1
WBS
(Work Breakdown
Structure)
Qu es un WBS?, En la
teora para qu sirve?, y
en la realidad, sirve?
2
Quin lo invento?
El WBS es una de las principales aportaciones a la administracin de
proyectos por parte del Project Management Institute (PMI) que es
considerado la principal asociacin profesional para la gestin de proyectos.
El PMI fue fundado en 1969. Entre sus principales objetivos se encuentran
formular estndares profesionales, generar conocimiento a travs de la
investigacin, y promover la Gestin de Proyectos como profesin a travs de
sus programas de certificacin.
Para el ao 2000 el PMI ya contaba con ms de 50,000 miembros, 10,000
PMP certificados y ms de 270,000 copias del PMBOK estaban en
circulacin.
3
Definicin del WBS
WBS: es una descripcin jerrquica del trabajo que se debe realizar para
completar el proyecto.
El WBS es una estructura exhaustiva, jerrquica y descendente -orientada a
los entregables del proyecto- formada por las tareas necesarias que ejecutar
el equipo de trabajo para crear los productos requeridos.
WBS: es una descomposicin jerrquica del trabajo a realizar durante el
proyecto. Similar a una descomposicin funcional.
En espaol se traduce como Estructura de Desglose de Trabajo (EDT).
4
Beneficios del WBS
UNIFICAR EXPECTATIVAS
5
Principios bsicos para crear un WBS (1/2)
Una unidad de trabajo debe aparecer nicamente en un solo lugar del WBS.
El trabajo contemplado en cada una de las cajas del WBS, debe ser la suma de las cajas que se encuentran en el nivel inferior.
ms descomposicin
20% 10% 10% 60%
25% 10% 5% 20%
20% 3% 2%
100%
ms descomposicin
6
Principios bsicos para crear un WBS (2/2)
Cada una de las cajas del WBS debe tener nicamente un responsable.
Los integrantes del ET deben estar involucrados en la construccin del WBS.
Asignar recursos a las actividades.
Cada caja del WBS debe ser documentada para asegurar su entendimiento. (Diccionario del WBS)
WBS
7
Principales usos del WBS
La construccin del WBS nos ayuda para:
Detectar hitos & actividades.
Asignar responsabilidades.
Asignar recursos a las actividades.
Analizar riesgos.
Realizar estimaciones de costo, tiempo y recursos ms exactas.
Pensar en todos los elementos del proyecto que deben ser incluidos.
8
Cmo se construye?. El Top Down con el equipo completo
Se pueden utilizar plantillas definidas.
Usar una tcnica de planificacin conocida como
descomposicin.
Se comienza con el primer nivel y se divide sucesivamente
A las cajas del ltimo nivel se les denomina paquetes de trabajo.
Una vez que las actividades se han definido, se deben
secuenciar y analizar qu actividades se pueden hacer
concurrentemente.
9
Cmo se construye? El Top Down con sub-equipos
El equipo completo acuerda la particin del primer nivel.
Se crean tantos subequipos como actividades haya en el nivel uno.
Cada subequipo divide una actividad (se le asigna la actividad para la cual tenga ms experiencia).
Un subequipo puede solicitar ayuda externa.
Demanda menos tiempo que el enfoque anterior.
10
Vamos a poner color!
El primer nivel es el nombre
del proyecto o del producto
final.
El segundo nivel de tu proyecto, es el
principal. Si no existen acuerdos
desde aqu, ni le sigan
Paquete de trabajo
11
WBS - Sistema EVER -
Veterinaria
3. Prototipo de
Interfaz
4. Precarga de
informacin
2.Diseo de la BD,
sistema e interfaz
5. Desarrollo del
Sistema
1.Anlisis de
requerimientos
6. Pruebas
7. Monitoreo,
Administracin y
Respaldo
2.2. Diccionario de
Datos
2.3. Script de la
Base de Datos
2.1. Diagrama
Entidad Relacin
2.4. Diseo de la
interfaz
2.5. Diseo del
framework
3.1. Pantallas de
HTML con la
interfaz grfica
4.1. Catlogo de
UPP
4.2. Inf. Tcnicos
4.3. Relacin
tcnico vs UPP
4.4. Estados con
clave de INEGI
4.5. Municipios
clave de INEGI
3.1.3. Captura de
vacas
3.1.4. Datos
generales de los
Tcnicos
3.1.5. Datos de la
UPP
6.1. Funcionales
7.1. Respaldo
semanal de la
Base Datos
7.2. Monitoreo del
servicio
7.3.
Administracin
del sistema
8. Hosting
8.1. Del Sitio
3.1.6. Informe del
veterinario
3.1.7. Informe de
todos los
veterinarios de
todas las upp
3.1.1.
Autenticacin
1.1.1 Diagrama de
casos de uso
1.1.2. Casos de
Uso
1.1.2.3. Captura
de vacas
1.1.2.4. Datos
generales de los
Tcnicos
1.1.2.2.
Modificacin de
contrasea
1.1.2.1.
Autenticacin
1.1.2.5. Datos de
la UPP
1.1.2.6. Informe
del veterinario
1.1.2.7 Informe de
todos los
veterinarios de
todas las upp
3.1.2. Modificacin
de contrasea
5.1. Autenticacin
5.2. Modificacin
de contrasea
5.3. Captura de
vacas
5.4. Datos
generales de los
Tcnicos
5.5. Datos de la
UPP
5.6. Informe del
veterinario
5.7. Informe de
todos los
veterinarios de
todas las upp
5.8. Cierre del
informe
4.6. Localidades
4.7. Precarga de
usuarios y
contraseas
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Proyecto
Lineamientos,
polticas y
procedimientos
Infraestructura Informacin Portal Seguridad Difusin Administracin
Mantenimiento
Acuerdos
interinstitucionales
Administracin
de la
relacin
Servidores
Red
Polticas
Sistema de
almacenamiento
Polticas de
informacin
Migracin o
Carga de
datos
Requerimientos
Desarrollo o
adquisicin
Implantacin
Fsica
Pruebas
Hospedaje
Administracin
Mantenimiento
Lgica
Polticas Diseo de la
BD
Diagnstico
de las BDs
Polticas
WBS - Colaboracin
13
COMIPEMS
1) Sistema de
Pre-Registro
en Lnea
2) Sistema de
Pre-Registro
Presencial
3) Sistema de
Registro
4) Asesoras Tcnicas
Especializadas
5) Documentacin
del proceso
1.1. Actualizacin 2.1. Actualizacin 3.1. Actualizacin
1.2. Instalacin y
configuracin
2.2. Instalacin y
configuracin
3.2. Instalacin y
configuracin
1.3. Pruebas en
Servidor de
produccin
2.3. Pruebas en
Servidor de
produccin
3.3. Pruebas en
Servidor de
produccin
1.4. Transformacin,
validacin y
carga de datos
2.4. Transformacin,
validacin y
carga de datos
3.4. Transformacin,
validacin y
carga de datos
1.5 Soporte 2.5 Soporte 3.5 Soporte
3.6 Capacitacin
3.7. Bases de Datos
con Registros
de aspirantes
4.1. Redes
4.2 Servidores
4.3. Bases de Datos
5.1. Anlisis
5.2. Diseo
5.3 Cdigo Fuente 2006
5.4 Descripcin de
Procesos
WBS - Colaboracin
14
WBS - CURSO
Plan de
Transicin
40 horas
1. Apertura
1 hora
2. Atencin a
dudas
clave
3 horas
3. Informacin
12 horas
4.Procesos
8 horas
5.Cambios
al SIGER,
CG y
SIIR2000
4 horas
6.Infraestructura
2 horas
7.Capacitacin
4 horas
8.Administracin
del
Cambio
4 horas
9.Cierre
2 horas
15
WBS - Diagnstico
Diagnstico
2008
1. Procesos 2. Informacin
3. Competencias
en el uso de las
Tecnologas
de Informacin
4.Infraestructura y
Poltica
Informtica
16
Diagnstico
2008
1.Procesos 2. Infraestructura y
Poltica Informtica 3. Informacin
4. Competencias en el
uso de las Tecnologas
de Informacin
1.1. Identificar y
clasificar procesos
1.2. Analizar
procesos
1.3 Emitir
recomendaciones
1.2.1 Seleccionar
procesos objetivo
1.2.2 Describir
procesos
1.2.3 Identificar
fortalezas y
debilidades
1.2.4 Detectar
oportunidades
de automatizacin
WBS - Diagnstico (Procesos)
17
2. Infraestructura y
Poltica Informtica
2.1 Servidores 2.2 Infraestructura
de Red
2.3 Equipos de
cmputo 2.4 Otros servicios
Software
Respaldos y
Mantenimiento
Evaluacin del
Centro de Cmputo
Configuracin
Computadoras
personales,
porttiles y
perifricos
Diseo de la red
2.5 Polticas
Servicios
Seguridad
Distribucin de
la red
Seguridad
Configuracin
Software
Uso de equipo de
cmputo
Seguridad de
la informacin
Seguridad
Informtica
Mantenimiento
Anlisis de
servidores
Anlisis de la red
Anlisis de equipo de cmputo y
perifricos
Software de
oficina Aplicaciones
Manejo de
Informacin y cuentas
Criterios de
clasificacin
Lineamientos para
el manejo de la informacin
Polticas de
respaldo
Control de
Acceso (fsico y lgico)
Instalacin y
Configuracin de S.O,
aplicaciones y RDMS
Privacidad
18
Diagnstico
2008
Procesos Infraestructura y
Poltica Informtica 3. Informacin
Competencias en el
uso de las Tecnologas
de Informacin
Sitio Web Conservacin de
documentos
Evaluacin del CAC
Necesidades a corto
y largo plazo
Recomendaciones a
corto y largo plazo
Sistemas
Sistemas actuales
Sistema para el apoyo
de Toma de Decisiones
Requerimientos
Cubiertos
Identificacin de
nuevos requerimientos
Recomendaciones
para incorporar nuevos
requerimientos
Identificacin de
Requerimientos
Lneas de accin
Otras fuentes
Compras Nacionales
Compras al Extranjero
Apoyo Tcnico
Almacn
Unidad Administrativa
Interoperabilidad
WBS - Diagnstico (Informacin)
19
Diagnstico
2008
Competencias en el
uso de las Tecnologas
de Informacin
Anlisis de
Competencias
del rea de TI y Usuarias
Anlisis
de Perfiles de TI
Determinrar estrategias
capacitacin
Anlisis de la estructura
del rea de TI
(interna y en la organizacin)
Determinar perfiles
requeridos en TI
Emitir recomendaciones
Determinar reas de
oportunidad en la
estructura orgnica
WBS - Diagnstico
(Competencias en TI)
20
Pastel
Vestido
de novia
Saln
Fotograf
a
Traje del
novio
Luna de
miel
Invitados
Trmites
iglesia
Trmites
Civil
Cortejo
nupcial
Coro
iglesia
Msica
en
Recepci
n
Decoraci
n
Recuerdos Regalos
Flores
Transport
e
Banquete
Brindis
Ramo
Bebida
Accesorio
s
Video
Libro de
firmas
Arreglo de la novia
Departamento
21
Invitados
Lista de invitados
Dar invitaciones
Pedido de invitaciones
Asistencia Asientos
22
Decoracin
saln
Decoraci
n
mesas
Mesa de
novios Baos
Recepci
n
(Entrada)
Centros de Mesa
Sillas
Manteles
Copas, servilletas
23
24
25
WBS tabular
Surgical Treatment Project
1.0 Diagnosis
History
General Medical Condition
Specific Complaint
Clerking
Clinical Exam
Imaging
Ultrasonography
Plain Radiography (X-Ray)
Computed Tomography (CAT Scan)
Magnetic Resonance Imaging (MRI)
Blood and Tissue Tests
Likely Diagnosis
Risk Assessment
Education of Patient (e.g. anatomy)
Alternative Analysis & Trade-Offs
Treatment Plan
2.0 Planning of the Operation
Communications Among Team
Patient and Team Positioning (for neurosurgery)
Acquisition of Needed Instruments & Equipment
Scheduling of Needed Specialists
Practice Run-Throughs
3. 0 Preoperative Patient Care
Verify Patient can Handle Stress of Surgery
Stop Drugs that Would Interfere with Surgery
4.0 Execution of the Operation (Actual Surgery)
Verify Patient Identity and Location of Surgery
Anesthesia
Patient Under the Knife
Real-time Diagnostic Biopsies
Therapeutic Surgery
Vital Signs and Fluid-Loss Monitoring
Neurophysiological monitoring (during neurosurgery)
Maintain Neat and Clean Operative Field
Wrap-up: Verify Small Part Count (sponge,
needle, cottonoid, Michel clips)
Operative Notes and Chart Updates
5.0 Postoperative Care
Written Care Orders
Briefing of Recovery Staff by Surgeon
Vital Signs and Fluid-Loss Monitoring
Neurophysiological Monitoring
6.0 Long-Term Patient Care
Follow-up Clinical Visits
Physical Therapy
26
SUGERENCIAS
27
Invita a todo el equipo de trabajo
Convoca a todo tu equipo de trabajo que va a participar en el proyecto, en
caso de no ser posible, invita a los actores claves del mismo.
Avisa con anticipacin sobre el tema a tratar, para que lleven material,
apuntes y la mente abierta para participar.
El hacer el WBS es responsabilidad ltima del Administrador de Proyecto. Debe
definirse de tal manera que pueda l pueda administrarlo.
28
Por dnde empezar?
Si ya estas en la junta y no
tienes por donde empezar,
haz una lluvia de ideas con
todo tu equipo sobre lo
que se tiene que hacer en
el proyecto.
Luego le das orden.
29
Empieza hacer el WBS en el pizarrn o con POST-IT
Como se deriva de una lluvia de ideas, estars borrando, editando y agregando
cajitas de trabajo, por lo que se sugiere hacer la primera versin en el pizarrn o
con POST-IT.
30
Quin lo captura?
Como seguramente terminarn
todos muy cansados despus de
hacer el WBS, probablemente
nadie quiera capturar todo lo que
esta en el pizarrn o en los
POST-IT, por lo que puede ser
buena idea sacarle una foto y
luego ya se captura.
31
Herramientas para poner el WBS final
WBS Chart Pro Visio Power Point
32
Cundo terminar?
Cuando para cada caja se puedan realizar
estimaciones ms exactas.
Hasta que la ltima caja tenga un responsable,
fecha de inicio y fin, as como recursos
asignados y no dure ms de una quincena.
Cuando un solo tipo de competencia recurso
es requerido para cada paquete de trabajo.
Ya no existe algn valor significativo al tratar
de separar los tiempos dentro de las
actividades de un paquete de trabajo.
33
Revisar el WBS
Ya pasado en limpio, revisa el WBS
nuevamente con el equipo de trabajo
para verificar que esta completo.
Posteriormente comparte el WBS con
tus superiores o colaboradores del
proyecto para verificar que todo
mundo este esperando lo mismo.
34
Por qu es tan importante?
Cada caja de trabajo del WBS es la base para construir:
Tiempos
generales
y calendario
Recursos
Costos
35
Pero sobre todo.
El WBS es tu
herramienta ms
importante para la
administracin de tu
proyecto.
En caso de existir
cambios drsticos,
refljalos en TU WBS y
ajusta tus tiempos.
36
Monitoreo y Control
El WBS te sirve para ir
verificando tu avance y
poder mostrarlo.
37
WBS
(Work Breakdown
Structure)
Qu es un WBS?, En la
teora para qu sirve?, y
en la realidad, sirve?
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