SISTEM Kearsipan Dinamis.pptx

33
SELAMAT DATANG PESERTA PEMBINAAN TATA NASKAH PERSURATAN DI LINGKUNGAN DINAS PENDIDIKAN PROVINSI DKI JAKARTA TAHUN 2015

Transcript of SISTEM Kearsipan Dinamis.pptx

Page 1: SISTEM Kearsipan Dinamis.pptx

SELAMAT DATANG PESERTA

PEMBINAAN TATA NASKAH PERSURATAN

DI LINGKUNGAN DINAS PENDIDIKANPROVINSI DKI JAKARTA

TAHUN 2015

Page 2: SISTEM Kearsipan Dinamis.pptx

SISTEM PENGELOLAAN KEARSIPAN DINAMIS

DI LINGKUNGAN PEMERINTAHPROVINSI DKI JAKARTA

DISUSUN OLEHDina Anggia M, S.Sos.

BIRO UMUM SETDAPROV DKI JAKARTA2015

Page 3: SISTEM Kearsipan Dinamis.pptx

SISTEM PENGELOLAAN KEARSIPAN DINAMIS

1. PENGORGANISASIAN

2. PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT

3. TATA NASKAH DINAS

4. KLASIFIKASI DAN TATA SIMPAN

5. PENYUSUTAN ARSIP

6. PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN

7. KOMPUTERISASI

8. MIKROFILMISASI

Page 4: SISTEM Kearsipan Dinamis.pptx

1. ORGANISASI KEARSIPAN DINAMIS

( KEP GUBERNUR NO 45 / 2003 )

Page 5: SISTEM Kearsipan Dinamis.pptx

ORGANISASI KEARSIPAN DINAMIS PADA SKPD DAN UKPDA. DISEBUT SATUAN ADMINISTRASI PANGKAL ( SATMINKAL ).

B. SATMINKAL ADALAH SATUAN KERJA ATAU UNIT KERJA YANG MEMILIKI KEWENANGAN PANGKAL DALAM MENGELOLA KEARSIPAN DINAMISNYA ( DAPAT DILIHAT PADA BAGAN SUSUNAN ORGANISASI SERTA TUGAS DAN FUNGSINYA ).

C. SATMINKAL TERDIRI DARI TIGA SEGMEN:• PIMPINAN SATMINKAL• INDUK TATA USAHA ( ITU )• CABANG TATA USAHA ( CTU ) ATAU UNIT PENGOLAH

D. PIMPINAN SATMINKAL, ITU DAN CTU MEMPUNYAI TUGAS, WEWENANG DAN TANGGUNG JAWAB MASING – MASING.

E. CIRI-CIRI 1.ADA JABATAN STRUKTURAL YANG MENANGANI KESEKRETARIATAN /

KETATAUSAHAAN 2. KOP SURAT 3. STEMPEL 4. PENOMORAN SURAT KELUAR

Page 6: SISTEM Kearsipan Dinamis.pptx

TUGAS DAN WEWENANG MASING – MASING SEGMEN DALAM SATMINKAL

NOA.

B.

C.

SEGMENPIMPINAN SATMINKAL

INDUK TATA USAHA

CABANG TATA USAHA

TUGAS DAN WEWENANG1. MENDISPOSISI PERTAMA

SURAT MASUK

2. MENANDATANGANI NASKAH DINAS

3. MEMFASILITASI PENGOLAHAN NASKAH DINAS

4. MENGELOLA ARSIP SATMINKAL

MENGOLAH (MENGONSEP) NASKAH DINAS

KETERANGANDAPAT DILIMPAHKAN

DAPAT DILIMPAHKAN

BERPERAN SEBAGAI TERMINAL DAN SENTRAL

Page 7: SISTEM Kearsipan Dinamis.pptx

PENGORGANISASIAN PENGELOLAAN KEARSIPAN DINAMIS DI SATMINKAL

NOA.

B.

C.

ASPEKPENYUSUNAN BAGAN SUSUNAN ORGANISASI

PENETAPAN PETUGAS

EFEKTIVITAS ORGANISASI

KETERANGAN1. LENGKAP DAN SESUAI KETENTUAN2. KEPUTUSAN PIMPINAN SATMINKAL BERISI:

3. LENGKAP DAN BENAR4. KEPUTUSAN PIMPINAN SATMINKAL

5. PROTAP, PEDOMAN TEKNIS6. FUNGSIONALISASI7. KOORDINASI8. PROFESIONALISME PETUGAS

• SUSUNAN ORGANISASI• URAIAN TUGAS

Page 8: SISTEM Kearsipan Dinamis.pptx

Bagan Susunan Organisasi Kearsipan Dinamis

Pusat Administrasi Daerah

PIMPINAN PUSAT ADMINISTRASIDAERAH

INDUK TATA USAHA DAERAH PEMBINA TEKNIS ADMINISTRASI DAERAH

Sumber : SK Gubernur No 45 TAHUN 2003

Page 9: SISTEM Kearsipan Dinamis.pptx

BAGAN SUSUNAN ORGANISASI KEARSIPAN DINAMIS

PUSAT ADMINISTRASI KOTA / KABUPATEN ADMINISTRASI

PIMPINAN PUSAT ADMINISTRASIKOTA / KABUPATEN ADM

INDUK TATA USAHAKOTA / KABUPATEN ADM

PEMBINA TEKNIS ADMINISTRASIKOTA / KABUPATEN ADM

Sumber : SK Gubernur No 45 TAHUN 2003

Page 10: SISTEM Kearsipan Dinamis.pptx

BAGAN SUSUNAN ORGANISASIKEARSIPAN DINAMIS

SATUAN ADMINISTRASI PANGKAL

PIMPINAN SATUAN ADMINISTRASI PANGKAL

INDUK TATA USAHA

CABANG TATA USAHA

Sumber : SK Gubernur No 45 TAHUN 2003

Page 11: SISTEM Kearsipan Dinamis.pptx

BAGAN SUSUNAN ORGANISASI KEARSIPAN DINAMIS INDUK TATA USAHAPIMPINAN INDUK

TATA USAHA

PELAKSANA SEHARI – HARI INDUK TATA USAHA

PENCATATSURAT

PENGENDALISURAT

PENATA SURAT

PENGIRIMSURAT

PENGARAHSURAT

PENERIMASURAT

KETERANGAN:1. PELAKSANA SEHARI – HARI INDUK TATA USAHA HANYA TERDAPAT PADA SATMINKAL

DARI UNIT ORGANISASI YANG SUSUNAN ORGANISASI STRUKTURALNYA TERDIRI DARI 3 TINGKATAN KEWENANGAN.

2. PENERIMA DAN PENCATAT DAPAT DIGABUNG.3. PENGENDALI DAN PENATA DAPAT DIGABUNG.

Sumber : SK Gubernur No 45 TAHUN 2003

Page 12: SISTEM Kearsipan Dinamis.pptx

BAGAN SUSUNAN ORGANISASI KEARSIPAN DINAMIS CABANG TATA USAHA

Sumber : SK Gubernur No 45 TAHUN 2003

SEKRETARIS PENGOLAH

PENGOLAH PENGOLAH

PIMPINAN CABANG TATA USAHA

PENGOLAH

Page 13: SISTEM Kearsipan Dinamis.pptx

PERBEDAAN KEWENANGAN SATUAN/UNIT KERJA SELAKU SATMINKAL DAN BUKAN SATMINKAL

NO1.

2.

3.

ASPEKKEWENANGAN PIMPINAN DALAM PENANDATANGAN NASKAH DINAS INTERN

KEWENANGAN PIMPINAN DALAM PENANDATANGAN NASKAH DINAS EKSTERN

KEWENANGAN PENGGUNAN STEMPEL INSTANSI

SATMINKALYA

YA

YA

BUKAN SATMINKALYA

TIDAK( KECUALI MEMPEROLEH

PELIMPAHAN )

TIDAK

Page 14: SISTEM Kearsipan Dinamis.pptx

2. PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT

( KEP GUBERNUR NO 211 TAHUN 2009 )

Page 15: SISTEM Kearsipan Dinamis.pptx

PROSEDUR PENGELOLAAN SURATA.Prosedur Pengelolaan Surat Meliputi1. Pengelolaan Surat Masuk.2. Pembuatan Naskah Dinas.3. Pengendalian Surat Keluar

B.Prinsip – Prinsip Prosedur Pengelolaan Surat4. Semua Surat Masuk Ke Satminkal Atau Surat Keluar Dari Satminkal Melalui Satu Pintu Yaitu

Induk Tata Usaha.5. Surat Masuk Diterima, Diarahkan, Dicatat, Didistribusikan, Dan Dikendalikan Oleh Induk Tata

Usaha.6. Surat Masuk Diolah Oleh Cabang Tata Usaha.7. Naskah Dinas Yang Akan Ditandatangani Pimpinan Satminkal Dikonsep Oleh Cabang Tata

Usaha.8. Sebelum Ditandatangani Oleh Pejabat Penandatangan,redaksi Dan Format Konsep Naskah

Dinas Dikoreksi Oleh Induk Tata Usaha.9. Konsep Naskah Dinas Penting Dituangkan Dalam Perbal.10. Cabang Tata Usaha Bertanggung Jawab Atas Substansi Sedangkan Induk Tata Usaha

Bertanggung Jawab Kebenaran Pengetikan Net.11. Naskah Dinas Diberikan Tanggal Dan Nomor Serta Stempel Oleh Induk Tata Usaha.12. Induk Tata Usaha Bertanggung Jawab Atas Pengiriman Naskah Dinas.13. Surat Keluar Dikendalikan Oleh Induk Tata Usaha.14. Perbal, Surat Masuk Dan Surat Keluar Pertinggal Disimpan Oleh Induk Tata Usaha

Page 16: SISTEM Kearsipan Dinamis.pptx

PIMPINAN SATMINKAL

CTU PENGOLAHITU

KETERANGAN :SURAT MASUK YANG PERLU JAWABAN DIKENDALIKAN DENGAN KARTU KENDALI SURAT MASUK

1.

2.3.

4.

Sumber : KEP Gubernur No 211 TAHUN 2009

PRINSIP PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK

Page 17: SISTEM Kearsipan Dinamis.pptx

PRINSIP PROSEDUR PEMBUATAN NASKAH DINAS

KETERANGAN:1. Konsep Naskah Dinas penting dituangkan dalam perbal.2. Sebelum ditandatangani pejabat penanda tangan, net rangkap kedua harus diparaf oleh Pimpinan

CTU Pengosep dan Pimpinan ITU, masing-masing pada sisi kiri dan sisi kanan nama jabatan penanda tangan.

ITU

KOORDINASI

PEJABATPENANDA TANGAN

CTU PENGOLAH

CTU TERKAIT3.

1.

2.

Sumber : Kep Gubernur No 211 tahun 2009

Page 18: SISTEM Kearsipan Dinamis.pptx

TEKNIS PENGISIAN PERBAL NASKAH DINAS

• HALAMAN PERTAMA BERISI DATA PROSES PENYELESAIAN NASKAH DINAS, DATA KEPALA SURAT DAN DATA KAKI SURAT.

• HALAMAN KEDUA DAN KETIGA BERISI TUBUH SURAT, BILA TIDAK CUKUP, ALINEA PEMBUKA DAN ALINEA PENUTUP DIKETIK PADA HALAMAN 2 DAN 3, SELEBIHNYA DIKETIK DI KERTAS LAIN.

• HALAMAN KEEMPAT DIKOSONGKAN.

• SETIAP PEMARAFAN PERBAL HARUS DICANTUMKAN TANGGAL PARAF.

• PENCANTUMAN TANGGAL PARAF HARUS RASIONAL, DALAM ARTI MAMPU MENGGAMBARKAN SECARA BENAR KRONOLOGIS PROSES PEMBUATAN NASKAH DINAS.

• PENCORETAN SEBUAH KATA ATAU KALIMAT TIDAK BOLEH MENGAKIBATKAN KATA ATAU KALIMAT SEBELUMNYA TIDAK TERBACA.

Page 19: SISTEM Kearsipan Dinamis.pptx

PRINSIP PROSEDUR PENGENDALIAN SURAT KELUAR

ITU (NDP + SM + PERBAL )

CTUPENGONSEP

PEJABATPENANDA TANGAN

1.

2. 3.

KETERANGAN:1. NASKAH DINAS PALING SEDIKIT DIBUAT RANGKAP DUA.2. NDA : NASKAH DINAS ASLI.3. NDP : NASKAH DINAS PERTINGGAL.4. NDT : NASKAH DINAS TEMBUSAN.5. SM : SURAT MASUK6. PENGIRIMAN SURAT KELUAR HARUS DIKENDALIKAN DENGAN KARTU KENDALI SURAT KELUAR.

( NDA ) ( NDT )

Sumber : KEP Gubernur No 211 TAHUN 2009

Page 20: SISTEM Kearsipan Dinamis.pptx

3. TATA NASKAH DINAS

( PER. GUBERNUR NO 194 TAHUN 2012)

Page 21: SISTEM Kearsipan Dinamis.pptx

TATA NASKAH DINAS Adalah pengelolaan informasi tertulis yang

meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengelolaan, distribusi, dan penyimpanan naskah dinas serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

NASKAH DINAS Adalah informasi tertulis sebagai alat

komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta.

Page 22: SISTEM Kearsipan Dinamis.pptx

ASAS TATA NASKAH

• DAYA GUNA DAN HASIL GUNA• PEMBAKUAN

• PERTANGGUNGJAWABAN/AKUNTABILITAS• KETERKAITAN

• KECEPATAN DAN KETEPATAN• KEAMANAN

Page 23: SISTEM Kearsipan Dinamis.pptx

ASPEK – ASPEK PENTING NASKAH DINAS• PENYELENGGARAAN• BENTUK DAN SUSUNAN• JENIS• PENGGUNAAN BAHASA INDONESIA• FORMAT• PENGETIKAN• PENANDATANGANAN• PENOMORAN• KOP, STEMPEL, DAN SAMPUL

Page 24: SISTEM Kearsipan Dinamis.pptx

4. KLASIFIKASI DAN TATA SIMPAN

( KEP GUBERNUR NO 352 / 2004 )

Page 25: SISTEM Kearsipan Dinamis.pptx

TUJUAN KLASIFIKASI ARSIP

Untuk mendapatkan sistem penyimpanan arsip yang tepat dan akurat.

Page 26: SISTEM Kearsipan Dinamis.pptx

KLASIFIKASI ARSIP1. KLASIFIKASI ADALAH PENGELOMPOKAN SURAT ATAU ARSIP BERDASARKAN MASALAH,

DITINJAU DARI SEGI FUNGSI DAN TUJUAN.

2. KODE KLASIFIKASI ADALAH TANDA-TANDA PENGENAL PADA SURAT ATAU ARSIP YANG TERDIRI DARI ANGKA NOTASI.

3. KLASIFIKASI ARSIP MENGANUT POLA UDC ( UNIVERSAL DECIMAL CLASSIFICATION ).

4. PENGGOLONGAN NASKAH DINAS BERDASARKAN MASALAH DAN MERUPAKAN PEDOMAN UNTUK PENGATURAN DAN PENEMUAN KEMBALI ARSIP

5. SETIAP MASALAH MEMPUNYAI NOMOR KODE KLASIFIKASI TERTENTU.

6. DIJADIKAN DASAR DALAM PENYIMPANAN ARSIP.

7. PENENTUAN DIGIT / ANGKA KODE KLASIFIKASI HARUS SEDERHANA NAMUN LENGKAP ( MENAMPUNG KEBUTUHAN AKAN PENJABARAN MASALAH KE DALAM SUB MASALAH, SUB MASALAH KE DALAM SUB – SUB MASALAH, DST ).

Page 27: SISTEM Kearsipan Dinamis.pptx

TATA SIMPAN ARSIPNO1.

2.

3.

4.

JENIS YANG DISIMPANARSIP

KARTU KENDALI

LEMBAR PENGANTAR

LEMBAR DISPOSISI

DASAR PENYIMPANANKODE KLASIFIKASI

KODE KLASIFIKASI

INDEKS

KRONOLOGIS WAKTU (TANGGAL, BULAN, TAHUN )

KETERANGAN:UNTUK MEMPERCEPAT PENEMUAN KEMBALI ARSIP, PADA KARTU KENDALI DICANTUMKAN KODE LOKASI PENYIMPANAN.

Page 28: SISTEM Kearsipan Dinamis.pptx

5. PENYUSUTAN ARSIP

( KEP GUBERNUR NO 1379 / 2004 )

Page 29: SISTEM Kearsipan Dinamis.pptx

PENYUSUTAN ARSIPI. TUJUAN : MENGURANGI JUMLAH ARSIP.

II. MANFAAT : - EFISIENSI PENGGUNAAN RUANG KANTOR.- MENINGKATKAN KEINDAHAN DAN - KETERTIBAN RUANG KANTOR.- MENINGKATKAN KENYAMANAN KERJA.- MEMPERMUDAH PENEMUAN KEMBALI ARSIP.

III. PEDOMAN/LANDASAN : - DAFTAR JADWAL RETENSI.OPERASIONAL - KEBUTUHAN ORGANISASI

IV. PERTIMBANGAN : - PENINGKATAN VOLUME ARSIP

- PENTINGNYA DAYA GUNA, TEPAT GUNA ARSIP

- MENJAMIN KESELAMATAN BAHAN PERTANGGUNGJAWABAN DINAS - KETERBATASAN RUANG DAN TEMPAT PENYIMPANAN

Page 30: SISTEM Kearsipan Dinamis.pptx

PENTAHAPAN PENYUSUTAN

1. PENYUSUTAN ARSIP DINAMIS DI CABANG TATA USAHA.

2. PEMINDAHAN ARSIP DINAMIS DARI CTU KE ITU.

3. PEMILAHAN ARSIP DINAMIS DI ITU.

4. PEMUSNAHAN ARSIP DI SATMINKAL.

5. TRANSFER ARSIP IN AKTIF KE BPAD.

Page 31: SISTEM Kearsipan Dinamis.pptx

6. PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN

( PERATURAN GUBERNUR NO 74 TAHUN 2008 )

Page 32: SISTEM Kearsipan Dinamis.pptx

SARANA PENGELOLAAN KEARSIPAN DINAMIS

SARANAPENGELOLAAN

SARANAPENYIMPANAN

SARANAPENCATATAN

LEMBAR DISPOSISI

LEMBAR PENGANTAR

KARTU KENDALI

BLANKO PERBAL

LEMBAR PEMINJAMAN

LEMBAR TEGURAN

NOMORATOR SURAT MASUK

BUKU NOMOR SURAT KELUAR

SARANA PENYIMPANAN ARSIP

SARANA PENYIMPANAN KARTU DAN LEMBAR PENCATATAN

ALAT BANTU (GUIDE, CAPTION)

Page 33: SISTEM Kearsipan Dinamis.pptx