Normas Ifs Logistica

IFS Logistics

© IFS, Julio 2012

Versión 2Julio 2012

Estándar para auditar servicios logísticoscon relación a la calidad y seguridad de los productos

IFS publica información, opiniones y boletines a su mejor saber y entender, pero no puederesponsabilizarse por errores, omisiones o posible información errónea en sus publicacio-nes, y en particular en este documento.

El propietario de esta norma es:

IFS Management GmbHAmWeidendamm 1A10117 BerlinAlemania

Managing Director: StephanTrompAG Charlottenburg HRB 136333 BVAT-N°: DE278799213

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El IFS está disponible online vía:www.ifs-certification.com

O por Mail, Fax o E-mail:IFS Management GmbHAmWeidendamm 1A10117 BerlinAlemania

Teléfono: +49-(0)30-726250-74Fax: +49-(0)30-726250-79E-Mail: [email protected]

ALEMANIA | BERLINIFS Management GmbHAmWeidendamm 1AD-10117 BerlinTeléfono: +49(0)3072625074Fax: +49(0)3072625079E-Mail: [email protected]

FRANCIA | PARISIFS Office ParisFCD12, rue EulerF-75008 ParisTeléfono: +33(0)144439916Fax: +33(0)147205353E-Mail: [email protected]

ITALIA | MILANIFS Office MilanFederdistribuzioneVia Albricci 8I-20122 MilanoTeléfono: +39(0)289075150Fax: +39(0)26551169E-Mail: [email protected]

POLONIA |VARSOVIAIFS Office Central & Eastern Europeul. Serwituty 25PL-02-233WarsawTeléfono: +48601957701E-Mail: [email protected]

BRASIL | DOURADOSRepesentante IFS BrasilCaroline NowakBR-79824 Dourados, MSTeléfono: +55(67)81514560E-Mail: [email protected]

CHINA | HEFEIStarFarmRoom 2301, C building,Fortune Plaza No. 278 Suixi Road, 230041,Hefei, Anhui, ChinaTeléfono: +86(0)5515666069Fax: +86(0)5515681376E-Mail: [email protected]

[email protected]

USA | ST. LOUISIFS Americas1610 Des Peres Road, Suite 150USA-St. Louis, MO 63131Teléfono: +13146864610Fax: +13146864602E-Mail: [email protected]

DETALLE DE LAS OFICINAS IFS DE CONTACTO

IFS Logistics


Versión 2Julio 2012

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International Featured Standards · IFS Logistics ·Versión 2 3

AGRADECIMIENTOS

IFS desea agradecer a todos los participantes que han respondido a la encuesta del cuestio-nario global realizada en 2009 y que ha sido la base del desarrollo y la mejora de la nuevaversión de esta norma de IFS Logistics. Sus contribuciones y opiniones han supuesto unagran ayuda para IFS. Agradecemos el tiempo empleado en contestar de esta forma construc-tiva al cuestionario. IFS expresa también su agradecimiento a los miembros del ComitéTéc-nico Internacional de IFS y a los grupos de trabajo asociados en Francia, Alemania, Italia yEstados Unidos.

Miembros del ComitéTécnico Internacional del IFS

Andrea Artoni CONAD, en nombre de ANCD (Associazione Nazionale Cooperative tra Dettaglianti) ItaliaSabrina Bianchini Det NorskeVeritas, ItaliaYvan Chamielec EMC Distribution – Groupe Casino, FranciaFayçal Bellatif Eurofins certification, FranciaRoberta Denatale/Eleonora Pistochini Auchan, en nombre de Federdistribuzione, ItaliaGerald Erbach METRO AG, AlemaniaJean-François Feillet Meralliance, FranciaCécile Gillard-Kaplan Groupe Carrefour, FranciaLuc Horemans Scamark – Groupement Leclerc, FranciaDr. Joachim Mehnert DQS, AlemaniaDr. Angela Moritz REWE Group; REWE-Zentral-AG, AlemaniaBizhan Pourkomailian Mc Donalds Europe, Reino UnidoHorst Roeser COOP, SuizaSergio Stagni COOP, En nombre de ANCC (Associazione Nazionale Cooperative Consumatori), ItaliaStephen Thome Dawn Food Products, EE.UU.Bert Urlings Vion Food, Países BajosKarin Voß EDEKA Zentrale AG & Co. KG, AlemaniaRomanWißner HARIBO GmbH & Co. KG, AlemaniaStefano Zardetto Voltan, Italia

IFS también reconoce la valiosa contribución de las personas siguientes en larevisión del documento:

Dr. Anna K. Boertz Experta del IFSHans-ChristianBackus-Quest Kraftverkehr Nagel GmbH & Co. KGKaren Baethke Edeka Handelsgesellschaft Rhein-Ruhr mbHDaniel Bentrup Kraftverkehr Nagel GmbH & Co. KGWolfgang Brock MGL METRO Group LogisticsWarehousing GmbHPaul Daum Kaiser’s Tengelmann AGFrank Ferko US FoodsTorsten Grün MUK AGWolfram Hartmann DAkkS Deutsche Akkreditierungsstelle GmbHSusan Linn Sysco CorporationJay Mayr ConAgra FoodsUwe Mehmel Uwe Mehmel Unternehmensberatung (former on behalf of Dachser GmbH & Co. KG)Thomas Neuhaus TÜV Süd Management Service GmbHAndrea Niemann-Haberhausen DNV Germany GmbHJan Peilnsteiner VDKL-Verband Deutscher Kühlhäuser und Kühllogistikunternehmen e.V.Christian Pflüger Dachser Food LogisticsFlorian-Fritz Preuß Quant Qualitätssicherung GmbHRobert Römer QS GmbHJim Sing US FoodsKevin Swoffer KPS Resources Ltd., United Kingdom

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4 International Featured Standards · IFS Logistics ·Versión 2

Equipo del IFS

Helga Barrios Vidal Technical Project ManagerGeorge Gansner Marketing/Business Development DirectorDr. Helga Hippe, Quality Assurance Management DirectorSeon Kim Shop ManagerChristin Kluge Project Manager Quality AssuranceNina Lehmann Project Manager Academy/Marketing/CommunicationsStéphanie Lemaitre Technical DirectorLucie Leroy Project ManagerClemens Mahnecke Technical Project ManagerMarek Marzec IFS Business consultant Central/Eastern EuropeCaroline Nowak IFS Representative South AmericaKsenia Otto Office ManagerSabine Podewski Project Manager Auditor ManagementSerenaVenturi Project ManagerStephanTromp IFS Managing Director

Como parte de este proceso de revisión de la norma se hanllevado también a cabo auditorías de ensayo. Queremosexpresar nuestro agradecimiento a las siguientes empresas porsu implicación en el proceso

– ConAgra Foods, USA

– DACHSER GmbH & Co. KG – Food Logistics, Germany

– Freddeuropa, Italy

– HP Therkelsen, Denmark

– Kraftverkehr Nagel GmbH & Co. KG, Germany

– KUEHNE + NAGEL, France

– Spedition Heidelmann, Germany

– Sysco Corporation, USA

– TCG Glesien GmbH, Germany

– US Foods, USA

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Índice

Parte 1: Protocolo de auditoría

1 La historia de la International Featured Standardsy de la norma IFS Logistics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

2 Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

2.1 Objetivos y contenido del protocolo de auditoría . . . . . . . . . 13

2.2 Información extraordinaria de la empresa certificadaa la entidad de certificación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

2.3 Requisitos generales para el sistema de gestiónde la calidad y seguridad del producto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

3 Tipos de auditoría. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

3.1 Auditoría inicial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

3.2 Auditoría complementaria. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

3.3 Auditoría de renovación (para renovar el certificado) . . . . . . 16

3.4 Auditoría de ampliación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

4 Alcance de la auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

5 El proceso de certificación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

5.1 Preparación de la auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

5.2 Elección de una entidad de certificación –acuerdos contractuales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

5.3 Duración de la auditoría. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

5.4 Diseño del plan de tiempos de auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

5.5 Evaluación de los requisitos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235.5.1 Consideración de un requisito como desviación . . . . . . . . . . 245.5.2 Consideración de un requisito como no conformidad . . . . . 245.5.2.1 No conformidad Mayor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245.5.2.2 KO (Knock Out) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

5.6 Determinación de la frecuencia de auditoría . . . . . . . . . . . . . . 27

5.7 Informe de auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275.7.1 Estructura del informe de auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275.7.2 Los distintos pasos para el informe de auditoría . . . . . . . . . . 285.7.2.1 Preparación del informe previo de auditoría y borrador

del plan de acción. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285.7.2.2 Cumplimentación por la empresa del plan de acciones

correctivas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295.7.2.3 Validación del plan de acciones por el auditor. . . . . . . . . . . . . 29

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5.7.3 Normas adicionales relativas al informe de auditoría. . . . . . 295.7.3.1 Relación entre dos informes consecutivos de auditoría

(inicial y de renovación) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295.7.3.2 Traducción del informe de auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

5.8 Puntuación y condiciones para la redacción del informey la emisión del certificado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

5.8.1 Gestión específica del proceso de auditoría (informe,certificado, subida) en caso de haberse puntuado con Duno o más KO durante la auditoría (véase Anexo 3) . . . . . . . 33

5.8.2 Gestión específica del proceso de auditoría (informe,certificado, subida) en caso de haberse detectado unao más no conformidades Mayores (véase Anexo 3) . . . . . . . 33

5.8.3 Gestión específica del proceso de auditoría en casode una puntuación final <75%. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

5.8.4 Gestión específica del proceso de auditoría en casode empresas con varios establecimientos. . . . . . . . . . . . . . . . . 35

6 Concesión del certificado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

6.1 Plazos para la concesión del certificado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

6.2 Ciclo de certificación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

6.3 Información sobre condiciones de retirada del certificado . 38

7 Distribución y conservación del informe de Auditoría . . . . . . 38

8 Acciones suplementarias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

9 Procedimiento de recursos y reclamaciones . . . . . . . . . . . . . . 38

10 Propiedad y uso del logotipo IFS Logistics . . . . . . . . . . . . . . . . 39

11 Revisión de la Norma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

12 “Integrity Program” de IFS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

12.1 Acciones preventivas de aseguramiento de la calidad . . . . . 41

12.2 Acciones de aseguramiento de la calidad trasla notificación de una reclamación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

12.3 Sanciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

ANEXO 1Aclaración del alcance de aplicación de las distintas normas IFS. . . 45

ANEXO 2Proceso de certificación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

ANEXO 3Diagrama de flujo para la gestión de los KO puntuados con Dy no conformidades Mayores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

ANEXO 4Alcances de producto, los cuales deben ser especificadosen el informe y en el certificado si los productos manipuladosson alimentos o productos HPC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

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Parte 2: Lista de los requisitos de auditoría

1 Responsabilidad de la dirección . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

1.1 Política corporativa/Principios corporativos . . . . . . . . . . . . . . . 53

1.2 Estructura corporativa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

1.3 Revisión por la dirección . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

2 Sistema de gestión de la calidad y la seguridad alimentaria 55

2.1 Gestión de la seguridad del producto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

2.2 Formación del equipo de gestión del riesgo/equipo APPCC 55

2.3 Gestión del Riesgo/Gestión del APPCC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

2.4 Requisitos de documentación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

2.5 Conservación de los registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

3 Gestión de los recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

3.1 Formación/Información del personal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

3.2 Higiene personal. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

3.3 Aseos, equipamientos para la higiene e instalacionespara el personal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

4 Realización del Servicio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

4.1 Requisitos generales para el almacenamiento y transporte 604.1.1 Revisión del contrato y comunicación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 604.1.2 Proveedores y Proveedores de Servicios. . . . . . . . . . . . . . . . . . 604.1.3 Requisitos específicos para manipulación de material . . . . . 604.1.4 Manipulación logística de mercancías peligrosas . . . . . . . . . 614.1.5 Trazabilidad. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 614.1.6 Mantenimiento y reparaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 614.1.7 Aire acondicionado/enfriamiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 624.1.8 Higiene . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

4.2 Almacenamiento y manipulación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 634.2.1 Requisitos constructivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 634.2.2 Vigilancia y control de plagas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 644.2.3 Recepción y almacenamiento de mercancías . . . . . . . . . . . . . 654.2.4 Eliminación de residuos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 654.2.5 Proveedores externos de almacenamiento . . . . . . . . . . . . . . . . 65

4.3 Transporte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 664.3.1 Requisitos de transporte específicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 664.3.2 Proveedores de transporte externo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

5 Mediciones, Análisis, Mejoras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

5.1 Auditorías internas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

5.2 Inspecciones en la planta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

5.3 Calibración, ajuste y verificación de los equiposde medición y vigilancia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

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5.4 Gestión de las reclamaciones de autoridades y clientes . . . 68

5.5 Gestión de no conformidades y de productos no conformes 68

5.6 Acciones correctivas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

6 “Food Defense” e inspecciones externas. . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

6.1 Evaluación de “Food Defense” . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

6.2 Seguridad de la planta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

6.3 Seguridad del personal y de visitantes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

6.4 Inspecciones externas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

Módulo ‘Broker’ para auditorías de certificación combinadasde IFS Logistics/IFS Broker

1 Requisitos generales adicionales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

1.1 Sistema de gestión de calidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

1.2 Gestión de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

2 Procesos de planificación y servicio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

2.1 Acuerdo contractual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

2.2 Especificaciones y fórmulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

2.3 Desarrollo de producto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

2.4 Compras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

2.5 Envasado del producto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

2.6 Trazabilidad (incluyendo OGM’s y alérgenos) . . . . . . . . . . . . . 75

2.7 Organismos Modificados Genéticamente (OGM’s) . . . . . . . . 75

3 Mediciones, análisis, mejoras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

3.1 Análisis de producto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

3.2 Cuarentena de productos (bloqueo/retención) y liberación 76

3.3 Gestión de incidencias, retirada de productos,recuperación de productos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

ANEXO 1Glosario/Listado de definiciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

ANEXO 2Campos de cumplimentación obligatoria por el auditor . . . . . . . . . . . 84

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Parte 3: Requisitos para las Entidades de Acreditación,Entidades de Certificación y Auditores

Proceso de acreditación y certificación IFS

0 Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

1 Requisitos para las Entidades de Acreditación . . . . . . . . . . . . 87

1.1 Requisitos generales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

1.2 Formación requerida para el comité de acreditación(o persona competente) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

1.3 Competencias del evaluador de la entidad de acreditación 88

1.4 Frecuencia de las evaluaciones de las entidadesde certificación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

1.5 Acreditación de una entidad de certificación con actividadinternacional. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

1.6 Condiciones de recuperación de la acreditación trasretirada o suspensión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

1.7 Transferencia de certificado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

2 Requisitos para las Entidades de Certificación . . . . . . . . . . . . 90

2.1 ISO/IEC Guide 65, futura norma ISO/IEC 17065,Proceso de acreditación IFS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

2.2 Firma de un contrato con los propietarios de IFS. . . . . . . . . . 90

2.3 Decisión de certificación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

2.4 Responsabilidades de la entidad de certificación relativasa formadores IFS y auditores IFS (incluyendo autónomos) 91

2.5 Requisitos específicos para los formadores IFS . . . . . . . . . . . 93

2.6 Curso “Train theTrainer” . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

3 Requisitos para auditores IFS aprobados para llevara cabo auditorías de IFS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

3.1 Formación en IFS Logistics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95

3.2 Equipo de auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95

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Parte 4: Informe, auditXpressTM Software y portalde auditorías IFS

0 Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

1 Confección del Informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

1.1 Visión general de la auditoría (Anexo 1). . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

1.2 Informe de la auditoría (Anexo 2) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

1.3 Plan de acción (Anexo 3) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

1.4 Requisitos mínimos del certificado IFS (Anexo 4). . . . . . . . . . 99

2 Software auditXpressTM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100

3 El Portal de auditorías IFS y la Base de datos IFS(www.ifs-certification.com) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

ANEXO 1Informe final de auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

ANEXO 2Informe de auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108

ANEXO 3Plan de acción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110

ANEXO 4CERTIFICADO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

ANEXOLista de los requisitos de auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

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International Featured Standards · IFS Logistics ·Versión 2 Parte 1 11

Parte 1: Protocolo de auditoría

1 La historia de la International FeaturedStandards y de la norma IFS Logistics

Las auditorías a proveedores han sido durante largo tiempo un aspectoimportante de los sistemas y procedimientos de las empresas de distri-bución. Hasta 2003, se llevaban a cabo por los propios departamentosde gestión de la calidad de las mismas empresas de distribución, mayo-ristas y servicios de alimentación. Varios factores han contribuido a lanecesidad de desarrollar una norma uniforme de calidad y seguridadalimentaria, entre ellos, las crecientes demandas de los consumidores,la responsabilidad cada vez mayor de los distribuidores, el incrementode requisitos legales y la globalización del suministro de productos.Adicionalmente, se tenía que encontrar una solución para reducir eltiempo dedicado a la realización de multitud de auditorías, por las par-tes interesadas.

Los miembros asociados a la federación alemana de la distribución –Handelsverband Deutschland (HDE) – y a su homóloga francesa – Fédé-ration des Entreprises du Commerce et de la Distribution (FCD) – desa-rrollaron una norma de calidad y seguridad alimentaria para productoscon marca del distribuidor, conocida como IFS Logistics, cuyo objetivoes permitir la evaluación de los sistemas de calidad y seguridad alimen-taria de los fabricantes, tomando como referencia un enfoque uniforme.Esta norma es ahora gestionada por IFS Management GmbH, unasociedad propiedad de FCD y HDE, y se aplica a todas las etapas de lacadena alimentaria más allá de la producción primaria. La norma IFSLogistics se ha convertido en referente junto con el GFSI GuidanceDocument y ha sido reconocida por la GFSI (Global Food Safety Initia-tive).

La primera versión de la norma IFS puesta en práctica (versión 3) fuedesarrollada por el HDE y publicada en 2003. En enero de 2004, y encolaboración con FCD, se diseñó una cuarta versión actualizada. A lolargo de 2005/2006, las asociaciones italianas de distribución Associa-zione Nazionale Cooperative Consumatori (ANCC), Associazione Nazio-nale Cooperative tra Dettaglianti (ANCD) y Federdistribuzione se unie-ron también a la IFS y el desarrollo de la versión 5 fue una colaboraciónentre las federaciones de distribuidores de Francia, Alemania e Italia,así como empresas de distribución de Suiza y Austria. En la 6ª versiónde la IFS Logistics han participado activamente el ComitéTécnico Inter-nacional y los grupos de trabajo francés, alemán e italiano, además deotras empresas de distribución, partes interesadas y representantes delsector, de servicios alimentarios y entidades de certificación. Durante eldesarrollo de la versión 6 de la IFS Logistics, IFS pudo contar tambiéncon aportaciones de un nuevo grupo de trabajo llamado IFS NorthAmé-rica, así como de empresas de distribución de España, Asia y Américadel Sur.

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12 Parte 1 International Featured Standards · IFS Logistics ·Versión 2

Uno de los objetivos de la mayoría de los distribuidores y productoreses tener transparencia sobre toda la cadena de suministro internacio-nal, incluyendo las actividades de logística. Los compradores y losdirectores de calidad de la distribución y de la industria requieren cadavez más transparencia sobre la manera en la que sus productos sontratados durante la cadena logística y estaban buscando una solución.

Para prevenir que las compañías de logística se vieran abrumados pordiferentes requisitos, los distribuidores alemanes y franceses, apoya-dos por otros distribuidores a nivel internacional, desarrollaron la IFSLogísticVersión 1 en el 2006. LaVersión 2 ha salido de una colaboraciónde tres federaciones de distribuidores de Francia, Alemania e Italia y deun grupo de trabajo de IFS de Norteamérica.

El estándar es de aplicación para todos los tipos de transporte: camión,tren, barco, avión o cualquier otro tipo de transporte a temperatura con-trolada o a temperatura ambiente. El alcance de IFS Logistics es paraalimentación (a granel, alimentos sin envasar o envasados) y para pro-ductos no alimentarios. IFS Logistics incluye todas las actividades delogística incluyendo, carga, transporte, descarga, almacenamiento,manipulación y posterior distribución. Los objetivos fundamentales deIFS Logistics, al igual que para otras normas de IFS, son:

– Establecer una norma común con un sistema común de evalua-ción;

– Trabajar con entidades de certificación acreditadas y auditorescualificados y aprobados por IFS;

– Asegurar una mayor facilidad para la comparación y la transpa-rencia a lo largo de toda la cadena de suministro;

– Reducir costes y tiempo a fabricantes y distribuidores

La experiencia, los cambios legislativos y una revisión del GFSI Gui-dance Document condujeron a la necesidad de trabajar en una revisiónde la versión 1. Se desarrolló un cuestionario detallado y extenso quepermitiera a todas las partes interesadas implicarse en el desarrollo y laactualización de la norma IFS Logistcs. Este cuestionario fue enviadopor e-mail en el 2009 a las entidades de certificación y a empresas conexperiencia en la versión 1 de IFS Logistics, permitiendo a los implica-dos ser parte del proceso. Se analizaron detalladamente todos los cues-tionarios recibidos. También han participado en todas las etapas delproceso de revisión representantes de compañías de logística y de enti-dades de certificación, en aras de un mayor intercambio de experienciay mayor transparencia.

El análisis de los cuestionarios, junto con los comentarios recibidos detodos los interesados, resultó en la definición de los siguientes objeti-vos, pilares para la revisión de la IFS Logistics versión 1:

– Excluir duplicidades;

– Verificar que los requisitos fueran comprensibles;

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– Adaptar la norma a los requisitos legales vigentes;

– Incluir una lista de comprobación de “Food Defense” en la listageneral de chequeo de auditoría;

– Incluir todas las doctrinas de la IFS

– Mejorar la comprensión del protocolo de auditoría;

– Especificar la aplicación para la manipulación logística de pro-ductos de alimentación no envasados (ej. pan en cajas, canales)y productos de no alimentación.

– Actualizar la norma de acuerdo con la nueva versión del GFSIGuidance Document.

La nueva versión de IFS Logistics versión 2 entrará en vigor el 1 deenero de 2013. Desde el 1 de junio hasta el 31 de diciembre las empre-sas pueden ser auditadas bajo la Versión 1 o la Versión 2. A partir del1 de enero, solamente se admitirán auditorías conforme a la IFS Logis-tics Versión 2.

El estándar IFS Logistics pertenece al grupo de normas bajo la marcaglobal IFS (International Featured Standards).

2 Introducción

2.1 Objetivos y contenido del protocolo de auditoría

Este protocolo de auditoría describe los requisitos específicos que seaplican a las organizaciones implicadas en las auditorías IFS Logistics.

El objetivo de este protocolo es definir los criterios a seguir por las enti-dades de certificación que llevan a cabo auditorías, tomando como refe-rencia los requisitos de IFS y de acuerdo con la norma de acreditaciónISO IEC Guía 65 (futura norma ISO IEC 17065).

También detalla los procedimientos que deben respetar las empresasauditadas, y facilita aclaraciones sobre el interés de dichas auditorías.Sólo las entidades de certificación acreditadas conforme a ISO IEC Guía65 (futura norma ISO IEC 17065) para el alcance de IFS, y que hayanfirmado un acuerdo con el propietario de la norma, podrán llevar a caboauditorías según la norma IFS y expedir certificados IFS. Los requisitosde IFS para las entidades de certificación se detallan en la Parte 3 deeste documento.

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2.2 Información extraordinaria de la empresa certificadaa la entidad de certificación

Según la norma ISO IEC Guide 65, la empresa deberá informar a suentidad de certificación sobre cualquier cambio o información, indi-cando que los servicios podrían no cumplir ya los requisitos del sistemade certificación (por ejemplo, retiradas, incidentes, etc.). Para IFS, estainformación debe darse en un plazo máximo de 3 días laborables.

2.3 Requisitos generales para el sistema de gestión dela calidad y seguridad del producto

En general, en la auditoría conforme a IFS, el auditor evalúa si los dife-rentes elementos del sistema de gestión de la calidad y seguridad delproducto del auditado están documentados, implantados, mantenidosy mejorados de manera continua. El auditor examinará los siguienteselementos:

– estructura organizativa en relación con la responsabilidad,autoridad, cualificación y descripción del puesto de trabajo;

– procedimientos documentados e instrucciones relativas a suimplantación;

– inspección y ensayo: requisitos específicos y criterios definidosde aceptación y tolerancia;

– acciones a tomar en caso de no conformidades;

– investigación de las causas que generan las no conformidadesy la implantación de medidas correctivas;

– análisis de conformidad de los datos de seguridad y calidad yrevisión de su implantación en la práctica;

– manipulación, almacenamiento y recuperación de los registrosde calidad y seguridad del producto, tales como datos de traza-bilidad y control de documentos.

Todos los procesos y procedimientos deben ser claros, concisos e ine-quívocos, y el personal responsable deberá comprender los principiosdel sistema de gestión de la calidad y seguridad del producto.

El sistema de gestión de la calidad y seguridad del producto se basa enla siguiente metodología:

– identificar los procesos necesarios para el sistema de gestiónde la calidad y seguridad del producto;

– determinar la secuencia e interacción de estos procesos;

– determinar los criterios y métodos necesarios para asegurar elfuncionamiento eficaz y el control de estos procesos;

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– asegurar la disponibilidad de información necesaria para facili-tar el funcionamiento y vigilancia de estos procesos;

– medir, vigilar y analizar estos procesos, e implantar las accio-nes necesarias para conseguir los resultados planificados y lamejora continua.

3 Tipos de auditoría

3.1 Auditoría inicial

Una auditoría inicial es la primera auditoría que se realiza a una empresasegún IFS Logistics. Se lleva a cabo en fechas y horarios acordadosentre la empresa y la entidad de certificación seleccionada. Duranteesta auditoría, se audita la empresa en su totalidad, tanto los documen-tos como los procesos. Durante la auditoría, el auditor debe evaluartodos los requisitos de IFS. En el caso de una pre-auditoría, el auditorque lleve a cabo esta auditoría será diferente del que lleve a cabo laauditoría inicial.

3.2 Auditoría complementaria

Bajo determinadas circunstancias puede hacer falta una auditoría com-plementaria, cuando los resultados de la auditoría (inicial o de renova-ción) han sido insuficientes para permitir la concesión del certificado(ver tabla No 6). Durante la auditoría complementaria, el auditor se cen-tra en la implantación de las acciones tomadas para corregir las no con-formidades Mayores que se han evidenciado a lo largo de la auditoríaanterior. La auditoría complementaria se llevará a cabo en un plazomáximo de 6 meses a contar desde la fecha de la auditoría anterior. Porlo general, el auditor que realizó la auditoría en la que se identificó unano conformidad Mayor será también quien realice la auditoría comple-mentaria.

Si la no conformidad mayor está relacionada con fallos concernientes ala actividad logística, la auditoría complementaria no se llevará a caboantes de 6 semanas ni después de 6 meses a contar desde la fecha dela auditoría anterior. Para otro tipo de fallos (p. ej. documentación), laentidad de certificación es la responsable de determinar la fecha de laauditoría complementaria.

Si la auditoría complementaria no se ha llevado a cabo antes de trans-curridos 6 meses desde la auditoría anterior, será necesaria una audito-ría completa.

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Si la auditoría complementaria evidenciara que los requisitos siguensiendo inadecuados, será necesario realizar una nueva auditoría com-pleta. La eliminación de las no conformidades mayores se verificarásiempre mediante una visita del auditor a las instalaciones.

3.3 Auditoría de renovación (para renovar el certificado)

Las auditorías de renovación son las que se realizan después de la audi-toría inicial. El certificado contiene mención al período en que ésta debellevarse a cabo. La auditoría de renovación es una auditoría completade la empresa, cuyo resultado es la emisión de un certificado nuevo.Durante la auditoría, el auditor debe evaluar todos los requisitos de IFS.Se presta especial atención a las desviaciones y no conformidadesdetectadas durante la auditoría anterior, así como al grado de implanta-ción y a la eficacia de las acciones correctivas y preventivas especifica-das en el plan de acciones correctivas de la empresa.

Nota: el auditor valorará siempre los planes de acciones correctivas dela auditoría previa, incluso si dicha auditoría previa se hubiera realizadomás de un año atrás. Por lo tanto, las empresas auditadas deberáninformar siempre a su entidad de certificación si ya han sido certifica-das IFS en el pasado.

La fecha de la auditoría de renovación será calculada a partir de la fechade la auditoría inicial, y no de la fecha de emisión del certificado. Ade-más, la auditoría de renovación puede planificarse como pronto 8 sema-nas antes o como máximo 2 semanas después de la fecha de venci-miento de la auditoría de renovación (ver también sección 6.2). Lasempresas son las responsables de mantener su certificación.Todas lasempresas certificadas IFS recibirán un recordatorio desde el portal deauditoría on-line IFS tres meses antes de la caducidad de su certificado.

Las entidades de certificación contactarán con la empresa por adelan-tado para fijar la fecha de la nueva auditoría.

Por lo general, la fecha planificada de cada auditoría se carga en el por-tal de auditorías de IFS, en la función agenda, como mínimo 2 semanas(14 días naturales) antes de la fecha de realización de la auditoría (esposible cambiar la fecha a corto plazo).

3.4 Auditoría de ampliación

En algunas situaciones específicas, como la necesidad de incluir nuevasactividades logísticas en el alcance de la auditoría o cada vez que elalcance de auditoría necesite ser actualizado en el certificado, unaempresa certificada según IFS Logistics no necesitará realizar una audi-toría nueva completa, sino que bastará con organizar una auditoría deampliación in situ durante el período de validez del certificado en vigor.La entidad certificadora es responsable de determinar los requisitos

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relevantes que se deban auditar y la duración de dicha auditoría. Elinforme de esta auditoría de ampliación se considerará como un anexoal actual informe de auditoría. Las condiciones para superar la auditoríade ampliación (puntuación relativa ≥75%) son las mismas que en unaauditoría normal, pero sólo centradas en los requisitos específicos quedeben ser auditados; la puntuación original de la auditoría no cambia. Sila auditoría de ampliación demuestra cumplimiento, el certificado seráactualizado con el nuevo alcance y cargado en el portal de auditoría.

El certificado actualizado mantendrá la misma fecha de caducidad queel certificado actual.

Si durante la auditoría de ampliación se identifica una no conformidadMayor o un KO (no conformidad Knock Out), la auditoría se consideraráfallida en su totalidad y el certificado actual será cancelado como sedescribe en 5.8.1 y 5.8.2.

4 Alcance de la auditoría

IFS Logistics es un estándar para auditar empresas cuyas actividadesson logísticas tales como transporte, almacenamiento, distribución,carga/descarga, etc. y orientadas para productos alimentarios y no ali-mentarios. Aplica a todo tipo de actividades: transporte por carretera,por tren o por barco; productos congelados/refrigerados o a tempera-tura ambiente. Por lo tanto IFS Logistics no será aplicable para las acti-vidades siguientes:

– procesado de productos alimentarios o no alimentarios (veranexo 1)

– importación, comercialización de productos (oficinas, ej. com-pañías de brokers)

– transporte de animales.

Para clarificar la determinación del alcance entre IFS Logistics y otrosestándares de IFS (Food, Broker, Cash & Carry/Wholesale y HPC-House-hold y Personal Care) ver el anexo 1.

Los siguientes alcances han sido definidos para las auditorías de IFSLogistics

1 Almacenamiento y distribución (se excluyen actividades de compracon influencia en la calidad)

a Alimentación

b No alimentación

2 Transporte

a Alimentación

b No alimentación

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3 Actividades logísticas y otras actividades comerciales (Aplica elmódulo de “Broker” del check list; auditorías de certificación combi-nadas de IFS Logistics 2/IFS Broker 1.5)

a Alimentación

b No alimentación

Antes de que se lleve a cabo la auditoría, el alcance de la misma deberáhaber sido definido y acordado entre la empresa y la entidad de certifi-cación. El alcance estará definido con claridad y sin ambigüedades enel contrato entre la empresa y la entidad de certificación, así como en elinforme de auditoría y el certificado.

Nota: El alcance debe describir las actividades logísticas de la empresa(ej. transporte, incluido tipo de transporte, almacenamiento) también elgrupo (s) de producto (s) los cuales son manejados (ej. productos cárni-cos) y las condiciones de transporte (ej. temperatura ambiente, refrige-rado, baja temperatura, etc.). Para productos de alimentación y produc-tos de cuidado personal (HPC), los alcances de producto según IFSLogistics e IFS HPC deben ser elegidos para describir el grupo (s) deproducto (s) en el alcance de auditoría (ver anexo 4). No es obligatorioque los auditores estén cualificados para el/los alcance (s) específico (s)de producto (s).

La auditoría será realizada a la vez, para asegurar una valoración efec-tiva del alcance completo de productos y actividades logísticas tal ycomo se menciona en el informe y en el certificado.

Si entre dos auditorías de certificación se introdujeran nuevas activida-des logísticas, distintas a las incluidas en el alcance de la actual auditoríaIFS (como productos de temporada), la empresa certificada deberá infor-mar de inmediato a su entidad de certificación, que realizará una evalua-ción de riesgos para decidir si debe realizarse una auditoría de amplia-ción o no (véase nota 3.4). Los resultados de esta evaluación de riesgos,basada en riesgos de seguridad e higiene, serán documentados.

La auditoría será específica para la instalación en la que se llevan a cabotodos los procesos logísticos. Cuando exista una estructura descentra-lizada y la auditoría a una sola instalación resulte insuficiente parahacerse una idea exhaustiva de los procesos de la empresa, deberánincluirse en la auditoría todas las instalaciones necesarias para ello. Sedocumentarán todos los detalles en el apartado de perfil de empresadel informe de auditoría.

El alcance de auditoría incluirá la actividad completa de la empresa. Elalcance podrá ser, además, modificado, al inicio de la auditoría trashaber realizado la evaluación de riesgos inicial. (p. ej., si una actividaddiferente puede interferir con la afectada por el alcance).

Si, bajo circunstancias excepcionales, la empresa decide excluir algu-nas actividades logísticas o algunos grupos de productos del alcancede la auditoría, el informe de auditoría y el certificado IFS deberán men-cionar esta exclusión.

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Auditorías combinadas de IFS Logistics 2/IFS BrokerSi una empresa de logística realiza también actividades de Broker(importación y comercialización de productos), se puede llevar a cabouna auditoría de certificación combinada según IFS Logistics e IFSBroker. Para estas auditorías combinadas, se ha preparado otro checklist. Si no se llevan a cabo auditorías combinadas pero se realizan acti-vidades de comercialización, las actividades de Broker serán excluidasdel certificado y en éste se mencionará: “la actividad de comercializa-ción no está incluida”.

Si se cumple con los requisitos del check-list complementario, los pro-ductos comercializados quedarán claramente mencionados en el certi-ficado, detallando el producto (s), (si los productos comercializados sonde alimentación o HPC, el alcance de productos de IFS FoodVersión 6 oIFS HPC según el anexo 4 serán nombrados, pero los alcances de estosproductos no son necesarios para la cualificación del auditor), y seespecificará en el informe, en el alcance de auditoría y en el companyprofile.

Si se cumplen con los requisitos de ambos check-list se emitirán dosinformes por separado y se cargarán dos certificados separados en labase de datos.

Auditoría de empresas multicentro con gestión centralizadaSi determinados procesos están centralizados en una empresa con dis-tintos centros (ej. compras, gestión de personal, gestión de reclamacio-nes), la central de gestión – oficinas principales – también será auditaday el resultado de los requisitos relevantes auditados se considerará enlos informes de auditoría de cada centro.

Nota: cada centro de producción se auditará por separado, en unperíodo de máximo 12 meses después de la auditoría de la central degestión, y tendrán sus propios informes de auditoría y certificados.Cada ubicación será mencionada en el contrato y estará sujeta a supropio informe y certificado. Si la central de gestión no tiene actividadlogística, no podrá ser certificada como empresa independiente segúnIFS. En el perfil de empresa del informe se hará constar el momento deauditar la central de gestión.

La auditoría de la central de gestión tendrá lugar siempre antes de audi-tar los distintos centros para poder disponer de una visión global preli-minar.

Nota: si no se puede realizar una auditoría en la central de gestión,entonces hará falta que durante la auditoría de cada centro esté dispo-nible toda la información necesaria de la central de gestión (p. ej., unrepresentante de la oficina deberá asistir a la (s) auditoría (s) de loscentros).

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5 El proceso de certificación

5.1 Preparación de la auditoría

Antes de ser auditada, la empresa revisará en detalle todos los requisi-tos de la norma IFS Logistics. El día de la auditoría se deberá disponerde la versión actual de la norma en el lugar que se audite. La empresaes la responsable de adquirir un ejemplar de la versión vigente de lanorma. Para prepararse para la auditoría inicial, una empresa puedellevar a cabo una auditoría previa, cuyo único uso previsto es interno.La auditoría previa no puede incluir recomendaciones.

Si no se trata de una auditoría inicial, la empresa informará también ala entidad certificadora para que el auditor pueda comprobar el plan deacciones correctivas de la auditoría anterior.

La fecha supuesta de auditoría inicial o de renovación se comunicará alas oficinas de IFS a través del portal de auditorías de IFS. Esto seráresponsabilidad de la entidad de certificación.

5.2 Elección de una entidad de certificación – acuerdoscontractuales

Para llevar a cabo la auditoría IFS, la empresa seleccionará una entidadde certificación de entre las aprobadas para realizar dichas auditorías.Sólo podrán llevar a cabo auditorías IFS Logistics, y emitir el correspon-diente certificado, las entidades de certificación acreditadas conforme aISO IEC Guide 65 (futura norma ISO IEC 17065) para el alcance de IFSLogistics y tenga auditores aprobados para llevar a cabo auditorías deIFS Logistics (ver Parte 3). Unicamente las entidades de certificaciónaprobadas, las cuales hayan firmado un contrato con IFS (ver parte 3)-podrán llevar a cabo auditorías de IFS Logistics y emitir certificados.

El listado de las entidades de certificación aprobadas, por cada país,está disponible en la web www.ifs-certification.com.

Las entidades de certificación pueden tener a auditores cualificadospara uno o más alcances.

Las auditorías IFS pueden ser realizadas por un equipo de auditoressólo si todos los miembros del equipo son auditores aprobados por IFS.En la Parte 3 de la norma, capítulo 3.2, se describen en detalle los requi-sitos adicionales para equipos de auditores.

No se permite a un auditor realizar más de 3 auditorías consecutivas enuna misma ubicación de empresa (sin importar el tiempo que transcu-rra entre ellas); en la Parte 3, capítulo 3.2, se detallan también las nor-mas en caso de equipos de auditores.

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Deberá existir un contrato entre la empresa y la entidad de certificación,en el que se detallen el alcance de la auditoría, la duración y los requi-sitos relativos a informes. El contrato deberá hacer una referencia al“Integrity Program” (véase capítulo 12.) en relación con la posibilidadde auditorías in situ organizadas por el departamento de Gestión deAseguramiento de la Calidad de la oficina de IFS.

La auditoría tendrá lugar cuando todas las actividades del alcance deauditoría de la compañía pueden ser valoradas.

La auditoría se desarrollará preferiblemente en el idioma de la empresay la entidad de certificación deberá hacer el máximo esfuerzo posiblepara asegurar que el auditor seleccionado tenga ese idioma como len-gua materna o lengua habitual de trabajo. Además, las lenguas utiliza-das por el auditor para dirigir una auditoría – entre sus lenguas mater-nas – deberán ser aprobadas por las oficinas de IFS antes de realizar lasauditorías (véase también Parte 3).

Es responsabilidad de la empresa verificar que la entidad de certifica-ción seleccionada esté acreditada para llevar a cabo certificacionesbasadas en IFS Logistics.

5.3 Duración de la auditoría

El tiempo mínimo de una auditoría de IFS Logistics será de 1 día. Encasos excepcionales (ver abajo), el tiempo mínimo se puede reducir en0,5 días. En el caso de reducción del tiempo de auditoría, se debe des-cribir de manera clara la razón en el informe de auditoría, en el apartadode company profile.

El tiempo mínimo de auditoría no incluye el tiempo para la preparaciónde auditoría y para la elaboración del informe.

El tiempo requerido para completar la auditoría depende de varios fac-tores:

– tamaño del centro logístico

– tipo de servicios ofrecidos

– número de unidades de transporte

– número de almacenes

– número total de empleados (incluido a tiempo parcial, emplea-dos por turno, temporales, administrativos, etc.)

– número de no conformidades identificadas durante auditoríasanteriores.

Para auditorías combinadas de IFS Logistics/IFS Broker, se debe calcu-lar entre 2 y 6 horas más in situ, dependiendo del tamaño y de los pro-cesos de la compañía (además del informe).

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Se podrá reducir el tiempo de auditoría en 0,5 días únicamente en lossiguientes casos:

– si solo hay un servicio (transporte o almacenamiento) o si sola-mente hay un tipo de manipulado (ej. refrigeración/baja tempe-ratura)

– Si sólo se maneja un tipo de producto

– En el caso de auditorías con varias ubicaciones (multi-site) conuna gestión centralizada, el tiempo de auditoría se puede redu-cir en 0,5 días para cada emplazamiento, siempre que los requi-sitos ya hayan sido auditados en la central de gestión.

– Si no hay más de 50 empleados (incluido a tiempo parcial,empleados por turno, temporales, administrativos, etc.)

La duración normal de un día de auditoría es de 8 horas.

Independientemente de la duración de la auditoría in situ, se calcularáun mínimo de 2 horas de preparación de la misma.

Se dedicará 1/3 de la duración de la auditoría como mínimo al área detrabajo de la planta.

Adicionalmente, el tiempo de generación del informe de auditoría secalcula como norma general en 0,5 días.

Nota: para un equipo de auditores, al menos 2 horas deben ser asigna-das para el equipo y no para tareas individuales del auditor (ej. reunio-nes de apertura y cierre, discusión sobre los hallazgos de auditoría,etc.).

Ver también Parte 3, capítulo 3.2 sobre equipos de auditores.

5.4 Diseño del plan de tiempos de auditoría

La entidad de certificación proporcionará el plan de tiempos de audito-ría. Este plan de tiempos de auditoría incluirá detalles adecuados res-pecto al alcance cubierto y la complejidad de la auditoría. El plan detiempos de auditoría será lo suficientemente flexible para responder acualquier acontecimiento inesperado que pueda surgir durante la visitadel lugar al realizar la auditoría de certificación. El plan de tiempos deauditoría incluirá una revisión del informe y del plan de acción de laauditoría anterior, sin importar la fecha en que dicha auditoría anteriorhaya tenido lugar.También se especifica qué actividades logísticas de laempresa y qué productos van a ser auditados. La compañía sólo puedeser auditada si se están realizando las actividades logísticas con losproductos que se van a especificar en el alcance de la auditoría. El plande tiempos de auditoría se enviará a la empresa auditada antes de rea-lizar la auditoría, para asegurar la disponibilidad de las personas res-ponsables el día de la auditoría.

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En caso de un equipo de auditores, el plan de tiempos de auditoría debeindicar claramente qué auditor realiza cada parte de la auditoría.

Si la auditoría IFS se realiza en combinación con otra norma, el plan detiempos indicará claramente cuando se audita cada norma o parte de lanorma.

La auditoría se planificará basándose en los pasos siguientes:

– la reunión inicial

– la evaluación de los sistemas de gestión de la calidad y la segu-ridad alimentaria existentes, mediante comprobación docu-mental (APPCC, gestión de la calidad);

– la inspección in situ y entrevistas con el personal;

– la preparación final de las conclusiones de la auditoría

– la reunión final

La empresa colaborará con el auditor y le prestará el apoyo necesariodurante la auditoría. Como parte de la auditoría, se entrevistará al per-sonal de diferentes niveles del organigrama. Es recomendable que losdirectores de la empresa estén presentes durante las reuniones inicial yfinal, con el objetivo de que se pueda hablar de las desviaciones y noconformidades.

El(los) auditor(es) que lleve(n) a cabo la auditoría, evaluará(n) todos losrequisitos de IFS Logistics, aplicables a la estructura y función de laempresa.

Durante la reunión final, el auditor (o auditor jefe en caso de un equipode auditores) presentará todos los hallazgos y comentará todas las des-viaciones y no conformidades que se hayan identificado.Tal como espe-cifica la norma ISO IEC Guide 65 (futura ISO IEC 17065), el auditor tansólo puede facilitar una evaluación provisional del estado de la empresadurante la reunión final. La entidad de certificación emitirá un informeprevio de auditoría y un boceto del plan de acción para la empresa, quedeberá ser utilizado como base para el diseño de las acciones correcti-vas para las desviaciones y las no conformidades.

La entidad de certificación es responsable de la decisión de certificacióny de preparar el informe de auditoría definitivo tras la recepción delplan de acción completado. La emisión del certificado depende de losresultados de auditoría y de un acuerdo sobre un plan de acción ade-cuado.

5.5 Evaluación de los requisitos

El auditor evalúa la naturaleza e importancia de cualquier desviación ono conformidad. Para poder determinar si se cumple un determinadorequisito de IFS Logistics, el auditor debe evaluar cada uno de los requi-sitos de la norma. Hay diferentes niveles para categorizar los hallazgos.

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5.5.1 Consideración de un requisito como desviación

En IFS Logistics existen cuatro posibilidades de puntuación:

Puntuación con:

A: Conformidad total respecto al requisito especificado en la norma

B: Conformidad casi total, si bien se evidencia una pequeña desviación

C: Tan sólo se ha implantado una pequeña parte del requisito

D: El requisito de la norma no ha sido implantado.

A cada requisito se le asignarán puntos, de acuerdo con la siguientetabla:

Tabla No1

Resultado Explicación Puntos

A Conformidad total 20 puntos

B (desviación) Conformidad casi total 15 puntos

C (desviación) Se ha implantado una pequeña parte delrequisito

5 puntos

D (desviación) El requisito no ha sido implantado –20 puntos

El auditor deberá explicar en el informe de auditoría todas sus puntua-ciones B, C y D.

Adicionalmente a esta puntuación, el auditor puede decidir otorgar a laempresa un “KO” o una “no conformidad Mayor” que sustraerá puntosde la puntuación total. Estas posibilidades se explican en los capítulossiguientes.

5.5.2 Consideración de un requisito como no conformidad

En IFS, hay dos (2) tipos de no conformidades, que son las Mayores ylas KO. Ambas supondrán la resta de puntos de la cantidad total. Si laempresa incurre en al menos una de éstas, no se podrá conceder elcertificado.

5.5.2.1 No conformidad Mayor

Una no conformidad Mayor se define de la siguiente manera:Una no conformidad Mayor se puede otorgar contra cualquier requi-sito, a excepción de los requisitos definidos como KO. Cuando existe unfallo sustancial en el cumplimiento de los requisitos de la Norma, lo queincluye seguridad alimentaria y/o los requisitos legales aplicables enlos países de producción y de destino.También se puede otorgar una noconformidad Mayor cuando la no conformidad identificada puedeimplicar un peligro serio para la salud de los consumidores.

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Una no conformidad mayor sustraerá un 15% de la máxima puntuacióntotal posible.

Tabla No 2: Evaluación de una no conformidad mayor

Evaluación Puntuación Resultado

Mayor Se sustrae un 15% de la máximapuntuación total posible

No se puede concederun certificado

Véase también la sección 5.8 de la gestión general de procesos de audi-toría en caso de no conformidades Mayores.

5.5.2.2 KO (Knock Out)

En IFS determinados requisitos se han considerado requisitos KO (KO –Knock Out).

Si, durante la auditoría, el auditor determina que la empresa no lossatisface, no se le concederá el certificado a la empresa.

En IFS Logistics, los siguientes 6 requisitos son considerados KO:

1.2.4 Responsabilidad de la Dirección

2.1.1 Sistema de Gestión de la calidad y Seguridad del producto.

2.3.8 Gestión de riesgos/gestión del HACCP

5.1.1 Auditorías internas

5.5.1 Gestión de productos no conformes

5.6.2 Acciones correctoras

Para auditorías combinadas de IFS Logistics/IFS Broker aplican ademáslos siguientes 6 requisitos adicionales como KO (ver el módulo delcheck list complementario de “Broker”)

1.1.1 Gestión de riesgos

2.2.2 Especificaciones de producto

2.2.5 Cumplimiento con la formula

2.6.1 Sistema de trazabilidad

3.1.2 Análisis de producto

3.3.2 Procedimiento de retirada y recuperación

Los requisitos KO se evaluarán de acuerdo a las siguientes normas depuntuación:

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Tabla No 3: Puntuación de requisitos KO

Resultado Explicación Puntuación



C (desviación) Se ha implantado una pequeñaparte del requisito

No se permite lapuntuación “C”

KO (= D) El requisito no ha sidoimplantado

Se substrae un 50% de lamáxima puntuación totalposible=> la concesión delcertificado no es posible

Nota importanteNo se permite la puntuación “C” en requisitos KO. El auditor puede sólopuntuarlo con A, B o D (= KO).

Cuando se puntúa un requisito KO con una “D”, se sustrae un 50% de lamáxima puntuación total posible, lo que automáticamente implica quela empresa no está en condiciones de obtener un certificado IFS.

Un KO no puede puntuarse con N/A, excepto el requisito KO 2.3.8

Véase también la sección 5.8 de la gestión general de informes de audi-toría en caso de varios requisitos KO.

5.5.3 Consideración de un requisito como no aplicable (N/A)

Si el auditor considera un requisito no aplicable para la empresa, debeutilizar la anotación:

N/A: no aplicable, y proporcionar una breve justificación en el informede auditoría.

Se permite una puntuación N/A para cualquier requisito de de la lista decomprobación de IFS Logistics excepto para los requisitos KO (conexcepción de KO 2.3.8).

Los requisitos N/A no se incluirán en el boceto del plan de acción, sinoque deberán estar listados en una tabla aparte en el informe de audito-ría.

Si hay un número considerable de requisitos considerados como noaplicables, el uso de una valoración total de puntos en la auditoríapodría dar pie a confusión; no obstante, el sistema de puntuación deIFS Logistics se basa en porcentajes sobre la puntuación máxima alcan-zable, y ésta puntuación será la utilizada para decidir el estado de laplanta, es decir nivel básico o nivel alto.

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5.6 Determinación de la frecuencia de auditoría

Para todos los productos y niveles de certificación, la frecuencia deauditoría para IFS Logistics es de 12 meses, a contar desde la fecha deauditoría y no desde la fecha de emisión del certificado. En el punto 6.2(ciclo de certificación) se describen más condiciones.

5.7 Informe de auditoría

Tras la ejecución de la auditoría, se redactará un informe completo en elformato acordado (ver Parte 4).

Para auditorías combinadas IFS Logistics/IFS Broker, se escribirán dosinformes separados, con la ayuda del check-list complementario, quecontiene requisitos de IFS Broker, que no están dentro del IFS Logistics.

5.7.1 Estructura del informe de auditoría

El informe de auditoría será redactado por el auditor y deberá inspirartransparencia y confianza al lector. El informe de auditoría se subdivideen diferentes secciones:

– Información general de la empresa con campos obligatorios(véase Anexo 2, Parte 2);

– Resultado general de la auditoría con descripción detallada delalcance;

– Resumen general en formato tabla para todos los capítulos. Elresultado de la auditoría especificará el nivel y porcentaje;

– Resumen general para todos los capítulos y comentarios sobreseguimiento de acciones correctivas implementadas de la audi-toría previa;

– Observaciones a las no conformidades Mayores y requisitosKO;

– Resumen de todas las desviaciones y no conformidades encon-tradas para cada capítulo (1 a 6);

– Lista aparte de todos los requisitos considerados como no apli-cables (N/A) (con explicaciones);

– Informe de auditoría detallado con campos obligatorios quedeben rellenar los auditores para algunos requisitos IFS Logis-tics (véase Anexo 2, Parte 2).

Todas las desviaciones (B, C, D) y requisitos KO puntuados con una B, yno conformidades (Mayores o requisitos KO puntuados con una D)identificadas durante la auditoría, deben presentarse en un plan deacción separado.Tras la adjudicación de una puntuación que impliqueno conformidades y desviaciones, la empresa debe preparar un plan de

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acciones correctivas. De esta manera, el lector del informe puede ver nosólo las no conformidades, sino también las acciones correctivas que laempresa piensa emprender.

5.7.2 Los distintos pasos para el informe de auditoría

5.7.2.1 Preparación del informe previo de auditoría y borrador delplan de acción

El auditor explicará todas las no conformidades (requisitos KO puntua-dos con una D y no conformidades Mayores), todas las desviaciones (B,C, D) y los requisitos KO puntuados con una B, y todos los requisitosconsiderados como N/A. El auditor también describirá/explicará laspuntuaciones A para algunos requisitos predeterminados (véaseAnexo 2, Parte 2).

El plan de acción deberá incluir todos aquellos requisitos no valoradoscon A o con N/A. El boceto de plan de acción deberá ser conforme conel que incluye el software auditXpressTM (asistente de redacción deinformesdeauditoría de IFS). Incluirá los elementosde la tabla siguiente.El auditor deberá rellenar completamente el Campo A en la tabla No4,explicando y justificando las desviaciones y no conformidades halladasantes de enviar a la empresa el boceto de plan de acción y el informeprevio de la auditoría.

La entidad certificadora o el auditor enviarán a la empresa tanto elinforme previo de la auditoría como el boceto de plan de acción en elplazo de dos semanas desde la fecha de la auditoría.

Tabla No4: Boceto del plan de acción

Númerodelrequi-sito

Requisito IFS Evalua-ción

Explicación(por elauditor)

Accióncorrectiva(por laempresa)

Fecha, Respon-sable y estadode implantación(por la empresa)

Aceptacióndel auditor

CampoA Campo B Campo C Campo D

1.2.1 Un organigrama … B

1.2.2 Competencias y respon-sabilidades …

C

1.2.3 Descripción de el depar-tamento responsable dela calidad y seguridad delproducto …

D

1.2.4KO

La dirección será respon-sable …

KO/D

1.2.5 La compañía debeasegurar que los emplea-dos son conscientes …

Mayor

2.3.8KO

Cuando los riesgosnecesiten un controlespecífico …

KO/B

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5.7.2.2 Cumplimentación por la empresa del plan de accionescorrectivas

La empresa introducirá su propuesta de acciones correctivas (campo Bde la tabla No4) para todas las desviaciones (B, C, D) y requisitos KOpuntuados con una B y no conformidades (Mayores, requisitos KO pun-tuados con una D) que haya listado el auditor.

La empresa establecerá de manera clara las responsabilidades y plazospara la acción correctiva (tabla No4, Campo C) para todas las desviacio-nes puntuadas con una C o una D, así como para las no conformidadesMayores o requisitos KO puntuados con una B o una D. La empresaenviará el plan de acciones correctivas a la entidad de certificación enun plazo máximo de dos semanas a contar desde la fecha de recepcióndel informe previo de auditoría y del boceto del plan de acción. Si no serespeta este plazo, la empresa deberá someterse a una auditoría com-pleta inicial o a una auditoría de renovación.

Sólo se concederá un certificado IFS en el caso de que el plan de accio-nes correctivas incluya responsabilidades y fechas para la implantaciónpara todos aquellos requisitos que hayan sido puntuados con una C ouna D, y requisitos KO puntuados con una B.

La decisión final de concesión de un certificado IFS dependerá tanto dela puntuación final como de la relevancia del plan de acciones correcti-vas comunicado por la empresa a la entidad certificadora.

La empresa deberá entregar siempre un plan de acciones correctivaspor escrito antes de recibir el informe final y el certificado. La intencióndel plan de acciones correctivas es para que la empresa consiga unproceso de mejora continua.

5.7.2.3 Validación del plan de acciones por el auditor

El auditor o un representante de la entidad de certificación validarán laidoneidad de las acciones correctivas en la última columna del plan deacciones antes de preparar el informe final de auditoría (Campo D de latabla No4). Si las acciones correctivas no se consideran válidas o soninadecuadas, la entidad de certificación deberá devolver el plan deacciones a la empresa para su subsanación en un plazo adecuado.

5.7.3 Normas adicionales relativas al informe de auditoría

5.7.3.1 Relación entre dos informes consecutivos de auditoría (inicialy de renovación)

Cuando el auditor puntúe con una C o una D un determinado requisito,las acciones correctivas deberán haber sido implantadas antes de laauditoría de renovación. Esto significa que la entidad de certificacióndeberá leer el informe de auditoría y el plan de acciones correctivas dela auditoría anterior, incluso si el informe fue emitido por otra entidad.

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Si las puntuaciones C y/o D siguen siendo las mismas de una auditoriaa la siguiente, o si las puntuaciones empeoran, el auditor realizará suvaloración según lo establecido en el capítulo de IFS relacionado con“Acciones correctivas” (Capítulo 5.6 de la lista de comprobación deauditoría, Parte 2). Este enlace entre dos auditorías consecutivas garan-tiza un proceso de mejora continua.

5.7.3.2 Traducción del informe de auditoría

Ya que las normas IFS son de uso internacional, es importante que losclientes entiendan el informe de auditoría; esto es especialmente impor-tante en relación con desviaciones y no conformidades identificadaspor el auditor, así como para las acciones correctivas propuestas por laempresa auditada. Para facilitar el uso internacional de IFS y hacerlaampliamente comprensible, se deberán traducir siempre al inglés lassiguientes explicaciones referentes a desviaciones y no conformidadesrecogidas en el plan de acciones (tabla No 5, Campo A) y en el informede auditoría:

– Requisitos puntuados con una C o una D

– No conformidades Mayores

– Requisitos KO puntuados con una B o una D

– El alcance de la auditoría (en la página relevante del informe deauditoría)

– Actividad detallada de la empresa (procesos operativos, si hayactividades subcontratadas, actividades comerciales comomarketing o productos adquiridos, etc.), según se describe enel perfil de la empresa. En el Anexo 2, Parte 2 se incluyen expli-caciones más detalladas sobre los temas que deben traducirse.

Las acciones correctivas relacionadas con estas desviaciones y no con-formidades también se traducirán al inglés en el plan de acción (TablaNo 5, Campo B).

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Tabla No 5: Boceto de plan de acción para traducción

Númerodelrequi-sito

Requisito IFS Evalua-ción

Explicación(por elauditor)


Fecha, Respon-sable y estadode implantación(por la empresa)

Aceptacióndel auditor

CampoA Campo B

1.2.1 Un organigrama … B

1.2.2 Competencias y respon-sabilidades …

C

1.2.3 Descripción de el depar-tamento responsable dela calidad y seguridad delproducto …

D

1.2.4KO

La dirección sera respon-sable …

KO/D

1.2.5 La compañía debeasegurar que los emplea-dos son conscientes …

Mayor

2.3.8KO

Cuando los riesgosnecesiten un controlespecífico …

KO/B

Traducir estas explicaciones y acciones correctivas constituye una obli-gación para la entidad de certificación y es su responsabilidad. La tra-ducción se realizará debajo de cada frase de la versión original y seincluirá en el informe de auditoría antes de enviar el informe final deauditoría al portal de auditorías.

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5.8 Puntuación y condiciones para la redacción delinforme y la emisión del certificado

Tabla No 6: Puntuación y concesión del certificado

Resultado deauditoría

Estado Acciones a llevara cabo por elauditado

Tipo deinforme

Certificado

Al menos1 KO pun-tuado con D

No aprobado Conveniracciones y nuevaauditoría inicial

El informeindica elestado

No

>1 NC mayory/o <75% decumplimientode losrequisitos



No

Máximo 1 NCmayor y≥75% decumplimientode losrequisitos

No aprobadoa no ser quese empren-dan accionesadicionales ysean valida-das tras laauditoríacomplemen-taria.

Enviar plan deacciones dentrode las 2 semanassiguientes a larecepción delinforme previo.Auditoríacomplementariamáximo 6 mesesdespués de lafecha de audito-ría.

El informeincluye elplan deacciones eindica elestado

Certificado anivel básico,si la noconformidadmayorfinalmente seresuelvesegún secontrole en laauditoríacomplemen-taria.

Total score is≥75% and<95%

Aprobadopara el nivelbásico de IFSLogistics trasla recepcióndel plan deacciones

Enviar plan deacciones dentrode las 2 semanassiguientes a larecepción delinforme previo.


Sí, certificadode nivelbásico de12 meses devalidez

Total score is≥95%

Aprobadopara el nivelsuperior deIFS Logisticstras larecepción delplan deacciones



Sí, certificadode nivelsuperior de12 meses devalidez

Nota: la puntuación total se calcula como sigue:

Cantidad total de puntos= (cantidad total de requisitos IFS – requisitos puntuados con N/A)×20

Puntuación final (en%)= número de puntos concedidos/número total de puntos.

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5.8.1 Gestión específica del proceso de auditoría (informe,certificado, subida) en caso de haberse puntuado con Duno o más KO durante la auditoría (véase Anexo 3)

En el caso de que durante la auditoría se puntúen uno o más requisitosKO con una D, la entidad de certificación cancelará cuanto antes el cer-tificado en el portal de auditorías IFS en unmáximo de 2 días laborablestras la fecha de la auditoría. En la base de datos se incluirá una explica-ción en lengua inglesa sobre los motivos de cancelación del actual cer-tificado. Se incluirán explicaciones claras sobre la o las no conformida-des identificadas, indicando el número de los requisitos KO afectados.Estas explicaciones estarán detalladas y serán las mismas que las des-critas en el plan de acción.

Nota: Todos los usuarios con acceso al portal de auditorías IFS y quehayan incluido a la empresa en cuestión entre sus favoritos obtendránunmensaje por correo electrónico del portal de auditorías IFS conformeel actual certificado ha sido cancelado.

En cualquier caso, la auditoría deberá completarse y todos los requisi-tos serán evaluados para facilitar a la empresa una visión completa desu situación.

Además, se recomienda llevar a cabo el plan de acción hasta el final confines de mejora.

El informe de auditoría, donde se hayan puntuado uno o más requisitosKO con la nota D, deberán subirse siempre al portal de auditorías IFS(sólo con fines administrativos, pero sin ser visibles).

En estas situaciones se realizará una nueva auditoría. La nueva audito-ría no se deberá llevar a cabo antes de 6 semanas después de haberllevado a cabo la auditoría en la que se haya evidenciado un KO pun-tuado con D.

5.8.2 Gestión específica del proceso de auditoría (informe,certificado, subida) en caso de haberse detectado una omás no conformidades Mayores (véase Anexo 3)

En el caso de que durante la auditoría se detecten una o más no confor-midades Mayores, la entidad de certificación cancelará cuanto antes elcertificado en el portal de auditorías IFS en un máximo de 2 días labora-bles tras la fecha de la auditoría.

En la base de datos se incluirá una explicación en lengua inglesa sobrelos motivos de cancelación del actual certificado. Se incluirán explica-ciones claras sobre la o las no conformidades identificadas, indicandoel número de los requisitos afectados. Estas explicaciones estarán deta-lladas y serán las mismas que las descritas en el plan de acción.

En aquellos casos en que se haya detectado más de una no conformi-dad Mayor, deberá realizarse una nueva auditoría. La nueva auditoría

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no se deberá realizar antes de 6 semanas después de haber llevado acabo la auditoría en la que se ha evidenciado una no conformidadMayor.

Si la no conformidad mayor está relacionada con fallos en la produc-ción, la auditoría complementaria no se llevará a cabo antes de 6 sema-nas ni después de 6 meses a contar desde la fecha de la auditoría ante-rior. Para otro tipo de fallos (p. ej. documentación), la entidad decertificación es la responsable de determinar la fecha de la auditoríacomplementaria.

El informe de auditoría en el que se hayan identificado una o más noconformidades Mayores se subirá al portal de auditorías IFS tras recibirel plan de acción (sólo con fines administrativos, pero no será visible).

Situaciones específicas en caso de auditoría complementaria:Si se ha identificado una no conformidad Mayor con una puntuacióntotal de 75% o superior y luego se ha resuelto, y el resultado de laauditoría se valora como positivo:

– La entidad de certificación mencionará en el informe de audito-ría:

· en el apartado de “fecha”: la fecha de la auditoría comple-mentaria adicionalmente a la fecha de la auditoría en la quese identificó la no conformidad Mayor

· en el apartado “resultado final de la auditoría”: mencionarque se ha realizado una auditoría complementaria y que lano conformidad Mayor se ha solucionado;

· en “observaciones sobre no conformidades KO y Mayores”:explicar en qué requisito se ha solucionado la no conformi-dad mayor.

– La empresa no puede certificarse con nivel superior aunque lapuntuación final sea igual o superior al 95%.

– En el ciclo de certificación permanece la misma fecha válida delcertificado, como se describe en 6.2.

– En el certificado deberá definirse la fecha de la auditoría inicialy la de la auditoría complementaria.

– Si fue durante una auditoría inicial, la fecha máxima de validezdel certificado se calculará a partir de la fecha de la auditoríainicial más un año y 8 semanas.

Ejemplo:Fecha de la auditoría inicial: 01 de octubre de 2012Fecha de emisión del certificado: 26 de noviembre de 2012Certificado válido hasta el: 25 de noviembre de 2013Fecha de renovación (auditoría en la quese halló una no conformidad Mayor) 2: 25 de septiembre de 2013Auditoría complementaria: 03 de diciembre de 2013Fecha máxima de validez del certificado: 25 de noviembre de 2014.

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El informe (primero el de la auditoría cuando se detectó una no confor-midad Mayor, luego actualizado con los resultados de la auditoría com-plementaria) se subirá al portal de auditorías IFS una vez realizada laauditoría complementaria con la condición de que la no conformidadMayor haya sido finalmente subsanada.

5.8.3 Gestión específica del proceso de auditoría en caso deuna puntuación final <75%

En estas situaciones, la certificación ha fallado y se realizará una audi-toría totalmente nueva. La nueva auditoría no se deberá llevar a caboantes de 6 semanas después de la auditoría en la que se obtuvo unapuntuación <75%.

5.8.4 Gestión específica del proceso de auditoría en caso deempresas con varios establecimientos

– Se auditarán todos los requisitos KO en todos los estableci-mientos, incluso si algunos de ellos están parcialmente gestio-nados desde la central de gestión.

– En el informe de auditoría de cada establecimiento sólo semencionará la fecha de auditoría del establecimiento en cues-tión; no es necesario incluir la fecha de auditoría de la central.

– En caso de detectarse una no conformidad Mayor o un KO conuna D durante la auditoría de la central de gestión, todos losestablecimientos de producción se verán afectados y el certifi-cado de éstos será cancelado (según el procedimiento arribadescrito).

– Tras una auditoría con éxito de la central de gestión (o tras unaauditoría complementaria positiva tras una no conformidadMayor en la central de gestión), se reinstaurarán los certifica-dos de los centros de producción. Según el tipo de no confor-midad detectado en la central de gestión, puede que sea nece-sario realizar una nueva auditoría de los establecimientos deproducción.

6 Concesión del certificado

Se emitirá un certificado para un establecimiento específico.

Traducción del alcance de auditoría en el certificado: Para asegurarse eluso internacional de la norma IFS y que sea comprensible para unpúblico amplio, en el certificado IFS Logistics se traducirá siempre elalcance al inglés. Traducir estos alcances de auditoría es obligación yresponsabilidad de la entidad de certificación.

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En la Parte 4 se establece la información mínima obligatoria que debepublicarse en el certificado IFS Logistics.

Nota: también puede publicarse en el certificado la puntuación final deauditoría, en porcentaje, si el cliente y/o la empresa auditada así lo soli-cita.

6.1 Plazos para la concesión del certificado

La entidad de certificación es la responsable de tomar la decisión deconceder o no el certificado IFS. La decisión debe ser tomada por per-sona/s diferente/s de las que realizaron la auditoría. La certificacióntendrá validez efectiva desde la fecha de emisión que conste en el certi-ficado y caducará al cabo de 12 meses. La fecha para la auditoría derenovación se calculará a partir de la fecha de la auditoría inicial, no apartir de la fecha de emisión del certificado. Si la auditoría no se realizaen el plazo previsto, se informará a los distribuidores u otros usuarios através del portal de auditoría.

El plazo entre la fecha de auditoría y la de concesión del certificado sedetermina de la siguiente manera:

– 2 semanas para redactar el informe previo de auditoría

– 2 semanas para que la empresa responda a las desviaciones yno conformidades (es decir, para redactar el plan de acciones)

– 2 semanas para que el auditor verifique el plan de accionescorrectivas propuesto, para el procedimiento de certificación ypara cargar el informe de auditoría, el plan de acciones y elcertificado en el portal de auditoría.

En total: 6 semanas entre la fecha de auditoría y la carga del informe deauditoría en el portal y la concesión del certificado:

– Plazo objetivo: 6 semanas.

– Plazo máximo: 8 semanas.

6.2 Ciclo de certificación

Aunque la fecha de la auditoría de renovación cambiara cada año y nocorrespondiera completamente a la fecha de aniversario, la validez delcertificado permanecerá igual cada año. La fecha de vencimiento delcertificado viene determinada como sigue: fecha de auditoría inicial+8 semanas. Esto permite evitar huecos entre dos (2) certificados con-secutivos y que por el hecho de planificar la auditoría algo antes, laempresa pierda algunos meses de validez.

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Ejemplo:Fecha de la auditoría inicial: 1 de octubre de 2012Fecha de emisión del certificado: 26 de noviembre de 2012Certificado válido hasta el: 25 de noviembre de 2013Fecha de la auditoría de renovación: 25 de septiembre de 2013Certificado válido hasta el: 25 de noviembre de 2014 (inde-

pendientemente de la fecha de laauditoría de renovación).

Tabla No7: Ciclo de certificación

Nota: el certificado se expedirá siempre basado en la decisión de certi-ficación y tras varias etapas de decisiones de certificación según ISO/IECGuide 65 (futura norma ISO/IEC 17065).

La situación ideal es que la auditoría de renovación se realice dentro delas ocho (8) semanas antes de la fecha de expiración del certificado,para disponer de tiempo suficiente para todos los pasos del proceso decertificación.

La auditoría de renovación se planificará como máximo ocho (8) sema-nas antes hasta dos (2) semanas después de la fecha de vencimiento dela auditoría (la fecha de vencimiento es la fecha de aniversario de laauditoría inicial). Si no fuera el caso, o si algunos de los pasos del pro-ceso de certificación no finalizaran a tiempo, el certificado no podrá serrenovado con la “fecha de vencimiento”, sino con la nueva fecha real, locual supondría una ruptura en el ciclo de certificación.

En el ejemplo anterior, esto significa que la auditoría no puede planifi-carse nunca antes del 06 de agosto ni después del 15 de octubre.

El informe de auditoría anterior continúa otras ocho (8) semanas más(tras la fecha de vencimiento) en el portal de auditorías, pero si la audi-toría de renovación tiene lugar más tarde de la fecha antes indicada, elinforme quedará automáticamente borrado del portal de auditorías deIFS.

AI:01.10. 2012

AI: Auditoría inicialAR: Auditoría de renovaciónC: Fecha de validez del certficado

AR:25.09.2013

C:25.11.2013

C:25.11.2014

C:25.11.2015

AR:05. 10.2014

< 12 meses >12 meses

= 12 meses =12 meses

Oct.2012

Nov. Sept.2013

O Nov.D E F MAM J J A D E F MAM J J A S Oct.2014

Nov. D E F MAM J J A S

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6.3 Información sobre condiciones de retirada delcertificado

La retirada de un certificado por la entidad de certificación sólo se per-mite en el caso de que exista una información conforme las actividadeslogísticas no pueden ya cumplir los requisitos del sistema de certifica-ción (como se indica en ISO/IEC Guide 65, futura norma ISO/IEC 17065).La única excepción a esta norma puede estar relacionada con el impagode la auditoría en curso por la empresa certificada. El contrato entre laentidad certificadora y la empresa auditada se armonizará con el ciclode certificación (véaseTabla 7 más arriba).

7 Distribución y conservación del informe deAuditoría

Los informes de auditoría serán propiedad de la empresa y no se difun-dirán, entera o parcialmente, a terceras partes sin el consentimientoprevio de la empresa (excepto cuando lo requiera la ley). Deberá obte-nerse constancia escrita de este consentimiento para la difusión, quepodrá ser facilitado por la empresa a la entidad de certificación o alusuario relevante. La entidad de certificación conservará una copia delinforme de auditoría. El informe deberá conservarse adecuadamente ybajo medidas de seguridad durante un período de cinco años.

Las condiciones de acceso a la información sobre informes de auditoríase detallan en la Parte 4.

8 Acciones suplementarias

La decisión relativa a la necesidad de emprender acciones suplementa-rias, a partir de la información del certificado, quedará en manos decada uno de los posibles compradores.

9 Procedimiento de recursos y reclamaciones

La entidad de certificación deberá disponer de procedimientos docu-mentados para tomar en consideración y resolver los recursos contralos resultados de una auditoría. Estos procedimientos serán indepen-dientes del auditor y deberán ser gestionados por la dirección de laentidad de certificación. El plazo máximo para la resolución de losrecursos será de 20 días laborables a contar desde la fecha de recepciónde la información del auditado.

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La entidad de certificación deberá disponer de procedimientos genera-les documentados para gestionar las reclamaciones recibidas de lasempresas y/u otras partes interesadas. Deberá facilitarse una respuestaen un período máximo de diez (10) días laborables a contar desde lafecha de recepción de la reclamación. Deberá emitirse una carta a modode acuse de recibo de la reclamación en un plazo máximo de cinco (5)días laborables. Deberá facilitarse una carta de respuesta tras haberllevado a cabo un proceso exhaustivo de investigación relativo a lasolución de la reclamación.

Para gestionar las reclamaciones recibidas en las oficinas de IFS, lasbases de gestión de reclamaciones se describirán en el acuerdo marcode IFS con las entidades certificadoras:

– Si la reclamación está relacionada con la calidad del contenidode las auditorías IFS o de los informes de auditoría IFS, las ofi-cinas de IFS solicitarán a la entidad de certificación la presenta-ción de un informe sobre las causas y las medidas introducidaspara rectificar los problemas reclamados en el plazo de 2 sema-nas.

– Si la reclamación está relacionada con errores administrativos,por ejemplo en informes de auditoría IFS, certificados IFS o enla base de datos IFS, las oficinas de IFS solicitarán a la entidadcertificadora que proporcione una declaración y rectifique elproblema en el plazo de una (1) semana. La declaración se emi-tirá por escrito, por correo electrónico o postal.

10 Propiedad y uso del logotipo IFS Logistics

IFS Management GmbH es propietaria de los derechos de autor de IFSLogistics y de la marca comercial registrada. El logotipo de IFS Logisticspuede descargarse a través de las páginas seguras del portal de audito-ría IFS. Además, el auditor verificará las siguientes cláusulas y condicio-nes durante la auditoría y los resultados de dicha verificación se descri-birán en el perfil de la empresa del informe de auditoría como campoobligatorio (véase tambiénAnexo 2, Parte 2 sobre campos obligatorios).

Cláusulas y condiciones para el uso del logotipo de IFS Logistics ycomunicación sobre la certificación IFS Logistics

AplicaciónEstos términos y condiciones son aplicables tanto al logotipo de IFSLogistics como a todos los logotipos generales de IFS.

Forma, diseño y color del logotipo IFS LogisticsCuando se utilice, el logotipo IFS Logistics se deberá respetar la formay el color del dibujo a escala. Cuando se utilice en documentos, se per-mite el uso de impresión en blanco y negro.

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El logotipo IFS Logistics puede utilizarse en formato impreso, físico yelectrónico, y en films, siempre que se respeten su forma y formatos.Idénticas condiciones aplican al uso del logotipo en sellos.

Restricción de los comentarios y explicacionesCuando una empresa con certificación IFS Logistics, una empresa cola-boradora de IFS Logistics o una entidad certificadora de IFS Logisticspubliquen documentos con el logotipo IFS, los comentarios y las expli-caciones respecto a IFS deben estar identificados como tales de formaclara.

Uso del logotipo IFS Logistics en material promocionalUna empresa con certificación IFS Logistics, una empresa colaboradorade IFS Logistics (agente comercial) que acepte certificados IFS de susabastecedores o proveedores de servicios, o una entidad certificadorade IFS Logistics podrán utilizar el logotipo IFS Logistics con fines pro-mocionales y publicar información sobre la certificación IFS, siempre ycuando no sea visible en el envase de los productos finales disponiblespara el consumidor final.

Las empresas que suministren productos o presten servicios a empre-sas certificadas o que apoyan a IFS, pero que no están ellas mismascertificadas IFS (como fabricantes de equipamientos, prendas, materialde limpieza o servicios y que quisieran dar a conocer que sus productosy/o servicios ayudan al cumplimiento de los requisitos IFS) deberánsolicitar expresamente un permiso por escrito a IFSManagement GmbHpara utilizar el logotipo IFS y/o cualquier otro logotipo de IFS.

El logotipo IFS Logistics y la información sobre la certificación podránutilizarse en la correspondencia con usuarios relevantes de IFS. Las pre-sentaciones que mencionen a IFS en Internet sólo se permiten si estánen relación directa con la seguridad de producto (por ejemplo en infor-mación sobre seguridad y sobre el sistema de gestión de la calidad).

El logotipo IFS Logistics podrá presentarse en cualquier tipo de comu-nicación general (exposiciones para contactos de negocio, folletos, artí-culos genéricos sobre seguridad alimentaria y gestión de la calidad engeneral, vehículos, etc.). La Norma IFS Logistics fue desarrollada porcompañías de servicios logísticos, distribuidores y entidades de certifi-cación para garantizar la calidad y seguridad de los productos. Debeasegurarse que toda la información relativa a certificaciones haga men-ción de manera clara a IFS. El logotipo IFS no se utilizará en presenta-ciones que no tengan una clara conexión con IFS.

Restricciones adicionales en el uso del logotipo IFS LogisticsEl logotipo IFS Logistics no se utilizará de modo que pudiera hacer pen-sar de alguna forma que el propietario de IFS es el responsable de ladecisión de certificación. Lo mismo se aplica a las opiniones e interpre-taciones que se pudieran derivar. En caso de suspensión o retirada dela certificación IFS Logistics, la empresa certificada tiene que suspenderde inmediato la inclusión del logotipo IFS en sus documentos y otromaterial y cesar cualquier comunicación relativa a IFS. La empresaauditada debe demostrar que ha cumplido con estos requisitos.

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Comunicación relativa a la certificación IFS LogisticsTodas las normas antes mencionadas se aplican a cualquier comunica-ción relativa a IFS Logistics. Asimismo, esto significa que no se permiteel uso de las marcas de palabras “IFS”, “International Featured Stan-dard” o “IFS Logistics” o similares en cualquier comunicación sobre losproductos finales dirigida al consumidor final.

11 Revisión de la Norma

El Comité de Revisión tiene como objetivo garantizar el control de lacalidad y el contenido de la Norma, y revisará la misma y su protocolopara asegurar que cumplen con los requisitos. El Comité de Revisiónestará compuesto por todos los participantes implicados en el procesode auditoría: los representantes de los distribuidores, representantesdel sector, de servicios alimentarios y de entidades de certificación. Elobjetivo del Comité de Revisión es compartir experiencias, intercambiaropiniones y decidir los cambios a la Norma, los requisitos aplicables alinforme de auditoría y la formación.

12 “Integrity Program” de IFS

El “Integrity Program” de IFS, lanzado a principios de 2010, incluyevarias medidas para garantizar la calidad del esquema de certificaciónIFS, centrado especialmente en la revisión de auditorías realizadas porlas entidades de certificación de IFS y sus auditores.

El programa cuenta con dos pilares:

12.1 Acciones preventivas de aseguramiento de la calidad

Las actividades de aseguramiento de la calidad monitorizan todo el sis-tema IFS. Se realizan con regularidad auditorías de vigilancia en lasoficinas de las entidades de certificación y auditorías in situ de provee-dores para valorar el sistema IFS. Estas auditorías se realizan indepen-dientemente de si ha habido o no una reclamación. El muestreo deestas auditorías de vigilancia se basa en un proceso aleatorio de selec-ción y mediante el uso de criterios objetivos. Estos criterios son tantoeconómicos (como cantidad de certificados emitidos) como cualitativos(como revisión y análisis de procesos de certificación IFS y de los infor-mes correspondientes).

En las oficinas de la entidad de certificación acreditada se lleva a cabouna auditoría de oficina de supervisión de entidad certificadora (EC)para comprobar la aplicación correcta de las disposiciones IFS en lasinstalaciones de la entidad certificadora y para fomentar la mejora con-tinua.

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Adicionalmente se pueden realizar auditorías de vigilancia de provee-dores in situ en empresas certificadas. Por lo general, las auditorías deproveedores in situ se anuncian con 48 horas de antelación a la fecha dela auditoría. En estas auditorías se compara la documentación revisadaen la auditoría de la oficina de la entidad de certificación, o en la basede datos de IFS, con la situación real hallada en la empresa.

También se pueden realizar auditorías presenciales. En este caso, losauditores de “Integrity Program” valoran a un auditor IFS durante unaauditoría IFS real.

12.2 Acciones de aseguramiento de la calidad tras lanotificación de una reclamación

Un proceso detallado de gestión de reclamaciones analiza toda la infor-mación necesaria. Los distribuidores y otras partes interesadas tienenderecho a presentar cualquier posible no conformidad a IFS para suestudio como parte del “Integrity Program”.

Las oficinas de IFS recaban las reclamaciones relativas a auditorías IFS,informes, certificados u otras circunstancias en las que se cuestione laintegridad de la marca IFS. Los distribuidores, las entidades de certifi-cación, los empleados de empresas certificadas IFS o cualquier otrapersona pueden utilizar los formularios de reclamación de la web deIFS www.ifs-certification.com o pueden enviar un correo electrónico [email protected] para informar a IFS sobreun determinado asunto. Adicionalmente a cualquier reclamación reci-bida, IFS analiza también la base de datos de IFS con herramientas ana-líticas para identificar posibles deficiencias. Si la Gestión de Asegura-miento de la Calidad de IFS es informada de discrepancias importantesentre los resultados de una auditoría IFS y una auditoría posterior deproveedor, el asunto será investigado dentro del proceso de gestión dereclamaciones como se describe a continuación.

Las oficinas de IFS recabarán toda la información necesaria para inves-tigar la causa de la reclamación y establecer si existen deficiencias enempresas certificadas, entidades de certificación acreditadas o audito-res autorizados por IFS en el cumplimiento de los requisitos de IFS. Seadoptarán las medidas oportunas para investigar a fondo cualquierreclamación que pueda incluir la solicitud a una entidad de certificaciónpara que realice una investigación interna y proporcione una declara-ción sobre el resultado de las investigaciones a IFS.

En el caso de que una reclamación no pueda ser resuelta satisfactoria-mente con la investigación realizada por la entidad de certificación, serealizará una auditoría de investigación en la o las entidades de certifi-cación. Por lo general, las auditorías de investigación se anuncian48 horas antes de la fecha de auditoría, aunque en casos especialespueden realizarse auditorías sin previo aviso.

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También se pueden realizar auditorías presenciales. En este caso, losauditores de “Integrity Program” valoran a un auditor IFS durante unaauditoría IFS real.

Las auditorías realizadas como parte del “Integrity Program” las reali-zan auditores contratados por IFS y totalmente independientes de losauditados y de las entidades de certificación.

12.3 Sanciones

Si tras una reclamación o acción de aseguramiento preventivo de lacalidad, la causa de una deficiencia ha resultado ser un error de la enti-dad de certificación y/o de un auditor, IFS enviará toda la informaciónde forma anónima a un Comité Sancionador independiente. El ComitéSancionador, compuesto por un abogado y participantes del sector, dedistribuidores y entidades de certificación, tomará una decisión sobre siexiste o no incumplimiento y la gravedad del mismo.

Las sanciones se enviarán a la entidad certificadora y/o a sus auditoressi el Comité Sancionador concluye que se ha cometido un incumpli-miento. El tipo de sanción dependerá de la cantidad de incumplimien-tos cometidos previamente por el auditor y/o la entidad de certificación,así como del nivel de gravedad de dichos incumplimientos. La direcciónde IFS informará a la entidad de acreditación correspondiente si se hadeterminado un incumplimiento por parte de una entidad de certifica-ción y/o un auditor.

Todos estos procedimientos se establecerán en el contrato entre IFS ycada una de las entidades de certificación y todos los participantes en elsistema IFS serán informados del proceso. El “Integrity Program” deIFS refuerza la fiabilidad del esquema IFS al comprobar la implantaciónde la norma IFS en la práctica.

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Tabla No 8: Resumen de las actividades del Integrity Program de IFS

Integrity Program

Gestión dereclamaciones

Medidaspreventivas de AC

Auditorías devigilancia

Auditoríain situ delprovee-dor

Gestión de lacalidad IFS eviden-cias suficientes/posible incumpli-

miento

Auditorías deinvestigación

Auditoríapresen-cial

Auditoríaen la

oficina dela EC

Auditoríaen la

oficina dela EC

Auditoríain situ delprovee-dor

Presidenteabogado

Participantede la distribu-

ción

Participante dela industria

Comité sancionador

Participante de la ECsin derecho a voto

Auditoríapresen-cial

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ANEXO 1: Aclaración del alcance de aplicaciónde las distintas normas IFS

IFS Food es una norma para auditar a proveedores/fabricantes y seaplica sólo a empresas que elaboran alimentos o que envasan produc-tos a granel. La Norma IFS Food se aplicará cuando se procese un pro-ducto o cuando exista un peligro de contaminación de un productodurante el proceso de envasado primario.

IFS Logistics es una norma para auditar empresas cuya actividad sea lalogística orientada a productos alimenticios y no alimenticios, comotransporte, almacenamiento, distribución, carga/descarga, etc. Seaplica a todos los tipos de actividad: entrega por carretera, tren, barco;productos refrigerados/congelados o estables a temperatura ambiente.

Aclaración/ejemplos de alcance de aplicación entre IFS Food e IFSLogistics:

– IFS Logística se aplica sólo a actividades logísticas en las quelas empresas tienen un contacto físico con productos que yadisponen de un envase primario (transporte, empaquetado deproductos alimenticios envasados, almacenamiento y/o distri-bución, transporte y almacenamiento de pallets, bolsas encajas).También se aplica a productos específicos no envasadoscomo despieces de reses o transporte a granel/en tanques(jarabe de glucosa, leche, cereales, etc.)

– Para cualquier tipo de procesado que signifique un cambio delas características del producto, es aplicable IFS Food y por lotanto no aplica IFS Logistics (ej. maduración, envasado prima-rio-si el producto se vende directamente al consumidor final,congelación/descongelación como una etapa del proceso, cla-sificación de frutas y vegetales bajo criterios cualitativos, cor-tado, etc.).

– Cuando la empresa dispone de su departamento propio delogística y/o transporte o realiza actividades de almacena-miento y distribución, éstas quedan incluidas en el subcapítulorelativo a transporte o almacenamiento de IFS Food.

Nota: Si las operaciones de logística propias de la empresa pro-cesadora se encuentran en la misma ubicación que la empresay si la empresa o el cliente desea que estas operaciones esténcertificadas según IFS Logistics, podrá realizarse una auditoríasegún IFS Logistics.

En este caso, se deberán cumplir los siguientes requisitos:

· las operaciones de logística sólo se aplican a productos yaenvasados;

· en caso de dos (2) certificados (Food y Logistics), deberándefinirse claramente los alcances respectivos de cada audi-toría y cada certificado;

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· los requisitos de IFS Food relativos a transporte y almacena-miento deberán ser siempre evaluados durante la auditoríade IFS Food;

· deberá realizarse una auditoría IFS Food de la empresa pro-cesadora de alimentos; IFS Logistics es sólo una auditoríaadicional;

· todos los documentos relevantes deberán encontrarse en laplataforma.

– Si la empresa procesadora subcontrata a terceros las activida-des de logística y/o transporte, los requisitos especificados enel capítulo de IFS sobre almacenamiento y transporte deberánestar claramente definidos en el contrato o si se aplica IFSLogistics.

IFS Broker es un estándar para auditar empresas tales como agenciasde comercialización, brokers u otro tipo de empresas que no tienenposesión física del producto (ej. aquellas que no tienen almacenes,estaciones de envasado o flotas de camiones, pero son entidades lega-les con apartados de correos, oficinas, etc.)El estándar aplica a productos de alimentación, de uso doméstico y decuidado personal.

IFS Cash and Carry/Wholesale es un estándar que cubre todas las acti-vidades de manipulación de productos a granel y envasados en merca-dos Cash & Carry o de venta al por mayor.También incluye actividadesde procesado cuando están implicados productos en pequeñas cantida-des (ej. carne picada).Los requisitos de IFS Cash & Carry/Wholesale son los mismos que IFSFood, pero contiene además unas guías sobre cómo gestionar requisi-tos específicos de losmercados de Cash & carry o en empresas de ventaal por mayor. Además, el enfoque de la certificación múltiple es posiblebajo condiciones muy específicas (cantidad de procesos, número dealmacenes, auditorías sin previo aviso, etc).

IFS HPC es un estándar para empresas que procesan productos de usodoméstico y de cuidado personal, o empresas que envasan productosde uso o doméstico o cuidado personal a granel. IFS HPC sólo puedeser utilizado cuando un producto es “procesado” o cuando hay un peli-gro de contaminación durante el envasado primario.

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Matriz para determinar la norma IFS correcta

No Actividad principal de la empresa International Featured Standards

IFSFood

IFS HPC IFSLog. 2

IFSBroker

IFSC&C/W.

1 Procesado de alimentos(cuando se procesan productos o tan prontoexista riesgo de contaminación de los productos)

X

2 Procesado HPC(cuando se procesan productos o tan prontoexista riesgo de contaminación de los productos)

X

3 Actividades logísticas para alimentos,no alimentos, HPCActividades de logística sólo como servicio, sinactividad comercial(Cuando las empresas tienen un contacto físicocon productos ya envasados o sólo para determi-nados productos no envasados, como despiecesde reses o transporte a granel/en tanques (jarabede glucosa, leche, cereales, etc.)).

X

4 Comercio con alimentos, HPC sin contacto con elproducto(cuando no hay posesión física de los productos,sólo compra y venta desde una oficina, sinactividades de logística)

X

5 Cash & Carry/Mayoristas(cuando en la distribución de productos se puedaincluir alguna actividad menor de procesado, bajorequisitos específicos)

X

Certificación combinada

6 Comercio con alimentos/HPC y logística conalimentos/HPCAuditoría combinada para actividades comercialesY de logística, con una lista de comprobaciónespecífica

X X


ANEXO 2: Proceso de certificación

Voluntario:Auditoría previa

Junto con la entidadde certificación:· Determinaciónfecha de auditoría

· Determinaciónhoras de auditoría

· Definición delalcance de auditoría

Determinación deNC mayores,

KO – Auditoría nosuperada

Envío a la empresaauditada del informeprevio de auditoríay el plan de acción

Cumplimentaciónvoluntaria del plande acción y envíoa la entidad decertificación

Finalización del plande acción

e informe – carga enel portal de auditoría

IFSSin certificado

Envío a la empresaauditada del informeprevio de auditoríay el plan de acción

Acciones correctivasa las NC mayores enplazo de 6 meses

Validación de lasacciones correctivaspor la entidad de

certificación

Determinación de1 NC Mayor y cir-

cunstancias particu-lares – No aprobado

hasta que seemprendan acciones

Suspensióndel actualcertificado

Suspensióndel actualcertificado

4. Selección por parte de la empresa de la entidad decertificación IFS (acreditada y homologada).Presupuesto, decisión y firma de un contrato.

3. Evaluación de la situación actual de la empresa

2. Leer el ejemplar de IFS Food o IFS Logística

1. Decisión de la empresa de certificarse conformea una norma IFS

6. Reunión finalInformación relativa a las no conformidades evidenciadas

Reunión inicial – Evaluación de la documentación – Evaluación delestablecimiento y entrevistas al personal

5. Planificación y preparación de la auditoríaRealización de la auditoría in-situ en la fecha acordada,por un auditor competente en los alcances relevantes

7. Preparación del informe previo de auditoría y del plande acción por el auditor (2 semanas)

12. Concesión del certificado y envío del informe finala la empresa auditada

11. Decisión de certificación, determinación de la validezdel certificado por la entidad de certificación

10. Revisión por la entidad de certificación/auditor del plande acción cumplimentado (2 semanas) Com-probación delinforme completo de auditoría y del plan de acción (con

revisión obligatoria) por la entidad de certificación

9. Envío a la entidad de certificación/auditor del plan deacción cumplimentado (2 semanas)

8. Cumplimentación del plan de acción y determinaciónde acciones correctivas por la empresa)

13. Carga de los datos de la auditoría en el portal deauditoría IFS (detalles de la auditoría, informe, plan deacción y certificado) por la entidad de certificación

14. Tres meses antes de la caducidad del certificado,el portal de auditoría IFS envía un recordatorio a laempresa para programar una nueva auditoría con la

entidad de certificación. La auditoría no se programarámás allá de la fecha prevista para la auditoría de

renovación en el certificado.


ANEXO 3: Diagrama de flujo para la gestión delos KO puntuados con D y noconformidades Mayores

Subir el informe IFS final al portal (visible):En caso de auditoría complementaria:– Definir en el apartado “fecha” la fecha de la auditoría inicialy la de la auditoría complementaria

– Definir en el apartado “resultado final de la auditoría” que seha realizado una auditoría complementaria y que la NC Mayorse ha solucionado

– En “observaciones sobre KO y NC Mayores”: explicar en quérequisito se ha solucionado la NC Mayor.

La empresa no puede certificarse a un nivel mayor aunque lapuntuación final sea ≥95%.Fecha de fin de validez el certificado basada en la fecha de laauditoria inicial

Auditoría complementaria, sihan pasado <6 meses entre laauditoría en que se detectó la

NC Mayor y la auditoríasiguiente (no antes de seis (6)semanas en el caso de un fallo

en actividades logísticas)

Auditoría completamente nueva, planificadano antes de seis (6) semanas tras la auditoría

en que se detectaran no conformidades.

Cargar el informe en el portal IFS(no es visible)

Subir el informe IFS final al portal(visible)

Recomendado: completar el plan de acciónpor la empresa auditada y enviarlo

a la entidad de certificación en un plazo dedos (2) semanas

Enviar el informe preliminar y la plantilla delplan de acción a la empresa auditada

Resultado deauditoría

No aprobado

Suspensión del certificado actual en un plazomáximo de dos (2) días laborables tras la

auditoríaIndicar las explicaciones de la no

conformidad(es) en inglés en el portal IFS

>1 Mayor y/o <75% oMás de una mayor o

Una o varios Ko’s valorados con D

Subir el informe al portal IFS (no visible)

Auditoría inicial,si han pasado >6 meses

entre la auditoría en que sedetectó la NC Mayor y la

auditoría siguiente

Obligatorio: realización del plan de acciónpor la empresa auditada y devolución

a la entidad de certificación en el plazo dedos (2) semanas

Enviar informe preliminar y plantilla de plande acción a la empresa auditada

Suspensión del actual certificado, máx. dos(2) días después de la fecha de auditoría

Inserción de explicaciones en inglés sobre lano conformidad en el portal IFS

1 Mayor y ≥75% de los criterios son cumplidos15% de la cantidad total possible es reducido

No aprobado a no ser que se emprendanacciones adicionales y sean validadas tras la

auditoría complementaria.

Auditoría IFS Logistics

Tiempo hasta lapróxima auditoría Tiempo hasta la

próxima auditoría

Resultado positivode auditoría

Resultado positivode auditoría

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ANEXO 4: Alcances de producto, los cualesdeben ser especificados en el informey en el certificado si los productosmanipulados son alimentos oproductos HPC

Tabla 1: Alcances de producto según IFS Food versión 6

IFS FoodVersion 6Alcances de producto

1. Carnes rojas y blancas, aves de corral y productos cárnicos

2. Pescado y productos de pescado

3. Huevos y productos derivados

4. Productos lácteos

5. Frutas y verduras

6. Cereales, panadería y pastelería industrial, confitería, snacks

7. Productos combinados

8. Bebidas

9. Aceites y grasas

10. Productos secos, otros ingredientes y aditivos

11. Alimentos para mascotas

Tabla 2: Alcances de product según IFS HPCVersión 1

IFS HPC versión 1Alcances de producto

Explicación

Pc:Cosmetica = Productos decuidado personal –En contacto con la piel

=> Incluye todos los productos descritos en lalegislación sobre cosmética (ej. champú, pasta dedientes, lociones de afeitado, tatuajes temporaleslavables, toallitas cosméticas, maquillajes,parches para la piel o sustancias aplicadas conparches para la piel.

Hcp:Productos químicos de usodoméstico

=> Productos de limpieza y pulido, así como produc-tos utilizados para el uso doméstico y para coches(ej. detergentes, todos los productos utilizadospara limpieza, líquidos o en toallitas, limpiacrista-les, etc.)También se incluyen productos específi-cos de limpieza ej. productos para limpieza depiscinas.

=> Productos y materiales para mejorar el olorambiental (ej. ambientadores en spray o aeroso-les, velas, etc.)

=> Productos insecticidas

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Hp:propiedades de limpiezaEn contacto con alimentos

=> Materiales y artículos descritos en el Reglamento(CE) No1935/2004, los cuales van a estar encontacto con los alimentos (ej. copas/tenedo-res/platos de cartón y plástico, papel de aluminio,productos de uso diario, etc.)

=> Otro tipo de materiales y artículos (ej. esponjas,bolsas de basura de plástico, etc.

Ph:Higiene personalEn contacto con la piel

=> Productos y materiales que están destinados alcuidado del cuerpo, excepto los productos decosmética (ej. peines y cepillos, pañuelos depapel, brochas de afeitado, algunos dispositivosmédicos clase 1, pañales, pelucas, pestañaspostizas, uñas postizas, joyería, etc.) productos dehigiene femenina

=> Productos o materiales que van a entrar encontacto con el interior de la boca (ej. cepillos dedientes, palillos de dientes de madera/plástico,etc.), hilo dental

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Parte 2: Lista de los requisitos deauditoría

1 Responsabilidad de la dirección

1.1 Política corporativa/Principios corporativos

1.1.1 La dirección deberá redactar e implantar una política corpo-rativa. Ésta deberá tomar en consideración, como mínimo:

– seguridad del producto

– enfoque al cliente

– responsabilidad medioambiental

– sostenibilidad

– responsabilidad y personal

La política corporativa deberá ser comunicada a todos losempleados.

1.1.2 La política corporativa, los objetivos de calidad y seguridadalimentaria deberán comunicarse a los empleados de cadadepartamento y deberán estar eficazmente implantados.

1.1.3 La compañía designará un responsable para la comunica-ción externa (gestión de crisis, comunicación con las autori-dades y los medios).

1.2 Estructura corporativa

1.2.1 La estructura de la empresa deberá estar reflejada en unorganigrama.

1.2.2 Las responsabilidades y competencias deberán estar esta-blecidas con claridad en instrucciones de trabajo o docu-mentos, así como la delegación de las mismas.

1.2.3 El departamento responsable de gestión de la calidad yseguridad alimentaria y/o el representante de IFS logísticadeberá depender directamente de la dirección.

1.2.4 KO No1: La dirección deberá ser responsable de la políticacorporativa y objetivos. La dirección facilitará los recursos einversiones necesarias para garantizar la seguridad, legali-dad y calidad del producto de acuerdo con los requisitos decliente y especificaciones.

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1.2.5 La compañía se asegurará de que todos los empleados sanconscientes de sus responsabilidades y esto deberá revi-sarse como mínimo una vez al año.

1.2.6 La empresa deberá tener un sistema implantado para asegu-rarse de que se mantiene informada de toda la legislaciónrelevante. Los requisitos legales deberán implantarse porlos departamentos apropiados.

1.3 Revisión por la dirección

1.3.1 La dirección debe asegurarse de que los sistemas de gestiónde la calidad y la seguridad alimentaria son revisados almenos una vez al año o con más frecuencia si se realizancambios. Dichas revisiones deberán contener, al menos,procesos de gestión del riego y/o el sistema APPCC y losobjetivos de calidad.

1.3.2 Se definirá, implantará y se mantendrá actualizado un proce-dimiento de gestión de crisis.

1.3.3 Se implantará un procedimiento que permita identificar lasnecesidades básicas y las expectativas de los clientes.

1.3.4 Los resultados de este procedimiento deberán ser evaluadosy tomados en consideración para al establecer los objetivosde calidad y seguridad alimentaria.

1.3.5 La empresa deberá identificar y revisar periódicamente, peroal menos una vez al año, la infraestructura necesaria paralograr la conformidad con los requisitos del producto (porejemplo mediante auditorías internas o inspecciones in situ).Esta, incluirá, como mínimo, lo siguiente

– edificios

– sistemas de suministro

– maquinaria y equipamiento

– transporte.

Los resultados de la revisión, especialmente aquellos queevidencien algún riesgo, se tomarán en consideración parala planificación de inversiones.

1.3.6 La empresa deberá identificar y revisar periódicamente, peroal menos una vez al año, el entorno de trabajo necesariopara lograr la conformidad con los requisitos del producto(por ejemplo mediante auditorías internas o inspecciones insitu). Esta actividad, incluirá, como mínimo, lo siguiente:

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– instalaciones del personal

– condiciones medioambientales

– condiciones higiénicas

– diseño del puesto de trabajo

Los resultados de la revisión, especialmente aquellos queevidencien algún riesgo, se tomarán en consideración parala planificación de inversiones.

2 Sistema de gestión de la calidad y laseguridad alimentaria

2.1 Gestión de la seguridad del producto

2.1.1 KO No 2: La base del sistema de control de la seguridad ali-mentaria de la compañía será un sistema de gestión delriesgo y/o sistema APPCC, sistemático, exhaustivo y total-mente implantado. Para alimentación se emplea un sistemaAPPCC, que estará basado en los principios del Codex Ali-mentarius.

2.1.2 El sistema de gestión del riesgo o sistema APPCC deberáabarcar todos los grupos de productos, así como todos losprocesos, desde la recepción hasta la expedición.

2.1.3 El sistema de gestión del riesgo/sistemaAPPCC describirá ladiferencia entre la manipulación logística de productos noenvasados y productos envasados, y entre productos esta-bles a temperatura ambiente o productos con temperaturacontrolada. El propio sistema de control de la empresa cum-plirá con el riesgo de producto existente.

2.2 Formación del equipo de gestión del riesgo/equipo APPCC

2.2.1 La empresa deberá tener un equipo de gestión del riesgo oequipo APCCC, que será multidisciplinar. El equipo deberátener un fuerte apoyo de la dirección y los miembros delequipo deberán tener conocimiento detallado de las activi-dades que se desarrollan en todas las instalaciones.

2.2.2 El líder del equipo estará al corriente de la gestión del riesgoo de los principios del APPCC y de su aplicación. El equipo/líder del equipo deberá demostrar que él/ella puede identifi-car, controlar y gestionar los peligros de seguridad alimen-taria. Deberá obtenerse asesoramiento externo si no se dis-pone internamente del conocimiento necesario.

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2.3 Gestión del Riesgo/Gestión del APPCC

2.3.1 La empresa identificará claramente el alcance de sus respon-sabilidades en transporte y en la cadena logística. La gestióndel riesgo/gestión del APPCC deberá estar basado en estealcance.

2.3.2 Deberá disponerse de una descripción completa de los ser-vicios para todos los grupos de productos, y deberá incluirinformación relevante concerniente a la seguridad del pro-ducto, ej. Manipulación, condiciones de almacenamiento,método de transporte y distribución.

2.3.3 Deberá disponerse de una versión actualizada del diagramade flujo para los servicios logísticos. El diagrama de flujo seactualizará ante cualquier cambio.

2.3.4 Se dispondrá de un análisis de todos los peligros físicos, quí-micos y biológicos, incluyendo alérgenos, que podrían razo-nablemente esperarse.

2.3.5 El análisis de peligros deberá considerar la posibilidad deaparición de peligros y la gravedad de sus efectos adversosen la salud. En caso de usar clasificación de riesgos, sedeberá documentar un análisis de peligros con evaluaciónde riesgos para cada clase de riesgo.

2.3.6 Para todas las etapas/procesos que demandan un controlespecífico para garantizar la seguridad alimentaria, laempresa deberá implantar, mantener y documentar medi-das de control específicas (para alimentación por ej. Deter-minación de los PC/PCC.)

2.3.7 Para cada medida de control específica, se definirá límitescríticos adecuaos (ej. Determinación de límites críticos paracada PC/PCC).

2.3.8 KO No 3 [NA es posible]: Donde los riesgos necesitan controlespecífico para garantizar la seguridad del producto, se esta-blecerá un sistema de vigilancia para cada PCC con límitescríticos claros y un sistema documental disponible, en elcaso de pérdida de control.

2.3.9 En el caso de que el sistema de vigilancia indique que unlímite crítico está fuera de control (ej. PC/PCC), se deberánemprender y documentar las acciones correctivas adecua-das. Las acciones tomadas deberán tomar en consideraciónlos productos no conformes.

2.3.10 Deberán establecerse procedimientos de verificación paraconfirmar que el sistema de gestión del riesgo/sistemaAPPCC es efectivo. La verificación del sistema APPCC se lle-vará a cabo, como mínimo, una vez al año. Algunos ejem-plos de las actividades de verificación:

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– auditorías internas

– evaluaciones

– reclamaciones

Los resultados de esta verificación deberán incorporarse alsistema de gestión del riesgo/sistema APPCC y deberácomunicarse a la Dirección.

2.3.11 Se deberá disponer de documentación que abarque todoslos procesos, procedimientos, medidas de control y regis-tros. La documentación y la conservación de los registrosdeberán ser apropiadas, de acuerdo al tipo y tamaño de laempresa.

2.4 Requisitos de documentación

2.4.1 El sistema de gestión de la calidad y la seguridad alimentariadebe estar documentado e implantado, y se conservará enuna ubicación determinada. Se registrará el motivo para laintroducción de modificaciones en los documentos que seconsideren críticas para los requisitos del producto.

2.4.2 Todos los documentos necesarios estarán disponibles en suversión vigente. Deben estar apropiadamente autorizados ydeberán estar disponibles en todo momento para las personas implicadas. La documentación se puede conservar enpapel o en formato electrónico. La documentación en Intra-net debe ser trazable mediante una firma autorizada.

2.5 Conservación de los registros

2.5.1 Todos los registros necesarios para demostrar el cumpli-miento del producto con sus requisitos serán completos,detallados, se conservarán y estarán disponibles.

2.5.2 Los registros serán legibles y auténticos. Sólo las personasautorizadas podrán aplicar modificaciones a los registros. Silos registros de vigilancia son electrónicos, deberá existir unsistema que asegure que sólo personal autorizado tieneacceso para crear o manipular estos registros (ej. Contrase-ñas)

2.5.3 Todos los registros se conservarán de acuerdo con los requi-sitos legales y durante un mínimo de un año. El tiempo deconservación de los registros estará basado en un análisisde peligros y evaluación de riesgos asociados.

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3 Gestión de los recursos

3.1 Formación/Información del personal

3.1.1 La empresa deberá disponer de programas de formación einformación documentados. Los registros de los programasde formación incluirán:

– contenidos de formación

– frecuencia de formación (relativa a seguridad alimentaria/higiene al menos una vez al año, para no alimentación essuficiente cada dos años)

– labores del empleado

– lista de participantes

– idiomas

– formador/tutor cualificado

– métodos de evaluación.

Antes de comenzar a desarrollar su trabajo, deberá existirformación de seguridad alimentaria básica.

3.1.2 Los programas de formación documentados se harán exten-sivos a todo el personal, incluyendo trabajadores tempora-les o de temporada empleados en las respectivas áreas detrabajo.

3.2 Higiene personal

3.2.1 Deberán establecerse requisitos documentados relativos a lahigiene del personal, y en su caso del control de enfermeda-des. Éstos incluirán, como mínimo, los siguientes aspectos:

– lavado y desinfección de manos

– comer y beber

– fumar

– acciones a emprender en caso de cortes o abrasiones enla piel

Estos requisitos deberán basarse en un análisis de peligrosy evaluación de riesgos asociados para el producto y el pro-ceso.

3.2.2 Los requisitos de higiene del personal estarán implantadosy serán respetados por todo el personal relevante, subcon-tratistas y visitantes. El cumplimiento de estos requisitosdeberá ser comprobado y registrado.

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3.2.3 La ropa de protección para el personal, y visitantes será ade-cuado, de acuerdo con los requisitos del producto y del pro-ceso.

3.2.4 Toda la ropa de trabajo debe ser lavada regularmente. Unanálisis de peligros y una valoraciónde los riesgos asociadosen consideración con losprocesosyproductosde la empresa,debe determinar si la ropa debe ser lavada por la propiaempresa o por el empleados.

3.3 Aseos, equipamientos para la higiene einstalaciones para el personal

3.3.1 La empresa proporcionará instalaciones para el personal,proporcionales en su tamaño, equipadas para la cantidad deempleados. Se deberán conservar en buen estado general yde limpieza.

3.3.2 Se deberá disponer de instalaciones adecuadas para ellavado de manos en las áreas de almacenamiento, en basea un análisis de peligros y evaluación de riesgos asociados.

3.3.3 Las instalaciones de lavado de manos estarán equipadas,como mínimo, con:

– agua potable a una temperatura adecuada

– jabón líquido

– equipo adecuado para el secado de las manos.

3.3.4 Donde se manipulen productos alimenticios muy Perecede-ros y productos sin envasar o productos sensibles, se toma-rán adicionalmente las siguientes medidas de higiene:

– grifería de accionado sin manos

– desinfectante para las manos

– equipos adecuados de higiene

– rotulación que señale los requisitos de lavado de manos

– cubos de basura de apertura sin manos.

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4 Realización del Servicio

4.1 Requisitos generales para el almacenamiento ytransporte

4.1.1 Revisión del contrato y comunicación

4.1.1.1 Se establecerán, convendrán y revisarán los requisitos defi-nidos entre las partes contratantes respecto a su aceptabili-dad antes de firmar un contrato de aprovisionamiento.Todaslas cláusulas relacionadas con la calidad y la seguridad ali-mentaria deberán ser conocidas y comunicadas a cada unode los departamentos implicados.

4.1.1.2 Deberán existir registro que muestres cómo los cambios enlos contratos existentes son documentados y comunicadosentre las partes contratantes.

4.1.1.3 Si no se puede cumplir con los servicios contratados (ej.puntualidad de los envío), el cliente deberá ser informadoinmediatamente.

4.1.1.4 Deberán disponer de contactos de emergencia detallados yactualizados (ej. Clientes, autoridades públicas si aplica), encaso de incidentes relacionados con la seguridad y calidaddel producto).

4.1.2 Proveedores y Proveedores de Servicios

4.1.2.1 Se dispondrá de un procedimiento para la homologación yel seguimiento de los proveedores y proveedores de servi-cios (internos y externos). El procedimiento de homologa-ción y vigilancia deberá contener criterios claros de valora-ción como fiabilidad del proveedor, reclamaciones,auditorías, y certificados de cumplimiento, así como el cum-plimiento de referenciales requeridos.

4.1.2.2 Los resultados de las valoraciones de proveedores seránrevisados con regularidad, pero como mínimo una vez alaño. Deberán existir registros de dicha revisión y de lasacciones tomadas en consecuencia.

4.1.3 Requisitos específicos para manipulación de material

4.1.3.1 La empresa dispondrá de un procedimiento para evitar cual-quier contaminación cruzada (también contaminación cru-zada causa por productos incompatibles en el transporte obien en almacenamiento. Deberá evitarse contaminacionespor emisiones, humos, olores, cuerpos extraños, material deenvasado y otro tipo de contaminantes.

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4.1.3.2 Cualquier producto que quede contaminado deberá contro-larse eficazmente. Se deberá aplicar un procedimiento decuarentena apropiado (bloqueo) tras cualquier incidente.

4.1.3.3 Si los requisitos de cliente incluyen el requisito de ausenciade algunos ingredientes (ej. OGM’s, alérgenos), deberánexistir medidas para evitar la contaminación cruzada de losproductos sin envasar.

4.1.3.4 Se cumplirán los requisitos específicos exigidos en relacióncon la seguridad del producto y/o protección del medioambiente (ej. Envasado de productos no alimenticios daña-bles como dispositivos electrónicos, productos farmacéuti-cos).

4.1.3.5 Los pallets deberán comprobarse en las expediciones paraevaluar si están en buenas condiciones.

4.1.4 Manipulación logística de mercancías peligrosas

4.1.4.1 La empresa revisará si hay mercancías peligrosas (deacuerdo a requisitos legales) en una carga. Se considerará elcambio de productos y/o carga

4.1.4.2 Las empresas que manipulen mercancías peligrosas desig-narán una persona responsable de las mercancías peligro-sas (ej. Responsable de mercancías peligrosas en Europa).

4.1.5 Trazabilidad

4.1.5.1 Se deberá disponer de un sistema de trazabilidad que seaapropiado para la empresa y para los productos que mane-jan.

4.1.5.2 El sistema de trazabilidad será comprobado a intervalosregulares, al menos una vez al año y se documentará la efi-cacia.

4.1.5.3 La empresa deberá mantener un registro actualizado detodos los clientes y sus productos correspondientes. Los pro-ductos deben estar asignados a los clientes en el almacén.

4.1.6 Mantenimiento y reparaciones

4.1.6.1 Deberá implantarse, mantenerse y documentarse un sis-tema demantenimiento adecuado, que cubra todos los equi-pos críticos (incluyendo el transporte) para cumplir con losrequisitos del producto. Esta cláusula será de aplicacióntanto para actividades de mantenimiento externas comointernas.

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4.1.6.2 Durante la ejecución de los trabajos de mantenimiento yreparaciones y después de ellos, se asegurará la prevenciónde contaminación y la conformidad con los requisitos delproducto. Se mantendrán registros de mantenimiento yreparaciones, así como de las acciones correctivas adopta-das.

4.1.6.3 Todos los materiales utilizados en los trabajos de manteni-miento y reparación será adecuado para el uso previsto (ej.Aceites de uso alimentario, pinturas no tóxicas si se manipu-lan productos sin envasar).

4.1.6.4 Se documentarán las averías que se produzcan en las insta-laciones y los equipos cubiertos por el sistema de manteni-miento (incluyendo el transporte), y se revisarán por si esnecesario realizar modificaciones en dicho sistema.

4.1.7 Aire acondicionado/enfriamiento

4.1.7.1 Se definirán e implantarán los requisitos para el controlmedio ambiental (ej. Temperatura, humedad) que tenganinfluencia en la calidad y seguridad del producto.

4.1.7.2 Se implantará un sistema de gestión de temperatura apro-piado para monitorizar el proceso a intervalos adecuados.

4.1.7.3 Cuando el proceso requiere aire acondicionado/aire refrige-rado, el equipo utilizado para este propósito deberá mante-nerse y limpiarse apropiadamente en frecuencias adecua-das.

4.1.7.4 En caso de rotura del aire acondicionado/sistema de refrige-ración o en el caso de desviaciones de la temperatura obje-tivo, deberá existir un procedimiento para acciones correcti-vas de emergencia.

4.1.8 Higiene

4.1.8.1 Los planes de limpieza y desinfección estarán disponibles eimplementados, basados en un análisis de peligros y evalua-ción de riesgos asociados. Éstos deberán especificar:

– responsabilidades

– los productos utilizados y sus instrucciones de uso

– las áreas a limpiar y/o desinfectar

– la frecuencia de limpieza

– requisitos de documentación

– símbolos de peligro (si fuera necesario).

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4.1.8.2 Cuando una empresa contrate a un proveedor de serviciosexterno para actividades de limpieza y desinfección, todoslos requisitos especificados anteriormente deberán estarclaramente definidos en el respectivo contrato.

4.1.8.3 Se verificará y documentará la eficacia de las medidas delimpieza y desinfección. Se implantarán acciones correcti-vas, si es necesario.

4.1.8.4 Los exteriores de las instalaciones deberán mantenerse lim-pios y ordenados.

4.1.8.5 Se dispondrá de las ediciones vigentes de las fichas de segu-ridad y las instrucciones de uso de los productos químicos ylos productos de limpieza. El personal responsable deberáconocer las instrucciones.

4.1.8.6 Los productos químicos de limpieza deberán estar clara-mente etiquetados, y se utilizarán de forma correcta paraevitar contaminación.

4.2 Almacenamiento y manipulación

4.2.1 Requisitos constructivos

4.2.1.1 El ambiente de trabajo no deberá tener un efecto negativoen la calidad y/o seguridad del producto.

4.2.1.2 Todas las áreas de trabajo dispondrán de una iluminaciónadecuada.

4.2.1.3 En todas las etapas de transporte y logística, donde el cristalde los equipos de iluminación, puede causar un riesgo decontaminación en productos abierto, todos los equipos deiluminación deberán estar protegidos con cubiertas inastilla-bles e instalados para minimizar el riesgo de rotura.

4.2.1.4 Se implantarán procedimientos que describan las medidas atomar en caso de rotura de vidrio y/o material quebradizo.Dichas medidas deberán incluir:

– métodos de limpieza

– evitar la contaminación

– cuarentena del producto (bloqueo) y liberación.

4.2.1.5 Las áreas de carga y descarga deberán ser apropiadas parasu uso. Deberán construirse de forma que:

– los productos estén protegidos de la lluvia

– se evite la acumulación de residuos

– la condensación y la formación de crecimiento de mohosea prevenida

– se facilite la limpieza

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4.2.1.6 Suelos, paredes y techos se mantendrán en buen estado.

4.2.1.7 Los equipos serán accesibles para las operaciones de lim-pieza y mantenimiento.

4.2.1.8 Ventanas, y puertas se mantendrán en buen estado y estaráncerradas si no están en uso.

4.2.1.9 La seguridad de las instalaciones y el acceso a los productosestá basada en función del riesgo concerniente a los requisi-tos de seguridad del producto.

4.2.1.10 Se deberá minimizar el almacenamiento en el exterior. Si sealmacenan mercancías en el exterior, se deberá llevar a caboun análisis de peligros y evaluación de riesgos asociadospara asegurarse de que no hay riesgo de contaminación oun efecto adverso sobre la seguridad alimentaria y la calidaddel producto.

4.2.2 Vigilancia y control de plagas

4.2.2.1 La empresa debe tener instaurado un sistema de control deplagas que cumpla los requisitos legales locales y queincluya, como mínimo:

– el entorno de la fábrica (plagas potenciales)

– plano de la instalación con puntos de aplicación (plano decebos)

– identificación de los cebos en la instalación

– responsabilidades internas y externas

– productos y agentes utilizados y sus instrucciones de usoy seguridad

– la frecuencia de las inspecciones.

El sistema de control de plagas se basará en un análisis depeligros y evaluación de riesgos asociados.

4.2.2.2 La empresa deberá disponer de personal propio cualificadoe instruido, y/o contratar los servicios de una empresaexterna cualificada. En este último caso, un contrato deberáespecificar las actividades a realizar.

4.2.2.3 Las inspecciones de control de plagas y las acciones resul-tantes estarán documentadas, incluyendo la fecha y las fir-mas de ambas partes. Los productos usados para el controlde plagas no supondrán un riesgo para la seguridad del pro-ducto. Se vigilará la efectividad del control de plagas conayuda de análisis periódicos de tendencias.

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4.2.2.4 A la recepción de materias primas, éstas serán objeto de uncontrol para verificar la ausencia de plagas. Ante cualquierinfestación, ésta deberá documentarse y deberán empren-derse medidas de control.

4.2.2.5 Los productos y vehículos de transporte se almacenarán demanera que se minimice el riesgo de infestación. Cuando elalmacenamiento de productos y/o máquinas puede atraerplagas, se deberán tomar medidas apropiadas para prevenirel riesgo de contaminación.

4.2.3 Recepción y almacenamiento de mercancías

4.2.3.1 Se implantará procedimientos para la recepción de mercan-cías y se comunicarán a todo el personal relevante. Estosprocedimientos deberán incluir criterios generales de ins-pección (ej. Identificación de productos y vehículos), normaspara la aceptación de las mercancías y rechazo de mercan-cías. Se documentarán las no conformidades.

4.2.3.2 Todos los productos deberán estar claramente identificados.La rotación de stock y la manipulación de las mercancías serealizarán de acuerdo con los requisitos de cliente(s) (ej.Cubiertas de protección).

4.2.4 Eliminación de residuos

4.2.4.1 Se respetarán todos los requisitos legales vigentes para laeliminación de residuos.

4.2.4.2 Los residuos alimentarios y de cualquier otro tipo se retira-rán lo antes posible de las áreas en lasque se manipulan ali-mentos y/o mercancías sensibles.

4.2.4.3 Los contenedores de residuos deberán estar marcados conclaridad, y mantenidos en buen estado.

4.2.4.4 Los residuos se recogerán en diferentes contenedores, enfunción del tipo de gestión prevista para los mismos. Tansólo terceras partes debidamente autorizadas podrán efec-tuar el transporte y gestión de dichos residuos. La empresadeberá mantener los registros de gestión de los residuos.

4.2.5 Proveedores externos de almacenamiento

4.2.5.1 Cuando una empresa contrate a un proveedor externo dealmacenamiento, se deberán cumplir todos los requisitosespecificados dentro de las secciones 4.1, 4.2 y 5.3 y estaránclaramente definidas en el contrato correspondiente o elproveedor externo deberá estar certificado de acuerdo a losrequisitos de IFS logística.

4.2.5.2 Los empleados del proveedor externo deberán conocer yaplicar los requisitos de higiene del personal de la empresa.

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4.3 Transporte

4.3.1 Requisitos de transporte específicos

4.3.1.1 Todos los vehículos de transporte y unidades usadas para eltransporte beberán ser capaces de mantener al producto enlas condiciones definidas dentro los límites especificados(ej. temperatura)

4.3.1.2 En el caso de mercancías que requieran una temperatura detransporte determinada, se verificará y documentará la tem-peratura en el interior del vehículo antes de proceder a lacarga del mismo.

4.3.1.3 Las unidades usadas para el transporte con temperaturacontrolada (ej. remolques con temperatura) deberán estarlimpias y en buen estado de mantenimiento. Se deberá ase-gurar un sistema de pre-enfriamiento antes del llenado.

4.3.1.4 Si es necesario, se limpiarán las unidades de transporte con-siderando los requisitos específicos de limpieza antes decambiar de una carga a otra. Deberán estar disponibles loscertificados de limpieza u otras evidencias objetivas de quese ha realizado una limpieza efectiva, si así lo requiere la leyo el cliente(s).

4.3.2 Proveedores de transporte externo

4.3.2.1 Cuando la empresa contrate los servicios de transporte a untercero, se deberán cumplir todos los requisitos especifica-dos dentro de las secciones 4.1, 4.2 y 5.3 y estarán clara-mente definidas en el contrato correspondiente o el provee-dor externo deberá estar certificado de acuerdo a losrequisitos de IFS logística.

4.3.2.2 Los conductores del servicio externo deberán conocer y apli-car los requisitos de higiene del personal de la empresa.

4.3.2.3 Cuando la empresa contrate los servicios de transporte a untercero, para el transporte de productos envasados (mer-cado al contado), el proveedor externo deberá estar certifi-cado de acuerdo a los requisitos de IFS logística o estar vin-culado a los siguientes requisitos:

– las unidades de transporte y remolques deberán estarlimpias y se deberá asegurar su función.

– control de Temperatura para productos bajo control detemperatura

– los diferentes productos deberán separarse claramente

– habrá usencia de olores y otras contaminaciones (4.1.3.1)

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– el requisito 4.1.1.3 debe ser cumplido

– el requisito 4.1.1.4 debe ser cumplido

– el requisito 5.3 debe ser cumplido

Si la orden es reenviada a más proveedores de transporteexternos, se deben cumplir estos requisitos.

5 Mediciones, Análisis, Mejoras

5.1 Auditorías internas

5.1.1 KO No 4: Se realizarán auditorías internas efectivas según unprograma definido y convenido de auditorías que cubra almenos todos los requisitos de la norma IFS. El alcance y lafrecuencia de las auditorías internas se determinarán con unanálisis de peligros y evaluación de riesgos asociados. Estoes también aplicable a ubicaciones de almacenamiento pro-pias o subcontratadas por la empresa.

5.1.2 Al menos una vez al año se llevarán a cabo auditorías inter-nas de actividades que sean críticas para la seguridad ali-mentaria y las especificaciones del producto

5.1.3 Los auditores serán competentes e independientes deldepartamento auditado.

5.1.4 Los resultados de las auditorías serán comunicados a ladirección y a las personas responsables de los departamen-tos afectados. Se establecerán, se documentarán y se comu-nicarán al personal afectado las acciones correctivas necesa-rias y el plazo para su implantación.

5.1.5 Se documentará cómo y cuándo se verificarán las accionescorrectivas derivadas de las auditorías internas.

5.2 Inspecciones en la planta

5.2.1 Se planificarán y se llevarán a cabo regularmente inspeccio-nes en la planta en base al riesgo. Las inspecciones de plantadeberán incluir una evaluación del control de producto,higiene/limpieza cuerpos extraños, higiene del personal,control de plagas, unidades de transporte, etc.

5.2.2 Se documentará cualquier desviación y las acciones correc-tivas asociadas.

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5.3 Calibración, ajuste y verificación de los equipos demedición y vigilancia

5.3.1 La empresa identificará los equipos de medición y vigilancianecesarios para asegurar la conformidad con los requisitosdel producto. Estos equipos deberán estar identificados conclaridad y registrados en un documento.

5.3.2 Todos los equipos de medida deberán ser comprobados,ajustados o calibrados de acuerdo a un sistema de vigilanciaa intervalos especificados y respetando normas/métodosreconocidos y definidos. El resultado de las comprobacio-nes, ajustes y calibraciones deberá quedar documentado.Cuando sea necesario, se llevarán a cabo acciones correcti-vas sobre dispositivos y, si fuera necesario, sobre procesosy productos.

5.4 Gestión de las reclamaciones de autoridades yclientes

5.4.1 Se implantará un sistema para la gestión de las reclamacio-nes de producto.

5.4.2 Todas las reclamaciones serán evaluadas por personal com-petente. Cuando esté justificado, se tomarán de inmediatolas medidas apropiadas.

5.4.3 Se deberán analizar las reclamaciones con un enfoque haciala implantación de medidas preventivas, que eviten la reapa-rición de la no conformidad.

5.4.4 Los resultados del análisis de los datos de las reclamacionesse pondrán a disposición de los correspondientes responsa-bles y de la dirección

5.5 Gestión de no conformidades y de productos noconformes

5.5.1 KO No 5: Se dispondrá de un procedimiento para la gestiónde todos los productos no conformes.

5.5.2 Este procedimiento para la gestión de productos no confor-mes deberá incluir, como mínimo:

– análisis de peligros y evaluación de riesgos asociados

– procedimientos de aislamiento y cuarentena

– identificación (p. e. etiquetado)

– las responsabilidades del personal deberán estar clara-mente identificadas

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5.5.3 Todo el personal relevante deberá comprender el procedi-miento de gestión del producto no conforme.

5.5.4 Cuando se den no conformidades, se adoptarán medidascorrectivas inmediatas para asegurar el cumplimiento de losrequisitos de producto.

5.5.5 La eficacia y rapidez de acción del procedimiento de gestióndel producto no conforme serán evaluadas periódicamente,como mínimo una vez al año, si no ha tenido lugar ningunacuarentena de producto (bloqueo). Se realizará de tal maneraque se asegure la eficaz implantación y operatividad del pro-cedimiento.

5.6 Acciones correctivas

5.6.1 Se dispondrá de un procedimiento para el registro y el aná-lisis de las no conformidades, cuyo objetivo será evitarreapariciones mediante acciones preventivas y/o correcti-vas.

5.6.2 KONo 6: Se formularán con claridad, documentarán y empren-derán acciones correctivas, tan pronto como sea posible,para evitar la reaparición de la no conformidad. Se definiráncon claridad las responsabilidades y los plazos para la accióncorrectiva.

5.6.3 Se documentarán los resultados de las acciones correctivasy se evaluará su eficacia.

5.6.4 Los acciones correctivas serán comunicados a la dirección

6 “Food Defense” e inspecciones externas

6.1 Evaluación de “Food Defense”

6.1.1 Se definirán claramente las responsabilidades en relación a“Food Defense”. La persona responsable será parte del per-sonal clave de la empresa o tendrá acceso al equipo de direc-ción. Se deberá demostrar el suficiente conocimiento de laempresa en este ámbito.

6.1.2 Deberá haberse realizado y documentado un análisis depeligros y evaluación de riesgos asociados para “FoodDefense”. Se identificarán áreas críticas para la seguridad, enbase a esta evaluación y en base a los requisitos legales apli-cables.

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El análisis de peligros y evaluación de riesgos asociadospara “Food Defense” deberá realizarse una vez al año o concada cambio que afecte la integridad alimentaria.Se definirá un sistema adecuado de alertas y se comprobarásu efectividad regularmente.

6.1.3 Si la ley obliga a realizar ciertos registros o inspecciones insitu, deberá aportarse evidencias.

6.2 Seguridad de la planta

6.2.1 En base a un análisis de peligros y evaluación de riesgosasociados, las áreas identificadas como críticas para la segu-ridad deberán estar adecuadamente protegidas, para evitaraccesos no autorizados.Los puntos de acceso deberán estar controlados.

6.2.2 Deberá disponerse de procedimientos para prevenir e iden-tificar indicios de sabotaje.

6.3 Seguridad del personal y de visitantes

6.3.1 La política de visitas deberá incluir aspectos del plan de“Food Defense”. El personal de recepción y carga en con-tacto con el producto deberá estar identificado y respetarálas normas de acceso de la empresa. Los visitantes y provee-dores de servicios externos deberán estar identificados enlas áreas de almacenamiento de productos y se registraránen el momento de acceso. Estarán informados sobre laspolíticas de la planta y su acceso estará controlado en conse-cuencia.

6.3.2 Todos los empleados deberán contar con formación sobredefensa alimentaria con periodicidad anual o cuando se ins-taure un cambio importante en el programa. Se documenta-rán las sesiones de formación.La contratación de empleados y la terminación de contratostendrán en cuenta aspectos de seguridad en función de loque permita la ley.

6.4 Inspecciones externas

6.4.1 Deberá existir un procedimiento documentado para gestio-nar las inspecciones externas y las visitas reglamentarias. Elpersonal relevante deberá estar formado para cumplir elprocedimiento.

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Módulo ‘Broker’ para auditorías de certificacióncombinadas de IFS Logistics/IFS Broker

(Este módulo sólo es aplicable para auditorías de certificación combina-das de IFS Logistics/IFS Broker si la compañía logística lleva a caboactividades de comercialización. Contiene los requisitos complementa-rios de IFS Broker).

1 Requisitos generales adicionales

1.1 Sistema de gestión de calidad

1.1.1 KO No1 (Broker): La base del sistema de control de la segu-ridad del producto deberá ser un sistema de gestión delriesgo y/o APPCC totalmente implementado, sistemático yexhaustivo. Para alimentos se utilizará un sistema APPCC,que estará basado en los principios del Codex Alimentarius.Además, las obligaciones legales relativas a los países deproducción y de destino deberán ser tenidas en cuenta.

El concepto de gestión del riesgo debe estar relacionado conla respectiva ubicación de la producción y deberá incluir:

a. Un diagrama de flujo que englobe todos los niveles rele-vantes de la transacción del corretaje.

b. Descripción del riesgo

c. Medidas para controlar el riesgo identificado

d. Los pasos referidos a los puntos anteriores a)–c) deberánestar documentados.

1.1.2 La evaluación del riesgo deberá ser comprobado de maneraregular, y si fuera necesario revisada/actualizada. La evalua-ción del riesgo deberá considerar cuestiones relacionadascon la presencia de, el riesgo de la presencia de OGMs yalérgenos.

1.1.3 La evaluación del riesgo deberá ser llevada a cabo por per-sonas con el conocimiento apropiado de los procesos y losproductos implicados. Si este conocimiento es inadecuado,la empresa tomará las medidas apropiadas para garantizarque la evaluación del riesgo se lleva a cabo por persona(s)competente(s).

1.1.4 Los registros deberán almacenarse de manera segura y serfácilmente accesibles.

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1.2 Gestión de recursos

1.2.1 La empresa deberá garantizar que todos los procesos (docu-mentados o no) son conocidos por el personal relevante y seaplican sistemáticamente.

1.2.2 Todo el personal que lleve a cabo labores que afecten a laseguridad de producto, la legalidad y la calidad debe dispo-ner de las competencias adecuadas por estudios, experien-cia laboral y/o formación, adecuada a sus funciones y basa-das en análisis peligros y evaluación de riesgos asociados.

2 Procesos de planificación y servicio

2.1 Acuerdo contractual

2.1.1 Deberá garantizarse que la calidad específica y los requisitosde seguridad de los clientes son comunicados al proveedoren la etapa preliminar

2.2 Especificaciones y fórmulas

2.2.1 Se deberá disponer de especificaciones implementadas paratodos los productos acabados, Deberán estar actualizadas,sin ambigüedades y cumplirán todos los requisitos legales ydel cliente.

2.2.2 KO No 2 (Broker): Deberá cumplirse con la especificación delcliente.

2.2.3 Cuando los clientes así lo requieran, se deberán acordar for-malmente las especificaciones de producto.

2.2.4 Deberá existir un procedimiento para la creación, la modifica-ción y la aprobación de especificaciones para todas las partesen el proceso, que incluirá la aceptación preliminar del cliente,si las especificaciones han sido convenidas con el cliente.

2.2.5 KO No 3 (Broker): Cuando existan contratos con clientes enrelación con la fórmula/receta del producto y requisitos tec-nológicos, también deberán cumplirse éstos.

2.3 Desarrollo de producto

2.3.1 La empresa deberá disponer de un procedimiento imple-mentado para el desarrollo de producto que tenga en cuentariesgos y patentes, y que demuestre que todos los productosexistentes y nuevos han sido diseñados para cumplir losrequisitos legales.

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2.3.2 Se establecerán la formulación del producto, el proceso defabricación, los parámetros de proceso y el cumplimiento delos requisitos del producto y se evaluarán mediante ensayosen fábrica y análisis de producto.

2.3.3 Se realizarán ensayos de vida comercial o procesos adecua-dos teniendo en cuenta la formulación del producto, el enva-sado, la producción y las condiciones declaradas para esta-blecer una duración mínima del producto.

2.3.4 El desarrollo de producto deberá tomar en consideración losresultados de evaluaciones organolépticas.

2.3.5 Deberá haberse implementado un proceso para asegurarque el etiquetado cumple con la legislación vigente en elpaís de destino y con los requisitos del cliente.

2.3.6 Deberán establecerse recomendaciones para la preparacióny/o el uso de los productos alimenticios. Cuando sea apro-piado, se incluirán los requisitos del cliente.

2.3.7 Se registrarán adecuadamente el progreso y los resultadosdel desarrollo de producto.

2.4 Compras

2.4.1 La empresa deberá controlar los procesos de compras paraasegurar que todos los materiales y servicios adquiridos deterceros y que tengan un impacto en la seguridad alimenta-ria y la calidad cumplen los requisitos. Cuando una empresadecida subcontratar algún proceso que pueda tener unimpacto en la seguridad alimentaria, deberá asegurarse elcontrol sobre dichos procesos. Se identificará y documen-tará el control de estos procesos externalizados dentro delsistema de gestión de la calidad y seguridad alimentaria.

2.4.2 El procedimiento de homologación y vigilancia deberá con-tener criterios claros de valoración como: auditorías, certifi-cados de análisis, fiabilidad del proveedor y reclamaciones,así como el cumplimiento de referenciales requeridos, basa-dos en un análisis de peligros. Si existe un estándar de IFSpara la categoría de producto (IFS Food o IFS HPC, IFS PACsecure), el productor del (alimento, HPC o envase) productoque trabaja para el Broker debe estar certificado según IFS oun estándar equivalente, al menos que el cliente (el distribui-dor) acepte de manera expresa otras condiciones. Si el pro-veedor no está certificado según IFS, ésto deberá quedarreflejado en el certificado.

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2.4.3 Se verificará que los productos comprados cumplan con lasespecificaciones existentes. La planificación de estas com-probaciones deberá, comomínimo, tener en cuenta los crite-rios siguientes: requisitos de producto, estatus del provee-dor (según su valoración) e impacto de los productosadquiridos sobre el producto final. También se comprobaráel origen si se menciona en las especificaciones. Cuandovarios proveedores suministren el mismo producto a uncliente, estos proveedores deberán tener el mismo nivel decontroles de producción.

2.4.4 Se verificará que los servicios comprados cumplen con lasespecificaciones existentes. La planificación de estas com-probaciones deberá, como mínimo, tener en cuenta losaspectos siguientes: requisitos de producto, estatus del pro-veedor (según su valoración) e impacto del servicio sobre elproducto final.

2.4.5 En caso demarca privadas, deberá existir para los proveedo-res de productos un sistema de aprobación de proveedoresde acuerdo a los requisitos de cliente

2.5 Envasado del producto

2.5.1 Deberán existir especificaciones detalladas que cumplancon la legislación vigente aplicable, para todos los materia-les de envasado.

2.5.2 Se deberá disponer de certificados de conformidad que cum-plan los requisitos legales vigentes para todo el material deenvasado que pueda tener una influencia en los productos.Cuando no exista ningún requisito legal específico aplicable,se deberá disponer de evidencias para demostrar que elmaterial de envasado es adecuado para su uso. Esto aplica amaterial de envasado que pueda tener efectos sobre la mate-ria prima, productos semielaborados y productos acabados.

2.5.3 Si el cliente o la legislación requieren un nuevo etiquetado,la empresa debe asegurarse de que el envase utilizadocorresponde al producto envasado. El uso del envasecorrecto deberá comprobarse con regularidad y dichas com-probaciones deben ser documentadas.

2.5.4 Si el cliente o la legislación requieren un nuevo etiquetado,la información del etiquetado deberá ser legible, indeleble, ydeberá cumplir con las especificaciones de producto acorda-das por el cliente. Esto deberá comprobarse con regularidady dichas comprobaciones deben ser documentadas.

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2.6 Trazabilidad (incluyendo OGM’s y alérgenos)

2.6.1 KO No 4 (Broker): Se implantará un sistema de trazabilidad,que permita la identificación completa del producto, y el eti-quetado del producto deberá facilitar la trazabilidad com-pleta. El sistema de trazabilidad deberá garantizar una traza-bilidad completa desde el proveedor (definida para lacantidad del lote) al cliente.

2.6.2 El sistema de trazabilidad será comprobado a intervalos regu-lares, al menos una vez al año y cada vez que el sistema detrazabilidad cambie. La comprobación verificará la trazabili-dad hacia atrás y hacia delante (desde el producto final hastala materia prima y viceversa), incluyendo comprobación decantidades. Se registrarán los resultados de los ensayos.

2.6.3 Si un cliente así lo requiere, se conservarán de forma ade-cuada muestras representativas de los lotes producidoshasta la fecha demínima duración del producto final, si fueranecesario, durante un período adicional posterior.

2.7 Organismos Modificados Genéticamente (OGM’s)

2.7.1 Para aquellos productos entregados a clientes y/o paísescon requisitos para OGM’s, la empresa implantará sistemasy procedimientos que permitan la identificación de produc-tos que estén compuestos por OGM’s, contengan OGM’s ose hayan producido a partir de OGM’s, incluyendo ingredien-tes, aditivos y aromas.

2.7.2 Los productos acabados que contengan OGM, o estén eti-quetados como exentos de OGM, se declararán de acuerdocon los requisitos legales vigentes. Los documentos deexpedición de estos productos harán referencia a su consi-deración como OMG.

2.7.3 La empresa implantará con claridad los requisitos del clienterelativos a la consideración o no como OGM de los productos.

3 Mediciones, análisis, mejoras

3.1 Análisis de producto

3.1.1 Se dispondrá de procedimientos que aseguren que se cum-plen todos los requisitos de producto especificados, inclu-yendo los requisitos legales y las especificaciones. Se debe-rán llevar a cabo los análisis microbiológicos, físicos yquímicos necesarios para satisfacer ese objetivo, ya seainternamente o subcontratándolos.

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3.1.2 KO No 5 (Broker): Cuando el cliente solicite análisis especia-les, éstos deberán estar definidos en un plan de análisis, yserán llevados a cabo de acuerdo a requisitos definidos. Losresultados de los análisis deberán estar disponibles en laempresa.

3.1.3 Los análisis relacionados con seguridad alimentaria deberánllevarse a cabo preferentemente en laboratorios con progra-mas o métodos adecuadamente acreditados (ISO 17025). Silos análisis se realizan dentro de la empresa o por un labora-torio sin programas o métodos adecuadamente acreditados,los resultados deberán verificarse de forma periódica porlaboratorios acreditados en estos programas o métodos(ISO 17025).

3.1.4 Deberá definirse un plan de análisis, llevado a cabo internao externamente, basado en un análisis de peligros y evalua-ción de riesgos asociados para materias primas, y productossemielaborados y acabados, así como para equipos de pro-ceso y materiales de envasado, y si es necesario, controlambiental. Se documentarán los resultados.

3.1.5 Los resultados de análisis serán evaluados con prontitud. Seintroducirán las medidas correctivas adecuadas para cual-quier resultado no satisfactorio. Se revisarán periódicamentelos resultados analíticos para identificar tendencias. Se ten-drán en cuenta las tendencias que indiquen resultadospotencialmente insatisfactorios.

3.1.6 La empresa deberá actualizar su plan de control y/o tomarálas medidas adecuadas para controlar el impacto sobre losproductos acabados, sobre la base de cualquier informacióninterna o externa sobre los riesgos de producto que puedantener un impacto en la seguridad alimentaria.

3.2 Cuarentena de productos (bloqueo/retención) yliberación

3.2.1 La viabilidad, eficacia y rapidez de acción del procedimientoserán evaluadas periódicamente, como mínimo una vez alaño, mediante ensayos internos, basados en un análisis depeligros y evaluación de riesgos asociados. Se realizarán detal manera que se asegure la eficaz implantación y operativi-dad del procedimiento.

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3.3 Gestión de incidencias, retirada de productos,recuperación de productos

3.3.1 Se dispondrá de un procedimiento documentado para lagestión de incidencias y de posibles situaciones de emer-gencia que tengan un impacto en la seguridad alimentaria,la legalidad y la calidad. Este procedimiento deberá estarimplantado y mantenido. Incluirá, como mínimo, la designa-ción y formación de un comité de crisis, una lista de contac-tos de emergencia, fuentes de asesoramiento legal (si esnecesario), disponibilidad de las personas de contacto, infor-mación de clientes, y un plan de comunicación, incluyendoinformación a los consumidores.

3.3.2 KO No 6 (Broker): Se dispondrá de un procedimiento eficazpara la retirada y recuperación de todos los productos, queasegure que los clientes implicados sean informados tanpronto como sea posible. Este procedimiento incluirá unaasignación clara de responsabilidades.

3.3.3 Se dispondrá de una lista actualizada de contactos paraemergencias (como nombres, teléfonos de proveedores,clientes y autoridades competentes). Deberá estar perma-nentemente disponible una persona de la empresa, conautoridad para iniciar el proceso de gestión de incidencias.

3.3.4 La viabilidad, eficacia y rapidez de acción del procedimientoserán evaluadas periódicamente, como mínimo una vez alaño, mediante ensayos internos, basados en un análisis depeligros y evaluación de riesgos asociados. Se realizarán detal manera que se asegure la eficaz implantación y operativi-dad del procedimiento.

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ANEXO 1: Glosario/Listado de definiciones

Algunas definiciones que no están incluidas en este glosario, se puedenencontrar en los Reglamentos relevantes y en directivas. En relación alos términos incluidos en es este documento, aplican y deben ser respe-tadas las siguientes definiciones.

Alérgenos (EU) Alimento que puede causar una reacción dañina provocadapor una respuesta inmunológica. Los alérgenos definidosson:– Cereales que contengan gluten (es decir, trigo, centeno,cebada, avena, espelta, kamut o sus variedades híbridas)y productos derivados,

– Crustáceos y productos a base de crustáceos,– Huevos y productos a base de huevo,– Pescado y productos a base de pescado,– Cacahuetes y productos a base de cacahuetes,– Soja y productos a base de soja,– Leche y sus derivados (incluida la lactosa),– Frutos secos, es decir, almendras (Amygdalus communisL.), avellanas (Corylus avellana), nueces (de nogal)(Juglans regia), anacardos (Anacardium occidentale),pacanas (Carya illinoiesis (Wangenh.) K. Koch), castañasde Pará (Bertholletia excelsa), pistachos (Pistacia vera),nueces de macadamia y nueces de Australia (Macadamiaternifolia), y productos derivados,

– Apio y productos derivados,– Altramuces y productos a base de altramuces,– Moluscos y productos a base de moluscos,– Mostaza y productos derivados,– Granos de sésamo y productos a base de granos desésamo,

– Anhídrido sulfuroso y sulfitos en concentracionessuperiores a 10 mg/kg o 10 mg/l expresado como SO2.

Directiva de la Comisión 2007/68 CE del 27 de noviembrede 2007 anexo de enmienda III a la Directiva 2000/13/CE delParlamento Europeo y del Consejo relativa a determinadosingredientes alimentarios.

Alérgenos (USA) Hay 8 alérgenos principales reconocidos en los EstadosUnidos según la U.S. Food and Drug Administration (FDA)Model Food Code, 2009 Sección de definiciones pág 12.(1) “Alérgenos alimentarios principales” son:

(a) Leche, huevo, pescado ( perca, lenguado, bacalao,crustáceos tales como cangrejos, langosta ocamarones) frutos secos ( tales como almendras,avellanas o nueces) trigo, cacahuetes y soja

(b) Cualquier ingrediente que contenga proteínasderivadas de un alimento de los especificados en elSubparágrafo (1) (a) de esta definición

(2) Entre “los alérgenos principales” no se incluye:a) Cualquier aceite altamente refinado procedente de

un alimento de los especificados en el Subpará-grafo (1) (a) de esta definición y cualquier ingre-diente derivado de un aceite altamente refinado; o

b) Cualquier ingrediente que esté exento bajo unproceso de petición o notificación según lo especifi-cado en el Food Allergen Labeling and ConsumerProtection Act of 2004 (Public Law 108-282).

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Evaluador(para entidades deacreditación)

Persona designada por una entidad de acreditación parallevar a cabo, solo o como miembro de un equipo deevaluación, la valoración de una entidad de evaluación dela conformidad.

Auditoría Proceso sistemático, independiente y documentado paraobtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con elfin de determinar la extensión en que se cumplen loscriterios de auditoría.

Calibración Conjunto de operaciones que establecen, bajo condicio-nes específicas, la relación entre los valores de la magni-tud indicados por un instrumento de medida o sistema demedición, o valores representados por un material demedida o un material de referencia, y los valores corres-pondientes de la magnitud realizados con estándares.

PCC – Punto decontrol Crítico

Una etapa en la que se puede aplicar una vigilancia y esesencial para prevenir o eliminar un peligro para laseguridad alimentaria o reducirlo hasta un nivel aceptable.

Codex Alimentarius El Codex Alimentarius es una colección de normas alimen-tarias internacionales aprobadas. Está basado en lossupuestos y decisiones de la llamada Comisión del CodexAlimentarius, un comité formado por Organización de lasNaciones Unidas para la Agricultura y la Alimentación(FAO) y la Organización Mundial de la Salud (OMS) y lasNaciones Unidas que se publicaron por primera vez en1963.

Compañía La organización en general (a diferencia del estableci-miento, que es una unidad de la empresa).

Contaminación Introducción o presencia de un peligro en un alimento oen el entorno alimentario. Incluye contaminación física,química y biológica. Contaminación también puedesignificar la correlación entre materiales de envasado

Corporporación Empresa

Correccción Acción tomada para eliminar una no conformidad o unadesviación detectada.

Acción correctora Acción tomada para eliminar la causa de una no conformi-dad u otra situación indeseable.

PC – Punto de Control Punto identificado por el análisis de peligros comoesencial para controlar la probabilidad de introducción oproliferación de un peligro para la seguridad alimentariaen el producto y/o el entorno. Un PC puede considerarsecomo un PRPO (Programa de prerrequisitos operativos),según se define en la norma ISO 22000.

Cliente Un cliente es una compañía de negocios o una persona ala que se le vende servicios de logística ( y en el caso deuna auditoría de certificación combinada IFS Logistics/IFSBroker, productos comercializados)

Mercancías peligrosas Sustancias, preparados y artículos, los cuales contienensustancias, las cuales pueden suponer peligros específicosdurante la logística, debido a su naturaleza, sus caracterís-ticas físicas y químicas o debido a su estado. Estassustancias están listadas en la legislación vigente (ej. ADRen Europa).

Desviación Incumplimiento de un requisito que no genera un impactoen la seguridad alimentaria de los productos y procesosrelacionados. En IFS, los requisitos que presentan desvia-ciones se puntúan con una B, C o D, a excepción de losrequisitos KO, que son puntuados con una B.

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Distribución El distribuidor es el intermediario entre los productores deartículos y el comercializador o (generalmente) el clientedel negocio. Una vez se ha fabricado un producto, eshabitual almacenarlo en un almacén de distribución.El producto es vendido posteriormente a retailers o a clientes.

Diagrama de flujo Representación sistemática de la secuencia de etapas uoperaciones que se llevan a cabo en el manejo Logísticode productos de alimentación y no alimentación.

Food defense “Food Defense” es el término colectivo que utilizan enEE.UU. la FDA (Food and Drug Administration), el USDA(United States Department of Agriculture)), el DHS(Department of Homeland Security), etc. para englobar lasactividades asociadas con la protección del abasteci-miento nacional de alimentos contra actos intencionadoso deliberados de contaminación o manipulación. Estetérmino incluye a otros similares (como bioterrorismo(BT), contraterrorismo (CT), etc.).El Servicio de Seguridad Alimentaria e Inspección delUSDA define “Food Defense” como la “protección de losproductos alimenticios contra el adulterado intencionadopor agentes biológicos, químicos, físicos o radiológicos”.

OGM El organismo, con excepción de los seres humanos, cuyomaterial genético haya sido modificado de una maneraque no se produce naturalmente en el apareamiento ni enla recombinación natural.

SistemaAPPCC Sistema que permite identificar, evaluar y controlarpeligros significativos para la seguridad del producto

Peligro Agente biológico, químico o físico presente en un ali-mento, o toda condición biológica, química o física de unalimento que pueda causar un efecto perjudicial para lasalud.

Análisis de peligros Proceso de recopilación y evaluación de informaciónsobre los peligros y las condiciones que los originan parapoder decidir cuáles son importantes para el producto eincluirlos consecuentemente en la gestión del riesgo/HACCP plan.

Evaluación de laoficina central(para entidades deacreditación)

Evaluación en las oficinas centrales de la entidad decertificación.

Productos muyperecederos

Productos que, desde el punto de vista microbiológico,son susceptibles de presentar un peligro para la saludhumana inmediatamente después de un corto periodo decaducidad.

Incidente Un suceso inexperado, interno o externo, el cual afecta ala seguridad del producto. En el caso de que no hayacontrol sobre este suceso implica un peligro/un riesgopara la seguridad del producto.

Gestión del incidente La identificacióN/Análisis de los posibles incidentes/situa-ciones, las cuales podrían generar un incidente y eldesarrollo de estrategias para la planificación y control (ej.plan de emergencia, acciones preventivas)

Integrity Program Programa implementado por IFS para:– vigilar, como acción preventiva, el cumplimiento de losauditores y las entidades de certificación, así como lasempresas auditadas;

– gestionar, como acción correctiva, cualquier reclama-ción presentada a IFS.

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Auditoría interna Proceso general de auditoría para toda la actividad de laempresa. Realizada por y en nombre de la empresa parafines internos. La auditoría interna es una actividad inde-pendiente y objetiva de aseguramiento y asesoramiento,diseñada para añadir valor y mejorar las operaciones deuna empresa. Ayuda a una organización a cumplir con susobjetivos aportando un planteamiento sistemático ydisciplinado de evaluación y mejora de la efectividad de lagestión de riesgos y de los procesos de control y gobierno.

Productos a granel Productos sin envasar (ej. canales, barras de pan), produc-tos a granel (ej. azúcar) y productos en cisternas (ej. aceitecomestible, leche)

Vigilancia Secuencia planificada de observaciones o medida deparámetros de control para valorar si un PCC está bajocontrol. Véase también Codex Alimentarius, Principiosgenerales de higiene alimentaria, guía para la aplicacióndel sistema APPCC, sección 9.

MSDS(Fichas de seguridadde materiales)

La información recogida en las hojas de datos de seguri-dad está principalmente dirigida a usuarios profesionalesy debe permitirles tomar las medidas necesarias relacio-nadas con la protección de la salud, de la seguridad y delmedio ambiente en el lugar de trabajo.La hoja de datos de seguridad puede suministrarse enpapel o electrónicamente, siempre que el destinatariodisponga de los medios necesarios para su recepción.

No conformidad Incumplimiento de un requisito especificado. Una noconformidad puede derivarse del incumplimiento de lalegislación, o bien de requisitos de seguridad alimentaria,de los clientes, o internos. En IFS, constituyen no confor-midades las no conformidades Mayores y los requisitosKO puntuados con una D.

Procedimiento Forma específica de llevar a cabo una actividad o proceso.Los procedimientos estarán implantados y la elaboraciónde procedimientos se consigue mediante documentos odescripciones del proceso (p. ej. Diagramas de flujo)

Producto Artículo independiente el cual es manejado en logística

Grupo de productos Agrupación de productos por sus características similareso por sus requisitos legales (ej. productos lácteos, produc-tos cárnicos)

Recuperación deproducto

Toda medida destinada a recobrar un producto peligrosoque el productor o el distribuidor haya suministrado opuesto a disposición del consumidor. La recuperación deun producto es iniciada por el propietario del producto, enel ramo de la logística normalmente por el cliente de lacompañía logística. En el caso de los servicios logísticos elproveedor participa activamente en la ejecución delprocedimiento de recuperación.

Requisitos deproducto

Los requisitos del producto incluyen: seguridad, calidad,legalidad, proceso y en el caso de auditorías combinadasde IFS Logistics/IFS Broker especificaciones de losproductos comercializados.

Retirada de producto Toda medida destinada a impedir la distribución y laexposición de un producto peligroso así como su oferta alconsumidor. . La retirada de un producto es iniciada por elpropietario del producto, en el ramo de la logística normal-mente por el cliente de la compañía logística. En el casode los servicios logísticos el proveedor participa activa-mente en la ejecución del procedimiento de recuperación.

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Revisor Persona de la entidad de certificación a cargo de valorarlos informes de auditorías IFS antes de tomar una deci-sión sobre la certificación.Las labores del revisor serán, como mínimo:– Comprobar la coherencia general de los informes deauditoría.

– Comprobar que los informes de auditoría estén correc-tamente cumplimentados (p. ej. campos obligatorios,etc.).

– Comprobar que los resultados estén bien descritos y lasjustificaciones sean relevantes.

– Comprobar si las acciones correctivas propuestas por laempresa auditada han sido validadas por el auditor(o por un representante de la entidad de certificación)y son relevantes.

Las revisiones serán debidamente documentadas.

Riesgo Una función de probabilidad de un efecto adverso para lasalud y la gravedad de ese efecto, como consecuencia dela presencia de un peligro en un alimento.

Valoración del riesgo La valoración del riesgo incluye una evaluación del riesgocon el proceso de comparar los riesgos estimados segúnlos criterios dados para determinar la aceptabilidad delriesgo y control de riesgos con la implantación, manteni-miento, vigilancia y la documentación de las medidaspreventivas y acciones correctivas en caso de niveles noaceptables de los PC.

Risk management(non-food)

La gestión del riesgo incluye un análisis de peligrosy una valoración del riesgo en todos los estados delproducto.

Dirección Equipo de gestión ejecutiva de una empresa.

Servicios Servicio logístico. Ej. transporte, almacenamiento, con-signa, envasado u otros servicios ej. control de plagas,limpieza

Emplazamiento Una unidad de la empresa

Inspección en fábrica(versus auditoríainterna)

La inspección en fábrica cubre aspectos específicos ypuede ser llevada a cabo por cualquier persona apropiada.Esto implica visitas periódicas a cualquier área, concualquier propósito, para verificar la conformidad (higiene,control de plagas, control del producto, fabricación,peligros como cuerpos extraños, control del entorno,etc.).

Almacenamiento Stock de productos en los locales destinados.

Condiciones dealmacenamiento

Requisitos específicos para el almacenamiento de produc-tos ej. humedad, temperatura, ambiente, exclusión deimpactos negativos y de contaminación.

Proveedor Un proveedor provee servicios y/o bienes a un cliente.Son consultados para el cumplimiento de los servicios delogística ej. proveedores de equipo logístico técnico, dematerial de envasado, subcontratistas, etc.

Sistema Conjunto de elementos mutuamente relacionados o queinteractúan. Rumbo de acción planificado y estructuradode manera sostenible. En función de la complejidad, serecomienda su documentación. Incluye: documentación,descripción de procesos, control/vigilancia, accióncorrectiva, plano del establecimiento.

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Trazabilidad La posibilidad de encontrar y seguir el rastro, a través detodas las etapas de producción, transformación y distribu-ción, de un producto.

Transporte Transporte es el movimiento de bienes de un lugar a otro

Movimiento demercancías

Carga de bienes durante los procesos logísticos (ej. prepa-ración, carga, descarga)

Validación Confirmación mediante el suministro de evidenciaobjetiva de que se han cumplido los requisitos para unautilización o aplicación específica prevista.

Verificación Confirmación mediante la aportación de evidenciaobjetiva de que se han cumplido los requisitos especifica-dos.

Evaluación presencial(por entidades deacreditación)

Evaluación de la entidad de evaluación de la conformidaden el preciso momento en que ésta presta sus servicios deevaluación de la conformidad dentro de su alcance deacreditación.

Auditoría presencialantes de solicitarexámenes de IFS

Un observador de la entidad de certificación acompañaráal auditor durante una auditoría completa con el objetivode evaluar su competencia. El observador no debe serparte de la auditoría (como miembro de un equipo deauditores).El observador deberá cumplir los mismos requisitos quepara formadores.Esta auditoría presencial será una auditoría de seguridadde producto y/o una auditoría según ISO/IEC Guide 65(futura norma ISO/IEC 17065).En el dossier de solicitud del auditor (enviado posterior-mente a las oficinas de IFS), la entidad de certificaciónindicará el nombre de la empresa, la fecha de la auditoríay el nombre de la persona que observó al auditor.

Auditoría presenciala realizar cada 2 añospara auditoresautorizados por IFSque han aprobadopara llevar auditoríasde acuerdo a IFSLogistics

Un observador de la entidad de certificación acompañaráal auditor durante una auditoría completa IFS Logistics(o IFS Food o IFS HPC) con el objetivo de evaluar sucompetencia.El observador no debe ser parte de la auditoría (comomiembro de un equipo de auditores). El observadordeberá cumplir los mismos requisitos que para formado-res o será un auditor de IFS que está aprobado para llevara cabo auditorías de acuerdo a IFS Logistics (aprobadopara IFS Food/HPC con participación en una formación deIFS Logistics o aprobado para IFS Logistics).La auditoría presencial deberá ser una auditoría IFSLogistics o IFS Food o IFS HPC. La entidad de certificacióndeberá especificar el nombre del observador en la lista departicipantes del informe de auditoría IFS Logistics ydeberá poder proporcionar, a petición, un acta de laauditoría presencial.

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ANEXO 2: Campos de cumplimentaciónobligatoria por el auditor

Los requisitos siguientes, en los que hay que cumplimentar obligatoria-mente determinados campos, sirven para un informe de auditoría IFSmás exhaustivo y descriptivo, incluso aunque el auditado cumpla prác-ticamente todos los requisitos IFS. Estas observaciones son un valorañadido para todos los usuarios de los informes de auditoría. El auditordeberá proporcionar, durante una auditoría e incluso en el caso de unaevaluación A, una justificación adicional y/o información de trasfondoadicional para estos requisitos específicos de IFS.

Deberá responderse en todo caso a los siguientes puntos:

Parte del informe deauditoría

Númerodel requisitoIFS Logis-tics v2

Observaciones obligatorias que se deben añadir** descritas adicionalmente en inglés, si el perfil de la empresa se

escribe en un idioma distinto al inglés

Perfil de la empresa Primerapágina delinforme deauditoría

El auditor aportará la información siguiente:– El año de construcción de la planta;– Los números de registro de la empresa por las autoridades, sihubiera (p. ej. en la UE, las plantas de producción de carne y produc-tos lácteos tienen un número de registro veterinario) y el númeroGS1, si hay;

– El COID (código de identificación de IFS), en caso de auditoría derenovación;

– Cuándo se ha hecho la última inversión en producción, las inversio-nes orientadas al producto relacionadas con calidad y seguridad(cambios en edificaciones, maquinaria); especificar el tipo de inver-sión realizada en el área de producción;

– El nombre y los datos de contacto (teléfono/fax/email) de la personade contacto en caso de emergencias (p. ej. retirada/recuperación);

– Grupos de productos y productos por grupo producidos manejadosen la empresa;

– Vista completa de los procesos logísticos de la empresa.**– Si la empresa auditada lleva a cabo actividades de comercializaciónadicionales, especificar el tipo de productos**

– Cuántos empleados trabajan allí, listados según trabajadores ajornada completa y a media jornada (propios, de empresas externas),trabajos por turno,**

– La cantidad y los nombres de las subempresas (establecimientos) dela empresa (dónde están situadas, si están certificadas IFS), precisiónsobre nombres y tipos de partes de los procesos logísticos subcon-tratados,**

– El área de la planta en metros cuadrados,– Indicar si la empresa cumple los requisitos sobre el uso del logotipode IFS, tal y como se define en el protocolo de auditoría de IFS,

– Si la entidad de certificación ha decidido reducir la duración de laauditoría (véase normas en el capítulo 5.3 del protocolo de auditoría),explicación sobre los motivos de reducción.

– Si el establecimiento está certificado según otros esquemas, indicarel nombre de los mismos.

Estructuracorporativa

KO N°1:1.2.4

Descripción de las responsabilidades de la dirección.

Gestión de laseguridad delproducto

KO N°2: 2.1.1y KO N°1(Broker): 1.1.1

Descripción de la gestión del riesgo/planes APPCC y diagramas de flujodisponibles

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Reunión para lagestión del riesgo/equipo HACCP

2.2.1 Descripción del equipo de APPCC (funciones de cada puesto).

Gestión delriesgo/gestióndelHACCP

KO N° 3:2.3.8

Descripción para todos los PCC’s:– del proceso– de la etapa– del PCC– de los límites críticos respectivosDescripción del procedimiento de vigilancia para cada PCC.Como hay una posibilidad de puntuar este KO como NA, en este caso elauditor deberá explicar los motivos.

Revisión delcontrato y comuni-cación

4.1.1.1 El auditor debe dar la siguiente información:– Número de contratos de cliente comprobados– Qué información se ha comprobado– Qué método se ha utilizado.

Riesgo de contami-nación

4.1.3.1 Descripción.El auditor debe dar la siguiente información:– Medidas para evitar la contaminación

Productos peligro-sos

4.1.4 El auditor debe dar la siguiente información:– ¿Se manipulan productos peligrosos?– En caso afirmativo: ¿qué tipo de productos peligrosos?– En caso afirmativo: ¿Quién es el responsable de los productospeligrosos?

Trazabilidad 4.1.5 yKO N° 3(Broker):2.2.5

Descripción:– del sistema de trazabilidad y documentación para la trazabilidad en laempresa de los resultados, detallados, de las comprobaciones detrazabilidad durante la auditoría y de las muestras utilizadas duranteestos tests.

– El test/s de trazabilidad se debe basar siempre en un muestra de unproducto de distribuidor o al menos que sea escogida por el auditor

Sistema de gestiónde la temperatura

4.1.7.2 El auditor debe dar la siguiente información:– ¿Qué tipo de sistema se aplica?– Tipo de documentación de la temperatura

Control de plagas 4.2.2.1 El auditor debe dar la siguiente información:– ¿El servicio de control de plagas es interno o externo?– Frecuencia de actuación y tipo de controles– En el caso de que se haya detectado actividad, cuáles fueron lasacciones correctoras?

Recepción deproductos

4.2.3.1 El auditor debe dar la siguiente información:– ¿Cuáles son los criterios aplicados para la recepción de productos?– ¿Cómo se documentan las desviaciones?

Recepción deproductos

4.2.3.2 El auditor debe dar la siguiente información:– ¿Cómo se identifican las desviaciones relativas a los requisitos delcliente?

Proveedor deservicio de almace-namiento

4.2.5.1 El auditor debe dar la siguiente información:– ¿Cuántos proveedores de servicio de almacenamiento están asigna-dos?

– ¿Qué grupos de productos se almacenan allí?– ¿Cuántos proveedores de servicio de almacenamiento están certifica-dos según IFS Logistics?

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Proveedor delservicio detransporte

4.3.2.1 El auditor debe dar la siguiente información:– Número de proveedores de transporte– Número de contratos de sub-servicios, ¿cuáles se han comprobado?– ¿Cuántos proveedores de transporte están certificados según IFSLogistics?

Proveedor delservicio detransporte

4.3.2.2 El auditor debe dar la siguiente información:– ¿Son los proveedores del servicio de transporte asignados de manerairregular desde el punto de venta?

– ¿Cuáles de estos servicios se han comprobado de

Auditorías internas 5.1.2 El auditor debe dar la siguiente información:– ¿Qué actividades ha considerado la compañía como críticas para laseguridad alimentaria y para las especificaciones de producto?

Gestión dereclamaciones

5.4.1 El auditor aportará la información siguiente:– ¿Con qué frecuencia se reciben reclamaciones (relacionadas conseguridad alimentaria y calidad)? Distinción entre reclamaciones declientes, comerciales y autoridades.

– Cantidad de reclamaciones presentadas por clientes (por millones deunidades vendidas)

– Número de reclamaciones presentadas por autoridades– Número de reclamaciones relacionadas con análisis de no conformi-dades).

Food defense 6.2.1 El auditor aportará la información siguiente:– ¿Qué áreas de la empresa han sido identificadas por la evaluación deriesgos como críticas para la seguridad y tienen medidas paraprevenir el acceso no autorizado?

Especificaciones KO N° 2(Broker):2.2.2

Descripción del nombre de las especificaciones comprobadas durantela auditoría

Análisis de producto KO N° 4(Broker):2.6.1

El auditor debe dar la siguiente información:– ¿Hay algún análisis en especial demandado por el cliente? ¿Cuáles?

Retirada/recuperación

KO N° 5(Broker):3.1.2

El auditor aportará la información siguiente:– ¿Cuántas retiradas y recuperaciones se han realizado desde la últimaauditoría?

– ¿Cuáles fueron las razones de las retiradas y recuperaciones? Especi-ficar la causa de las retiradas y el tema de seguridad alimentaria encaso de recuperación.

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Parte 3: Requisitos para las Entidades deAcreditación, Entidades deCertificación y Auditores

Proceso de acreditación y certificaciónIFS

0 Introducción

La certificación IFS Logistics es una certificación de producto/proceso.Todas las entidades implicadas deberán cumplir con normas internacio-nales y con los requisitos específicos de IFS que se presentan en estedocumento. La Parte 3 de la Norma IFS hace referencia principalmentea entidades de acreditación, entidades de certificación y auditores.

1 Requisitos para las Entidades deAcreditación

1.1 Requisitos generales

Las entidades de acreditación deberán cumplir con los requisitos de laNorma ISO/IEC 17011 “Evaluación de la conformidad – Requisitos gene-rales para entidades de acreditación que acrediten la conformidad deentidades de certificación”, y deberán haber suscrito el MLA (AcuerdoMultilateral) para la certificación de producto de EA o IAF.

Tan pronto entre en vigor, las entidades de acreditación deberán cum-plir también los requisitos GFSI.

Para asegurarse la comunicación interactiva, la entidad de acreditacióndeberá nombrar a una persona de contacto con IFS dentro de su orga-nización.

1.2 Formación requerida para el comité de acreditación(o persona competente)

Por norma general, todo el personal de la entidad de acreditación impli-cado en una actividad de IFS Logistics deberá tener conocimientos sufi-cientes del plan de certificación IFS Logistics, de los documentos nor-mativos y de la industria logística.

Las decisiones relativas a la acreditación tan sólo se pueden tomar si sesiguen las recomendaciones de una persona competente o de un comité

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de acreditación. La persona en cuestión, o al menos un miembro delcomité de acreditación, deberá haber participado en una sesión de for-mación IFS Logistics, organizado por IFS o deberá ser capaz de demos-trar un nivel de conocimientos equivalente confirmado por IFS. En elcaso de comités, la persona formada deberá facilitar al resto de miem-bros delmismo la informaciónnecesaria. Esta informacióndebebasarseen los principales puntos del curso de logística.

1.3 Competencias del evaluador de la entidad deacreditación

El o los evaluadores de la entidad de acreditación serán responsablesde lo siguiente:

– Acompañar a los auditores IFS Logistics durante auditorías IFSLogistics registradas (evaluación presencial)

– Evaluar al personal de las oficinas centrales de la entidad decertificación (evaluación de las oficinas centrales) de conformi-dad con la ISO/IEC Guide 65 (futura norma ISO/IEC 17065) y lasnormas y requisitos específicos de IFS.

Por lo general, los evaluadores deben cumplir la ISO/IEC Guide 65(futura norma ISO/IEC 17065) y los requisitos de IFS.

Los evaluadores de las auditorías de observación deberán, comomínimo:

– Haber participado en un curso de IFS Logística o deberán sercapaces de demostrar un nivel de conocimientos equivalenteconfirmado por IFS,

– Haber participado en un curso de APPCC, u otro curso relacio-nado con el análisis de peligros y la evaluación de riesgos aso-ciados.

– Tener al menos dos (2) años de experiencia en el sector delogística de alimentación y/o no alimentación.

Los evaluadores de la oficina central deberán, como mínimo:

– Tener conocimientos específicos en el plan de certificación IFSLogistics,

– Tener conocimientos específicos de la documentación norma-tiva relacionada.

1.4 Frecuencia de las evaluaciones de las entidades decertificación

Para la evaluación inicial se deberán llevar a cabo una evaluación de lasoficinas centrales

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Durante la vigilancia del ciclo de acreditación:

– Al menos una oficina central al año.

– Al menos una evaluación presencial cada dos (2) años

Nota: Se permite una flexibilidad máxima de tres (3) meses en el inter-valo entre dos (2) evaluaciones, de acuerdo con las normas de la enti-dad de acreditación.

Durante la valoración de oficinas centrales, deberá muestrearse y valo-rarse como mínimo la documentación siguiente:

– Al menos el 10% o dos (2) expedientes de auditores, según cuálsea mayor,

– Al menos dos (2) archivos de establecimiento o el 2% de lasauditorías realizadas, según cuál sea mayor.

La entidad de acreditación seleccionará, cuando sea posible, a dosauditores IFS diferentes con alcances

1.5 Acreditación de una entidad de certificación conactividad internacional

Las evaluaciones presenciales deberán cubrir las actividades típicas(incluyendo actividades internacionales y emplazamientos críticos) dela entidad de certificación. Si la entidad de acreditación subcontrata unavaloración, la entidad de acreditación subcontratada deberá haber sus-crito el IAF MLA para certificación de producto. Se aplica la PolíticaTransfronteriza IAF GD 3.

1.6 Condiciones de recuperación de la acreditación trasretirada o suspensión

En caso de que la entidad de acreditación decida retirar o suspender laacreditación, las entidades de certificación deberán suspender las audi-torías IFS Logistics y la emisión de certificados IFS Logistics. Para recu-perar la acreditación tras unaretirada se aplican las mismas condicionesrespecto a la valoración inicial. En el caso de la suspensión de la acredi-tación, IFS y la entidad de acreditación determinarán conjuntamente losrequisitos para quitar dicha suspensión.

1.7 Transferencia de certificado

En el caso en que una entidad de certificación decida transferir sus acti-vidades de certificación a otra, la nueva entidad de certificación deberáverificar todos los actuales certificados IFS Logistics para decidir si esnecesario realizar otras acciones (retirada de certificados recientes,auditoría adicional de renovación IFS, etc.).

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2 Requisitos para las Entidades deCertificación

Las entidades de certificación que deseen realizar auditorías IFS Logis-tics deberán cumplir con las normas siguientes. IFS pone a disposiciónel procedimiento de licitación para entidades de certificación.

2.1 ISO/IEC Guide 65, futura norma ISO/IEC 17065,Proceso de acreditación IFS

La entidad de certificación deberá estar acreditada para IFS conforme aISO/IEC Guide 65 (futura norma ISO/IEC 17065) para el alcance de IFSLogistics, por una entidad de acreditación reconocida por IAF o EA (versección 1). Las entidades de certificación que estén en proceso de acre-ditación IFS según ISO/IEC Guide 65 (futura norma ISO/IEC 17065) pue-den organizar la evaluación presencial antes de haber conseguido laacreditación. Deberán demostrar que han solicitado activamente laacreditación ISO/IEC Guide 65 (futura norma ISO/IEC 17065).Si la enti-dad de certificación esta acreditada para IFS Food sin ninguna exten-sión relevante de la acreditación para IFS Logistics, el logo de acredita-ción no se podrá utilizar en los certificados ni en ningún otro documento.

Nota: En caso de retirada o suspensión de la acreditación ISO/IECGuide 65 (futura norma ISO/IEC 17065) para el alcance de IFS Logisticsen la entidad de certificación, todo el proceso de certificación se parali-zará y la entidad de certificación ya no estará autorizada para emitircertificados IFS. En particular, la entidad de certificación no podrá emitircertificados IFS Logistics a partir de la fecha de retirada o suspensión,incluso para las auditorías que ya se hayan realizado pero que aún esténen proceso de certificación (revisión del informe, decisión de certifica-ción, etc.).

2.2 Firma de un contrato con los propietarios de IFS

Para poder realizar auditorías IFS, una vez solicitada y obtenida la acre-ditación IFS según ISO/IEC Guide 65 (futura norma ISO/IEC 17065), laentidad de certificación deberá firmar un contrato con IFS en el que secomprometa a cumplir con todos los requisitos de IFS. La entidad decertificación no está autorizada a realizar auditorías IFS antes de haberfirmado este contrato (a excepción de la primera evaluación presencialdurante el proceso de acreditación).

2.3 Decisión de certificación

La persona a cargo de valorar los informes de auditoría (revisor) deberáser un auditor IFS Food/HPC/Logistics autorizado, un formador de IFSen caso de auditores que provienen del sector de alimentación) o cum-plirá las normas siguientes:

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– Tener una licenciatura universitaria en alimentación y dos (2)años de experiencia profesional en seguridad alimentaria yprofesiones relacionadas con la calidad

– Haber asistido (como auditor u observador) a diez (10) audito-rías completas (relacionadas con normas reconocidas por GFSIu otros esquemas de seguridad alimentaria) en los últimoscinco (5) años

– Haber participado en un curso de formación sobre higiene

– Haber participado en un curso de formación de IFS Logistics

– Ser distinta a la persona que realiza la auditoría.

La revisión estará debidamente documentada.

La decisión relativa a la concesión de la certificación sólo se puedetomar si se siguen las recomendaciones de una persona competente ode un comité de certificación.Además, la decisión sólo podrá ser tomadapor una persona distinta a la que haya realizado la auditoría. La personacompetente para tomar la decisión de certificación, o al menos uno delos miembros del comité de certificación, deberá ser un auditor IFSFood/HPC/Logistics, un formador IFS (en caso de auditores que provie-nen del sector de alimentación) o un revisor IFS.

Según ISO/IEC Guide 65 (futura norma ISO/IEC 17065), la decisión finalsobre la certificación será tomada por la entidad de certificación y nopodrá ser subcontratada.

2.4 Responsabilidades de la entidad de certificaciónrelativas a formadores IFS y auditores IFS(incluyendo autónomos)

Las entidades de certificación tienen las siguientes responsabilidades:

– Facilitar auditorías presenciales (mediante entidades de acredi-tación y/o mediante el “Integrity Program”)

– Asegurarse de que al menos una persona de su plantilla es unformador IFS que ha participado en un curso “Train the trainer”de IFS; el formador se responsabilizará de la formación internade todos los auditores, independientemente de que ya esténaprobados o sean todavía candidatos. Las personas que optena ser formador IFS deberán cumplir con los requisitos mencio-nados en 2.5.

Nota: para una entidad de certificación que inicia actividadesIFS, la formación en la empresa puede ser organizada por IFS siasí se solicita.

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– Asegurar que el auditor es competente para el alcance de laauditoría y su realización, y que puede tener acceso y aplicar lalegislación y las regulaciones relevantes, basado en los requisi-tos de IFS y en los requisitos internos de la entidad de certifica-ción, la entidad de certificación deberá mantener estas compe-tencias (supervisión continuada por la entidad de certificación)y vigilará la ejecución de la auditoría mediante una auditoríapresencial in situ. Cada auditor deberá ser vigilado por unaauditoría IFS Logistics (o IFS Food o IFS HPC) presencial in situde IFS al menos una vez cada dos (2) años, y los resultados deesta auditoría presencial quedarán documentados. El observa-dor deberá ser un auditor que esté aprobado para llevar a caboauditorías de IFS Logistics (aprobado para IFS Food/HPC conparticipación en una formación de IFS Logistics o aprobadopara IFS Logistics) o seguir las mismas normas que para forma-dores (en caso de auditores que provienen del sector de la ali-mentación, ver sección 2.5).

– Conservar los registros de la competencia de los auditores.

– Asegurarse de que ningún auditor ha incumplido las normasde IFS, por ejemplo, trabajando como consultor, o trabajandoactivamente en o en nombre de la empresa que se auditadurante los dos (2) años previos a la auditoría. En definitiva, alo largo del proceso de certificación, no se permiten otras rela-ciones comerciales y/o personales entre auditado y auditor.

– Asegurarse de que ningún auditor realiza más de tres (3) audi-torías IFS Logistics consecutivas a la misma empresa (sólo apli-cable a auditorías completas, sin importar el tiempo pasadoentre ellas; las auditorías complementarias y de ampliación nose ven afectadas por esta norma).

– Asegurarse de que los auditores lleven a cabo auditorías IFSLogistics sólo para su entidad de certificación, y esto a lo largode un período no inferior a 12 meses. En casos especiales, sedeberá contactar con las oficinas de IFS que podrán permitiruna excepción a esta regla.

– Firmar un pedido de los servicios de auditoría para cada audi-toría, que incluya la aceptación de los requisitos mencionados.

– Organizar una sesión de formación de 2 días para auditores IFSuna vez al año a los efectos de compartir experiencias, calibrary actualizar el conocimiento de los requisitos legales aplicables,etc. (esta formación también puede ser la formación anual paraIFS Food/IFS HPC y, de vez en cuando, se deben incluir tópicosde IFS Logistics)

– Realizar una auditoría presencial in situ de un auditor duranteuna auditoría de seguridad de producto y/o una auditoría segúnla acreditación ISO/IEC Guide 65 (futura norma ISO/IEC 17065)para asegurar la competencia del auditor (véase glosario) antesde que el auditor haya solicitado ser candidato para exámenesIFS. La entidad de certificación especificará la fecha, el nombrede la empresa auditada en la que tuvo lugar la auditoría presen-

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cial in situ y el nombre del observador en el archivo de solicitudde examen IFS. Las actas de la observación in-situ se deberánfacilitar a IFS en inglés, francés o alemán, si así lo solicita IFS.El observador de la auditoría presencial in situ de un auditorque solicite examen IFS deberá cumplir los mismos requisitosque los formadores (véase sección 2.5).

– Incluir el nombre del observador en el portal de auditorías alcargar los datos de la auditoría cuando tenga planificada algunaauditoría presencial IFS in situ específica según el capítulo 4.7de ISO/IEC Guide 65 (futura norma ISO/IEC 17065) en audito-rías internas.

– Ser conocedor de las normas de examen facilitadas por las ofi-cinas de IFS.

La entidad de certificación es responsable de seleccionar para cadaauditoría un auditor con un alcance, idioma y competencias adecuadospara cada auditoría IFS.

2.5 Requisitos específicos para los formadores IFS

En el caso de provenir del sector de la alimentación:

Los formadores IFS deberán responder al siguiente perfil:

– Cumplir los requisitos para auditores IFS Logistics tal y comose describe en el estándar IFS FoodVersión 6

– Tener experiencia como auditor de normas GFSI u otros esque-mas de seguridad alimentaria,

– Tener conocimiento de la legislación alimentaria,

– Haber participado en un curso “Train the trainer” organizadopor IFS,

– Saber hablar y escribir de forma fluida en el idioma que se uti-lizará en las sesiones de formación, tanto en calidad de partici-pante como de formador; informarán a las oficinas de IFSacerca de los idiomas en los que pueden impartir la formación.

Para mantener sus conocimientos actualizados, cada formador IFS par-ticipará en un seminario de formación de IFS de 2 días cada dos (2)años. Estos seminarios los organiza IFS y serán la base de la formacióninterna de todos los auditores.

2.6 Curso “Train theTrainer”

El curso “Train theTrainer” lo imparte IFS.

Nota: El curso Train the trainer solo aplica para los auditores de IFSFood

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Si la entidad de certificación no trabaja con auditores aprobados para IFSLogistics pero que son auditores IFS Food (ver requisitos de cualificaciónen el capítulo 3), no aplica la participación en el curso Train the trainer.

3 Requisitos para auditores IFS aprobadospara llevar a cabo auditorías de IFS

Para realizar auditorías de acuerdo a IFS Logistics Versión 2, el auditordebe estar aprobado para IFS Food (con una participación adicional enlos cursos de IFS Logistics), IFS HPC (con una participación adicional enlos cursos de IFS Logistics) o directamente para IFS Logistics. La califi-cación requerida es diferente en función del alcance de IFS LogisticsVersión 2 (ver tabla 1).

El procedimiento para la aprobación de auditores de IFS Logistics, queno estén ya aprobados para IFS Food o IFS HPC, estará disponible6 meses después de la publicación de este estándar.

Tabla 1: Cualificación requerida para un auditor para los alcances deIFS Logistics

Alcance Se requiere para la cualificación de auditores

Almacenamiento ydistribución(Se excluyen actividadesde compra con influenciaen la Calidad del pro-ducto)

Alimen-tación

IFS HPC aprobado + Formación en LogísticaOIFS Food aprobado + Formación en LogísticaOaprobado para IFS Logistics*.

Noalimen-tación


Transporte Alimen-tación

IFS Food aprobado + Formación en LogísticaOaprobado para IFS Logistics*

Noalimen-tación


Actividades logísticas yde comercializaciónadicionales(Aplica el módulo“Broker” del check list;certificación combinadade IFS Logistics 2/IFSBroker 1.5)

Alimen-tación

IFS Food aprobado + Formación en Logística+ Formación en Broker

Noalimen-tación

IFS HPC aprobado + Formación en Logística+ Formación en BrokerOIFS Food aprobado + Formación en Logística+ Formación en Broker

* IFS publicará un procedimiento por separado para la aprobación de un auditor deIFS Logistics

En general, los auditores pueden encontrar los requisitos en los capítu-los 7.2 y 7.3.1 de la ISO 9011.

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Durante una auditoría de IFS Logistics, los auditores podrán, comoparte de las buenas prácticas de auditoría, utilizar muestras relevantesde productos, para investigar “in situ” las actividades logísticas y ladocumentación y comprobar el cumplimiento de los requisitos de IFSLogistics. Demanera particular, lo auditores llevarán a cabo, una pruebade trazabilidad en la empresa durante la auditoría.

IFS publica guías las cuales pueden dar más información sobre los tópi-cos que deben ser comprobados/o requeridos a la empresa auditadadurante la auditoría.

3.1 Formación en IFS Logistics

Un auditor, que está aprobado para IFS Food y/o para IFS HPC podrállevar a cabo auditorías de IFS Logistics con los alcances correspon-dientes (ver tabla 1), si ha participado en la formación de IFS Logistics.La formación es impartida por IFS.

Cuando se publica una nueva versión del referencial IFS Logistics, losauditores de IFS Logistics tienen que tomar parte en el curso Nuevo deIFS Logistics.

Los requisitos para auditores IFS Food and IFS HPC se pueden encon-trar en los referenciales de IFS Food e IFS HPC que pueden ser descar-gados gratuitamente en la página IFS (www.ifs-certification.com).

3.2 Equipo de auditoría

Por lo general, todos los miembros de un equipo de auditoría deberánser auditores aprobados por IFS.

En el caso de equipos de auditoría, se aplica la normativa siguiente:

– Un equipo de auditoría IFS está compuesto por auditores apro-bados por IFS cuyo perfil cumple con las actividades de lafábrica auditada.

– Se nombrará siempre a un auditor jefe.

– Los coauditores deberán estar siempre aprobados para almenos un alcance del alcance de la auditoría. Dos (2) horas dela duración de auditoría no son compartibles; este tiempo adi-cional se destinará al equipo y no a un auditor individual, paratareas comunes (reunión inicial y de cierre, discusión sobreresultados de la auditoría, etc.).

En la planificación de la auditoría se indicará claramente el auditor querealizó cada una de las partes de la auditoría.

Se respetará siempre la duración mínima de auditoría.

Los auditores sin los alcances adecuados no podrán realizar la auditoríaIFS y no podrán tomarse en consideración como auditores relevantes(sólo podrán participar como auditores en formación).

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Parte 4: Informe, auditXpressTM Softwarey portal de auditorías IFS

0 Introducción

Tras haberse realizado una auditoría IFS Logistics, se confeccionará uninforme de auditoría detallado y bien estructurado. De manera general,el idioma del informe será el del propio país o el utilizado en la empresa.En casos especiales, cuando el idioma utilizado por las empresas dedistribución o compradores sea diferente del utilizado en la empresa, sepodría también redactar un informe en inglés. (Ver también las reglasdescritas en la Parte 1).

El informe de auditoría IFS se confeccionará de acuerdo al siguienteformato:

Por favor tener en cuenta: Para auditorías combinadas de IFS Logistics/IFS Broker, se deben emitir dos informes separados, y se deben subir ala base de datos dos certificados por separado.

1 Confección del Informe

1.1 Visión general de la auditoría (Anexo 1)

La primera parte del informe de auditoría contendrá la siguiente infor-mación general:

Detalles de la auditoríaLa portada del informe de auditoría contendrá:

– nombre y dirección de la entidad de certificación

– logotipo de la entidad de certificación

– detalles de acreditación de la entidad de certificación

– nombre de la empresa auditada o del centro

– hora de la auditoría.

En estas primeras páginas se presentará un resumen de los aspectosmás importantes del informe de auditoría y deberá incluir:

– nombre y dirección del establecimiento auditado

– nombre y dirección de la empresa (si dispone de una sede cen-tral)

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– código EAN. Número de Localización Global UCC, si está dispo-nible

– COID, según se define en el portal de IFS

– fecha de la auditoría (en caso de una auditoría complementaria,se incluirá la fecha de la auditoría complementaria)

– horario de la presente auditoría

– fecha de la auditoría anterior

– nombre de la entidad de certificación y del auditor que llevarona cabo la auditoría anterior

– detalles de la versión de la Norma

– alcance de la auditoría (descripción obligatoria detallada deprocesos y si es aplicable de los productos comercializados) Elalcance de la auditoría deberá traducirse siempre también alinglés

– Si aplicara (en caso de manipulación de productos de alimenta-ción o productos HCP), número de alcances de producto.

– lista de participantes clave en la auditoría

– nombre del auditor jefe

– si fuera el caso, nombre del coauditor

– si fuera el caso, nombre del auditor en formación

– resultado de la auditoría (en caos de auditoría complementaria,mencionar que se ha realizado una auditoría complementaria yque la no conformidad Mayor se ha solucionado)

– perfil de la empresa: información general sobre la empresa(número de empleados, tamaño, estructura, actividades deta-lladas de la empresa, etc.), con campos obligatorios (véaseAnexo 2, Parte 2). En particular, se describirá la actividad deta-llada de la empresa (todos los procesos, si hay actividades sub-contratadas, productos elaborados por terceros, etc.) y si aplicaproductos. Partes del perfil de la empresa deberán describirsetambién en inglés, si el perfil de la empresa está escrito en unidioma distinto al inglés (véase Anexo 2, Parte 2).

– explicaciones adicionales relativas a puntuación y frecuencia

– debajo del perfil de la empresa: nombre de la persona a cargode valorar el informe (revisor).

1.2 Informe de la auditoría (Anexo 2)

El informedeauditoría propiamente dicho se estructurará de la siguientemanera:

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– el resultado de la auditoría con nivel y porcentaje

– observaciones sobre KO y NC Mayores (en caso de auditoríacomplementaria, explicación sobre en qué requisito se ha solu-cionado la NC Mayor) resumen de todos los capítulos en for-mato tabla

– un resumen general de todos los capítulos

– una lista de todas las desviaciones y no conformidades encon-tradas para cada capítulo (1 a 6)

– explicaciones obligatorias para algunos requisitos IFS Food,incluso en caso de evaluación A (véase Anexo 2 de Parte 2)

– una descripción del seguimiento de las acciones correctivas dela auditoría anterior

– una lista aparte (con explicaciones) de todos los requisitos con-siderados como no aplicables (N/A)

– un informe detallado de auditoría.

1.3 Plan de acción (Anexo 3)

La entidad de certificación/el auditor deberá describir y facilitar explica-ciones sobre todas las desviaciones y no conformidades (Mayores yKO) de cada capítulo en un plan de acción, de acuerdo con el formatomostrado en el anexo.

1.4 Requisitos mínimos del certificado IFS (Anexo 4)

Cuando se cumpla el proceso IFS Logistics de manera satisfactoria, laentidad de certificación deberá emitir un certificado. Con el objetivo deque los certificados IFS emitidos por la entidad de certificación seanreconocidos a nivel internacional y sean comprensibles, éstos deberánincluir, como mínimo, la siguiente información:

– El nombre y dirección de la entidad de certificación, incluyendosu logotipo

– el logotipo de la entidad de acreditación o su nombre y númerode registro (requisito mencionado en ISO/IEC Guide 65, G.12.7.);el logotipo de la entidad de acreditación se utilizará conforme ala normativa de la entidad de acreditación al respecto.

– el nombre y dirección de la empresa auditada

– el COID, según se define en el portal de IFS

– si la empresa es una filial, el nombre de las oficinas centralesde la empresa

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– alcance de la auditoría (con descripción obligatoria detalladade procesos y los productos elaborados por terceros si hay). Elalcance de la auditoría deberá traducirse siempre al inglés

– Si aplicara (en el caso de auditorías combinadas de IFS Logis-tics/IFS Broker): nombre y número de alcance(s) de productode las actividades de comercialización adicionales

– nivel obtenido

– puntuación de la auditoría en porcentaje, si así lo exige el clienteo la empresa auditada

– fecha de auditoría (último día de auditoría)

– fecha de la auditoría complementaria, si es relevante

– fecha máxima para la siguiente auditoría (de renovación)

– fecha de emisión del certificado

– fecha de caducidad del certificado, es decir 12 meses tras lafecha de emisión del certificado (la fecha de validez del certifi-cado debe ser siempre la misma cada año, como se describe enel protocolo de auditoría, Parte 1)

– lugar y fecha de la firma

– nombre y firma de la o las personas responsables en la entidadde certificación, que toman la decisión de certificación como sedescribe en la Parte 3 de la Norma.

– logotipo de IFS Logistics

Nota importante: el software auditXpressTM incluye un formato de cer-tificado con el contenido mínimo requerido, pero cada entidad de certi-ficación acreditada IFS ISO/IEC Guide 65 (futura norma ISO/IEC 17065)puede utilizar su propio diseño, siempre que cumpla con estos requisi-tos mínimos.

2 Software auditXpressTM

El software auditXpressTM se ha desarrollado con el objetivo de estan-darizar los informes IFS. Ofrece las ventajas siguientes:

– recogida sencilla de los datos de auditoría mediante una inter-faz de fácil uso para el usuario

– producción de informes de auditoría IFS rápidos y sin errores

– evaluación automática de los resultadosde la auditoríamediantecálculos dinámicos de todos los elementos relevantes

– generación automática de un informe de auditoría estándar

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– almacenamiento temporal de datos provisionales para su pos-terior tratamiento definitivo

– exportación sencilla y segura al portal de auditoría IFS de losinformes de auditoría IFS finalizados

– intercambio sencillo de archivos de auditoría entre auditores ysu correspondiente entidad de certificación

– trabajo sin conexión permitido, no se necesita conexión perma-nente a Internet

– una opción de actualización permite acceso constante a la ver-sión vigente de IFS

3 El Portal de auditorías IFS y la Base dedatos IFS (www.ifs-certification.com)

La entidad de certificación debe subir cada auditoria IFS al portal deauditorías IFS (envío de informe, plan de acción y certificado).

Hay 3 grupos de usuarios que tienen acceso a la base de datos IFS:

– Entidades de certificación

– Empresas certificadas

– Distribuidores y otros usuarios.

Los derechos de acceso de cada grupo son los siguientes:

Entidades de certificación:

– gestionar sus empresas certificadas y cargan los informes deauditoría, planes de acción y certificados

– pueden suspender certificados bajo determinadas circunstan-cias

– pueden gestionar las fechas de auditoría IFS, permitiendo adistribuidores y empresas tener una visión de las auditoríasprogramadas. Es obligatorio cargar en la función de agenda delportal de auditorías todas las fechas de auditoría, comomínimocon 2 semanas de antelación a la auditoría.

– gestionar sus cuentas

– tienen la posibilidad de comparar dos informes de auditoría yplanes de acción consecutivos, para formación interna confines de calibración de auditores

– descargar el o los logotipos IFS.

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Empresas certificadas/proveedores:

– tienen acceso a los datos de sus auditorías

– tienen la posibilidad de permitir el acceso a distribuidores yotros usuarios a datos como porcentaje conseguido, informede auditoría detallado o plan de acción

– tienen la posibilidad de comparar dos informes de auditoría yplanes de acción consecutivos, con fines de mejora

– descargar el o los logotipos IFS

– gestionan sus entidades de certificación

– gestionan los accesos del personal de su propia empresa a los

– datos de la auditoría (pueden crear subcuentas)

– pueden buscar otras empresas certificadas

– gestionan sus proveedores utilizando la opción “favoritos”

Acceso para las sedes centrales de las empresas certificadasSe puede crear un acceso para la sede central para permitir a ésta admi-nistrar todos los datos de sus centros certificados a través de un únicopunto de acceso.

Distribuidores y otros usuarios:

– pueden buscar empresas certificadas

– gestionan sus empresas certificadas utilizando la opción “favo-ritos

– obtienen información por correo electrónico en caso de sus-pensión de certificado de sus empresas favoritas.

Cada grupo de usuarios dispone de un manual del usuario del portal enla zona reservada del portal de auditoría IFS.

Seguridad de la base de datosEl sistema de seguridad utilizado para la base de datos se basa en sis-temas de seguridad internacionalmente reconocidos y más utilizados.El acceso para distribuidores y empresas certificadas facilita informa-ción general relativa a todas las empresas certificadas. Si las empresascertificadas no facilitan explícitamente mayores derechos de acceso,los grupos de usuarios sólo podrán acceder a la siguiente información:

– El nombre y dirección de la empresa

– El nombre y dirección de la entidad de certificación

– El nombre del auditor (incluyendo alcances del auditor)

– El alcance de la auditoría

– La fecha y duración de la auditoría

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– El nivel conseguido en la auditoría

– La fecha de emisión y período de validez del certificado IFSemitido

Mediante el uso de su acceso seguro, las propias empresas certificadaspueden autorizar el acceso a la siguiente información detallada:

– Informe de auditoría y plan de acción

Una vez se ha autorizado el acceso por parte de la empresa certificada,los distribuidores y otros usuarios/otras empresas certificadas recibenacceso automático a los datos desbloqueados. La comunicación con losdistribuidores y otros usuarios se realiza a través de un proceso segurode web que garantiza que tan sólo los distribuidores y otros usua-rios/otras empresas certificadas que hayan recibido autorización explí-cita.

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ANEXO 1

Portada del informe de auditoría

Logo de la entidad de certificación

IFS LogisticsVersión 2

Informe final de auditoría

Empresa auditada: “Logistics GmbH”

Fecha de la auditoría: 02.07./03.07.2012

Nombre y dirección de la entidad de certificación

Número de acreditación de la entidad de certificación


First pages of the audit report

IFS LogisticsVersión 2, Julio 2012

Visión general de la auditoríaDetalles de la auditoría

Auditor jefe:

Nombre Apellido

Co-auditor:

Nombre Apellido

Auditor en formación:Nombre Apellido

Fecha/hora de la presenteauditoría:

02.07.2012(09:00–18:00)

03.07.2012(08:30–17:30)

Fecha/hora de la auditoría anterior:

06.07.2011 (09:00–18:00)07.07.2011 (08:30–12:30)

EC y auditor de la auditoríaanterior:

TEST GmbH/Nombre Apellido

Nombre y dirección de la empresa (o sede central)

Logistics AGExample street12345WitzenhausenGermany

Nombre y dirección del establecimiento auditado

Logistics GmbHMusterstraße12346 BerlinGermany

EAN Code/UCC Global Location NumberCOID

Tfno:

0123456Fax:

0123456789Tfno:

0123457Fax:

0123456788

Alcance de la auditoría

Transporte a temperatura ambiente y almacenamiento frigorífico deAlcance de producto 5: frutas y vegetales

(Traducción obligatoria al inglés del alcance de auditoría)

Participantes de la auditoría

Nombre: Cargo: Reunión inicial DocumentaciónRevisión

Evaluación delestablecimiento(auditoría)

Reunión final

Sr. Calidad Director deCalidad

X X X X

Sr. Director DirectorGeneral

X X

Sr.Transporte Director deTransportes

X X X

Resultado final de la auditoría

Como resultado de la auditoría llevada a cabo los días 02 y 03.07.2012,“xyz” consideró que los métodos aplicados por Logistics GmbH para elalcance de actividades logísticas mencionado cumplen con los requisitosestablecidos en la norma IFS Logistics, Versión 2, a Nivel básico con unapuntuación del XX%.

Próximaauditoría en12 meses

Perfil de la empresa

(Traducción obligatoria al inglés de la actividad detallada de la empresa incluyendo todos las etapas deprocesado).Duración de la auditoría, recomendada por IFS (un día)Duración de la auditoría decidida por la entidad de certificación (si es distinta):

Revisor:

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Explicaciones relativas al informe de auditoría

Evaluación de requisitos

Resultado Explicación Puntos



Requisito KOpuntuado con unaB

Conformidad casi total 15 puntos

C (desviación) Se ha implantado una pequeña parte delrequisito

5 puntos

D (desviación) El requisito no ha sido implantado –20 puntos

No conformidadMayor

Cuando existe una deficiencia sustancialen el cumplimiento de los requisitos dela Norma, lo que incluye seguridadalimentaria y/o los requisitos legalesaplicables en los países de producción yde destino.También se puede otorgaruna no conformidad mayor cuando la noconformidad identificada puede implicarun peligro serio para la salud de losconsumidores. Una no conformidadmayor se puede otorgar contra cualquierrequisito, a excepción de los requisitosKO.

Se sustrae un15% de lamáxima puntua-ción total posible

Requisito KOpuntuado con unaD

El requisito KO no está implantado Se sustrae un50% de lamáxima puntua-ción total posible

N/A No aplicableRequisito no aplicable para una empresa

Los requisitosN/A se excluyende los cálculospara obtener lapuntuación final

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Puntuación y concesión del certificado

Resultado dela auditoría

Estado Acciones a llevara cabo por elauditado

Tipo deinforme

Certificado

Al menos1 KO pun-tuado con D



No

>1 NC Mayory/o <75% decumplimientode losrequisitos



No

Máximo 1 NCMayor y≥75% decumplimientode losrequisitos

No aprobadoa no ser quese empren-dan accionesadicionales ysean valida-das tras laauditoríacomplemen-taria.

Enviar plan deacciones dentrode las 2 semanassiguientes a larecepción delinforme previo.Auditoríacomplementariamáximo 6 mesesdespués de lafecha de audito-ría.


Certificado anivel básico,si la noconformidadmayorfinalmente seresuelvesegún secontrole en laauditoríacomplemen-taria.

La puntua-ción total es≥75% y<95%

Aprobadopara el nivelbásico de IFSLogistics trasla recepcióndel plan deacciones



Sí, certificadode nivelbásico de12 meses devalidez

La puntua-ción total es≥95%

Aprobadopara el nivelsuperior deIFS Logisticstras larecepción delplan deacciones



Sí, certificadode nivelsuperior de12 meses devalidez

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ANEXO 2


Informe de auditoríaResultado:Las actividades de logística de la empresa “Logistics GmbH” cumplenlos requisitos de la IFS Logistics, Versión 2.

La empresa superó la auditoría con una puntuación del XX% en el:

Nivel Básico (Superior)…%

Fecha de auditoría de renovación: entre el XX/XX y el XX/XX.

Resumen:

Capítulo 1 Capítulo 2 Capítulo 3 Capítulo 4 Capítulo 5 Capítulo 6

Responsabili-dad de ladirección

Sistema degestión de lacalidad y laseguridadalimentaria

Gestión delos recursos

Realizacióndel servicio

Mediciones,Análisis,Mejoras

Food defense

KO 0 0 0 0 0 0

Mayores 0 0 0 0 0 0

A 0 0 0 0 0 0

B 0 0 0 0 0 0

C 0 0 0 0 0 0

D 0 0 0 0 0 0

N/A 0 0 0 0 0 0

Observaciones relativas a las no conformidades mayores y KO:

Tabla de resumen general, por capítulos:

Capítulo 1 Capítulo 2 Capítulo 2 Capítulo 4 Capítulo 5 Capítulo 6 Total0%

20 %10%

30%40%50%60%70%80%90%

100 %

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Resumen general de la auditoría:

Descripción del seguimiento de las acciones correctivas de laauditoría anterior:

Capítulo 1: Responsabilidad de la dirección

Resumen de las desviaciones y no conformidades encontradasrelativas al Capítulo 1:

N° Referencia Requisito IFS Evaluación Explicación

1. 1.1.1

2. 1.1.2

Informe de las valoraciones N/A


1.

Informe detallado de auditoría


1.

2.

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ANEXO 3

Plan de acción

Nombre y dirección de la empresa auditada

El plan de acciones correctivas debe ser devuelto a la entidad decertificación antes de: _____________________________________________

Número delrequisito

RequisitoIFS

Evaluación Explicación(por elauditor)


Responsabili-dad/Fecha/estadode implantación(por la empresa)

Visto buenopor elauditor

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ANEXO 4

CERTIFICADOPor la presente, la entidad de certificación

Nombre de la entidad de certificación

como entidad de certificación acreditada según ISO/IEC Guide 65 (futura normaISO/IEC 17065) para certificaciones IFS Logistics y tras haber firmado un contratocon el propietario de IFS Logistics, confirma que las actividades de procesado de

Nombre de la empresa auditadaDirección

COID(Sede central)

para el alcance de auditoría: (descripción detallada de los procesos(Servicios logísticos)/productos)

(si la empresa lleva a cabo actividades de comercialización y estas no están cubiertaspor una auditoria de certificación combinada IFS Logistics/IFS Broker, por favor anotar:

”la actividad de comercialización de (productos) no está incluida”

cumple con los requisitos establecidos en la norma


Nivel Básico/Superiorcon una puntuación del XX% (si hiciera falta)

Núm. de registro del certificado: _______________________________________________

Fecha de auditoría: _______________________________________________(si fuera el caso: fecha de la auditoría complementaria):

Fecha de emisión del certificado: _______________________________________________

Certificado válido hasta el: _______________________________________________

Siguiente auditoría a realizar dentro del período de tiempo: ______________________(especificar las fechas mínima y máxima para realizar la auditoría, según los requisitos del protocolode auditoría, Parte 1)

Fecha y lugar

Nombre y firma de la persona responsablede la entidad de certificación:

Dirección de la entidad de certificación:

Logotipo de la entidadde certificación o nombre

y número de registro

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International Featured Standards · IFS Logistics ·Versión 2 ANEXO 113

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ANEXO: Lista de los requisitos deauditoría

No Requisito KO/Mayo-res/NA

A B C D Declaración

1 Responsabilidad de la dirección

1.1 Política corporativa/Principios corporativos

1.1.1 La dirección deberá redactar e implantar unapolítica corporativa. Ésta deberá tomar en consi-deración, como mínimo:– seguridad del producto– enfoque al cliente– responsabilidad medioambiental– sostenibilidad– responsabilidad y personalLa política corporativa deberá ser comunicada atodos los empleados.

1.1.2 La política corporativa, los objetivos de calidad yseguridad alimentaria deberán comunicarse a losempleados de cada departamento y deberán estareficazmente implantados.

1.1.3 La compañía designará un responsable para lacomunicación externa (gestión de crisis, comuni-cación con las autoridades y los medios).

1.2 Estructura corporativa

1.2.1 La estructura de la empresa deberá estar reflejadaen un organigrama.

1.2.2 Las responsabilidades y competencias deberánestar establecidas con claridad en instrucciones detrabajo o documentos, así como la delegación delas mismas.

1.2.3 El departamento responsable de gestión de lacalidad y seguridad alimentaria y/o el represen-tante de IFS logística deberá depender directa-mente de la dirección.

1.2.4 KO No1: La dirección deberá ser responsable de lapolítica corporativa y objetivos. La direcciónfacilitará los recursos e inversiones necesariaspara garantizar la seguridad, legalidad y calidaddel producto de acuerdo con los requisitos decliente y especificaciones.

1.2.5 La compañía se asegurará de que todos losempleados san conscientes de sus responsabilida-des y esto deberá revisarse como mínimo una vezal año.

1.2.6 La empresa deberá tener un sistema implantadopara asegurarse de que se mantiene informada detoda la legislación relevante. Los requisitoslegales deberán implantarse por los departamen-tos apropiados.

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114 ANEXO International Featured Standards · IFS Logistics ·Versión 2

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1.3 Revisión por la dirección

1.3.1 La dirección debe asegurarse de que los sistemasde gestión de la calidad y la seguridad alimentariason revisados al menos una vez al año o con másfrecuencia si se realizan cambios. Dichas revisio-nes deberán contener, al menos, procesos degestión del riego y/o el sistema APPCC y losobjetivos de calidad.

1.3.2 Se definirá, implantará y se mantendrá actuali-zado un procedimiento de gestión de crisis.

1.3.3 Se implantará un procedimiento que permitaidentificar las necesidades básicas y las expectati-vas de los clientes.

1.3.4 Los resultados de este procedimiento deberán serevaluados y tomados en consideración para alestablecer los objetivos de calidad y seguridadalimentaria.

1.3.5 La empresa deberá identificar y revisar periódica-mente, pero al menos una vez al año, la infraes-tructura necesaria para lograr la conformidad conlos requisitos del producto (por ejemplo medianteauditorías internas o inspecciones in situ). Esta,incluirá, como mínimo, lo siguiente:– edificios– sistemas de suministro– maquinaria y equipamiento– transporte.Los resultados de la revisión, especialmenteaquellos que evidencien algún riesgo, se tomaránen consideración para la planificación de inversio-nes.

1.3.6 La empresa deberá identificar y revisar periódica-mente, pero al menos una vez al año, el entornode trabajo necesario para lograr la conformidadcon los requisitos del producto (por ejemplomediante auditorías internas o inspecciones insitu). Esta actividad, incluirá, como mínimo, losiguiente:– instalaciones del personal– condiciones medioambientales– condiciones higiénicas– diseño del puesto de trabajoLos resultados de la revisión, especialmenteaquellos que evidencien algún riesgo, se tomaránen consideración para la planificación de inversio-nes.

2 Sistema de gestión de la calidad y la seguridad alimentaria

2.1 Gestión de la seguridad del producto

2.1.1 KO No 2: La base del sistema de control de laseguridad alimentaria de la compañía será unsistema de gestión del riesgo y/o sistemaAPPCC,sistemático, exhaustivo y totalmente implantado.Para alimentación se emplea un sistemaAPPCC,que estará basado en los principios del CodexAlimentarius.

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2.1.2 El sistema de gestión del riesgo o sistema APPCCdeberá abarcar todos los grupos de productos, asícomo todos los procesos, desde la recepciónhasta la expedición.

2.1.3 El sistema de gestión del riesgo/sistema APPCCdescribirá la diferencia entre la manipulaciónlogística de productos no envasados y productosenvasados, y entre productos estables a tempera-tura ambiente o productos con temperaturacontrolada. El propio sistema de control de laempresa cumplirá con el riesgo de productoexistente.

2.2 Formación del equipo de gestión del riesgo/equipo APPCC

2.2.1 La empresa deberá tener un equipo de gestión delriesgo o equipo APCCC, que será multidisciplinar.El equipo deberá tener un fuerte apoyo de ladirección y los miembros del equipo deberántener conocimiento detallado de las actividadesque se desarrollan en todas las instalaciones.

2.2.2 El líder del equipo estará al corriente de la gestióndel riesgo o de los principios del APPCC y de suaplicación. El equipo/líder del equipo deberádemostrar que él/ella puede identificar, controlary gestionar los peligros de seguridad alimentaria.Deberá obtenerse asesoramiento externo si nose dispone internamente del conocimientonecesario.

2.3 Gestión del Riesgo/Gestión del APPCC

2.3.1 La empresa identificará claramente el alcance desus responsabilidades en transporte y en lacadena logística. La gestión del riesgo/gestión delAPPCC deberá estar basado en este alcance.

2.3.2 Deberá disponerse de una descripción completade los servicios para todos los grupos de produc-tos, y deberá incluir información relevanteconcerniente a la seguridad del producto, ej.Manipulación, condiciones de almacenamiento,método de transporte y distribución.

2.3.3 Deberá disponerse de una versión actualizada deldiagrama de flujo para los servicios logísticos. Eldiagrama de flujo se actualizará ante cualquiercambio.

2.3.4 Se dispondrá de un análisis de todos lospeligros físicos, químicos y biológicos, incluyendoalérgenos, que podrían razonablemente espe-rarse.

2.3.5 El análisis de peligros deberá considerar laposibilidad de aparición de peligros y la gravedadde sus efectos adversos en la salud. En caso deusar clasificación de riesgos, se deberá documen-tar un análisis de peligros con evaluación deriesgos para cada clase de riesgo.

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2.3.6 Para todas las etapas/procesos que demandan uncontrol específico para garantizar la seguridadalimentaria, la empresa deberá implantar, mante-ner y documentar medidas de control específicas(para alimentación por ej. Determinación de losPC/PCC.)

2.3.7 Para cada medida de control específica, se definirálímites críticos adecuaos (ej. Determinación delímites críticos para cada PC/PCC).

2.3.8 KO No 3 [NA es posible]: Donde los riesgosnecesitan control específico para garantizar laseguridad del producto, se establecerá un sistemade vigilancia para cada PCC con límites críticosclaros y un sistema documental disponible, en elcaso de pérdida de control.

2.3.9 En el caso de que el sistema de vigilancia indiqueque un límite crítico está fuera de control (ej.PC/PCC), se deberán emprender y documentar lasacciones correctivas adecuadas. Las accionestomadas deberán tomar en consideración losproductos no conformes.

2.3.10 Deberán establecerse procedimientos de verifica-ción para confirmar que el sistema de gestión delriesgo/sistema APPCC es efectivo. La verificacióndel sistema APPCC se llevará a cabo, comomínimo, una vez al año. Algunos ejemplos de lasactividades de verificación:– auditorías internas– evaluaciones– reclamacionesLos resultados de esta verificación deberánincorporarse al sistema de gestión del riesgo/sis-tema APPCC y deberá comunicarse a la Dirección.

2.3.11 Se deberá disponer de documentación queabarque todos los procesos, procedimientos,medidas de control y registros. La documentacióny la conservación de los registros deberán serapropiadas, de acuerdo al tipo y tamaño de laempresa.

2.4 Requisitos de documentación

2.4.1 El sistema de gestión de la calidad y la seguridadalimentaria debe estar documentado e implan-tado, y se conservará en una ubicación determi-nada. Se registrará el motivo para la introducciónde modificaciones en los documentos que seconsideren críticas para los requisitos del pro-ducto.

2.4.2 Todos los documentos necesarios estarán disponi-bles en su versión vigente. Deben estar apropiada-mente autorizados y deberán estar disponibles entodo momento para las personas implicadas. Ladocumentación se puede conservar en papel o enformato electrónico. La documentación en Intra netdebe ser trazable mediante una firma autorizada.

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2.5 Conservación de los registros

2.5.1 Todos los registros necesarios para demostrar elcumplimiento del producto con sus requisitosserán completos, detallados, se conservarán yestarán disponibles.

2.5.2 Los registros serán legibles y auténticos. Sólo laspersonas autorizadas podrán aplicar modificacio-nes a los registros. Si los registros de vigilanciason electrónicos, deberá existir un sistema queasegure que sólo personal autorizado tiene accesopara crear o manipular estos registros (ej. Contra-señas)

2.5.3 Todos los registros se conservarán de acuerdo conlos requisitos legales y durante un mínimo de unaño. El tiempo de conservación de los registrosestará basado en un análisis de peligros y evalua-ción de riesgos asociados.

3 Gestión de los recursos

3.1 Formación/Información del personal

3.1.1 La empresa deberá disponer de programas deformación e información documentados. Losregistros de los programas de formación incluirán:– contenidos de formación– frecuencia de formación (relativa a seguridadalimentaria/higiene al menos una vez al año,para no alimentación es suficiente cada dosaños)

– labores del empleado– lista de participantes– idiomas– formador/tutor cualificado– métodos de evaluación.Antes de comenzar a desarrollar su trabajo,deberá existir formación de seguridad alimentariabásica.

3.1.2 Los programas de formación documentados seharán extensivos a todo el personal, incluyendotrabajadores temporales o de temporada emplea-dos en las respectivas áreas de trabajo.

3.2 Higiene personal

3.2.1 Deberán establecerse requisitos documentadosrelativos a la higiene del personal, y en su casodel control de enfermedades. Éstos incluirán,como mínimo, los siguientes aspectos:– lavado y desinfección de manos– comer y beber– fumar– acciones a emprender en caso de cortes oabrasiones en la piel

Estos requisitos deberán basarse en un análisis depeligros y evaluación de riesgos asociados para elproducto y el proceso.

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3.2.2 Los requisitos de higiene del personal estaránimplantados y serán respetados por todo elpersonal relevante, subcontratistas y visitantes.El cumplimiento de estos requisitos deberá sercomprobado y registrado.

3.2.3 La ropa de protección para el personal, y visitan-tes será adecuado, de acuerdo con los requisitosdel producto y del proceso.

3.2.4 Toda la ropa de trabajo debe ser lavada regular-mente. Un análisis de peligros y una valoracióndelos riesgos asociados en consideración con losprocesos y productos de la empresa, debedeterminar si la ropa debe ser lavada por la propiaempresa o por el empleados.

3.3 Aseos, equipamientos para la higiene e instalaciones para el personal

3.3.1 La empresa proporcionará instalaciones parael personal, proporcionales en su tamaño,equipadas para la cantidad de empleados. Sedeberán conservar en buen estado general y delimpieza.

3.3.2 Se deberá disponer de instalaciones adecuadaspara el lavado de manos en las áreas de almace-namiento, en base a un análisis de peligros yevaluación de riesgos asociados.

3.3.3 Las instalaciones de lavado de manos estaránequipadas, como mínimo, con:– agua potable a una temperatura adecuada– jabón líquido– equipo adecuado para el secado de las manos.

3.3.4 Donde se manipulen productos alimenticios muyPerecederos y productos sin envasar o productossensibles, se tomarán adicionalmente las siguien-tes medidas de higiene:– grifería de accionado sin manos– desinfectante para las manos– equipos adecuados de higiene– rotulación que señale los requisitos de lavadode manos

– cubos de basura de apertura sin manos.

4 Realización del Servicio

4.1 Requisitos generales para el almacenamiento y transporte

4.1.1 Revisión del contrato y comunicación

4.1.1.1 Se establecerán, convendrán y revisarán losrequisitos definidos entre las partes contratantesrespecto a su aceptabilidad antes de firmar uncontrato de aprovisionamiento.Todas las cláusu-las relacionadas con la calidad y la seguridadalimentaria deberán ser conocidas y comunicadasa cada uno de los departamentos implicados.

4.1.1.2 Deberán existir registro que muestres cómo loscambios en los contratos existentes son documen-tados y comunicados entre las partes contratantes.

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4.1.1.3 Si no se puede cumplir con los servicios contrata-dos (ej. puntualidad de los envío), el clientedeberá ser informado inmediatamente.

4.1.1.4 Deberán disponer de contactos de emergenciadetallados y actualizados (ej. Clientes, autoridadespúblicas si aplica), en caso de incidentes relacio-nados con la seguridad y calidad del producto).

4.1.2 Proveedores y Proveedores de Servicios

4.1.2.1 Se dispondrá de un procedimiento para la homo-logación y el seguimiento de los proveedores yproveedores de servicios (internos y externos).El procedimiento de homologación y vigilanciadeberá contener criterios claros de valoracióncomo fiabilidad del proveedor, reclamaciones,auditorías, y certificados de cumplimiento, asícomo el cumplimiento de referenciales requeri-dos.

4.1.2.2 Los resultados de las valoraciones de proveedoresserán revisados con regularidad, pero comomínimo una vez al año. Deberán existir registrosde dicha revisión y de las acciones tomadas enconsecuencia.

4.1.3 Requisitos específicos para manipulación de material

4.1.3.1 La empresa dispondrá de un procedimiento paraevitar cualquier contaminación cruzada (tambiéncontaminación cruzada causa por productos in-compatibles en el transporte o bien en almacena-miento. Deberá evitarse contaminaciones poremisiones, humos, olores, cuerpos extraños, mate-rial de envasado y otro tipo de contaminantes.

4.1.3.2 Cualquier producto que quede contaminadodeberá controlarse eficazmente. Se deberá aplicarun procedimiento de cuarentena apropiado(bloqueo) tras cualquier incidente.

4.1.3.3 Si los requisitos de cliente incluyen el requisito deausencia de algunos ingredientes (ej. OGM’s,alérgenos), deberán existir medidas para evitar lacontaminación cruzada de los productos sinenvasar.

4.1.3.4 Se cumplirán los requisitos específicos exigidosen relación con la seguridad del producto y/oprotección del medio ambiente (ej. Envasado deproductos no alimenticios dañables como disposi-tivos electrónicos, productos farmacéuticos).

4.1.3.5 Los pallets deberán comprobarse en las expedi-ciones para evaluar si están en buenas condicio-nes.

4.1.4 Manipulación logística de mercancías peligrosas

4.1.4.1 La empresa revisará si hay mercancías peligrosas(de acuerdo a requisitos legales) en una carga. Seconsiderará el cambio de productos y/o carga

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4.1.4.2 Las empresas que manipulen mercancías peligro-sas designarán una persona responsable de lasmercancías peligrosas (ej. Responsable demercancías peligrosas en Europa).

4.1.5 Trazabilidad

4.1.5.1 Se deberá disponer de un sistema de trazabilidadque sea apropiado para la empresa y para losproductos que manejan.

4.1.5.2 El sistema de trazabilidad será comprobado aintervalos regulares, al menos una vez al año y sedocumentará la eficacia.

4.1.5.3 La empresa deberá mantener un registro actuali-zado de todos los clientes y sus productoscorrespondientes. Los productos deben estarasignados a los clientes en el almacén.

4.1.6 Mantenimiento y reparaciones

4.1.6.1 Deberá implantarse, mantenerse y documentarseun sistema de mantenimiento adecuado, que cubratodos los equipos críticos (incluyendo el trans-porte) para cumplir con los requisitos del producto.Esta cláusula será de aplicación tanto para activi-dades de mantenimiento externas como internas.

4.1.6.2 Durante la ejecución de los trabajos de manteni-miento y reparaciones y después de ellos, seasegurará la prevención de contaminación y laconformidad con los requisitos del producto. Semantendrán registros de mantenimiento yreparaciones, así como de las acciones correctivasadoptadas.

4.1.6.3 Todos los materiales utilizados en los trabajos demantenimiento y reparación será adecuado parael uso previsto (ej. Aceites de uso alimentario,pinturas no tóxicas si se manipulan productos sinenvasar).

4.1.6.4 Se documentarán las averías que se produzcan enlas instalaciones y los equipos cubiertos por elsistema de mantenimiento (incluyendo el trans-porte), y se revisarán por si es necesario realizarmodificaciones en dicho sistema.

4.1.7 Aire acondicionado/enfriamiento

4.1.7.1 Se definirán e implantarán los requisitos para elcontrol medio ambiental (ej.Temperatura, hume-dad) que tengan influencia en la calidad y seguri-dad del producto.

4.1.7.2 Se implantará un sistema de gestión de tempera-tura apropiado para monitorizar el proceso aintervalos adecuados.

4.1.7.3 Cuando el proceso requiere aire acondicio-nado/aire refrigerado, el equipo utilizado para estepropósito deberá mantenerse y limpiarse apropia-damente en frecuencias adecuadas.

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4.1.7.4 En caso de rotura del aire acondicionado/sistemade refrigeración o en el caso de desviacionesde la temperatura objetivo, deberá existir unprocedimiento para acciones correctivas deemergencia.

4.1.8 Higiene

4.1.8.1 Los planes de limpieza y desinfección estarándisponibles e implementados, basados en unanálisis de peligros y evaluación de riesgosasociados. Éstos deberán especificar:– responsabilidades– los productos utilizados y sus instrucciones deuso

– las áreas a limpiar y/o desinfectar– la frecuencia de limpieza– requisitos de documentación– símbolos de peligro (si fuera necesario).

4.1.8.2 Cuando una empresa contrate a un proveedor deservicios externo para actividades de limpieza ydesinfección, todos los requisitos especificadosanteriormente deberán estar claramente definidosen el respectivo contrato.

4.1.8.3 Se verificará y documentará la eficacia de lasmedidas de limpieza y desinfección. Se implanta-rán acciones correctivas, si es necesario.

4.1.8.4 Los exteriores de las instalaciones deberánmantenerse limpios y ordenados.

4.1.8.5 Se dispondrá de las ediciones vigentes de lasfichas de seguridad y las instrucciones de uso delos productos químicos y los productos delimpieza. El personal responsable deberá conocerlas instrucciones.

4.1.8.6 Los productos químicos de limpieza deberán estarclaramente etiquetados, y se utilizarán de formacorrecta para evitar contaminación.

4.2 Almacenamiento y manipulación

4.2.1 Requisitos constructivos

4.2.1.1 El ambiente de trabajo no deberá tener un efectonegativo en la calidad y/o seguridad del producto.

4.2.1.2 Todas las áreas de trabajo dispondrán de unailuminación adecuada.

4.2.1.3 En todas las etapas de transporte y logística,donde el cristal de los equipos de iluminación,puede causar un riesgo de contaminación enproductos abierto, todos los equipos de ilumina-ción deberán estar protegidos con cubiertasinastillables e instalados para minimizar el riesgode rotura.

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4.2.1.4 Se implantarán procedimientos que describan lasmedidas a tomar en caso de rotura de vidrio y/omaterial quebradizo. Dichas medidas deberánincluir:– métodos de limpieza– evitar la contaminación– cuarentena del producto (bloqueo) y liberación.

4.2.1.5 Las áreas de carga y descarga deberán serapropiadas para su uso. Deberán construirse deforma que:– los productos estén protegidos de la lluvia– se evite la acumulación de residuos– la condensación y la formación de crecimientode moho sea prevenida

– se facilite la limpieza

4.2.1.6 Suelos, paredes y techos se mantendrán en buenestado.

4.2.1.7 Los equipos serán accesibles para las operacionesde limpieza y mantenimiento.

4.2.1.8 Ventanas, y puertas se mantendrán en buenestado y estarán cerradas si no están en uso.

4.2.1.9 La seguridad de las instalaciones y el acceso a losproductos está basada en función del riesgoconcerniente a los requisitos de seguridad del pro-ducto.

4.2.1.10 Se deberá minimizar el almacenamiento en elexterior. Si se almacenan mercancías en elexterior, se deberá llevar a cabo un análisis depeligros y evaluación de riesgos asociados paraasegurarse de que no hay riesgo de contamina-ción o un efecto adverso sobre la seguridadalimentaria y la calidad del producto.

4.2.2 Vigilancia y control de plagas

4.2.2.1 La empresa debe tener instaurado un sistema decontrol de plagas que cumpla los requisitoslegales locales y que incluya, como mínimo:– el entorno de la fábrica (plagas potenciales)– plano de la instalación con puntos de aplicación(plano de cebos)

– identificación de los cebos en la instalación– responsabilidades internas y externas– productos y agentes utilizados y sus instruccio-nes de uso y seguridad

– la frecuencia de las inspecciones.El sistema de control de plagas se basará en unanálisis de peligros y evaluación de riesgosasociados.

4.2.2.2 La empresa deberá disponer de personal propiocualificado e instruido, y/o contratar los serviciosde una empresa externa cualificada. En esteúltimo caso, un contrato deberá especificar lasactividades a realizar.

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4.2.2.3 Las inspecciones de control de plagas y lasacciones resultantes estarán documentadas,incluyendo la fecha y las firmas de ambas partes.Los productos usados para el control de plagas nosupondrán un riesgo para la seguridad delproducto. Se vigilará la efectividad del control deplagas con ayuda de análisis periódicos detendencias.

4.2.2.4 A la recepción de materias primas, éstas seránobjeto de un control para verificar la ausencia deplagas. Ante cualquier infestación, ésta deberádocumentarse y deberán emprenderse medidasde control.

4.2.2.5 Los productos y vehículos de transporte sealmacenarán de manera que se minimice el riesgode infestación. Cuando el almacenamiento deproductos y/o máquinas puede atraer plagas, sedeberán tomar medidas apropiadas para prevenirel riesgo de contaminación.

4.2.3 Recepción y almacenamiento de mercancías

4.2.3.1 Se implantará procedimientos para la recepciónde mercancías y se comunicarán a todo el perso-nal relevante. Estos procedimientos deberánincluir criterios generales de inspección (ej.Identificación de productos y vehículos), normaspara la aceptación de las mercancías y rechazo demercancías. Se documentarán las no conformida-des.

4.2.3.2 Todos los productos deberán estar claramenteidentificados. La rotación de stock y la manipula-ción de las mercancías se realizarán de acuerdocon los requisitos de cliente(s) (ej. Cubiertas deprotección).

4.2.4 Eliminación de residuos

4.2.4.1 Se respetarán todos los requisitos legales vigen-tes para la eliminación de residuos.

4.2.4.2 Los residuos alimentarios y de cualquier otrotipo se retirarán lo antes posible de las áreas enlasque se manipulan alimentos y/o mercancíassensibles.

4.2.4.3 Los contenedores de residuos deberán estarmarcados con claridad, y mantenidos en buenestado.

4.2.4.4 Los residuos se recogerán en diferentes con-tenedores, en función del tipo de gestión previstapara los mismos.Tan sólo terceras partes debida-mente autorizadas podrán efectuar el transportey gestión de dichos residuos. La empresadeberá mantener los registros de gestión de losresiduos.

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4.2.5 Proveedores externos de almacenamiento

4.2.5.1 Cuando una empresa contrate a un proveedorexterno de almacenamiento, se deberán cumplirtodos los requisitos especificados dentro de lassecciones 4.1, 4.2 y 5.3 y estarán claramentedefinidas en el contrato correspondiente o elproveedor externo deberá estar certificado deacuerdo a los requisitos de IFS logística.

4.2.5.2 Los empleados del proveedor externo deberánconocer y aplicar los requisitos de higiene delpersonal de la empresa.

4.3 Transporte

4.3.1 Requisitos de transporte específicos

4.3.1.1 Todos los vehículos de transporte y unidadesusadas para el transporte beberán ser capacesde mantener al producto en las condiciones defini-das dentro los límites especificados (ej. tempera-tura)

4.3.1.2 En el caso de mercancías que requieran unatemperatura de transporte determinada, severificará y documentará la temperatura en el inte-rior del vehículo antes de proceder a la carga delmismo.

4.3.1.3 Las unidades usadas para el transporte contemperatura controlada (ej. remolques contemperatura) deberán estar limpias y en buenestado de mantenimiento. Se deberá asegurarun sistema de pre-enfriamiento antes delllenado.

4.3.1.4 Si es necesario, se limpiarán las unidades detransporte considerando los requisitos específicosde limpieza antes de cambiar de una carga a otra.Deberán estar disponibles los certificados delimpieza u otras evidencias objetivas de que se harealizado una limpieza efectiva, si así lo requierela ley o el cliente(s).

4.3.2 Proveedores de transporte externo

4.3.2.1 Cuando la empresa contrate los servicios detransporte a un tercero, se deberán cumplir todoslos requisitos especificados dentro de las seccio-nes 4.1, 4.2 y 5.3 y estarán claramente definidasen el contrato correspondiente o el proveedorexterno deberá estar certificado de acuerdo a losrequisitos de IFS logística.

4.3.2.2 Los conductores del servicio externo deberánconocer y aplicar los requisitos de higiene delpersonal de la empresa.

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4.3.2.3 Cuando la empresa contrate los servicios detransporte a un tercero, para el transporte deproductos envasados (mercado al contado), elproveedor externo deberá estar certificado deacuerdo a los requisitos de IFS logística o estarvinculado a los siguientes requisitos:– las unidades de transporte y remolquesdeberán estar limpias y se deberá asegurar sufunción.

– control deTemperatura para productos bajocontrol de temperatura

– los diferentes productos deberán separarseclaramente

– habrá usencia de olores y otras contaminacio-nes (4.1.3.1)

– el requisito 4.1.1.3 debe ser cumplido– el requisito 4.1.1.4 debe ser cumplido– el requisito 5.3 debe ser cumplidoSi la orden es reenviada a más proveedores detransporte externos, se deben cumplir estosrequisitos.

5 Mediciones, Análisis, Mejoras

5.1 Auditorías internas

5.1.1 KO No 4: Se realizarán auditorías internas efectivassegún un programa definido y convenido deauditorías que cubra al menos todos los requisitosde la norma IFS. El alcance y la frecuencia de lasauditorías internas se determinarán con un análi-sis de peligros y evaluación de riesgos asociados.Esto es también aplicable a ubicaciones de almace-namiento propias o subcontratadas por la empresa.

5.1.2 Al menos una vez al año se llevarán a cabo audito-rías internas de actividades que sean críticas parala seguridad alimentaria y las especificaciones delproducto

5.1.3 Los auditores serán competentes e independien-tes del departamento auditado.

5.1.4 Los resultados de las auditorías serán comunica-dos a la dirección y a las personas responsablesde los departamentos afectados. Se establecerán,se documentarán y se comunicarán al personalafectado las acciones correctivas necesarias y elplazo para su implantación.

5.1.5 Se documentará cómo y cuándo se verificarán lasacciones correctivas derivadas de las auditoríasinternas.

5.2 Inspecciones en la planta

5.2.1 Se planificarán y se llevarán a cabo regularmenteinspecciones en la planta en base al riesgo. Lasinspecciones de planta deberán incluir una evalua-ción del control de producto, higiene/limpiezacuerpos extraños, higiene del personal, control deplagas, unidades de transporte, etc.

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5.2.2 Se documentará cualquier desviación y lasacciones correctivas asociadas.

5.3 Calibración, ajuste y verificación de los equipos de medición y vigilancia

5.3.1 La empresa identificará los equipos de medición yvigilancia necesarios para asegurar la conformi-dad con los requisitos del producto. Estos equiposdeberán estar identificados con claridad y regis-trados en un documento.

5.3.2 Todos los equipos de medida deberán ser com-probados, ajustados o calibrados de acuerdo a unsistema de vigilancia a intervalos especificados yrespetando normas/métodos reconocidos ydefinidos. El resultado de las comprobaciones,ajustes y calibraciones deberá quedar documen-tado. Cuando sea necesario, se llevarán a caboacciones correctivas sobre dispositivos y, si fueranecesario, sobre procesos y productos.

5.4 Gestión de las reclamaciones de autoridades y clientes

5.4.1 Se implantará un sistema para la gestión de lasreclamaciones de producto.

5.4.2 Todas las reclamaciones serán evaluadas porpersonal competente. Cuando esté justificado,se tomarán de inmediato las medidas apro-piadas.

5.4.3 Se deberán analizar las reclamaciones con unenfoque hacia la implantación de medidaspreventivas, que eviten la reaparición de la noconformidad.

5.4.4 Los resultados del análisis de los datos delas reclamaciones se pondrán a disposiciónde los correspondientes responsables y de ladirección.

5.5 Gestión de no conformidades y de productos no conformes

5.5.1 KO No 5: Se dispondrá de un procedimientopara la gestión de todos los productos no confor-mes.

5.5.2 Este procedimiento para la gestión de productosno conformes deberá incluir, como mínimo:– análisis de peligros y evaluación de riesgosasociados

– procedimientos de aislamiento y cuarentena– identificación (p. e. etiquetado)– las responsabilidades del personal deberánestar claramente definidas

5.5.3 Todo el personal relevante deberá comprender elprocedimiento de gestión del producto no con-forme.

5.5.4 Cuando se den no conformidades, se adoptaránmedidas correctivas inmediatas para asegurar elcumplimiento de los requisitos de producto.

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5.5.5 La eficacia y rapidez de acción del procedimientode gestión del producto no conforme seránevaluadas periódicamente, como mínimo una vezal año, si no ha tenido lugar ninguna cuarentenade producto (bloqueo). Se realizará de tal maneraque se asegure la eficaz implantación y operativi-dad del procedimiento.

5.6 Acciones correctivas

5.6.1 Se dispondrá de un procedimiento para el registroy el análisis de las no conformidades, cuyoobjetivo será evitar reapariciones medianteacciones preventivas y/o correctivas.

5.6.2 KO No 6: Se formularán con claridad, documenta-rán y emprenderán acciones correctivas, tanpronto como sea posible, para evitar la reapari-ción de la no conformidad. Se definirán conclaridad las responsabilidades y los plazos para laacción correctiva.

5.6.3 Se documentarán los resultados de las accionescorrectivas y se evaluará su eficacia.

5.6.4 Los acciones correctivas serán comunicados a ladirección

6 “Food Defense” e inspecciones externas

6.1 Evaluación de “Food Defense”

6.1.1 Se definirán claramente las responsabilidades enrelación a “Food Defense”. La persona responsableserá parte del personal clave de la empresa otendrá acceso al equipo de dirección. Se deberádemostrar el suficiente conocimiento de laempresa en este ámbito.

6.1.2 Deberá haberse realizado y documentado unanálisis de peligros y evaluación de riesgosasociados para “Food Defense”. Se identificaránáreas críticas para la seguridad, en base a estaevaluación y en base a los requisitos legalesaplicables.El análisis de peligros y evaluación de riesgosasociados para “Food Defense” deberá realizarseuna vez al año o con cada cambio que afecte laintegridad alimentaria.Se definirá un sistema adecuado de alertas y secomprobará su efectividad regularmente.

6.1.3 Si la ley obliga a realizar ciertos registros oinspecciones in situ, deberá aportarse evidencias.

6.2 Seguridad de la planta

6.2.1 En base a un análisis de peligros y evaluación deriesgos asociados, las áreas identificadas comocríticas para la seguridad deberán estar adecuada-mente protegidas, para evitar accesos no autoriza-dos.Los puntos de acceso deberán estar controlados.

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6.2.2 Deberá disponerse de procedimientos paraprevenir e identificar indicios de sabotaje.

6.3 Seguridad del personal y de visitantes

6.3.1 La política de visitas deberá incluir aspectos delplan de “Food Defense”. El personal de recepción ycarga en contacto con el producto deberá estaridentificado y respetará las normas de acceso dela empresa. Los visitantes y proveedores deservicios externos deberán estar identificados enlas áreas de almacenamiento de productos y seregistrarán en el momento de acceso. Estaráninformados sobre las políticas de la planta y suacceso estará controlado en consecuencia.

6.3.2 Todos los empleados deberán contar con forma-ción sobre defensa alimentaria con periodicidadanual o cuando se instaure un cambio importanteen el programa. Se documentarán las sesiones deformación.La contratación de empleados y la terminación decontratos tendrán en cuenta aspectos de seguri-dad en función de lo que permita la ley.

6.4 Inspecciones externas

6.4.1 Deberá existir un procedimiento documentadopara gestionar las inspecciones externas y lasvisitas reglamentarias. El personal relevantedeberá estar formado para cumplir el procedi-miento.

No Requisitos generales adicionalesModul ‘Broker’ (IFS BrokerVersión 1.5)

KO/Mayo-res/NA


1.1 Sistema de gestión de calidad

1.1.1 KO No1 (Broker): La base del sistema de controlde la seguridad del producto deberá ser unsistema de gestión del riesgo y/o APPCC total-mente implementado, sistemático y exhaustivo.Para alimentos se utilizará un sistemaAPPCC, queestará basado en los principios del Codex Alimen-tarius. Además, las obligaciones legales relativas alos países de producción y de destino deberán sertenidas en cuenta.El concepto de gestión del riesgo está relacionadocon la respectiva ubicación de la producción ydeberá incluir:a. Un diagrama de flujo que englobe todos los

niveles relevantes de la transacción del corre-taje.

b. Descripción del riesgoc. Medidas para controlar el riesgo identificadod. Los pasos referidos a los puntos anteriores

a)–c) deberán estar documentados.

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KO/Mayo-res/NA


1.1.2 La evaluación del riesgo deberá ser comprobadode manera regular, y si fuera necesario revisada/actualizada. La evaluación del riesgo deberá consi-derar cuestiones relacionadas con la presencia de,el riesgo de la presencia de OGMs y alérgenos.

1.1.3 La evaluación del riesgo deberá ser llevada a cabopor personas con el conocimiento apropiado delos procesos y los productos implicados. Si esteconocimiento es inadecuado, la empresa tomarálas medidas apropiadas para garantizar que laevaluación del riesgo se lleva a cabo porpersona(s) competente(s).

1.1.4 Los registros deberán almacenarse de manerasegura y ser fácilmente accesibles.

1.2 Gestión de recursos

1.2.1 La empresa deberá garantizar que todos losprocesos (documentados o no) son conocidos porel personal relevante y se aplican sistemática-mente.

1.2.2 Todo el personal que lleve a cabo labores queafecten a la seguridad de producto, la legalidad yla calidad debe disponer de las competenciasadecuadas por estudios, experiencia laboral y/oformación, adecuada a sus funciones y basadasen análisis peligros y evaluación de riesgosasociados.

2 Proceso de planificación y servicio

2.1 Acuerdo contractual

2.1.1 Deberá garantizarse que la calidad específica y losrequisitos de seguridad de los clientes soncomunicados al proveedor en la etapa preliminar

2.2 Especificaciones y fórmulas

2.2.1 Se deberá disponer de especificaciones implemen-tadas para todos los productos acabados, Deberánestar actualizadas, sin ambigüedades y cumplirántodos los requisitos legales y del cliente.

2.2.2 KO No 2 (Broker): Deberá cumplirse con la especi-ficación del cliente.

2.2.3 Cuando los clientes así lo requieran, se deberánacordar formalmente las especificaciones deproducto.

2.2.4 Deberá existir un procedimiento para la creación,la modificación y la aprobación de especificacio-nes para todas las partes en el proceso, queincluirá la aceptación preliminar del cliente, si lasespecificaciones han sido convenidas con elcliente.

2.2.5 KO No 3 (Broker): Cuando existan contratos conclientes en relación con la fórmula/receta delproducto y requisitos tecnológicos, tambiéndeberán cumplirse éstos.

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KO/Mayo-res/NA


2.3 Desarrollo de producto

2.3.1 La empresa deberá disponer de un procedimientoimplementado para el desarrollo de producto quetenga en cuenta riesgos y patentes, y que demues-tre que todos los productos existentes y nuevos hansido diseñados para cumplir los requisitos legales.

2.3.2 Se establecerán la formulación del producto, elproceso de fabricación, los parámetros de procesoy el cumplimiento de los requisitos del producto yse evaluarán mediante ensayos en fábrica yanálisis de producto.

2.3.3 Se realizarán ensayos de vida comercial o proce-sos adecuados teniendo en cuenta la formulacióndel producto, el envasado, la producción y lascondiciones declaradas para establecer unaduración mínima del producto.

2.3.4 El desarrollo de producto deberá tomar enconsideración los resultados de evaluacionesorganolépticas.

2.3.5 Deberá haberse implementado un proceso paraasegurar que el etiquetado cumple con la legisla-ción vigente en el país de destino y con losrequisitos del cliente.

2.3.6 Deberán establecerse recomendaciones para lapreparación y/o el uso de los productos alimenti-cios. Cuando sea apropiado, se incluirán losrequisitos del cliente.

2.3.7 Se registrarán adecuadamente el progreso y losresultados del desarrollo de producto.

2.4 Compras

2.4.1 La empresa deberá controlar los procesos de com-pras para asegurar que todos los materiales yservicios adquiridos de terceros y que tengan unimpacto en la seguridad alimentaria y la calidadcumplen los requisitos. Cuando una empresadecida subcontratar algún proceso que puedatener un impacto en la seguridad alimentaria,deberá asegurarse el control sobre dichos proce-sos. Se identificará y documentará el control deestos procesos externalizados dentro del sistemade gestión de la calidad y seguridad alimentaria.

2.4.2 El procedimiento de homologación y vigilanciadeberá contener criterios claros de valoracióncomo: auditorías, certificados de análisis, fiabilidaddel proveedor y reclamaciones, así como elcumplimiento de referenciales requeridos, basadosen un análisis de peligros. Si existe un estándar deIFS para la categoría de producto (IFS Food o IFSHPC, IFS PAC secure), el productor del (alimento,HPC o envase) producto que trabaja para el Brokerdebe estar certificado según IFS o un estándarequivalente, al menos que el cliente (el distribui-dor) acepte de manera expresa otras condiciones.Si el proveedor no está certificado según IFS, éstodeberá quedar reflejado en el certificado.

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2.4.3 Se verificará que los productos compradoscumplan con las especificaciones existentes. Laplanificación de estas comprobaciones deberá,como mínimo, tener en cuenta los criteriossiguientes: requisitos de producto, estatus delproveedor (según su valoración) e impacto de losproductos adquiridos sobre el producto final.También se comprobará el origen si se mencionaen las especificaciones. Cuando varios proveedo-res suministren el mismo producto a un cliente,estos proveedores deberán tener el mismo nivelde controles de producción.

2.4.4 Se verificará que los servicios comprados cum-plen con las especificaciones existentes. Laplanificación de estas comprobaciones deberá,como mínimo, tener en cuenta los aspectossiguientes: requisitos de producto, estatus delproveedor (según su valoración) e impacto delservicio sobre el producto final.

2.4.5 En caso de marca privadas, deberá existir para losproveedores de productos un sistema de aproba-ción de proveedores de acuerdo a los requisitosde cliente

2.5 Envasado del producto

2.5.1 Deberán existir especificaciones detalladas quecumplan con la legislación vigente aplicable, paratodos los materiales de envasado.

2.5.2 Se deberá disponer de certificados de conformi-dad que cumplan los requisitos legales vigentespara todo el material de envasado que puedatener una influencia en los productos. Cuando noexista ningún requisito legal específico aplicable,se deberá disponer de evidencias para demostrarque el material de envasado es adecuado para suuso. Esto aplica a material de envasado que puedatener efectos sobre la materia prima, productossemielaborados y productos acabados.

2.5.3 Si el cliente o la legislación requieren un nuevoetiquetado, la empresa debe asegurarse de que elenvase utilizado corresponde al producto enva-sado. El uso del envase correcto deberá compro-barse con regularidad y dichas comprobacionesdeben ser documentadas.

2.5.4 Si el cliente o la legislación requieren un nuevoetiquetado, la información del etiquetado deberáser legible, indeleble, y deberá cumplir con lasespecificaciones de producto acordadas por elcliente. Esto deberá comprobarse con regularidady dichas comprobaciones deben ser documenta-das.

2.6 Trazabilidad (incluyendo OGM’s y alérgenos)

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2.6.1 KO No 4 (Broker): Se implantará un sistema de tra-zabilidad, que permita la identificación completadel producto, y el etiquetado del producto deberáfacilitar la trazabilidad completa. El sistema detrazabilidad deberá garantizar una trazabilidadcompleta desde el proveedor (definida para lacantidad del lote) al cliente.

2.6.2 El sistema de trazabilidad será comprobado aintervalos regulares, al menos una vez al año ycada vez que el sistema de trazabilidad cambie. Lacomprobación verificará la trazabilidad hacia atrásy hacia delante (desde el producto final hasta lamateria prima y viceversa), incluyendo comproba-ción de cantidades. Se registrarán los resultadosde los ensayos.

2.6.3 Si un cliente así lo requiere, se conservarán deforma adecuada muestras representativas de loslotes producidos hasta la fecha de mínimaduración del producto final, si fuera necesario,durante un período adicional posterior.

2.7 Organismos Modificados Genéticamente (OGM’s)

2.7.1 Para aquellos productos entregados a clientes y/opaíses con requisitos para OGM’s, la empresaimplantará sistemas y procedimientos quepermitan la identificación de productos que esténcompuestos por OGM’s, contengan OGM’s o sehayan producido a partir de OGM’s, incluyendoingredientes, aditivos y aromas.

2.7.2 Los productos acabados que contengan OGM, oestén etiquetados como exentos de OGM, sedeclararán de acuerdo con los requisitos legalesvigentes. Los documentos de expedición de estosproductos harán referencia a su consideracióncomo OMG.

2.7.3 La empresa implantará con claridad los requisitosdel cliente relativos a la consideración o no comoOGM de los productos.

3 Mediciones, análisis, mejoras

3.1 Análisis de producto

3.1.1 Se dispondrá de procedimientos que asegurenque se cumplen todos los requisitos de productoespecificados, incluyendo los requisitos legales ylas especificaciones. Se deberán llevar a cabo losanálisis microbiológicos, físicos y químicosnecesarios para satisfacer ese objetivo, ya seainternamente o subcontratándolos.

3.1.2 KO No 5 (Broker): Cuando el cliente soliciteanálisis especiales, éstos deberán estar definidosen un plan de análisis, y serán llevados a cabo deacuerdo a requisitos definidos. Los resultados delos análisis deberán estar disponibles en laempresa.

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3.1.3 Los análisis relacionados con seguridad ali-mentaria deberán llevarse a cabo preferentementeen laboratorios con programas o métodosadecuadamente acreditados (ISO 17025). Si losanálisis se realizan dentro de la empresa o por unlaboratorio sin programas o métodos adecuada-mente acreditados, los resultados deberánverificarse de forma periódica por laboratoriosacreditados en estos programas o métodos (ISO17025).

3.1.4 Deberá definirse un plan de análisis, llevado acabo interna o externamente, basado en unanálisis de peligros y evaluación de riesgosasociados para materias primas, y productossemielaborados y acabados, así como paraequipos de proceso y materiales de envasado, y sies necesario, control ambiental. Se documentaránlos resultados.

3.1.5 Los resultados de análisis serán evaluados conprontitud. Se introducirán las medidas correctivasadecuadas para cualquier resultado no satisfacto-rio. Se revisarán periódicamente los resultadosanalíticos para identificar tendencias. Se tendránen cuenta las tendencias que indiquen resultadospotencialmente insatisfactorios.

3.1.6 La empresa deberá actualizar su plan de controly/o tomará las medidas adecuadas para controlarel impacto sobre los productos acabados, sobre labase de cualquier información interna o externasobre los riesgos de producto que puedan tenerun impacto en la seguridad alimentaria.

3.2 Cuarentena de productos (bloqueo/retención) y liberación

3.2.1 La viabilidad, eficacia y rapidez de acción delprocedimiento serán evaluadas periódicamente,como mínimo una vez al año, mediante ensayosinternos, basados en un análisis de peligros yevaluación de riesgos asociados. Se realizarán detal manera que se asegure la eficaz implantación yoperatividad del procedimiento.

3.3 Gestión de incidencias, retirada de productos, recuperación de productos

3.3.1 Se dispondrá de un procedimiento documentadopara la gestión de incidencias y de posiblessituaciones de emergencia que tengan un impactoen la seguridad alimentaria, la legalidad y lacalidad. Este procedimiento deberá estar implan-tado y mantenido. Incluirá, como mínimo, ladesignación y formación de un comité de crisis,una lista de contactos de emergencia, fuentes deasesoramiento legal (si es necesario), disponibili-dad de las personas de contacto, información declientes, y un plan de comunicación, incluyendoinformación a los consumidores.

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3.3.2 KO No 6 (Broker): Se dispondrá de un procedi-miento eficaz para la retirada y recuperación detodos los productos, que asegure que los clientesimplicados sean informados tan pronto como seaposible. Este procedimiento incluirá una asigna-ción clara de responsabilidades.

3.3.3 Se dispondrá de una lista actualizada de contactospara emergencias (como nombres, teléfonos deproveedores, clientes y autoridades competentes).Deberá estar permanentemente disponible unapersona de la empresa, con autoridad para iniciarel proceso de gestión de incidencias.

3.3.4 La viabilidad, eficacia y rapidez de acción delprocedimiento serán evaluadas periódicamente,como mínimo una vez al año, mediante ensayosinternos, basados en un análisis de peligros yevaluación de riesgos asociados. Se realizarán detal manera que se asegure la eficaz implantación yoperatividad del procedimiento.

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ITALIA | MILANIFS Office MilanFederdistribuzioneVia Albricci 8I-20122 MilanoTeléfono: +39(0)289075150Fax: +39(0)26551169E-Mail: [email protected]

POLONIA |VARSOVIAIFS Office Central & Eastern Europeul. Serwituty 25PL-02-233WarsawTeléfono: +48601957701E-Mail: [email protected]

BRASIL | DOURADOSRepesentante IFS BrasilCaroline NowakBR-79824 Dourados, MSTeléfono: +55(67)81514560E-Mail: [email protected]

CHINA | HEFEIStarFarmRoom 2301, C building,Fortune Plaza No. 278 Suixi Road, 230041,Hefei, Anhui, ChinaTeléfono: +86(0)5515666069Fax: +86(0)5515681376E-Mail: [email protected]

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USA | ST. LOUISIFS Americas1610 Des Peres Road, Suite 150USA-St. Louis, MO 63131Teléfono: +13146864610Fax: +13146864602E-Mail: [email protected]

DETALLE DE LAS OFICINAS IFS DE CONTACTO

IFS Logistics 2 Erratum – English Version, Status: 22.01.2013

1

No

Text IFS Logistics Version 2

Current version

Text corrected

What has been modified

Part 1 Chapter 4

1 Storage (purchasing activities with influence on product quality are excluded)

1 Storage and distribution (purchasing activities with influence on product quality are excluded)

Additional: “ and distribution ”

1.3.1 Senior management shall ensure that the quality and product safety management system is reviewed at least annually or more frequently if changes occur, to assure its effectiveness. The review shall include, as a minimum, risk management processes and/or HACCP system and quality objectives.

Senior management shall ensure that the quality and product safety management system is reviewed at least annually or more frequently if changes occur, to assure its effectiveness. The review shall include, as a minimum, risk management processes and HACCP system and quality objectives.

Change from „and/or“ just to „and“

1.3.5 - areas - storage areas Additional: “ storage”

2.2.2 The team leader shall be fully conversant in risk management or HACCP principles and their application. The team/team leader shall be able to demonstrate that he/she can identify, control and manage product safety hazards. Where competent knowledge is not available, external expert advice shall be obtained.

The team leader shall be fully conversant in risk management, HACCP principles and their application. The team/team leader shall be able to demonstrate that he/she can identify, control and manage product safety hazards. Where competent knowledge is not available, external expert advice shall be obtained.

Instead of „or“ change to a comma

3.3.4 Where highly perishable and unpackaged food products or sensitive products are handled, the following additional requirements regarding hand washing/hygiene shall also be provided: - hand contact-free fittings, - hand disinfection, - adequate hygiene equipments, - signs requesting hand washing, - waste container with hand contact-free opening.

Where highly perishable, unpackaged food products or sensitive products are handled, the following additional requirements regarding hand washing/hygiene shall also be provided: - hand contact-free fittings, - hand disinfection, - adequate hygiene equipments, - signs requesting hand washing, - waste container with hand contact-free opening.

Instead of „and“ change to comma

4.1.3.4 Specific demanded requirements regarding product safety and/or protection…

Specific demanded requirements regarding non-food product safety and/or protection...

Change from „ product “ to „non-food“

4.1.8 Hygiene Cleaning and Disinfection Change from „ Hygiene “ to „Cleaning and Disinfection“

IFS Logistics 2 Erratum – English Version, Status: 22.01.2013

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No

Text IFS Logistics Version 2

Current version

Text corrected

What has been modified

4.1.8.2 … and disinfection activities, all the above requirements shall be…

… and disinfection activities, all requirements in 4.1.8 shall be…

Change from „ the above requirements “ to „ all requirements in 4.1.8 “

4.1.8.6 The intended use of cleaning utensils shall be clearly identified. Cleaning utensils shall be used in a way to avoid contamination.

Cleaning utensils and chemicals shall be clearly labeled. These shall be used in a way to avoid contamination

Change of the first sentence

Part 2 Annex 2 Company profile

Addition of one compulsory field: If there are seasonal breaks in logistical activities during more than one week, please specify the time frame **

New compulsory field

Part 2 Annex 2

Dangerous goods 4.1.4 Traceability 4.1.5 (…)

Dangerous goods 4.1.4.1 Traceability 4.1.5.1 (…)

Change: Numbering

Part 2 Annex 2 Compulsory field about complaint management

Modification of the compulsory field: The auditor shall provide the following information: - How often complaints (linked to food safety and quality) are received? Differentiation between complaints by consumers,retailers and authorities. - Number Range or indicator of complaints raised from consumers, retailers and authorities (per million of sold units) - Number of complaints raised from authorities - Number of complaints linked to non-conforming analysis on products (number of non-conforming analysis per total number). - Range or indicator about complaints related to foreign materials found in the finished products, specifying kind of foreign materials.

Modified compulsory field

Part 2 Annex 2 Compulsory field about food defense

Deletion of the compulsory field: The auditor shall provide the following information: Which areas of the company have been identified by risk assessment as critical to security and have measures to prevent unauthorized access?

Deleted compulsory field

Normas Ifs Logistica

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Transcript of Normas Ifs Logistica