檔案管理提升工作效率
07 JAN 2011
By Demi Chuang
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大綱
1. 檔案管理-意義、目的、關鍵技能
2. 檔案管理 vs 知識管理
-知識管理成功個案討論
3. 如何迅速處理每日文書、電郵資料
-養成好習慣提昇效率
4. 檔案管理實務操作
4.1 正確判斷,避免做虛工
4.2 養成定期整理的習慣
4.3 正確分類及建檔
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大綱
4.4 制定檔案保存期存、取捨及處理方法
4.5 檔案管理工具之選擇
4.6 檔案典藏及防護須知
4.7 編製檔案目錄
5. 維護優質辦公室環境-5S手法
6. 資訊之搜集與運用
7. 電子郵件管理
8. 結論
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檔案管理的意義、目的
為有效運用及節省辦公室空間,維護辦公室整潔,將文件、圖片及其他資料做系統化整理、分類、編目,使資料得以完整保存,便於日後快速查詢、參考。
其目的為,完整的資料保存能在自已及主管需要資料參考時,第一時間將資料找出。
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檔案管理的關鍵技能
有系統
-用一張投影片可以說清楚
簡單易懂
-不只自已懂,別人也會用
善用科技工具
-電子檔案存檔
-收集、分析、整合資訊
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知識管理
知識管理是將組織內的經驗、有效的記錄、分類、儲存、擴散及更新、創新。將個體知識團體化,將內隱知識外顯化,將外部知識內部化,即是知識管理的過程。組織應將這些專業知識視同企業資產進行管理。
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知識管理系統的知識來源
產業專業知識、發明
員工的知識、技能、專長
個人、團體的經驗
標準規範
以任務為基礎的知識(管理、業績..)
人力的資產
企業內在知識
企業外在知識
顧客資料
員工經驗
顧客關係
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彼得.杜拉克的效率習慣
有效的時間管理
瞭解自已的職責及對公司的貢獻
發揮個人最大長處
設定正確的優先順序
有效的決策
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良好的工作習慣提昇工作效率
守時
凡事注重輕重緩急,緊急而重要事先做
避免不切實際的時間估算,多出來的時間可另加利用
保持桌面井然清潔,不用的東西隨手處理掉
定期整理桌及辦公室環境
養成記事的習慣
做事要有創意、方法
避免拖延,「今日事,今日畢」
不做指令不清楚事,只會浪費時間去修改
切勿讓別人來支配你的時間
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良好的工作習慣提昇工作效率
利用閒暇時間做自已喜歡的事,減少壓力
認真工作,認真玩耍
重要任務設定時限,有效規劃
適時拒絕,避免成為時間黑洞的犧牲者
有效利用零散時間(交通、午餐、休息、等候)
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4.1快速處理文件
送進來的文件隨時處理不耽擱
重要文件之證記、蓋收信章
(合約、證明文件、信用狀、支票等不得蓋收信章)
主管看過,交辦下屬之重要文件需要登記及簽收,以便跟催
不需主管過目的信件,應做適當處理
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4.1判斷歸檔文件
歸檔前,依內容判斷其價值與功能
那些文件不需歸檔
-沒有意義的廣告,文宣
-重覆的文件
-容易再取得的影印稿
文件丟棄注意事項
-設置廢棄紙箱(暫存區)
-機密文件要銷毀
-瞭解主管的需要
-原稿要妥為存放
-影印稿不一定要存檔,但簽呈、合約要設立專用檔案夾
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4.2定期整理
空間有限
-待歸檔的空間
-滿了就要整理
-定期歸檔、棄檔
檔案整理的時機
-主管出差時
-年度更替時
主管的風格
-充份授權
-你丟我撿
-放你家不要放我家
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4.3分類
文件大致上分為業務類、證明類、合約類、統計報表類
-證明文件如公司登記證、工廠登記證、營利事業登記證、公司印鑑卡等,以正本統一保管,影本分開存放
判斷分類的必要性
-合約依客戶別建檔存放
-檔案分類的依據:
依據業務內容、主題、時間順序(範本)
-業務相關文件可考慮以顏色管理原則來設立卷宗,客戶往來資料可用現成資料卡記載,單筆交易或未成氣候文件數量不多,可使用透明夾存檔
-無法分類的:
設”其他”卷宗內放雜項文件及未成氣候文件
-檔案夾不必分太細、太複雜。檔案架構請看下頁
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檔案架構及如何建檔
架構:
-類:公司組織一級單位
-綱:公石組織二級單位
-目:依業務活動項目分「目」
-節:依檔案性質分「節」
-項:由「節」內容再細分為「項」
Ex.建檔-參考公司組織圖
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4.4制定檔案保存期限、取捨及處理方式
永久保存-法律憑證
十年保存-財務相關憑證依稅法規定保存七年
三年保存-一般會議記錄及計劃書
一年保存-辦公室內80%的文件
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4.5檔案管理工具
每個檔案抽屜應留五分之一空間
重要、機密卷宗應存放在有鎖的檔案櫃裡,且將鑰匙存在總務處
卷宗本身質料要好、耐用、有固定位置貼標籤,才能保持美觀及一致性
檔案櫃要保持完整,不生鏽,把手完整、滑輪不故障、櫃子上不堆積雜物
分類卡紙、卷宗、標籤、原子夾、磁碟片、光碟片、掃瞄機、隨身碟等,有充份的供應
隨時注意創新好用的工具來取代
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檔案管理工具
說明書、參考書、文獻等宜放置於明顯易取玻璃櫃中,且排列整齊美觀
桌上置”公文收發盒”
活用收納小物(塑膠盒、透明資料袋、透明夾等)
須及早處理的資料,放桌門觸目可及處,能站就不躺
歸檔時用”文件分類夾”來方便分類
嚴格執行卷宗調借管理
-以隨調隨還為原則,否則以一週為限
-製作紅色調卷卡(卷宗),填明細,將調卷卡置放於調借位置處,以利識別
跟催歸還
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4.6典藏
各式表格、紙張,大小厚薄不一,可放置於有格子的開放式文件櫃並標示以便同仁取用
檔案櫃的位置應將方便、美觀、安全列入考量,電梯口、走廊上、窗邊、治安死角、地下室都不宜
檔案櫃應只存放重要、常用的文件,已無保存價值的檔案應將之銷毀,留出空位存放常用的檔案
檔案櫃不宜放置於主管辦公室或會議室
標準式檔案櫃有四個抽屜,通常第二、三個抽屜存放常用檔案,較少用或較舊的檔案放於第一、四抽屜
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4.6防護
紙張存放過久會潮溼或腐蝕,可用掃瞄器將文件掃瞄歸檔
卷宗過厚時應分上、下冊,分成兩個卷宗存放檔案
卷宗因常使用封面破損時,應另換新卷宗
為整齊美觀,卷宗儘量依標準化採購,外標示亦應標準化
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4.7編錄檔案目錄
為方便主管、部門同仁、以及職務代理人尋找檔案,最新的檔案目錄,記載檔名及存放所在地是檔案管理中重要的一項工作
檔案目錄應由部門秘書保管,並對同仁做宣導
檔案目錄需要隨時更新,已移開或註銷之檔案名亦應刪除
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優質環境管理
5S定義
整理(SEIRI)要/不要
整頓(SEITON)定位
清掃(SEISO)沒有垃圾
清潔(SEIKETSU)保持光亮
教養(SHITSUKE)養成習慣,井然有序
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資訊之收集與運用
平日各種資訊越積越多,造成壓力,處理辦法:
觀念要正確,資訊會不斷更新,知道資訊的來源等於擁有資訊,因此只要記下取得資訊的途徑即可
選擇性的閱讀及搜索,看雜誌先看目錄,看到好文章好資訊先行複印備用,切忌整本雜誌留下來,要用時即拿到
搜集資料要具效率,例如寫每月營運報告,隨時將相關資料集中於一個透明夾,要用時即可拿到
專業雜誌具參考價值,需要整本保存,但有時記不得某篇文章刊於那一期,不妨將每期的目錄複印歸檔即方便找尋
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電子郵件管理
電腦容量大,並不表示資料可以亂塞,還是需要養成隨時刪除、建檔、歸檔的好習慣
檔案命名要有一定邏輯,例如「對象+產品+資料型態+日期」(思科培訓簡報071210)
電郵內的檔案,不須細分,依主旨歸到不同的信匣內,如財務、銷售、訓練、人事、參考、個人等
隨時注意內建硬碟安全性,請IT備份
重要文件需要立即以光碟備份並妥善保存
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電子郵件管理
請教IT(Information Technology)技術指導
鼓勵部門內電腦能力強的同事做電腦小老師
使用不同軟體,要考慮對方的方便性
收到電郵並回覆前,仔細檢查所載來往e-mail內容,先作必要的刪除以免引起不必要的誤會
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辦公桌整理秘技
常用的東西才放桌上固定位置
雜物越快處理掉越好
線絡也要整理
善用隔間、桌下的空間
便利貼要貼在正前方
採用顏色管理
活用收納文具
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抽屜整理秘技
抽屜通常分成上、中、下層
這三層抽屜的功能是替你增加工作效率,它們不是檔案櫃
上層適合放文具等常用品,採用分類格
中層可放上層放不下的文具、及需要處理的文件(如信件、名片、光碟片等)建議此抽屜預留空間放置桌上未處理完畢之文件
下層適合放大型物品,如重要資料夾、個人物品、筆電、皮包等
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檔案管理達人小撇步
在要求添購檔案櫃前應先清理舊檔
部門內發起半年總動員全面大掃除,並事先事後拍照比較
部門間舉辦優質環境維護比賽
成立專案小組做督導、檢查、分佈、競賽
發起持續性環保運動,垃圾分類、再生紙、廢紙利用等宣導
深入了解組織及部門事務:新上任時勿整理舊檔案
牢記檔案管理的意義:妥善管理重要文件,維護整潔的辦公環境,善用知識管理的觀念來產生附加價值
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