EUS Konkurransegjennomføringsverktøy

(KGV)

Leverandør Brukerveiledning

Juni 2019

Versjonskontroll

Versjon Dato Endringer

0.1 Januar 2003 Oppdatert Versjon

0.2 Januar 2004

0.3 Februar 2005 Endringer som følge av

tillegg i forbindelse med

overføring med flere steg og

godkjenninger.

0.4 September 2006

0.5 Oktober 2008

0.6 April 2009 Utgivelse 6.0 (automatisk

poenggiving)

0.7 November 2009 Utgivelse 6.1 og 6.1.1

0.8 Juni 2010 Utgivelse 6.4 Sid4Health

0.9 Oktober 2010 Oppdatert seksjon 5.3

1.0 Desember 2010 Oppdatert utgivelse 6.6.0

2.0 Juni 2011 Oppdatert utgivelse 6.7

2.1 Oktober 2011 Oppdatert utgivelse 6.8

2.2 Mars 2013 Oppdatert til utgivelse 6.9.4

2.3 Oktober 2013 Oppdatert utgivelse 7.0

2.4 August 2014 Oppdatert utgivelse 7.2

2.5 Desember 2016 Oppdatert utgivelse 7.5.3

2.6 August 2017 Oppdatert ESPD

2.7 April 2018

2.8 Juni 2019

Innholdsfortegnelse

SEKSJON 1: INTRODUKSJON TIL ANBUDSSTYRING ..................1

SEKSJON 2: VIKTIG KONTOADMINISTRASJON ..........................3

2.1 Legg til brukere ............................................................................................. 5

2.2 Slette brukere ............................................................................... 7

2.3 Endre brukerinnstillinger .............................................................................. 7

2.4 Brukergrupper .............................................................................................. 8

2.5 Oppdatering av firmaprofilen ...................................................................... 11

Virksomhetsinformasjon ............................................................................. 11

Leverandørprofil ......................................................................................... 11

SEKSJON 3: RESPONS - ANBUDSINVITASJON ........................ 13

3.1 Svar på anbudsinvitasjon ........................................................................... 13

3.1.2 Svar på en offentlig anbudsinvitasjon ........................................ 15

3.1.3 Skriv ut dokumenter fra innkjøper .............................................. 16

3.2 Hvordan fylle ut besvarelse og sende inn tilbud: ....................................... 16

3.2.1 Hvordan fylle ut en besvarelse .......................................................... 18

Offline redigerer .......................................................................................... 27

3.3 Endring/Tilføyelser ..................................................................................... 29

Oppdragsgiveren gjør endringer ................................................................ 29

Korrigering av tilbudet ................................................................................ 30

3.4 Meldinger .................................................................................................... 30

Send en melding ........................................................................................ 31

Meldingsarkiv ............................................................................................. 32

3.5 Tildeling ...................................................................................................... 33

4 KONTRAKTSHÅNDTERING ................................... 33

På samme måte som med konkurranser lagres all aktivitet i revisjonssporet og det

finns kommunikasjonsverktøy tilgjengelig for at det skal være enkelt å kommunisere

med oppdragsgiveren. Utover vanlige meldinger finns det også mulighet å benytte

seg av formulær for å løse problemer og diskusjoner mellom deg og

oppdragsgiveren. Kommunikasjon og signering av kontrakten .............................. 34

Mottak av kontraktsutkast .......................................................................... 34

Motta endelig kontrakt ................................................................................ 40

4.1 Kontraktsendringer ..................................................................................... 40

4.2 Meldinger .................................................................................................... 41

5 GENERELL BRUKER INFORMASJON .................. 41

5.1 Spørsmål og svar (Q&A) modul ................................................................. 41

Leverandørsvisning .................................................................................... 42

5.2 Endre brukerprofil ....................................................................................... 42

5.3 Dokumentarkiv ........................................................................................... 45

Last opp dokumenter fra pc ....................................................................... 45

Last opp flere dokumenter samtidig fra din PC .......................................... 46

Last opp dokumenter til et kvalifiserings spørsmål .................................... 48

5.4 Digital signering .......................................................................................... 48

6 E-AUKSJON ............................................................ 53

6.1 Bekreft ditt første bud i auksjon .................................................................. 53

6.2 Budgivningsstart, levere bud og automatiske advarsler ............................ 54

Side 1

Seksjon 1: Introduksjon til Anbudsstyring

EUS Anbudsstyring er et omfattende verktøy som tillater oppretting, distribuering og

evalueringer av anbud, uten å måtte opprette og behandle papirdokumenter.

Anbudsstyringsverktøyet forenkler anbudsprosessen for både innkjøpere og

leverandører, og omfatter hele prosessen, inkludert kontraktsstyringsfasen.

1. Opprett Anbudsforespørsel.

2. Inviter leverandører.

3. Motta besvarelser.

4. Evaluer besvarelser.

5. Kontraktstildeling.

6. Kontraktsstyring

En mengde offentlige organisasjoner og oppdragsgivere benytter seg av

konkurransegjennomføringsverktøyet (KGV) i forbindelse med effektivisering av

anbudsprosessen. Leverandører, entreprenører, tjenesteytere , underentreprenører

og håndverkere erfarer at anbudsstyring forenkler og effektiviserer prosessen med å

levere inn anbud.

Side 2

Du kan legge til alle nødvendige tegninger, spesifikasjoner, tidsplaner,

anbudsdokumenter og andre vedlegg til anbudet du publiserer eller mottar.

Når innkjøpere publiserer et anbud får de tilgang til en omfattende database

tilhørende den utvalgte leverandør. Dersom det er aktuelt kan du sortere potensielle

nye leverandører med tilhørende forhåndskvalifiseringsdetaljer fra leverandørens

database.

Leverandører kan levere informasjon til aktuelle organisasjoner på det tidspunkt og

sted hvor beslutning om innkjøp blir gjort.

Du får følgende fordeler ved å benytte deg av konkurransegjennomføringsverktøyet

(KGV):

Du sparer tid og penger sammenlignet med andre tradisjonelle metoder

Kraftig forbedring av utveksling- og kontroll av informasjon

Forbedrer nøyaktighet i anbuds-, prisgivings- og kontraktsprosessen

Tidsbesparende pga. lave administrasjonskostnader (faks, telefon, tjenestereiser)

Øker sporbarhet. Det at systemet er nettbasert medfører at informasjon er mer

tilgjengelig – når som helst, hvor som helst.

Introduksjon til KGV:

KGV er et fleksibelt system og kan benyttes av innkjøper til å innføre prekvalifikasjon,

Forspørel om anbud (x) prosesser, Anbudsinvitasjon eller kontraktsstyring.

En «Forespørsel om Anbud» kan omfatte forskjellige typer faser/steg.

Nedenfor er de forskjellige fasene opplistet:

Ulike faser:

- Fase for anbudsforespørsel – Anbudsfasen, hvor innkjøper sender ut informasjon til

potensielle leverandører, konfigurerer et svarskjema som må fylles ut av

leverandørene og tilslutt evaluering av mottatte besvarelser.

- Auksjonsfasen – Mulighet for å offentliggjøre mottatte anbud blant leverandører, dog

ikke på bekostning av konfidensialitet.

- Kontraktsfasen – Muliggjør online kontraktsadministrasjon. Innkjøper kan opprette en

kontraktfil, samarbeide med leverandøren og motta formell aksept.

I seksjonene nedenfor er leverandørens versjon av hver enkelt fase synlig. Du vil for hver fase

av anbudsinvitasjonen, motta en individuell invitasjon. En anbudsinvitasjon kan inneholde flere

faser med forskjellige prosedyrenivåer. Derfor kan en anbudsinvitasjon inneholde f.eks

prekvalifisering, anbudsinvitasjon og tilslutt kontraktsstyring.

Side 3

Seksjon 2: Viktig Kontoadministrasjon

Du har kun tilgang til EUS KGV (Konkurransegjennomføringsverktøy) dersom

selskapet er registrert i systemet.

Fremgangsmetode for å få tilgang til EUS KGV:

Åpne nettleseren og gå til innloggingsfunksjonen til KGV.

Skriv inn brukernavn og passord i relevante felt, og velg [Logg inn].

Du er nå inne på Velkomstsiden til KGV. Til venstre kan du se tilgjengelige tjenester, i

midtseksjonen ser du en oversikt over mottatte Meldinger, samt en liste over mottatte

anbudsinvitasjoner

På systemets første side (etter pålogging) vil du se forskjellige tjenester og

kontoadministrasjon. Her kan du legge inn CPV koder, slik at du kan motta

relevante firmavarsler og presentere firmaet til oppdragsgivere

Side 4

Offentlige kunngjøringer:

En oversikt over alle

publiserte kunngjøringer

Mine konkurranser med tre lenker

som viser ulike konkurranse

statuser: Nye invitasjoner, Aktive

konkurranser og Fullførte (kun

oppdragsgiver kan sette en

konkurranse som fullført)

Kontrakter: Om du har blitt tildelt en kontrakt

og oppdragsgiver laster opp kontrakten i

systemet finner du den i denne delen: Aktive =

godkjent i systemet, Under behandling = sendt,

men må godkjennes, Utgått = datoen for

kontrakten er utløpt, Fullført

Kontoadministrasjon: Her skriver du

inn den viktigste informasjonen om

bedriften og du kan skape/oppdatere

brukere.

Side 5

2.1 Legg til brukere

Du kan få tilgang til Tilføy og Rediger brukerfunksjon på selskapets

administreringssider. Disse finner du på følgende to måter:

Enten:

1) Klikk på linken Legg til bruker

Eller gå direkte til Administrasjon øverst på siden, hvor du får adgang til

Brukerprofiler.

Uavhengig av hvilken metode du velger, vil du tilslutt ende opp på siden hvor

brukere og brukergrupper kan legges til.

Klikk på «Lag bruker». Fyll ut relevant og nødvendig informasjon. Bestem

sikkerhetsrollen til brukeren og velg “Lagre”.

Side 6

Side 7

2.2 Slette brukere

For å slette en bruker, setter du et kryss i boksen foran brukeren, og trykk deretter på

“Slett”.

Følgende melding vil komme fram på skjermen, der du blir bedt om å bekrefte at du

ønsker å fullføre handlingen:

Klikk “Fortsett” for å bekrefte handlingen, eller “Avbryt” for å avbryte handlingen.

2.3 Endre brukerinnstillinger

Du kan endre på en brukers informasjon og innstillinger ved å trykke på brukerens

navn, og deretter på «Endre».

Side 8

2.4 Brukergrupper

For å opprette en brukergruppe, trykk på knappen «Brukergrupper».

Trykk på knappen “Lag gruppe”

Side 9

Fyll inn gruppenavn og beskrivelse, og trykk på «Lagre».

Her kan du flytte over de brukerne du ønsker å ha i samme gruppe ved å bruke pil-

knappene. Trykk «Lagre» når du er klar.

Side 10

Her kan du velge hvilke rettigheter hver av brukerne I en gruppe skal ha. En

virksomhetsadministrator vil alltid ha rettigheten «Redigering» som standard.

På en vanlig virksomhetsbruker krysser du i rutene for hvilke rettigheter denne

brukeren skal ha:

Side 11

2.5 Oppdatering av firmaprofilen

Din firmaprofil er synlig for alle oppdragsgivere som søker etter firmaer via

systemet.

Virksomhetsinformasjon

Her kan du redigere Organisasjonstype, Adresser, Hovedkontakt, MVA nummer og

andre grunnleggende detaljer. Flere av disse detaljene er PÅKREVD og viktige for

oppdragsgiverne.

Leverandørprofil

Virksomhetsprofil: Her kan du fylle ut en mer omfattende presentasjon av selskapet,

som f.eks antall ansatte, estimert omsetning osv.

Firmalogo: Her kan du laste opp en mindre logo som blir synlig når oppdragsgivere

søker etter leverandører.

Firmaprofilen finner du enten ved å

gå via Virksomhetsadministrasjon

eller via linken på venstre side i

menyen på startsiden.

Side 12

Produkter/Tjenester: Kategoriser dine tilbudte varer/tjenester for bedre synlighet.

Markedsdekning: Legg til alle land og områder hvor selskapet er aktiv.

Side 13

SEKSJON 3: Respons - Anbudsinvitasjon

Du vil motta en invitasjon, enten som en system-melding eller som E-post, avhengig av hvordan brukerprofilen er satt opp. Du kan også svare på en offentlig anbudsinvitasjon publisert av innkjøper

3.1 Svar på anbudsinvitasjon

Anbudsinvitasjoner kan sendes til deg direkte som en invitasjon via E-post, eller

innkjøperen publiserer invitasjonen slik at alle leverandører kan svare på og fylle ut

en besvarelse.

3.1.1 Oversikt over mottatt anbudsinvitasjoner

1) For å få en oversikt over invitasjoner som selskapet har mottatt må du klikke på

linken «Nye Invitasjoner», som er å finne under Tjenester.

Side 14

2) Listen over invitasjoner er nå synlig. Ikonene indikerer status på invitasjonen.

Hvordan besvare mottatt invitasjon: 1. Klikk på linken til «Nye Invitasjoner» under Tjenester. Listen over invitasjoner er

nå tilgjengelig. 2. For å besvare må du klikke på linken til beskrivelse av anbudsinvitasjon.Dersom

du har mottatt e-post inneholdende en link til invitasjonen, klikker du på linken, logger inn og du får direkte tilgang til invitasjonen.

3. Denne siden viser generell informasjon om anbudsinvitasjon og detaljer om pakker inkludert i denne. Dette vil være tilgjengelig etter en generell invitasjons- /introduksjonsside, dersom bruker har opprettet en slik.

Side 15

Dersom brukeren velger å inkludere Anbudsvilkår, må disse være godkjent før aksept til å levere inn anbud.

Siden ovenfor kan se annerledes ut, avhengig av innstillinger valgt av oppdragsgiver 4. Dersom dokumenter er vedlagt, klikk på [Vis anbud] for å se tilhørende

dokumentpakker.

Nedlasting av ett enkelt dokument utføres ved å klikke på navnet til dokumentet.

For nedlasting av alle vedlagte dokument må du velge [Last ned alle (zip)] og dokumentene blir nå nedlastet som en zip-fil.

5. Tegninger kan sees direkte i Anbudssystemet uten at nedlasting er nødvendig.

Under navnet til disse finner du en link til Visning. Du må klikke på Vis linken for å få tilgang til tegningen. Dersom en Materialliste er vedlagt må du klikke på [Vis Materialliste (BoQ)] for tilgang til informasjon om materiallisten.

6. Svar på invitasjon

Dersom du er interessert i å svare på anbudsinvitasjonen velger du [Aksepter]. Innkjøperen er nå informert om din beslutning og du kan levere tilbud.

Dersom du IKKE er interessert i å delta i anbudsinvitasjonen, velger du [Avvis]. Innkjøperen er nå informert om at du IKKE ønsker å delta

Dersom du ønsker å svare på anbudsinvitasjonen på et senere tidspunkt, velger du [Svar senere].

3.1.2 Svar på en offentlig anbudsinvitasjon

Dersom innkjøperen har publisert anbudsinvitasjonen kan alle registrerte leverandører, akseptere, besvare og levere tilbud til invitasjonen. Hvordan svare på en offentlig anbudsinvitasjon: 1. Dersom du er pålogget velger du Offentlige prosjekt under

Leverandørtjenester. Listen over offentlige invitasjoner er nå tilgjengelig. 2. For å besvare må du klikke på linken til anbudsbeskrivelsen. 3. Dersom dokumenter er vedlagt må du velge [Vis dokumenter] for å få tilgang

til listen over dokumentpakker. 4. Innkjøper har ikke gitt deg tillatelse til nedlasting av dokumentet. Du må

derfor gå inn på dokumentlisten. 5. Aksepter invitasjonen ved å velge [Aksepter] Dersom du er avlogget kan du

få tilgang til listen over offentlige anbud fra din innloggingsside. Du må være et registrert foretak for å kunne besvare og levere tilbud.

Side 16

3.1.3 Skriv ut dokumenter fra innkjøper

Mot en avgift, kan innkjøper gi deg tillatelse til å sende dokumentene til et trykkeri valgt ut av innkjøperen. Et trykkeri er et lokalt firma der du kan sende filene dine for utskrift til papirversjon, dersom du mangler nødvendig utstyr for utskrift. For å sende dokumenter til et trykkeri: 1. Gå til Anbudsinvitasjon for utskrift av dokument og velg tabulator for {Tilbud}. 2. Klikk på Skriv ut dokumenter til venstre i området markert med gult. Liste over

dokumenter som er tilgjengelig for utskrift er nå tilgjengelig. 3. Velg hvilke dokumenter som skal videresendes og klikk på [Bestill

dokumenter....].Bestillingsskjema er nå tilgjengelig.

4. Fyll ut nødvendig informasjon og velg [Lagre] for videresending av skjema til

trykkeriet. Hvordan se status på bestilling av dokumenter til utskrift: 1. Klikk på linken til Utskriftsbestilling under tjenesteområde på hjemmesiden. 2. Du kan benytte linkene til utskriftsbestillinger for å få oversikt over detaljer og

utskriftsstatus.

3.2 Hvordan fylle ut besvarelse og sende inn tilbud:

Etter at anbudsinvitasjonen er akseptert kan du starte opp besvarelsen.

Besvarelsen må være levert før Siste frist for mottak av Anbud. Innkjøperen kan

allikevel gjennom hele prosessen, sperre involverte leverandører. Du vil da motta

melding om dette, og du kan ikke endre tilbudet. Anbudsinvitasjonen blir da markert

med . Innkjøperen kan også tillate endringer i tilbudet etter at anbudsfristen er gått

ut.

For å dele anbudsinvitasjonen og tillate at andre brukere i foretaket oppdaterer eller

ser besvarelsen, må du tildele brukerrettigheter til invitasjonen.

Hvordan tildele brukererettigheter:

1. Klikk på [Definer brukertilgang].

Side 17

Siden til tildelte grupper er nå tilgjengelig:

2. Velg [Legg til/fjern medlemmer]. Du vil nå se en liste over tilgjengelige brukere

og brukergrupper. Velg hvilke brukergrupper og brukere som skal ha tilgang til

invitasjonen. Piltastene brukes til å flytte disse til venstre i vinduet. Bruk Ctrl

tasten for å velge flere enn én bruker . Velg [Lagre] når du er ferdig.Husk å gi

rettigheter til brukeren hvis denne ikke er en administrator.

3. Dersom du har akseptert anbudet, blir du automatisk anbudseier. For å endre

eierskap til en kollega, må vedkommende være registrert som bruker i

Side 18

systemet. Du kan da legge han til som medlem og fullføre ved å velge [Endre

eier]. Eierskapet blir da overført til han/henne.

4. Velg hvilken funksjoner gruppen eller brukeren skal ha i invitasjonen, ved å

klikke på boksene tilhørende hver enkelt bruker og gruppe. Følgende

funksjoner er tilgjengelige:

Redigerer - Denne funksjonen gir både tilgang og tillatelse til å

endre anbudsinformasjon.

Leser - Leseren kan kun se anbudsinformasjon. Dette gjelder både

informasjon og besvarelser etterspurt av innkjøperen.

5. Trykk på [Lagre] når du er ferdig med å definer roller.

6. Du kan også overføre tilbudet til en ansvarlig kontaktperson. Ansvarlig

person blir uthevet i forbindelse med kommunikasjon om anbudet gitt av

innkjøper. Ansvarlig person blir opprettet ved å velge [Opprett Ansvarlig

person....]. Velg deretter en (eller flere) av bruker(er) i listen.

Kanseller registrert interesse eller anuller tilbudet:

Dersom du har bestemt deg for å ikke delta i anbudskonkurransen kan du kansellere

registrert interesse eller anullere tilbudet. Disse to handlingene gir samme resultat,

men kan utføres på forskjellige tidspunkt i din besvarelse. Kansellering av registrert

interesse må utføres før du sender inn tilbudet, mens anullering utføres etter at du

har levert tilbud. Innkjøper vil bli varslet om beslutningen.

Dersom du angrer på kanselleringen eller annuleringen kan du, til enhver tid, før

anbudsfristen utgår, gjenoppta tilbudet og fortsette med besvarelsen.

3.2.1 Hvordan fylle ut en besvarelse

En besvarelse kan inneholde følgende punkter som må fylles ut:

Oppfyllelse av dokumentkrav- Innkjøper ber om å kontrollere innholdet i ett eller

flere dokument og ønsker bekreftelse på at du vedstår deg dokumentasjonen.

Kvalifiseringsspørsmål- Innkjøper ber deg om å besvare spørsmålene som en del

av din besvarelse.

Materialliste (BoQ) – Innkjøper ber om detaljerte priser på produkter i

materiallisten

Totaltilbud – Oppdragsgiver ber om et komplett tilbud.

Dokumenter – Hvilken som helst dokumentasjon kan vedlegges din besvarelse.

Dersom ikke alle områdene er tilgjengelig henger det sammen med at innkjøperen

har utelatt områder som han ikke ønsker besvarelse på. Bruk linken til venstre

«Hvordan besvare», for å en oversikt over detaljer i besvarelsen. Prosentangivelsen

øker i takt med besvarelsen.

Hvordan oppfylle dokumentasjonskrav:

Side 19

1. Klikk på [Bekreft Oppfyllelse...]. Skjermbildet som bekrefter oppfyllelse blir nå

synlig sammen med dokumentene.

2. Dersom du ønsker å inkludere kommentarer til et dokument, velg linken til

Kommentarer som er vist nedenfor dokumentene. Kommentarer blir synlig for

innkjøperen når tilbudet blir evaluert.

3. Når dokumentene er kontrollert velges Oppfyllelse, og dokumentene kan nå

lagres ved å klikke på [Lagre].

Hvordan besvare spørsmål:

1. Velg [Besvar spørsmål....]. Spørsmål som må besvares blir nå tilgjengelig.

2. Fyll ut svar på spørsmål og velg [Lagre] eller [Lagre og Neste] for å komme til

neste spørsmålsseksjon.

3. Dersom du allerede har besvart spørsmål i et tidligere anbud, vil disse

forhåndsutfylles og du behøver kun å lagre dem på nytt. Besvarelser fra

tidligere anbud er markert med gult. Dersom spørsmålet er oppdatert etter siste

besvarelse, vil spørsmålet markeres med rødt. Denne funksjonaliteten vil

imidlertid kun gjelde dersom innkjøpsleder har opprettet relevant innstilling.

Ettersom spørsmålsskjema ofte er ytterst viktig, anbefaler vi at du leser

instruksjon og veiledning nøye.

I spørsmålene kan du tildele seksjoner som skal besvares av forskjellige interne

brukere i foretaket. D.v.s at du tildeler seksjoner til den som du anser som best

egnet til å besvare disse spørsmålene.

Dersom innkjøper har besluttet å benytte automatisk poenggiving, vil dette medføre

at du ser poenggivingen for hvert besvarte spørsmål. Imidlertid vil automatisk

poenggiving kun gjelde enkeltvalg- og flervalgspørsmål.

Side 20

I skjermbildet nedenfor til venstre ser du en total oversikt over hvor mange spørsmål

som er besvart og om noen er ubesvart. Eksemplet viser 100 % besvarelse, noe som

betyr at alle spørsmål er besvart, samt summen av alle besvarelser. Besvarelsesfeltet

er markert med grønt, som betyr at besvarelsen er levert.

Skjermbildet nedenfor viser et eksempel på seksjonen for Besvar Spørsmål. Her gir du

besvarelser og vedlegger dokumentasjon i mappen til høyre for hvert individuelle krav.

Side 21

Legg merke til at noen Spørsmål er av en slik karakter at det er påkrevd å vedlegge

dokumentasjon som underbygger besvarelsen. For andre spørsmål (jfr. forrige

skjermbilde) kan du velge om du vil vedlegge dokumentasjon til spørsmålet/kravet.

Dersom du ikke vedlegger påkrevd dokumentasjon vil felt som viser fremdrift og

underliggende tekst gi deg en advarsel om at kravet ikke er oppfylt

Hvordan gi priser til en Materialliste (BoQ):

Priser til en materialliste fylles ut på to måter: enten ved online prisgiving eller

eksport av alle produktene til en Excel fil hvor prisene gis, med påfølgende

opplasting av Excel-filen til systemet.

Hvordan gi priser online:

1. Klikk på [Pris online]. Prisene er nå tilgjengelig.

2. Oppgi enhetspris. Om ønskelig kan kommentarer tilføyes. Dersom du ønsker å

gi totalpris i motsetning til enehetspris, fyller du ut hele kolonnen. Enhetsprisen

vil da bli beregnet (om nødvendig avrundes).

3. Velg [Lagre] for lagring av prisene.

Hvordan gi priser i et Excel skjema:

1. Klikk på [Pris offline].

2. Velg eksportformat og klikk på [Eksporter]. Den eksporterte filen lagres internt

på datamaskinen. Klikk på [Utført] for å komme tilbake til besvarelsens forside.

3. Den eksporterte filen åpnes og priser tilføyes i verdikolonnen. Kommentarer kan

også legges til i Excel-filen.

4. Filen lagres og lukkes når prisgivingen er fullført.

5. For å importere Excel-filen med priser velges [Importer prisgiving] fra forsiden til

besvarelsen.

6. Velg format, fil og klikk på [Importer]. Validering av import er nå tilgjengelig.

Dersom du får feilmelding må filen oppdateres og importeres på nytt. Klikk

[Fortsett] når validieringen er godkjent.

Side 22

Når du gir priser til materiallisten, kan du velge å oppgi prisene som inkludert eller

eksludert. Inkluderte priser innebærer at du kan gi en rund sum for en eller flere

produkter, for deretter å markere andre produkter du ønsker å inkludere. Ekskludert

betyr at du ikke ønsker å levere dette produktet.

Som en del av din besvarelse kan innkjøper tillate deg å legge til egne produkter

eller anbefalte erstatninger for produktene. Ved å velge [Tilføy rekke....] nederst i

produktlisten legger du til nye produkt. Du kan også velge rekken for leverandører i

det eksporterte Excel-skjemaet.

Hvordan gi totalpris:

1. Dersom oppdragsgiver ønsker totalpris, velger du [Oppgi sum av besvarelse….]

2. Oppgi pris og velg [Lagre]. Innkjøper kan tillate alternativ pris; f.eks en pris som ikke imøtekommer alle krav gitt i anbudsinnbydelsen. Dersom du oppgir alternativ pris, må du vedlegge beskrivende dokumentasjon. Kvalifisert pris kan kun oppgis når du har oppfylt kravene beskrevet i seksjonen for oppfylling av dokumentasjonskrav.

3. Innkjøper kan forlange at du legger til valgfrie priser i din besvarelse. Legg da til

disse i feltene og velg lagre. Legg ved dokumentasjon som beskriver

tilleggsprisene, f.eks kvalifiserte tilbud samt oppgitte priser.

ESPD

ESPD (European Single Procurement Document) er et felles europeisk

egenerklæringsskjema som benyttes i offentlige anskaffelser over EØS terskelveri.

Leverandørens ESPD-respons er en del av besvarelsen på kunngjøringen, og kan

eksporteres til standard format av data model v.1.0.2.

Leverandører gjør på følgende måte:

Eksporter ESPD forespørselen (lagre forespørselen som en .xml-fil)

Lag din ESPD respons enten via en tredjeparts leverandør

Side 23

Lagre og last ned din ESPD-respons på din datamaskin

Importer ESPD- responsen inn i CTM.

Leverandøren kan laste opp flere enn én ESPD-respons per kunngjøring, f.eks én

for hver underleverandør som er del av kunngjøringen.

ESPD online

Du kan fylle ut din ESPD besvarelse online. Klikk på ESPD og så den blå knappen

Opprett. Der kan du enten velge en svarsmal som administrator har skapt eller så

skriver navnet du øsnker bruke på din besvarelse og så lagre. Nå kommer du inn i

selve skjemaet og du kan fylle det ut. Når du har besvart hele skjemaet klikker du

på avslutt for å lagre/laste opp din besvarelse. Du kan låse opp skjemaet om du

trenger å redigere det, men da må du huske å klikke på avslutt igjen når du er klar

med oppdateringene. Underleverandører kan dele sine besvarelser med deg. For å

laste inn ESPD besvarelser fra en underleverandør klikker du på Opprett og så

velger du den malen som underleverandøren har delt med deg. Merk at ESPD

online er et abonnement som du kan bestille fra EU-Supply.

Side 24

KGV validerer opplastningen av ESPD besvarelsen for v1.0.2 data model av ESPD.

Endringer til ESPD besvarelsen krever at du må sende inn tilbudet på nytt.

Steg:

1. Eksporter ESPD forespørsel

Lagre som:

Side 25

2. Importer ESPD svaret

Side 26

Legg ved dokumenter:

Som en del av ditt svar kan du laste opp dokumenter. Disse vil være synlig for kjøperen som går gjennom ditt tilbud.

1. For å legge ved dokukmenter til ditt svar klikk på, [Legg til dokumenter] fra

hovedsvarsiden. Opplastningssiden vises.

2. Klikk på knappen [Last opp filer], velg dokumentet som skal legges ved og klikk på [Last opp]. Filen er nå lastet opp til ditt svar.

3. Du kan også kopiere dokumenter fra arkivet f.eks, i din personlige mappe eller

firmamappen. Bruk knappen [Legg til fra prosjekt/delt mappe] for å kopiere dokumenter til din besvarelse.

4. Systemet undersøker ikke antall dokumenter du har lastet opp så du er selv

ansvarlig for at de korrekte dokumentene er vedlagt. Prosentbaren reagerer

Side 27

kun på antallet hvis oppdragsgiver har satt et minste krav til dokumenter. Dette vil du i såfall se under der det står vedlagte dokumenter.-

Levere et tilbud

Når du har fyllt ut ditt svar burde du levere tilbudet till oppdragsgiveren. Ingen

informasjon som du har fyllt ut eller vedlagt kommer være tilgjengelig for

oppdragsgiveren før du leverer og etter tidsfristen har løpt ut. Du kan se

tilbudsbesvarelsen før du sender den ved å klikke på [Vis/Skriv ut tilbudsbesvarelsen]

i bunnen av svarsiden.

Å levere tilbud:

1. Klikk på [Send tilbud] knappen. Et pop-up vindu kommer fram med felt hvor du skriver inn brukernavn og passord..

2. Av sikkerhetsårsaker må du skrive inn brukernavn og passord før du kan sende

tilbudet. Fyll inn brukernavn og passord, klikk så på [Send] knappen. En automatisk melding blir sendt til oppdragsgiveren for å informere ham at du har sendt inn tilbud.

3. Når du har sendt tilbudet får du en bekreftelsesmelding på skjermen. Steng

vinduet for å komme tilbake til svarsiden.

I enkelte konkurranser krever oppdragsgiveren at man signerer tilbudet digital før man leverer tilbudet. Om det er tilfellet trenger du enten et Norsk Bank ID eller et digitalt sertifikat installert I din nettleser eller på din PC. Digitale sertifikater administreres av tredjeparts programmer. Kjøperen kan tillate signering uten digital signering og bruke en reserveløsning I stedet for sertifikatet. Etter å ha levert tilbudet får du mulighet å skrive ut et tilbudsbekreftelsesbrev med en unik hashkode som genereres på nytt hver gang du sender tilbud. Dette dokumentet må skrives ut, signeres og sendes til oppdragsgiveren via meldinger i systemet innen tilbudsfristen. Merk! Det kan være en instilling på din virksomhetsprofil at man må være godkjent til å sende inn tilbud. Hvis du ikke er registrert som godkjent til å sende inn tilbud må du kontakte administrator som enten kan gi deg tilgang til å sende eller som kan sende for deg.

Offline redigerer

Kjøperen kan be deg fylle ut ditt tilbud offline, kryptert og laste opp det signerte og

krypterte tilbudet. Ditt tilbud vil bli lagret som kryptert på serveren til det blir dekryptert

av oppdragsgiveren når til de åpner tilbudsboksen.

Om offline redigereren brukes er det ikke mulig å fylle ut tilbudet online. All

informasjon må fylles ut via redigeringsprogrammet.

Las ned Offline redigererprogram

Før du starter å jobbe med tilbudet offline må du laste ned og installere et lite program

som heter EUS Offline Editor. Programmet tillater deg å jobbe med tilbudet offline.

Side 28

Programet behøver bare installeres en gang. Når det er installert kan du bruke det

hver gang du trenger å lage tilbud offline.

1. Gå til tilbudet og klikk på linken Download offline editor 2. Lagre programmet lokalt på din PC. 3. Dobbeltklikk på installeringsfilen som er lastet ned og følg instruksjonene for

installasjonen.

Last ned fyll ut og last opp tilbudet

Informasjonen fra oppdragsgiveren, kvalifiseringsspørsmål, prisliste osv er lagret I

en fil (*.opf) som du må laste ned og åpne med EUS Offline Editor.

1. Gå til tilbudet og klikk på knappen [Download quotation] 2. Lagre opf-filen på PCen din et sted hvor du kan finne den. 3. Åpne EUS Offline Editor programet og klikk på File -> Open og velg den

lagrede .opf-file du lastet ned i det forrige steget.

4. Nå kan du begynne å fylle ut tilbudet ved å svare på spørsmål, godkjenne

dokument, legge inn pris og laste opp dokumenter. Tilbudet kan spares og gjennåpnes så mange ganger du behøver.

5. Når du har fullført må du signere og kryptere tilbudet. Velg File -> Digitally

Sign i menyen, velg kryptering i pop-up vinduet og signer.

Side 29

6. Tilbudet er nå signert og kryptert. Det krypterte tilbudet er lagret i en .epf-fil

sammen med en .sig-fil. Disse filene lagres i samme mappe der .opf-filen ble åpnet. .sig-filen er din digitale signature. Neste steg er å laste opp signatur filen og den krypterte filen.

7. Gå til tilbudssiden i systemet og klikk på knappen [Last opp tilbud]. Det er to

steg i opplastningsprosessen. Først laster man opp signaturen som regnes som den tid du leverer tilbudet. Så laster du opp selve tilbudet. Tilbudet må lastes opp sammen med korrekt signatursfil. Det er ikke mulig å bytte fil.

8. Klikk på [Bla igjennom…] knappen og velg .sig-filen og klikk [Last opp].

Signaturfilen er nå lastet opp og tilbudstiden er lagret.

9. For å laste opp selve tilbudet med all informasjon, klikk på [Bla igjennom…] knappen i det samme bildet, velg din .epf-fil og klikk [Last opp]. Avhengig av mengden data i ditt tilbud så kan dette ta litt tid.. Hele tilbudet er nå lastet opp og lagret kryptert på serveren til oppdragsgiveren åpner tilbudsboksen.

MERK! Man må vise filendelser for å kunne se om filen er en .opf- eller .epf file.

3.3 Endring/Tilføyelser

Endringer og forhandlinger kan fortsette gjennom hele prosessen. Oppdragsgiveren

kan gjøre endringer fram til at konkurransen er avsluttet. Som en leverandør kan man

gjøre endringer fram til tilbudsfristen eller til dere blir låst. Alle forandringer kommer til

å spares i revisjonsspor.

Oppdragsgiveren gjør endringer

Alle endringer som blir gjort lagres og kan granskes i fliken revisjonsspor. På denne

måten kan alle parter se når og hvilke endringer som er utført. Du kan kun se

endringer som du eller oppdragsgiveren gjør, ikke hva eventuelle andre leverandører

gjør. For å sikre at du blir oppdatert om de endringene som skjer har

oppdragsgiveren en funksjon for å informere om at det har skjedd en endring.

Å se revisjonsspor:

1. Klikk på linken for pågående under Mine konkurranser i menyen på startsiden..

2. Klikk på konkurranse for å komme til konkurranse siden

3. Klikk på Revisjonsspor] fliken. All aktivitet for konkurransen vises her.

Side 30

Korrigering av tilbudet

Du kan endre tilbudet ditt fram til tilbudsfristen eller til oppdragsgiver låser dine

muligheter til å svare.

Når du gjør endringer til tilbudsbesvarelsen må du sende det inn på nytt for at

oppdragsgiveren skal kunne se endringene. Det er kun den siste versjonen som er

sendt inn som er tilgjengelig for oppdragsgiveren og som regnes som ditt tilbud.

På samme måte som du kan se endringene oppdragsgiveren gjør i revisjonsspor så

kan oppdragsgiveren følge dine endringer i sitt revisjonsspor.

3.4 Meldinger

Meldingssystemet kan benyttes til komunikasjon mellom oppdragsgiver og

leverandører i konkurransen. Du kan sende meldigner til oppdragsgiveren og motta

meldinger fra oppdragsgiveren. Du finner alle meldinger lagret under meldinger på

svarssiden i konkurransen.

På førstesiden når du logger inn vises alle uleste meldinger for å sikre at du ikke går

glipp av noen meldinger..

Meldingsfliken på konkurransen viser kommunikasjonen i den konkrete

konkurransen.For å se meldingen klikk på emne. Det er mulig å filtrere bort

systemmeldingene ved å i huke av boksen Vis system meldinger og så klikke [Bruk

filter].

Side 31

Send en melding

For å sende en melding i en konkurranse:

1. Gå til den ønskede konkurransen og Meldingsfliken..

2. Klikk på knappen Ny melding .

3. Vinduet for ny melding blir synlig

4. Skriv inn ønsket emne .

5. Ønsker du å vedlegge et dokument, klikk på legg til filer og velg hvilke filer du

vil vedlegge,

6. Klikk på knappen Send for å sende meldingen.

Side 32

Meldingsarkiv

Om du ønsker å se en oversikt over alle meldinger uavhengig konkurransene kan

du gå til meldingsarkivet. Meldingsarkivet finner du både på første siden under

meldinger og linken alle meldinger, eller ved å klikke på konvolutten øverst på

siden.

Meldingsarkivet viser meldingene som en tradisjonell e-post.

Om du har startet på en melding og lagret den, men ikke sendt den finner du den

under utkast.

Sletter du en melding i arkivet vil du fremdeldes finne den igjen på

konkurransen/kontrakten. For å slette en melding må du huke av meldingen du vil

slette så klikker du på knappen Mer ved siden av søkefeltet og så slett fra

rullgardinlisten.

Ønsker du å markere en melding som lest må du huke av meldingen, klikk på knappen

Mer og velg markert som lest fra rullgardinlisten.

Du kan sende meldinger fra arkivet, men det du må velge en referanse for å kunne

velge en mottaker. Det er ofte enklere å sende meldinger fra meldingsfliken på

konkurransen eller kontrakten..

Side 33

3.5 Tildeling

Når en konkurranse er fullført og tilbudsfristen er passert vil kjøperen evaluere alle

tilbud/besvarelser som har kommet inn og så velge den leverandøren som fyller de

kriteriene de har satt og som passer best til oppdraget. Leverandøren tildeles per

delkontrakt. Det er kun den tildelte leverandøren som kan tas med videre til

kontraktfasen. Hvis kjøperen går under Alcatel direktivet vil systemet sende ut en

automatisk email og systemmeldingen vil informere deg om du er tildelt kontrakt

eller ikke. Hvis kjøperen ikke er under Alcatel direktivet vil det ikke sendes ut

automatiske meldinger, men kjøperen vil manuelt sende informasjon om resultatet.

4 Kontraktshåndtering

Hvis du blir tildelt kontrakten vil du kunne se kontrakten under kontraktfliken på

svarssiden i konkurransen og du vil også finne den på første siden når du logger inn

under kontraktshåndtering.

Det er flere måter å jobbe med kontrakt i KGV og det avhenger av hvilken metode

oppdragsgiver har valgt. Kjøperen kan velge å inkludere kontrakten i systemet på

følgende måte:

- Enkel signeringsprosess betyr at en versjon er sendt og når du bekrefter den på

din side blir status automatisk til signert.

- Signering utenfor KGV innebærer at all signering skjer utenfor KGV-systemet.

Kontrakten finns i KGV for referanse. All informasjon kan endres når som helst i

prosessen av oppdragsgiveren. Leverandøren har mulighet å se kontrakten og

eventuelt vedlegge dokumenter etter at oppdragsgiveren har satt status til endelig..

Side 34

- Full signeringsprosess er den metoden som denne malen kommer gå gjennom

og som går ut på at både forslaget og den endelig versjonen av kontrakten må sendes

til leverandøren for signering gjennom systemet..

Når oppdragsgiveren skaper og sender første versjonen av kontrakten til deg er det

alltid utkastet om det er full signering. Hvis oppdragsgiveren har valgt full signering

skal alle endringer som blir gjort i avtalet sendes til deg som må godkjenne dem før

oppdragsgiveren kan sette kontrakten som endelig. Den endelig kontrakten er alltid

den samme som ble sendt til deg som forslag.

På samme måte som med konkurranser lagres all aktivitet i revisjonssporet og det

finns kommunikasjonsverktøy tilgjengelig for at det skal være enkelt å kommunisere

med oppdragsgiveren. Utover vanlige meldinger finns det også mulighet å benytte

seg av formulær for å løse problemer og diskusjoner mellom deg og

oppdragsgiveren. Kommunikasjon og signering av kontrakten

Kommunikasjonen rundt og signering av kontrakten kan gjøres online for å enkelt

spare all aktivitet for senere granske hele signeringsprosessen. Signeringen

begynner med at oppdragsgiveren tildeler avtalen til leverandøren og at et utkast av

avtalen sendes til den tildelte leverandøren. Denne prosessen påvirkes av hvilken

signeringsprosess oppdragsgiveren har valgt.

Er du ikke den leverandøren som har blitt tildelt kontrakten kommer du få en melding

som informerer deg om dette.

Mottak av kontraktsutkast

Når et utkast har blitt sendt deg vil du motta en automatisk melding som informerer

deg om utkastet. Her kommer det også an på hvilken signeringstype oppdragsgiveren

har valgt. Det er mulig at den enkle prosessen er valgt og da ser du kun kontrakten

en gang i stedet for to ganger som utkast og endelig ved full signering.

Å svare på en kontrakt:

1. Fra startsiden, klikk på linken under systemmeldingen for å komme direkte til

kontrakten, eller gå via kontraktens side under fliken [Kontrakt]. Du kan også

gå via linken kontrakter under Tjenester på venstre side.

Side 35

2. I fliken [Hovedkontrakt] ser man konktraktsdetaljene og konkurransen der

kontrakten ble skapt. For å svare på konktraktsforslaget, klikk på [Svar]

knappen.

3. Et lite pop-up vindu blir åpnet. Klikk på [Godkjenn kontrakt] knappen om du

godkjenner informasjonen som står under konkurransedetaljene, klikk på

[Avvis] knappen om du ikke godkjenner utkastet. En melding sendes

automatisk til oppdragsgiveren som informerer dem om ditt svar.Hvis

oppdragsgiver har valgt at du skal signere med digital signatur må du ha et

digitalt sertifikat installert på din pc.

4. Du har mulighet å tildele bruker rettigheter, Hvis kontrakteier og signerer skal

være en annen en deg skal du endre det i systemet.

5. Hvis oppdragsgiver har bedt deg signere digitalt med norsk bankid klikk på

«Norsk Bank ID» og følg instruksjonene deretter

Side 36

Side 37

Side 38

Klikk på [Tildel brukerrettigheter] knappen.

Legg til brukere til kontrakten ved å klikke knappen [Legg til/fjern brukere].

Side 39

Velg personen/personene du ønsker å legge til og flytt ham/henne ved å klikke på

pilen som peker til høyre. Lagre endringene..

For å velge en ny eier klikk på knappen [Endre eier]

Velg personen som skal være ny eier.

Side 40

Eier av kontrakten har nå blitt endret.

For å tildele en bruker som skal være ansvarlig for kontrakten klikk på knappen [Tildel

ansvarlig]. Velg brukeren på samme måte som når du endret eier og lagre

endringene..

Motta endelig kontrakt

Om kjøperen endrer noe i avtalen etter at du har godkjent forslaget må de sende et

nytt forslag som du må godkjenne før en endelig avtale kan skapes. Når du har

godkjent den siste versjonen kan oppdrasgiveren markere avtalen som endelig og

sende den endelige versjonen.

Å motta en endelig kontrakt:

1. Du vil motta en automatisk melding når den endelig kontrakten er mottatt.

2. I kontraktslisten ser du kontraktens status er “Kontrakt tildelt” For å se

kontrakten og for å kontakte oppdragsgiveren klikk på kontraktets navn i

listen. Oppdragsgiveren blir informert om at du har sett den endelige

kontrakten når du klikker på linken..

3. Når du har sett den endelige kontrakten kan ikke oppdragsgiveren gjøre

endringer og kontrakten er signert.

4.1 Kontraktsendringer

Når den endelige kontrakten er signert kan det fremdeles forekomme enkelte

endringer. Disse endringene blir gjort under fliken [Endringer] som er tilgjengelig på

siden med kontraktsdetaljene. En endring blir gjort av oppragsgiveren. Endringer

håndteres med samme prosess som kontrakten, med utkast og endelig versjon.

Alle endringer som er gjort lagres sammen med all annen aktivitet i revisjonssporet.

Revisjonsporet for kontrakten finner du under fliken [Revisjonsspor] på

kontraktsiden.

Å svare på en endring:

Side 41

1. Du vil motta en automatisk melding når det blir utført en endring i kontrakten.

2. Endringen vises under fliken [Endringer] . Klikk på linken i endringsnavnet.

3. Klikk på [Aksepter kontrakt] om du godkjenner endringen, klikk på [Avvis]

knappen om du ikke godkjenner. En automatisk melding vil bli sendt til

oppdragsgiveren som informerer dem om ditt svar.

4. Så fort endringen er godkjent vil oppdragsgiveren sende en endelig versjon av

endringen til deg. Endringer følger samme prosess av godkjennig som

kontraktet..

4.2 Meldinger

Under kontraktsbehandlingen, signeringen og fram til kontrakten er avsluttet kan du

sende meldinger til kjøperen. Du sender meldinger fra meldingsfliken på kontrakten

eller fra meldingsarktivet, se delen om meldinger under konkuranse.

5 Generell bruker informasjon

5.1 Spørsmål og svar (Q&A) modul

Spørsmål og svar er en modul som brukes av en del oppdragsgivere som tillater

leverandører å stille spørsmål der svarene blir sendt til alle leverandørene. Modulen

fungerer likt meldingsmodulen, men den kan brukes som en oppslagstavle med

spørsmål fra leverandører. Meldingsmodulen fungerer selvsagt selv om man bruker

spørsmål og svars modulen også.

Prosessen for leverandørspørsmål er følgende: Du stiller et spørsmål under

konkurransetide, oppdragsgiveren har mulighet til å redigere spørsmålet for å kunne

ta bort informasjon om en spesifikk leverandør og så publisere spørsmålet og svaret.

Nå kanalle leverandører som har vist interesse eller akseptert en invitasjon se svaret.

Leverandøren har ikke mulighet til å stille spørsmål etter at tidsfristen for å stille

spørsmål er passert eller hvis oppdragsgiver ikke har satt en tidsfrist for å stille

spørsmål.

Hvis oppdragsgiveren ønsker å sende ut informasjon til alle leverandørene som er

med i konkurransen via spørsmål og svar modul kan de opprette et spørsmål selv

og skrive inn svaret og publisere det sammen med de vanlige spørsmålene fra

leverandørene. Oppdragsgiveren kan ikke stille spørsmål etter tidsfristen for

spørsmål har gått ut eller det ikke er satt en frist for spørsmål og svar.

Oppdragsgiveren har også mulighet til å kopiere spørsmål som har blitt sendt via

meldingsfunksjonen over til spørsmål og svarmodulen.

Side 42

Leverandørsvisning

Leverandøren vil finne spørsmål og svar fra svarsfliken, “Mitt tilbud”, se bilde under.

Leverandøren vil finne listen over stillte spørsmål og svarene som har blitt publisert

av oppdragsgiveren.

Når oppdragsgiveren svarer på et spørsmål vil konkurranseeieren hos leverandøren

motta et e-postvarsel. Det er også mulighet til å skrive ut spørsmålene og svarene

ved å klikke på knappen[Utskrift] .

5.2 Endre brukerprofil

Når du er logget inn har du tilgang til instillinger og detlajer om din brukerprofil og du

kan endre dem om du ønsker det.

Å endre brukerdetaljer:

1. Klikk på din profil på toppen av siden

Side 43

2. Klikk på Endre knappen under Brukerinformasjon for å endre brukerdetaljer

som navn, brukernavn, e-postadresse, passord, e-postvarslinger, språk med

mer. Endre det du ønsker og klikk på [Lagre].

Instillinger for e-postvarsel

Meldinger blir sendt til deg fra systemet når det skjer bestemte hendelser i systemet.

En systemmelding blir alltid sendt ved disse hendelsene, men du kan også velge å få

e-postvarsel i tillegg.

Du kan også velge å få varsel/påminnelse om konkurranser du har meldt interesse

på, men hvor du ikke har sendt inn noe tilbud på. Varselet blir sendt fem (5) dager før

konkurransens tidsfrist og den blir kun sendt en gang.

Hver bruker hos leverandøren kan sette opp om han vil ha varsler på sin bruker. Hvis

du huker av boksen «Konkurranse tilbudsfrist melding» vil du motta varsel om tidsfrist

for alle konkurranser du har tilgang til.

Brukeren vil få e-postvarsel hvis:

Han er eier av et tilbud/konkurranse

Han har meldt interesse, men ikke har sendt inn tilbud.

Han har sendt inn et tilbud, men har endret tilbudet etter innsendelsen..

Alle nye brukere har e-postvarslinger aktivert som grunninnstilling. Eldre brukere har

ikke varslingene aktivert som grunninnstilling.

Active X instillinger

ActiveX er en kontroller som kan lastes ned og installers på din pc. For å åpne for

mer funksjonalitet i KGV. Aktiv X er kun tilgjenglig med windows og Internet Explorer

Side 44

som nettleser.. For å installere ActiveX må du ha tilgang til å installere programmer

på din pc for eksempel at du er administror..

Åpne brukerinnstillinger og klikk på koblingen "Endre" ved siden av ActiveX til åpne

ActiveX-innstillingene. Hvis du vil installere ActiveX-kontroller en etter en, klikker du

på [Last ned] -knappen ved siden av hver kontroller. Det er også mulig å installere

en pakke med alle kontroller.

Side 45

Om du ikke har tilgang til å installere programmer kan du laste ned instllasjonen i en

pakke og be din lokale support å installere ActiveX-pakken.

Under kan du se hvilke ActiveX som er tilgjengelige. Det finns enkelte andre Active X

som kun er en del av en betaltjeneste for oppdragsgivere.

ActiveX Description

Upload manager ActiveX kontrollen Upload Manager er et verktøy for å laste opp flere filer og mappestrukturer fra din lokale disk til et hvilket som helst dokumentarkiv på systemet Utviklet av eu-supply

Chart FX Chart FX brukes i eAuksjon module for å vise en graf over budene som har blitt lagt Utviklet av Software FX

CAPICOM CAPICOM ActiveX objektet fra Microsoft brukes til å opprette digitale signaturer. Utviklet av Microsoft

Flash Flash ActiveX objekter fra Macromedia brukes til å vise utvidede grafikker i filer. Utviklet av Macromedia

Digital signatur Utility ActiveX objektet `Digitale Signatur Utility` sørger for at du kan signere dokumenter digitalt, og verifisere dokumenter som ble digitalt signert. Utviklet av eu-supply

5.3 Dokumentarkiv

Dokumentarkivet gir deg muligheten til å lagre dokumenter i systemet. Dette kan være

dokumenter som dere trenger til flere konkurranser/tilbud og da trenger dere ikke

laste opp det flere ganger..

De følgende dokumentarkivene er tilgjengelig:

Firmamappe – her lagrer du dokumenter som du vil dele med andre brukere i din

bedrift og som dere skal bruke i konkurranser..

Brukermappe – Her lagrer du dine personlige dokumenter. Det er kun du som har

tilgang til dokumentene.

Når du skal levere et tilbud og du skal legge ved dokumenter så kan de kopieres fra

arkivene nevnt over til din besvarelse. Dokumentet er kopiert ikke linket. Endringer i

arkivene vil ikke påvirke din besvarelse.

Last opp dokumenter fra pc

Dokumenter kan enten bli lastet opp direkte eller skjemalegges til å finne sted utenfor

kontortid om det er en stor mengde data som skal lastes opp

Side 46

Laste opp dokumenter fra din PC til firmamappen, uten Upload Manager

(standard)

1. Fra hjemmesiden, klikk på Dokumenter

2. Klikk på knappen [Last opp filer].

3. Klikk på Browse og velg dokumentet du vil laste opp

4. Klikk på [Last opp] og [Tilbake]

Last opp dokumenter fra din PC i en konkurranse uten Upload Manager

(standard)

1. Fra hjemmesiden, åpne konkurransen.

2. Klikk på [Legg til dokumenter].

3. Klikk på Browse og velg dokumentene du vil laste opp.

Last opp flere dokumenter samtidig fra din PC

Hvis du bruker Upload Manager, kan du laste opp flere dokumenter i KGV samtidig.

Installer Upload Manager til din PC: (se tidligere avsnittom Active X)

1. Klikk på din egen brukerprofil

2. Klikk på endre ved Active X instillingene

3. Klikk på msi-pakken nederst i venstre hjørne og kjør filen.

4. Etter at installeringen er klar og siden er oppdatert skal Upload Manager bli

grønn. Huk av i ruten ved Upload Manager og klikk på Lagre..

Vær sikker på at Upload Manager kun er huket av om den er installert og grønn, ellers

kommer systemet forsøke og bruke en funksjon som ikke er installert som kan

forårsake problemer ved opp- og nedlasning.

Opplastning av dokumenter fra din PC til mine documenter i en konkurranse

med Upload Manager:

1. Fra startsiden, åpne konkurransen

2. Klikk på knappen [Legg til dokumenter].

3. Nå¨skal Upload Manager vise filer og mapper som kan velges fra din PC.

Side 47

4. Velg de filer/mapper du ønsker å last opp ved å huke av i ruten ved siden av

dokumentet/mappen.

5. Klikk på [Last opp] knappen og så [Klar]

I enkelte tilfeller er ikke dokumentene synlige med en gang. Årsaken til dette er at

filene plaseres i en opplastningskø. Vent da ca 10-15 minutter og se om filene har

blitt lastet opp.

Skjemalagt opplastning av dokumenter (kun med Upload Manager):

1. Fra startsiden gå til mappen/arkivet du ønsker å laste opp dokumenter til

2. Klikk på knappen [Last opp dokumenter] . Velg filene du ønsker å laste opp.

3. Klikk på knappen [Schedule]. Det åpnes et vindu der du kan velge når

opplastningen skjer. Din PC kommer starte opplastningen på den tiden du har

valgt om den er på oppkoblet til internet. .

MERK! PCen må være på og koblet til intertnet for at opplastningen skal kunne skje..

Om du ønsker å stoppe eller ser status for opplasningen klikk på Planlagte

innlesninger fra startsiden.Eller klikk på ikonet i verktøysfeltet på din PC.

Side 48

Et vindu åpnes med en liste over dine planlagte opplastninger og deres status.

Last opp dokumenter til et kvalifiserings spørsmål

Av og til krever kjøperen at det lastes opp dokumenter som tillegg til svaret.

4. Åpne konkurransen fra startsiden.

5. Klikk på knappen [Besvar krav/kriterier]

6. Svar på spørsmålet og lagre.

7. Klikk på mappen til høyre for spørsmålet (rød mappe betyr krav skal

vedlegges, gul mappe dokument kan vedlegges)

8. Klikk på knappen [Last opp filer]

9. Velg de dokumenter du skal legge til og klikk på [Last opp] og så [Lukk

vindu]for å gå tilbake.

5.4 Digital signering

Kjøperen kan be seg signere digitalt, om det er tilfelle følg stegende under

1. Klikk på send

2. Velg signeringsmetode

3. Signer med dine KGV innloggningsdetaljer

4. Velg det sertifikat du skal signere med

Side 49

Side 50

Side 51

Hvis du velger sertifikat installert på pcen velg sertifikatet du ønsker å bruke og klikk

ok

Side 52

Leverandører har mulighet til å se sertifikatet før de signerer.

Side 53

6 E-Auksjon

6.1 Bekreft ditt første bud i auksjon

Hvis oppdragsgiveren har valgt å benytte E-Auksjon starter leverandøren med å

legge første budet som et tilbud i en konkurranse uten auksjon. Er E-Auksjon valgt

som resultat av en konkurranse i systemet brukes totalbudet som første bud i

auksjonen.

Som leverandør må du bekrefte at korrekt bud er lagt. Dette kan ikke endres i

etterkant, bortsett fra et lavere bud i henhold til budreduksjonen satt av

oppdragsgiveren, om det er en omvendt auksjon.

Send svar om budet er korrekt som ditt offisielle første bud. Du kommer nå til et bilde

hvor du kan se budet ditt og tiden til auksjonen starter.

Eksempelet viser E-auksjon med en delkontrakt

Side 54

Når en auksjon har startet kan du legge bud, du kan også se instruksjoner på toppen

av skjermen for hva som gjelder i auksjonen.

6.2 Budgivningsstart, levere bud og automatiske advarsler

På eksempelet under ser dere det bildet om oppdragsgiveren har valgt å vise

rangeringen. Oppdragsgiveren kan også velge å vise det beste budet, men ingen

kommer se budgiverens navn. Leverandørene kan også se at det minste steget for

et annet bud er 0,20% og så videre. I eksempelet under ser vi det beste budet som

kommer vinne om det ikke kommer noe annet bud. For å kunne legge et bud må det

nye budet være minst 0,20% lavere enn det nåværende budet. Forlengelsestiden er

420 sekunder i dette eksempelet hvilket betyr at hvis en leverandør legger det beste

budet (det vinnende budet) rett før deadline så blir auksjonen forlenget i 420 sekunder

for å gi de andre leverandørene en sjanse til å svare. Alle disse instillingen er bestemt

av oppdragsgiveren i hver auksjon..

I eksempelet under legger leverandøren et bud som er mye lavere enn tidligere bud.

Leverandøren får da en advarsel og behøver bekrefte at det nye budet skal være så

mye lavere.

Side 55

Leverandøren kan da velge å avbryte for å legge rett bud. Hvis leverandøren legger

et bud som er nesten det samme som forrige bud (f.eks forrige bud var 4900 og nytt

bud 4898) vil leverandøren få en advarselen under at budet er minsket med for lite,

det er satt krav på en senkning på minst 0,2%.

Klikk på Avbryt og legg inn et nytt bud som følger reglene, i dette eksempelet 4800.

Det nye budet følger reglene og ingen feilmelding vises. Klikk på Bekreft bud for å

legge inn budet.

Legger du et bud som allerede har blitt lagt vil du se følgende feilmelding. Dette

gjelder kun hvis oppdragsgiveren har satt som krav at man ikke kan komme med

like bud.

Side 56