ProjektisuunnitelmaSalo Gaming Expo

Salo Gaming Expo

Projektisuunnitelma

SISÄLTÖ

1 JOHDANTO 41.1 Johdanto ja tausta 41.2 Projektin tulostavoitteet 5

2 ORGANISAATIO 62.1 Johtoryhmä 62.2 Projektiryhmä 82.3 Yhteyshenkilöt 9

3 TOTEUTUSSUUNNITELMA 103.1 Ositus ja toteutusvaiheet 10

3.1.1 Sunnittelu 103.1.2 Toteutus 103.1.3 Valvominen 103.1.4 Lopetus 11

3.2 Aikataulu 113.3 Tehtäväluettelo 113.4 Resurssisuunnitelma 123.5 Riskien kartoitus 12

Projektimme riskien jaottelu: 123.5.1 Aikataulun riskit 133.5.2 Organisaatioon ja henkilöstöön liittyvät riskit 133.5.3 Yhteistyökumppaneihin liittyvät riskit 133.5.4 Ympäristöön liittyvät riskit 133.5.5 Budjettiin liittyvät riskit 143.5.6 Tapahtumatilaan liittyvät riskit 143.5.7 Omaisuusvahinkoihin liittyvät riskit 14

3.6 Riskienhallinta 143.6.1 Henkilöstöön liittyvien riskien hallinta 143.6.2 Aikatauluun liittyvien riskien hallinta 153.6.3 Yhteistyökumppaneihin liittyvien riskien hallinta 153.6.4 Ympäristöön liittyvien riskien hallinta 163.6.5 Budjettiin liittyvien riskien hallinta 16

3.6.6 Tapahtumatilaan liittyvien riskien hallinta 163.6.7 Omaisuusvahinkoihin liittyvien riskien hallinta 16

4 BUDJETTI 174.1 Projektibudjetti 174.2 Kustannusseuranta 18

5 OHJAUSSUUNNITELMA 195.1 Kokoussuunnitelma 195.2 Tiedottaminen 195.3 Valvonta ja raportointi 195.4 Koulutussuunnitelma 195.5 Laadunvarmistus 20

1 JOHDANTO

1.1 Johdanto ja tausta

Salo Gaming Expo on tapahtuma, joka yhdistää kilpapelaamisen ja pelimessujen parhaat puolet. SGE (Salo Gaming Expo) tuo kilpapelaamisen, pelialan näytteilleasettajat ja oheisaktiviteetit saman katon alle. Haluamme tuoda paikalle varsinaisten pelaajien lisäksi myös muita pelien maailmasta kiinnostuneita.

Idea Salo Gaming Expo:n luomisesta syntyi joulukuussa 2016 ideointihaasteen yhteydessä. Opiskelijat jaettiin ryhmiin ja omaamme valikoitui pelaamisesta kiinnostuneita henkilöitä. Tästä syystä pelitapahtuman järjestäminen valikoitui nopeasti meidän kilpailuideaksemme. Hyvin valmisteltu esityksemme herätti välittömästi asiakkaan huomion.

Haasteen jälkeen pidimme palaverin asiakkaan kanssa, jossa sovimme yhteistyöstä ja tapahtuman ajankohdasta. Samoihin aikoihin ryhmämme koki muutamia henkilöstömuutoksia, joiden jälkeen ryhmä saavutti lopullisen muotonsa. Lopullisen päivämäärän selvittyä oli organisaatiomme valmis aloittamaan käytännön valmistelut.

Ennen kuin SGE:n markkinointi ehti käynnistyä, meihin otti yhteyttä ComBounD, joka on järjestänyt aiemmin pelitapahtumia Salon alueella. ComBounD toivoi meiltä apua oman tapahtumansa markkinoinnissa. Neuvotteluiden jälkeen päädyimme vaihtamaan osaamistamme. Käytännössä tämä tarkoitti sitä, että hoidamme ComBounD markkinoinnin, ja he auttavat meitä SGE:n pelipuolen organisoinnissa. Tästä syystä SGE:n markkinointi siirtyi myöhemmäksi.

Helmikuun loppuun mennessä olimme kartoittaneet SGE:lle mahdollisia yhteistyökumppaneita, luoneet suunnitelman markkinoinnista ja sopineet merkittävistä käytännön järjestelyistä.

SALO GAMING EXPO 4

1.2 Projektin tulostavoitteet

Tavoitteenamme luoda vuosittainen pelialan tapahtuma, joka tavoittaa entistä paremmin Varsinais-Suomalaisia pelaajia. Haluamme kuitenkin luoda kokonaisvaltaisen tapahtuman, joka ei keskity pelkästään kilpapelaamiseen, vaan tuo paikalle myös muita ihmisiä tutustumaan ja kokeilemaan uutta peliteknologiaa ja osallistumaan erilaisiin kilpailuihin.

SALO GAMING EXPO 5

2 ORGANISAATIO

SGE:n organisaatio on päätetty 30.01.2017 pidetyssä palaverissa yhdessä jokaisen organisaatioon kuuluvan jäsenen kanssa. Organisaatioon kuuluvat tietävät roolinsa ja niihin kuuluvat tehtävät ennen tapahtumaa ja sen aikana.

2.1 Johtoryhmä

Projektipäällikkö

Joona Mäki (Johtoryhmän jäsen)

Tehtävät:

- Priorisointi- Laadunvalvonta- Aikataulutus- Kokoukset- Asiakas tapaamiset- Valvonta- Tehtävien koordinointi

SALO GAMING EXPO

ProjektipäällikköJoona Mäki

Myynti vastuuhenkilö

Iiro Rauhala

Myynti

Timo Ståhl

Myynti

Aleksi Kujala

Yhteistyökumppanit vastuuhenkilö

Jan Wihanto

Yhteistyö-kumppanit

Miko Känkänen

Yhteistyö-kumppanit

Jani Myntt

Markkinointi vastuuhenkilö

Niklas Fagerlund

MarkkinointiArttu Kallioniemi

Markkinointi

Onni Orelma

Sihteeri

Niklas Fagerlund

6

Viestintäpäällikkö

Jan Wihanto (Johtoryhmän jäsen)

Tehtävät:

- Yhteistyökumppanien vastuuhenkilö- Asiakas tapaamiset- Kokoukset- Ulkoinen/sisäinen viestintä- Sosiaalinen-media

Markkinointipäällikkö

Niklas Fagerlund (Johtoryhmän jäsen)

Tehtävät:

- Markkinoinnin vastuuhenkilö- Sihteeri- Sosiaalinen-media- Kokoukset/muistiinpanot

Johtoryhmän jäsen

Iiro Rauhala (Johtoryhmän jäsen)

Tehtävät:

- Myynnin vastuuhenkilö- Edustustehtävät

SALO GAMING EXPO 7

2.2 Projektiryhmä

Jani Myntt

Tehtävät:

- Yhteistyökumppanit- Budjetti

Aleksi Kujala

Tehtävät:

- Markkinointi- Myynti

Onni Orelma

Tehtävät:

- Markkinointi- Myynti- Sosiaalinen-media

Arttu Kallioniemi

Tehtävät:

- Markkinointi- Myynti

SALO GAMING EXPO 8

Timo Ståhl

Tehtävät:

- Markkinointi- Myynti

Miko Känkänen

Tehtävät:

- Markkinointi- Myynti

2.3 Yhteyshenkilöt

Salo Gaming Expon yhteyshenkilöinä toimii johtoryhmän jäsenet. Pääasiallinen yhteydenpito, joko suoraan projektipäällikön kautta tai tietyissä suorissa asioissa vastuualueiden vastuuhenkilöihin.

SALO GAMING EXPO 9

3 TOTEUTUSSUUNNITELMA

Projektimme on jaettu neljään osaan: suunnittelu, totetutus, valvominen ja lopetus.

3.1 Ositus ja toteutusvaiheet

3.1.1 Sunnittelu

Tapahtuman suunnittelussa täytyy selvittää seuraavat asiat: tapahtumasuunnittelu ja tavotteiden asettamisnen, yhteistyökumppanipakettien suunnittelu, markkinointisuunnitelma ja jälkimarkkinointi, projektisuunnitelman laatiminen, asiakastapaamisten suunnittelu, rahoitussuunnitelma, tilan kartoittaminen (tietokonepaikkojen asettelu, opasteet, pysäkointi, ensiapu, lipunmyynti, äänentoisto, valot, sähkö, internet, pelastussuunnitelma, narikka, majoitus, tapahtuman purkusuunnitelma), tapahtuman aikataulun suunniteleminen.

3.1.2 Toteutus

Toteutusvaiheessa aloitamme tapahtumapaikan vuokraamisella ja rahoituksen keräämisellä. Rahoitus tapahtumalle saadaan yhteistyökumppaneilta sponsoripakettien muodossa sekä myöhemmin tapahtuman lipunmyynnistä. Kohdistamme markkinoinnin aloittamisen sopivaan ajankohtaan hyvissä ajoin ennen tapahtuman alkamispäivää. Toteutusvaihe sisältää tapahtuman järjestämisen ja kaiken siihen johtavan työn ja päättyy jälkimarkkinoinnin jälkeen. Ennen tapahtumaa ja tapahtuman aikana hoidetaan sosiaalisen median markkinointia säännölliseen tahtiin, joka on aktiivisimmillaan juuri ennen tapahtumaa ja sen aikana.

3.1.3 Valvominen

Valvominen tapahtuu SGE:n johtoportaan toimesta koko tapahtuman ajan. Projektipäällikkö pitää huolta muiden johtohenkilöiden kanssa markkinoinnin,

SALO GAMING EXPO 10

myynnin ja yhteistyökumppaneiden hoidosta sekä tapahtumasta. Valvominen tapahtuu myös tapahtuman aikana ja sen jälkeen. Tapahtuman turnauspuolen vastuu on yhteistyökumppanillamme ComBounDilla, jota me valvomme.

3.1.4 Lopetus

Projektin lopetus koostuu tapahtuma-alueen purusta, jälkimarkkinoinnin toteuttamisesta, loppupalaverin pitämisesta ja palautteen keruusta. Laaditaan projektista päätösraportti.

3.2 Aikataulu

SALO GAMING EXPO 11

3.3 Tehtäväluettelo

- Markkinointisuunnitelman tekeminen- Tapahtumapaikan vuokraaminen- Budjetin tekeminen- CMR-listan luominen- Sponsoripakettien tekeminen ja yhteistyökumppaneiden hankkiminen- Sosiaaliseen median tilien luominen ja ylläpito- Somemarkkinoinnin aloittaminen- Lipunmyynnin hoitaminen- Ohjelman luominen tapahtumaan- Palaverien aikataulutus- Markkinointi ennen tapahtumaa (koulukäynnit)- Yhteydenpito yhteistyökumppaneihin- Tapahtuman logistiikka- Tapahtuma-alueen rakentaminen- Messualueesta huolehtiminen- Tapahtuman valvominen- Tapahtuman aikana markkinoiminen- Tapahtuman purku- Jälkimarkkinointi- Palaute

3.4 Resurssisuunnitelma

Tilat, koneet ja laitteet saadaan joko yhteistyökumppaneilta tai vuokrataan. Ne sisältävät esiintymislavan, pöydät ja tuolit, lattiamatot ja screenit. Rahoitus saadaan lipputuloista, sponsoreilta ja erinäisiltä yhteistyökumppaneilta. Meidän käytössä olevat resurssit ovat henkilöstö ja sen vahvuudet, markkinointi- ja myyntiosaaminen sekä työvoima.

SALO GAMING EXPO 12

3.5 Riskien kartoitus

Projektimme riskien jaottelu:

- Aikataulun riskit- Organisaatioon ja henkilöstöön liittyvät riskit- Yhteistyökumppaneihin liittyvät riskit- Budjettiin liittyvät riskit- Tapahtumatilaan liittyvät riskit- Omaisuusvahinkoihin liittyvät riskit- Ympäristötekijät

SALO GAMING EXPO 13

3.5.1 Aikataulun riskit

Kriittisimmät viivästymiseen liittyvät riskit:

- Yhteistyökumppaneiden saaminen ajoissa- Koulumarkkinoinnin aloittaminen liian myöhään- Lehtitaloihin lähestyminen liian myöhään- Markkinointi kokonaisuudessaan- Tapahtuman valmistelun aloittaminen liian myöhään

3.5.2 Organisaatioon ja henkilöstöön liittyvät riskit

Kriittisimmät organisaatioon ja henkilöstöön liittyvät riskit:

- Sairastapaukset- Innostuksen loppuminen- Työtehtävien laiminlyöminen- Ristiriidat- Irtisanomiset- Yhteistyökumppanuuden purku / laiminlyönti (ComBound)

3.5.3 Yhteistyökumppaneihin liittyvät riskit

Kriittisimmät yhteistyökumppaneihin liittyvät riskit:

- Yhteistyökumppaneiden vetäytyminen- Vääränlainen lähestyminen- Huonosti laaditut sponsoripaketit- Rahoituksen puuttuminen

3.5.4 Ympäristöön liittyvät riskit

Kriittisimmät ympäristöön liittyvät riskit:

- Ukkosmyrsky tapahtuman aikana- Logistisiin tekijöihin vaikuttavat sääolosuhteet

SALO GAMING EXPO 14

- Sähkökatkos

3.5.5 Budjettiin liittyvät riskit

Kriittisimmät budjettiin liittyvät riskit:

- Huonosti tai väärin laadittu budjetti- Huomioon ei ole otettu erilaisia budjettivaihtoehtoja- Ali / ylihinnoittelu

3.5.6 Tapahtumatilaan liittyvät riskit

Kriittisimmät tapahtumatilaan liittyvät riskit:

- Tilanpuute- Sähkön riittäminen- Turvallisuusriskit- Järjestyksenvalvojien saaminen

3.5.7 Omaisuusvahinkoihin liittyvät riskit

Kriittisimmät omaisuusvahinkoihin liittyvät riskit:

- Vuokratun tavaran vahingoittaminen- Vuokratun tilan vahingoittaminen

3.6 Riskienhallinta

Riskien hallintaan sisältyy riskien torjunta sekä riskien valvominen. Riskien ja potentiaalisten ongelmien ennakointi on tulevien työvaiheiden läpikäyntiä, ongelmakohtien kartoittamista ja etukäteen toiminnan varmistamista.

SALO GAMING EXPO 15

3.6.1 Henkilöstöön liittyvien riskien hallinta

Suurin henkilöstöön liittyvä riskitekijä on projektin jäsenten projektiin suunnattu ajankäyttö, joka tulee muuttumaan projektin edetessä. Ajankäytön muutoksiin mukautuminen ja ennakointi vähentävät riskejä. Suurin vastuu ajankäyttöön liittyvien riskien hallinnassa on projektin johtoportaalla.

Toiseksi suurin henkilöstöön liittyvä riskitekijä on työtehtävien laiminlyöminen. Työtehtävien laiminlyöminen on torjuttavissa aktiivisella valvonnalla johtoportaan puolelta.

Projektiryhmän kokemattomuutta voidaan myös pitää riskinä. Riskiä lievennämme hakemalla osaamista ComBounDin kautta ja tekemällä omaa taustatyötä vastaavista tapahtumista.

3.6.2 Aikatauluun liittyvien riskien hallinta

Suurimmat aikatauluun liittyvät riskit ovat yhteistyökumppaneiden saaminen ajoissa, sekä markkinointiaikataulun venyminen. Mikäli yhteistyökumppaneita ei onnistuta hankkimaan tapahtumaan, pahimmillaan koko tapahtuma joudutaan peruuttamaan. Keinoja välttää tämä riski on huolellinen pohjatyö yhteistyökumppaneita lähestyttäessä.

Markkinointiaikataulun venyessä koko markkinointi epäonnistuu, eikä tavoita kohderyhmää oikeaan aikaan. Pahimmassa tapauksessa tämä johtaa siihen, että tapahtumaan ei saada haluttua määrää asiakkaita. Tämän riskin välttääksemme seuraamme aikataulutettua markkinointisuunnitelmaa, jonka toteutumista valvotaan viikoittain palavereissa.

3.6.3 Yhteistyökumppaneihin liittyvien riskien hallinta

Suurimmat yhteistyökumppaneihin liittyvät riskit ovat huonosti laaditut sponsoripaketit ja vääränlainen lähestyminen yhteistyökumppaneita kohtaan. Sponsoripakettien tekemisessä on otettava huomioon lähestyttävien yhteistyökumppaneihin taloudellinen suuruus: paketteja ei voi hinnoitella liian ylös

SALO GAMING EXPO 16

tai päinvastoin liian alas. Pakettien pitää olla tarpeeksi selkeitä, jotta minimoidaan väärinkäsitykset.

Yhteistyökumppaneihin lähestyminen tulee olla ennalta suunniteltu. Lähestymisen tulee olla kaikkiin firmoihin samanlainen ja samoilla ehdoilla, jotta väärinkäsityksiltä ja mielenpahoituksilta vältytään. Tällä luodaan myös suhde yhteistyökumppaneihin ja täten vähennetään riskiä yhteistyökumppaneiden vetäytymisestä.

3.6.4 Ympäristöön liittyvien riskien hallinta

Voimme varautua mahdollisiin myrskyihin ja sähkökatkoksiin aggregaattien avulla sekä mahdollisiin sateisiin voimme varautua mahdollisilla sadekatoksilla, etteivät asiakkaat ja elektroniikkalaitteet saa kosteusvaurioita.

3.6.5 Budjettiin liittyvien riskien hallinta

Suurimmat budjettiin liittyvät riskit ovat huolimaton laatiminen ja väärin hinnoittelu. Budjetin tekemisessä on otettava huomioon erityinen tarkkuus pieniä kuluja kohtaan sekä monien erilaisten versioiden tekeminen. Budjettia tulee laatia enemmän kuin yksi ihminen riskien minimoimiseksi.

Budjetin väärinhinnoittelun riskejä pienennämme tekemällä lukuisia eri versioita budjetista eri hinnoilla, jotta saamme parhaan mahdollisen budjetin projektillemme.

3.6.6 Tapahtumatilaan liittyvien riskien hallinta

Suurimmat tapahtumatilaan liittyvät riskit ovat turvallisuus ja tilanpuute. Turvallisuuteen liittyviä riskejä ehkäisemme erilaisilla paloturvallisuustarvikkeilla ja järjestyksenvalvojilla. Vakuutuksen ja virkavallan lupien hankkiminen liittyy myös tähän.

Tilanpuutteeseen voimme puuttua suunnitteluvaiheessa. Riskiä ehkäisemme tutustumalla tapahtumapaikkaan sekä sen tuottamiin mahdollisuuksiin tilankäytön

SALO GAMING EXPO 17

suhteen. Taustatyötä tekemällä muista tapahtumista voimme laskea pelipaikkojen määrän sekä yhteistyökumppaneiden vaatiman tilan.

3.6.7 Omaisuusvahinkoihin liittyvien riskien hallinta

Suurimmat omaisuusvahinkoihin liittyvät riskit ovat vuokratun tilan ja tavaran vahingoittaminen. Näitä riskejä ehkäisemme järjestyksenvalvojien läsnäololla, sekä yleisellä varovaisuudella tavaraa käsitellessämme.

Pelialueella on vartiointi ja pelialueelle ei päästetä ulkopuolisia ihmisiä. Tästä huolimatta pelaajat ovat vastuussa omista tavaroistaan koko tapahtuman ajan.

SALO GAMING EXPO 18

4 BUDJETTI

Olemme muodostaneet erilaisia mahdollisia projektin alustavia budjetteja. Kyseisistä projektin alustavista budjeteista käy ilmi millaisiin tuloksiin pääsemme, erilaisissa tapauksissa, jos lipunmyynti vaihtelee.

4.1 Projektibudjetti

SALO GAMING EXPO 19

4.2 Kustannusseuranta

Kustannusseurantaa hoidamme jatkuvasti päivittyvällä budjetti seurannalla. Seurannasta käy ilmi paljonko mikäkin kustantaa tapahtumaa varten sekä mitkä ovat tulolähteemme ja niiden avulla saatujen rahoitusten määrä.

SALO GAMING EXPO 20

5 OHJAUSSUUNNITELMA

Tällä ohjaussuunnitelmalla pyrimme saamaan mahdollisen kattavan viestinnän projektiryhmämme ja yhteistyökumppanien välillä. Suunnitelma toimii myös eräänlaisena strategisena välineenä, joka auttaa projektin onnistumisessa.

5.1 Kokoussuunnitelma

Projektihenkilöstö on sitoutunut kokoontumaan kaksi kertaa viikossa. Yhteistyökumppanien kanssa tavataan tarvittaessa.

5.2 Tiedottaminen

Tiedottaminen tapahtuu yhteistyökumppaneiden ja projektiryhmän välillä nimettyjen henkilöiden kautta. Organisaation sisällä tiedottaminen tapahtuu palavereissa tai keskusteluapplikaation kautta. Tiedottamisesta vastaa projektin johtajisto.

5.3 Valvonta ja raportointi

Valvonnasta vastaa projektipäällikkö. Projektipäällikkö vastaa myös viimekädessä laadunvalvonnasta. Laadunvalvontaan osallistuu myös muu projektin johtajisto. Raportointi tapahtuu projektipäällikön ja vastuuhenkilöiden välillä. Vastuuhenkilöitä ovat sihteeri ja osastojen vastuuhenkilöt.

5.4 Koulutussuunnitelma

koulutussuunnitelma tähän

SALO GAMING EXPO 21

5.5 Laadunvarmistus

laadunvarmistus tähän

SALO GAMING EXPO 22