Turun ammatti-instituutin arviointijärjestelmä ja riskien ... · Koulutuksen järjestäjän tuki-...

Siv

u1

Turun ammatti-instituutin arviointijärjestelmä ja riskien hallinta Johtoryhmä 28.5.2019

TOIMINTAJÄRJESTELMÄN KUVAUS ja prosessikartta

SUUNNITTELE • Strategiaprosessi ja strategian jalkauttaminen

• Koulutustarjonta • Työnjako ja vastuut • Opetus, ohjaus ja valmentaminen

• Opetuksen tukipalvelut • Viestintä ja sidosryhmäyhteistyö

• Toiminnan arviointi ja dokumentointi • Kehittämistoimet • Resurssien varmistaminen

TOTEUTA • Opetus ja ohjaus

• Opiskelijoiden tukipalvelut • Arviointi-, palaute- ja tulostiedon kerääminen

• Osaamisen kehittäminen

• Työelämäyhteistyö

• Verkostoyhteistyö

• Viestintä

• Tiedottaminen

• Resurssien hallinta

ARVIOI • Toiminnan arviointi • Seuranta ja mittaaminen

• Arviointi-, palaute- ja tulostiedon analysointi • Kehityskeskustelut • Kehittämistoimien tunnistaminen ja priorisointi • Ennakointitiedon hyödyntäminen

PARANNA • Korjaavat toimenpiteet • Kehittämistarpeiden vieminen suunnitelmiin

• Hankkeiden toimenpiteet • Henkilöstön kouluttautuminen

Siv

u2

Asiakas

Henkilöasiakas

Mahdollinen opiskelija Aloittava opiskelija n -vuoden opiskelija Valmistuva opiskelija

Työelämäasiakas

Sidosryhmäasiakas

Opiskelijahan-kinta ja valinta

Tyytyväinen asiakas: työllistyminen

jatko-opinnot

osaamistason nos-taminen

kilpailukyvyn edis-täminen ja tuotta-vuuden nostami-nen

Koulutuksen järjestäjän tuki- ja yhteistyöprosessit: Opiskelijoiden ohjaus-ja neuvontapalvelut ja opiskelijoiden tukipalvelut

Henkilöstö

Palvelussuhteen ja palkanmaksun prosessi

Työelämäyhteistyö, Sidosryhmäyhteistyö (ulkoinen ja sisäinen), Markkinointi ja viestintä

Liiketoiminta ja yhteiset palvelut

Tilat ja laitteet, kunnossapito, turvallisuus

Asiakkaan osaamisen kehittäminen Koulutuspalvelun tuottaminen, henkilökohtaistami-

nen, opetus, ohjaus- ja tuki, näytöt, tutkinnon suorit-taminen

Strateginen suunnittelu ja johtaminen

Koulutustarpeen määrällinen ja laadullinen ennakointi ja suunnittelu

Pedagoginen johtaminen ja kehittäminen

Siv

u3

LAATUVASTUUT

Vastuuhenkilö tai vastuu-taho

Vastuut

Palvelualuejohtaja Strategisen sopimuksen laadinta ja raportointi sivistystoimialan johtoryhmän ja palvelualueen kanssa Operatiivisen sopimuksen laadinta ja raportointi yhdessä palvelualueen kanssa Omistaa strategisen suunnittelun ja johtamisen prosessin Kokonaisvastuu laatutyöstä. Navigoinnit

Palvelualueen johtoryhmä Hyväksyy toimintaohjeet. Hyväksyy lukuvuoden arviointien aikataulun ja mittarien tavoitteet. Omistaa seuraavat prosessit: Koulutustarpeen määrällinen ennakointi ja suunnittelu yhteistyössä työelämän kanssa, Pedagoginen joh-taminen ja kehittäminen, Asiakkaan osaamisen kehittäminen, Opiskelijahankinta ja –valinta, Henkilöstö ja muut koulutuksen toimijat, Kumppanuudet ja sidosryhmäyhteistyö Päättää koko palvelualuetta koskevat kehittämissuunnitelmat (hankkeiden P2, jos ei ulkopuolista rahoitusta) Päättää koulutusten suuntaamisesta Johdon katselmukset

Lähijohtaja Seuraa taloutta ja mittaritietoja sekä palautteita ja analysoi niitä ja raportoi niistä. Kehittää oman yksikkönsä toimintaa ja vastaa yksikkönsä pedagogisesta kehittämisestä, toiminnan laadusta, taloudesta ja toimintaoh-jeiden noudattamisesta. Toimeenpanee johtoryhmän päätökset esim. suoritettavista arvioinneista

Rehtori Vastaa seuraavien toimintojen kehittämisestä ja laadun arvioinnista: Työelämäyhteistyön kehittäminen, pedagoginen kehittäminen, opinto-ohjauksen kehittäminen, opiskeluhyvinvoinnin kehittäminen, työhyvinvoinnin ja henkilöstön osaamisen kehittäminen sekä hank-keiden ja kansainvälisen toiminnan suunnittelu ja arviointi yhteistyössä suunnittelu- ja kehittämispalvelujen kanssa. Omistaa prosessin Opiskelijahuolto, ohjaus ja tukipalvelut opiskelijalle

Tain yhteiset tiimit

Vastaa oman vastuualueensa toiminnan kehittämisestä ja laadun varmistamisesta mm. itsearvioinnin avulla.

Opetuksen tiimivastaava Käsittelee arviointi-, palaute- ja tulostietoa tiimissään koulutuspäällikön ohjeiden mukaan. Huolehtii siitä, että tiimin opettajat tuntevat toimintaohjeet ja tuo tiimivastaavakokouksiin tiimin aloitteet.

Kehittämis- ja laatuasiantuntija Valmistelee asioita palvelualuejohtajan ja johtoryhmän linjausten mukaan

Opettaja Ottaa palautetta omasta opetuksestaan vähintään kerran lukukaudessa. Osallistuu sisäiseen auditointiin pyydettäessä ja muuhun pa-lautteen antamiseen. Osallistuu tiimin kautta toiminnan suunnitteluun ja toiminnan kehittämiseen.

Opiskelija / opiskelijakunta / opiskelu-hyvinvointiryhmät

Opiskelija antaa palautetta ja osallistuu mm. sisäiseen auditointiin pyydettäessä. Ryhmänedustaja osallistuu opiskelijoiden kuulemistilai-suuksiin. Opiskelijat osallistuvat toiminnan suunnitteluun, kehittämiseen ja arviointiin mm. opiskelijakuntatoiminnan kautta, opiskelija-edustajien kautta mm. opiskeluhyvinvointiryhmissä sekä ammatti-instituutin YT-ryhmässä.

Neuvottelukunta Käsittelee työelämäpalautteita. Antaa lausuntoja työelämäyhteistyön kehittämiseksi, koulutusten ennakointiin, suuntaamiseen, suunnit-teluun, sekä ajankohtaisiin koulutusta koskeviin asioihin, ym.

Opiskeluhyvinvointia tukeva henki-löstö

Omaan työnkuvaan liittyvien toimintaohjeiden ylläpito sekä tukitoiminnan kehittäminen ja hyvinvoinnin edistäminen arviointitiedon perus-teella

Siv

u4

Koulutalokohtaiset Tyhy-ryhmät Arvioi työhyvinvoinnin edistämistä. Kehittää työhyvinvoinnin edistämisen menettelytapoja itsearvioinneilla.

Liiketoiminta ja yhteiset palvelut Palveluista vastaava esimies omistaa opetusta tukevan palveluja tuotantotoiminnan prosessin. Tiimien vastuulla on omaan tehtäväkenttään liittyvien toimintaohjeiden ylläpito, palautteiden ja muiden laatuasioiden käsittely ja valmis-telu sekä toiminnan kehittäminen.

Oppisopimustoimisto, johtava koulu-tustarkastaja

Johtava koulutustarkastaja vastaa oppisopimustoiminnan laadun arvioinnista ja kehittämisestä.

Työelämätoimikunta

Osallistuvat näyttöjen toteutuksen ja osaamisen arvioinnin laadun varmistukseen ja raportoivat viranomaisille.

PROSESSIT Prosessit on kuvattu kaupungin ohjeissa tai TAIn toimintaohjeissa

Prosessi Omistaja

STRATEGINEN SUUNNITTELU JA JOHTAMINEN

Strateginen ja operatiivinen sopimus, laadinta ja raportointi Toimintaympäristön analyysi, arviointi-, palaute- ja tulostieto, toimintajärjestelmän arviointi, riskianalyysi

Palvelualuejohtaja

KOULUTUSTARPEEN MÄÄRÄLLINEN JA LAADULLINEN ENNAKOINTI

Tarjonnan kokonaissuunnittelu, talousarvion valmistelu, yksittäisen koulutuspalvelun suunnittelu

Johtoryhmä

PEDAGOGINEN JOHTAMINEN JA KEHITTÄMINEN Toimintaohjeiden ajantasaisuus, niihin perehdyttäminen ja toteutumisen seuranta, tarvittaessa puuttuminen Pedagogisen toiminnan säännöllinen arviointi, KARVIn ja OPH:n valtakunnalliset selvitykset, sisäiset auditoinnit, ver-

taisarvioinnit, tulokset ja palautteet Palautteiden ym. kyselyisen toteuttaminen, analysoiminen ja korjaavat toimenpiteet

Johtoryhmä sekä rehtori

OPISKELJAHANKINTA JA – VALINTA

koulutusten markkinointi ja tiedotus, opiskelijavalinta

Johtoryhmä

ASIAKKAAN OSAAMISEN KEHITTÄMINEN Koulutuspalvelun tuottaminen, henkilökohtaistaminen, opetus, ohjaus- ja tuki, näytöt, tutkinnon suorittaminen

Johtoryhmä

KOULUTUKSEN JÄRJESTÄJÄN TUKI- JA YHTEISTYÖPROSESSIT

Opiskelijoiden ohjaus-ja neuvontapalvelut ja opiskelijoiden tukipalvelut Henkilöstö (työhyvinvointi, kehityskeskustelut, osaamisen kehittäminen, työkyvyn hallinta-

malli, kaupungin ohjeistuksen mukainen toiminta esim. puuttumisessa ja sanktioissa)

Rehtori Johtoryhmä

Siv

u5

Palvelussuhteen ja palkanmaksun prosessi Työelämäyhteistyö, Sidosryhmäyhteistyö (ulkoinen ja sisäinen), Markkinointi ja viestintä Liiketoiminta ja yhteiset palvelut Tilat ja laitteet, kunnossapito, turvallisuus

Henkilöstöpalvelut Johtoryhmä Taloushallintoyksikkö sekä palvelupäällikkö Tilapalvelukeskus

TAIN PROSESSIEN ARVIOINTI Alla on koottu yhteen prosessinäkökulmasta katsottuna TAIn toiminnan arviointi. Prosesseilla on tavoitteet, omistajat ja niiden tehokkuutta, taloudellisuutta ja vaikuttavuutta arvioidaan. Prosessin omistaja vastaa prosessin kehittämisestä saadun arviointi-, palaute- ja tulostiedon perusteella.

Ydinprosessi Tavoitteet

Arvioinnin kohteet Arviointimenetelmät

Strateginen suunnittelu ja johtaminen

Turun paremman johtamisen periaatteet: annamme selkeän suunnan ja tavoitteet, toimimme kaupungin edun mukaan, luotamme organisaation osaami-seen, teemme yhteistyötä yli rajojen, arvostamme toisiamme. Asukas- ja asiakaslähtöisyys: Arvostamme asukkai-tamme ja asiakkaitamme. Tarjoamme laadukkaita ja helposti saatavia palveluja hyvällä asenteella. Kehi-tämme kaupungin palveluita ammattitaitoisesti yh-dessä asukkaittemme, asiakkaittemme ja kumppa-niemme kanssa. Vastuullisuus ja suvaitsevaisuus: Toimimme kestä-vän kehityksen periaatteiden mukaisesti kaikessa toiminnassamme ja kannamme vastuumme viih-tyisästä ja turvallisesta elinympäristöstä sekä tule-vista turkulaisista. Teemme päätöksiä perustuen parhaaseen käytössä olevaan tietoon ja päätöksen-tekomme on johdonmukaista ja läpinäkyvää. Edis-tämme erilaisuuden hyväksymistä, yhteisöllisyyttä ja yhdenvertaisuutta koko kaupungissa. Uudistuminen ja yhteistyö: Uudistamme toimin-taamme aktiivisesti ja arvostamme osaamista. Halu-amme olla uutta luovia rohkeita edelläkävijöitä. Teemme yhteistyötä kaikilla tasoilla. Yhteistyömme perustuu arvostukseen, avoimuuteen ja luottamuk-seen. Haluamme menestyä yhdessä.

Johtaminen kokonaisuutena Toimintajärjestelmän arviointi Toimintaedellytysten arviointi/varmistaminen sekä strategiaprosessi Toiminnan tuloksellisuus, resurssien suuntaaminen Turvallisuusjohtaminen Kestävä kehitys osana laadunhallintajärjestelmää Arvot Tiedon hallinta ja tiedolla johtaminen Tietoturva Riskien hallinta Täyttöasteen ennakointi resurssien tehokas käyttö HOKS Strategian käytäntöön vieminen ja henkilöstön osal-listaminen sekä opiskelijoiden osallistaminen Viestintä, alueellinen ja yhteiskunnallinen näkö-kulma

Kunta10: johtamisen osion mittarit Esimiesbarometri Karvin kriteeristön mukainen itsearviointi, auditointi Navigointi Talousseuranta Johtoryhmä / johdon katselmus Riskianalyysi ja riskimatriisi Markkinoinnin ja viestinnän itsearviointi

Siv

u6



Koulutustarpeen määrällinen ennakointi ja suunnittelu yhteis-työssä työelämän kanssa

Tavoitteena on vastata alueen työelämän tarpeisiin kouluttamalla osaavaa henkilöstöä ja suunnata aloi-tuspaikat asiakaslähtöisesti

Koulutustarjonta Työllistyminen ja jatko-opinnot Koulutusten suuntaaminen työelämän, yhteiskun-nan ja opiskelijoiden tarpeiden mukaisesti

Ensisijaiset hakijat / aloituspaikat >1 Sijoittumistilasto Työelämäpalautteet



Pedagoginen johtaminen ja ke-hittäminen

Tavoitteena on asiakaslähtöisesti tarjota yksilöllisiä opintopolkuja opiskelijoille ja pedagogisen johtami-sen ja kehittämisen avulla mahdollistaa erilaisille oppijoille heidän tavoitteidensa saavuttaminen

Hanketoiminnan strategiayhteyden varmistaminen Hanketoiminnan laajuus ja vaikuttavuus Pedagogisen palautteen käsittely, jalostaminen jat-kotoimiksi ja niiden tulosten mittaaminen; Tehot, Varput eli pedagogiset puuttumiset

Johtoryhmä/johdon katselmus Hankkeiden määrä ja eurot Palautteet, Amis-palaute Opintojen ohjaukseen liittyvä sisäinen auditointi



Opiskelijahankinta ja -valinta

Tavoitteena on, että opiskelijaksi hakeutuvat ohja-taan itselleen sopivaan koulutukseen, opiskelijoille on mahdollista hakeutua jatkuvan haun kautta sekä yhteisvalinnankautta, opiskelijapaikat ovat täynnä.

Jatkuvan haun toimivuuden arviointi Sisäinen auditointi Palautteet Opiskelijavuodet

Prosessin ”opiskelijahankinta ja -valinta” valvontamatriisi

Toiminto: kuvaa toiminto tähän

Vastuuhenkilö Tavoitteen saavuttamatta jäämisen vaikutus Valvontakeino

Hakeutuva henkilö ohjautuu oikealle alalle ja tutkin-toon ja täyttää asettamamme valintakriteerit.

Ohjaus- ja hakupalvelu Opinto-ohjaajat Ryhmäohjaajat = henkilöt, jotka ohjaamassa ja toteuttamassa valin-taprosessia.

Opiskelija väärälle alalle, opinnot eivät etene, kes-keyttämisen riski kasvaa, syrjäytyminen. Vaikutus oppilaitoksen opiskelijavuosiin, tutkintojen määriin ja sitä kautta tulevaan rahoitukseen

Ohjaus toimii, opiskelijavalintaprosessi toimii. Var-haisen puuttumisen malli ja tukipalvelut, mikäli opin-not eivät etene. Kyselyt, palautteet (AMIS), sisäinen auditointi. Arviointi: uuden amis palautteen myötä saadaan no-peammin tietoa tilanteesta.

Siv

u7



Asiakkaan osaamisen kehittämi-nen

Tavoitteena on vastata asiakkaan tarpeisiin jousta-vasti, oikea aikaisesti ja tarjota laadukkaita palve-luita. Tavoitteena on tyytyväinen asiakas.

Koulutuksen suunnittelu Hakeutuminen, opiskelijavalinta ja henkilökohtaista-minen sekä oppimisympäristöt Työpaikalla tapahtuva koulutus ja osaamisen arvi-ointi sekä seuranta ja arviointi

Sisäiset auditoinnit Opiskelijatyytyväisyyden kartoittaminen: Amis, Opal, ryhmänedustajien kuulemiset, Wilma kyselyt, Työs-säoppimisen kysely. Oppisopimuskoulutuksen kyse-lyt ja palautteet Tietovaraston mittarit Työelämätoimikuntien arviointiraportit

Prosessin ”asiakkaan osaamisen kehittäminen” valvontamatriisi


Vastuuhenkilö Tavoitteen saavuttamatta jäämisen vaikutus Valvontakeino

Koulutus on suunniteltu asiakasryhmän tarpeet huo-mioiden, erilaiset joustavat polut.

Koulutuspäälliköt ja opettajat Koulutus ei vastaa asiakkaiden tarpeisiin, negatiivi-set palautteet, mainemenetykset, keskeyttämiset, syrjäytyminen, työelämä ei saa tarvitsemaansa osaavaa henkilökuntaa.

Koulutussuunnitteluprosessien kehittäminen eri asiakasryhmät ja koulutusmuodot huomioiden, pa-lautteet ja toiminnan jatkuva kehittäminen Itsearviointi, palautteet, johdon katselmus Arviointi: tietoa tilanteesta saadaan liian hitaasti.

Opiskelijoiden henkilökohtaisen osaamisen kehittä-missuunnitelman mukainen toteutus ja seuranta

Ryhmäohjaajat ” Hoksit tehty, opiskelijapalautteet, molemmissa on olemassa sähköinen seurantaväline Tietovarastossa hoksien tekomäärät reaaliajassa, amis palaute. Arviointi: tietoa saatavissa reaaliajassa, käsittelyjen säännöllisyydessä kehittämistä

Opiskelijat suorittavat tavoitteidensa mukaisesti tut-kinnon tai tutkinnon osia, sijoittuvat työelämään tai jatko-opintoihin.

Ryhmäohjaajat ja opinto-ohjaajat ” Tutkintojen suorittaminen, keskeyttämiset, sijoittu-mistilastot. Sähköinen seurantaväline on käytössä. Arviointi: Käsittelyjen säännöllisyydessä kehittä-mistä, sijoittumistilasto saadaan 2 vuoden viiveellä, liian pitkä (Tilastokeskus).

Tukiprosessi Tavoitteet


Henkilöstö ja muut koulutuksen toimijat (esim. työpaikkaohjaa-jat)

Tavoite: Strategisen ohjelmaan ”Henkilöstö voima-varana” kirjatut tavoitteet jakautuvat kolmeen paino-pistealueeseen: •Turussa jokaisen tulee voida kokea, että työ lisää hyvinvointia •Aktiivinen osaamisen ennakointi •Turku on vetovoimainen työnantaja

Henkilöstösuunnittelu Henkilöstön sitoutuminen tavoitteisiin Osaamisen johtaminen Arviointiosaamisen varmistaminen (ml. työpaikkaoh-jaajat) Työhyvinvointi

Kunta10 Tyhy-ryhmien pj:ien Itsearviointi Johdon katselmus Työelämäpalautteet Kehityskeskustelut Henkilöstötulokset/mittarit Kurreraportit (mm. ylituntikatto)

Siv

u8



Opiskelijahuolto, ohjaus ja tuki-palvelut opiskelijalle

Tavoitteena on tukea opiskelijaa hänen omien tar-peiden edellyttämällä tavalla.

Laadunhallintamenettelyt kokonaisuutena Riittävyys Henkilökohtaisten palveluiden riittävyyden varmistus Hyvinvoinnin edistäminen ja ennaltaehkäisevä toi-minta Varhainen puuttuminen Oppimisympäristöjen turvallisuus

Kyselyt OH ohryn Itsearviointi Opo-tiimin itsearviointi Sisäinen auditointi Palautteet

Prosessin ”Opiskelijahuolto, ohjaus ja tukipalvelut” valvontamatriisi

Opiskelija saa tarvitsemansa tuen, jotta opinnot su-juvat tavoitteiden mukaan.

Ryhmäohjaaja Opinto-ohjaaja Erva opettaja Kuraattori Psykologi Terveydenhoitaja Psykiatrinen sairaanhoitaja

Opiskelija ei saa tarvitsemaansa tukea ja keskeyt-tää opinnot tai ei saa suorituksia. Syrjäytyminen ja osaavan työvoiman saatavuus. Vaikutus rahoituk-seen.

Opiskelijapalautteet, suoritustiedot, tukipalveluiden välinen yhteistyö, opiskeluhyvinvoinnin ohjausryhmä ja koulutalokohtaiset ryhmät, erityisen tuen suunni-telmien määrät näkyvät tietovarastossa. Arviointi: toimii suhteellisen hyvin, mutta systemaat-tisuudessa kehittämistä.

Opiskelijahallintaohjelmassa olevat tiedot ovat oi-kein

Koulutuspäälliköt, tiimivastaavat, ryhmäohjaajat, opintosihteerit, Primus ryhmä ja pääkäyttäjät

Mikäli tiedot virheellisiä tai puutteellisia, siirtyvät myös Koski ja eHOKS järjestelmään. Vaikuttaa val-takunnallisiin päätöksiin oppilaitoksien rahoituksista sekä opiskelijoiden henkilökohtaisten hoksien tieto-jen oikeellisuuteen.

Opiskelijahallintaohjelmasta säännöllisesti otettavat raportit, joita verrataan Koski raportteihin, Vipusen raportoinnit, oma tietovarasto. Arviointi: tiedoissa ollut puutteita, syöttämisissä vir-heitä, seurannan systematiikka puutteellista.



Kumppanuudet ja sidosryh-mäyhteistyö sekä markkinointi ja viestintä

TAIn tavoitteena on tehdä kiinteää yhteistyötä si-dosryhmien kanssa ja hoitaa yhteiskunnallinen vas-tuunsa monipuolisen koulutuksen järjestäjänä. Tavoitteena on, että työelämän kanssa saadaan ai-kaan aitoja kumppanuuksia, joissa yhteistyön kautta kehitetään molempien osapuolten toimintaa. Tavoit-teena on henkilöstön ja organisaation kehittyminen niin yrityksissä kuin oppilaitoksessakin.

Kumppanuus-, verkosto- ja sidosryhmäyhteistyön menettelytavat (ml. mukanaolo laadunvarmistami-sessa) ja parantaminen Menettelytavat toimintojen alueellisen ja yhteiskun-nallisen vaikuttavuuden edistämiseksi ja menettely-tapojen parantaminen Hanketoiminta

Johdon katselmus Neuvottelukunta- ja verkostopalaverit Itsearvioinnit

Prosessin ” Markkinointi ja viestintä” valvontamatriisi


Vastuuhenkilö

Tavoitteen saavuttamatta jäämisen vaikutus Valvontakeino

Ammatillista osaamistaan kehittävät löytävät oppilai-toksen palvelut, yksilöasiakkaat hakevat koulutuk-siimme ja tutkintoihimme.

Viestintä Ohjaus- ja hakupalvelut Jokainen koulutuspäällikkö yksikkönsä osalta

Yksilöasiakkaat eivät löydä palveluita, eivätkä ha-keudu koulutuksiin. Opiskelijavuositavoite jää saa-vuttamatta, joka vaikuttaa rahoituksen määräytymi-seen kahden vuoden päästä. Syrjäytymiskehitys.

Koulutustarjonnan suunnitelma, jonka toteutumista seurataan. Opiskelijavuosien ja virtaumien seu-ranta. Koulutusten ja palveluiden esitteet kunnossa, ohjaus- ja hakupalvelut toimivat.

Siv

u9

Arviointi: tällä hetkellä suurimmat riskit toiminnan suunnittelu- ja seurantavälineessä (puuttuu), ei en-nakointia riittävässä määrin, virheellisiä tietoja. Kou-lutusten markkinoinnissa puutteita

Työelämä löytää oppilaitoksen palvelut, yritysasiak-kaat, olemassa olevan henkilöstön kouluttaminen, uuden henkilöstön rekrytointi.

” Elinkeinoelämä ei löydä tarvitsemaansa osaavaa työvoimaa tai pysty kehittämään henkilöstönsä osaamista, kilpailukyky.

”

Ohjaus- ym. sidosryhmäverkosto löytää oppilai-toksen palvelut, osaavat ohjata asiakkaitaan palve-luihimme

” Asiakkaat eivät ohjaudu palveluihin, syrjäytymiske-hitys.

Toteutetaan jatkuvaa sidosryhmäyhteistyötä, jossa varmistetaan heidän osaamistaan ja meidän palve-luidemme tuntemusta. Www sivut kunnossa, palaut-teet. Vuosisuunnitelma tilaisuuksista. Arviointi: vaatii jatkuvaa tiedottamista, henkilöt vaih-tuvat ja tieto ei aina siirry.

Tukiprosessi

Tavoitteet

Arvioinnin kohteet

Arviointimenetelmät

Liiketoiminta ja yhteiset palvelut

Tavoitteena on tukea opetustoimintaa ja tarjota työ-elämälähtöisiä oppimisympäristöjä myös oppilaitok-sessa.

Kannattavuus Liikevaihto Käyttöasteet Asiakastyytyväisyys

Talouden mittarit Palautteet

Prosessin ”Liiketoiminta ja yhteiset palvelut” valvontamatriisi

Hankinnat, ostolaskut, ostettujen palveluiden toimivuus


Vastuuhenkilö


Toimintojen raportoinnit ovat oikein, valtionosuudet tulevat kaupungille oikein.

Sivistystoimen Taloushallinto Henkilöstöhallinto

Raportit väärin, rahoitukset väärin. Valtakunnalliset raportit, kuka niitä seuraa, vertaa ja tekee tarkistuksia?

Hankinnat vastaavat talousarviota Koulutuspäälliköt, palvelupäällikkö, palvelualuejoh-taja

Talousarvioylitykset, toiminnan suunnittelematto-muus

Selkeä toimintatapa talousarvion seurantaan ja ta-lousarviossa pysymiseen. Arviointi: systemaattisuudessa kehittämistä.

Hankintojen suunnitelmallisuus, erityisesti investoin-nit

Koulutuspäälliköt, palvelupäällikkö Laitteet eivät vastaa tutkintojen vaatimuksiin, opis-kelijat eivät saa tarvitsemaansa oppia, maine, osaa-van työvoima puute. laitteiden turvallisuus, mahdolli-set henkilövahingot.

Investointisuunnitelma pitkäjänteisemmäksi – tässä on kehittämisen tarvetta. Toisinaan tulee laitteen rikkoutuessa pikaisia tar-peita, jolloin investointisuunnitelman tulee joustaa. Arviointi: investointisuunnitelman toteutumisen sys-temaattinen seuranta puuttuu.

Jatkuvasti tarvittavat tarvikkeet, nopea saatavuus ja toimitusvarmuus

Koulutuspäälliköt, palvelupäällikkö Opetuksessa ja palveluiden tuottamisessa tarvitaan koko ajan erilaisia materiaaleja, jos niitä ei ole tai saa nopeasti, joudutaan opetusta muuttamaan. osaamisen saavuttaminen.

Kilpailutetut hankintapaikat, erityisenä haasteena puiteostotilaukset, jotka päätöksentekijä hyväksyy li-miitin asetusvaiheessa, mutta eivät pysty seuraa-man niiden toteutumista.

Autohankintaprosessi vastaamaan oppilaitoksen tarpeita, tavoitteet määritellään tutkintojen kautta.

Palvelualuejohtaja ja koulutuspäällikkö Hankintaprosessi kestää liian kauan, oppilaitoksen asiantuntijuuteen ei luoteta. Autot eivät vastaa tut-kintojen vaatimuksia, vaadittava osaaminen jää saa-vuttamatta. mahdolliset henkilövahinko riskit.

Hankintaprosessien kesto ja saadaanko opetukseen tarpeita vastaavat koneet. Arviointi: prosessi ei nykyisellään toimi.

Siv

u1

0

Ostolaskut tarkastetaan, kulkevat sujuvasti Sap jär-jestelmässä, kustannukset kohdentuvat oikeisiin kustannuspaikkoihin.

Ostolaskujen käsittelijät ja koulutuspäällikkö, palve-lupäällikkö

Laskut ovat virheellisiä, maksetaan tarkistamatta, laskut eivät etene tai etenevät liian hitaasti järjestel-missä, syntyy perintäkustannuksia, menot eivät koh-dennu oikeille kustannuspaikoille.

Laskujen käsittelijöiden perehdytys, laskujen hyväk-syjän tarkastus, viivästysmaksujen seuranta. Arviointi: systemaattisuutta lisää.

Ostetut palvelut vastaavat oppilaitoksen laatuvaati-muksia ja niille asetettuja tavoitteita.

Päälliköt Esim. opetuspalvelun laatu on huono, oppilaitos vastaa kokonaispalvelusta, opiskelijapalautteet, rek-lamaatiot, maine, palvelun tuottaminen uudelleen li-sää kustannuksia.

Palveluiden tuottaja tunnetaan tai referenssit tarkis-tetaan. Kerätään asiakaspalaute. Arviointi: toimii.

Myynti, tarjoukset, laskutus


Vastuuhenkilö


Tulleisiin tarjouspyyntöihin vastataan. Koulutuspäälliköt yhdessä valmistelijoiden kanssa, opintosihteerit.

Tarjouksia jää huomioimatta, myyntiä ei toteudu. Tarjouksia seurataan ja niihin reagoidaan välittö-mästi. Arviointi: jonkin verran viivästyksiä.

Tarjoukset tehdään huolellisesti ja tiedotetaan asi-anosaisia tarjouksesta.

” Tarjouksissa virheitä, joudutaan selvittämään, vie aikaa.

Tarjousten valmisteluprosessi on ohjeistettu. Arviointi: osalle henkilöstöstä uutta toimintaa, vaatii perehdyttämistä.

Tarjouksen hyväksyminen tulee asianosaisten tie-toon ja palvelu toteutetaan sovitusti.

” Tieto ei kulje asianosaisille. ”

Palvelun laskutus tilaajalta sovitusti ” Palvelua ei laskuteta, vaikka se on toteutettu Seurataan myytävien palveluiden laskuttamista ja perinnässä olevia laskutuksia. Arviointi: systematiikassa kehittämistä.

Myytävä henkilöstökoulutus, tilojen ja laitteiden vuokraaminen, ym. Myytävä henkilöstökoulutus, ostettavat opetuspalve-lut, tilojen ja laitteiden vuokraaminen taloudellisesti kannattavasti

Koulutuspäällikkö Taloudellinen tappio tai palvelua ei tuoteta Arviointi: Tarvitaan ohjeistusta

Myyntipalvelut (TAITO, Bore, Wisio, Kauppa, opiskelijatyöt) Myyntipalveluiden laatu ja virheettömyys


Vastuuhenkilö


Ulkoisille asiakkaille myytävien palveluiden laatu vastaa palvelukuvausta.

Koulutuspäälliköt yhdessä palvelupäällikön kanssa Virheet palvelussa, mainehaitta. Palvelukuvausten säännöllinen päivittäminen, hen-kilöstön perehdytys palvelukuvauksiin, asiakaspa-lautteiden käsittely yksiköittäin. Arviointi: toimii.

Kassapisteiden sujuva ja virheetön toiminta. Palvelupäällikkö, kassaesimiehet Virhetilanteiden selvittely, väärien toimintatapojen käyttäminen, rahallinen menetys.

Ohjeistuksen pitäminen ajan tasalla, perehdytys oh-jeisiin, kassaesimiesten omavalvonta. Arviointi: toimii.

Reklamaatiot hoidetaan tasapuolisesti Koulutuspäällikkö, palvelupäällikkö Valitukset ja oikaisupyynnöt Selkeät ohjeistukset reklamaatioiden käsittelylle. Arviointi: toimii.

Opiskelijatyöt toteutettu laatukriteereiden mukaisesti

Opettajat Mahdollinen korvausvelvollisuus ja korjaus, maine-haitta.

Ohjeistukset, vaihtelevat alakohtaisesti. Korvaus-päätökset: talouspäällikkö, toimialajohtaja ja kh.

Siv

u1

1



Palvelussuhteen ja palkanmak-sun prosessi

Palkat maksetaan oikein ja ajallaan. Kustannukset kohdentuvat oikein.

Palkan määrä Kustannusten kohdentuminen

Tietovarasto Kustannusseuranta

Palkkatiedot ja kustannusten kohdentuminen Prosessin ” palvelusuhteen ja palkanmaksun prosessi” valvontamatriisi


Vastuuhenkilö


Henkilöstön palvelussuhdetiedot ovat kunnossa. Päälliköt ja henkilöstöpalvelu Palvelussuhdetiedot ovat puutteelliset, kelpoisuudet tarkistettu, määräaikaisuuksien perusteet.

Lähijohtaja ja Henkilöstöpalvelut yhdessä varmista-vat. Arviointi: toimii.

Opettajien tuntisuunnitelmat ja tuntiseurannat ovat kunnossa.

Tiimivastaavat ja koulutuspäälliköt Opettajien tuntisuunnitelmat ja seurannat puutteelli-sia, opettajien määrän arviointi – yli tai alle tarpeen, tuntimäärät työsuojelun näkökulmasta

Vuosisuunnittelu ja 4 kertaa tarkastus. Arviointi: toimii.

Palkat maksetaan oikein ja kustannukset kohdentu-vat oikeille kustannuspaikoille.

Tiimivastaavat ja koulutuspäälliköt Palkat kohdentuvat virheellisiin kustannuspaikkoi-hin, joudutaan myöhemmin oikaisemaan erikseen, kustannusraportoinnit virheellisiä

Tähän tulee kiinnittää enemmän huomiota, nyt ei ole kunnossa. Arviointi: oikeisiin kustannuspaikkoihin kohdentami-sessa kehittämistä



Tilat ja laitteet, kunnossapito, turvallisuus

Tilat vastaavat opetuksen ja palveluiden tarpeita, ovat turvalliset ja terveelliset.

Tilojen riittävyys, terveellisyys ja turvallisuus Palautteet, sisäilmailmoitukset, tilojen käyttöasteen ra-portit

Tilat, laitteet ja kunnossapito: valvontamatriisi


Vastuuhenkilö


Tilat vastaavat opetuksen ja palveluiden tarpeita, ovat turvalliset ja terveelliset.

Palvelualuejohtaja ja päälliköt Tilat ovat epätarkoituksenmukaiset, maksetaan mahdollisesti vuokraa turhasta, tiloissa erilaisia ter-veyteen vaikuttavia ongelmia, opiskelijoiden ja hen-kilökunnan työhyvinvointi

Palautteet, sisäilmailmoitukset. Arviointi: toimenpiteiden eteneminen? asiakkaille tiedottaminen?

Irtaimiston hallinta kunnossa, tiedetään, mitä lait-teita ja välineitä on missäkin toimipaikassa, niiden kuntoa seurataan ja huollot hoidetaan suunnitellusti.

Koulutuspäälliköt Opettajat

Katoaako laitteita, ovatko välineet kunnossa, työtur-vallisuus.

Irtaimistoluettelot, niiden ajan tasalla pitäminen. Laitteiden huoltosuunnitelmat ja niiden ajantasai-suus. Arviointi: menettelyt vaihtelevat koulutusyksiköittäin, osassa vastuutettu henkilöstöä huolehtimaa.

Siv

u1

2

Opiskelijoiden, opettajien ja muun henkilökunnan turvallisuus on kunnossa. Tilojen ja laitteiden käyttö-ohjeistukset ja niihin perehdyttäminen on kunnossa.

Palvelualuejohtaja Koulutuspäälliköt Turvallisuusorganisaatiot

Hätätilanteessa ei osata toimia oikein, aiheuttaa henkilö, väline ja tila riskejä.

Turvallisuusorganisaatiot, ohjeistukset ja menettelyt toimivat käytännössä. Välineet ovat turvallisia ja kunnossa. Poikkeamista ilmoitetaan lähijohtajille. Läheltä piti tilanteet ja tapaturmat ym. käsitellään työsuojelutoimikunnassa ja raportoidaan kaupungin ohjeiden mukaan.

Avainhenkilöriskit Keskeisille henkilöille on nimetty varahenkilöt, osaa-mista jaetaan, jotta toiminta on turvattu myös eri-koistilanteissa.

Palvelualuejohtaja Organisaation ohuuden vuoksi riskinä, että mahdol-lisissa sairaus tms. tilanteissa toiminnot osittain la-maantuvat.

Koulutuspäälliköt sijaistavat tarvittaessa toisiaan. Palvelualuejohtaja ja rehtori sijaistavat toisiaan. Tietyille keskeisille toiminnoille nimetty kaksi henki-löä, jotka tuntevat menettelyt. Arviointi: toimii, mutta erityisosaamista tarvittaisiin palvelualueelle lisää, esim. talous ja henkilöstö asiat.

Tietosuoja ja järjestelmien toimivuus


Vastuuhenkilö


Keskeiset it järjestelmät toimivat IT Järjestelmät kaatuvat, tietojen siirrot eivät toimi Ilmoitukset service deskiin, ongelmien seuranta ja mahdolliset reklamaatiot. Arviointi: ongelmat vähäisiä.

Tietokoneet ym. laitteet toimivat IT Laitteet eivät toimi, uusimisnopeus huono ” Arviointi: viivettä ja seuranta/toteutus vaatii syste-maattisuutta ja vastuuttamista.

Henkilökunta osaa toimia tietosuojamääräysten mu-kaan

päälliköt Henkilöstö toimii tietosuojamääräysten vastaisesti, maine, luotettavuus

Henkilöstön koulutus ja perehdytys, reklamaatiot. Arviointi: systemaattisuudessa kehittämistä.

Siv

u1

3

TAIN SISÄISET AUDITOINNIT

Tutkintoon johtavan koulutuksen sekä valmentavan koulutuksen järjestäminen arvioidaan sisäisillä auditoinneilla, joissa arvioinnin kohteet on lue-teltu alla. Sisäisen auditoinnin avulla varmistetaan, että toiminta on TAIn ohjeiden ja sopimusten mukaista. Lisäksi sisäisiin auditointeihin liittyvissä haastatteluissa auditoijat arvioivat toimintaa myös kehittämisen näkökulmasta käyttäen apuna esim. vertaisarvioinnin kriteeristöä.

Arvioinnin kohteet: Tutkintoon johtava koulutus Valmentava koulutus, aikuisten perusopetus Suunnittelu

(1. vuosi)

Järjestämisedellytysten varmistaminen ja ennakointi Strategiset tavoitteet ja asiakkaiden tarpeet suunnittelussa Henkilöstön, asiakkaiden ja sidosryhmien osallistuminen Suunnitteluprosessin dokumentointi Koulutuksen järjestäminen ja resurssien käyttö Normit ja säädökset Asiakkaiden tarpeiden huomioon ottaminen Koulutuksen järjestäjän strategiset linjaukset ja pedagogiset toimintaperiaatteet

Järjestämisedellytysten varmistaminen Strategiset tavoitteet ja asiakkaiden tarpeet suunnittelussa Henkilöstön ja kumppanien osallistuminen Koulutuksen järjestäminen ja resurssien käyttö Normit ja säädökset Asiakkaidentarpeiden huomioon ottaminen toteutuksessa Koulutuksen järjestäjän strategiset linjaukset ja pedagogiset toimintaperiaatteet

Hakeutuminen, opiskelijavalinta ja henkilökohtaistaminen sekä oppimisympäristöt

(2. vuosi)

Hakeutuminen Suoritettavan tutkinnon tai koulutuksen valinta Henkilökohtaistaminen Henkilökohtaistamisprosessin dokumentointi HOKS Pedagogiset ratkaisut Opiskelijavalmiudet, erityinen tuki, mukauttaminen ja osaamistavoitteista poikkeaminen Oppimisympäristöt

Hakeutuminen Henkilökohtaistaminen HOKS Pedagogiset ratkaisut Opiskelijavalmiudet, erityinen tuki, mukauttaminen osaamistavoitteista poikkeaminen Oppimisympäristöt

Työpaikalla tapahtuva koulutus ja osaamisen arviointi sekä seu-ranta ja arviointi

(3. vuosi)

Työpaikalla tapahtuva koulutus Koulutussopimus Oppisopimuskoulutus Osaamisen osoittaminen Yhteistyö Osaamisen arviointi Seuranta ja arviointi, parantaminen

Työpaikalla tapahtuva koulutus Yhteistyö Osaamisen arviointi Seuranta ja arviointi Parantaminen

NAVIGOINTI:

Yksikön toiminnan tuloksellisuus ja taloudellisuus

Sovittujen kehittämistoimien toteutumisen seuranta ja niiden vaikuttavuus

Navigointikeskustelu on tavallaan palvelualuejohtajan ja koulutuspäällikön tai lähijohtajan välinen tavoite- ja tulosneuvottelu, mutta se sisältää myös muita teemoja. Navigointikeskustelut pidetään vuosittain huhtikuussa – kesäkuussa. Navigointiin valmistaudutaan ennakkotehtävän avulla. Keskus-teluissa ovat palvelualuejohtajan ja lähijohtajan lisäksi mukana rehtori(t) ja sihteerinä toimii laatukoordinaattori. Navigointikeskustelusta laaditaan muistio, joka jaetaan ko. lähijohtajalle, rehtorille ja palvelualuejohtajalle. Kaikista navigoinneista laaditaan yksi yhteinen yhteenveto, joka viedään johtoryhmään.

Siv

u1

4

SEURANTA- ARVIOINTI-, PALAUTE- JA TULOSTIEDON DOKUMENTOINTI (TOIMINTAOHJEET OVAT TAIN SIVUILLA JA DOTKUSSA)

Strateginen ja operatiivinen sopimus ovat Dotkun vuosijohtamisen työtilassa Tietovarastosta löytyvät sinne määritellyt mittarit ja yhdenvertaisuus ja tasa-arvokysely

Toim

innan

arv

ioin

ti

Arviointitoiminnan vuosikello Elokuu-syyskuu Lokakuu Marraskuu - Joulukuu Tammikuu-Helmikuu

Maaliskuu-huhtikuu

Toukokuu -kesäkuu

Tiedotus ja markkinointiryh-män itsearvi-ointi ja toiminta-suunnitelma

Operatiivisen sopimuksen osavuosikatsaus

Varmiste-taan, että tii-mikokouk-sissa on käsi-telty tulevan vuoden ope-ratiivinen so-pimus sekä osavuosikat-saus

Operatiivisen sopimuksen lopullinen ver-sio valmistuu

Varmiste-taan, että si-säisen audi-toinnin poik-keamat on korjattu

Operatiivisen sopimuksen raportointi

Varmiste-taan, että tii-mikokouk-sissa on käsi-telty operatii-visen sopi-muksen ra-portti

Sisäinen audi-tointi

Navigointi

Opiskeluhyvin-vointiryhmien it-searviointi ja toimintasuunni-telma

Koulutalokoh-taisten TYHY-ryhmien toimin-tasuunnitelma

Ryhmän-edustajan kuulemiset tai Wilmaky-sely

Ryhmänedusta-jan kuulemiset tai Wilma kysely

Kurreraportti, työnjaon tar-kastelu

OH ohjausryh-män itsearviointi ja toimintasuun-nitelma

Opinto-oh-jauksen it-searviointi kehittämis-kohteet

Karvin arvioinnit, viranomaiskyselyt, vertaisarvioinnit, jne.

Mitta

am

ine

n ja

se

ura

nta

Tavoitearvojen asettaminen mittareille sekä arviointien aika-taulusta sopimi-nen (jory)

amis- palaut-teen tulokset käsitellään joryssa

Tietovaraston raportti joryyn: HOKSien laa-dinta

Operatiivisen sopimuksen mittarien ra-portointi, tie-doksi joryyn

Kunta10 tai KuntaQ kyse-lyn tulokset käsitellään joryssa

Yhteisvalinta: Ensisijaiset ha-kijat / aloituspai-kat

Sisäisen audi-toinnin tulokset käsitellään joryssä

Työpaikalla ta-pahtuvan kyse-lyn tulokset kä-sitellään joryssä

Sijoittumistilasto tiedoksi joryyn

Amis-palauteen tulokset käsitel-lään joryssä

Tietovaraston ra-portti joryyn: HOKSien laa-dinta

Amis-palaut-teen tulokset käsitellään joryssä

Siv

u1

5

Dotkun mittaritietopankista löytyvät muut tilastot (esim. hakijat) Itsearvioinnit ja toimintasuunnitelmat: työryhmien ja tiimien Dotkun työtilat Jory/ Johdon katselmukset: Dotku Navigoinnit: Dotkussa (ei julkinen), navigointien yhteenveto Dotkussa (julkinen) Ryhmänedustajien kuulemiset: Kunta10 portaali Sisäisten auditointien raportit Dotkun työtilassa Kouluterveyskysely THL:n portaalissa Kurre raportit Dotkussa

PARANTAMINEN

Tieto muuttuu tietämykseksi Monipuolisen arviointitoiminnan avulla kerättään paljon dataa, joka muuttuu tietämykseksi, jota käytetään apuna strategisia ja operatiivisia tavoitteita asetetta-essa, kehittämistoimien suunnittelussa sekä hankesuunnittelussa. Poikkeamien korjaaminen ja kehittämistoimien seuranta Sisäisissä auditoinneissa, opiskelijoiden kuulemisissa, itsearvioinneissa sekä johdon katselmuksissa esiin nousseet poikkeamat ja kehittämiskohteet kirjataan muistioon ja seuraavalla kerralla varmistetaan poikkeaminen ja kehittämistoimien hoitaminen kuntoon. Navigoinnit Navigointikeskusteluissa yhtenä teemana on kyselyiden ja muun arviointitoiminnan perusteella koulutusyksikössä tehdyt toimet. Näin varmistetaan, että arviointi-toiminta johtaa parantamistoimiin. Palautteet Palaute otetaan vastaan ja kuullaan asiasta henkilöä, jota asia koskee. Sen jälkeen tarvittaessa järjestetään yhteinen keskustelu asian ratkaisemiseksi palaut-teen antajan, palautteen kohteen ja lähijohtajan kanssa. Seuranta on tärkeää. Esim. toimintatapoihin liittyviä palautteita käsitellään yhdessä yksikön/tiimin kanssa ja etsitään ratkaisuvaihtoehtoja. Sovitaan uusista toimintatavoista ja seura-taan niiden käyttöönottoa. Koko TAIta koskevat uudet toimintatavat hyväksytään toiminnanohjausryhmässä.

Turun ammatti-instituutin arviointijärjestelmä ja riskien ... · Koulutuksen järjestäjän tuki-...

Documents

Transcript of Turun ammatti-instituutin arviointijärjestelmä ja riskien ... · Koulutuksen järjestäjän tuki-...