Strateginis valdymas - 5 paskaita
-
Upload
aurimas-paulius-gircys -
Category
Documents
-
view
1.202 -
download
3
Transcript of Strateginis valdymas - 5 paskaita
2011.02.28
1
Strateginis valdymas
Aurimas Paulius Girčys
ORGANIZACIJOS VIZIJA, MISIJA, DALININKŲ INTERESAI IR KULTŪRA
http://cid‐b77a211e75457f9e.office.live.com/
http://aurimas‐gircys.blogspot.com/
2011.02.28
2
Dvi gyvenimo tiesos
Nesvajosi –neišsipildys
Nenorėsi –neturėsi
• Vizija
• Misija
• Tikslai
• „Sugalvoti po sakinį prie kiekvieno iš šių išvardintų punktų‐ kas čia jau tokio sunkaus ir atsakingo?“
Institucijos vizija (1)
Institucijos vizija – tai sąmoningai apibendrintas supratimas ir
suvokimas apie tai, kokia institucija bus, kodėl, kur ir kaip ji veiks
ateityje.
Vizija, įprasminanti bet kokį institucijoje atliekamą darbą, gali tapti
tik tuomet, kai visi darbuotojai dalyvauja jos formulavime, ir kai
įsiklausoma į jų pasiūlymus.
Misija nurodo institucijos paskirtį, tuo tarpu vizija aprašo, kaip
turėtų atrodyti gerai dirbanti institucija.
2011.02.28
3
Institucijos vizija (2)
Apibūdinant institucijos viziją, turėtų būti atsakyta į tokius klausimus:
• Kuo ji bus naudinga joje dirbantiems, artimiausiai aplinkai ir visai
socialinei sistemai;
• Kuo ji išsiskirs nuo panašių į ją;
• Kokia bus jos institucinė sandara ir visi kiekybiniai (personalo,
padalinių, priemonių, finansinių išteklių ir pan.) parametrai;
• Kokie bus jos darbuotojai.
Institucijos vizija (3)
Vizija turi apimti
• Misiją.
• Filosofiją ir pagrindines vertybes.
• Tikslus.
• Pagrindines strategijas.
• Veiklos kriterijus.
• Svarbiausias sprendimų priėmimo taisykles.
• Etikos standartus, kurių turi laikytis visi darbuotojai.
• Organizacijos vizijos negalima tapatinti su jos misija ir tikslais. Šie yra jau realesni ir yra nukreipti į dabartį, dabartinę situaciją, apibūdinant institucijos paskirtį, užduotis bei tų užduočių tikslesnius įvykdymo terminus.
• Vizijos realizavimo terminai nėra tiksliai apibrėžti ir apima tik tolimą perspektyvą.
2011.02.28
4
Institucijos vizija (4)
Apie viziją reikėtų paskelbti visiems institucijos darbuotojams ir kitiems svarbiausiems suinteresuotiems asmenims.
Vizija turėtų įkvėpti institucijos darbuotojus daryti sprendimus ir imtis veiksmų.
Įkvepianti sėkmės vizija pasižymi tokiomis savybėmis:
• Ji orientuojasi į geresnę ateitį.
• Ji skatina žmones tikėti ir svajoti.
• Ji apeliuoja į bendras vertybes.
• Ji įvardina teigiamus rezultatus.
• Ji akcentuoja vieningos grupės galią.
• Joje yra žodinių metaforų.
• Ji žadina entuziazmą. Pavyzdys?
Institucijos vizija (5)
• Institucijos darbuotojams aiškiai pasakoma, ko iš jų tikimasi ir kodėl.
• Žmonės turi tam tikrą supratimą, kaip atrodo sėkmė.
• Jeigu pasiekiamas bendras susitarimas dėl vizijos institucija tampa stipresnė.
• Kuo tikslesnė ir pagrįstesnė yra vizija ir kuo daugiau institucijos darbuotojai remia jos realizavimą
• Sėkmės vizija yra būdas susikurti pageidaujamą ateitį.
2011.02.28
5
Vizijos vertinimas
1. numatymas. Kokia fantazija ir realybė atspindima vizijos formuluotėje?
2. platumas. Kaip plačiai vizija apima pokyčius, kurie gali įvykti sektoriuje?
3. konsensusas. Ar institucijoje egzistuoja konsensusas dėl ateities vizijos?
4. unikalumas. Ar yra ateities unikalumo elementų vizijos formuluotėje?
5. veiksmingumas. Ar yra svarbiausias susitarimas dėl reikalingų artimiausių žingsnių?
MRUSA TRK vizija
• Trumpai panagrinėkime vieno MRUSA struktūrinio padalinio, Tarptautinių ryšių komiteto, viziją pagal rekomenduotinus kriterijus: „MRUSA TRK –
svarbiausias MRUSA struktūrinis padalinys, aktyviai veikiantis komitetas, glaudžiai bendradarbiaujantis su kitais MRUSA komitetais, įsteigęs ir
koordinuojantis ESN MRU (Erasmus Student Network) padalino veiklą. Turintis ryšių ir kontaktų su užsienio jaunimo organizacijomis ir studentų
atstovybėmis, NVO, neformaliomis, panašia veikla užsiimančiomis, grupėmis bei juos palaikantis ir nuolat plečiantis bei kartu su jomis kuriantis ir
įgyvendinantis tarptautinius projektus. Nuolatos dalyvaujantis ir tobulėjantis įvairiuose akademiniuose, kultūriniuose, demokratiškumo ir kt.
projektuose ir/ar siunčiantis juose dalyvauti kitus MRUSA narius.“
• Pagal numatymo kriterijų ši vizija nėra fokusuota, nes ???
• Šioje formuluotėje truputį pasireiškia sukūrusiojo fantazija, jog šis komitetas kada nors taps svarbiausiu padaliniu.
• Žinome, jog joks komitetas be narių neegzistuos, todėl, manyčiau, svarbiausias komitetas, šioje organizacijoje išliks žmogiškųjų išteklių komitetas.
• Jei tirsime pagal platumo kriterijų, privalome pabrėžti, jog ši vizija neapima organizacijoje įvyksiančių pokyčių labai plačiai.
• Pagal konsensuso kriterijų, matome, kad jis organizacijoje pasiektas dėl ateities vizijos.
• Nemanau, kad organizacijoje gali iškilti realių problemų, kai egzistuoja keletas vizijų, nes visi komitetai veikia kryptingai ir turi savo kuruojamą sritį.
• Pagal veiksmingumo kriterijų, aiškiai matome, kad bent dalinis vizijos įgyvendinimas teigiamai įtakos viso komiteto dabartinę veiklą. Nors pačioje
vizijoje susitarimų dėl artimiausių komiteto žingsnių nėra, jie paminėti kitose veiklos plano dalyse.
2011.02.28
6
Misija (1)
• Misija – tai institucijos paskirtis, atspindinti jos egzistavimo prasmę,
siekiant atsakyti į klausimus: kokia tai institucija, ką ji daro dabar ir
siekia daryti ateityje?
• Misijos nustatymas įpratina institucijos darbuotojus sutelkti dėmesį
į tikrai svarbius dalykus.
• Institucijos paskirties nustatymas.
• Efektyvesnis darbas
• Didesnis dėmesys institucijos filosofijai ir vertybėms.
Misija (2)
• Misija apibrėžia ,,idealią” institucijos egzistavimo priežastį
• Ji pasako, ką plačiąja prasme institucija stengiasi pasiekti
• Ji apibūdina institucijos filosofiją ir vertybes
• Ji yra įkvėpimo šaltinis
• Jos niekada negalima visiškai įgyvendinti. Todėl misija dažnai yra laikoma institucijos ,,idealiu tikslu”
2011.02.28
7
Dalininkų galios nustatymas
• svarbiausių dalininkų nustatymas;
• dalininkų interesų ir reikalavimų organizacijai, labiausiai susijusių su
naujomis strateginėmis iniciatyvomis, nustatymas;
• kiekvienos dalininkų grupės galios laipsnio, kuriuo jie gali paveikti
kuriamą naują strategiją, nustatymas;
• dalininkų prioritetų, leidžiančių kiek įmanoma mažinti galių
konfliktą, apibrėžimas;
• būdų ir metodų (pvz.,derybų ir diskusijų su pagrindinėmis dalininkų
grupėmis), padedančių išvengti nesklandumų dar jiems
neprasidėjus, parinkimas.
MRUSA dalininkai
DALININKAI PIRMINIAI INTERESAI ANTRINIAI INTERESAI
Organizacijos savanoriai
(nariai)Kolegų interesų atstovavimas Savęs tobulinimas, užimtumas
VUSABendradarbiavimas, bendrų tikslų
siekimas
Darbo tobulinimas, mokymasis iš kolegų,
ilgalaikiai ryšiai
MRU Tarptautinių ryšių ir
studijų direkcija
Tiesioginis priėjimas prie studentų, tuo
pačiu studentų įtraukimas į tarptautines
mainų programas, projektus,
konferencijas ir pan.
MRU reprezentavimas per studentus
užsienyje
MRU studentas,
neakivaizdžiai studijuojantis
magistro laipsnį
Gauti LSPInformacijos gavimas apie paskolų gavimo
galimybes
2011.02.28
8
Valdžios formos
Prievarta paremta valdžia
Atlyginimu paremta valdžia
Eksperto valdžia
Pavyzdžio (etaloninė) valdžia
Teise paremta valdžia
Vadovai
Vadovai ‐ darbuotojai, kurių pagrindinė funkcija priimti sprendimus ir organizuoti jų įgyvendinimą.
• Funkciniai vadovai – geri savo sferos specialistai‐analitikai (pvz., finansų skyriui turi vadovauti aukštos kvalifikacijos finansininkas)
• Linijiniai vadovai – geri organizatoriai, sugebantys konsoliduoti darbuotojų veiksmus užduočių realizavimui
2011.02.28
9
Vadovų klasifikavimas
1. Aukštutinio lygio vadovai – tai organizacijos vadovai
2. Vidurinio lygio vadovai – tai vadovai, vadovaujantys stambiems jungtiniams linijiniams ir funkciniams padaliniams
3. Žemutinio lygio vadovai ‐ tai vadovai, tiesiogiai vadovaujantys darbuotojams, atliekantiems konkrečius sprendimų įgyvendinimo darbus
Vadovavimo stilius
Padalintos vizijos požiūris Dominavimo
požiūris
2011.02.28
10
Verslo etika
• Apima tam tikrus standartus ir elgesio normas, kuriais organizacija
vadovaujasi savo vidaus ir išorės sandoriuose.
• Tvirti moraliniai principai padeda žmogui kiekvienu konkrečiu atveju
pasirinkti teisingą sprendimą, atitinkamą elgesio formą.
• Etikos vertybes tikslinga atspindėti organizacijos misijoje, nes tai
pademonstruos organizacijos pozicijos ir vaidmens visuomenėje
suvokimą.
MRUSA etikos motyvai
Motyvas Apibrėžimas Pavyzdys
1. Nacionalinio ir tarptautinio lygio
etikos motyvai
Vaidmens apsibrėžimas šalies bei
tarptautiniu mastu.
Lietuvos Studentų Sąjungos (LSS) narė;
Europos universitetų asociacijos narės
(MRU) Studentų atstovybė.
1. Bendrojo organizacijos lygio
etikos motyvai
Organizacijos tiesiogiai kontroliuojamos
etikos problemos
MRUSA atstovai įeina į universiteto
Senato, Tarybos, Rektorato sudėtį.
1. Individualaus lygio etikos motyvai Elgsenos standartai, kuriuos pati
organizacija nustato savo nariams.
Organizacijos nariu gali tapti bet kuris
MRU studentas, nepaisant religijos,
etninės grupės ar pan.
2011.02.28
11
Misijos ir filosofijos formavimas
• Misija – kompetencijos sritis ir veiklos kryptis.
• Filosofija – tai organizacijos elgesio standartas, dalykinis credo. Ji
nusako pagrindines vertybes, lūkesčius ir principus, kuriais veikia
organizacija, siekdama savo tikslų ir vykdydama savo veiklą.
Strateginių problemų atranka
ne visos problemos yra
vienodai svarbios;
ne visos problemos yra
vienodai svarbios;
institucijų veikloje atsiranda taip vadinami
“stochastiniai” įvykiai, kurie yra
dažnai nenumatyti.
institucijų veikloje atsiranda taip vadinami
“stochastiniai” įvykiai, kurie yra
dažnai nenumatyti.
2011.02.28
12
Strateginių klausimų rūšys
1. problemos, kurios šiuo metu nereikalauja jokių veiksmų, tačiau kurias reikia nuolat stebėti;
2. klausimai, kuriuos galima išspręsti įprasta tvarka;
3. problemos, kurios reikalauja neatidėliotino dėmesio ir todėl negali būti sprendžiamos įprastine tvarka.
Strateginių klausimų identifikavimas
1. Dėmesys sutelkiamas į tai, kas yra tikrai svarbu.
2. Dėmesys sutelkiamas į klausimus, o ne į atsakymus.
3. Problemų identifikavimas paprastai sukuria tam tikrą įtampą, kuri skatina organizacinius pokyčius.
4. Strateginių problemų identifikavimas leidžia numanyti problemos sprendimą.
5. Strateginio planavimo procesas tampa realiu.
2011.02.28
13
Strateginių tikslų nustatymas
Tikslai – tai teiginiai, transformuojantys misijos formuluotės bendrąsias nuostatas į tiksliau apibrėžtus įsipareigojimus.
Pagal Lietuvos Vyriausybės patvirtintą metodiką strateginiai tikslai – tai siektini veiklos rezultatai, susiję su atitinkamais poreikiais, sąlygomis ir galimybėmis. Taigi tikslus reiki formuoti kaip siektinus rezultatus.
Strateginiai tikslai
• Turi remtis misija
• Orientuotis į klientus
• Sietis su pagrindinėmis išorės ir vidaus problemomis, su kuriomis
susiduria institucija,
• Turi būti aiškiai suvokiami visuomenei
2011.02.28
14
Strateginiai tikslai
Formuluojant institucijos tikslus, reikėtų atsakyti į šiuos klausimus:
• Ar tikslai atitinka institucijos misiją bei filosofiją ir ar tikslų pasiekimas
padės atlikti institucijos misiją?
• Ar tikslai nustatyti atsižvelgiant į išorinio/ vidinio vertinimo rezultatus?
Ar jie padės išspręsti identifikuotas problemas?
• Ar tikslai nustato aiškią institucijos veiklos kryptį?
• Ar jie atspindi institucijos prioritetus?
Kokybiška tikslo formuluotė
1. Turi būti nurodyta tikslo įgyvendinimo data;
2. Jis turi būti realus, t.y. įgyvendinamas;
3. Jis turi turėti vieną arba kelis kiekybinius parametrus (išreikštus
skaičiais), kurie nustatytos datos metu padėtų įvertinti, ar tikslas yra
pasiektas.
4. Pagrindinė strateginių tikslų funkcija – nustatyti galutinę kryptį visai
institucijai arba programai ir sujungti atskirų operacinių vienetų ir
asmenų pastangas.
2011.02.28
15
MRUSA padalinių strateginiai tikslai ir problemos
Struktūrinis
padalinys
Tikslas Finansinis ar
strateginis
Kylanti strateginė problema
Rinkodaros
komitetas (RK)
Ieško lėšų kultūriniam studentų poilsiui ir
tradiciniams renginiams („Ledi ir
Džentelmenas MRU“, „Studentų fabrikas“ ir
pan.)
finansinis Kaip originaliai pateikti verslo pasauliui
savo „prekę“; pritraukiant naujus
rėmėjus, neprarandant senųjų.
Ryšių su
visuomene
komitetas (RVK)
Objektyviai ir laiku teikti naujausią
informacija MRUSA nariams, universiteto
bendruomenei, kitoms organizacijoms.
strateginis Kaip motyvuoti komiteto narius dirbti
taip, kad naujausia informacija pasiektų
MRU bendruomenę kuo greičiau.
Prezidentas Studentų atstovybės vardu sudaro sandorius,
atlieka kitus juridinius veiksmus
strateginis Kaip gauti valdybos daugumos pritarimą
tokiems žingsniams, nes Prezidento
sudaromus sandorius viršijančius 7000Lt
tvirtina Valdyba.
Valdyba Išreikšti ribotus organizacijos narių norus
kolegialiam valdymo organe.
strateginis Kaip atstovauti daugumą, bet
neužgožiant ir mažumos nuomonės.
Institucijos uždaviniai
• Jie žymi tarpinius etapus siekiant ilgalaikės institucijos misijos ir tikslų.
• Uždaviniai, kurie yra tiesiogiai susiję su institucijos tikslais – yra laiko
apriboti institucijos ketinimų pareiškimai.
• Nustatant uždavinius ir taip sutelkiant dėmesį į rezultatus yra lengviau
priimti sprendimus ir užtikrinti atskaitomybę.
2011.02.28
16
Rezultatų rodikliai
• Tai faktinio poveikio duotoms sąlygoms ar problemoms rodikliai.
• Rezultatų rodikliai paprastai išreiškiami procentais ar santykiniais
dydžiais.
Rezultatų rodikliai
Nustatant rezultatų rodiklius reikėtų atkreipti dėmesį į šiuos klausimus:
• Ar rezultatų rodiklis yra tinkamas? Ar jis yra logiškai ir tiesiogiai susijęs su
institucijos tikslu ir uždaviniu?
• Ar rezultatų rodiklis yra patikimas? Ar jis suteikia tikslią ir patikrinamą
informaciją?
• Ar rezultatų rodiklis yra efektyvus? Ar jis užfiksuoja tai, ką institucija nori
įvertinti?
• Ar rodiklis yra pakankamai naudingas, kad pateisintų duomenų surinkimo
išlaidas? Ar, pernelyg didelių išlaidų atveju, galima būtų panaudoti atrankos
metodus arba kitas, išlaidų požiūriu efektyvesnes, alternatyvas duomenims
surinkti?
2011.02.28
17
S.M.A.R.T. rezultatų rodikliai
• specifiniai (angl. Specif) – matuoja tai, ką turi matuoti;
• įvertinami (angl. Measurable) – turi būti įvertinami kiekybiškai;
• prieinami (angl. Available) – prieinami už priimtiną kainą;
• tinkami (angl. Relevant) – tinkami matuoti konkrečiam uždaviniui;
• nustatyti konkrečiam laikotarpiui (angl. Time bound) – nustatyti
konkrečiam laikotarpiui.
• 1999 m. Lietuvoje įtvirtintas strateginis planavimas iki šiol tėra tik popierinės taisyklės. Įstaigos išmoko planus parengti, tačiau ir toliau gyvena savu ritmu: lėšų išleidžia ne tiek, kiek reikia tikslams pasiekti, o tiek, kiek skiria biudžetas. Ir toliau finansuojamos galvos, o ne jų atlikti darbai.
„Veidas“ – 2010.05.12
2011.02.28
18
Praktikoje
Efektyvaus strateginio planavimo pagrindas yra procese, o ne
produkte – arba plane
Nauja Strateginio planavimo metodikos redakcija
• Įsigaliojusi nuo 2010‐09‐01
• Strateginis planavimas – procesas, kurio metu nustatomos veiklos kryptys ir būdai vykdyti institucijos misiją, pasiekti numatytus tikslus ir rezultatus, veiksmingai panaudojant finansinius, materialinius ir žmogiškuosius išteklius.
• Vertinimo kriterijus – rodiklis, suteikiantis informaciją apie tikslo ir uždavinio įgyvendinimą.
• KO TRŪKSTA?
2011.02.28
19
Proceso vertinimo kriterijus
• priemonės įgyvendinimo vertinimo kriterijus, kuriuo matuojami vidiniai institucijos procesai (veiksmai), reikalingi produktams sukurti, paslaugoms teikti ar kitoms institucijos funkcijoms atlikti. Proceso vertinimo kriterijai taip pat naudojami paslaugų ar produktų kokybei įvertinti. Proceso vertinimo kriterijus rekomenduojama taikyti toms institucijoms, kurių produktus ar paslaugas sudėtinga kiekybiškai įvertinti.
Indėlio vertinimo kriterijus
• priemonės įgyvendinimo vertinimo kriterijus, kuriuo matuojama, su kokiais ištekliais (finansiniais, žmogiškaisiais, materialiniais) bus sukurti numatyti produktai ar suteiktos paslaugos. Šie vertinimo kriterijai svarbūs matuojant veiklos efektyvumą – išlaidų ir produktų ar rezultatų santykį. Indėlio vertinimo kriterijus rekomenduojama taikyti toms institucijoms, kurių produktus ar paslaugas sudėtinga kiekybiškai įvertinti.
Efekto, Rezultato, Produkto vertinimo kriterijai
Efekto vertinimo kriterijumi vertinamas institucijos strateginio tikslo arba valdymo srities tikslo
pasiekimas ir parodoma nauda, kurią, įgyvendinus atitinkamą strateginį tikslą, gauna ne tik tiesioginiai
programos naudos gavėjai, bet ir visa visuomenė.
Rezultato vertinimo kriterijus yra tikslo pasiekimo
vertinimo kriterijus. Jis rodo naudą, kurią gauna
tiesioginiai programos naudos gavėjai įgyvendinus
programą
Produkto vertinimo kriterijus yra uždavinio įgyvendinimo vertinimo kriterijus, t. y. materialinis ar intelektinis produktas ir (ar) paslaugos, kurie atsiranda tikslingai
naudojant išteklius uždaviniui įgyvendinti. Produkto vertinimo
kriterijai gali būti sudaryti iš proceso ar indėlio vertinimo
kriterijų.
2011.02.28
20
Vertinimo kriterijų sistema
Vertinimo kriterijų hierarchinis‐loginis ryšys
2011.02.28
21
Efektyvaus proceso požymiai
• kartu dalyvaujant (vykdomas sprendimų priėmėjų ir problemų sprendėjų, ne jiems ar dėl jų);
• sąveikaujantis (apimantis konfrontaciją to, kas yra ir kas gali būti;
• jungtinis (sujungiantis apačią su viršumi mąstant apie tai, kas turėtų būti padaryta, kaip tai turėtų būti padaryta ir kas tai turėtų padaryti; bei,
• tęstinis (suvokiantis, kad tikslingos sistemos ir jų aplinkos pastoviai keičiasi ir joks planas neišlaiko savo vertės laikui bėgant).
Kodėl reikalingas proceso / indėlio vertinimo kriterijus?
• Daugelį šiuo metu savivaldybėse įgyvendinamų projektų bei atliekamų darbų galima apibūdinti “gaisrų gesinimo” terminu, kai tuo tarpu efektyviai planuojant savivaldybės darbą, jie gali būti iš anksto numatomi ir sprendžiami “problemos prevencijos” principu.
2011.02.28
22
„Strateginio“ plano požymiai proceso / indėlio aspektu?
STRATEGINIS PLANAVIMAS KRIZINIŲ SITUACIJŲ VALDYMAS
Planuoji, numatai veiksmus. Reaguoji į iškilusias problemas.
Veiki. Reaguoji.
Numatai, kaip išvengti galimų problemų. Sprendi iškilusias problemas.
Skatini pavaldinių iniciatyvą veikti kartu. Peržiūri situaciją ir duodi nurodymus, kaipelgtis.
Vadovauji organizacijai, valdai situaciją. Esi valdomas situacija valdo tave irorganizaciją.
Žiūri į ateitį, matai perspektyvą, galinurodyti veiklos kryptis.
Gali įvertinti tik šiandieninę situaciją, šiosdienos problemas.
Sistemingai judi pirmyn. Jūsų šūkis: ”Kaip nors pasivyti,išsiversti...”
Veiki organizuotai. Veiki chaotiškai.
Koordinuoji veiksmus. Veiki izoliuotai ‐ vienas.
Dažnos klaidos
• Leidžiama per daug tenkintis esama padėtimi
• Nesudaroma pakankamai stipri koordinacinė grupė
• Menkas vizijos galių įvertinimas
• Vizija išaiškinama ir suprantama kur kas blogiau
• Per lėtai šalinamos kliūtys, stabdančios naujos vizijos sklaidą
• Nesiekiama skatinimo per greitus laimėjimus
• Per daug anksti švenčiama pergalė
• Per silpnas rūpinimasis nuosekliai diegti permainas organizacijos kultūroje
2011.02.28
23
Padariniai
• Naujos strategijos įgyvendinamos netinkamai
• Laimėjimai nesuteikia lauktos sąveikos
• Pertvarkymas trunka per ilgai ir per daug brangiai kainuoja
• Darbuotojų skaičiaus mažinimas nepadeda sureguliuoti išlaidų
• Kokybės programos neduoda lauktų rezultatų
KLAUSIMAI IR KOMENTARAI
http://cid‐b77a211e75457f9e.office.live.com/
http://aurimas‐gircys.blogspot.com/