1

WBS

(Work Breakdown

Structure)

Qu es un WBS?, En la

teora para qu sirve?, y

en la realidad, sirve?

2

Quin lo invento?

El WBS es una de las principales aportaciones a la administracin de

proyectos por parte del Project Management Institute (PMI) que es

considerado la principal asociacin profesional para la gestin de proyectos.

El PMI fue fundado en 1969. Entre sus principales objetivos se encuentran

formular estndares profesionales, generar conocimiento a travs de la

investigacin, y promover la Gestin de Proyectos como profesin a travs de

sus programas de certificacin.

Para el ao 2000 el PMI ya contaba con ms de 50,000 miembros, 10,000

PMP certificados y ms de 270,000 copias del PMBOK estaban en

circulacin.

3

Definicin del WBS

WBS: es una descripcin jerrquica del trabajo que se debe realizar para

completar el proyecto.

El WBS es una estructura exhaustiva, jerrquica y descendente -orientada a

los entregables del proyecto- formada por las tareas necesarias que ejecutar

el equipo de trabajo para crear los productos requeridos.

WBS: es una descomposicin jerrquica del trabajo a realizar durante el

proyecto. Similar a una descomposicin funcional.

En espaol se traduce como Estructura de Desglose de Trabajo (EDT).

4

Beneficios del WBS

UNIFICAR EXPECTATIVAS

5

Principios bsicos para crear un WBS (1/2)

Una unidad de trabajo debe aparecer nicamente en un solo lugar del WBS.

El trabajo contemplado en cada una de las cajas del WBS, debe ser la suma de las cajas que se encuentran en el nivel inferior.

ms descomposicin

20% 10% 10% 60%

25% 10% 5% 20%

20% 3% 2%

100%

ms descomposicin

6

Principios bsicos para crear un WBS (2/2)

Cada una de las cajas del WBS debe tener nicamente un responsable.

Los integrantes del ET deben estar involucrados en la construccin del WBS.

Asignar recursos a las actividades.

Cada caja del WBS debe ser documentada para asegurar su entendimiento. (Diccionario del WBS)

WBS

7

Principales usos del WBS

La construccin del WBS nos ayuda para:

Detectar hitos & actividades.

Asignar responsabilidades.

Asignar recursos a las actividades.

Analizar riesgos.

Realizar estimaciones de costo, tiempo y recursos ms exactas.

Pensar en todos los elementos del proyecto que deben ser incluidos.

8

Cmo se construye?. El Top Down con el equipo completo

Se pueden utilizar plantillas definidas.

Usar una tcnica de planificacin conocida como

descomposicin.

Se comienza con el primer nivel y se divide sucesivamente

A las cajas del ltimo nivel se les denomina paquetes de trabajo.

Una vez que las actividades se han definido, se deben

secuenciar y analizar qu actividades se pueden hacer

concurrentemente.

9

Cmo se construye? El Top Down con sub-equipos

El equipo completo acuerda la particin del primer nivel.

Se crean tantos subequipos como actividades haya en el nivel uno.

Cada subequipo divide una actividad (se le asigna la actividad para la cual tenga ms experiencia).

Un subequipo puede solicitar ayuda externa.

Demanda menos tiempo que el enfoque anterior.

10

Vamos a poner color!

El primer nivel es el nombre

del proyecto o del producto

final.

El segundo nivel de tu proyecto, es el

principal. Si no existen acuerdos

desde aqu, ni le sigan

Paquete de trabajo

11

WBS - Sistema EVER -

Veterinaria

3. Prototipo de

Interfaz

4. Precarga de

informacin

2.Diseo de la BD,

sistema e interfaz

5. Desarrollo del

Sistema

1.Anlisis de

requerimientos

6. Pruebas

7. Monitoreo,

Administracin y

Respaldo

2.2. Diccionario de

Datos

2.3. Script de la

Base de Datos

2.1. Diagrama

Entidad Relacin

2.4. Diseo de la

interfaz

2.5. Diseo del

framework

3.1. Pantallas de

HTML con la

interfaz grfica

4.1. Catlogo de

UPP

4.2. Inf. Tcnicos

4.3. Relacin

tcnico vs UPP

4.4. Estados con

clave de INEGI

4.5. Municipios

clave de INEGI

3.1.3. Captura de

vacas

3.1.4. Datos

generales de los

Tcnicos

3.1.5. Datos de la

UPP

6.1. Funcionales

7.1. Respaldo

semanal de la

Base Datos

7.2. Monitoreo del

servicio

7.3.

Administracin

del sistema

8. Hosting

8.1. Del Sitio

3.1.6. Informe del

veterinario

3.1.7. Informe de

todos los

veterinarios de

todas las upp

3.1.1.

Autenticacin

1.1.1 Diagrama de

casos de uso

1.1.2. Casos de

Uso

1.1.2.3. Captura

de vacas

1.1.2.4. Datos

generales de los

Tcnicos

1.1.2.2.

Modificacin de

contrasea

1.1.2.1.

Autenticacin

1.1.2.5. Datos de

la UPP

1.1.2.6. Informe

del veterinario

1.1.2.7 Informe de

todos los

veterinarios de

todas las upp

3.1.2. Modificacin

de contrasea

5.1. Autenticacin

5.2. Modificacin

de contrasea

5.3. Captura de

vacas

5.4. Datos

generales de los

Tcnicos

5.5. Datos de la

UPP

5.6. Informe del

veterinario

5.7. Informe de

todos los

veterinarios de

todas las upp

5.8. Cierre del

informe

4.6. Localidades

4.7. Precarga de

usuarios y

contraseas

12

Proyecto

Lineamientos,

polticas y

procedimientos

Infraestructura Informacin Portal Seguridad Difusin Administracin

Mantenimiento

Acuerdos

interinstitucionales

Administracin

de la

relacin

Servidores

Red

Polticas

Sistema de

almacenamiento

Polticas de

informacin

Migracin o

Carga de

datos

Requerimientos

Desarrollo o

adquisicin

Implantacin

Fsica

Pruebas

Hospedaje

Administracin

Mantenimiento

Lgica

Polticas Diseo de la

BD

Diagnstico

de las BDs

Polticas

WBS - Colaboracin

13

COMIPEMS

1) Sistema de

Pre-Registro

en Lnea

2) Sistema de

Pre-Registro

Presencial

3) Sistema de

Registro

4) Asesoras Tcnicas

Especializadas

5) Documentacin

del proceso

1.1. Actualizacin 2.1. Actualizacin 3.1. Actualizacin

1.2. Instalacin y

configuracin

2.2. Instalacin y

configuracin

3.2. Instalacin y

configuracin

1.3. Pruebas en

Servidor de

produccin

2.3. Pruebas en

Servidor de

produccin

3.3. Pruebas en

Servidor de

produccin

1.4. Transformacin,

validacin y

carga de datos

2.4. Transformacin,

validacin y

carga de datos

3.4. Transformacin,

validacin y

carga de datos

1.5 Soporte 2.5 Soporte 3.5 Soporte

3.6 Capacitacin

3.7. Bases de Datos

con Registros

de aspirantes

4.1. Redes

4.2 Servidores

4.3. Bases de Datos

5.1. Anlisis

5.2. Diseo

5.3 Cdigo Fuente 2006

5.4 Descripcin de

Procesos

WBS - Colaboracin

14

WBS - CURSO

Plan de

Transicin

40 horas

1. Apertura

1 hora

2. Atencin a

dudas

clave

3 horas

3. Informacin

12 horas

4.Procesos

8 horas

5.Cambios

al SIGER,

CG y

SIIR2000

4 horas

6.Infraestructura

2 horas

7.Capacitacin

4 horas

8.Administracin

del

Cambio

4 horas

9.Cierre

2 horas

15

WBS - Diagnstico

Diagnstico

2008

1. Procesos 2. Informacin

3. Competencias

en el uso de las

Tecnologas

de Informacin

4.Infraestructura y

Poltica

Informtica

16

Diagnstico

2008

1.Procesos 2. Infraestructura y

Poltica Informtica 3. Informacin

4. Competencias en el

uso de las Tecnologas

de Informacin

1.1. Identificar y

clasificar procesos

1.2. Analizar

procesos

1.3 Emitir

recomendaciones

1.2.1 Seleccionar

procesos objetivo

1.2.2 Describir

procesos

1.2.3 Identificar

fortalezas y

debilidades

1.2.4 Detectar

oportunidades

de automatizacin

WBS - Diagnstico (Procesos)

17

2. Infraestructura y

Poltica Informtica

2.1 Servidores 2.2 Infraestructura

de Red

2.3 Equipos de

cmputo 2.4 Otros servicios

Software

Respaldos y

Mantenimiento

Evaluacin del

Centro de Cmputo

Configuracin

Computadoras

personales,

porttiles y

perifricos

Diseo de la red

2.5 Polticas

Servicios

Seguridad

Distribucin de

la red

Seguridad

Configuracin

Software

Uso de equipo de

cmputo

Seguridad de

la informacin

Seguridad

Informtica

Mantenimiento

Anlisis de

servidores

Anlisis de la red

Anlisis de equipo de cmputo y

perifricos

Software de

oficina Aplicaciones

Manejo de

Informacin y cuentas

Criterios de

clasificacin

Lineamientos para

el manejo de la informacin

Polticas de

respaldo

Control de

Acceso (fsico y lgico)

Instalacin y

Configuracin de S.O,

aplicaciones y RDMS

Privacidad

18

Diagnstico

2008

Procesos Infraestructura y

Poltica Informtica 3. Informacin

Competencias en el

uso de las Tecnologas

de Informacin

Sitio Web Conservacin de

documentos

Evaluacin del CAC

Necesidades a corto

y largo plazo

Recomendaciones a

corto y largo plazo

Sistemas

Sistemas actuales

Sistema para el apoyo

de Toma de Decisiones

Requerimientos

Cubiertos

Identificacin de

nuevos requerimientos

Recomendaciones

para incorporar nuevos

requerimientos

Identificacin de

Requerimientos

Lneas de accin

Otras fuentes

Compras Nacionales

Compras al Extranjero

Apoyo Tcnico

Almacn

Unidad Administrativa

Interoperabilidad

WBS - Diagnstico (Informacin)

19

Diagnstico

2008

Competencias en el

uso de las Tecnologas

de Informacin

Anlisis de

Competencias

del rea de TI y Usuarias

Anlisis

de Perfiles de TI

Determinrar estrategias

capacitacin

Anlisis de la estructura

del rea de TI

(interna y en la organizacin)

Determinar perfiles

requeridos en TI

Emitir recomendaciones

Determinar reas de

oportunidad en la

estructura orgnica

WBS - Diagnstico

(Competencias en TI)

20

Pastel

Vestido

de novia

Saln

Fotograf

a

Traje del

novio

Luna de

miel

Invitados

Trmites

iglesia

Trmites

Civil

Cortejo

nupcial

Coro

iglesia

Msica

en

Recepci

n

Decoraci

n

Recuerdos Regalos

Flores

Transport

e

Banquete

Brindis

Ramo

Bebida

Accesorio

s

Video

Libro de

firmas

Arreglo de la novia

Departamento

21

Invitados

Lista de invitados

Dar invitaciones

Pedido de invitaciones

Asistencia Asientos

22

Decoracin

saln

Decoraci

n

mesas

Mesa de

novios Baos

Recepci

n

(Entrada)

Centros de Mesa

Sillas

Manteles

Copas, servilletas

23

24

25

WBS tabular

Surgical Treatment Project

1.0 Diagnosis

History

General Medical Condition

Specific Complaint

Clerking

Clinical Exam

Imaging

Ultrasonography

Plain Radiography (X-Ray)

Computed Tomography (CAT Scan)

Magnetic Resonance Imaging (MRI)

Blood and Tissue Tests

Likely Diagnosis

Risk Assessment

Education of Patient (e.g. anatomy)

Alternative Analysis & Trade-Offs

Treatment Plan

2.0 Planning of the Operation

Communications Among Team

Patient and Team Positioning (for neurosurgery)

Acquisition of Needed Instruments & Equipment

Scheduling of Needed Specialists

Practice Run-Throughs

3. 0 Preoperative Patient Care

Verify Patient can Handle Stress of Surgery

Stop Drugs that Would Interfere with Surgery

4.0 Execution of the Operation (Actual Surgery)

Verify Patient Identity and Location of Surgery

Anesthesia

Patient Under the Knife

Real-time Diagnostic Biopsies

Therapeutic Surgery

Vital Signs and Fluid-Loss Monitoring

Neurophysiological monitoring (during neurosurgery)

Maintain Neat and Clean Operative Field

Wrap-up: Verify Small Part Count (sponge,

needle, cottonoid, Michel clips)

Operative Notes and Chart Updates

5.0 Postoperative Care

Written Care Orders

Briefing of Recovery Staff by Surgeon

Vital Signs and Fluid-Loss Monitoring

Neurophysiological Monitoring

6.0 Long-Term Patient Care

Follow-up Clinical Visits

Physical Therapy

26

SUGERENCIAS

27

Invita a todo el equipo de trabajo

Convoca a todo tu equipo de trabajo que va a participar en el proyecto, en

caso de no ser posible, invita a los actores claves del mismo.

Avisa con anticipacin sobre el tema a tratar, para que lleven material,

apuntes y la mente abierta para participar.

El hacer el WBS es responsabilidad ltima del Administrador de Proyecto. Debe

definirse de tal manera que pueda l pueda administrarlo.

28

Por dnde empezar?

Si ya estas en la junta y no

tienes por donde empezar,

haz una lluvia de ideas con

todo tu equipo sobre lo

que se tiene que hacer en

el proyecto.

Luego le das orden.

29

Empieza hacer el WBS en el pizarrn o con POST-IT

Como se deriva de una lluvia de ideas, estars borrando, editando y agregando

cajitas de trabajo, por lo que se sugiere hacer la primera versin en el pizarrn o

con POST-IT.

30

Quin lo captura?

Como seguramente terminarn

todos muy cansados despus de

hacer el WBS, probablemente

nadie quiera capturar todo lo que

esta en el pizarrn o en los

POST-IT, por lo que puede ser

buena idea sacarle una foto y

luego ya se captura.

31

Herramientas para poner el WBS final

WBS Chart Pro Visio Power Point

32

Cundo terminar?

Cuando para cada caja se puedan realizar

estimaciones ms exactas.

Hasta que la ltima caja tenga un responsable,

fecha de inicio y fin, as como recursos

asignados y no dure ms de una quincena.

Cuando un solo tipo de competencia recurso

es requerido para cada paquete de trabajo.

Ya no existe algn valor significativo al tratar

de separar los tiempos dentro de las

actividades de un paquete de trabajo.

33

Revisar el WBS

Ya pasado en limpio, revisa el WBS

nuevamente con el equipo de trabajo

para verificar que esta completo.

Posteriormente comparte el WBS con

tus superiores o colaboradores del

proyecto para verificar que todo

mundo este esperando lo mismo.

34

Por qu es tan importante?

Cada caja de trabajo del WBS es la base para construir:

Tiempos

generales

y calendario

Recursos

Costos

35

Pero sobre todo.

El WBS es tu

herramienta ms

importante para la

administracin de tu

proyecto.

En caso de existir

cambios drsticos,

refljalos en TU WBS y

ajusta tus tiempos.

36

Monitoreo y Control

El WBS te sirve para ir

verificando tu avance y

poder mostrarlo.

37

WBS

(Work Breakdown

Structure)

Qu es un WBS?, En la

teora para qu sirve?, y

en la realidad, sirve?