kel11administrasihh.files.wordpress.com · Web viewPERANGKAT RPP SMK MENENTUKAN SISTEM KEARSIPAN...

PERANGKAT RPP SMK

MENENTUKAN SISTEM KEARSIPAN

KELAS XII / SEMESTER I

Standar Kompetensi : Mengelola Sistem Kearsipan

Penyusun:

Siti Hardiati Rukmana

120412403003

PROGRAM STUDI

S1 PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

2014

KATA PENGANTAR

Puji syukur, kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, atas kemurahan-Nya, sehingga saya dapat menyelesaikan contoh perangkat pembelajaran ini. Contoh perangkat ini dibuat dengan maksud dapat dijadikan sebagai contoh/rujukan dalam pembuatan RPP pada saat PPL keguruan khususnya untuk program studi Pendidikan Administrasi Perkantoran selain itu juga sebagai pemenuhan tugas mata kuliah Pengembangan Media Pembelajaran ADP berbasis TIK.

Perangkat ini dibuat sebagai acuan bagi para mahasiswa untuk melakukan peer-teaching, microteaching dan implementasinya dalam pembelajaran nyata melalui kegiatan PPL sehingga diperoleh hasil belajar kognitif , afektif dan psikomotorik. Hasil belajar kognitif Administrasi Perkantoran meliputi produk dan proses, hasil belajar psikomotorik berupa keterampilan dalam melaksanakan aktivitas kerja ilmiah, hasil belajar afektif terdiri dari perilaku berkarakter dan keterampilan sosial.

Dengan demikian perangkat pembelajaran ini merupakan contoh perangkat RPP dan kelengkapannya yang melatihkan keterampilan berpikir, keterampilan proses, psikomotor, keterampilan sosial dan menumbuhkembangkan perilaku berkarakter.

Perangkat ini terdiri dari: silabus, RPP, LKS dan Kunci LK , LP-1: Penilaian Produk, Kunci LP-2: Penilaian Proses, LP-3 Penilaian Psikomotor, LP-4: Pengamatan Perilaku Berkarakter, dan LP-5: Pengamatan Keterampilan Sosial.

Mudah-mudahan perangkat ini memberikan kemudahan bagi mahasiswa ekonomi calon guru Administrasi Perkantoran dalam mengelola pembelajaran sehingga memberikan ruang yang amat luas bagi peserta didiknya untuk mengembangkan keterampilan berpikir, keterampilan proses, keterampilan sosial, dan mewujudkan perilaku berkarakter.

Malang, April 2014

Daftar Isi

halaman

Kata Pengantar1

Daftar Isi2

Silabus3

Rencana Pelaksanaan Pembelajaran6

LKS 1 13

Kunci Jawaban LKS 115

LKS 2 16


LKS 320


LP-1: Penilaian Produk24

Kunci Jawaban LP-125

LP-2: Asesmen Kinerja Proses31

LP-3: Asesmen Kinerja Psikomotor32

LP-4: Pengamatan Perilaku Berkarakter33

LP-5: Pengamatan Keterampilan Sosial 34

9

31

SILABUS

Nama Sekolah: SMK Negeri I Malang

Mata Pelajaran : Kejuruan Administrasi Perkantoran

Bidang Keahlian: Bisnis dan Manajemen

Program Keahlian: Administrasi Perkantoran

Kelas/ Semester: XII / I

Alokasi Waktu: 8 x 45 menit

Standar kompetensi: Mengelola Sistem Kearsipan

Materi Pembelajaran

Kegiatan pembelajaran

Indikator Pencapaian

Kompetensi

Penilaian

Alo-

kasi

Waktu

Sumber

Belajar

Teknik

Bentuk

Instrumen

Contoh

Instrumen

Menentukan Sistem Kearsipan

1. Pemahaman konsep sistem kearsipan dan kriteria sistem kearsipan yang efektif

2. Asas Kearsipan

3. Prosedur penyimpanan arsip

4. Sistem penyimpanan arsip

5. Prosedur penemuan kembali arsip

Kognitif :

Produk

1. Memahami sistem kearsipan

2. Memahami kriteria sistem kearsipan yang efektif

3. Memahami 3 Asas Kearsipan

4. Memahami Prosedur penyimpanan arsip yang baik.

5. Memahami 5 sistem penyimpanan arsip.

6. Memahami prosedur penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat.

Proses

Melaksanakan praktek prosedur penyimpanan arsip secara sistematis untuk efisiensi penyimpanan arsip dan penemuan kembali arsip pada saat arsip tersebut dibutuhkan.

Psikomotor :

Mempraktekkan langkah-langkah penyimpanan arsip secara sistematis yang meliputi kegiatan mengindeks, memberi kode, menyortir, mengurutkan dan menyimpan.

Afektif :

Karakter

1. Teliti, cermat, tekun, cekatan, rapi

2. Jujur, loyal, kreatif-inovatif

3. Disiplin

4. Dapat dipercaya, menyimpanan rahasia

Keterampilan Sosial

Kreatif, menyumbang ide atau berpendapat, mampu menjaga rahasia, melayani permintaan penemuan kembali arsip, dan berperan aktif dalam proses penanganan dan penemuan kembali arsip.

Tes

Tes

Tes

Pengamatan

Pengamatan

Tes Tulis

Asesmen Kinerja Proses

Assesmen Kinerja Psikomotor

Pengamatan perilaku berkarakter

Pengamatan Keterampilan Sosial

LP-1: Produk

LP-2: Proses

LP-3: Psikomotor

LP-4: Pengamatan perilaku berkarakter

LP-5: Pengamatan Keterampilan Sosial

8 x 45’

1. LK 1 : Konsep sistem subjek dan kronologis

2. LK 2 : Prosedur penyimpanan dan penemuan kembali arsip (sistem subjek dan kronologis)

3. LK 3 : Perbedaan sistem subjek dan kronologis

4. Kunci LK 1, 2, 3

5. LP 1: Produk

6. LP 2: Proses

7. LP 3: Psikomotor

8. LP 4: Pengamatan Perilaku Berkarakter

9. LP 5: Pengamatan Keterampilan Sosial

10. Silabus

11. Modul

Rencana Pelaksanaan Pembelajaran

Satuan Pendidikan : SMK Negeri I Malang

Mata Pelajaran: Kejuruan Administrasi Perkantoran

Kelas/Semester: Kelas XII / Semester I

Materi Pembelajaran : Menentukan Sistem Kearsipan

Alokasi Waktu : 2 x 45 menit

I. Standar Kompetensi: Mengelola Sistem Kearsipan

II. Kompetensi Dasar: Menentukan Sistem Kearsipan

III. Indikator

A. Kognitif

1. Produk :

a) Memahami Prosedur penyimpanan arsip yang baik.

b) Memahami sistem penyimpanan arsip (Sistem Subjek dan Kronologis)

c) Memahami prosedur penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat.

2. Proses:

Melaksanakan praktek prosedur penyimpanan arsip secara sistematis untuk efisiensi penyimpanan arsip dan penemuan kembali arsip saat arsip tersebut dibutuhkan yang meliputi kegiatan sebagai berikut:

a) mengindeks,

b) memberi kode,

c) menyortir,

d) mengurutkan dan

e) menyimpan.

B. Psikomotor

Mempraktekkan langkah-langkah penyimpanan arsip secara sistematis yang meliputi kegiatan mengindeks, memberi kode, menyortir, mengurutkan dan menyimpan.

C. Afektif

1. Mengembangkan sikap berkarakter arsiparis, meliputi :

a) Teliti, cermat, tekun, cekatan, rapi

b) Jujur, loyal, kreatif

c) Disiplin

d) Dapat dipercaya,

e) Dapat menyimpanan rahasia

f) Kreatif-inovatif

2. Keterampilan sosial:

a) Berkomunikasi

b) Bekerjasama

c) Melayani

IV. Tujuan Pembelajaran

A. Kognitif

1. Produk

a) Siswa dapat menjelaskan prosedur penyimpanan arsip dengan mengerjakan soal sebagaimana soal pada LP 1 : Produk sesuai dengan kunci jawaban.

b) Siswa dapat mendeskripsikan sistem penyimpanan arsip dengan mengerjakan soal sebagaimana soal pada LP 1: Produk sesuai kunci jawaban

c) Siswa dapat menjelaskan prosedur penemuan kembali arsip secara cepat dan tepat dengan mengerjakan soal sebagaimana soal pada LP 1 : produk sesuai dengan kunci jawaban.

2. Proses

Disediakan seperangkat warkat dan map penyimpanan sementara, sehingga siswa dapat melakukan prosedur penyimpanan arsip dengan langkah-langkah yang benar sesuai dengan rincian tugas kinerja yang ditentukan di LP 2. Proses meliputi:

a) mengindeks,

b) memberi kode,

c) menyortir,

d) mengurutkan dan

e) menyimpan.

B. Psikomotor

Disediakan warkat dan peralatan pengarsipan meliputi: alat tulis, paper klip, map, perforator, dan stapler. Siswa dapat melakukan proses penyimpanan arsip sesuai prosedur penyimpanan dengan cepat dan tepat. Siswa melaksanakan tugas ini sesuai dengan tugas kinerja yang ditentukan pada LP 3 Psikomotor.

C. Afektif

1. Karakter :

Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa. Siswa dinilai membuat kemajuan dalam menunjukkan karakter arsiparis yang teliti, cermat, tekun, cekatan, rapi, jujur, loyal, kreatif, disiplin, dapat dipercaya, dapat menyimpanan rahasia, kreatif-inovatif sesuai dengan LP 4 : Pengamatan Perilaku berkarakter.

2. Keterampilan sosial :

Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa. Siswa dinilai membuat kemajuan dalam menunjukkan perilaku keterampilan sosial dalam menyumbang ide atau berpendapat, mampu menjaga rahasia, melayani permintaan penemuan kembali arsip, dan berperan aktif dalam proses penanganan dan penemuan kembali arsip sesuai dengan LP 5: Keterampilan sosial.

V. Model dan Metode Pembelajaran

Model Pembelajaran: Model Pembelajaran Kooperatif (MPK)

Metode Pembelajaran: Tugas proyek berupa simulasi penanganan arsip dikombinasikan dengan inquiry.

VI. Bahan

· Lembar Kerja 1, 2, 3

VII. Alat dan Media

1. Alat terdiri dari :

· 10 (sepuluh) set perangkat praktek yang masing-masing berisi 10 sampai dengan 15 surat,

· Alat Tulis Kantor (ATK),

· Peralatan penyimpanan arsip,

· LCD dan Laptop

2. Media terdiri dari Slide tentang :

· Sistem Subjek dan Kronologis

· Prosedur penyimpanan dan penemuan kembali arsip (Sistem Subjek dan Kronologis)

VIII. Proses Belajar Mengajar

A. Pendahuluan

Kegiatan

Penilaian oleh Pengamat

1

2

3

4

1. Mengkomunikasikan tujuan pembelajaran produk, proses, psikomotor, keterampilan sosial, dan karakter. Siswa dapat mengemukakan pengertian system kearsipan, kreteria system kearsipan yang efektif, prosedur penyimpanan arsip, dan metode-metode penyimpanan arsip .

Guru meminta siswa untuk menyampaikan tentang surat apasaja yang biasanya masuk dalam sebuah organisasi. Semua siswa menyebutkan jenis surat masuk dalam perusahaan sesuai pengetahuan mereka.

2. Guru menunjukkan contoh surat-surat masuk yang ada dalam perusahaan dilanjutkan dengan penelaahan perihal dan tanggal surat. Guru menghubungkan perihal-perihal dan tanggal surat tersebut dengan pengelolaan arsip sistem subjek dan kronologis.

B. Inti

Kegiatan


1

2

3

4

Penggalan 1

a. Siswa mendiskusikan pengertian, daftar klasifikasi subjek, macam alat bantu dan perlengkapan kearsipan sistem subjek dan kronologis. (Fase 1 MPK)

b. Guru memberikan informasi tentang pengertian, daftar klasifikasi subjek, macam alat bantu dan perlengkapan kearsipan sistem subjek dan kronologis. Guru membagikan satu LKS 1 tiap Kelompok . (Fase 2 MPK)

c. Siswa mendiskusikan prosedur penyimpanan dan penemuan kembali arsip sistem subjek dan kronologis. (Fase 3 MPK)

d. Guru menginformasikan prosedur penyimpanan dan penemuan kembali arsip sistem subjek dan kronologis. Guru membagikan LKS 2 dan siswa mengisi LKS yang telah diberikan.

e. Memberi tugas kelompok kepada siswa untuk melakukan prosedur penataan arsip yang efektif, berupa sekumpulan warkat acak

f. Meminta siswa untuk melakukan prosedur pengelolaan arsip mulai dari mengindeks, memberi kode, menyortir, mengurutkan, dan menyimpan arsip dengan sistem subjek dan kronologis dengan benar. (Fase 4 MPK)

g. Melakukan evaluasi formatif dengan asesmen kinerja psikomotor dengan cara meminta siswa menunjukkan hasil pengelolaan arsip.

Penggalan 2

a. Mengorganisasikan siswa dalam kelompok-kelompok kooperatif . Setiap kelompok terdiri dari 2 – 3 siswa, untuk mendiskusikan kelebihan dan kekurangan masing-masing sistem dan organisasi yang bagaimanakah yang cocok untuk penggunaan masing-masing sistem tersebut.

b. Membimbing siswa mengerjakan LKS 3 tentang kelebihan dan kelemahan serta jenis organisasi yang cocok menggunakan masing-masing sistem tersebut. (Fase 4 MPK)

c. Salah satu kelompok mempresentasikan hasil diskusinya dan kelompok lain menambahkan jika ada hal yang belum disampaikan oleh kelompok yang berpresentasi.

d. Melakukan evaluasi atau pengamatan tentang perilaku siswa sesuai yang tercantum dalam format pengamatan keterampilan sosial siswa.

Penggalan 4

a. Membimbing kelompok berkomunikasi untuk menyampaian pendapat dalam menarik kesimpulan dengan mengacu pada Lembar Kerja.

b. Memberikan penghargaan kepada individu dan kelompok yang berkinerja baik dan amat baik dalam kegiatan belajar mengajar tersebut.

C. Penutup

Kegiatan


1

2

3

4

Menutup pelajaran dengan membimbing siswa membuat rangkuman dan memberi Pekerjaan Rumah

X. Sumber Pembelajaran

1. LKS 1 : Pengertian, daftar klasifikasi subjek, macam alat bantu dan perlengkapan kearsipan sistem subjek dan kronologis

2. LKS 2 : Prosedur penyimpanan dan penemuan kembali arsip sistem subjek dan kronologis

3. LKS 3 : Kelebihan, kelemahan, dan jenis organisasi yang cocok menggunakan masing-masing sistem tersebut.

4. Kunci LKS 1, 2, 3

5. LP 1 : Produk

6. LP 2 : Proses

7. LP 3 : Psikomotor

8. LP 4 : Pengamatan Perilaku Berkarakter

9. LP 5: Pengamatan Keterampilan Sosial

10. Tabel Spesifikasi Penilaian

11. Silabus

12. Modul

13. Media Slide Power Point

Daftar Pustaka

BSNP (Badan Standar Nasional Pendidikan). 2007. Model Silabus dan Rencana Pelaksanaan

Pembelajaran. Publikasi Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan

Menengah.

Sri, Endang. 2009. Modul Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan. Jakarta: Erlangga.

Susilowati. 2011. Modul Administrasi Perkantoran. Jakarta: Mediatama

Nama/Kelompok _______________________ Kelas: _________ Tgl: _______________

Lembar Kerja Siswa 1 : Sistem Subjek dan Kronologis

Tujuan :

1. Memahami tentang pengertian penyimpanan arsip sistem subjek dan kronologis.

2. Memahami pengertian serta tujuan pembuatan daftar klasifikasi subjek.

3. Menyebutkan dan memahami perlengkapan serta peralatan arsip sistem subjek dan kronologis.

4. Menyusun daftar klasifikasi subjek dan menginterpretasikannya.

Alat :

1. Alat tulis

2. Buku catatan kecil

Rumusan Masalah :

1. Apa yang dimaksud dengan penyimpanan arsip sistem subjek dan kronologis?

2. Perlengkapan dan peralatan apasaja yang diperlukan dalam penyimpanan arsip sistem subjek dan kronologis?

Langkah – langkah :

1. Mendefinisikan dengan bahasa sendiri tentang arti/makna sistem subjek dan kronologis dan aplikasinya dalam perusahaan.

2. Mendiskusikan perlengkapan dan alat bantu sistem kearsipan subjek dan kronologis.

3. Mendiskusikan daftar klasifikasi dan menginterpretasikan maksud dari dafar klasifikasi tersebut.

Analisis :

1. Menurut pendapat anda, apa yang dimaksud dengan penyimpanan arsip sistem subjek dan kronologis ?

Jawab :

2. Apa yang anda ketahui tentang daftar klasifikasi subjek ?

Jawab :

3. Sebutkan tujuan pembuatan daftar klasifikasi subjek !

Jawab :

4. Apa maksud dari daftar klasifikasi berikut.

KEUANGAN

A.1 Upah dan Gaji

A.2 Pajak

A.3 Kredit

Jawab :

Kunci Lembar Kerja 1 : Sistem Subjek dan Kronologis

1. Menurut pendapat anda, apa yang dimaksud dengan penyimpanan arsip sistem subjek dan kronologis ?

Jawab: Penyimpanan arsip sistem subjek adalah sistem penyimpanan arsip yang menggunakan dasar isi pokok atau perihal surat untuk penyimpanan dan penemuan kembali warkat. Penyimpanan arsip sistem kronologis adalah sistem kearsipan yang mana arsip disimpan berdasarkan tanggal, bulan dan tahun.

2. Apa yang anda ketahui tentang daftar klasifikasi subjek ?

Jawab: Daftar klasifikasi adalah arsip daftar yang berisikan tentang pengelompokkan arsip berdasarkan masalah secara sistematis dan logis, serta disusun berjenjang dengan tanda khusus yang berfungsi sebagai kode.

3. Sebutkan tujuan pembuatan daftar klasifikasi subjek !

Jawab: a. Agar istilah-istilah yang digunakan untuk pengelompokkan dokumen dapat dibuat tetap dan seragam.

b. Semua arsip yang bersubjek sama akan dapat berkumpul pada tempat yang sama, dan arsip yang subjeknya saling bersangkutan akan diletakkan berdasarkan.

c. Mengusahakan agar pada saat penemuan kembali, arsip dapat ditemukan secara mudah, cepat dan tepat.

4. Apa maksud dari daftar klasifikasi berikut.

KEUANGAN

A.1 Upah dan Gaji

A.2 Pajak

A.3 Kredit

Jawab: Maksud dari daftar klasifikasi subjek tersebut adalah KEUANGAN sebagai masalah utama yang mana biasanya digunakan sebagai kode laci. Upah dan Gaji, Pajak, dan kredit adalah submasalah dari masalah utama keuangan. Ini biasanya digunakan sebgai kode guide dalam laci filling cabinet atau bisa juga langsung sebagai kode dari hanging folder, tergantung dari organisasi tersebut.


Lembar Kerja Siswa 2

Prosedur Penyimpanan dan Penemuan Kembali Arsip

Tujuan :

1. Menyebutkan dan memahami prosedur kearsipan sistem subjek dan kronologis.

2. Mempraktekkan penyimpanan arsip sistem subjek dan kronologis sesuai prosedur penanganan arsip

3. Bekerja secara teliti, cermat, rapi, dan cepat dalam proses pengarsipan warkat.

Alat :

1. Alat tulis

2. Buku catatan kecil

3. 10-15 surat untuk diarsip

4. Perangkat penyimpanan arsip

Rumusan Masalah :

Bagaimana prosedur penyimpanan dan penemuan kembali arsip sistem subjek dan kronologis ?

Langkah Kerja

1. Mendiskusikan prosedur penyimpanan dan penemuan kembali arsip sistem subjek dan kronologis.

Setelah siswa memahami penyimpanan dan penemuan kembali arsip, siswa diminta untuk menerapkan pengetahuan yang sudah dimiliki tentang prosedur penyimpanan arsip yang dilanjutkan dengan menyimpan arsip dengan menerapkan salah satu sistem penyimpanan arsip yang ada.

Dengan menggunakan sistem subjek dan kronologis simpanlah arsip yang ada dihadapan anda dengan mengikuti langkah-langkah berikut:

a. Membaca surat untuk mengetahui hal surat, nomer surat, pengirim surat, sebagai dasar penyimpanan surat

b. Mengindeks surat

c. Mmberi kode surat untuk penyimpanan

d. Menyortir surat

e. Mengurutkan surat

f. Menyimpan arsip berdasarkan sistem/metode penyimpanan yang digunakan.

Analisis :

1. Bagaimanakah prosedur penyimpanan arsip sistem subjek dan kronologis agar arsip tersebut mudah ditemukan pada saat dibutuhkan ?

Jawab:

2. Bagaimanakah prosedur penemuan kembali arsip sistem subjek dan kronologis agar arsip tersebut mudah ditemukan pada saat dibutuhkan ?

Jawab:

KUNCI JAWABAN LKS 2

PENYIMPANAN DAN PENEMUAN KEMBALI ARSIP

1. Bagaimanakah prosedur penyimpanan arsip sistem subjek dan kronologis agar arsip tersebut mudah ditemukan pada saat dibutuhkan ?

Jawab: prosedur penyimpanan sistem subjek dan kronologis hampir sama dimulai dari memeriksa, mengindeks, mengode, menyortir, dan menempatkan. Namun untuk sistem subjek perlu dibuatkan daftar klasifikasi subjek agar arsip dapat disimpan dengan baik dan pada tempat yang tepat.

a. Memeriksa: pengecekan apakah surat telah mendapatkan release mark (perintah menyimpan arsip)

b. Mengindeks: proses menentukan kata-tangkap (caption) suatu surat atau dokumen untuk kepentingan penyimpanan.

c. Mengode: memberi tanda pada surat dengan cara menuliskan kata-kata tertentu di atas kertas surat bersangkutan dengan tulisan tangan.

d. Menyortir: Penyortiran perlu dilakukan bila surat yang akan disimpan jumlahnya cukup banyak. Hal ini berguna untuk memudahkan pekerjaan penempatan di tempat penyimpanan.

e. Menempatkan: Surat-surat ditempatkan sesuai dengan kode surat dan kode tempat penyimpanan.

2. Bagaimanakah prosedur penemuan kembali arsip sistem subjek dan kronologis agar arsip tersebut mudah ditemukan pada saat dibutuhkan ?

Jawab: Prosedur penemuan arsip sistem subjek adalah sebagai berikut.

a. Tentukan subjek dari surat yang dicari.

b. Menentukan indeks subjek surat kemudian diindeks dengan cara mencocokkan subjek surat dengan daftar klasifikasi subjek.

c. Menentukan kode surat.

d. Mencari arsip pada tempat penyimpanan.

e. Mengambil arsip jika arsip memang benar arsip yang dicari.

f. Memberikan arsip pada peminjam.

g. Menyimpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file.

Prosedur penemuan kembali arsip sistem kronologis adalah sebagai berikut.

a. Menentukan identitas surat berupa tanggal surat tersebut dibuat.

b. Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon pinjaman (out slip) bila yang di pinjam satu lembar arsip.

c. Menyerahkan arsip kepada peminjamnya.


LKS 3 : Perbedaan Sistem Subjek dan Kronologis

Tujuan :

1. Menyimpulkan perbedaan, kelebihan dan kelemahan sistem subjek dan kronologis dari praktek yang telah dilakukan.

2. Memahami kecocokan penggunaan sistem subjek dan kronologis dalam sebuah organisasi tertentu.

Alat :

1. Alat tulis (pulpen, kertas)

2. Catatan kecil

Langkah Kerja :

1. Mendiskusikan perbedaan, kelebihan dan kelemahan sistem subjek dan kronologis dari praktek yang telah dilakukan dan referensi-referensi lain (buku, internet, dll)

2. Mendiskusikan dan menganalisis kecocokan penggunaan masing-masing sistem tersebut untuk organisasi.

Analisis

Isilah tabel-tabel di bawah ini dengan benar.

PERSAMAAN DAN PERBEDAAN

PERSAMAAN

PERBEDAAN

SISTEM SUBJEK

SISTEM KRONOLOGIS

SISTEM SUBJEK

KELEBIHAN

KELEMAHAN

SISTEM KRONOLOGIS

KELEBIHAN

KELEMAHAN

INSTANSI/ORGANISASI YANG COCOK MENGGUNAKAN

SISTEM SUBJEK

SISTEM KRONOLOGIS

Kunci LKS 3 : Perbedaan Sistem Subjek dan Kronologis

Isilah tabel-tabel di bawah ini dengan benar.

PERSAMAAN DAN PERBEDAAN

PERSAMAAN

PERBEDAAN

SISTEM SUBJEK

SISTEM KRONOLOGIS

a. Memiliki prosedur penyimpanan yang sama mulai dari memeriksa, mengindeks, mengode, menyortir, dan menempatkan.

b. Memiliki perlengkapan dan alat bantu kearsipan yang sama.

a. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip menggunakan pokok masalah dari arsip tersebut.

b. Memerlukan daftar klasifikasi subjek.

a. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip menggunakan tanggal, bulan dan tahun dari arsip tersebut.

b. Sistem disimpan sesuai tanggal masuk tersebut tanpa memperhatikan pokok arsip.

SISTEM SUBJEK

KELEBIHAN

KELEMAHAN

a. Arsip yang saling berhubungan berada pada tempat yang sama atau berdekatan.

b. Memudahkan arsiparis dalam menemukan kembali arsip karena adanya daftar klasifikasi yang telah dibuat.

c. Dapat dikombinasikan dengan sistem kearsipan yang lain.

a. Memerlukan tenaga arsiparis yang handal untuk melaksanakan sistem ini.

b. Diperlukan pembuatan daftar klasifikasi subjek yang baik terlebih dahulu.

SISTEM KRONOLOGIS

KELEBIHAN

KELEMAHAN

a. Pengarsipan surat didasarkan pada tanggal, jadi tidak perlu melihat hal-hal yang lain dalam surat.

b. Tidak perlu menggunakan daftar klasifikasi terlebih dahulu sebelum mengarsip surat.

c. Cepat dalam penempatan arsip.

a. Apabila surat tidak dilengkapi dengan tanggal maka akan sedikit membuat masalah kecil.

b. Tidak dapat dikombinasikan dengan sistem yang lain karena sistem ini berdiri sendiri.

INSTANSI/ORGANISASI YANG COCOK MENGGUNAKAN

SISTEM SUBJEK

SISTEM KRONOLOGIS

· Perusahaan besar yang memiliki banyak divisi.

· Sekolah

· Dinas Pendidikan

· Perusahaan yang memiliki tingkat surat menyurat minim

· Bagian keuangan perusahaan

Nama :Kelas : Tanggal :

LEMBAR PENILAIAN (LP) 1: PRODUK

1. Apa yang dimaksud dengan Sistem Subjek dan Sistem Kronologis?

2. Apa saja perlengkapan dan alat bantu Sistem subjek dan Kronologis? Sebutkan dan beri penjelasan!

3. Jelaskan langkah-langkah penyimpanan dan penemuan kembali arsip Sistem Subjek!

4. Jelaskan langkah-langkah penyimpanan dan penemuan kembali arsip Sistem Kronologis!

5. Langkah apa yang harus dilakukan arsiparis bila suatu surat yang akan dipinjam tidak diketahui subjeknya? (Menggunakan pengarsipan sistem subjek)

Kunci LP 1 : Produk

1. Apa yang dimaksud dengan Sistem Subjek dan Sistem Kronologis?

Jawab: Sistem subjek adalah sistem penyimpanan arsip yang menggunakan dasar isi pokok atau perihal surat untuk penyimpanan dan penemuan kembali warkat. Sistem kronologis adalah sistem kearsipan yang mana arsip disimpan berdasarkan tanggal, bulan dan tahun.

2. Apa saja perlengkapan dan alat bantu Sistem Subjek dan Kronologis? Sebutkan dan beri penjelasan!

Jawab:

Perlengkapan Sistem Subjek adalah

a. daftar klasifikasi: arsip daftar yang berisikan tentang pengelompokkan arsip berdasarkan masalah secara sistematis dan logis, serta disusun berjenjang dengan tanda khusus yang berfungsi sebagai kode. Terdiri dari masalah utama, submasalah, dan subsubmasalah.

b. kartu indeks: kartu yang berisi identitas suatu arsip, berukuran 12,5 cm x 7,5 cm. Setiap arsip dibuatkan kartu indeks, jadi tidak ada arsip yang tidak memiliki kartu indeks.

c. lembar pinjam arsip: lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip. Lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3, lembar yang pertama diletakkan pada tempat surat yang dipinjam, lembar kedua diberikan kepada peminjam arsip, dan lembar ketiga diletakkan dalam tickler file sebgai pengingat.

d. kartu tunjuk silang: petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan arsip yang berfungsi untuk menunjukkan tempat map dari suatu dokumen atau arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukkan, berukuran 12,5 cm x 7,5 cm.

Alat bantu Sistem Subjek adalah sebagai berikut.

a. filling cabinet: Kebutuhan filling cabinet ini disesuaikan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat. Satu laci filling cabinet dapat memuat satu masalah utama.

b. Guide: sekat pembatas. Jika satu laci memuat satu masalah utama, maka jumlah guide yang dibutuhkan sebanyak jumlah sub masalah ditambah dengan sub-sub masalah. Jika satu laci memuat satu sub masalah, maka jumlah guide yang digunakan sebanyak jumlah sub-sub masalah.

c. hanging folder: map gantung tempat menyimpan arsip. Hanging folder yang dibutuhkan sebanyak jumlah sub-sub masalah, atau sebanyak jumlah masalah yang ada pada tingkatan terakhir.

d. rak sortir: Rak sortir diperlukan untuk menyortir surat berdasarkan subjek. Jumlah subjek yang ada dapat dijadikan dasar untuk menentukan berapa banyak alat sortir yang digunakan.

Perlengkapan Sistem Kronologis adalah sebagai berikut.

a. kartu indeks: kartu yang berisi identitas suatu arsip, berukuran 12,5 cm x 7,5 cm. Setiap arsip dibuatkan kartu indeks, jadi tidak ada arsip yang tidak memiliki kartu indeks.

b. lembar pinjam arsip: lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip. Lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3, lembar yang pertama diletakkan pada tempat surat yang dipinjam, lembar kedua diberikan kepada peminjam arsip, dan lembar ketiga diletakkan dalam tickler file sebgai pengingat.

c. kartu tunjuk silang: petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan arsip yang berfungsi untuk menunjukkan tempat map dari suatu dokumen atau arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukkan, berukuran 12,5 cm x 7,5 cm.

Alat bantu Sistem Kronologis adalah sebagai berikut.

a. filling cabinet: Kebutuhan filling cabinet ini disesuaikan dengan kebutuhan. Setiap laci digunakan sebagai tahun.

b. Guide: sekat pembatas. Jika satu laci memuat 1 tahun maka didalamnya terdapat 12 guide yaitu bulan Januari sampai dengan Desember.

c. hanging folder: map gantung tempat menyimpan arsip. Hanging folder yang dibutuhkan sebanyak tanggal yang ada yaitu 1 sampai dengan 31.

d. rak sortir: Rak sortir diperlukan untuk menyortir surat.

3. Jelaskan langkah-langkah penyimpanan dan penemuan kembali arsip Sistem Subjek!

Jawab:

Langkah-langkah penyimpanan arsip Sistem Subjek adalah sebagai berikut.

a. Memeriksa: pengecekan apakah surat telah mendapatkan release mark (perintah menyimpan arsip). Ini dapat dilihat apakah arsip telah diberi tanda dengan kata-kata dep, arsip, atau simpan.

b. Mengindeks: proses menentukan kata-tangkap (caption) suatu surat atau dokumen untuk kepentingan penyimpanan. Kata tangkap yang digunakan adalah pokok permasalahan surat.




Langkah-langkah penemuan kembali arsip Sistem Subjek adalah sebagai berikut.

a. Tentukan subjek dari surat yang dicari.

b. Menentukan indeks subjek surat kemudian diindeks dengan cara mencocokkan subjek surat dengan daftar klasifikasi subjek.

c. Menentukan kode surat.

d. Mencari arsip pada tempat penyimpanan.

e. Mengambil arsip jika arsip memang benar arsip yang dicari.

f. Memberikan arsip pada peminjam.

g. Menyimpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file.

4. Jelaskan langkah-langkah penyimpanan dan penemuan kembali arsip Sistem Kronologis!

Jawab:

Langkah-langkah penyimpanan arsip Sistem Kronologis adalah sebagai berikut.

a. Memeriksa: pengecekan apakah surat telah mendapatkan release mark (perintah menyimpan arsip). Ini dapat dilihat apakah arsip telah diberi tanda dengan kata-kata dep, arsip, atau simpan.

b. Mengindeks: proses menentukan kata-tangkap (caption) suatu surat atau dokumen untuk kepentingan penyimpanan. Kata tangkap yang digunakan adalah tanggal dari surat tersebut. Bisa tanggal surat yang tertera dalam surat atau tanggal diterimanya surat pada unit kearsipan, ini tergantung kebijakan perusahaan.




Langkah-langkah penemuan kembali arsip sistem kronologis adalah sebagai berikut.

a. Menentukan identitas surat berupa tanggal surat tersebut dibuat.

b. Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon pinjaman (out slip) bila yang di pinjam satu lembar arsip.

c. Menyerahkan arsip kepada peminjamnya.

5. Langkah apa yang harus dilakukan arsiparis bila suatu surat yang akan dipinjam tidak diketahui subjeknya? (Menggunakan pengarsipan sistem subjek)

Jawab:

a. Tentukan nama orang/badan/perusahaan sebagai identitas surat. Contoh: Andika ingin mencari arsip atas nama Gunawan Wibisono, tetapi dia tidak mengetahui apa sebjek arsip tersebut. Dengan demikian identitas surat tersebut adalah Gunawan Wibisono.

b. Indekslah nama tersebut. Indeks dari Gunawan Wibisono adalah Wibisono, Gunawan.

c. Tentukan kodenya yaitu Wi.

d. Carilah kartu indeks pada laci cardex yang berkode W, di belakang guide Wi.

e. Lihatlah kode surat yang tertera pada kartu indeks.

f. Cocokkan kode tersebut dengan daftar klasifikasi subjek.

g. Cari arsip tersebut pada laci yang tertera pada kartu indeks tersebut.

h. Ambil arsip tersebut jika memang benar arsip yang dicari dan tukar dengan lembar pinjam arsip, lembar 1.

i. Serahkan arsip pada peminjam berikut lembar pinjam arsip, lembar 2.

j. Simpan lembar pinjam arsip, lembar 3 pada tickler file.

LEMBAR PENILAIAN 2: PROSES

Proses :

Melaksanakan praktek prosedur penyimpanan arsip secara sistematis untuk efisiensi penyimpanan arsip dan efisiensi penemuan kembali arsip yang meliputi kegiatan:

a. mengindeks,

b. memberi kode,

c. menyortir,

d. mengurutkan dan

e. menyimpan.

Prosedur :

1. Siapkan seperangkat warkat yang didukung Alat tulis kantor yang ada.

2. Tugasi siswa untuk mengelola arsip berdasarkan jenis dan metode yang telah dipelajari di awal penjelasan teori.

3. Siswa melakukan menajemen kearsipan berdasarkan prosedur dan metode yang ada secara efektif.

4. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format Asesmen kinerja dibawah ini

5. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan

6. Siswa diijinkan mangakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini.

Format Asesmen Kinerja Proses

No

Rincian Tugas Kinerja

Skor Maksimum

Skor Asesmen

Oleh siswa sendiri

Oleh guru

1.

Persiapan:

- Kemampuan melakukan klasifikasi

- Kemampuan mengurutkan proses

10

10

2

Prosedur pengindekan

Ketelitian

Kecermatan

Kebenaran

Kecepatan

5

5

5

5

3.

Prosedur memberi kode

Ketelitian

Kecermatan

Kebenaran

Kecepatan

5

5

5

5

4

Prosedur mengurutkan

Ketelitian

Kecermatan

Kebenaran

Kecepatan

5

5

5

5

5.

Prosedur menyimpan

Ketelitian

Kecermatan

Kebenaran

Kecepatan

5

5

5

5

Jumlah

100

Malang, 2014

SiswaGuru

(........................................)(........................................)

Dosen Pembimbing,

(........................................)

LEMBAR PENILAIAN 3: PSIKOMOTOR

Prosedur :

1. Disediakan peralatan warkat dan ATK lengkap sebanya 5 set untuk lima kelompok

2. Tugasi siswa melakukan prosedur penyusunan arsip.

3. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format asesmen kinerja dibawah ini.

4. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan.

5. siswa diijinkan mengakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini.

Format Asesmen Kinerja Psikomotor

No

Rincian Tugas Kinerja

Skor Maksimum

Skor Asesmen

Oleh siswa sendiri

Oleh guru

1

Menyiapkan rangkaian prosedur penataan arsip

20

2.

Mengidentifikasikan kemampuan kerjasama dalam kelompok

20

3

Mengidentifikasi hal-hal yang penting untuk diperhatikan dan dilaksanakan dalam prosedur penyimpanan arisip

20

4

Mengidentifikasikan ketrampilan yang ada dalam prosedur penyusunan arsip.

20

5

Mengindentifikasikan kerapian dalam mengindeks sampai menyimpan

20

J u m l a h

100

Malang, 2014

SiswaGuru

(........................................)(........................................)

LP 4: Format Pengamatan Perilaku Berkarakter

Siswa: Kelas: Tanggal:

Petunjuk:

Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, beri penilaian atas perilaku berkarakter siswa menggunakan skala berikut ini:

D = Memerlukan C = Menunjukkan B = Memuaskan A = Sangat

perbaikan kemajuan baik

Format Pengamatan Perilaku Berkarakter

No

Rincian Tugas Kinerja (RTK)

Memerlukan perbaikan (D)

Menunjukkan kemajuan (C)

Memuaskan (B)

Sangat baik (A)

1

Teliti,cermat, tekun, cekatan, dan rapi

2

Jujur

3

Loyal

4

Disiplin

5

Dapat dipercaya

6

Dapat menyimpanan rahasia

7

Kreatif-inovatif

Malang, 2014

Pengamat

(.....................................................)

LP 5 : Format Pengamatan Keterampilan Sosial

Siswa: Kelas: Tanggal:

Petunjuk:

Untuk setiap keterampilan sosial berikut ini, beri penilaian atas keterampilan sosial siswa itu menggunakan skala berikut ini:

D = Memerlukan C = Menunjukkan B = Memuaskan A = Sangat

perbaikan kemajuan baik

Format Pengamatan Keterampilan Sosial

No

Rincian Tugas Kinerja (RTK)

Memerlukan perbaikan (D)

Menunjukkan kemajuan (C)

Memuaskan (B)

Sangat baik (A)

1

berkomunikasi

2

bekerjasama (berperan aktif)

3

melayani

Malang, 2010

Pengamat

(…………………....................)

kel11administrasihh.files.wordpress.com · Web viewPERANGKAT RPP SMK MENENTUKAN SISTEM KEARSIPAN...

Documents

Transcript of kel11administrasihh.files.wordpress.com · Web viewPERANGKAT RPP SMK MENENTUKAN SISTEM KEARSIPAN...