ТӨВИЙН АРХИВ, АЛБАН ХЭРЭГ ХӨТЛӨЛТИЙН ҮЙЛ АЖИЛЛАГААНД БОЛОН

АРХИВЫН НӨХӨН БҮРДҮҮЛЭЛТЭД ХИЙХ ХЯНАЛТ ШАЛГАЛТЫН ИЛТГЭХ

ХУУДАС

2017.11.01

Нийслэлийн Засаг даргын 2017 оны А/252 дугаар захирамжаар батлагдсан

“Нийслэлийн төр захиргааны байгууллагуудын албан хэрэг хөтлөлтийн нийтлэг

журам”-ын хэрэгжилт болон архив, албан хэрэг хөтлөлтийн талаар хууль тогтоомж,

заавар, журмын хэрэгжилтийг хангах үүднээс 2017 оны 10-р сарын 30-31-ний

өдрүүдэд “Төвийн архив, албан хэрэг хөтлөлтийн үйл ажиллагаанд болон архивын

нөхөн бүрдүүлэлтэд хийх хяналт шалгалтын удирдамж” боловсруулан салбар

амбулаторууд, поликлиникийн бичиг хэрэг болон ЭМТ-ийн архив, албан хэрэг

хөтлөлтийн үйл ажиллагаанд хяналт үнэлгээ хийсэн.

Бодит нөхцөл байдал:

Хяналт шалгалтын хүрээнд дараах анхаарах асуудлууд байна.

Салбар амбулатори 1

1. “Төрийн албан хэрэг хөтлөлтийн үндсэн заавар” 5.3 дахь заалтын дагуу

шалгасан бөгөөд үйлчлүүлэгчдийн өргөдөл гомдлыг амбулаторийн эрхлэгч Ж.Хуяг

хариуцан бүртгэл хөтөлж ажилладаг байна. Тэрээр хариуцан авсан өдрөөсөө хойш

/2017 оны 7-р сар/ өргөдөл гомдлын бүртгэлийг бүртгэлийн дэвтэртээ хөтлөөгүй

байсан. Гэтэл чанарын албанд 2017 оны 7-сараас хойш амбулатори 1-тэй

холбоотой өргөдөл, гомдол үйлчлүүлэгчдээс цөөнгүй ирсэн.

2. “Тамга, тэмдэг, баталгааны тэмдэг, хэвлэмэл хуудас хйилгэх, хэрэглэх

заавар”-ын 4.37-д заасан “Тамга, тэмдэгээ түших болон хэвлэмэл хуудсыг хариуцах

хүнийг байгууллагын удирдлага томилно” гэсэн заалтын дагуу эрхлэгчийн эзгүйд

тамга, тэмдгийг хариуцах хүнийг амаараа хэлж тохиролцдог нь тамга, тэмдгийг

буруугаар ашиглах эрсдэл үүсч байгаа тул дотооддоо эрхлэгч эзгүйд тамга,

тэмдгийг хэн, хэрхэн хариуцах талаар журмаар зохицуулах эсвэл хурлаар хэлэлцэж

шийдвэрлэсэн байх шаардлагатай байна.

Салбар амбулатори 2

1. “Төрийн албан хэрэг хөтлөлтийн үндсэн заавар” 4.3, 5.3, 5.4 дэх заалтуудын

дагуу ирсэн баримт бичгийн бүртгэлд хүлээлгэн өгөх, хэрхэн шийдвэрлэсэн талаар

бичилт хийдэггүй бүртгэл дутуу байсан.

2. “Төрийн албан хэрэг хөтлөлтийн үндсэн заавар” 2.4.1.8, 2.4.1.12, 6.3, 6.4 дэх

заалтуудын дагуу хурлын тэмдэглэл, тайлан зэрэг баримт бичгүүдийг шалгахад

чанарын багийн хурлын тэмдэглэлд хэн, хэзээ, хаана, юуг хэлэлцэхээр хэдэн хувийн

ирцтэй ямар асуудлуудыг хэрхэн шийдэх шийдвэр гарсан эсэх гэх мэт зүйлийг

тусгаагүй дутуу хийсэн. Эмийн устгалын албан ёсны батлагдсан комиссгүй, нэр

төрөл нь тодорхой бусаар устгал хийгдсэн, баримт хөтлөлт, бичиг дутуу,

стандартын шаардлага хангахгүй байна.

3. Зохион байгуулалт, захирамжлалын баримт бичиг MNS 5140-2:2011 стандарт

6.14, 6.15, Зохион байгуулалт, захирамжлалын баримт бичиг MNS 5140-1:2011

стандарт 5, Төрийн хэлний зөвлөлийн 2011 оны 1-р тогтоол зэргийн дагуу шалгахад

амбулаторийн тайлан болон боловсруулсан баримт бичгийн хэл, найруулга

алдаатай байсан.

4. Байгууллагын болон амбулаторийн төлөвлөгөөг янзлах, тайланг зөв зохион

байгуулалттай, ойлгомжтой бичих, баримт бичгийг хавтаслаж, эмхэлж цэгцлэх

шаардлагатай байсан. Шалгах шаардлагатай баримт бичгийг гаргаж үзүүлэх,

тайлбарлах зэрэгт буруу, дутуу ярих зэргээр бага эмч учир дутагдалтай хандсан.

5. Архив, албан хэрэг хөтлөлт, мэдээлэл технологийн чиглэлээр бага эмч болон

холбогдох мэргэжилтэнүүд сургалтанд хамрагдаагүй, баримт бичгийн

боловсруулалт, хөтлөлттэй холбоотой мэдлэг дутмаг зэргээр хүний нөөцийн ур

чадвар сул асуудалтай байна.

6. “Тамга, тэмдэг, баталгааны тэмдэг, хэвлэмэл хуудас хйилгэх, хэрэглэх

заавар”-ын 4.37-д заасан “Тамга, тэмдэгээ түших болон хэвлэмэл хуудсыг хариуцах

хүнийг байгууллагын удирдлага томилно” гэсэн заалтын дагуу эрхлэгчийн эзгүйд

тамга, тэмдгийг хариуцах хүнийг амаараа хэлж тохиролцдог нь тамга, тэмдгийг

буруугаар ашиглах эрсдэл үүсч байгаа тул дотооддоо эрхлэгч эзгүйд тамга,

тэмдгийг хэн, хэрхэн хариуцах талаар журмаар зохицуулах эсвэл хурлаар хэлэлцэж

шийдвэрлэсэн байх шаардлагатай байна.

Поликлиник

1. “Төрийн албан хэрэг хөтлөлтийн үндсэн заавар” 2.4.1.8, 2.4.1.12, 6.3, 6.4 дэх

заалтуудын дагуу хурлын тэмдэглэл, тайлан зэрэг баримт бичгүүдийг шалгахад

хурлын тэмдэглэл дэгийн дагуу байгаагүй.

2. “Төрийн албан хэрэг хөтлөлтийн үндсэн заавар” 4.3, 5.3, 5.4 дэх заалтуудын

дагуу ирсэн баримт бичгийн бүртгэлд хүлээлгэн өгөх, хэрхэн шийдвэрлэсэн талаар

бичилт хийдэггүй бүртгэл дутуу байсан.

3. Архив, албан хэрэг хөтлөлт, мэдээлэл технологийн чиглэлээр бага эмч

болон холбогдох мэргэжилтэн сургалтанд хамрагдаагүй, баримт бичгийн

боловсруулалт, хөтлөлттэй холбоотой мэдлэг дутмаг зэргээр хүний нөөцийн

хөгжилд асуудалтай байна.

4. “Төрийн албан хэрэг хөтлөлтийн үндсэн заавар” 5.3 дахь заалтын дагуу

өргөдөл, гомдлыг ангилаагүй, эмх цэгцгүй, шийдвэрлэлт дүгнэлтийг бүрэн

хийгээгүй.

5. Зохион байгуулалт, захирамжлалын баримт бичиг MNS 5140-2:2011

стандарт 6.14, 6.15, Зохион байгуулалт, захирамжлалын баримт бичиг MNS 5140-

1:2011 стандарт 5, Төрийн хэлний зөвлөлийн 2011 оны 1-р тогтоол зэргийн дагуу

амбулаторийн тайлан болон боловсруулсан баримт бичгийн хэл, найруулга

дутагдалтай, тайлан дутуу байсан.

6. Дотоод сүлжээ Spark-ийг ашиглаж хэвшээгүй тул мэдээ, зарлалыг имэйл

болон коридорт зар тавих зэргээр мэдээлэл солилцдог нь дутагдалтай.

7. Ажилтнуудын баримт бичгийн эмх цэгц, хадгалалт, хамгаалалтын байдлыг

шалгах зорилгоор лабораторийн баримт бичиг, журналыг үзэхэд 2016 оны баримтыг

архивт өгөөгүй өрөөндөө хадгалсан нь хуудсууд нь усанд норсон, журналын огноог

баллаж зассан, дардас дутуу дарагдсанаас огноо харагдахгүй байх, дардасыг буруу

дарсан, баримт бичгийг хугацаанд нь архивт өгөөгүй нь бага эмч хэлээгүй, архивын

ажилтан өөрөө ирж авах буюу сануулах ёстой гэсэн байр суурьтай байсан.

8. “Тамга, тэмдэг, баталгааны тэмдэг, хэвлэмэл хуудас хйилгэх, хэрэглэх

заавар”-ын 4.37-д заасан “Тамга, тэмдэгээ түших болон хэвлэмэл хуудсыг хариуцах

хүнийг байгууллагын удирдлага томилно” гэсэн заалтын дагуу эрхлэгчийн эзгүйд

тамга, тэмдгийг хариуцах хүнийг амаараа хэлж тохиролцдог нь тамга, тэмдгийг

буруугаар ашиглах эрсдэл үүсч байгаа тул дотооддоо эрхлэгч эзгүйд тамга,

тэмдгийг хэн, хэрхэн хариуцах талаар журам эсвэл хурлаар хэлэлцэж

шийдвэрлэсэн баталгаажсан шийдвэртэй болох шаардлагатай байна.

Албан хэрэг хөтлөлтийн ажилтан

1. “Төрийн албан хэрэг хөтлөлтийн үндсэн заавар” 1.5 дахь заалтын дагуу

амбулаториудын холбогдох ажилтнууд, захиргааны ажилтнуудад албан хэрэг

хөтлөлтийн үйл ажиллагаанд дагаж мөрдөж буй хууль тогтоомжийг дагаж

мөрдүүлэхээр сургалт явуулаагүйгээс амбулаториудын албан хэрэг хөтлөлт,

архивын үйл ажиллагаа хариуцан хийж байгаа эрхлэгч, бага эмч, дүн бүртгэгч болон

холбогдох мэргэжилтнүүдийн мэдлэг дутуу байна.

2. “Тамга, тэмдэг, баталгааны тэмдэг, хэвлэмэл хуудас хйилгэх, хэрэглэх

заавар”-ын 4.36, 4.39, 4.40 дэх заалтын дагуу зарцуулалтын байдлын мэдээ тайлан

бичиж хөтөлдөггүй.

Архивын ажилтан

1. “Байгууллагын архивын ажлын үндсэн заавар”-ын 4.7 дахь заалтын дагуу

архивын гэрчилгээ хөтлөөгүй.

2. “Байгууллагын архивын ажлын үндсэн заавар”-ын 3.5.2-3.5.12 дахь заалтын

дагуу түүхчилсэн лавлахыг 2014 оноос хойш баяжуулаагүй. Баяжуулах ажлыг

хариуцуулж өгөөгүй. 2014 оноос хойших түүхэн баримтын материалыг

бүрдүүлээгүй.

3. Архивын зориулалтын өрөө, тасалгаа нь стандартад нийцээгүй, дээр 1

давхарт ариутгалын өрөө байрлаж таазнаас ус гоожих зэргээр эрсдэлтэй нөхцөл

байдалд байна.

Дүгнэлт:

Амбулатори 1-ийн архив, албан хэрэг хөтлөлтийн үйл ажиллагаанд хийсэн

хяналт 94 хувь, амбулатори 2-т 89 хувь, поликлиник 89 хувь, архивын ажилтан 93

хувь, албан хэрэг хөтлөлтийн ажилтан 97 хувьтай дүгнэгдсэн байна. Хяналт

шалгалтын дагуу гарсан асуудлууд, ажлын ачаалалаас шалтгаалсан архив, албан

хэрэг хөтлөлттэй холбоотой хийгдээгүй ажлууд болон саналууд гарсан. Үүнийг

дүгнэвэл:

1. Эм, эмнэлгийн хэрэгслийн дотоод хяналт шалгалтыг магадлангийн бэлтгэл

ажлын хүрээнд хийх.

2. Амбулаториудын бага эмч, дүн бүргэгч нарын ажлын уялдаа холбоо, чиг

үүрэг, ачааллыг тэнцвэржүүлэх, ажлын байрны тодорхойлолтод өөрчлөлт оруулах,

ажлын чиг үүрэгтэй холбоотой зохион байгуулалт хийх замаар бага эмчийн аж ахуйн

ажлыг багасгаж орхигдсон үндсэн ажил болох сувилахуйн ажлыг хийлгэх,

амбулаторын аж ахуйн ажлыг байгууллагын няраваар хийлгэх талаар ажлын

байрны тодорхойлолтод тусгах.

Бага эмчийн хийдэг ажил Дүн бүртгэгчийн хийдэг ажил

Кабинет бүрээр эм, эмнэлгийн хэрэгсэл

захиалга авах, захиалах, орлого зарлага хөтлөх, тараах

Лист бичих

Ажилчдын цагийн бүртгэл гаргаж,

хөтлөх, хүний нөөцөд гаргаж өгөх

Долоо хоногийн 2 дахь өдөр бүр

зөвлөгөөнд суух

Аж ахуйн хэрэглээний материал, эмч, ажилчдын халаадны захиалга авах,

захиалах, тараах

Эмчийн үзлэгийн мэдээг өдөр бүр эмчээс авч сарын 25-нд нэгтгэж

явуулах

Үйлчлэгч нарын халдвар хамгаалалтанд хяналт тавих

Кабинетийн үйл ажиллагаанд хяналт

үнэлгээ хийх

Чанарын багт орж ажиллах

Яаралтай тусламж хариуцах

Тайлан, төлөвлөгөө, ирсэн бичиг, өргөдөл, гомдол хариуцах зэргээр

бичиг хэргийн бүх ажил

Кабинетэд гарсан тоног төхөөрөмж, техник хэрэгслийн эвдрэл гэмтэлийг

хариуцан хийлгэх

ӨЭМТ-ийн шинжилгээний хариу тараах

Сувилахуйн дотоод сургалт хариуцах

3. Амбулаториудын эрхлэгч, бага эмч болон холбогдох мэргэжилтнүүд архив,

албан хэрэг хөтлөлтийн мэдлэг дутмаг, баримт бичиг боловсруулалтын найруулга

муу, үйл ажиллагааны тайланд чухал биш мэдээлэл бичих, хурлын тэмдэглэл

хэрхэн хөтлөх, дэгийн дагуу биш байх, дотроо ажлын уялдаа холбоо, зохион

байгуулалт байхгүй, мэдээлэл солилцоонд дотоод сүлжээ ашиглалт, амбулаторийн

эрхлэгч нарын компьютер ашиглалт хангалтгүй байна.

Зөвлөмж:

1. Амбулатори бүр өөрийн дотоод ажлын зохион байгуулалтыг сайжруулах,

ажилтанд тэнцүү хуваарьлах

2. Поликлиник, салбар амбулатори-1,2–ийн холбогдох албан тушаалтан

ажилтнуудад албан хэрэг, архив, анхан шатны баримт бичиг хөтлөх, компюьтер

ашиглах талаар нэгдсэн нэг сургалт зохион байгуулахыг архив, албан хэргийн

ажилтанд даалгах

3. Амбулаторийн эрхлэгч, бага эмч, дүн бүртгэгч болон лабораторийн ажилтан

нар Архив, албан хэрэг хөтлөлт, мэдээлэл технологи, тайлан, хурлын тэмдэглэл

хэрхэн бичих талаар мэдлэг мэдээлэлээ нэмэгдүүлж, сургалтанд хамрагдах

4. Төвийн бүх аж ахуйн бараа тараах ажлыг зөвхөн няраваар хийлгэж, бага

эмчийн ачааллыг багасгах

5. Баримт бичгийн нэр төрлөөр ангилан ялгах, эмх цэгцтэй байлгах, хавтаслах

зэргээр шалгалт ирэх, шаардлагатай тохиолдолд ашиглахад олохуйц байхаар

цэгцлэх

6. Дотоод сүлжээ spark, имэйлээ тогтмол өглөө бүр нээж ашиглаж хэвших

ИЛТГЭХ ХУУДАС БИЧСЭН:

ДОТООД ХЯНАЛТЫН АЖИЛТАН М.ОЮУН

ХЯНАСАН:

ЗХМТАДарга Р.ОДОНЧИМЭГ