檔案管理提升工作效率

檔案管理提升工作效率

07 JAN 2011

By Demi Chuang

© Demi Chuang, Jvan An ILC, Seite 2

大綱

1. 檔案管理-意義、目的、關鍵技能

2. 檔案管理 vs 知識管理

-知識管理成功個案討論

3. 如何迅速處理每日文書、電郵資料

-養成好習慣提昇效率

4. 檔案管理實務操作

4.1 正確判斷，避免做虛工

4.2 養成定期整理的習慣

4.3 正確分類及建檔


大綱

4.4 制定檔案保存期存、取捨及處理方法

4.5 檔案管理工具之選擇

4.6 檔案典藏及防護須知

4.7 編製檔案目錄

5. 維護優質辦公室環境-5S手法

6. 資訊之搜集與運用

7. 電子郵件管理

8. 結論


檔案管理的意義、目的

為有效運用及節省辦公室空間，維護辦公室整潔，將文件、圖片及其他資料做系統化整理、分類、編目，使資料得以完整保存，便於日後快速查詢、參考。

其目的為，完整的資料保存能在自已及主管需要資料參考時，第一時間將資料找出。


檔案管理的關鍵技能

有系統

-用一張投影片可以說清楚

簡單易懂

-不只自已懂，別人也會用

善用科技工具

-電子檔案存檔

-收集、分析、整合資訊


知識管理

知識管理是將組織內的經驗、有效的記錄、分類、儲存、擴散及更新、創新。將個體知識團體化，將內隱知識外顯化，將外部知識內部化，即是知識管理的過程。組織應將這些專業知識視同企業資產進行管理。


知識管理系統的知識來源

產業專業知識、發明

員工的知識、技能、專長

個人、團體的經驗

標準規範

以任務為基礎的知識(管理、業績..)

人力的資產

企業內在知識

企業外在知識

顧客資料

員工經驗

顧客關係


彼得.杜拉克的效率習慣

有效的時間管理

瞭解自已的職責及對公司的貢獻

發揮個人最大長處

設定正確的優先順序

有效的決策


良好的工作習慣提昇工作效率

守時

凡事注重輕重緩急，緊急而重要事先做

避免不切實際的時間估算，多出來的時間可另加利用

保持桌面井然清潔，不用的東西隨手處理掉

定期整理桌及辦公室環境

養成記事的習慣

做事要有創意、方法

避免拖延，「今日事，今日畢」

不做指令不清楚事，只會浪費時間去修改

切勿讓別人來支配你的時間


良好的工作習慣提昇工作效率

利用閒暇時間做自已喜歡的事，減少壓力

認真工作，認真玩耍

重要任務設定時限，有效規劃

適時拒絕，避免成為時間黑洞的犧牲者

有效利用零散時間(交通、午餐、休息、等候)


4.1快速處理文件

送進來的文件隨時處理不耽擱

重要文件之證記、蓋收信章

(合約、證明文件、信用狀、支票等不得蓋收信章)

主管看過，交辦下屬之重要文件需要登記及簽收，以便跟催

不需主管過目的信件，應做適當處理


4.1判斷歸檔文件

歸檔前，依內容判斷其價值與功能

那些文件不需歸檔

-沒有意義的廣告，文宣

-重覆的文件

-容易再取得的影印稿

文件丟棄注意事項

-設置廢棄紙箱(暫存區)

-機密文件要銷毀

-瞭解主管的需要

-原稿要妥為存放

-影印稿不一定要存檔，但簽呈、合約要設立專用檔案夾


4.2定期整理

空間有限

-待歸檔的空間

-滿了就要整理

-定期歸檔、棄檔

檔案整理的時機

-主管出差時

-年度更替時

主管的風格

-充份授權

-你丟我撿

-放你家不要放我家


4.3分類

文件大致上分為業務類、證明類、合約類、統計報表類

-證明文件如公司登記證、工廠登記證、營利事業登記證、公司印鑑卡等，以正本統一保管，影本分開存放

判斷分類的必要性

-合約依客戶別建檔存放

-檔案分類的依據:

依據業務內容、主題、時間順序(範本)

-業務相關文件可考慮以顏色管理原則來設立卷宗，客戶往來資料可用現成資料卡記載，單筆交易或未成氣候文件數量不多，可使用透明夾存檔

-無法分類的:

設”其他”卷宗內放雜項文件及未成氣候文件

-檔案夾不必分太細、太複雜。檔案架構請看下頁


檔案架構及如何建檔

架構:

-類:公司組織一級單位

-綱:公石組織二級單位

-目:依業務活動項目分「目」

-節:依檔案性質分「節」

-項:由「節」內容再細分為「項」

Ex.建檔-參考公司組織圖


4.4制定檔案保存期限、取捨及處理方式

永久保存-法律憑證

十年保存-財務相關憑證依稅法規定保存七年

三年保存-一般會議記錄及計劃書

一年保存-辦公室內80%的文件


4.5檔案管理工具

每個檔案抽屜應留五分之一空間

重要、機密卷宗應存放在有鎖的檔案櫃裡，且將鑰匙存在總務處

卷宗本身質料要好、耐用、有固定位置貼標籤，才能保持美觀及一致性

檔案櫃要保持完整，不生鏽，把手完整、滑輪不故障、櫃子上不堆積雜物

分類卡紙、卷宗、標籤、原子夾、磁碟片、光碟片、掃瞄機、隨身碟等，有充份的供應

隨時注意創新好用的工具來取代


檔案管理工具

說明書、參考書、文獻等宜放置於明顯易取玻璃櫃中，且排列整齊美觀

桌上置”公文收發盒”

活用收納小物(塑膠盒、透明資料袋、透明夾等)

須及早處理的資料，放桌門觸目可及處，能站就不躺

歸檔時用”文件分類夾”來方便分類

嚴格執行卷宗調借管理

-以隨調隨還為原則，否則以一週為限

-製作紅色調卷卡(卷宗)，填明細，將調卷卡置放於調借位置處，以利識別

跟催歸還


4.6典藏

各式表格、紙張，大小厚薄不一，可放置於有格子的開放式文件櫃並標示以便同仁取用

檔案櫃的位置應將方便、美觀、安全列入考量，電梯口、走廊上、窗邊、治安死角、地下室都不宜

檔案櫃應只存放重要、常用的文件，已無保存價值的檔案應將之銷毀，留出空位存放常用的檔案

檔案櫃不宜放置於主管辦公室或會議室

標準式檔案櫃有四個抽屜，通常第二、三個抽屜存放常用檔案，較少用或較舊的檔案放於第一、四抽屜


4.6防護

紙張存放過久會潮溼或腐蝕，可用掃瞄器將文件掃瞄歸檔

卷宗過厚時應分上、下冊，分成兩個卷宗存放檔案

卷宗因常使用封面破損時，應另換新卷宗

為整齊美觀，卷宗儘量依標準化採購，外標示亦應標準化


4.7編錄檔案目錄

為方便主管、部門同仁、以及職務代理人尋找檔案，最新的檔案目錄，記載檔名及存放所在地是檔案管理中重要的一項工作

檔案目錄應由部門秘書保管，並對同仁做宣導

檔案目錄需要隨時更新，已移開或註銷之檔案名亦應刪除


優質環境管理

5S定義

整理(SEIRI)要/不要

整頓(SEITON)定位

清掃(SEISO)沒有垃圾

清潔(SEIKETSU)保持光亮

教養(SHITSUKE)養成習慣，井然有序


資訊之收集與運用

平日各種資訊越積越多，造成壓力，處理辦法:

觀念要正確，資訊會不斷更新，知道資訊的來源等於擁有資訊，因此只要記下取得資訊的途徑即可

選擇性的閱讀及搜索，看雜誌先看目錄，看到好文章好資訊先行複印備用，切忌整本雜誌留下來，要用時即拿到

搜集資料要具效率，例如寫每月營運報告，隨時將相關資料集中於一個透明夾，要用時即可拿到

專業雜誌具參考價值，需要整本保存，但有時記不得某篇文章刊於那一期，不妨將每期的目錄複印歸檔即方便找尋


電子郵件管理

電腦容量大，並不表示資料可以亂塞，還是需要養成隨時刪除、建檔、歸檔的好習慣

檔案命名要有一定邏輯，例如「對象+產品+資料型態+日期」(思科培訓簡報071210)

電郵內的檔案，不須細分，依主旨歸到不同的信匣內，如財務、銷售、訓練、人事、參考、個人等

隨時注意內建硬碟安全性，請IT備份

重要文件需要立即以光碟備份並妥善保存


電子郵件管理

請教IT(Information Technology)技術指導

鼓勵部門內電腦能力強的同事做電腦小老師

使用不同軟體，要考慮對方的方便性

收到電郵並回覆前，仔細檢查所載來往e-mail內容，先作必要的刪除以免引起不必要的誤會


辦公桌整理秘技

常用的東西才放桌上固定位置

雜物越快處理掉越好

線絡也要整理

善用隔間、桌下的空間

便利貼要貼在正前方

採用顏色管理

活用收納文具


抽屜整理秘技

抽屜通常分成上、中、下層

這三層抽屜的功能是替你增加工作效率，它們不是檔案櫃

上層適合放文具等常用品，採用分類格

中層可放上層放不下的文具、及需要處理的文件(如信件、名片、光碟片等)建議此抽屜預留空間放置桌上未處理完畢之文件

下層適合放大型物品，如重要資料夾、個人物品、筆電、皮包等


檔案管理達人小撇步

在要求添購檔案櫃前應先清理舊檔

部門內發起半年總動員全面大掃除，並事先事後拍照比較

部門間舉辦優質環境維護比賽

成立專案小組做督導、檢查、分佈、競賽

發起持續性環保運動，垃圾分類、再生紙、廢紙利用等宣導

深入了解組織及部門事務:新上任時勿整理舊檔案

牢記檔案管理的意義:妥善管理重要文件，維護整潔的辦公環境，善用知識管理的觀念來產生附加價值

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