1

KỸ NĂNG QUẢN LÝ VÀ LÃNH ĐẠO

PGS.TS. Ngô Doãn Vịnh

2

NỘI DUNG SẼ NGHIÊN CỨU

1- Những vấn đề lý thuyết chủ yếu

2- Kỹ năng quản lý lãnh đạo

3- Kỹ năng quản lý đối với cơ quan/tổ chức

4- Kiến nghị

3

PHẦN INHỮNG VẤN ĐỀ LÝ THUYẾT

CHỦ YẾU

4

KỸ NĂNG?

Kỹ năng là gì và tại sao phải có nó?

1- Tại sao phải có kỹ năng?- Sống tốt hơn- Làm việc tốt- Có ích hơn cho người khác- 2- Kỹ năng là gì?- Kỹ năng là năng lực tri thức lý luận và thực hành để giải quyết một công việc cụ thể của

một chủ thể nào đó nhằm đạt được mục đích một cách mỹ mãn. - Năng lực ấy là tổng thể các yếu tố: kiến thức lý luận, kinh nghiệm, phương pháp giải

quyết vấn đề, nghệ thuật lôi kéo người khác cùng thực hiện công việc…

+ Ví dụ: Kỹ năng mềm: năng lực sử dụng ngôn ngữ, triết lý để sống tốt hơn (biết làm việc theo nhóm, giao tiếp, biết lạc quan, biết lựa chọn…)

Tiêu biểu: Kỹ năng sống (nói, nghe, giao tiếp, ứng xử…- Kỹ năng cứng: năng lực chuyên môn, nó thể hiện ở bằng cấp, chứng chỉ; Kỹ

năng tự vệ

5

CÁI VÒNG KỸ NĂNG – TRÍ TUỆ?

Kỹ năng

Thuộc sở hữu chủ quan

CHO- Người khác- NHẬN

Kỹ năng mềm

Kỹ năngCứng

Năng lựchữu ích

6

PHƯƠNG CÁCH HÌNH THÀNH KỸ NĂNG

KỸ NĂNG

Học

Nghe

Thực hành

Năng lực trítuệ/trí nhớ

7

ĐIỂM MẤU CHỐT HÌNH THÀNH KỸ NĂNG?

1- Khát khao kỹ năng

2- Quyết tâm xây dựng kỹ năng

3- Năng lực trí tuệ (khả năng tiếp nhận của chủ thể)

4- Cách thức luyện tập kỹ năng

5- Ngoại cảnh (thày giỏi/thực tiễn cuộc sống đòi hỏi cao. Sống gần đèn thì sáng…)

8

QUẢN LÝ?

Lợi ích

Nghệ thuật QL

MỤC TIÊU

Nắm chặt

Phát triển

QuẢNLÝ

Người bịQuản lý

NHÀ QUẢNLÝ

9

HÌNH THÁI KỸ NĂNG QUẢN LÝ

KÝ NĂNGQUẢN

LÝ

Kỹ năng quản lýnhà nước

Kỹ năng quản lýdoanh nghiệp/tổ chức

NHÀQUẢN

LÝ

10

NHÀ NƯỚC?

QUỐCHỘI

CƠ QUANTƯ PHÁP

CHÍNH PHỦ

Cơ quanquản lý

hành chính NNcao nhất

11

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC THEO NGÀNH VÀ THEO LÃNH THỔ

CƠ QUANQUẢN LÝ

NHÀ NƯỚC

Quản lý nhà nướctheo ngành

Quản lý nhà nướctheo lãnh thổ

Cơ chếKết hợp

12

NỘI DUNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

QUẢN LÝNHÀ NƯỚC

Quản lý kinh tế & rủi ro

Quản lý xã hội, môi trường

Quản lý an ninh quốc phòng

Ban hànhđường lốiphát triển

Tổ chúc thựchiện và kiểm tra, giám sát

Quản lý đối ngoại

Cơ quan/Nhà quản

lý

13

LÃNH ĐẠOLãnh đạo = Quyết định + chỉ đạo + chỉ huy +

điều hành

Kỹ năng lãnh đạo

Kỹ năngquyết địnhđường lối

Kỹ năngchỉ đạo

Kỹ năngchỉ huy

Kỹ năngđiều hành

LÃNH ĐẠO: Đưa ra đường lối, chuẩn mực bắt mọi người làm theo

14

LÃNH ĐẠO

TRƯỞNG

PHÓ

Quyết định đường lối

Chỉ đạo

Chỉ huy

Điều hành

Cơ chế/Quy chế

15

PHẦN IICẤU TRÚC KỸ NĂNG QUẢN LÝ

16

CẤU TRÚC KỸ NĂNG QUẢN LÝ

1- Kỹ năng quyết định đường lối

2- Kỹ năng ban hành chính sách quản lý

3- Kỹ năng tổ chức thực hiện đường lối,

chính sách phát triển

4- Kỹ năng đánh giá việc thực hiện, thời gian và điều chỉnh mục tiêu

5- Kỹ năng phân phối kết quả phát triển

KỸ NĂNGQUẢN LÝ

6- Kỹ năng thuyết trình

7- Kỹ năng phán đoán

8- Kỹ năng thu phục

9- Kỹ năng dùng người

10- Kỹ năng hoàn thiện tổ chức

11- Phương pháp

quản lý

12- Công cụquản lý

17

KỸ NĂNG QUYẾT ĐỊNH ĐƯỜNG LỐI

1- Kỹ năng phân tích bối cảnh và dự báo tình huống

2- Kỹ năng tổ chức lấy ý kiến tham vấn

3- Kỹ năng huy động sự tham gia của cộng đồng

4- Kỹ năng lựa chọn kịch bản

5- Kỹ năng quản lý rủi ro

Nhớ: Đường lối phải mềm, không cứng nhắc

18

KỸ NĂNG BAN HÀNH CHÍNH SÁCH

1- Kỹ năng đảm bảo quy trình ra chính sách2- Kỹ năng xác định thời gian để ban hành

chính sách kịp thời3- Kỹ năng gây sự chú ý của số đông/tạo dư

luận xã hội4- Kỹ năng quảng bá chính sách

Chú ý: Mỗi nhiệm vụ phải có chính sách/biện pháp đảm bảo

19

QUY TRÌNH BAN HÀNH CHÍNH SÁCH

Phân tích bối cảnh

Định hướngchính sách

Lựa chọn mụctiêu chính sách

Xác địnhNguồn lực

Xác định cáchoạt động chính

Ban hành chínhsách

Triển khai hực hiệnvà Đánh giáchính sách

Điều chỉnhchính sách

20

KỸ NĂNG TỔ CHỨC VÀ THỰC HiỆNĐƯỜNG LỐI VÀ CHÍNH SÁCH

1- Kỹ năng phân công công việc: cụ thể, đúng người, đúng việc, đúng lúc

2- Kỹ năng phối hợp giữa các cá nhân và đơn vị (động viên, lôi kéo…)

3- Kỹ năng kiểm tra, giám sát công việc (chi tiết, sát sao…)

21

KỸ NĂNG ĐÁNH GIÁ VÀ ĐIỀU CHỈNH MỤC TIÊU

1- Có tiêu chí đánh giá

2- Kỹ năng lựa chọn phương pháp đánh giá phù hợp

3- Kỹ năng tiến hành đánh gía (một cách khách quan, khoa học, trung thực)

4- Kỹ năng lấy ý kiến phản biện kết quả đánh giá

5- Điều chỉnh mục tiêu khi cần

22

KỸ NĂNG PHÂN PHỐI KẾT QUẢ

1- Kỹ năng đánh giá cống hiến của cá nhân, tổ chức

2- Kỹ năng chia sẻ thành quả thu được (công bằng, khích lệ, tránh gây mất động lực…)

3- Kỹ năng giành vốn tài chính cho công việc tiếp theo

23

KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH

1- Kỹ năng lựa chọn: ngôn ngữ, hình ảnh, cách thức diễn đạt, cách thức lôi cuốn, địa điểm diễn thuyết, thời gian diễn thuyết…

2- Kỹ năng phản ứng trước các tình huống (phản ứng của người nghe, tác động từ ngoại cảnh…)

3- Kỹ năng rút kinh nghiệm sau mỗi lần diễn thuyết

Chú ý: biết 10 nói 1 thì hay

24

10 ĐiỀU KHUYÊN KHI THUYẾT TRÌNH

1- Biết phải mạnh dạn2- Biết phải tự tin3- Biết ta, biết người4- Biết 10 nói 15- Biết khi nào “đến lúc”6- Không chủ quan7- Không biết không nói8- Không độc diễn (để người nghe cùng nói)9- Không khinh xuất (không ăn nói sơ xẩy)10- Không xúc phạm người nghe

25

KỸ NĂNG PHÁN ĐOÁN

1- Kỹ năng phân tích và so sánh với các tình huống tương tự (phải nắm rõ bản chất vấn đề)

2- Kỹ năng giả định tình huống (nếu …. .. thì…)

3- Kỹ năng xây dựng kịch bản (kỹ năng lựa chọn kịch bản; lượng định kết quả)

4- Kỹ năng tham vấn chuyên gia

26

KỸ NĂNG THU PHỤC

1- Kỹ năng phát ngôn

2- Kỹ năng gây thiện cảm và gây chú ý

3- Kỹ năng gây ấn tượng và trở thành hạt nhân

4- Kỹ năng hòa đồng và chiếm ưu thế

27

KỸ NĂNG DÙNG NGƯỜI

1- Kỹ năng nhận biết con người (nhiệt tình, trung thực, sáng tạo, liêm khiết…)

2- Kỹ năng xác định điểm mạnh của cá nhân (sở trường và năng lực phối hợp)

3- Kỹ năng bỏ qua yếu điểm của cá nhân

4- Kỹ năng gắn kết các cá nhân và loại bỏ sự đối đầu/xung đột

5- Kỹ năng động viên, khích lệ

28

KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN

Đây là một trong những kỹ năng quản lý quan trọng nhất và khó nhất

1- Lập kế hoạch thời gian (cho cá nhân và cho tổ chức)

2- Tìm ra phương án tiết giảm chi phí thời gian (đi lại, làm việc, hội họp, nghỉ ngơi)

3- Xây dựng quy trình làm việc hiệu quả4- Đánh giá việc xử dụng thời gian cho mỗi ngày,

mỗi tuần, mỗi tháng và mỗi năm (Ví dụ cách sống của Người Do Thái)

29

KỸ NĂNG QUẢN LÝ MỐI QUAN HỆ

Mối quanhệ

Mối quan hệ cá nhân

Mối quan hệtổ chức

Phải xác lập sơ đồ về các mối quan hệ đối với hàng quý, hàng năm

1- Xác định quan hệ với ai? trong số ấy ai là quan trọng hơn cho bản thân?

2- Mỗi công việc có mối quan hệ nhấtĐịnh, trong các mỗi quan hệ ấy sẽ cómối quan hệ quan trọng hơn?

3- Kết nối các mối quan hệ một cách hợp lý và chân thành

30

KỸ NĂNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC

1- Thông thái cây quản lý để hình dung chuỗi công việc phục vụ ý đồ tổ chức bộ máy

2- Khảo sát và học tập những Tổ chức thành công

3- Rà soát thường xuyên những bất hợp lý của Tổ chức để cải tiến Tổ chức bộ máy (nhưng không được lạm dụng, thay đổi thường xuyên)

31

KỸ NĂNG SỬ DỤNG PHƯƠNG PHÁP VÀ CỘNG CỤ QUẢN LÝ

1- Kỹ năng sử dụng phương pháp quản lý- Khi nào sử dụng phương pháp kinh tế và sử dụng sao

cho tác dụng lớn nhất- Khi nào sử dụng phương pháp hành chính và khi nào

dùng tới nó mà không gây phản cảm cho người bị quản lý: Lạt mềm buộc chặt

2- Kỹ năng sử dụng công cụ quản lý- Mệnh lệnh khôn khéo (không dùng Phải… mà dùng Hãy

xứng đáng…)- Kết hợp mệnh lệnh và đề cao đạo đức nghề nghiệp- Giáo dục thiết thực chứ không nên giáo huấn giáo điều,

“rả rích”

32

KỸ NĂNG THỂ HIỆN CÁ NHÂN

1- Kỹ năng xuất hiện trước đám đông (bình dị, thân thiện, chân tình)

2- Kỹ năng thể hiện trước những gay cấn (bình tĩnh và khôn ngoan thoát hiểm)

3- Kỹ năng tiên phong (hiện hữu trên các mặt trận)4- Kỹ năng nhẫn (nghe đủ ý kiến)5- Kỹ năng giấu mình (người vắng mặt của các

chiến thắng: Người đạo diễn các vở diễn, người quyết định ở căn cứ chỉ huy …)

33

KỸ NĂNG QUẢNG BÁ HÌNH ẢNH

1- Kỹ năng chọn đối tượng quảng bá

2- Kỹ năng chọn cách thức và thời gian quảng bá

3- Kỹ năng chọn nội dung quảng bá

4- Kỹ năng dừng quảng bá

34

PHẦN IIIĐỐI VỚI CƠ QUAN/TỔ CHỨC

35

KỸ NĂNG QUẢN LÝ CƠ QUAN/TỔ CHỨC

Quản lý cơ quan/tổ chức

Quản lý nhânlực, bộ máy

Quản lý côngviệc và rủi ro

Quản lýtài sản

Quản lý mốiquan hệ

Quy chế hoạt động của cơ quan và Văn hóa công sở

36

KỸ NĂNG THIẾT LẬP TRẬT TỰ

1- Thiết lập trật tự chung cho cơ quan: trên dưới; ngang-dọc; hạt nhân và những người xung quanh

2- Thiết lập trật tự quan hệ; trật tự trong công việc; trật tự trong hưởng thụ lợi ích; trật tự trong giải quyết mâu thuẫn

37

QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN

1- Quy chế: Quy định về chế độ làm việc và quan hệ trong cơ quan2- Quy định về:- Quy trình: trình ra quyết định và chuyển giấy tờ ra khỏi cơ quan- Quan hệ giữa Thủ trưởng với các trưởng đơn vị- Quan hệ giữa Trưởng đơn vị và nhân viên- Quan hệ giữa các Trưởng đơn vị- Quan hệ giữa Thủ trưởng cơ quan và nhân viên- Quan hệ trong thụ hưởng thành quả phát triển- Quy định về bảo mật- Quy định về đánh giá nhân viên3- Chế tài - Thưởng cho cống hiến- Phạt cho vi phạm- Đền bù thất thoát/hỏng hóc

Chú ý: Quy chế thể hiện ý chí của Thủ trưởng nhưng không phải là ý của Thủ trưởng mà là ý của Tập thể (tránh chủ quan, độc đoán, sai lệch)

38

CÂY QUẢN LÝ CÔNG VIỆC

Giám đốc/ Thủ trưởng

Trưởng phòng

Nhân viên

Chuyên gia Nhóm chuyên gia

39

THÔNG TIN QUẢN LÝ CƠ QUAN/TỔ CHỨC

Thông tinquản lý

Thông tin mật

Thông tin chung

Thông tin lãnh đạo

Thẩm địnhthông tin

& Xât dựng

ngân hàng thông tin

40

KỸ TRỊ CƠ QUAN/TỔ CHỨC

Quan hệvới cấp trên

Kỹ trị

Đức trị/nhân trị

Pháp trị

Phát huynhân tốtích cực

Quan hệ vớibên ngoài

41

KHÓ KHĂN ĐỐI VỚI CÔNG TÁC QUẢN LÝ

1- Đào tạo không đáp ứng yêu cầu quản lý trong bối cảnh toàn cầu hóa

2- Tiền lương không đáp ứng nhu cầu cuộc sống

3- Luật pháp quản lý còn nhiều bất cập làm cho người ta nói dối (nhất là quy định về chi tiêu tài chính, quy hoạch cán bộ chỉ trong nội bộ cơ quan, nguồn lực không đáp ứng như cầu của công việc…)

42

ĐÁNH GIÁ KỸ NĂNG QUẢN LÝ

Đánh giá kỹ năng quản lý bằng cách nào?

1- Bằng cách lấy phiếu tín nhiệm

Biết cách lấy ý kiến: khách quan, công bằng

2- Theo tiêu chí kết quả và hiệu quả công việc: quản lý nhân lực, tài sản, công việc và mối quan hệ

- Thang điểm

- Cụ thể, chi tiết

43

BÍ ẨN TRONG QUẢN LÝ

1- lợi ích (hiện chỉ đảm bảo đời sống 10 ngày trong 30 ngày)

- Lợi ích và động cơ- Nhắc lại lợi ích* Khích lệ

- Khích lệ đúng lúc- Khích lệ công bằng2- Danh dự (tránh hình thức vì hình thức dẫn tới phản cảm)- Tính SĨ là thuộc tính của con người- Tôn trọng nhân viên và yêu thương họ- Tôn vinh chứ không bêu xấu- Đề bạt/cất nhắc đúng (đừng để mất chân giá trị)

44

PHẦN IV

KIẾN NGHỊ

45

KIẾN NGHỊ

1- Giảm:- Bắt buộc- Áp lực- Hành chính- Bắt chước- Nói suông2- Tăng:- Tự nguyện- Tự giác- Tăng lợi ích- Tăng thân thiện- Sáng tạo/làm

46

KIẾN NGHỊ

3- Không ai sinh ra đã có thể làm lãnh đạo được ngayVì thế:

- Phải học (học bài bản và học lỏm): học triết học, lô gich học, tâm lý học, quản lý học…

- Rút kinh nghiệm từ người khác- Muốn phúc dầy phải cho hoặc phải có ích- Muốn có ích

phải lo được cho người khác- Muốn lo được cho nhiều người thì phải làm lãnh đạo (đây là cách ngắn nhất) ----- Từ đó suy ra làm lãnh đạo là có phúc. Nhưng lãnh đạo không có ích cho ai là tự phá phúc.

- Đừng ép những người không có khả năng quản lý phải làm lãnh đạo (Nếu cần thì phong hàm chứ không bổ nhiệm)