gibi tekniklerin kullanılarak projenin performansının ölçülmesi, − Proje statüsünün değerlendirilmesi ve kalan işlerin planlanması için ilerleme değerlendirmelerinin

yapılması.

İlerleme değerlendirmeleri, olası ara yüz sorunlarını tanımlamak için de kullanılmalıdır. Ara yüzlerin riskinin fazla olduğuna dikkat edilmelidir.

Not - Proje iletişimi, projenin koordinasyonunda anahtar bir faktörüdür ve Madde 7.6’da ele alınmıştır.

7.2.4 Değişiklik yönetimi Değişiklik yönetimi; değişikliğin belirlenmesini, değerlendirilmesini, yetkilendirilmesini, dokümante edilmesini, uygulanmasını ve kontrol edilmesini kapsar. Bir değişiklik için yetki verilmeden önce değişikliğin amacı, kapsamı ve etkileri analiz edilmelidir. Proje hedeflerini etkileyen değişiklikler üzerinde müşteriyle ve diğer ilgili taraflarla mutabık kalınmalıdır.

Değişiklik yönetimi aşağıdaki hususları dikkate almalıdır: − Projenin kapsamında, hedeflerinde ve yönetim planında yapılan değişikliklerinin yönetimi, − Birbirleri ile bağlantılı proje prosesleri arasındaki değişikliklerin koordine edilmesi ve zıtlıkların

çözümlenmesi, − Sürekli iyileştirme (Madde 8), − Değişikliğin personeli etkileyen yönleri (Madde 6.2.4).

Değişikliklerin proje üzerinde olumsuz etkileri de (örneğin, ilave talepler) olabilir. Bunlar mümkün olan en kısa süre içinde tesbit edilmelidir. Olumsuz etkilerin temel sebepleri analiz edilmeli ve bunun sonuçları önleyici işlemlerin oluşturulmasında ve proje proseslerinin iyileştirilmesinde kullanılmalıdır.

Değişiklik yönetiminin bir dalı da konfigürasyon yönetimidir. Projelerin yönetiminde proje ürünlerinin konfigürasyonlarına atıf yapılmaktadır. Bu konu hem teslim edilemeyen nesneleri (test araçları ve diğer monteli teçhizat gibi) hem de teslim edilen malzemeleri kapsayabilir.

Not - Konfigürasyon yönetimi hakkında daha fazla rehberlik için TS EN ISO 10007’ye bakılmalıdır.

7.2.5 Proseslerin ve projenin sona erdirilmesi Projenin kendisi de bir prosestir ve bunun sona erdirilmesine özel önem verilmelidir.

Proseslerin ve projelerin sona erdirilmesi projenin başlangıcında tarif edilmeli ve proje yönetim planına dahil edilmelidir. Proseslerin ve projenin sona erdirilmesi planlanırken önceki proseslerin ve projelerin sona erdirilmesinden edinilen tecrübelerden faydalanılmalıdır (Madde 8).

Bir projenin ömür döngüsü içinde her hangi bir zamanda tamamlanan prosesler planlanan şekilde sona erdirilmelidir. Bir proses sona erdirildiğinde bütün kayıtların düzenlenmesine, proje içinde ve projeyi başlatan kuruluşta dağıtımının yapılmasına ve durumun uygunluğuna göre daha sonra kullanım için muhafaza edilmesine dikkat edilmelidir.

Proje planlandığı şekilde bitirilmelidir. Ancak, bazı durumlarda, beklenmeyen sebeplerden dolayı, projenin planlanandan önce veya sonra sona erdirilmesi gerekebilir.

Projenin sona erdirilme sebebi ne olursa olsun, projenin performansı tamamen gözden geçirilmelidir. Gözden geçirmede ilerleme değerlendirmelerini ve ilgili taraflardan gelen girdileri içeren kayıtlar da dahil olmak üzere ilgili tüm kayıtlar dikkate alınmalıdır. Müşteriden ve diğer ilgili taraflardan gelen ve mümkün olduğu yerlerde rakamlarla ifade edilmesi gereken, geri beslemeye özel bir önem verilmelidir. Bu geri besleme mümkün olan yerlerde ölçülebilir olmalıdır.


14

Bu gözden geçirmeye dayanılarak, diğer projelerde veya sürekli iyileştirmede kullanılabilecek tecrübeyi gösteren uygun raporlar hazırlanmalıdır.

Projenin kapanışı, ilgili taraflara resmi olarak bildirilmelidir.

7.3 Kapsamla ilgili prosesler

7.3.1 Genel Projenin kapsamı; proje ürününün tanımlanmasını, ürünün özelliklerini ve bu özelliklerin nasıl ölçüleceğini veya değerlendirileceğini içerir.

a) Kapsamla ilgili prosesler aşağıdaki amaçlara hizmet etmelidir:- Müşteri ve diğer ilgili tarafların ihtiyaçlarının ve diğer beklentilerinin, projenin hedeflerine ulaşmak için

yürütülen faaliyetlere dahil edilmesi ve bu faaliyetlerin organize edilmesi, - Faaliyetlerin gerçekleştirilmesi sırasında, personelin kapsam içinde çalışmasının sağlanması,- Projede yürütülen faaliyetlerin, kapsam içinde tanımlanan şartları karşılamasının sağlanması.

b) Kapsamla ilgili prosesler (Ek A) aşağıda verilmiştir.- Kavram geliştirme,- Kapsam geliştirme ve kontrol,- Faaliyetlerin tarifi,- Faaliyetlerin kontrolü.

7.3.2 Kavram geliştirme Ürün ve proseslerle ilgili ifade ve ima edilen müşteri ihtiyaçları ve beklentileri, müşteri tarafından kabul edilecek şekilde dokümante edilmiş şartlara dönüştürülmelidir. Bu şartlar kanuni gerekleri de içermeli ve müşteri tarafından istendiği takdirde ortak mutabakatla hazırlanmalıdır.

Diğer ilgili taraflar tanımlanmalı ve bunların ihtiyaçları tesbit edilmelidir. Bunlar dokümante edilmiş şartlara dönüştürülmeli ve uygun olduğunda müşterinin mutabakatı alınmalıdır.

7.3.3 Kapsam geliştirme ve kontrol Projenin kapsamı geliştirilirken, tasarım ve geliştirme için temel olarak kullanılmak üzere, proje ürününün özellikleri tanımlanmalı ve mümkünse tamamen ölçülebilir terimlerle dokümante edilmelidir. Bu özelliklerin nasıl ölçüleceği veya bunların müşterinin ve diğer ilgili tarafların şartlarına uygunluklarının nasıl değerlendirileceği belirtilmelidir. Ürün özellikleri, müşterinin ve diğer ilgili tarafların şartları bakımından izlenebilir olmalıdır.

Dikkate alınan ve kapsam geliştirmeye dahil edilen, yapılan analizlerin sonuçlarını içeren, alternatif yaklaşımların ve çözümlerin destekleyici delilleri de dokümante edilmeli ve bunlara atıfta bulunulmalıdır.

Not - Kapsamdaki yönetim değişiklikleri, değişiklik yönetim prosesi içinde ele alınır (Madde 7.2.4).

7.3.4 Faaliyetlerin tarifi Ürün ve proseslerle ilgili müşterinin ihtiyaçlarını karşılamak için, proje, yönetilebilen faaliyetler halinde sistematik olarak yapılandırılmalıdır.

Not - Çoğu zaman bir projenin programlama, maliyet planlaması ve kontrol amaçlarına göre ayrı gruplara seviyeler halinde bölünmesi için “iş yapısı ağacı” terimi kullanılır. Ayrıca; “faaliyet”, “görev”, ve “iş paketi” gibi terimler bu yapılanmanın elemanları olarak kullanılırlar ve elde edilen sonuç genellikle iş dağılım ağacı (WBS) olarak bilinir. Bu standardın amaçları bakımından, “faaliyet” terimi bir iş kalemi için kullanılan genel bir terimdir (Madde 3.1).

Faaliyetlerin tarifi işine projeye atanan personel dahil edilmelidir. Böylece, proje kuruluşu bu personelin tecrübelerinden faydalanmalı, onların konuları anlamalarını, kabul etmelerini ve sahiplenmelerini sağlamalıdır.

Her faaliyet, çıktıları ölçülebilir olacak şekilde tarif edilmelidir. Faaliyetlerin listesi, eksiksiz olması bakımından kontrol edilmelidir. Kalite uygulamaları, ilerleme değerlendirmeleri ve proje planının hazırlanması, tanımlanan faaliyetler arasında olmalıdır.


15

Proje kuruluşu ile ilgili taraflar arasında problemlere sebep olabileceği değerlendirilen faaliyetler arasındaki etkileşimler belirlenmeli ve dokümante edilmelidir.

7.3.5 Faaliyetlerin kontrolü Projedeki faaliyetler, proje yönetim planına göre yürütülmeli ve kontrol edilmelidir. Çatışmaları ve yanlış anlamaları en aza indirgemek için, faaliyetlerin kontrolü karşılıklı etkileşim kontrolünü de içermelidir. Yeni teknolojileri içeren faaliyetlere özel dikkat gösterilmelidir.

Faaliyetler, kusurları ve iyileştirme fırsatlarını tanımlamak için gözden geçirilmeli ve değerlendirilmelidir. Gözden geçirmelerin zamanlaması, projenin karmaşıklığıyla orantılı olarak belirlenmelidir.

Gözden geçirmelerin sonuçları, proses çıktılarını değerlendirmek ve geriye kalan işleri planlamak için, ilerleme değerlendirmeleri olarak kullanılmalıdır. Geriye kalan iş için revizyona tâbi tutulan plan, doküman haline getirilmelidir.

7.4 Zamanla ilgili prosesler

7.4.1 Genel Zamanla ilgili prosesler, faaliyetlerin birbirleriyle olan bağımlılıklarının ve sürelerinin tayin edilmesini ve projenin zamanında tamamlanmasını sağlamayı amaçlar.

Bu prosesler aşağıda (Ek A)verilmiştir: − Faaliyet bağımlılık planlaması, − Süre tahmini, − Program geliştirmesi, − Program kontrolü.

7.4.2 Faaliyet bağımlılık planlaması Proje faaliyetleri arasındaki karşılıklı ilişkiler, mantıkî etkileşmeler ve karşılıklı bağımlılıklar, tutarlılık açısından tanımlanmalı ve gözden geçirilmelidir. Referans verilerdeki değişiklik ihtiyacı tanımlanmalı, haklılığı ispatlanmalı ve doküman haline getirilmelidir.

Mümkün olan durumlarda, önceki tecrübelerden yararlanma avantajını kullanmak için standard hale getirilmiş veya ispatlanmış proje ağ diyagramları kullanılmalıdır. Bunların projeye uygunluğu doğrulanmalıdır.

7.4.3 Süre tahmini Faaliyetlerin süresi ile ilgili tahminler, bu faaliyetlerden sorumlu olan personel tarafından yapılmalıdır. Geçmiş deneyimlerden elde edilen süre tahminlerinin varolan proje şartları için doğruluğu ve uygulanabilirliği kontrol edilmelidir. Girdiler, doküman haline getirilmiş olmalı ve kaynaklarına kadar izlenebilir olmalıdır. Süre tahminleri bir araya getirilirken, aynı zamanda yardımcı kaynak tahminlerinin elde edilmesi, kaynak planlaması için faydalıdır (Madde 6.1.2).

Süre tahmini önemli bir belirsizlik içerdiğinde, riskler değerlendirilmeli, dokümante edilmeli ve hafifletilmelidir. Geriye kalan riskler için uygun bir ihtiyat payı zaman tahminlerinin içine dahil edilmelidir.

Faydalı veya gerekli olduğunda, müşteri ve diğer ilgili taraflar süre tahmini işine dahil edilmelidir.

7.4.4 Program geliştirmesi Program geliştirmesi için giriş verileri, özel proje şartları ile uyum sağlayacak şekilde tanımlanmalı ve doğrulanmalıdır. Uzun süren faaliyetlerin ve izlenen yolların kritikliğinin tanımlanmasına özel dikkat gösterilmelidir. Kritik yol (bir ağ içindeki en uzun yol) faaliyetleri açıkça belirlenmelidir.

Değişik kullanma ihtiyaçlarına uygun olan standard hale getirilmiş program formatları tanımlanmalıdır.

Süre tahminlerinin faaliyet bağımlılıkları ile bütünleştirilmesinde ortaya çıkan tutarsızlıklar programlar son halini almadan ve yayınlanmadan önce çözümlenmelidir. Programlar kritik ve kritiğe yakın faaliyetleri tanımlamalıdır.

Program bazen kilit olaylar veya kilometre taşı denilen ve özel girdiler veya kararlar gerektiren veya kendileri için ilerleme değerlendirmesi gibi ana çıktıların planlandığı özel olayları tanımlamalıdır. İlerleme değerlendirmeleri programa dahil edilmelidir.


16

Müşteri ve ilgili taraflar program geliştirmesi süresince bilgilendirilmeli ve gerektiğinde bu faaliyete dahil edilmelidir. Harici bilgiler (proje süresince beklenen, müşteriye bağımlı girdiler gibi) analiz edilmeli ve program hazırlanırken dikkate alınmalıdır.

Uygun olan zaman programlaması bilgi için veya gerektiğinde onay için müşteriye ve ilgili taraflara iletilmelidir.

7.4.5 Program kontrolü Proje kuruluşu, proje yönetim planında belirtildiği şekilde proje programını düzenli aralıklarla gözden geçirmelidir. Proje faaliyetleri ve ilgili bilgiler için yeterli ve gerekli kontrolü sağlamak amacıyla program gözden geçirmelerinin zamanlaması ve veri toplama sıklığı tespit edilmelidir.

Projede geriye kalan işlerdeki eğilimleri ve belirsizlikleri (belirsizliklerin tarifi için Madde 7.7’ye bakılabilir) tanımlamak üzere proje ilerlemesi analiz edilmelidir. Proje değerlendirmelerinde ve toplantılarda güncel programlar kullanılmalıdır. Programdan sapmalar tanımlanmalı, analiz edilmeli ve önemli iseler gereği yapılmalıdır.

Programdaki değişmelerin ana nedenleri, olumlu olsun veya olmasın, tanımlanmalıdır. Olumsuz değişmelerin projenin hedeflerini etkilememesini sağlamak için önlem alınmalıdır. Olumlu ve olumsuz değişmelerin nedenleri, sürekli iyileştirme için bir temel olarak kullanılmalıdır (Madde 8).

Program değişikliklerinin projenin bütçesine, kaynaklarına ve ürünün kalitesine olabilecek etkileri tayin edilmelidir. Tedbirlerle ilgili kararlar, diğer proje proseslerine ve hedeflerine olabilecek etkileri dikkate alındıktan sonra verilmelidir. Proje hedeflerini etkileyen değişiklikler, uygulamaya konmadan önce, müşteri ve ilgili taraflarca kabul edilmelidir.

Gecikmeleri telafi etmek için tedbir almak gerektiğinde, ilgili personel ve bunların görevi tanımlanmalıdır.

Programın revizyonları, kalan iş için planın geliştirilmesinde, diğer proje prosesleri ile birlikte koordine edilmelidir.

Harici girdiler (müşteriye bağımlı olup proje süresince verilmesi beklenen girdiler gibi) izlenmelidir. Müşteri ve diğer ilgili taraflar, program için önerilen herhangi bir değişiklikten haberdar edilmeli ve onları etkileyecek kararların alınma aşamasına dahil edilmelidirler.

7.5 Maliyetle ilgili prosesler

7.5.1 Genel Maliyetle ilgili prosesler proje maliyetlerini tahmin etmek ve yönetmek için kullanılır. Bu prosesler, proje maliyetlerini tahmin etmeyi ve yönetmeyi ve projenin bütçe sınırları içinde tamamlanmasını sağlamayı amaçlar. Maliyet bilgileri projeyi başlatan kuruluşa verilebilir.

Bu prosesler (Ek A) aşağıda verilmiştir: − Maliyet tahmini, − Bütçenin hazırlanması, − Maliyet kontrolü

Not - Daha ayrıntılı kılavuz için TS ISO/TR 10014 “Kalite Ekonomisi Yönetimi İçin Kılavuz” standardına bakılabilir.

7.5.2 Maliyet tahmini Tüm proje maliyetleri (faaliyetler, ürünler ve hizmetler) açık bir şekilde tanımlanmalıdır. Maliyet tahmini, ilgili bilgi kaynaklarını dikkate almalı ve iş dağılım ağacı ile ilişkilendirilmelidir (Madde 7.3.4). Önceki tecrübelerden elde edilen maliyet tahminleri, bunların mevcut proje şartlarında uygunluk ve uygulanabilirlik yönünden kontrol edilmelidirler. Maliyetler doküman haline getirilmeli ve kaynaklarına kadar izlenebilir olmalıdır.

Proje kalite yönetim sisteminin kurulması, uygulanması ve sürdürülmesi için yeterli bütçenin ayrılmasına özel önem verilmelidir. (Bakınız Ek A).

Maliyet tahmini, ekonomik şartları (meselâ, enflasyon, vergilendirme, kur gibi) göz önüne almalıdır.


17

Maliyet tahmini, önemli belirsizlikler içerdiğinde, bu belirsizlikler belirlenmeli, dokümante edilmeli, değerlendirilmeli ve hafifletilmelidir (Madde 7.7.2). Kalan belirsizlikler için uygun bir ihtiyat payı, maliyet tahminlerinin içine dahil edilmelidir.

Maliyet tahminleri, proje yönetim ihtiyaçlarına olduğu kadar onaylanmış muhasebe prosedürlerine de uygun olarak oluşturulan ve geliştirilen bütçeleri uygulayacak şekilde olmalıdır.

7.5.3 Bütçenin hazırlanması Bütçe, maliyet tahminlerine ve kabul edilmesi için tesbit edilmiş bir prosedürü de içeren programlara dayandırılmalıdır.

Bütçe, proje hedefleriyle tutarlı olmalıdır. Bütün varsayımlar, belirsizlikler ve ihtimaller tanımlanmalı ve dokümante edilmelidir. Bütçe, onaylanmış bütün maliyetleri içermeli ve proje maliyet kontrolüne uygun bir biçimde olmalıdır.

7.5.4 Maliyet kontrolü Herhangi bir harcama yapılmadan önce, maliyet kontrol sisteminde izlenilecek prosedürler oluşturulmalı, doküman haline getirilmeli ve iş veya harcamayı onaylamaktan sorumlu kişilere iletilmelidir.

Proje faaliyetleri ve bunlarla ilgili bilgi üzerinde uygun kontrolü sağlamak için, gözden geçirmelerin zamanlamasına ve veri toplama ve tahminlerin sıklığına karar verilmelidir. Kalan tamamlanacak işin, geri kalan bütçe imkanlarıyla gerçekleştirilebilirliği kontrol edilmelidir. Bütçeden olabilecek sapmalar tanımlanmalı ve belirli bir sınırı aştığında analiz edilerek gereği yapılmalıdır.

Kazanılmış değer analizi gibi teknikler kullanılarak, proje maliyet gidişatı analiz edilmeli ve riskleri ve fırsatları önceden tahmin etmek için geri kalan işin planı gözden geçirilmelidir.

Bütçedeki değişmelerin ana nedenleri, olumlu olsun veya olmasın, tanımlanmalıdır. Olumsuz değişmelerin projenin hedeflerini etkilememelerini sağlamak için önlem alınmalıdır. Olumlu ve olumsuz değişmelerin nedenleri, sürekli iyileştirme için bir temel olarak kullanılmalıdır (Madde 8).

Tedbirlerle ilgili kararlar, diğer proje proseslerine ve hedeflerine olan etkileri dikkate alındıktan sonra verilmelidir. Projenin maliyetindeki değişiklikler, harcamalar başlamadan önce uygun bir şekilde onaylanmalıdır. Kalan iş için plan geliştirme sırasında bütçe tahmininin revizyonları, diğer proje prosesleri ile birlikte koordine edilmelidir.

Tahsisatların zamanında serbest bırakılmasını sağlamak için gereken bilgiler mevcut olmalı ve kaynak kontrol proseslerinde girdi olarak kullanılmaları sağlanmalıdır.

Proje yönetimi, proje maliyetlerini proje planında tarif edildiği şekilde düzenli olarak gözden geçirmeli ve diğer tüm mali gözden geçirmeleri (meselâ, ilgili taraflarca dışarıdan yapılan gözden geçirmeler gibi) dikkate almalıdır.

7.6 İletişimle ilgili prosesler

7.6.1 Genel Bu prosesler, proje için gerekli olan karşılıklı bilgi değişimini oluşturmayı amaçlar.

İletişimle ilgili prosesler, proje ile ilgili bilgilerin zamanında ve uygun bir şekilde üretilmesini, toplanmasını, yayılmasını, saklanmasını ve elden çıkarılmasını temin ederler.

Bu prosesler aşağıda (Ek A) verilmiştir: − İletişim planlaması, − Bilgi yönetimi, − İletişim kontrolü.

Not - Bu konuda daha fazla bilgi için ISO 9004:2000 Madde 5.5.3 (İç iletişim) ve Madde 7.2 (ilgili taraflara ilişkin prosesler) kullanılabilir.


18

7.6.2 İletişim planlaması Projeyi başlatan kuruluş ve proje kuruluşları proje için uygun iletişim proseslerinin kurulmasını sağlamalı ve iletişimin kalite yönetim sisteminin etkinliğine ve verimliliğine göre çalışmasını temin etmelidir.

İletişim planlaması, projeyi başlatan kuruluşun, proje kuruluşunun müşterilerinin ve diğer ilgili tarafların ihtiyaçlarını dikkate almalı ve dokümante edilmiş bir iletişim planı oluşturmalıdır.

İletişim planı, resmi olarak iletilecek bilgiyi, iletmek için kullanılacak ortamı ve iletişimin sıklığını tanımlamalıdır. Toplantıların sıklığı, zamanı ve amaçları bu planda tanımlanmış olmalıdır. Toplantıların amaçları, sıklığı, zamanlaması ve kayıtlarının tutulmasına ilişkin şartlar iletişim planında belirtilmelidir.

Uyumluluğu sağlamak için, dokümanların formatı, dili ve yapısı tanımlanmalıdır. Plan, bilgi yönetim sistemini tarif etmeli, bilgiyi kimin gönderip kimin alacağını belirtmeli ve ilgili doküman kontrol ve güvenlik prosedürlerine atıfları tanımlamalıdır. İlerleme raporlarının formatı, proje planından sapmalara dikkati çekecek şekilde tasarlanmalıdır.

Not - Bu konuda daha fazla bilgi için ISO 9004:2000 Madde 4.2’ye bakılabilir.

7.6.3 Bilgi yönetimi Proje kuruluşu bilgi ihtiyacını belirlemeli ve dokümante edilmiş bir bilgi yönetim sistemi kurmalıdır.

Proje kuruluşu, aynı zamanda, iç ve dış bilgi kaynaklarını da belirlemelidir. Bilginin yönetilme biçimi, hem proje kuruluşunun hem de projeyi başlatan kuruluşun ihtiyaçlarını dikkate alacak şekilde tasarlanmalıdır.

Proje bilgilerinin yönetilebilmesi için bilginin hazırlanması, toplanması, tanımlanması, sınıflanması, güncelleştirilmesi, dağıtılması, dosyalanması, arşivlenmesi, korunması, geri alınması, muhafaza süresi ve elden çıkarılması ile ilgili prosedürler oluşturulmalıdır.

Bilgi, olay anındaki şartları içermelidir. Bu, diğer projelerde kullanılmadan önce bilginin geçerliliğinin ve uygunluğunun kontrol edilmesine izin verir.

Proje kuruluşu bilginin gizliliğini, elde edilebilirliğini ve bütünlüğünü dikkate alarak uygun bilgi güvenliğini sağlamalıdır.

Bilgi, alıcıların ihtiyaçlarına uygun olmalı, zaman programına kesinlikle uyularak açık bir şekilde sunulmalı ve dağıtılmalıdır.

Gayri resmi olanlar dahil, bütün anlaşmalar resmî olarak dokümante edilmelidir.

Toplantılar için kurallar ve kılavuzlar, toplantının türüne uygun olarak oluşturulmalıdır.

Toplantı gündemi önceden dağıtılmalı ve her madde için katılması gereken personel belirlenmelidir.

Toplantı tutanakları alınan kararları, karara bağlanamayan konuları, görüş birliğine varılan faaliyetleri, faaliyetlerin tamamlanması gereken zamanları ve bu faaliyetleri yerine getirecek personeli içermelidir. Bu tutanaklar, ilgililere üzerinde görüş birliğine varılan bir süre içerisinde dağıtılmalıdır.

Proje kuruluşu hedeflerini belirlemek ve bu hedeflere ulaşmak için verileri ve bilgileri kullanmalıdır. Proje kuruluşunun ve projeyi başlatan kuruluşun yöneticileri bilgi yönetimini iyileştirmek için bilgi kullanımından elde edilen tecrübeden yararlanmalıdır (Madde 8).

Not - Bilgi yönetim sisteminin karmaşıklığı projenin gerektirdiği ölçüde olmalıdır.

7.6.4 İletişim kontrolü İletişim sistemi planlandığı gibi uygulanmalı ve bu sistemin projenin ihtiyaçlarını karşılamaya devam ettiğinden emin olmak için kontrol edilmeli, izlenmeli ve gözden geçirilmelidir. Yanlış anlamaların ve anlaşmazlıkların sıklıkla meydana geldiği birimler ve kuruluşlar arasındaki ara yüzlere özel dikkat gösterilmelidir.


19

7.7 Riskle ilgili prosesler

7.7.1 Genel Yaygın olarak risk terimi sadece olumsuz anlamda kullanılmaktadır. Daha yeni bir kavram olan belirsizlik ise hem olumlu hem de olumsuz anlamları içermektedir. Olumlu yönlerine daha ziyade fırsat adı verilmektedir.

Bu standardda risk terimi hem olumlu hem de olumsuz yönlerini içerecek şekilde ve belirsizlik terimiyle aynı anlamda kullanılmıştır.

Proje risklerinin yönetimi, proje süresince karşılaşılabilecek belirsizliklerle ilgilenir. Bunun için risk yönetim planında dokümante edilecek yapılandırılmış bir yaklaşım gereklidir. Riskle ilgili proseslerin amacı, muhtemel olumsuz olayların etkisini en aza indirmek ve iyileştirme için fırsatların bütün avantajlarını kullanmaktır.

Belirsizlikler, proje prosesleriyle veya proje ürünleriyle ilişkilidir.

Riskle ilgili prosesler (Ek A) aşağıda verilmiştir: − Risk tanımlama, − Risk değerlendirmesi, − Risk muamelesi, − Risk kontrolü.

7.7.2 Risk tanımlama Risklerin tanımlanması, projenin başlangıcında, ilerleme değerlendirmelerinde ve önemli kararların alındığı diğer durumlarda yapılmalıdır. Önceki projelerden edinilen deneyim ve veriler projeyi başlatan kuruluş tarafından (Madde 8.3.1) bu amaçla kullanılmalıdır. Bu prosesin çıktısı risk yönetim planına kaydedilmeli, ayrıca proje yönetim planına dahil edilmeli veya atıf yapılmalıdır.

Proje kuruluşu ile projeyi başlatan kuruluş ve ilgili taraflar arasında faaliyetlere, proseslere ve ürünlere ilişkin etkileşimlerden kaynaklanabilecek potansiyel riskler tanımlanmalı ve kaydedilmelidir.

Risk tanımlaması, yalnız maliyet, zaman ve ürün risklerini değil aynı zamanda emniyet, bağımlılık, mesleki sorumluluk, enformasyon teknolojisi güvenlik, sağlık ve çevre gibi alanlar için de mevcut mevzuatın kurallarını dikkate almak suretiyle yapılmalıdır. Bu tanımlamada geçerli olan veya beklenen kanuni düzenlemelere uyum sağlanmalıdır. Çeşitli riskler arasındaki etkileşimler dikkate alınmalıdır. Yeni teknolojilerin ve gelişmelerin getirdiği riskler de tanımlanmalıdır.

Önemli etkisi tanımlanmış riskler dokümante edilmeli ve bu risklerin yönetimi için sorumluluğa, yetkiye ve kaynaklara sahip bir kişi atanmalıdır.

7.7.3 Risk değerlendirmesi Risk değerlendirmesi proje prosesleri ve proje ürünü için tanımlanan risklerin analiz edilmesi ve kıymetlendirilmesi prosesidir.

Tanımlanan risklerin tamamı değerlendirilmelidir. Bu değerlendirmede önceki projelerden elde edilen deneyim ve veriler dikkate alınmalıdır.

Değerlendirmede kullanılan kriter ve teknikler derecelendirilmelidir. Bir nitel analiz daima yapılmalı ve mümkün olan yerlerde bunu bir nicel analiz takip etmelidir.

Not - Bu analizlerde kullanılabilecek çeşitli nicel ve nitel risk değerlendirme teknikleri vardır. Bunlar genellikle tanımlanan risklerin meydana gelme ihtimalinin ve etkilerinin kıymetlendirilmesine dayandırılmıştır.

Proje için kabul edilebilir risk seviyeleri ile mutabık kalınan risk seviyelerinin aşıldığını belirleme usulleri tesbit edilmelidir

Analizlerin ve kıymetlendirmelerin sonuçları kaydedilmeli ve ilgili personele bildirilmelidir.


20

7.7.4 Risk muamelesi Risklerin yok edilmesi, azaltılması veya transferi için çözümler, risklerin kabulü için alınacak kararlar ve fırsatlardan yararlanma planları, yeni risklerin meydana gelmesini önlemek amacıyla tercihen bilinen teknolojilere veya geçmişteki deneylere dayandırılmalıdır. Bilerek göze alınan riskler belirlenmeli ve bunların göze alınma sebepleri kaydedilmelidir.

Bir risk tanımlandıktan ve bir çözüm teklif edildikten sonra, bu uygulanmanın arzu edilmeyen etkiler veya yeni riskler meydana getirmeyeceği ve artık riskin ele alındığı hususu kontrol edilmelidir.

Zaman çizelgesinde veya bütçede risklerle başa çıkmak için ihtiyat tedbirleri alınmışsa, bunlar tanımlanmalı ve gerektiğinde kullanmak için ayrı ayrı muhafaza edilmelidir.

Proje kuruluşu ile projeyi başlatan kuruluş ve ilgili taraflar arasında faaliyetlere, proseslere ve ürünlere ilişkin etkileşimlerden kaynaklanabilecek potansiyel riskler için çözümlerin geliştirilmesine özel önem verilmelidir.

7.7.5 Risk kontrolü Riskler bütün proje süresince bir risk tanımlanmasının tekrarlanması işlemiyle, risk tahmini ve risk tepkisi metotlarıyla kontrol edilmelidir.

Proje, her zaman risklerin bulunabileceğini hesaba katmak suretiyle yönetilmelidir. Personel, yeni risklerin tahmin edilip tanımlanması ve bunların rapor edilmesi için teşvik edilmelidir.

Risk yönetim planları, daima kullanıma hazır durumda muhafaza edilmelidir.

Proje risk durumu izlenmeli ve riskler hakkındaki raporlar ilerleme değerlendirmesinin bir parçasını oluşturmalıdır.

7.8 Satın alma ile ilgili prosesler

7.8.1 Genel Bu prosesler, proje için gerekli olan ürünlerin elde edilmesi ile ilgili proseslerdir. Satın alma ile ilgili prosesler aşağıda verilmiştir: − Satın alma planlaması ve kontrolü, − Satın alma şartlarının dokümantasyonu, − Tedarikçi değerlendirmesi, − Taşerona verme, − Sözleşme kontrolü.

Not 1 - Bu standardda satın alma, tedarik ve temin terimleri aynı anlamda kullanılmıştır.

Not 2 - ISO 9000:2000 Madde 3.4.2’de belirtildiği üzere, ürün terimi hem somut hem de soyut ürünleri belirtir.

Not 3 - Satın alma konusunda ek bilgi için ISO 9004:2000 standardının Madde 7.4’üne bakılmalıdır.

Bu standardın amaçları ve ISO 9004:2000 standardına atıf bakımından bu maddede yer alan kuruluş proje kuruluşunu, tedarikçi ise proje kuruluşuna ürün tedarik eden kuruluşları ifade eder.

7.8.2 Satın alma planlaması ve kontrolü Satın alma planı şartname, zaman ve maliyet dahil olmak üzere ürün şartlarını dikkate alarak tedarik edilecek malzemeleri tanımlamalı ve bunların teminini bir takvime bağlamalıdır.

Malzemelerin dış kaynaklı taşeronlardan veya kuruluş içinden temin edilmiş olmasına bakılmaksızın, temin edilen bütün ürünler, satın alınmış malzeme olarak kabul edilip buna göre kontrol edilmelidir. Her iki durumda da şartlar aynı olmalıdır. Ancak, dışarıdan temin edilen malzemeler resmî bir sözleşmeye bağlandığı halde, kuruluş içinden temin edilen malzemeler iç düzen prosedürlerine ve kontrol sistemlerine göre tedarik edilir. Kuruluş içinden temin edilen ürünler için aşağıda bildirilen prosedürlerin bazıları basitleştirilebilir.

Satın alma, tedarikçiler ile ara yüzler arasındaki ilişkiler proje yönetimi tarafından ele alınacak şekilde planlanmalıdır.


21

Satın alma proseslerinin tamamlanması için yeterli zaman ayrılmalıdır. Teslim süresi uzun olan ürünlerin temininde olduğu gibi, potansiyel problemlerle ilgili planlama yapılırken tedarikçinin önceki performansı dikkate alınmalıdır.

Bu süre, taşeronların değerlendirilmesini, şartların taşeronlar tarafından incelenmesini ve sözleşmesinin gözden geçirilmesini içerir.

Yeterli satın alma kontrolünü sağlamak için, satın almanın ilerleme aşamaları satın alma planıyla karşılaştırılmalı ve gerekiyorsa düzeltici önlemler alınmalıdır. Gözden geçirmelerin sonuçları ilerleme değerlendirmelerinde girdi olarak kullanılmalıdır.

7.8.3 Satın alma şartlarının dokümantasyonu Satın alma dokümanları ürünü, ürün özelliklerini, uygun kalite yönetim kurallarını ve bununla ilgili dokümanları tanımlamalıdır. Bunlar ayrıca, satın alma sorumluluklarını, maliyetleri, ürün teslim tarihlerini, gerekiyorsa tetkik şartlarını ve taşeronun tesislerine girme hakkını da içermelidir. Müşteri isteklerinin satın alma dokümanlarında dikkate alınması sağlanmalıdır.

İhale dokümanları potansiyel taşeronlardan gelecek cevapların doğru, mukayese edilebilir ve tam olmasını kolaylaştıracak yapıda olmalıdır.

Satın alma dokümanları dağıtılmadan önce, ürünle ilgili şartların ve diğer hususların (satın alma sorumluluğu gibi) tam olarak belirlendiğini kontrol etmek için gözden geçirilmelidir.

Not - Daha fazla bilgi için ISO 9004:2000 Madde 7.4.1’e bakılabilir.

7.8.4 Tedarikçi değerlendirmesi Projenin tedarikçileri değerlendirilmelidir. Değerlendirmede, teknik tecrübe, tesis yeteneği, teslim tarihleri, kalite sistemi ve mali kararlılık gibi proje üzerinde etkisi olan bütün yönler dikkate alınmalıdır.

Proje kuruluşunda onaylanmış tedarikçilerin kaydı tutulmalıdır. Uygun olan durumlarda projeyi başlatan kuruluş tarafından da bir kayıt tutulabilir ve bu kayıt proje kuruluşuna bildirilebilir.

Not - Tedarikçi değerlendirmesi için ISO 9004:2000 Madde 7.4.2 ve Madde 8.4’e bakılabilir.

7.8.5 Sözleşme yapılması Proje kuruluşunda tedarikçilerle sözleşme yapılması için bir prosedür bulunmalıdır. Bu prosedürde projenin kalite yönetim sistemi şartlarıyla, uygun olan durumlarda, kalite politikası ve kalite hedeflerinin tedarikçiye bildirilmesi yer almalıdır.

İhale değerlendirilmesinde tedarikçinin şartnameden yaptığı sapmalar tanımlanmalı ve dikkate alınmalıdır. Sapmalar ve iyileştirme tavsiyeleri orijinal gözden geçirmeyi yapan ve şartları onaylayan birimler veya kuruluşlar tarafından gözden geçirilmeli ve onaylanmalıdır.

Tekliflerin maliyet yönünden değerlendirilmesi sadece tedarikçinin verdiği fiyata dayandırılmamalı; işletme maliyeti, bakım maliyeti, lisans ücretleri, nakliye, sigorta, gümrük vergileri, kur değişiklikleri, muayene, kalite tetkiki ve sapmaların çözümlenmesi gibi masraflar da göz önünde bulundurulmalıdır.

Sözleşme dokümanları, tedarikçiyle sözleşme öncesi yapılan müzakere sonuçlarını içerdiğinden emin olmak için kontrol edilmelidir.

Bir ürünün temini için sözleşme yapmadan önce, tedarikçinin kalite yönetim sistemi değerlendirilmelidir.

7.8.6 Sözleşme kontrolü Sözleşmenin kontrolü, sözleşmenin imzalandığı veya bir niyet mektubu gibi prensipte sözleşmenin imzalanacağı hakkında bir mutabakat sağlandığı zaman başlar. Zaman ve kayıt şartları da dahil olmak üzere sözleşme şartlarının karşılanmasını sağlayacak bir sistem uygulanmalıdır.

Sözleşmenin kontrolü, sözleşmeye ait uygun ilişkilerin oluşturulmasını ve bu ilişkilerden elde edilen çıktıların toplam proje yönetimi ile bütünleşmesini kapsamalıdır.


22

Tedarikçi performansı sözleşme şartlarını karşılama yönünden izlenmelidir. Bu izlemenin sonuçları ile mutabakat sağlanan işlemler tedarikçiye bildirilmelidir.

Sözleşme sona erdirilmeden önce bütün sözleşme şartlarının karşılandığı, onaylı tedarikçi kaydının güncelleştirilmesi için gerekli taşeron performansı bilgisinin alındığı doğrulanmalıdır.

8 Ölçme, analiz ve iyileştirme

8.1 İyileştirmeyle ilgili prosesler Bu madde, projeyi başlatan kuruluşun ve proje kuruluşunun projelerden neleri ve nasıl öğreneceği hakkında kılavuzluk sağlar.

Her iki kuruluş ölçüm sonuçlarını ve proje proseslerinden gelen verileri kullanmalı, böylece mevcut ve gelecekteki projelerde sürekli iyileştirme için düzeltici ve önleyici faaliyetleri ve kayıp önleme metotlarını (ISO 9004:2000 Madde 8.5) uygulamalıdır.

İyileştirmeyle ilgili prosesler aşağıda verilmiştir: - Ölçme ve analiz, - Düzeltici faaliyet, önleyici faaliyet ve kayıp önleme.

8.2 Ölçme ve analiz Projeyi başlatan kuruluş performansını iyileştirmek ve müşteri ile diğer ilgili tarafların memnuniyet seviyelerini yükseltmek için verilerin ölçülmesi, toplanması ve geçerli kılınması işlemlerinin etkili ve verimli olmasını sağlamalıdır.

Performans ölçümü örnekleri aşağıda verilmiştir: − Münferit faaliyetlerin ve proseslerin değerlendirilmesi, − Tetkik, − Kullanılan gerçek kaynakların, maliyetin ve zamanın orijinal tahminlerle karşılaştırılması, − Ürün değerlendirmeleri, − Tedarikçi performansının değerlendirilmesi, − Proje hedeflerine ulaşılması, − Müşteri ve diğer ilgili tarafların memnuniyeti.

Not - Daha fazla bilgi için ISO 9004:2000 Madde 8’e bakılabilir.

Proje kuruluşu yönetimi proje ürünündeki ve proseslerindeki uygunsuzluklara ve bunların giderilmesine ait kayıtların analiz edilerek öğrenmeye katkıda bulunmasını ve iyileştirme için veri temin etmesini sağlamalıdır. Proje kuruluşu müşteri ile birlikte uygunsuzluklara ait hangi kayıtların tutulması ve hangi düzeltici faaliyetlerin kontrol edilmesi gerektiğine karar vermelidir.

8.3 Sürekli iyileştirme

8.3.1 Projeyi başlatan kuruluşun yapacağı sürekli iyileştirme Projeyi başlatan kuruluş projelerden ders alınabilmesi için gereken bilgileri tarif etmeli, bilgilerin tanımlanması, toplanması, saklanması, güncelleştirilmesi ve geriye alınabilmesi için bir sistem kurmalıdır.

Projeyi başlatan kuruluş; projelerin bilgi yönetim sisteminin proje yönetim sistemini iyileştirecek şekilde projelerden alınacak bilgileri tarif etmek ve bunları toplamak için tasarlanmasını sağlamalıdır.

Projeyi başlatan kuruluş projelerde tanımlanmış olan önemli risklerin listesini tutmalıdır.

Projeyi başlatan kuruluş başlattığı diğer projelerde de ilgili bilgilerin kullanılmasını sağlamalıdır.

Projelerden alınması gereken dersler proje bilgilerinden çıkarılmalıdır. Buna müşteriden ve diğer ilgili taraflardan gelen geri besleme dahildir. Proje sicil kayıtları, uygun kapatma raporları, talepler, tetkik sonuçları, veri analizleri, düzeltici ve önleyici faaliyetler ve proje gözden geçirmeleri gibi kaynaklardan da bilgi alınabilir. Bu bilgiler kullanılmadan önce projeyi başlatan kuruluş tarafından doğrulanmalıdır.


23

Projenin sona erdirilmesinden hemen önce projeyi başlatan kuruluş proje performansının dokümante edilmiş bir gözden geçirmesini yapmalı, burada diğer projelerde kullanılabilecek tecrübeleri vurgulamalıdır. Proje yönetim planı gözden geçirmeler için çerçeve olarak kullanılmalıdır. Mümkünse bu gözden geçirmelere müşteriler ve diğer ilgili taraflar katılmalıdır.

Not - Uzun vadeli projelerde bilgi toplamanın daha etkili olması ve iyileştirmelerin zamanında yapılabilmesi için ara gözden geçirmeler yapılmalıdır.

8.3.2 Proje kuruluşunun yapacağı sürekli iyileştirme Proje kuruluşu; projeyi başlatan kuruluş tarafından projeden ders alınması için belirlenen şartları uygulayacak bir bilgi yönetim sistemi tasarlamalıdır.

Proje kuruluşu; projeyi başlatan kuruluşa verdiği bilgilerin tam ve doğru olmasını sağlamalıdır.

Proje kuruluşu; projeyi başlatan kuruluş tarafından kurulan yukarıdaki sistemden elde edilen bilgileri kullanarak iyileştirmeleri uygulamaya geçirmelidir.

Not - Daha fazla bilgi için ISO 9004:2000 Madde 8.5’e bakılabilir.

TÜRK STANDARDLARININ TELiF HAKKI TSE'YE AiTTiR. STANDARDIN BU NÜSHASININ KULLANIM iZNi TSE TARAFINDANKARAYOLLARI GENEL MÜDÜRLÜGÜ'A VERiLMiSTiR. BASILMA TARiHi: 18.05.2012TSE'DEN iZiN ALINMADAN STANDARDIN BiR BÖLÜMÜ/TAMAMI iLTiBAS EDiLEMEZ, ÇOGALTILAMAZ.


24

Ek A (Bilgi için)

Projelerdeki prosesler için akış şeması

Madde Alt madde Bent Proses Proses tarifi

5 Yönetimin sorumluluğu

5.2 Stratejik proses 5.2 Stratejik Kalite yönetim prensibinin uygulanmasına dayalı olarak kalite yönetim sisteminin kurulmasının ve uygulanmasının planlamasını içeren yön belirleyici proses

6 Kaynak yönetimi 6.1 Kaynakla ilgili prosesler

6.1.2 Kaynak planlanması Bütün ilgili kaynakların belirlenmesi, tahmin edilmesi, programlanması ve tahsis edilmesi

6.1.3 Kaynak kontrolü Gerçek kullanımın kaynak planlarıyla karşılaştırılması ve gerekli tedbirlerin alınması

6.2 Personelle ilgili prosesler

6.2.2 Proje organizasyon yapısının kurulması

Proje ihtiyaçlarına uyarlanmış bir proje organizasyon yapısının tarifi; projedeki rollerin, görevlerin ve sorumlulukların tesbiti

6.2.3 Personel tahsisi Proje ihtiyaçlarına uygun, yeterli sayıda ve özellikte personelin seçilmesi ve atanması

6.2.4 Ekip geliştirme Proje performansını yükseltmek üzere kişi ve ekip becerilerinin ve kabiliyetlerinin geliştirilmesi

7 Ürün gerçekleştirmesi

7.2 Karşılıklı bağımlılıkla ilgili prosesler

7.2.2 Projenin başlatılması ve proje planının geliştirilmesi

Müşteri ve diğer ilgili tarafların şartlarının değerlendirilmesi, bir proje planının hazırlanması ve diğer proseslerin başlatılması

7.2.3 Etkileşme Yönetimi Proje esnasındaki etkileşmenin yönetimi 7.2.4 Değişiklik Yönetimi Değişiklik tahmini ve bunun bütün proses süresince yönetilmesi 7.2.5 Projenin ve

proseslerin sona erdirilmesi

Proseslerin kapanması ve geri beslemenin elde edilmesi

7.3 Kapsamla ilgili prosesler

7.3.2 Kavram geliştirme Proje ürününün ne yapılacağının ana hatlarıyla tarif edilmesi

7.3.3. Kapsam geliştirme ve kontrolü

Proje ürün özelliklerinin ölçülebilir terimlerle dokümante edilmesi ve bunların kontrolü

7.3.4 Faaliyet tarifi Proje hedeflerine ulaşmak için gerekli faaliyetlerin ve basamakların tanımlanması ve dokümante edilmesi



25


7.3.5 Faaliyet kontrolü Projede yapılan gerçek işin kontrol edilmesi

7.4 Zamanla ilgili prosesler

7.4.2 Faaliyet bağımlılık planlaması

Proje faaliyetleri arasıdaki karşılıklı ilişkiler, mantıksal etkileşmeler ve bağımlılıkların tanımlanması

7.4.3 Süre tahmini Her bir faaliyet süresinin özel şartlar ve gerekli kaynaklar bakımından tahmin edilmesi,

7.4.4 Program geliştirme Proje zaman hedeflerinin, faaliyet bağımlılıklarının ve bunların sürelerinin genel ve ayrıntılı bir program çerçevesi olarak ilişkilendirilmesi

7.4.5 Program kontrolü Proje faaliyetlerinin gerçekleştirilmesinin, teklif edilen programın tayin edilmesi veya gecikmenin telafi edilmesine yönelik faaliyetlerin kontrol edilmesi

7.5 Maliyetle ilgili prosesler

7.5.2 Maliyet tahmini Proje için maliyet tahminlerinin geliştirilmesi

7.5.3 Bütçe hazırlama Maliyet tahmininden elde edilen sonuçların proje bütçesinin hazırlanmasında kullanılması

7.5.4 Maliyet kontrolü Maliyetlerin ve proje bütçesinden sapmaların kontrol edilmesi

7.6 İletişimle ilgili prosesler

7.6.2 İletişim planlaması Projenin bilgi ve iletişim sistemlerinin planlanması

7.6.3 Bilgi yönetimi Proje kuruluşu personeline ve diğer ilgili taraflara gerekli bilgilerin sağlanması

7.6.4 İletişim kontrolü Planlanan iletişim sistemine göre iletişimin kontrol edilmesi

7.7 Riskle ilgili prosesler

7.7.2 Risk tanımlama Projedeki risklerin tayin edilmesi

7.7.3 Risk tahmini Projedeki risk olaylarının oluşma ihtimalinin ve risk olaylarının proje üzerindeki etkisinin değerlendirilmesi

7.7.4 Risk muamelesi Risklere karşı koymak için planlar geliştirilmesi 7.7.5 Risk kontrolü Risk planlarının uygulanması ve güncelleştirilmesi

7.8 Satın alma ile ilgili prosesler

7.8.2 Satın alma planlanması ve kontrolü

Neyin, ne zaman satın alınacağının tanımlanması ve kontrol edilmesi

7.8.3 Satın alma şartlarının dokümantasyonu

Ticarî şartlar ve teknik şartların toplanması



26


7.8.4 Tedarikçi değerlendirmesi

Ürünleri temin etmek için hangi tedarikçilerin seçileceğinin değerlendirilmesi ve tayin edilmesi

7.8.5 Taşerona verme Teklif verme, teklif değerlendirme hazırlık ve sözleşmenin verilmesi için davetiye çıkarılması

7.8.6 Sözleşme kontrolü Tedarikçilerin performansının sözleşme şartlarını karşılanmasının sağlanması

8 Ölçme, analiz ve iyileştirme

8.1 İyileştirmeyle ilgili prosesler

8.1 İyileştirme Projeyi başlatan kuruluşun ve proje kuruluşunun projelerden nasıl ders alması gerektiğini gösterir.

8.2 Ölçme ve analiz 8.2 Ölçme ve analiz Sürekli iyileştirme için veri ölçümü, toplanması ve doğrulanmasını gösterir.

8.3 Sürekli iyileştirme 8.3.1 Projeyi başlatan kuruluş tarafından yapılacak sürekli iyileştirme

Proje proseslerinin sürekli iyileştirilmesi için projeyi başlatan kuruluş tarafından yapılacak işlemler

8.3.2 Proje kuruluşu tarafından yapılacak sürekli iyileştirme

Proje proseslerinin sürekli iyileştirilmesi için Proje kuruluşu tarafından yapılacak işlemler



27

Kaynaklar [1] ISO 9001:2000, Quality management systems — Requirements

[2] ISO 10005:1995, Quality management — Guidelines for quality plans TS ISO 10005: Kalite Yönetimi - Kalite Plânları İçin Kılavuz

[3] ISO 10007:2003, Quality management systems — Guidelines for configuration management TS EN ISO 10007: Kalite Yönetimi - Konfigürasyon Yönetimi İçin Kılavuz

[4] ISO/TR 10013:2001, Guidelines for quality management system documentation TS ISO 10013: Kalite El Kitabı Hazırlama Kılavuzu

[5] ISO/TR 10014:1998, Guidelines for managing the economics of quality TS ISO/TR 10014: Kalitenin Ekonomisinin Yönetimi İçin Kılavuz

[6] ISO 10015:1999, Quality management — Guidelines for training

[7] ISO/TR 10017:2003, Guidance on statistical techniques for ISO 9001:2000

[8] ISO 19011:2002, Guidelines for quality and/or environmental management systems auditing

[9] ISO/IEC 12207:1995, Information technology — Software life cycle processes

[10] ISO/IEC 170001), Conformity assessment — General vocabulary

[11] ISO/IEC Guide 73:2002, Risk management — Vocabulary — Guidelines for use in standards

[12] IEC 60300-3-3:1996, Dependability management — Part 3: Application guide — Section 3: Life cycle costing

[13] IEC 60300-3-9:1995, Dependability management — Part 3: Application guide — Section 9: Risk analysis of technological systems

[14] IEC 62198:2001, Project risk management — Application guidelines

TS_ISO_10006

Documents

Transcript of TS_ISO_10006