Arti Kearsipan dan Sistem Pengarsipan Berdasarkan Geografis (Wilayah)

1. Pengertian Kearsiapan

Secara etimologi (Ilmu asal usul kata) ARSIP berasal dari bahasa yunani yaitu ARCHEA kemudian berubah menjadi ARCHEON yang berarti catatan atau dokumen mengenai masalah pemerintah. Dan FELUM (latin) berarti bendel/kumpulan dari warkat atau dokumen. Bukti-bukti kegiatan kantor didalam Ilmu Kearsipan dinamakan arsip. Proses pekerjaan yang berhubungan dengan pengelolaan arsip disebut dengan kearsipan atau filling.

Sedangkan menurut Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009 mengenai Kearsipan, beberapa pengertian mengenai arsip dan kearsipan telah terangkum di dalam Bab I Ketentuan Umum Pasal 1.Berikut ini pengertian arsip dan kearsipan menurut UU No. 43 Tahun 2009:

1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.4. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.5. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.6. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.7. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.8. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.9. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs The Liang Gie:Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai seseuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan lembaran-lembaran tulisan.Catatan tertulis yang disebut warkat harus memnyuai 3 (tiga) syarat yaitu:(1) disimpan secara berencana dan teratur(2) mempunyai sesuatu kegunaan, dan ;(3) dapat ditemukan kembali secara tepat.

Tujuan Kearsipan1. Supaya arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.2. Jika diperlukan dapat ditemukan dengan cepa dan tepat.3. Menghilangkan pemborosan waktu dan tenaga.4. Penghematan tempat penyimpanan.5. Menjaga rahasia arsip.6. Menjaga kelestarian arsip.7. Menyelamatkan pertanggung jawaban perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.

Asas KearsipanAsas kearsipan ada 3 macam, yaitu:1.Asas SentralisasiAsas Sentralisasi adalah penyelenggaraan/penanganan arsip dilakukan dengan cara di pusatkan ke satu unit yang khusus menangani tentang arsip.Keuntungan asas Sentralisasi:1. Pengawasan akan lebih efektif dan efisien.2. Penghematan dalam biaya, alat maupun sarana lainnya.

Kelemahan asas Sentralisasi:1. Jika dalam waktu bersamaan tiap unit membutuhkan arsip akan kesulitan terpenuhi dalam waktu cepat.2. Prosedur di pusat belum tentu sama dengan yang ada di masing-masing unit.

2.Asas DesentralisasiAsas Desentralisasi adalah cara penanganan arsip dengandisebarkan/dideledasikan/ditimpahkan ke masing-masing unit yang ada dalam organisasi.Keuntungan asas Desentralisasi:1. Tiap unit yang ada dalam organisasi bebas menerapkan sistem kearsipan yang diinginkan.2. Pengawasan arsip tiap-tiap unit lebih mudah.Kelamahan asas Desentralisasi:1. Pimpinan unit sedikit kehilangan waktu karena untuk menangani arsip.2. Tidak dapat menghemat tenaga, alat maupun sarana lain untuk menyimpan arsip.3.Asas GabunganAsas Gabungan adalah penyelenggaraan kearsipan dengan memadukan kebaikan asas sentralisasi dengan kebaikan asas desentralisasi.

Fungsi ArsipMenurut Drs. Anhar, fungsi arsip dari segi kegiatan yang dilakukan adalah:1. Sebagai alat penyimpanan warkat.2. Sebagai alat bantuan perpustakaan.3. Penyimpanan warkat-warkat keputusan yang telah diambil, kadang-kadang merupakan bantuan yang berguna bagi pejabat dalam menentukan kebijaksanaan perusahaan.4. Kearsipan berarti menhimpan secara teratur tetap warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaan.

Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Pasal 2, fungsi arsip dibedakan menjadi:1. Fungsi dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsng dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelanggaraan keidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelanggaraan administrasi negara.2. Fungsi statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, majpun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

Macam-macam sistem kearsipan Sistem Abjad (Alphabetical Filing System) Sistem Kronologis (Cronologis Filing Sistem) Sistem Geografis (Geograpich Filing Sistem) Sistem Subjek (Subject Filing System) Sistem Nomor (Numeric Filing System)

2.Sistem Geografis / WilayahSistem Geografis atau wilayahadalahsuatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.

Berdasarkan dengan kebutuhan sistem geografis dapat dikelola menurut 3 (tiga) tingkatan yaitu menurut nama negara, nama pembagian wilayah administrasi negara, dan nama pembagian wilayah administrasi khusus. Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal.

Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini- Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah; filling cabinet, guide, folder, dan kartu kendali (indeks).- Penyimpanan surat melalui prosedur

a. Melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan.b. Membaca suratc. Memberi kode suratd. Mencatat surat pada kartu kendali(indeks)e. Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masingf. Menyimpan suratg. Menyimpan kartu kendali(indeks)Filing sistem wilayah/geografi adalah suatu filing arsip melalui pengklasifikasian surat/warkat berdasarkan wilayah dengan berpedoman kepada daerah atau alamat surat. Sistem ini banyak di pakai oleh kantor atau instasi yang mempunyai cabang/perwakilan di beberapa darah.

Kelebihan sistem wilayah ini antara lain sebagai berikut :1.Mudah mencari keterangan bila letak wilayah telah di ketahui2.Merupakan tindakan penyimpanan langsung

Kelemahanya antara lain :1.Kemungkinan besar terjadi salah penyimpanan, apabila petugas tidak memiliki wawasan/pengetahuan tentang geografi.2.Harus mengetahui letak geografi/wilayah meskipun dalam surat tidak dicantumkan secara lengkap.3.Perlu adanya guidance/ semacam buku petunjuk yang menggambarkan batas-batas wilayah yang menjadi wewenang dan tanggung jawab masing-masing cabangatau perwakilan.

a. Menyusun Daftar KlasifikasiDaftar klasifikasi disusun berdasarkan pembagian wilayah. Pembagian wilayah ini dapat mengikuti pembagian wilayahpemerintahan seperti ; propinsi/daerah tingkat 1,kota/kabupaten daerah tingkat 2,dan seterusnya. Pada sistem ini , surat masuk maupun keluar yang alamatnya dalam satu wilayah yang sama dengan suatu surat atau wakat lainnya, dapat disimpan dalam bersama-samasatu berkas atau tempat penyimpanan

Contoh daftar klasifikasi :A. B. SUMATERA A.1. SUMATERA BARATA.1.1.BUKIT TINGGI A.1.2.PADANGA.1.3.PADANG PANJANGA.1.4.PARIAMANA.1.5.PAYAKUMBUHA.1.6.SAWAHLUNTO

A.2. SUMATERA SELATANA.2.1.BATU RAJAA.2.2.MARTAPURAA.2.3.PAGAR ALAMA.2.4.PALEMBANGA.2.5.PRABU MULIH

A.3. SUMATERA UTARAA.3.1. BINJAI A.3.2. DELI SERDANGA.3.3.KABANJAHEA.3.4.KISARANA.3.5.SIBOLGAA.3.6.SIANTARC. JAWAB.1.JAWA BARAT B.1.1.BANDUNGB.1.2.BEKASIB.1.3.BOGORB.1.4.CIREBONB.1.5.SUMEDANG

B.2.JAWA TENGAHB.2.1.PURWODADIB.2.2.PURWOKERTOB.2.3.SEMARANGB.2.4.WONOGIRI

B.3. JAWA TIMURB.3.1.BANYUWANGI B.3.2.BOJONEGOROB.3.3.JEMBERB.3.4.MALANGB.3.6.SURABAYA

A.3.7.SIBOLGA A.3.8.TEBING TINGGI

b. Menyiapkan Peralatan dan Perlengkapan1.Filing kabinet,banyaknya laci di sesuaikan dengan kebutuhan, dari contoh di atas daftar klasifikasi di atas, laci yang harus di sediakan adalah sebanyak 2 buah. Yaitu laci A (SUMATERA) dan laciB(JAWA).

2.Guide,banyaknya lacidi sesuaikan dengan kebutuhan dari contoh di atas daftar klasifikasi di atas, guide yang harus di sediakan adalah sebanyak 6 buah,yaitu masing-masing guide3 buah..

3.Folder,banyaknya lacidi sesuaikan dengan kebutuhan dari contoh di atas daftar klasifikasi di atas,folder yang harus di sediakan adalah sebanyak 50 buah, yaitu masing-masing folder 25 buah.

4.Kartu indeks.Kartuindeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm.

5.Lemari kartuindeks

C.Prosedur Penyimpanan dan Menemuan Kembali1.ProsedurPenyimpananProsedur penyimpanan, antara lain sebagai berikut :

a.Pemberitahuan kode surat : setiap surat yang akan di simpan alamatnya, kemudian cantumkan kode yang sesuai dengan wilayahnya/letak geografisnya berdasarkan daftar klasifikasi(indeks).

b.Mengisi kartuindeks contoh sbb:

Caption: Khan SyahrukHal: Penjualan Rice CookerNomor Surat: 108/EJ/II/2013Tanggal Surat: 13 Juli 2013Kode: A.2.4k

Kode di ambil dari daftar klasifikasi.c.Kode tersebut pada kartu indeks di atas surat tersebut harus di simpan pada lemariAdi belakang Guide 2 Sematera Selatan dan pada folder ke4Palembang.d.Kartu indeks di simpan pada laci P, sesuai dengan kode S yang terterapada tab kartu indeks.

ABCDEFG

HIJKLMN

OPQRSTU

VWXYZ

2.prosedur penemuan kembaliSeperti telah di sampaikan di atas kearsipan sistem wilayah adalah suatu sistem filing arsip melalui pengklasifikasian surat/warkat berdasarkan letak wilayah dengan berpedoman kepada daerah atau alamat surat. oleh karena itu , kode arsip mengacu kepada daftar klasifikasi yang telah di buat.

Penemuan kembali arsip dapat ditempuh dengan prosedur sebagai berikut: 1.Lihat daftar klasifikasi dan carilah kartu indeks 2.Lihat kode penyimpanan pada kartu indeks 3.Berdasarkan pada kode kartu indeks, carilah surat pada laci, Guide dan folder dengan kodenya.

DAFTAR PERLENGKAPAN

1. Filing Cabinet

Tempat penyimpanan warkat warkat atau surat penting dalam sistem kearsipan.

2. Guide

Guide berfungsi untuk membantu petugas dalam maka penyimpanan dan penemuan kembali suatu arsip di antara arsip-arsip yang lain. Penempatan guide yang tepat akan mengurangi waktu yang tersita dalam pencarian huruf/nama yang dibutuhkan.

3. Folder

Di belakang semua guide terdapat folder yang digunakan untuk menyimpan kelompok berkas secara bersama. Folder harus tepat ukuran, baik tingginya maupun lebarnya, agar penyimpanan dapat dilakukan secara efisien.

4. Kartu Indeks

Seseorang biasanya lebih mudah mengingat nama orang/perusahaan sehingga kartu indeks disimpan berdasarkan nama orang/ perusahaan sehingga susunannya diurutkan secara alfabetis.

5. Lemari Kartu Indeks

Kotak tempat penyimpanan kartu indeks agar terkesan lebih rapaidan tidak berantakan.

6. Buku Arsip

Buku yang berisi item-item penting tentang kearsipan. Berfungsi agar mudah untuk mencari atau menemukan suratnya kembali.

7. Daftar Indeks

Didalam sistem kearsipan kita sangat membutuhkun daftar indeks karena daftar indeks sangat berguna dalam pencarian surat.