Maatalousyrittäjän opintorahan nykytila ja kehittäminen, Tauriainen MTK
VOYAGERIN HANKINNAN NYKYTILA KANSALLISKIRJASTOSSA
description
Transcript of VOYAGERIN HANKINNAN NYKYTILA KANSALLISKIRJASTOSSA
VOYAGERIN HANKINNAN NYKYTILA
KANSALLISKIRJASTOSSA
Voyagerin hankinta-client on otettu käyttöön vuonna 2001
Käytössä kaikki hankinnan toiminnot:
aineiston tilaaminen
vastaanotto
laskujen käsittely
saapumisvalvonta
hankintamäärärahan seuranta
karhunta
EDI
3 ERILLISTÄ MODUULIA
Hankinta-clientista on yhteys
• Luettelointi-clientiin (bibliografiset tiedot, varastotiedot, nidetiedot)
• Reporter-clientiin (raportit, karhut, tulostus)
• kirjaudutaan erikseen
• liikkuminen niiden välillä eri komentoja käyttäen
REPORTER
Tulostus vain Reporterin kautta
Lomakepohja täytyy muokata Accessissa, jotta saadaan yksikön ja
jokaisen hankkijan oikeat tiedot näkyviin
Lomakkeiden tiedot katoavat Voyagerin ja Microsoft Officen
päivityksissä
Vaatii Accessin osaamista
Reporter tulostaa automaattisesti kaikkien hankkijoiden raportteja ja
karhuja, vaikka ei olisi tarkoitus tehdä paperiprinttiä
Eri näkymä kuin Hankinnassa
MITEN BIB-TIETUEEN YHTEYS HANKINTAAN KATKAISTAAN?
Bibliografisia tietueita ja varastotietueita ei voi poistaa, jos ne
liittyvät hyväksyttyyn tilaukseen -> Tietueen näkyminen Opacissa
estetään – Suppress from Opac
Tilauksesta ei voi poista riviä
Kesäkuun 2010 päivityksessä korjaus -> ongelma ei ole ratkennut
kokonaan
Ohje Hankinta- ja luettelointityöryhmän wikissä:
https://wiki.helsinki.fi/pages/viewpage.action?pageId=67209018
Tarpeettomia vanhoja tilauksia ja laskuja ei voi poistaa. Hankinnassa
”arkistot” vuodesta 2001 lähtien
TILAUSTEN MUOKKAUS
• Hyväksyttyä tilausta ei juuri voi muokata
• Received Complete-statusta (teos on vastaanotettu) ei voi kumota
• Jatkotilauksissa on paljon ”vastaanotettuja” nimekkeitä. Ne eivät siirry
seuraavalle tilikaudelle
• Hyväksytyn tilauksen valuuttatietoja ei enää voi muuttaa
• Cancel after ja Claim interval ei voi muuttaa
VENDOR
• Akateeminen kirjakauppa – 43 kpl Helkassa
• Sama välittäjä – monta kirjausta
• Oman Vendor Coden löytäminen vaikeaa
• Vendor-kortista ei yhteyksiä välittäjään
KARHUNTA
On kahdenlaista karhuntaa:
1. Käyttäjä merkitsee jonkun tilatun monografian karhuttavaksi (Mark reason:
claim)
2. Ohjelma merkitsee karhuamista vaativat tilaukset System Claim-nimisellä
merkinnällä – automaattinen karhunta
Tilaukset saa automaattisen karhunnan piiriin, jos merkitsee kullekin tilaukselle
karhuntaintervallin. Jos karhuntaintervalli on jätetty tyhjäksi, julkaisu ei saa
missään vaiheessa System Claim-merkintää!
Monografioiden karhunta on työlästä
• Search by -valikosta löytyy 24 hakuvaihtoehtoa, mutta useimmat eivät
vastaa tarpeitamme
Yhdistetty haku
• Tarkempi hakutulos
• Hakutuloksena tilaukset (sisältävät monta tilausriviä), ei nimekkeitä
• Tilaus avataan ja etsitään karhuamista vaativat nimekkeet
• Ikkunaa ei voi suurentaa, pitää käyttää vierityspalkkia
TILIT ja TILIRAKENTEET
”Tuleva tilirakenne kannattaa harkita tarkkaan. Kokeile, vertaile, testaa, keskustele,
hae vaihtoehtoja, ota taustaorganisaatiosi tarvittavat tahot mukaan ja tutustu muiden
ratkaisuihin!” (lainaus Linnea-työryhmän ohjeesta)
• Tilirakenteen suunnitteluvaiheessa pitää tietää, mitä tarvitsee moneen vuoden
päästä
• Vielä monimutkaisempi kuin muut osat
• Tilirakennetta ei voi muokata
• Tiliä ei voi poistaa, jos sitä on käytetty jossain tilauksessa
• Rakennetta vaikea lukea ja ymmärtää, ikkunaa ei voi suurentaa
• Budjetoitu summa on Monografiat -ylätasolla, tieteenaloittain – nollat
• Raportteja on mahdoton tehdä
• Raportointi vaatii Accessia ja Exceliä
• Valuuttakurssit eivät päivity. Yhteys pankkiin?
EDI - Electronic Data Interchange
EDI-toiminnon välityksellä voi lähettää monografia- ja
kausijulkaisutilauksia ja kausijulkaisureklamaatioita sekä vastaanottaa
laskuja ja vastauksia reklamaatioihin
Helka-kirjastoissa on kaksi EDI-toimintoa:
1. lähtevät tilaukset (useimmissa kirjastoissa)
2. laskujen vastaanotto (vain Opiskelijakirjastossa ja
Kansalliskirjastossa)
Välittäjä lähettää 2 laskua:
1. EDI-laskun kirjaston hankintajärjestelmään
2. varsinaisen laskun yliopiston taloushallintajärjestelmään SAP:iin
• Laskut tulevat eri aikaan Hankintaan ja SAP:iin
• Hankkija ei näe maksettuja laskuja SAP:issa ja joutuu tulostamaan laskut
vertailua varteen
• Hankinta-clientissa EDI-lasku ei aina löydä tilausta
• EDI-laskun ja oikean laskun hinnat heittelevät
• Kansalliskirjastossa välittäjien vaihdon jälkeen EDI:n käyttö on vähentynyt
(aikaisemmin Starkmann ja Dawson, nyt Delbanco ja Booky)
MERKISTÖT
• Ääkköset ja diakriitit eivät toimi aina oikein
• Kyrilliikka ja muut merkistöt eivät ole käytössä
YHTEENVETO
• Hankintamuduuli on jäykkä
• Valintoja ei voi perua
• Raportit ja kyselyt vain Microsoft Office Accessin kautta
• Tilauksien ja rahankäytön seuranta on hankalaa
• Yhteys välittäjiin heikko
• Yhteyttä yliopiston taloushallintaan ei ole
MITÄ ODOTAMME:
• joustavuutta
• toiminnosta toiseen siirtymistä saumattomasti
• mahdollisuutta luoda monipuolisia raportteja ja tilastoja
yksinkertaisilla työkaluilla
• järjestelmän pitää pystyä seurustelemaan muiden ohjelmien ja
verkkopalveluiden kanssa