Vad är ett projekt?

Göran WidhamProjektledare spelGöteborg september 2009

Utbildare

Projektledare

Spelare

Berätta om ett projekt i ditt liv

Ett projekt

Begränsad tidBegränsad uppgiftBegränsade resurser

Ett projekt

Uppgift - Vad ska göras?Tid - Under vilken tid?Resurs - Med vilka medel?

Kursens syfteVi arbetar med de avgränsade faktorerna för ett projekt: tid, resurser och omfattning/kvalitet.

Deltagarna ska nå insikter om hur dessa påverkar varandra och hur man använder dem när man planerar och genomför ett projekt.

Kursen ska leda till att man klarar av att hålla det man lovat, leverera det man sagt, inom de ramar man kommit överens om.

Teoridelen kommer att problematisera frågeställningarna:

* Hur mäter vi resultat?

* Hur möter vi interna intressekonflikter?

* Hur möter vi konflikter med kund?

Kursens upplägning

1) Hur mäter vi resultat? 2) Hur löser vi intern intressekonflikt?

3) Hur hanterar vi intressekonflikt med uppdragsgivare?

Tre uppgifter

vecka 1 Projektdefinition

vecka 2 Arbetsplan

vecka 3 Offert och pitch

Att mäta resultat

Vad är tid?

Vad är omfattning?

Vad är kvalitet?

Kommunicerande kärl

Kvalitet Omfattning Tid

Projekttriangeln

Kursmålen

Vid kursen slut ska deltagarna:Förstå behovet av och kunna utforma

TidsrapporteringOfferterRapporter: Delrapportering och slutrapportering

Känna till grundläggande begrepp inom projektledning och ekonomihanteringKänna till grundläggande spelregler vid anbud och avtalsslutKänna till grundläggande projektmodeller och verktyg

Vad är kvalitet?

Vad har ni för anspråk på kursen och kursledningen?

Vad är en timma värd?

Årslön dividerat med Årsarbetstid.

Några exempel

AD 1000 - 1500 krOrginalare 800 - 1300 krCopy 800 - 1500 krKreatör 1000 - 2500 krProjektledare 900 - 2500 krProduktionsledare 700 - 1000 kr

Prata är pengar

2 personer 1 samtal3 personer 3 samtal4 personer 6 samtal5 personer 10 samtal10 personer 45 samtal20 personer 190 samtal 190 femminutare = över femton timmar

Resurstoppar...

januari 2 personermars 5 personerapril 10 personermaj 20 personerjuni över 100 personer

Projektarbete

Ni ska svara på en förfrågan om marknadsinsats i Hälsingland.

För att göra detta behöver ni:

•Definiera projektet (v 42)

•Planera projektet (v 43)

•Presentera ett koncept för projektet (v 44)

Ni ska också kunna redovisa hur var och en varit involverad i arbetet.

Rapport om arbetet

Hockeyfrilla - konsensus om vem som gjort vad.

Tidrapporter för de fem dagarna

Uppgift vecka 42

Med förfrågan som underlag ska ni definiera projektet i termer av bakgrund, syfte, mål (och målgrupp) och en grundläggande idé till lösning.

Projektspecifikation

BakgrundSyfteMålIdé till lösning

Utförande

•Med hjälp av egen research fyller ni ut kundens dokument vad gäller bakgrund och syfte.•Ni hittar på en egen lösning på projektets problem - ett spännande evenemang.•Med utgångspunkt i er idé definierar ni mätbara, realistiska och specifika mål.

Muntlig redovisning

På fem minuter redovisar ni bakrund syfte och era mer specifika mål samt förklarar er idé till lösning.

Skriftlig redovisning

Ni framställer ett dokument där bakgrund, syfte, mål (och målgrupp) och en grundläggande idé till lösning framgår.

Projektstyrning

Göran WidhamProjektledare spelGöteborg september 2009

Struktur

Vilka delar ingår i projektet?

Ex. barnkalas

Hunger Skoj

Mat

Godis

Org. lek

Film

Fiskdamm

Beroenden

Tidsföljd

Mål och delmål

Aktiviteter ska leda till något av ens mål.

Aktiviteter och resurser

Aktiviteter

Mål

Resurser

Projektmodeller

Klassisk projekt

• Planeringsmetoder • WBS• Gantt

• Resursallokering• Projektets faser

• Initiering• Förberedelse• Planering• Genomförande• Avslut

Projektmodell - SCRUM

Daily scrum meeting

Sprint

Sprint backlog Result

Product backlog

Lean

Eliminate wasteAmplify learningDecide as late as possibleDeliver as fast as possibleEmpower the teamBuild integrity inSee the whole

Verktyg

Aktiviteter

MålTidslinje

ResursAktivitet

ResursAktivitet

ResursAktivitet

Checklista

AktivitetAnsvarigBeslutStartDeadlineResurser

Projektplan

Bakgrund, syfte och målMålgruppDelaktigaAktiviteter utlagda i tidsordning med reurser (personal och andra).BudgetBeslutspunkterActions och ansvarig

Work Breakdown Structure

100%-regelnPlanerade leveranserGränsdragningarDetaljnivå

Ganttschema

Att arbeta i grupp

Göran WidhamProjektledare spelGöteborg oktober 2009

Intressekonflikter

Personliga olikheterPersonkemiOlika målOlika ambitionsnivåOlika engagemang .....

Firo

Tillhörande

Rollsökning och konflikt

Öppenhet

Roller

Konsensus

Fem och fem

Hitta en sak som ni har gemensamt och som gruppen kan ställa sig bakom:

en åsikt, smak, aktivitet..... inte uppfunnen i rummet utan med kontakt till ert tidigare liv.

Redovisa genom att hitta på en “låtsas”-grupp.

Beslut

KonsensusOmröstningHierarkiKompromiss (förhandling)Regelstyrt

Problem

JanteKonflikträdslaPrestigeKönsroller

Eget ansvar

Gruppen

JAG

DU

Värderingar/attityder

Optimism - pessisismGemenskap - individÖppenhet - slutenhetGenerositet - snålhetNärhet - distansStolthet - osäkerhet

Projektarbete

Ni ska svara på en förfrågan om marknadsinsats i Hälsingland.

För att göra detta behöver ni:

•Definiera projektet (v 42)

•Planera projektet (v 43)

•Presentera ett koncept för projektet (v 44)

Ni ska också kunna redovisa hur var och en varit involverad i arbetet.

Rapport om arbetet

Hockeyfrilla - konsensus om vem som gjort vad.

Tidrapporter för de fem dagarna

Uppgift vecka 43

Det ni ska skapa är en intern arbetsplan för projektet där det framgår vad det är ni behöver göra och hur ansvar och beslut kring detta fördelar sig. Dokumentet ska inte vara färdigt att visa för kund utan ska ligga till grund för den offert ni ska göra nästa vecka.

Utförande

Det ni ska skapa är en intern arbetsplan för projektet där det framgår vad det är ni behöver göra och hur ansvar och beslut kring detta fördelar sig. Dokumentet ska inte vara färdigt att visa för kund utan ska ligga till grund för den offert ni ska göra nästa vecka.

Muntlig redovisning

På tio minuter redovisar ni de stora dragen av hur ni tänkt er att genomföra projektet. (torsdag fm)

Skriftlig redovisning

Ni framställer ett dokument som visar hur ni tänkt er att planera och utföra arbetet. Aktiviteter, resurser beslut och ansvarsfördelning ska framgå. Dokumentet kan ha karaktären av en checklista eller ett GANTT-schema. (torsdag em)

Att leda en grupp

Göran WidhamProjektledare spelGöteborg oktober 2009

Kommunikationsstilar

Kommunikation

Management by Love

Pygmalioneffekten

Avtal, ekonomi och risk

Göran WidhamProjektledare spelGöteborg oktober 2009

Anbud

Part A Part BAccept

Ren accept = Avtalet är slutetOren accept = Ett nytt anbud

Ombud

Part A Part B

Ombud genom ställningsfullmakt, skriftlig fullmakt, muntlig fullmakt etc.

Ombud

Behörighet och befogenhet

Part A Part B

Behörighet

Ombud

Befogenhet

Behörigheten innebär att ombudet kan binda Part A i ett avtal med Part B .Befogenheten innebär gränsen för vad Ombudet har rätt att göra gentemot Part A. Om man handlar inom behörigheten så måste Part A acceptera avtalet. Eventuella brister pga att ombudet ölverskridit befogenheten får Part A kräva av ombudet.

Vad händer vid avtalsbrott?

1.Förhandling.2.Ombud eller representanter tar över förhandlingen.3.Använda regleringar ur avtalet - t ex vitesbelopp 4. Juridiska ombud - förlikning5. Process

Avtalsinnehåll

Utöver det som står i ett skriftligt avtal, eller det som sas vid avtalslutet (anbudet och accepten) så kan avtalet fyllas ut med följande saker:• löften• garantier• muntliga utfästelser• korrigeringarunder avtalets löptid• lag• ev branschavtal• ev branschpraxis• sedvanor

Vanliga regleringar

avtalsparternabetalningmotprestationbetalningsformerdröjsmålsräntagarantier, felhanteringavtalstideventuella viten

Exempel på rättshandlingar

anbud/offertavtalfullmaktletter of intentreklamationbolagsmannavtal

Företagsformer

AktiebolagHandelsbolagEnskild firma (ej bolag)Ek förening, kooperativIdeel föreningStiftelse

Projektuppgift 3

Göran WidhamProjektledare spelGöteborg oktober 2009

Projektarbete

Ni ska svara på en förfrågan om marknadsinsats i Hälsingland.

För att göra detta behöver ni:

•Definiera projektet (v 42)

•Planera projektet (v 43)

•Presentera ett koncept för projektet (v 44)

Ni ska också kunna redovisa hur var och en varit involverad i arbetet.

Rapport om arbetet

Hockeyfrilla - konsensus om vem som gjort vad.

Tidrapporter för de fem dagarna

Uppgift vecka 44

Med utgångspunkt i er projektspecifikation och er planering ska ni formulera ett erbjudande som svar på Hälsingland Turism förfrågan. Erbjudandet ska redovisas dels skriftligt i form av en offert, dels muntligt i form av en 10 minuter lång pitch.

Offert/koncept

Offerten ska innehålla: •Projektets bakgrund, syfte och mål. •Specifikation över leveransen.•Specifikation över vilka centrala aktiviteter projektet innehåller. •Förslag till eventuella samarbetspartners/sponsorer. •Plan för leverans. •Budget •Tidsplanering med milstolpar, rapporteringsvägar och beslutspunkter.•Typiska avtalsklausuler som ni finner betydelsefulla

Utförande

I arbetet med offerten handlar det om tre saker. 1.Att skapa ett hållbart och intressant koncept som löser uppgiften åt Hälsingland Turism.2.Att beskriva detta i ett dokument som kan ligga till grund för ett avtal mellan er och Hälsingland Turism (offerten).3.Att sälja in er idé.

Dels arbeta med det juridiska - trovärdighet och risk. Dels arbeta med det säljande.

Muntlig redovisning

På tio minuter pitchar ni er idé till lösning för kunden. (fredag em) Formen för detta är helt fri. Med eller utan bilder. En eller många talare... Ni väljer. Men det ska vara trovärdigt och säljande.

Skriftlig redovisning

Ni framställer en offert som dels beskriver vad det är kunden får om de anlitar er, dels utgör ett anbud för dem att ta ställning till vad gäller ett avtal med er. Dokumentet ska basera sig på en tillräckligt grundlig planering så att ni inte tar för er eller för kunden oaceeptabla risker.

En av mina offerter

Avtalsrollspel

Göran WidhamProjektledare spelGöteborg september 2009

Aktörer

DomareKlagandeSvarande

Förutsättning

Ett avtalsbrott har skett. Den klagande vädjar till domaren att ålägga motparten att ersätta honom för skadorna pga detta.

Hjälpmedel

Tre slumpmässiga temaord för varje spelomgång. Som ska vara med i sakframställan.

Spelförlopp

Klagande (2 min)Skildrar situationen.Anger en grund för sin talanAnger ett anspråk pga densamma

Svarande (1 min)Ger sin bild av händelseförloppet

Klagande (1 min)Ger minst ett argument för att domaren ska döma i hans favör.

Svarande (1 min)Ska refutera den klagandes argument.

Klagande (1 min)som innan

Svarande(1 min)

som innan

Klagande (1 min)sammanfattar sin ståndpunkt

Svarande (2 min)sammanfattar sin ståndpunkt

DomarenSammanfattar diskussionen.

PublikenDömer

Tentagenomgång

Göran WidhamProjektledare spelGöteborg september 2009

Tre teman

Att mäta resurser - mål, tid, resurs, kvalitet, omfattning

Intressekonflikter inom projektgruppen

Intressekonflikter mot kund

Att mäta resurser

Handlar om:VerktygProjektmodellerTidrapporteringGrundläggande begrepp

Intressekonflikter inom projektgruppen

Handlar om:gruppsamverkanledarskapvärderingar

Intressekonflikter mot kund

Handlar omavtalsrättriskerförhandling/kommunikationgrundläggande spelregler i samhället