VSM (Value Stream Mapping) arvovirtausPirita Ihamäki FT, KTMpirita@smoothedu.fi

SISÄLTÖArvoa käsitteleviä –termejäArvovirtakuvausArvovirtauksen vaiheetOrganisaation virtaustehokkuusArvon siirtoResurssitehokkuus vs. virtaustehokkuusResurssitehokkuusVirtaustehokkuusResurssi- ja virtaustehokkuuden ero lääkäriasemallaVirtaustehokkuuden kolme luonnonlakiaVirtauksen tunnistaminen asiantuntijatyössäLean –toimintamallin viisi perusperiaatettaMääritä oma arvovirtasiPareto-analyysin toteutusArvovirtauksen hyödyt

Arvoa käsitteleviä -termejä• Arvovirta

muodostuu kaikista aktiviteeteista jotka tarvitaan tuotteen tai palvelun toimittamiseksi asiakkaalle. Arvovirtaan kuuluu sekä arvoa lisääviä ja arvoa lisäämättömiä toimintoja.

• Arvoa lisäävät aktiviteetitKaikki aktiviteetit jotka muokkaavat tuotetta eteenpäin kohti sitä, jonka asiakas on tilannut.

• Arvoa lisäämätön toimintaAktiviteetit jotka eivät lisää lopputuotteen arvoa esimerkiksi muotoilun, toiminnallisuuden tai ominaisuuksien muodossa. Arvoa lisäämättömiä aktiviteetteja ovat varastointi, kuljettaminen, jonottaminen, käsittely, koneiden korjaaminen jne.

Arvovirtakuvaus • Arvovirtakuvaus kehitettiin Toyotalla 1950 ja

laajempaan jakeluun se tuli 1997, kun Peter Hines ja Nick Rich julkaisivat artikkelin ”The Seven Value Stream Mapping Tools”.

• Leanissä keskeisenä työkaluna VSM (Value Stream Mapping) arvovirtakuvausta käytetään parannustarpeen konkretisoimiseen, tunnistamiseen ja priorisointiin.

Arvovirtakuvaus

• Arvovirtaus on visuaalinen kuvaus miten materiaalit ja informaatio virtaa kohti asiakasta.

• Arvovirtaus on kokonaisjaksoaika tai läpimenoaika, joka kuluu, kun asiakas esittää tilauksensa ja saa sen käyttöönsä.

• Se sisältää laskelmat kokonaisajasta ja arvoa lisäävästä ajasta.

• Arvovirtakuvaus (VSM) kuvaa prosessin vaiheet, yhteydet, tapahtumien taajuudet, varastojen määrät ja prosessien ajat yhdelle lomakkeelle.

• Arvovirtakuvaus tehdään yleensä kahtena versiona kuvaamaan sekä nykytilaa että tavoiteltua tilaa.

Arvovirtauksen vaiheet (Rother ym. 2009)1) Tuoteperheen valintaValitaan tarkoitukseen sopiva tuoteperhe. Tuoteperhe on ryhmä tuotteita, jotka sisältävät samoja prosessivaiheita ja työkaluja.2) Nykytilan kartoittaminenTutkitaan nykytilannetta lattiatasolta ja tehdään ensimmäinen arvovirtakuvaus. Tärkeätä on kuvata materiaalivirta kuin informaatiovirta.3) Tavoitetilan hahmottaminenArvovirtakuvauksen tarkoitus on löytää hukan aiheuttajat ja pyrkiä poistamaan ne. Tavoitetila on visio tulevaisuuden tilasta. Tavoite on linkittää jokainen yksittäinen prosessi yhteen jatkuvan virtauksen avulla, jotta valmistetaan vain mitä asiakas haluaa.4) Määritellään toimintasuunnitelmaSuunnitelma kertoo, kuinka organisaatio pyrkii pääsemään uusiin tavoitteisiin. Tavoitetila voidaan saavuttaa suunnittelemalla arvoketjukuvauksen vuosisuunnitelma, joka kertoo milloin tietyt parannukset toteutetaan tuotannossa.

Organisaation virtaustehokkuus

• Lean-periaatteet tarkoittavat, että organisaatio rakennetaan virtaustehokkaaksi eli asiakkaan kokema läpimenoaika minimoidaan ja keskitytään siihen, että tehtäviä valmistuu mahdollisimman paljon. (Torkkala, 2015, 57)

• Lean koostuu järjestelmällisyydestä, päivittäisistä käytännöistä sekä työkaluista, joita tarvitaan tehokkaiden prosessien vakiinnuttamiseksi ja ylläpitämiseksi.

• Toiminta tulee järjestää siten, että kaikki lisäarvoa tuottamaton työ eliminoidaan prosessista.

• Jatkuva kehittäminen on yksi Lean-toimintatavan tärkeimmistä osa-alueista.

Arvon siirto

• Arvon siirtoa tapahtuu, kun yksi osapuoli (resurssit) antaa ja toinen osapuoli (virtausyksikkö) saa arvoa. Siitä muodostuu seuraava suhde:

• Hyvä resurssitehokkuus tarkoittaa, että aika, jona resurssit antavat arvoa, on pitkä suhteessa tiettyyn ajanjaksoon. Resurssit antavat mahdollisimman paljon arvoa.

• Hyvä virtaustehokkuus tarkoittaa, että aika, jona virtausyksikkö saa arvoa, on pitkä tiettyyn ajanjaksoon verrattuna. (Modig, N., Åhlström, P. 20)

Resurssitehokkuus vs. virtaustehokkuus

Virtausyksikkö

Resurssit Resurssit Resurssit

• Resurssitehokkuus (keskittyminen yksittäiseen resurssiin)• Maksimoidaan resurssin arvoa tuottava aika.• Virtausyksikkö (keskittyminen yksittäiseen virtausyksikköön)• Maksimoidaan virtausyksikön arvoa vastaanottava aika.• Hyvän virtaustehokkuuden takaamiseksi on tärkeämpää, pitää

virtaus käynnissä eli varmistaa, että on koko ajan jokin resurssi, joka jalostaa virtausyksiköitä. (Modig, N., Åhlström, P. 21)

Resurssit

Virtausyksikkö

Virtausyksikkö

Virtausyksikkö

Resurssitehokkuus

• Resurssitehokas organisaatio, pitää varmistaa, että työtehtäviä on aina odottamassa, jotta resurssit eivät odota työtä.

• Resurssitehokkuus tarkoittaa korkeaa käyttöastetta. Tästä seuraa, että läpimenoaika kasvaa. (Torkkola 2015, 58)

• Hyvän resurssitehokkuuden takaamiseksi on tärkeämpää pitää resurssit käytössä eli varmistaa, että resursseilla on aina jokin virtausyksikkö jalostettavana.

Virtaustehokkuus

• Virtaustehokkaassa organisaatiossa työ ei odota tekijäänsä, mutta tekijä voi joutua odottamaan työtä.

• Tällä periaatteella optimoitu organisaatio on kokonaisuutena tuotteliaampi ja nopeampi: samalla henkilöstöllä saadaan enemmän valmista aikaiseksi. Toisin sanoen yksikkökustannus laskee, kun optimoidaan kokonaisuutta eikä yksiköitä. (Torkkola 2015, 58)

Resurssi- ja virtaustehokkuuden ero Lääkäriasemalla

• Lääkärikeskuksessa toiminta on organisoitu siten, että lääkärien potilaisiin käyttämä työaika on optimoitu ja potilaat odottavat eri toimenpiteiden välillä (resurssitehokkuus).

• Toisessa vaihtoehdossa potilaan aika optimoidaan, jolloin kaikki kokeet ja tutkimukset eri lääkäreiden ja muun henkilökunnan kanssa sujuvat mahdollisimman lyhyessä ajassa (virtaustehokkuus).

• Nykyään löytyy sairaaloita ja lääkäriasemia, jota toteutetaan molemmilla periaatteilla. (Torkkola 2015, 58)

Virtaustehokkuuden kolme luonnonlakia

• Littlen laki: Keskimääräinen läpimenoaika on suoraan suhteessa keskeneräisen työn määrään.

• Pullonkaulojen laki: Jokaisessa systeemissä on yksi pullonkaula, joka määrittää kokonaisuuden maksiminopeuden.

• Vaihtelun laki: Vaihtelua on kaikkialla. Mitä enemmän vaihtelua, sitä pidempi läpimenoaika (ekspotentiaalisesti). (Torkkola 2015, 59)

Virtauksen tunnistaminen asiantuntijatyössä

• Työ virtaa, jos jokainen työntekijä osaa vastata yksiselitteisesti näihin kysymyksiin:

1) Mistä tiedän, mitä teen seuraavaksi?2) Mistä saan työtehtäväni?3) Kuinka kauan tämän työtehtävän tekemiseen

pitäisi mennä aikaa?4) Minne toimitan työni, kun olen sen tehnyt?5) Milloin toimitan työni, kun olen sen tehnyt?

Virtauksen tunnistaminen asiantuntijatyössä

• Lean-ajattelussa pyritään optimoimaan työn etenemistä organisaatiossa, ei yksittäisen henkilön työtä.

• Lean-ajattelussa hyväksytään vaihtelun olemassaolo ja ratkaistaan tämä haaste parantamalla organisaatio kykyä sopeutua siihen.

• Suurin syy virtauksen katkeamiseen ovat keskeytykset.• Työn uudelleen organisoinnilla voit saada nopeasti lisää

kapasiteettia varsinaiseen työhön.• Yksi tehokas keino on yhteisen rytmin ja selkeiden

priorisointisääntöjen luominen organisaatioon.

Virtauksessa arvoa tuottavat toiminnot

• Virtaustehokkuuden ymmärtämiseksi on tärkeä sisäistää arvoa tuottavien toimintojen käsite. Kun määrittelemme arvon sisältöä, meidän on omaksuttava virtausyksikön näkökulma.

• Tärkeintä on aika, jona virtausyksikkö saa arvoa.• Arvoa muodostuu, kun virtausyksikölle tapahtuu

jotain ja kun se etenee (jalostuu). Esimerkkinä Kaarinan rintasyöpädiagnoosi etenee, kun hän tapaa henkilökuntaa.

Lean-toimintamallin viisi perusperiaatetta arvoa tuottamattoman toiminnan poistamiseksi:

1) tunnista arvoa tuottavat toiminnot sekä arvoa tuottamattomat toiminnot.• Organisaation tavoite on tuottaa tuotteita ja prosesseja,

jotka luovat arvoa asiakkaille yli toiminnallisten rajojen.2) Tunnista jokaisen tuotteen arvovirta.• Kartoitettu arvovirta tulee kyseenalaistaa ja siitä tulee

poistaa liialliset monimutkaisuudet sekä tarpeettomat toiminnot ja ominaisuudet. Toiminta tulee organisoida siten, että asiakkaan tarpeet otetaan huomioon ja toteutetaan ilman hukkatekijöitä.

Lean-toimintamallin viisi perusperiaatetta arvoa tuottamattoman toiminnan poistamiseksi:

3) Järjestä jäljelle jääneet vaiheet jatkuvaksi virtaukseksi.• Poista varastot ja odottamien eri vaiheiden väliltä lyhentääksesi

läpimenoaikaa.4) Tee vain se, mitä asiakas haluaa.• Muuta työnohjaus imuohjaukseksi.5) Lopuksi, kun arvot, arvovirrat, virtaus ja imuohjaus on määritelty ja toteutettu, aloitetaan alusta kohti loputonta täydellisyyden etsimistä.• Poista ilmenevät hukkatekijät heti kun niitä esiintyy. Jatkuva vertailu

kilpailijoihin ja ottaa parhaat käytänteet haltuun.• Virtaustehokkuus on arvoa tuottavien toimintojen summa

suhteessa läpimenoaikaan.

Arvovirtakuvaus

Määritä oma arvovirtasi • Arvovirran määrittäminen aloitetaan tuotemäärä-analyysillä

(Product-Quality –PQ), jotta näemme onko jonkin tuotteen volyymi tarpeeksi riittävä arvovirtaan. Tuotemäärä (PQ) –analyysissä esitetään Pareto –kaaviolla.

• Pareto –analyysi on graafinen esitys (20:80 sääntö), jonka tarkoituksena on helpottaa erottamaan muuttamat kriittiset tuotteet kaikista tuotteista.

• Pareton periaatteen mukaan useimmat virheet aiheutuvat suhteellisen pienestä määrästä syitä. Suuntaamalla huomio ensin tärkeimpiin tekijöihin voidaan prosessin ongelmista ratkaista suurin osa ja saada prosessi hallintaan. Näin pystytään hyödyntämään olemassa olevia resursseja maksimaalisesti (Plsek 1993).

Pareto –analyysin toteutusVaihe 1• Päätä, mitä ongelmia tutkitaan ja kuinka data kerätään.1) Päätä, millaisia ongelmia tutkitaan esimerkiksi virheellisiä yksilöitä, onnettomuuksien esiintymistä.2) Päätä, mitä tietoja tarvitaan ja miten ne luokitellaan. Esimerkiksi virheen tyypin, prosessin, työntekijän, menetelmän mukaan.3) Määrittele tietojen keräämismenetelmä sekä ajanjakso, jono aikana tiedot kerätään. Suositus tutkimuslomake.

Vaihe 2• Suunnittele lomake datojen keräämiseen tekemällä luettelo

yksityiskohdista ja jätä tilaa arvojen yhteismäärien merkitsemiselle.

Pareto –analyysin toteutusVaihe 3• Täytä tiedonkeruulomake ja laske virheiden kokonaismäärät.

Vaihe 4• Laadi Pareto diargammin yhteenvetolomake, jossa luetellaan tutkittavat

yksityiskohdat, niiden esiintymismäärät, kumulatiiviset summat, prosenttiosuudet kokonaismäärästä sekä kumulatiiviset prosenttiosuudet.

Virhetyyppi Merkinnät YhteensäPotilastietojen kirjaamisessa virheitä

IIIII IIIII 10

Rikkoutuneet koeputket

IIIII IIIII IIIII 15

Yhteensä IIIII IIIII IIIII IIIII IIIII

25

Pareto –analyysin toteutusVaihe 5• Järjestä virhetyypit esiintymislukumäärän mukaiseen järjestykseen

ja täytä yhteenvetolomake.Vaihe 6• Laadi pylväsdiagrammi.Vaihe 7• Piirrä kumulatiivinen käyrä (Pareto-käyrä). Merkitse kumulatiiviset

arvot jokaisen virhetyypin alueet pisteellä ja yhdistä pisteet jatkuvalla viivalla.

Vaihe 8• Kirjoita kaikki tarvittavat yksityiskohdat diagrammiin.1) Diagrammia koskevat asiat: Nimitys, merkitsevät määrät, yksiköt,

piirtäjän nimi.2) Kerättyjä tietoja koskevat asiat: Aikajakso, tutkimuksen paikka ja

aihe, tietojen kokonaismäärä.

Määritä oma arvovirtasi

• Toinen tapa on toteuttaa PR (Product-Routing) tuotereitti –analyysi.

• Analyysissä tehdään kortti (post-it-lapppu), joka näyttää mitkä tuotteet/palvelut tai osat kulkevat saman prosessin läpi.

• Tuotereitti analyysissä kuvataan prosessiaskeleet tai toiminnot ja kirjataan ne tuotteittain/palveluittain järjestyksessä.

• Ryhmitellään tuotteet, joilla on samat prosessiaskeleet ja analysoidaan prosessireittien mahdollisuudet.

PR Tuotereitti -analyysi• Kuvataan arvovirtakuvaus karkea kuva

kokonaisuudesta – Lean-tauluun. • Esitetään post-it lapuilla taululle nykytilanteesta

aina asiakkaalle asti.• Esimerkiksi tietohallinnossa yksi arvovirta alkaa

asiakkaan yhteydenotosta helpdeskiin ja päättyy siihen, kun hänelle on toimitettu ratkaisu asentamalla uusi ohjelmisto työasemalle.

• Tätä arvovirtaa voidaan tarkastella ja arvioida Lean-työkalulla Gemba-läpikävelyllä.

Arvovirtauksen hyödyt

• Arvovirtakuvaus antaa selvän kuvan missä kohdassa prosessia on hukka ja missä se rajoittaa virtausta.

• Organisaation lähtötasoa ja –tilannetta kuvataan nykytilanteen arvovirtauksella.

• Kokonaisuudessaan kuvaamisen aikana syntyy uutta ajattelua ja se auttaa tunnistamaan ja ratkaisemaan ongelmia.

• Kehittämistyön tarkoituksena on yhtenäistää toimintatapoja, tehdä työ sujuvammaksi ja parantaa palveluja.

• Prosessin mallintamisen avulla saadaan selville kokkonaiskuva ja lähtötilanne, selkiytetään työntekijöille ja johdolle, miten eri tilanteissa toimitaan. Tämä johtaa toimintatapojen suoraviivaistamiseen, toiminnan yhtenäistymiseen ja tuloksentekokyvyn tai suorituskyvyn parantamiseen.

Kiitos paljon huomistanne!