你的文件和電腦資料夾雜亂無章嗎？你老是花太多時間找會議記錄和檔案嗎？

成為文件指揮家！

你可以在一秒鐘內找到老闆要的專案計畫嗎？

老闆急著要客戶資料時，你的桌面卻塞滿各種文件，現在就要的那篇總是找不到怎麼辦？

你在翻箱倒櫃，急得像熱鍋上的螞蟻時，發現老闆臉色越來越難看…

文件尺寸規格化才方便整理，而且不會顯得雜亂，

大小不一的文件，可以統一使用 A4透明夾收納。

秘訣一：讓文件穿上一樣大的衣服

依照個人需要，按時間或是主題分類，

分類要有系統才便於尋找

所有文件分成五到十個大分類，每個大分類中再細分出小分類。

秘訣二：分類 5 個不嫌多， 10 個恰恰好

花一分鐘寫上重點摘要，讓你不用再花時間整份重看。

不要用便利貼或 N 次貼來當標籤，因為它們很容易掉落！

秘訣三：善用標籤註明日期和摘要

還有，先將當天要處理的文件，分類後放到「待辦」資料箱中

不怕臨時找不到重要的文件了！

建立「待辦」資料箱

資料不要橫著放，會造成拿取困難秘訣四：別讓書躺著！

不要拿文件來玩疊疊樂！

書或資料豎著排列，要用就能立即取出了

有需要的才留下來，不需要的就大方丟棄吧！

讓你的書站起來！

一進辦公室就看看今天的信件，急事立即處理，邀約會議寫到記事本，剩下的看完就丟掉吧！

秘訣五：信件、賀卡、邀請函看完就丟

一天收兩次就足夠掌握所有信件， 因為 80％的信函其實不重要！

「整理，也要今日事今日畢」，下班前讓你所有文件都順利找到家！

資料要立刻整理，一旦累積多了，重新整理會更困難。

秘訣六：今天就讓文件找到家