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Tabla de Contenido
Objetivos
Modelos As-Is
Modelos To-Be
Análisis de Brecha
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Definición del Problema
La empresa ya tiene por muchos años implementados procesos con soporte computacional. Y ha decidido hacer una actualización funcional, para estos efectos tomó conocimiento de la existencia del BPM y pretende aplicar esta disciplina.
Para aplicar BPM es condición necesaria pero no suficiente entender que son:
• Modelos As-Is
• Modelos To-Be
• Análisis de Brecha –Gap-
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Objetivos
Describir los pasos necesarios para hacer un modelo As Is en detalle.
Describir pasos manuales y automáticos para la generación de GAP entre el As Is y el To Be.
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Tabla de Contenido
Objetivos
Modelos As-Is
Modelos To-Be
Análisis de Brecha
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Generalidades y Definiciones
Se entiende por modelos As–Is, todos aquellos modelos que representan la manera en como se realizan los procesos actualmente en las filiales que conforman el Grupo Andina.
Para los modelos As-Is se usa como base la estructura de los modelos Coke One provistos por The Coca-Cola Co.
Los modelos Coke One están diagramados en 4 niveles, los niveles 1,2 y 3 son modelos VAC y el nivel 4 corresponde a diagramas EPC.
En el Grupo Andina además se adicionó un nivel mas (nivel 5), el modelo FAD que explicita los Riesgos y Controles.
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Filtro Metodológico Andina
Contiene toda la iconografía que se utiliza en ARIS para la diagramación de los diferentes procesos de negocios de acuerdo a la normativa Andina.
Su función es estandarizar la forma en que se hace el modelamiento con ARIS.
Además de establecer los símbolos que se puede usar, el Filtro Metodológico permite establecer los atributos que se desean documentar.
En Andina los atributos ya están definidos, de manera tal que sirvan tanto para los Procedimientos como para las Matrices de Riesgos.
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Mapa
Macro Procesos VAC
EscenariosVAC
Procesos y ActividadesEPC
Controles y RiesgosFAD
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5
4
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Procure to Pay
Admin. Compras
Compras
Solicitud Pedido
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Definiciones
• Describen la Cadena de Valor Agregado, los procesos superiores y subprocesos, para que se tenga una macrovisión de aquello que la empresa hace. En el Grupo Andina se está diagramando como VAC hasta el nivel 3.
VAC Value Added Chain
• Presentan una visión detallada del proceso, (detalle de objetos del VAC), a través de las funciones realizadas, de los elementos de la organización responsables en cada función, informaciones de datos que son input o output, en la ejecución de la función y productos / servicios generados durante la ejecución. Además, propicia la conexión / dependencia lógica entre los procesos, mostrando su integración.
EPCEvent Process Oriented
Chain
• Es utilizado para una exposición ampliada de los recursos disponibles / necesarios para un buen entendimiento de las funciones, sin con eso “distorsionar / corromper / desordenar” los eEPC.
FADFunction Allocation Diagram
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TIP
Para poder automatizar –parte- del Análisis de Brecha es necesario realizar la generación del modelo As-Is a partir de la lista de procesos VAC del modelo To-Be. Esto permite comparar adecuadamente ambos modelos.
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Proceso de Generación del modelo As Is
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Se debe obtener el compromiso de cada una de las áreas que afectan al proceso que se desea levantar.
Se deben agendar reuniones de trabajo con los usuarios.
Cada función debe contener como mínimo la descripción detallada de la actividad.
Apoyarse en los procedimientos escritos
Los procesos modelados deben ser validados por el usuario.
Una vez que los procesos son validados, se debe obtener mail de conformidad del usuario.
Se deben incorporar los Riesgos son sus respectivos Controles
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Manual de Procedimientos
Informe en formato de procedimiento adoptado por el Grupo Andina, se puede ejecutar a partir de un EPC o a partir de un VAC, se genera en ARIS y contiene los siguientes ítems:
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Tabla de Contenido
Objetivos
Modelos As-Is
Modelos To-Be
Análisis de Brecha
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Generalidades y Definiciones
Se entiende por modelos To Be todos aquellos modelos que serán implementados en el futuro.
Para el caso de Embotelladora Andina utilizamos como modelos To-Be los modelos Coke-One.
Una alternativa práctica de modelos To-Be es utilizar las Best Practices proporcionadas por SAP y que están disponibles en Solution Manager.
Y, por último está la opción de hacer un diseño propio para los To-Be.
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Tabla de Contenido
Objetivos
Modelos As-Is
Modelos To-Be
Análisis de Brecha
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Generalidades y Definiciones
GAP Diferencias detectadas entre dos objetos / conjuntos de elementos
cuando son comparados según criterios determinados. Es una comparaciòn
Homologación de funciones (Identificadores)
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¿Què comparar?
Proceso
ORGANIZACIÓN TRANSACCIONES
PROCEDIMIENTOS DlilmensiònProcedural
DlilmensiònOrganizacional
DlilmensiònTransaccional
El resultado:• Brecha Organizacional• Brecha Procedimental• Brecha Transaccional
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Categorías de GAP
Procedural (o De Proceso de Negocio): se obtiene, por una parte de la revisión de procedimientos, o roles y sub-productos de la interacción de estos correspondientes al As-Is. Y el procedimiento As-Is se compara con el To-Be.
Transaccional (o De Implementación o GAP de implementación o uso sistémico): Se refiere a la diferencias funcionales y/o de transacciones y/o de parametrización que existe entre la implementación del Software en uso, As-is y la implementación que se desea hacer, To-Be.
Organizacional (o De Roles): Se refiere alas diferencias en los elementos de la estructura organizativa –Áreas, Roles- que corresponde al proceso As-Is versus las del proceso To-Be.
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Descripción
En la figura se presenta el atributo que identifica al modelo tanto en el As-Is como en el To-Be.
Modelo To-Be Procesamiento de Lista de Proveedores
Modelo As-Is Procesamiento de Lista de Fornecedores
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Descripción
A los modelos EPC se les da el mismo valor al atributo “Identificador” para poder generar el informe comparativo entre un modelo y otro.
Nota: Los informes comparativos se pueden realizar entre dos o n modelos.
Para poder realizar un análisis comparativo detallado de cada función se utiliza el mismo atributo pero esta vez por función como lo muestra la figura:
As-Is To-Be
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Descripción
Una vez que se han identificado todas las funciones del Modelo EPC, se debe generar un reporte en ARIS que se denomina “Comparación de Modelos” que se encuentra dentro de la categoría “Análisis”.
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Descripción
El paso siguiente es modificar la planilla de modo tal que quede como a continuación se presenta: Processamento da Lista de Fornecedores
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Tipos de GAP
GAP Negativo: Peor. Representa falta/ausencia o diferencia en el modelo As-Is con respecto al To-Be (SCALE).
GAP Positivo: No necesariamente malo. Representa a un objeto que existe el As-Is adicionalmente al que existe en el To-Be (SCALE). Puede representar elemento LLL o detalle ausente del modelo benchmark.
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Informe Resumen
GAP - RESUMEN
Ambos modelos realizan el proceso con los mismos resultados pero hay una diferencia notable y que está descrita a continuación:En el As Is dado que las cotizaciones se realizan en forma manual es decir,no se registran en SAP, la asignación del proveedor y las condiciones de la solicitud de pedido son realizadas atraves de la transaccion ME52N Modificacion de la requisicion de compra. En el caso del To Be las cotizaciones son registradas en SAP y a la requisicion de compra primero se le asigna el proveedor (ME56) y luego se completa con el resto de los datos la solicitud de pedido mediante la transaccion ME57, ademas se realiza una visualización de stock de necesidades dado que utilizan MRP, la ejecución de la tarea es realizada en distintas áreas
Existen diferencias en la estructura organizacional debido a que en todo el proceso As Is participa solo el Area de Compras, mientras que en el To Be participan diferentes puestos de la compañía : CompradorVendedor de Intercompañia Planificador de Materiales Controlador de MRPPlanificador de Desarrollo
CAPACITACIÓN
AUDITORÍA
PROCESO
ROLES
PROCEDIMIENTOS
RIESGOS Y CONTROLES
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Informe Brechas
Ord Eval Nombre de objeto Tipo de objetoModelo AS-IS
Modelo TO-BE Observaciones GAP por Roles
1 s
Escolher e avaliar o melhor fornecedor.Verificar acuerdo de solicitud de pedido
Escolher e avaliar o melhor fornecedor.Función X X
2 sVerificar se é compra de tipo de MRP ou outra Función X
3 sColocar valor e outras informações na requisição Función ME52N X
4 sVerificar si el proveedor puede ser asignado Función X
5 s Asignar proveedor Función ME56 X6 s Procesar solicitud de pedido Función ME57/MD04/ME21N X
7 s
Ruta para la finalización de la solicitud de pedido (sourcing Cockpit) Función X
PTP-020-020-015 Atribuição do Fornecedor para Criação do Pedido de Compras
La diferencia entre en el proceso de asignacion de solicitud de pedido es:En el As Is dado que las cotizaciones se realizan en forma manual es decir, no se registran en SAP, la asignación del
proveedor y las condiciones de la
solicitud
de pedido son realizadas atraves de la
transaccion ME52N Modificacion de la
requisicion de compra. En el caso del
To Be las cotizaciones son registradas
en SAP y a la requisicion de compra
primero se le asigna el proveedor
(ME56) y luego se completa con el
resto de los datos la solicitud de
pedido mediante la transaccion ME57.
Existen diferencias en la estructura
organizacional debido a que en
todo el proceso As Is participa solo
el Area de Compras, mientras que
en el To Be participan diferentes
puestos de la compañía :
Comprador
Vendedor de Intercompañia
Planificador de Materiales
Controlador de MRP
Planificador de Desarrollo