01 ifma fm-day 2017_opstellen lastenboek schoonmaak_ipso_dirk van hoey

Click here to load reader

  • date post

    12-Apr-2017
  • Category

    Business

  • view

    226
  • download

    0

Embed Size (px)

Transcript of 01 ifma fm-day 2017_opstellen lastenboek schoonmaak_ipso_dirk van hoey

  • www.qualipso.be1

    Het opstellen van een technisch schoonmaakbestek

    9 februari 2017

  • www.qualipso.be

    Objectives of our proposalProgramma1. Doel technisch bestek2. Type bestek en structuur3. Inhoud van het technisch bestek4. De belangrijkste kostenposten5. Werkritme of het aantal schoonmaakuren6. Uren en prijzen bepalen7. Mogelijke bijlagen8. Bijkomende vragen9. Offertes vergelijken

    2

  • www.qualipso.be

    1. Doel technisch schoonmaakbestek

    Aard en omvang schoonmaakbehoeftes uitdrukken

    Aanbiedingen schoonmaakfirma's beoordelen

    Kader voor opmaak van weldoordachte offerte

    Basis contractbeheer (kwalitatief en financieel)

    Schoonmaak een maatpak3

  • www.qualipso.be

    Administratieve bepalingen

    Technische bepalingen

    Inventaris of Prijslijst

    Bijlagen

    2. Type bestek en structuur

    4

  • www.qualipso.be

    Programma/Frequenties/werkritmes = Uren

    Uren x Tarief = Prijs

    2. Type bestek en structuur

    5

    Gemiddeld toegekend globaal budget all-inResultaatsverplichtingen

    Een technisch bestek kan op verschillende manieren worden opgebouwd:

    Middelen Resul-taten

    Het is noodzakelijk de uitvoering van elk in het programma voorziene taken te controleren

    Veronderstelt een strikt, begrijpbaar en toepasbaar controlereferentieel

  • www.qualipso.be

    Hetzij Uren Uurtarief Indien nodig een indicatief

    programma

    2. Type bestek en structuur

    6

    Een middelen-verplichting

    Een resultaats-verplichting

    Beheersregels gebaseerd op SLA

    Hetzij Gemiddeld toegekend globaal

    budget Resultaatsverplichtingen via

    controle.

    Hetzij Controle op de naleving van het

    lastenboek Actiemiddelen (of sancties)

    Of

  • www.qualipso.be

    3. Inhoud van het technisch bestek SPECIFIEKE BEPALINGEN

    Operationeel schema Personeel en technische middelen

    Operationeel beheer Beheer van de werf

    Interventieplanning Operationele vergaderingen Plaatsbeschrijving Enz.

    Beheer van de kwaliteit Administratief - technische controle Controle van de netheid Bacteriologische controle Antwoord op gebreken

    7

  • www.qualipso.be

    4. De belangrijkste kostenposten Uitvoeringsregels post 1

    Algemeen Specifieke behandeling van vloeren Bijzonderheden zoals permanentie

    Uitvoeringsregels post 2 periodieke werken Interventieplanning

    Uitvoeringsregels post 3 glaswas Interventieplanning

    Bijzonderheden voor verbruiksgoederen post 4

    Bijzonderheden post 5 specifieke diensten op aanvraag

    8

  • www.qualipso.be

    5. Werkritme of het aantal schoonmaakuren

    Het productiewerkritme voor een lokaalsoort geeft de hoeveelheid m oppervlakte weer die men in 1 uur kan schoonmaken:

    Houdt rekening met alle handelingen voorzien in het jaarprogramma. Verschil productiviteit in functie van de gebouwen, bezetting, de frequentie, de slijtage, de

    weersomstandigheden. Komt hoofdzakelijk uit ervaring. Moet zeggen wat niet voorzien is. Het werkritme is op een bepaald moment begrensd. Als de werkritmes hoog zijn = reduceren van de programma's en de frequenties verhoogd.

    Nota Norm = referentie document Werkritme= herhaling van een handeling

    9

  • www.qualipso.be

    Wat is de inschatting voor de schoonmaak van een kantoorruimte van 18 m?Welke informatie heeft u nodig om deze vraag te kunnen beantwoorden?

    Tapijt normale bezetting werkdagen kleine werf uitmuntende kwaliteit

    Antw.: Tapijt werktempo 350 m/uurTijd per uitvoering 18/350 = 0,0513 u of 0,0513*60 = 3 minutenAantal uren per jaar 0,0513 * 251 dagen/jaar = 12,99 uren/jaarUurtarief 26 /uurJaarbudget 12,99 * 26 = 337,7 /jaarPrijs/m/jaar 337,8/18 = 18,76 /m/jaar

    10

    5. Werkritme of het aantal schoonmaakuren

  • www.qualipso.be

    NOODZAKELIJK VOOR BEPALING WERKRITME?

    Lokaalsoort

    Vloersoort

    Schoonmaakfrequentie

    5. Werkritme of het aantal schoonmaakuren

    11

  • www.qualipso.be

    6. Uren en prijzen bepalen

    12

    Operationele gegevens Dienstverlener

    Vloertype FrequentieWerkritmes

    Lokaaltype

    Te presteren uren

    Bepaling van de totale kostprijs.

    Uurtarief

    Inventaris of Prijslijst

  • www.qualipso.be

    Post 1: regulier werk = resultaatsverbintenis

    Noodzaak om lokaalcategorien met zelfde frequentie per gebouw te groeperen

    Met behulp van bovenstaande info eerste budgettaire inschatting maken.

    6. Uren en prijzen bepalen

    13

  • www.qualipso.be

    6. Uren en prijzen bepalenRelatie categorie/vloerbekleding/m/werkritme/frequentie = urenVoor regelmatige werken

    14

    Categorie Bekleding m

    (1)

    Toegepast werkritme

    m/h(2)

    Tijd/uitv.

    (3)=(1)/(2)

    Freq/jaar

    (4)

    u/jaar

    (5) = (3)*(4)

    Landschaps-bureaus Vasttapijt 500 400 1,25 251 313,75

    Toiletten Tegelvloer 30 80 0,375 251 94,13

    Archief Linoleum 120 120 1 12 12

    Totaal 650 m 2,65 u/uitv. 420 u/jaar

    u/dag = 420/251 = 1,67 u/dag of 389 m/uur

  • www.qualipso.be

    Werklast 100 %

    6. Uren en prijzen bepalen

    BELANGRIJK OM HERCONDITIONERING TE VOORZIEN IN BUDGET!

    15

    Levenscyclus van materialen

    herconditionering

    dagelijks

    periodiek

  • www.qualipso.be

    6. Uren en prijzen bepalen

    Relatie categorie/vloerbekleding/m/werkritme/frequentie = urenVoor specifieke vloerbehandeling en lokalen

    16

    Categorie

    Bekle-ding m

    (1)

    Werkritme m/u(2)

    Tijd/uitv.(3)=(1)/(2)

    Freq/jaar(4)

    u/jaar(5) = (3)*(4)

    Parking beton 2091 800 2,61 6 15,68

    Dieptereiniging tapijtkantoor

    vast-tapijt 4152 1

    Dieptereiniging tapijtgangen

    vast-tapijt 1110 4

    Strippen en beschermen soepele

    vloer

    Lino-leum 690 1

    Totaal u/jaar

  • www.qualipso.be

    6. Uren en prijzen bepalen

    Relatie categorie/vloerbekleding/m/werkritme/frequentie = urenVoor de glaswas

    17

    Categorie m/eenheid(1)Werkritme m/u

    (2)Tijd/uitv

    (3)=(1)/(2)Freq/jaar

    (4)u/jaar

    (5) = (3)*(4)

    Glaswanden (I/I) 350 2

    Buitenvlak 300 4

    Binnenvlak 500 1

    Totaal u/jaar

    Tip: prijs van gondels gekozen techniek kan de prijs en de werkritmes benvloeden!

  • www.qualipso.be

    7. Mogelijke bijlagenDoel: proactief beheer van het contract verzekeren

    Specifiek technisch bestek bijlagen: Bijlage A1 SLA managementsysteem Bijlage A2 Werkwijze voor de administratieve controle Bijlage A3 Werkwijze voor de schoonmaakcontrole Bijlage A4 Voorbeeld indicatief schoonmaakprogramma Bijlage A5: Andere zoals controle op glaswas, bacteriologie

    18

  • www.qualipso.be

    7. Mogelijke bijlagen

    19

    Personeel Materiaal KPI Sancties in geval van niet naleving

    Alle aanwezige personeel zal een opleiding van min. 20 uren krijgen binnen de 3 maanden na hun aanwerving

    Externe opleider, onafhankelijk t.o.v. werf

    Gehomologeerdopleidingscertificaat

    50 / niet opgeleidewerknemer/maandvertraging

    Beheer van de kwaliteit Materiaal KPI Sancties in geval van niet naleving

    Verkrijgen van het kwaliteitsniveau per lokaalcategorie

    Software voor controleFlash control

    Resultaat van minimum 90 % behalen

    -1% en -5% 125 -5% en -15% 250> -15 % 500

    Bijlage A1: SLA managementsysteem

  • www.qualipso.be

    7. Mogelijke bijlagen

    20

    Controlemethode

    Kwaliteitsniveau

    Regels voor steekproefbepaling

    Meetsysteem: EN13549

    Bijlage A3: Werkwijze voor de schoonmaakcontrole

  • www.qualipso.be

    7. Mogelijke bijlagen

    21

    Bijlage A4: indicatieve schoonmaakprogrammas

  • www.qualipso.be

    8. Bijkomende vragen

    producten en voorziene materiaal voor elk gebouw

    22

    Maximum 4 pagina's

  • www.qualipso.be

    8. Bijkomende vragen

    Voorziene structuur van de werfplanning Maximum 4 paginas

    23

  • www.qualipso.be

    8. Bijkomende vragenAndere voorbeelden zoals:

    Kwaliteit en doeltreffendheid van de voorgestelde werkwijzen voor het onderhoud van het vasttapijt (3 punten) natuursteen (0.5 punt) keramische tegels (0.5 punt) parket ( 0.5 punt)

    Milieubeheer

    Opleiding

    Enz.

    24

    Maximum 4 paginas

  • www.qualipso.be

    9. Offertes vergelijken

    De methode van het gemiddelde begunstigt niet het bedrijf dat tegenwoordig de markt in handen heeft: Inderdaad, indien de huidige dienstverlener dankzij zijn ervaring weet waar hij

    besparingen kan doen, dan kan hij toch geen extreem laaggeprijsde offerte indienen om kost wat kost het contract toegewezen te krijgen. In dit geval zou hij immers het gevaar lopen uitgesloten te worden omwille van een te groot verschil ten opzichte van het gemiddelde van de prijzen van de inschrijvers.

    Deze methode beperkt de concurrentie niet. Ze is immers gebaseerd op het gemiddelde van de prijzen die door de inschrijvers

    voorgesteld worden, dus door de markt. Het vernieuwend element is dat de inschrijvers verplicht zijn een offerte in te dienen die overeenstemt met de juiste prijs voor de te leveren prestatie, zonder te overdrijven, noch naar boven, noch naar beneden.

    Het gaat dus om een neutrale methode die in het belang van de klant de vrije concurrentie maximaal laat spelen.

    25

  • www.qualipso.be

    Bedankt voor uw aandacht!

    Q&A

    26