簡報與表達實戰工作坊(Part1)

2014/4/7中華民國國際演講協會

北區教育訓練主席劉基欽

現任中華民國國際演講協會 北區教育訓練主席喜洋洋中文國際演講協會 會員

經歷中華民國國際演講協會 J部總監/教育副總監/秘書中華民國國際演講協會 講師團教育副主席中華民國國際演講協會 J1區總監/F1區 教育副總監喜洋洋中文國際演講協會 會長/教育副會長/公關副會長昇來英文國際演講協會 財務長/網路長13年 國際演講協會 春季大會 國語即席演講比賽主持人11年 國際演講協會 秋季大會 國語教育訓練 講師10年 國際演講協會 秋季大會 國語教育訓練 講師09年 臺北市金口盃兒童英語演講比賽 評審09年 傑出分區區總監獎08年 傑出分會會長獎07年 國際演講協會 春季大會 閉幕典禮主持人07年 國際演講協會 時報編輯07年 外國人國台語演講比賽評審06年 全國國語講評比賽亞軍

劉基欽chichinliu@gmail.comhttp://chichinliu.blogspot.comhttp://businessmodel.tw

講師簡介

莊士勇

現職：千督管理顧問有限公司 首席講師

社團：台灣戰略突破(股) 資深顧問

社團：德明財經科技大學行銷系 溝通與表達技巧 講師

社團：Career就業情報 特約講師

經歷：中華民國國際演講協會 講師團主席

中華知識管理應用協會 教育中心主任

經歷：展頡知識管理顧問公司 教務長

艾倫維妮文理語文補習班 班務主任

經歷：台北市私立開平高級中學 註冊組長/教師

認證：美國國際專案管理協會 PMP國際專案管理師

專長：專案管理、人際關係、溝通表達、專題演講、演說訓練、活動管理

座右銘：用心工作．專心玩樂．放心生活

steven97@ms19.hinet.net

0910879469

講師 簡介

中華民國國際演講協會• 國際演講會於1924年成立，總部設於

美國，台灣地區總會於1955年成立• 專為訓練會員演講技巧與領導能力的

非營利性組織• 台灣有 129 個分會，使用語言有英語 、

日語、國語、閩南語、客語，會友散佈各行各業

• 每次例會演練包括「講笑話訓練」、「即席問答訓練」、「指定演講訓練」、「個別講評訓練」、「總主持人訓練」、「總講評訓練」等

Source:http://img.wallpaperstock.net:81/silver-mic-wallpapers_17586_2560x1920.jpg

1.聽眾分析(Analyze)1.聽眾分析(Analyze)

2.簡報規劃(Plan)

2.簡報規劃(Plan)

3.簡報設計(Design)

3.簡報設計(Design)

4.簡報表達(Present)

4.簡報表達(Present)

簡報與表達實戰工作坊架構

�目標聽眾是誰?�要達到什麼目的？�……

�主要觀點是?�如何建立邏輯架構？�……

�簡報設計原則是?�如何簡化PPT訊息…

�雙向溝通所需的應答技巧

版面

圖形 文字 色彩

•Ps

•Qs

大綱一、從失敗中學習二、聽眾分析

1.需要瞭解聽眾些什麼？2.瞭解聽眾需求的方式與演練

三、簡報規劃1.便利貼方法簡介2.便利貼方法流程與演練

四、結論

一、從失敗中學習

7

扶輪社演講

Source:http://upload.wikimedia.org/wikipedia/zh/0/06/Rotary_Emblem.gif

詢問窗口與上網瞭解扶輪社

聯絡窗口 某某扶輪社網站

“當我準備發言時，總

會花三分之二的時間琢

磨人們想聽什麼？而只

用三分之一的時間考慮

我想說什麼。”

Source:http://image.wangchao.net.cn/baike/1256090448125.jpg

亞伯拉罕·林肯（Abraham Lincoln）第16任美國總統

尋找演講的甜蜜點

你想/

可以講

聽眾

想聽的

好的演講者是在聽眾的需求中看到自已的責任

二、聽眾分析

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第一層次 聽眾背景分析No 分析構面 影響演講層面

1 人數多少 直接影響視覺道具的使用及肢體動作等

2 年齡範圍 遣詞用字、案例說明

3 教育程度 提供訊息的知識內涵深與淺的問題

4 性別 理性訴求 (男生) vs 感性訴求 (女生)

5 所屬組織 尋找共同點/共同的興趣

1.需要瞭解聽眾些什麼？

第二層次 聽眾心理分析No 分析構面 影響演講層面

1 既有認知 聽眾相信並知道的事情。演講若與聽眾不一致，或許可能會造成一些阻力。 影響演講內容

2 態度 對講題或演講者本身的喜好。影響演講方向與內容

3 價值觀 影響演講的內容

4 需求 影響演講方向與內容

置之

不理

訪談

窗口

設身處地

訪談

聽眾

資訊量的多寡

2.瞭解聽眾需求的方式

少 多

透過同理心圖協助您設身處地思考聽眾需求• 由XPLANE公司所開發的工具• 主要是協助我們透過視覺化地思考，了解

聽眾所的處環境、可能行為及其在意與渴望之事

資料來源：XPLANE

痛苦•恐懼•挫折•障礙

她聽到的是什麼？•她的朋友都說什麼？•老闆都說什麼？•影響者都說什麼？

她的想法和感覺是什麼？•什麼是她最關注的問題？•憂慮與期望 她看到的是

什麼？•環境•朋友•市場上能提供什麼她是怎麼說？

又是怎麼做？•公開的態度•外在表現•行為

獲得•願望和需求•成功的衡量標準•障礙

同理心圖(Empathy Map)

資料來源：XPLANE

痛苦

她聽到什麼？

她有什麼想法和感受？

她看到什麼？

她說和做什麼？

獲得

範例：外地到屏東旅遊的乘客在屏東市區亂逛有什麼紀念價值的產品?

看看要買那些紀念品回家，要送給那些親友呢？

詢問在地人有什麼伴手禮

用手機查詢當地有什麼紀念品可買

在市區都看不到什麼紀念品店

找不到紀念品店？

聽朋友說屏東大多是客家人

屏東有什麼紀念品店呢？

網路上關於屏東紀念品店的資訊很少

屏東人的步伐似乎都不快

要買多少紀念品呢？該送給誰呢

聽朋友說客家的藍染還不錯

想要知道屏東有那些紀念品店想知道如何可以找到這些紀念品店想知道親友喜歡那些紀念品

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請想像下次月會，商管部部長請您

導讀「TED Talk 十八分鐘的祕密」

這本書，您在思考簡報內容應該談

些什麼，才能滿足會內聽眾需求?

演練1：利用同理心圖挖掘聽眾需求

步驟1.設定欲同理之聽眾

(1).設定欲同理之聽眾(2).設定欲同理之聽眾所處的情境

情境設定表1.目標聽眾(設定目標聽眾)

行雲會會友 A先生

2.設定情境(描寫/繪目標聽眾所處的特定情境)

A先生是位專職投資人，常常有機會聽到創業家的投資簡報，然而，自已上台的機會卻相對較少，另外，世昌也是個求好心切的人，常常在準備行雲會導讀活動時，會大量閱讀多本相關書籍。

步驟2.腦力激盪其聽、看、說、想

歸納類似想法並找出矛盾點

資料來源：XPLANE

痛苦

她聽到什麼？

她有什麼想法和感受？

她看到什麼？

她說和做什麼？

獲得

範例：外地到屏東旅遊的乘客在屏東市區亂逛有什麼紀念價值的產品?

看看要買那些紀念品回家，要送給那些親友呢？

詢問在地人有什麼伴手禮

用手機查詢當地有什麼紀念品可買

在市區都看不到什麼紀念品店

找不到紀念品店？

聽朋友說屏東大多是客家人

屏東有什麼紀念品店呢？

網路上關於屏東紀念品店的資訊很少

屏東人的步伐似乎都不快

要買多少紀念品呢？該送給誰呢

聽朋友說客家的藍染還不錯

想要知道屏東有那些紀念品店想知道如何可以找到這些紀念品店想知道親友喜歡那些紀念品

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步驟3.根據聽、說、做、想，思考其痛苦點

步驟4.根據痛苦點思考準備方向

1.參與腦力激盪人員，愈多元人數愈多愈好，因為這樣不會因為人數少，而有偏頗狀況發生

2.設定的情境很重要，為求嚴謹可以多設想一、二個目標族群常見的情境！

同理心圖使用注意事項

小結

• 好的演講者是在聽眾的需求中看到自已的責任

• 光是瞭解聽眾人數、職業別、教育程度是不夠的

• 透過同理心圖，可以彌補對聽眾的需求掌握不足的問題

三、簡報規劃

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請問您平常準備導讀簡報

的方式為何？

只要擁有以下工具

1.便利貼方法簡介• 方法說明

– 透過簡單的工具”便利貼”，來協助準備演講或簡報的架構與內容的方法

• 適用時機– 任何種類的演講或簡報– 時間較長的演講或簡報– 個人使用或多人一起使用皆可

• 好處– 想法較不會受限(尤其是受Word/Powerpoint所限)

– 可自在地移動想法(便利貼)

– 演講細節掌握度較只手寫大綱/關鍵字的人高– 可節省準備時間(愈長的演講/簡報節省的時間愈明顯)

– 較能掌握全貌

(1) 抓出導讀書籍重點及架構

• 檢視導讀書籍前言說明，通常會說明本書的關鍵訊息(重點)為何

• 抓出導讀書籍目錄，利用便利貼初步整理出導讀書籍結構。

參考範例

根據先前同理心圖的分析，所挖掘出的聽眾需求

及「TED Talk 十八分鐘的祕密」一書，所提及

之重點，思考導讀簡報該如何規劃？

演練2：導讀簡報規劃

Source:http://im1.book.com.tw/image/getImage?i=http://www.book

s.com.tw/img/001/059/81/0010598167.jpg&w=348&h=348

(2) 組織架構

• 套用常見的導讀架構，將簡報架構重新調整。

• 導讀書籍內容依邏輯順序排列組合– 例：時間順序、結構順序、重要性順序

• 善用「 三」的組合，讓聽眾較容易掌握演講主要架構– 例：三個重點、三個方面、事情發生前、中、

後等

常見的邏輯順序重要性順序結構順序時間順序

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早上 下午 晚上

第一章 第二章 最末章

常見於說故事的演講中

常見於告知式的演講中

常見於說服式的演講中

1.

2.

3.

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導讀架構1:V-PQRST

• Value：為何選本書(對聽眾有何意義?)• Preview：快速瀏覽，綱要提示• Question：聚焦，提問• Read：深入閱讀• State：思考、闡釋• Test：應用與延伸

資料來源：美國史塔頓（Thomas.F.Staton）博士

導讀架構2:S-RQ

• Summary:本書簡介• Review：主要內容回顧• Question：聚焦，提問

– 結合ORID方法

(3).補充論點• 根據目標聽眾的需求，調整討論與延伸考的重點

• 注意各”結構”項下想法的差異數，本文部份不應

差太多

(4).潤飾轉化• 潤飾現有架構

– 加強起承轉合之轉折點

– 思考每一張便利貼中間的連接

• 沈澱• 轉化現有架構

– 思考每一張便利貼會如何說

– 將個別便利貼轉化成全句文字或簡報

利用便利貼準備演講，其中一個好處就是可以掌握演講架構與內容的全貌

轉變成文字

轉變成簡報

Source:http://th07.deviantart.net/fs36/300W/i/2008/268/e/8/The_World_is_in_Your_Hand_by_FakeAir.png

潤飾轉化後範例

四、結論

45

結論

1.利用便利貼準備演講可節省準備時間

2.善用便利貼的彈性，可更加完備演講的架

構與內容

3. 可利用常見邏輯順序檢視演講架構是否符

合邏輯

4. 準備演講五字訣�當歸加蔥花