ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE
description
Transcript of ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE
• Controlling tevékenységek kritériumai
• Jelentésdialógus
• A jelentésben fontos tényezők
ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE
Controlling tevékenységek kritériumai
Jelentéskészítés szempontjai:• Az erőforrások felhasználása• Az időütemezés• A minőség• A felelőségi táblázat• A változások/kiegészítések• A várakozási idő• Speciális problémák
Az erőforrások felhasználása
• Egyik legfontosabb tényezője• Ajánlott, hogy a jelentés terjedjen ki a
következőkre:– A mai napig felhasznált erőforrások
(befejezett munkák)– Követelmény-elvárások az erőforrásokkal
szemben (elvégzendő munkák)• Az erőforrások összesített felhasználása
(elvégzett munka és a hátralévő munka összessége)
Az időütemezés
Nagyon fontos kérdés, hogy a projekt az ütemezésnek megfelel-e. Az időtervezés
megmutatja, hogy mikorra kell a tevékenységeket befejezni
A minőség
• Egyre fontosabb tényező
• A késések egyik leggyakoribb oka, hogy az elvégzett munka nem megfelelő minőségű.
• A minőség jóváhagyható valamilyen megegyezés alapján, de gyakran ez az a tényező, amit a gyakorlatban elhanyagolnak.
A felelőségi táblázat
• A tevékenység felelősségi táblázat pontosan meghatározza, hogy kinek mit kell teljesítenie, valamint azokat a szerepköröket, amelyek egy tevékenységhez kapcsolódnak.
• Felmerült akadályok forrása lehet a nem megfelelő tudású ember
A változások/kiegészítések
• Fontos tisztázni, hogy az eredeti terve mennyire jó viszonyítási alap
• Az időközben fellépő új információk változásokat okozhatnak
A várakozási idő
• Egy projekt korlátozott erőforrással működik
• Rendelkezésre álló erőforrásokat a lehető legjobban hasznosítsuk
• Az elpazarolt erőforrásokat kezelni kell
Speciális problémák
• A projektvezető számára a speciális problémák nehezen felfedezhetőek
• A jelentéskészítő feladata hogy megjelölje a gondokat (tapasztalatai alapján)
• Érdemes meghatározni:– A probléma leírását– Az okot, amely a problémát előidézte– A következményt, melyek hatással lehetnek a projekt
eredményére,– A javasolt intézkedéseket, azaz mit kell cselekedni a
probléma felmerülésekor • A projekt minden tagjának figyelemmel kell lennie
nemcsak a saját munkájára, hanem ismernie kell azt is, hogy milyen hatást gyakorol a csapat többi tagjának munkájára.
Jelentésdialógus
• A jelentések hatására mélyrehatóbb dialógusnak kell elindulnia a projektvezető és a csapat között.
• A projektvezető és a projekttagok közötti párbeszédnek a célravezetőnek, világosnak és strukturáltnak kell lennie.
A jelentésben fontos tényezők
Az erőforrások felhasználása• Ha egy erőforrás becslés hibás volt, akkor
nagyon fontos tisztázni, hogy mi az oka ennek. Okok: nem eléggé pontosan végzett becslés vagy szakmai tudás hiánya.
• Ha egyes projekttagok nem rendelkeznek megfelelő tudásszinttel a témában, akkor képzést kell betervezni a projekttervbe már a kezdetkor.
A jelentésben fontos tényezők
Időütemezés• Azoknál a projekteknél, ahol az idő a legkritikusabb
sikertényező, azt ajánljuk, hogy kerüljük a „házifeladat” szindrómát.
• Indokok:– A munkavégzés nem várt megszakítása– Az alapszervezet nem szavatolja személyzet
részvételét a projektben a tervnek megfelelően.– A projekt prioritását a középvezetői szinten
szándékosan lefokozzák– Kisebb a projekt prioritása a tagok egy része számára– Alkalmatlan a projektvezetés
A jelentésben fontos tényezők
Minőség
• A minőség fontos, annál a terméknél, szolgáltatásnál, amit előállítunk.
• A minőségi romlás alapja ha a projektet kötött idő és költségkereten belül kell megvalósítani és elhanyagoljuk, hogy a korábbi tevékenységek nem tesznek eleget a minőségi követelményeknek
A jelentésben fontos tényezők
A felelősségi táblázat
• Alacsonyabb szinten elhelyezkedő projekttagoknál a tevékenység felelősségi táblázat bír a legnagyobb fontsággal.
A jelentésben fontos tényezőkVáltozások/kiegészítések
• A jelentésnek tartalmaznia kell, hogy vannak-e változások, vagy kiegészítések a tervhez képest. A változások legfőbb indokai a következők lehetnek:– Változás következhet be a projekt alapját jelentő
alapvető feltételezésekben. A változások származhatnak kívülállóktól vagy az alapszervezetből.
– A specifikációban van a hiba. A részletes munka felfedi a specifikációban elkövetett hiányosságokat, vagy mulasztásokat, amelyek alapján a projektet létrehozták.
– „Evés közben jön meg az étvágy” – A projekt terjedelmet ki kell terjeszteni, ahhoz képest, amit eredetileg terveztünk
A jelentésben fontos tényezők
A várakozási idő
• Egy projektben nagyon fontos lehet, hogy a rendelkezésre álló erőforrások megfelelően legyenek felhasználva. Gyakran szükségessé válik, hogy az erőforrásokat áthelyezzük egyik tevékenységről a másikra.