San José, 08 de enero de 2003

Modelo de asesoría en requeimientos y seguridad para traslados de archivos a diferentes instalaciones

DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL

DEPARTAMENTO SERVICIOS ARCHIVISTICOS EXTERNOS

ASESORIA MODELO EN REQUERIMIENTOS Y SEGURIDAD PARA TRASLADOS DE ARCHIVOS A DIFERENTES INSTALACIONES

ELABORADO POR:

MELLANY OTÁROLA SÁENZ

2016

Tabla de contenidos

CAPITULO I: GENERALIDADES3

1.1.Justificación3

1.2.Objetivo General3

1.3.Objetivos Específicos3

1.4.Marco Legal3

1.5.Requisitos3

CAPITULO II: ASPECTOS PREVIOS A TOMAR EN CUENTA PARA EL TRASLADO DE ARCHIVOS.4

2.1 Selección de las instalaciones4

2.2 Mejoras a las nuevas instalaciones5

2.3. Pasos a seguir para iniciar el traslado5

CAPÍTULO III: REQUERIMIENTOS TÉCNICOS Y DE SEGURIDAD PARA EL TRASLADO6

3.1. Preparación de la documentación6

3.2. Desmontaje y montaje del mobiliario6

3.3. Características de las zonas de carga y descarga y de los vehículos utilizados para el traslado de los documentos7

3.4. Traslado de la documentación7

3.5. Descarga y acomodo de la documentación8

CAPÍTULO IV: GLOSARIO8

Anexos13

Anexo n° 113

Anexo n° 214

CAPITULO I: GENERALIDADES

1.1. Justificación

En cumplimiento del artículo 11 de la Ley N° 7202, inciso e), en el cual se indica que una función de la Junta Administrativa del Archivo Nacional es:

“e) Establecer las políticas archivísticas del país y recomendar estrategias para un adecuado desarrollo al Sistema Nacional de Archivos”.

Además, en el artículo 42, incisos d) y e) de la supracitada ley, se señala como funciones de los archivos centrales los siguientes:

d) Velar por la aplicación de políticas archivísticas y asesorar técnicamente al personal de la institución que labore en los archivos de gestión.

e) Colaborar en la búsqueda de soluciones para el buen funcionamiento del archivo central y de los archivos de gestión de la entidad

En este sentido, se elabora un modelo de requerimientos técnicos y de seguridad para el traslado de archivos a diferentes instalaciones, con el fin de brindar una solución práctica al Sistema Nacional de Archivos, ante la necesidad de trasladar un depósito documental o un archivo completo a una nueva sede.

1.2. Objetivo General

Normalizar la secuencia de actividades para el traslado de documentos de un depósito documental o sede hacia nuevas instalaciones.

1.3. Objetivos Específicos

· Garantizar la preservación de los documentos durante el proceso de cambio hacia un nuevo depósito documental o una nueva sede.

· Establecer los requerimientos técnicos y de seguridad para el traslado de documentos.

1.4. Marco Legal

· Ley del Sistema Nacional de Archivos, N° 7202

· Reglamento de la Ley N° 7202, Decreto N° 24023-C

1.5. Requisitos

a. Todo traslado, debe hacerse bajo la dirección del archivista o el encargado del archivo central de la institución.

b. El personal involucrado debe contar con los insumos de seguridad, estipulados por la Oficina o Comisión de Salud Ocupacional de la institución.

c. La adquisición de bienes y servicios requeridos para el traslado tales como: locales, transporte, mantenimiento, desmote y montaje de mobiliario de archivo, insumos, entre otros, debe solicitarse al área correspondiente con el tiempo suficiente para su ejecución.

d. Los nuevos espacios donde se adecue un Archivo Central deben contar con las siguientes áreas:

· Área administrativa,

· Área de consulta y

· Área de depósito

La primera área es destinada para que el encargado y personal del Archivo Central puedan realizar las labores archivísticas que les competen, la segunda, para que los usuarios consulten los documentos que solicitan y la tercera para custodiar y conservar adecuadamente los documentos de la institución.

El depósito documental deberá contar con las condiciones de infraestructura que protejan los documentos cumpliendo con las condiciones establecidas en el artículo 71 del Reglamento de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos.

e. La limpieza de los documentos debe realizarse según el “Protocolo de limpieza para archivos” Ver anexo n°1.

f. Debe contar con una autorización o aprobación del jerarca institucional o superior administrativo (dependiendo de la complejidad de la organización), que avale el traslado del depósito documental o el archivo.

CAPITULO II: ASPECTOS PREVIOS A TOMAR EN CUENTA PARA EL TRASLADO DE ARCHIVOS.

2.1 Selección de las instalaciones

Seleccionar el nuevo depósito documental o una sede del archivo tomando en cuenta lo siguiente:

a. Medición del volumen y cantidad total de la documentación a trasladar, tipo de unidades de almacenamiento (estantería) y la ubicación actual y cualquier otra información que permita controlar el movimiento y reubicación.

b. Determinar el mobiliario de archivo a trasladar indicando tipo de mobiliario, medidas, ubicación actual, número de placa de inventario de activos y cualquier otra información que permita controlar el movimiento y reubicación.

2.2 Mejoras a las nuevas instalaciones

Determinar si el nuevo depósito documental o la nueva sede requiere de trabajos de mantenimiento para su debido uso, esto en el caso de instalaciones que han sido previamente utilizadas con otros propósitos y no como un depósito documental o un archivo.

a. Solicitar las modificaciones del local que va a albergar el archivo, según los requisitos de conservación, procesos archivísticos y servicios, si se requiere, en apego a lo establecido en la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivo y su Reglamento.

b. El área de mantenimiento o competente efectuará las modificaciones o reparaciones requeridas para la adecuación de la nueva sede, minimizando los factores de riesgo de conservación de la documentación.

c. El área de Tecnologías de la Información y Comunicación adecuará previamente los puntos de red, así como aquellos otros requerimientos tecnológicos para el normal funcionamiento de los servicios del archivo.

d. El archivista y personal competente (ingeniero civil, ingeniero eléctrico, entre otros) realizarán una inspección a las nuevas instalaciones para verificar las modificaciones y reparaciones, con el fin de aprobar su funcionamiento.

IMPORTANTE: Este apartado debe obviarse, si las nuevas instalaciones, desde su diseño fueron destinadas para un archivo.

2.3. Pasos a seguir para iniciar el traslado

a. Requerir a las dependencias competentes la adquisición de bienes y servicios requeridos para los traslados.

b. Solicitar apoyo logístico al Área de Proveeduría para hacer los trámites requeridos por inventarios de activos para movilizar el mobiliario.

c. Hacer un diagrama de distribución de las unidades de instalación y dentro de éstas, la distribución de las unidades de almacenamiento.

d. Hacer cronograma del traslado.

CAPÍTULO III: REQUERIMIENTOS TÉCNICOS Y DE SEGURIDAD PARA EL TRASLADO

3.1. Preparación de la documentación

a. Numerar de manera secuencial todas las unidades de almacenamiento (cajas de archivo), en caso de que dichas unidades no presenten esta numeración.

b. Numerar los estantes y otras unidades de instalación, en el caso de traslado de mobiliario de archivo.

c. Se debe fumigar el mobiliario y unidades de almacenamiento del archivo.

d. Hacer la limpieza del actual depósito, mobiliario y unidades de almacenamiento del archivo previo al embalaje siguiendo el “Protocolo de limpieza para archivos” Ver anexo n°1.

e. Se debe empacar las unidades de almacenamiento (cajas) en orden consecutivo, en contenedores rígidos e impermeables[footnoteRef:1]. Las cajas nunca deben ir sueltas directamente en el camión o furgón, para evitar movimientos, golpes, suciedad o deterioro durante el traslado. Ver anexo n°2. [1: Se recomienda utilizar cajas plásticas con tapa rígidas, donde se puedan almacenar de 2 a 3 cajas de archivo. ]

f. Cada contenedor debe ir identificado con un número consecutivo y los rangos de las cajas que contiene. Ver anexo n°2.

g. Para el embalaje de planos, se deben utilizar carpetas rígidas (cara contra cara), aislando los planos de las superficies con cartulina bristol blanca, papel bond o ledger blanco y posteriormente debe envolverse en plástico de burbuja, para prevenir el movimiento de los planos y proteger de la humedad, suciedad o deterioro. Ver anexo n°2.

h. Cada uno de los paquetes de los planos deben ir identificado con un número consecutivo y la cantidad de planos. Ver anexo n°2.

3.2. Desmontaje y montaje del mobiliario

Se debe establecer si se va reutilizar la estantería en el nuevo depósito documental o archivo, o si se comprará estantería. En el primer caso, se debe tomar en cuenta lo siguiente:

a. Si corresponde, se debe verificar con antelación los inventarios de activos y la autorización de salida de dichos activos.

b. El desmontaje y montaje de la estantería debe corresponder al orden en que se va a ser ensamblada en las nuevas instalaciones, según el Diagrama de distribución para el amueblamiento, previamente establecido.

c. En todos los casos debe comprobarse la nivelación de los pisos en los locales en los que se va armar la estantería.

d. Previo al traslado de la documentación, la estantería debe estar armada en el nuevo local y debe haberse sometido a limpieza.

3.3. Características de las zonas de carga y descarga y de los vehículos utilizados para el traslado de los documentos

a. Se debe destinar una zona de carga y descarga limpia y libre de residuos.

b. Si las zonas de carga y descarga están al aire libre, se deben cubrir con carpas, de tal forma que las operaciones queden completamente protegidas de las inclemencias atmosféricas.

c. Los vehículos destinados para el traslado deben disponer de piso antideslizante y forros metálicos en su interior.

d. Las dimensiones de los vehículos deben permitir su arribo lo más cerca posible al acceso de los depósitos de carga o descarga.

3.4. Traslado de la documentación

a. Se debe establecer el destino, la (s) fecha(s) y hora exacta del traslado del mobiliario y de la documentación con previa aprobación del jerarca institucional o superior administrativo (dependiendo de la complejidad de la organización), y por ende, debe comunicarse al personal involucrado.

b. Se debe elaborar un inventario, que permita el control de los contenedores trasladados.

c. Los contenedores se deben cargar en el camión o furgón de derecha a izquierda y de abajo hacia arriba, de modo que el contenedor con el número menor se localice al fondo del camión y el contenedor con el número mayor en el frente y arriba.

d. El traslado debe ir acorde al cronograma establecido, y se debe evitar en cualquier caso aglomeraciones o apilamientos de los contenedores en el lugar de carga y descarga.

e. Los responsables del traslado deben definir la ruta de viaje y los horarios más apropiados. Los transportistas no podrán desviarse de la ruta establecida, ni podrán detenerse a lo largo de la ruta sin permiso de los responsables del traslado de la documentación.

f. Durante el traslado no se debe abrir ningún contenedor. Si cae y los documentos se esparcen, se debe avisar inmediatamente a un miembro del personal del archivo.

g. Los furgones o camiones deben ir cerrados durante el traslado.

h. Los contenedores deben sujetarse dentro del vehículo de transporte para prevenir eventuales caídas.

i. Se debe garantizar la comunicación permanente entre los vehículos y los puntos de carga y descarga para solucionar cualquier eventualidad.

3.5. Descarga y acomodo de la documentación

Se debe descargar los contenedores de los vehículos, verificando con el inventario elaborado para el control de los contenedores trasladados.

En caso necesario, la zona de descarga debe prepararse con estivas plásticas, organizadas por secciones, dejando corredores de acceso para fácil ubicación y manipulación de los documentos.

La descarga se realiza siguiendo estrictamente el orden inverso de aquél en que fueron estibados los contenedores, de tal forma que en las filas de los contenedores la numeración menor quede arriba de la mayor y puedan ser reubicadas en orden numérico secuencial.

Las cajas con documentos deben ser desempacadas de los contenedores.

Las cajas se colocarán en la estantería, teniendo en cuenta el diseño preestablecido y siguiendo el orden numérico secuencial, de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo dejando la primera caja en la parte superior izquierda, conforme se lee un párrafo de un libro.

CAPÍTULO IV: GLOSARIO

Acceso a la información: Se refiere a la seguridad de facilitar a los usuarios internos y externos la información que necesitan en el momento oportuno de manera ágil, eficiente y eficaz.

Archivo central: Es la unidad que centraliza la documentación generada por todas las unidades de una entidad y que ya ha cumplido con el trámite administrativo que le dio origen.

Archivos de gestión: Archivo de las unidades ejecutoras de una entidad.

Condiciones medioambientales: se refiere a los agentes ambientales directamente relacionados con la conservación de los documentos tales como la humedad, la luz, la temperatura y la polución.

Conservación documental: Es el conjunto de acciones que tienen como objetivo evitar, detener o reparar el deterioro y daños sufridos por los documentos, y las medidas necesarias para asegurar su perdurabilidad en el tiempo. Tiene dos elementos importantes que son la restauración y la preservación.

Conservación preventiva de documentos: Definida como conservación indirecta, es el grupo de acciones indirectas de conservación que se ocupan de prevenir, frenar y controlar el deterioro de los bienes documentales. Estas acciones son el monitoreo y control del medioambiente, manipulación de los documentos, almacenamiento, control de plagas, preparación ante desastres y reprografía.

Contenedores: Un contenedor es un recipiente de carga para el transporte aéreo, marítimo o terrestre. Las dimensiones del contenedor se encuentran normalizadas para facilitar su manipulación. Es un embalaje cuyas dimensiones y material permiten transportar objetos voluminosos o pesados.

Cronograma de transferencias: Documento que recoge la planificación anual del número de transferencias a realizar por cada subsistema archivístico y por las unidades organizativas, así como los periodos de tiempo en que se deben llevarse a cabo.[footnoteRef:2] [2: Cruz Mundet, JR. (2011). Diccionario de Archivística. Editorial Alianza]

Descripción documental: Es el medio utilizado por el archivista para obtener la información contenida en los documentos y ofrecerla a los interesados en ella. La descripción debe ser exacta, suficiente y oportuna, de manera que la información que ofrezca permita a los usuarios definir si ese documento le es útil o no. Debido a los elementos que debe contener la descripción documental, esta también puede facilitar la ubicación de los documentos que el usuario solicita.

Dispositivos de transporte: Son aquellos medios o mecanismos utilizados para el movimiento horizontal de los materiales embalados, en el trayecto desde los depósitos de los archivos al vehículo de mudanza y desde éste al depósito nuevo.

Documento de archivo: Es una expresión testimonial, textual, gráfica, manuscrita o impresa, en cualquier lenguaje natural o codificado, así como en cualquier soporte: sonoro, en imagen o electrónico; que ha sido producida o recibida en la ejecución, realización o término de las actividades institucionales y que engloba el contenido, el contexto y la estructura permitiendo probar la existencia de esa actividad.

Eliminación de Documentos: es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.

Embalaje: son todos los materiales, procedimientos y métodos que sirven para acondicionar, presentar, manipular, almacenar, conservar y transportar la documentación. El embalaje debe satisfacer tres requisitos: ser resistente, proteger y conservar el producto (impermeabilidad e higiene). Adicionalmente debe informar sobre sus condiciones de manejo y composición básicamente.

Expediente: conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

Fechas extremas: se trata de las fechas del documento más antiguo y de la del más reciente de una agrupación documental o unidad de descripción, expresadas mediante la fórmula de año o mediante la más completa año, mes y día.[footnoteRef:3] [3: Ibídem]

Fondo documental: Es la totalidad de documentos custodiados por una oficina, organización o persona.

Gestión Documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Listas de remisión: Lista con el contenido de todos y cada uno de los documentos.

Normalización documental: Busca establecer, frente a problemas existentes, disposiciones orientadas a usos frecuentes y repetidos en un contexto dado, con el fin de alcanzar un nivel de orden y calidad óptimo.

Ordenación documental: Consiste en unir un conjunto de documentos relacionándolos unos con otros de acuerdo con una unidad de orden establecida de antemano.

De acuerdo con el Diccionario de Archivística del José Ramón Cruz Mundet, la ordenación es:

Operación archivística integrada en la organización de fondos, que consiste en relacionar unos elementos con otros de acuerdo con un criterio establecido de antemano bien sea la fecha, las letras del alfabeto o los números. La ordenación se aplica sobre diversos elementos o en diferentes niveles como pueden ser las agrupaciones o en diferentes niveles como pueden ser las agrupaciones documentales (los documentos, los expedientes, las series, etc.) o las unidades de instalación. Los documentos se ordenan en el seno de los expedientes siguiendo una lógica de su tratamiento que, por lo general, coincide con su secuencia cronológica.

Por su parte, las series y las demás agrupaciones documentales (subfondos o sección, al menos) se ordenan teniendo en cuenta la jerarquía y, cuando ésta no es evidente, siguiendo el criterio más adecuado a sus características.

Los métodos de ordenación dependen del criterio establecido: pueden ser las letras del abecedario (alfabético), las fechas de los números (cronológico), la secuencia de los números (numérico), la combinación de varios de ellos (por ejemplo el alfanumérico), a continuación el detalle:

· Ordenación cronológica: el criterio ordenador empleado por este método es la fecha de los documentos, siguiendo los tres componentes de la misma de mayor a menor: el año, el mes y el día. Comenzando por el año más remoto, los elementos se suceden hasta la fecha más reciente, dentro de cada año por meses y dentro de éstos por días. Si se desconoce el día, el elemento se coloca al final del mes, si es éste la incógnita se sitúa al final del año, y desconociendo este último se ubica al final de la década o del siglo correspondiente. Es el método más difundido, especialmente para ordenar los documentos dentro de los expedientes, por cuanto en principio el cronológico coincide casi siempre con el orden lógico de la tramitación administrativa.

· Ordenación alfabética: utiliza las letras del abecedario como criterio de ordenación, y su posición en la palabra o fase sobre la que se basa. Así cuando se consideran nombres de personas (método onomástico), se ordenan poniendo el primer apellido, seguido del segundo y el nombre propio. Si se consideran los nombres de lugar (método geográfico o toponímico), se ordenan según su jerarquía espacial comenzando por las agrupaciones mayores y terminando por los menores. Si no es factible discernir tal jerarquía, se sigue el orden alfabético de los toponímicos.

· Ordenación numérica: establece la ordenación de los documentos siguiendo la serie de los guarismos[footnoteRef:4] desde el uno en adelante, o agrupaciones de estos por bloques. [4: Cada uno de los signos o cifras arábigas que expresan una cantidad.]

· Ordenación alfanumérica: consiste en la combinación de letras y números para componer los códigos de ordenación.

Plan de Transferencias: Es la programación preparada por el Archivo Central, para realizar los traslados de documentos de los archivos de gestión al archivo central y que debe ser difundida y acatada por los responsables del proceso para la correcta aplicación de las Tablas de Retención Documental, TRD.

Política archivística: Conjunto de orientaciones o directrices para producir y gestionar documentos auténticos, fiables y utilizables, capaces de sostener las funciones y actividades de las organizaciones y de los individuos durante tanto tiempo como sea necesario, y de servir como memoria y fuente para la historia. Incluye el establecimiento de un marco normativo, así como la dotación de los medios materiales y humanos necesarios para el desarrollo. La política archivística debe ser adoptada al más alto nivel de decisión y promulgada, comunicada e implementada en todos los niveles de una organización.

Producción documental: es la creación de un documento a partir del cumplimiento de las funciones de la organización, con fin de darle trámite administrativo.

Sistema Institucional de Archivos: Es el conjunto de archivos de gestión de una entidad que se encuentran regulados por una unidad rectora denominada archivo central.

Tipo documental: Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de sus funciones, cuyo, formato, contenido y el soporte son homogéneos. Puede presentarse en forma individual (carta, circular) o compuesto (expediente, acta, licitación).

Transferencia: Procedimiento por el que los documentos se remiten o trasladan entre fases de archivo a lo largo de si ciclo de vida, como resultado de la valoración, en la que se establecen, para cada serie, los plazos de permanencia en cada una de las fases. La transferencia se realiza en los plazos señalados en el calendario de transferencias e implica el traslado físico, así como la responsabilidad de su custodia.[footnoteRef:5] [5: Cruz Mundet, JR. (2011). Diccionario de Archivística. Editorial Alianza]

Unidades de almacenamiento de instalación: para referirnos a los estantes, archivadores o muebles para archivo.

Unidades de almacenamiento generales: Contenedores en los que se almacenan otras unidades Ejemplo: una caja de archivos es una unidad general cuando contiene carpetas.

Anexos Anexo n° 1

Protocolo de limpieza para archivos

Objetivo: Garantizar la conservación documental y proteger la salud de los trabajadores de los archivos.

Limpieza del local:

1. El personal de servicios generales designado para la limpieza, debe utilizar los elementos necesarios de protección como guantes, prendas de protección o delantales, gorro y mascarilla para la protección.

2. Para el piso, la limpieza se debe efectuar con una aspiradora, para evitar levantar polvo. No se recomienda usar escoba, ya que puede esparcir el polvo a los documentos. En el caso de no contar con una aspiradora, se puede utilizar trapeador levemente húmedo y pasarlo en zig-zag, iniciando en la zona menos sucia a la que presenta mayor suciedad; no utilizar detergentes, ni blanqueadores.

3. Para las paredes, mobiliario y demás elementos, lo ideal es el uso de aspiradora; sin embargo en caso de no contar, utilizar un paño de algodón siempre SECO y pasarlo del área menos sucia a la más sucia.

4. Las mesas de trabajo se pueden limpiar con agua y detergente y finalmente con alcohol antiséptico.

5. Los elementos de limpieza (paños, trapeadores, entre otros) que se utilizan en la rutina de limpieza deben ser custodiados fuera de los archivos, ya que pueden propagar microorganismos contaminantes.

6. Los desechos generados posteriores a la limpieza, deben ser depositados en bolsas plásticas; lavar los basureros con detergente y evitar vaciar desechos de un recipiente a otro.

Limpieza de la estantería:

1. La limpieza de las unidades de conservación debe hacerse siempre en SECO; lo ideal es hacerla con aspiradora y superficialmente. Nunca se debe aplicar algún tipo de producto o agua directamente sobre la caja.

2. Con la boquilla de la aspiradora, provista con su respectivo cepillo, aspirar externamente la caja que se encuentra en la estantería o sobre las mesas, teniendo presente de no causar fricciones ni succionar partes debilitadas de las unidades de almacenamiento.

Anexo n° 2

Contenedores de plástico para almacenar las cajas de documentos.

Contenedores de plástico almacenados en el vehículo de traslado.

Carpetas de cartón para almacenar los planos o mapas

Plástico burbuja para envolver las carpetas con los planos o mapas

Posteriormente, las carpetas de cartón deben envolverse en plástico burbuja para ser transportadas.

Página 2 de 16