Website: http://infochief.com.vn/ Truc Phuong

1

7 KỸ NĂNG GIAO TIẾP CƠ BẢN CẦN CÓ CỦA

MỘT NHÀ LÃNH ĐẠO

Thật khôi hài khi rất nhiều nhà quản trị kinh doanh ngày nay tin rằng cấp dưới của họ rời

bỏ công ty là do bất mãn về các khoản lương thưởng. Điều này không hẳn bao giờ cũng

đúng. Và vấn đề nhiều khi xuất phát từ chính bản thân các “sếp”.

Một cuộc nghiên cứu gần đây đối với 20.000 nhân viên tại nhiều công ty trên toàn thế

giới do Trường quản lý Vanderbilt, Mỹ, tiến hành cho thấy nguyên nhân khiến số một

nhân viên quyết định chấm dứt hợp đồng là “Hành vi và thái độ quản lý nghèo nàn”. Nói

cách khác, chính là vì những ông chủ tồi. Còn một trong những yếu tố quan trọng nhất

làm nên “Hành vi và thái độ quản lý nghèo nàn” là kỹ năng giao tiếp yếu kém.

Các chuyên gia nhân sự cho rằng nguyên nhân có thể do nhiều nhà quản trị doanh nghiệp

ngày nay được “cất nhắc” dựa trên bản thành tích trong công việc, trong khi lãnh đạo đã

vô tình bỏ qua việc đánh giá về các kỹ năng giao tiếp của họ.

Website: http://infochief.com.vn/ Truc Phuong

2

Những kỹ năng giao tiếp không phải là bẩm sinh, mà cùng với thời gian và nỗ lực cá

nhân, chúng có thể được trau dồi và hình thành. Sau đây là tổng kết của các nhà nghiên

cứu về kỹ năng này.

7 KỸ NĂNG GIAO TIẾP CƠ BẢN

1. Hãy là một người lắng nghe tốt.

Hãy chú ý lắng nghe các nhân viên của bạn. “Nghe có vẻ rất đơn giản, nhưng đây là một

trong những thiếu sót giao tiếp lớn nhất mà các nhà quản lý thường mắc phải”, –

Maureen Dolan Rosen, một chuyên gia nhân sự tại hãng Chapel Hill, cho biết.

Trong số những điều Maureen nhấn mạnh tại các hội thảo quản lý là: “Hãy học cách lắng

nghe tốt hơn”. Bà cũng dẫn chứng một câu truyện về ông sếp của bà trước đây, người

luôn đặt tay dưới cằm và im lặng nghe mọi người xung quanh nói chuyện tại các cuộc

họp bàn, hội thảo. Nhưng nếu quan sát kỹ một chút, bạn sẽ thấy sau cặp mắt kính, hai mắt

ông nhắm nghiền. Ông đã sử dụng cuộc họp để chợp mắt trong chốc lát.

2. Dành thời gian cho nhân viên.

Thông thường, những cuộc nói chuyện trực tiếp với các nhân viên trong công ty là rất

quan trọng; chỉ khi các nhân viên làm việc ở xa, bạn mới nên nói chuyện qua điện thoại.

Website: http://infochief.com.vn/ Truc Phuong

3

Nếu bạn không thể gặp gỡ hàng tuần, hãy thực hiện ít nhất một lần trong một tháng. Và

bạn đừng nghe điện thoại khi đang họp, trừ khi có việc khẩn cấp. Hãy thể hiện cho nhân

viên thấy sự quan tâm đầy đủ của bạn. Bạn nên nói chuyện về con đường sự nghiệp của

họ và bạn đang hình dung thế nào về sự thăng tiến của họ trong công ty.

3. Trò chuyện với nhân viên về công việc.

Bạn nên thường xuyên tiếp cận để tìm hiểu về các thay đổi tại công sở từ trên xuống

dưới. Việc này có thể khá khó khăn. Bạn sẽ rất dễ quên những việc cần phải nói với một

ai đó về điều họ cần biết liên quan tới công việc của họ, nhưng bạn cần nhớ rằng: Công

việc có thể không được hoàn thành và bạn có thể là người duy nhất biết những điều mà

mọi người chưa biết.

4. Đưa ra những thông điệp nhất quán về những quan điểm của bản thân.

Điều này giúp các nhân viên của bạn đưa ra được những quyết định tốt hơn (hay ít nhất là

những quyết định bạn sẽ cảm thấy phù hợp hơn). Nếu thông tin bạn đưa ra mỗi lúc một

khác, nhân viên của bạn sẽ rơi vào trạng thái mơ hồ và bạn sẽ phải chịu hậu quả do

những quyết định sai lầm của họ.

5. Định kỳ đưa ra các phản hồi, ý kiến đánh giá; tránh những điều ngạc nhiên bất ngờ.

Đừng để đến buổi họp thường niên, các nhân viên mới phải giật mình trước những đánh

giá của bạn về công việc họ làm. Họ nên biết trước và sẵn sàng lắng nghe các ý kiến của

“sếp” rằng có một vài điều họ cần phải cải thiện nhằm đáp ứng nhu cầu công việc tốt

hơn. Những buổi đánh giá thường niên nên là nơi bạn tổng kết lại và cùng với các nhân

viên thảo luận phương hướng hành động trong thời gian tới.

6. Học cách giao tiếp trò chuyện trước các nhóm nhân viên.

Vấn đề ở đây không phải là kỹ năng diễn thuyết trước đám đông, mà là khả năng trò

chuyện với một nhóm nhân viên cụ thể. Nếu bạn không thể nói chuyện tốt tại các buổi

họp hay trước một nhóm nhân viên, bạn sẽ đánh mất vị thế của một nhà quản lý như một

người có năng lực lãnh đạo và đáng tin cậy. Hãy học cách để làm được điều này, học

cách để trò chuyện tự tin và truyền cảm hơn. Bạn cũng cần lưu ý tới những điều tương tự

khi viết e-mail đồng gửi cho nhiều nhân viên.

7. Đừng che đậy đằng sau các e-mail.

E-mail là một công cụ giao tiếp quan trọng, nhưng hầu hết các vấn đề tế nhị cần phải

được thảo luận cá nhân. Các xung đột cũng cần phải được giải quyết trong khuôn khổ cá

nhân, bằng cách mặt đối mặt hay ít nhất là qua điện thoại. Khi vấn đề liên quan đến các

cảm xúc, tình cảm…, thì e-mail chính là một phương tiện giao tiếp kém hiệu quả nhất.

Và e-mail cũng chưa bao giờ là cách thức phù hợp để nói với ai đó rằng họ đang làm việc

không hiệu quả.

Website: http://infochief.com.vn/ Truc Phuong

4

8. Quan tâm tới việc tự đánh giá bản thân

Liệu có nên biết những đánh giá của các nhân viên về công việc của bạn trên cương vị

một nhà quản lý? Chắc chắn là có, bởi điều đó sẽ gia tăng lòng trung thành của nhân viên,

và giúp bạn trở thành một ông chủ tốt hơn.

Vậy bạn có thể nhận được những phản hồi đó như thế nào? Những công ty lớn – chẳng

hạn như Microsoft, Apple,… – có các mẫu góp ý về công việc của “sếp” tại công sở. Các

nhân viên được phát mẫu góp ý định kỳ và điền vào (có thể ghi tên hay dấu tên tuỳ theo

quyết định của nhân viên).

Đây là một cách thức để đánh giá bản thân và cũng là cách thức hiệu quả để đánh giá

những vấn đề khác. Bạn cần không ngừng nỗ lực thu thập các phản hồi cá nhân như là

một phần trong các cuộc trò chuyện với các nhân viên của bạn.

Đừng làm việc này qua e-mail mà hãy sử dụng các cuộc trò chuyện trực tiếp với các nhân

viên để lắng nghe những tâm sự, ý kiến đóng góp của họ về phong cách quản lý và giao

tiếp của bạn. Với đôi chút hài hước và tế nhị, bạn có thể tìm hiểu những suy nghĩ của các

nhân viên về mình. Và bạn hãy tỏ ra quan tâm một cách chân thành về những gì các nhân

viên đóng góp.

Việc này có thể có đôi chút khó khăn đối với bạn, nhưng bạn nên hiểu rằng nói ra suy

nghĩ của mình là điều không hề đơn giản đối với những người dưới quyền của bạn. Kết

quả cuối cùng sẽ là một mối quan hệ tốt đẹp hơn.

Vậy còn trong trường hợp các nhân viên không chịu nói ra ý kiến của họ thì sao?

Tốt hơn cả là bạn vẫn tiếp tục cuộc nói chuỵện với nhân viên. Một cách thức thông minh

để kết thúc cuộc trò chuyện là làm như tình cờ hỏi một cách ngẫu nhiên (nhưng nghiêm

túc): “Liệu còn điều gì anh/chị chưa giãi bày không?” và biểu lộ một thái độ rất mong

muốn lắng nghe. Cùng với thời gian, một khi đã tạo được lòng tin, bạn sẽ được nghe nhân

viên thổ lộ nhiều hơn những suy nghĩ của họ.

9. Hành động trên những phản hồi của nhân viên

Bạn giải quyết những phàn nàn, chỉ trích của các nhân viên như thế nào? Bạn hãy lắng

nghe những gì nhân viên nói, đặt ra các câu hỏi thích hợp, đón nhận những đề xuất của

nhân viên về việc bạn có thể sửa đổi như thế nào và sau đó cam kết sẽ quan tâm tới việc

này.

Bạn có thể không đồng ý với tất cả những ý kiến phản hồi của nhân viên. Nhưng hãy đón

nhận nó một cách bình tĩnh và nhẹ nhàng. Phản ứng bác bỏ hoàn toàn là một hành động

không nên làm. Thay vào đó, bạn cần nói với nhân viên rằng bạn sẽ dành thời gian để suy

nghĩ về những ý kiến đóng góp, và chắc chắn sẽ có câu trả lời. Sau đó hãy làm đúng như

vậy.

Website: http://infochief.com.vn/ Truc Phuong

5

Các nhân viên luôn cảm kích trước thái độ giao tiếp và tình cảm chân thành của các “sếp”

trước những ý kiến đóng góp của họ, thậm chí cả khi “sếp”, sau khi đã suy nghĩ, vẫn

không đồng tình với họ.

Nói chung, việc tự rèn luyện các kỹ năng giao tiếp cộng với nỗ lực điều chỉnh bản thân

dựa trên những phản hồi của nhân viên sẽ giúp bạn hoàn thiện chính mình trong vai trò

một nhà lãnh đạo, nhà quản lý. Một “ông sếp” như thế chắc chắn sẽ được nhân viên tín

nhiệm, và hiệu quả kéo theo của lòng tin đó là nhân viên sẽ không bỏ bạn mà đi với lý do

“hành vi và thái độ quản lý nghèo nàn”.

Theo Internet