RAPPORT  

Prosjekt  2014  Ny  organisasjonsstruktur  MD104  

 MANDAT:  Riksmøtet  2012  i  Kris+ansand  gjorde  følgende  vedtak:  ”Riksmøte  2012  viser  1l  Rammeplan  fra  Lions  2014.  Riksmøtet  gir  Distriktsguvernørene  frist  8l  1.  november  med  å  komme  med  innspill  fra  si'  råd  på  de  organisatoriske  forandinger  som  er  skissert  i  planen.  Forslagene  må  begrunnes.  Lions  2014  skal  med  utgangspunkt  i  denne  høringsrunden  fremme  endelig  forslag  .l  Distriktsmøtene  og  Riksmøtet  2013.”    Arbeidsgruppens  mandat  er  følgelig  å  vurdere  de  fremkomne  innspillene  og  utarbeide  et  omforent  forslag  "l  organisatoriske  forandringer.      ARBEIDSGRUPPE:    Arbeidsgruppen  har  bestå1  av:         Hroar  Thorsen,  LC  Larvik     leder         Brynly  Ballari,  LC  Tana-­‐Nesseby         PID  Per  K  Christensen,  Danmark         Rolf  Norgren,  LC  Eiksmarka-­‐Hosle    Arbeidsgruppen  har  foreta'  en  grundig  gjennomgang  og  vurdering  av  de  innkomne  kommentarer  og  forslag  .l  Rammeplan  for  Lions  2014.  En  oppsummering  av  hvordan  disse  kommentarene  er  behandlet  og  eventuelt  implementert  i  denne  rapporten,  er  lagt  inn  under  pkt.  5.3.      Rapporten  er  redigert  i  5  hovedområder:    1. Distriktsinndeling  2. Organisering  av  Mul.ppeldistriktet  3. Økonomiske  forhold  4. Organisering  av  ak,viteter  5. Annet    Følgende  vedlegg  er  å  anse  som  en  del  av  rapporten:    

1. Oversikt  over  distrikter  med  !lhørende  klubber  2. Budsje'  for  distriktene  3. Innkomne  kommentarer  +l  Rammeplan  for  Lions  2014  

 1. DISTRIKTSINNDELING:    1.1. Antall  distrikter  Arbeidsgruppen  foreslår  at  MD104  blir  bestående  av  4  distrikter.  Det  vil  innebære  at  alle  distriktene  blir  fullverdige  i  henhold  2l  LCIs  lover.  Troms  og  Finnmark  etableres  som  egen  Region  i  distrikt  1,  se  eget  punkt  1.3.  

2  

     

Distrikt   Område  Antall  klubber   Soner  i  dag   Medlemmer   Forslag  )l  

antall  soner  *)  

Troms,  Finnmark   19   4   463   3    

1   Nordland,  Trøndelag,  Møre  og  Romsdal  

93   13   2179   7  

2   Sogn  og  Fjordane,  Hordaland,  Rogaland,  Agder  

127   22   3205   10  

3   Telemark,  Ves$old,  Buskerud,  Oppland,  Hedmark  

118  15  

3060   10  

4   Akershus,  Oslo,  Øs#old  

119   21  3269   8  

                     476                        75                        12176            38  *)  Ref  pkt  1.4.                                                                                                

                         

Kartskisse  forslag  ny  distriktsinndeling  

3  

 1.2. Begrunnelse    Forslaget  *l  antall  og  inndeling  av  distrikter  er  begrunnet  som  følger:    • Som  det  fremgår  av  Rammeplan  for  Lions  2014,  er  en  helt  vesentlig  grunn  for  å  redusere  antalle  distrikter,  økonomiske  besparelser.    • De#e  forholdet  anser  arbeidsgruppen  fortsa#  som  meget  relevant.  • Størrelsen  på  distriktene  /lfredss/ller  kravet  om  fullverdige  distrikter  og  vil  forbli  det  i  overskuelig  frem)d.  • Det  er  lagt  vekt  på  kommunikasjonsmessige  forhold.  Hvis  det  i  noen  !lfeller  skulle  vise  seg  at  lokale  forhold  ,lsier  at  klubber  eller  soner  burde  ,lhøre  et  annet  distrikt  enn  foreslå*,  mener  arbeidsgruppen  at  det  bør  tas  hensyn  -l  det  og  at  de#e  kan  vurderes  separat  i  hvert  -lfelle.  Slike  justeringer  kan  gjøres  e0er  at  prinsippbeslutningene  er  vedta0.  • Størrelsen  på  distriktene  anses  å  være  funksjonelle  med  hensyn  9l  administra#ve  gjøremål  og  organisatorisk  struktur.  Det  vil  innebære  en  mer  oversiktlig  og  planmessig  organisering  av  arbeidsoppgaver.  Arbeidet  vil  også  kunne  bli  mer  inspirerende  og  interessant  samt  bedre  mulighet  for  samarbeid  for  felles  mål.  • Antallet  soner  blir  ikke  for  stort  i  forhold  )l  at  Distriktsguvernør  skal  kunne  ha  relasjoner  )l  alle  disse.  • Høringsrunden  fra  distriktene  viser  at  det  gjennomgående  er  en  stor  grad  av  enighet  om  reduksjon  i  antall  distrikter  og  at  antallet  på  5  synes  fornu/ig.  De$e  vil  gi  en  effek,v  organisasjon  for  Lions  og  at  klubbens  behov  se4es  i  sentrum  samt  at  det  vil  være  en  op.mal  økonomisk  løsning.  • En  reduksjon  i  antallet  distrikter  og  soner  vil  redusere  behovet  for  antallet  ,llitspersoner  på  disse  nivåene  *l  bort  i  mot  halvparten  av  dagens  nivå.    • En  y!erligere  reduksjon  av  antallet  distrikter  (som  for  eksempel  ,l  2)  vil  e&er  arbeidsgruppens  oppfatning,  kunne  resultere  i  at  antallet  soner  i  distriktene  blir  så  stort  at  det  vil  bli  oppre*et  Regioner.  De*e  mener  gruppen  vil  undergrave  intensjonen  i  de  kostnadsbesparende  effektene.  • En  y%erligere  reduksjon  av  antallet  distrikter  vil  videre  medføre  en  betydelig  sentralisering,  som  vil  kunne  bli  en  demokra0sk  u1ordring.  • Internasjonal  lovgivning  sier  at  det  er  de  valgte  distriktsguvernører  som  skal  danne  MDs  styre  (Guvernørråd).  Ved  en  for  stor  reduksjon  i  antallet  distrikter,  vil  styret  bestå  av  svært  få  personer.  Det  internasjonale  lovverket  angir  at  Guvernørrådet  skal  bestå  av  de  valgte  DGer  og  at  det  i  'llegg  skal  velges  en  *dligere  DG  (PDG)  som  GRL.  (Videre  kan  det  velges  et  antall  IPDGer,  men  antallet  av  disse  skal  ikke  overs)ge  halvparten  av  antallet  DGer.)  For  å  styrke  kon$nuiteten  i  organisasjonen,  anbefaler  Arbeidsgruppen  "ledertrioer"  på  flere  nivå,  ref.  pkt  2.4.1.    1.3. Spesielt  om  det  nordligste  distriktet:  Arbeidsgruppen  foreslår  som  2dligere  nevnt  (pkt  1.1),  at  MD104  blir  bestående  av  4  distrikter.  Troms  og  Finnmark  etableres  som  egen  Region  i  Distrikt  1  inn$l  et  eget  prosjekt  har  vurdert  en  endelig  frem+dig  løsning.    

4  

 Det  foreslås  at  alterna've  løsninger  for  et  fullverdig  distrikt,  for  eksempel  ved  å  se  på  muligheten  av  et  større  Barents-­‐distrikt,  vurderes:  Gjennom  samtaler  med  Lions  i  andre  land  ser  gruppen  det  som  en  mulig  løsning  at  Lions  etablerer  et  eget  distrikt  i  nord  bestående  av  de  to  nordligste  fylkene  i  Norge,  det  nordligste  i  Sverige,  det  nordligste  i  Finland  og  muligens  også  med  deltagelse  fra  Russland.  Disse  områdene  har  mange  kulturelle  og  geografiske  fellestrekk.  Videre  har  det  gjennom  flere  år  vært  utøvd  et  Nordkalo'-­‐treff  for  Lions  i  de-e  området.      Arbeidsgruppen  foreslår  at  Riksmøtet  2013  pålegger  GR  å  nedse<e  en  egen  komite  for  å  vurdere  de'e  og  at  de'e  blir  behandles  på  RM  i  2014  (ref.  pkt.  5.2).    Arbeidsgruppen  må  samordne  med  de  andre  involverte  landene.  Disse  andre  landene  forutse(es  så  å  behandle  de#e  på  sine  respek&ve  Riksmøter  i  2014.  Da  kan  en  eventuell  søknad  sendes  det  Internasjonale  styret  i  juni/juli    2014.  Et  eventuelt  posi,vt  vedtak  herfra  er  gyldig  e+er  Conven&on  i  2015.  Frem  &l  det  beholdes  Troms  og  Finnmark  som  en  egen  region  i  distrikt  1.    1.4. Antall  klubber  i  sonene  Arbeidsgruppen  følger  anbefalingen  fra  Rammeplanen  for  Lions  2014  om  at  antall  klubber  i  sonene  bør  være  mellom  8-­‐14.  I  høringsrunden  fra  distriktene  er  det  flere  som  påpeker  at  maksimumsantall  for  antall  klubber  bør  være  10  for  hver  sone.  Arbeidsgruppen  mener  de5e  ligger  innenfor  denne  anbefalingen,  og  at  det  er  lokale  og  geografiske  forhold  som  må  være  avgjørende.  Det  vik(gste  er  at  sonene  generelt  blir  vesentlig  større  enn  i  dag.  Erfaringer  har  vist  at  et  større  antall  klubber  i  sonene  resulterer  i  bedre  sonesamarbeide.  Det  oppnås  mer  spennende  president-­‐/sonemøter  som  følge  av  at  flere  deltar  og  klubbene  deltar  i  et  større  erfaringsmiljø.  De%e  resulterer  igjen  i  et  mer  inspirerende  og  interessant  samarbeide  samt  bedre  mulighet  for  samarbeid  for  felles  mål.  De4e  er  også  erfaringer  fra  andre  land.  Eksempelvis  har  Distrikt  106C  84  klubber  fordelt  på  5  soner,  og  Ålborg  by  vurderer  å  redusere  !l  1  sone  for  de  17  klubbene.        2. ORGANISERING  AV  ORGANISASJONEN:  2.1. Mul$ppeldistrikt  Forslaget  +l  ny  distriktsorganisasjon  vil  innebære  at  Guvernørrådet  for  MD104  blir  bestående  av  4  distriktsguvernører.  Det  anbefales  at  Riksmøtet  fortsa8  velger  Assisterende  Guvernørrådsleder  og  at  denne  overtar  som  Guvernørrådsleder  året  e2er  slik  som  i  dag.    Guvernørrådets  Arbeidsutvalg  (AU)  som  vi  har  i  dag,  vil  utgå  som  følge  av  at  Guvernørrådet  i  den  nye  ordningen  vil  ha  en  hensikts-­‐  og  $dsmessig  størrelse  !l  å  ivareta  funksjonen  som  et  styre.            

5  

     

     Arbeidsgruppen  anbefaler  at  prinsippet  om  å  prosjektorganisere  ak6vitetene  i  Lions  Norge,  slik  forslå'  i  Rammeplan  for  Lions  2014,  gjennomføres.  De#e  er  nærmere  beskrevet  under  pkt  4.  

 Arbeidsgruppen  anbefaler  at  Lovkomiteen  får  i  oppdrag  å  foreslå  nødvendige  endringer  i  Lov  og  Arbeidsordning  for  Lions  Norge  .l  at  alle  forslag  +l  organisatoriske  endringer  som  er  foreslå2  i  de#e  pkt.  2,  kan  gjennomføres  (ref  pkt.  5.2).        2.2. Distrikt  Arbeidsgruppen  anbefaler  at  distriktene  organiseres  e3er  samme  prinsipp  som  i  dag.  Imidler(d  bør  det  legges  sterkere  vekt  på  linjeansvaret.  De5e  innebærer  at  soneleder  skal  inngå  i  strukturen  slik  at  denne  rollen  blir  tydeliggjort.  Videre  bør  det  tydeliggjøres  at  fagsjefer  ikke  er  en  del  av  linjen.  De  vil  inneha  stø.efunksjoner.  Det  må  ikke  misforståes  dithen  at  ikke  disse  funksjonene  vil  bli  minst  like  vik0ge  i  frem0den  som  de  er  i  dag.      Det  vises  (l  nedenstående  skisse.          

 

GRL  

DG1   DG2   DG3   DG4  

AGRL   Generalsekretær  

Fagansvarlige  Prosjektansvarlige  

Organisering  av  MD104  

6  

           

             

     Som  følge  av  at  det  etableres  nye  distrikter,  må  alle  disse  utarbeide  nye  distriktsvedtekter.  I  disse  bør  det  inngå  hvordan  beslutningsprosesser  skal  skje.  I  prinsippet  skal  beslutninger  fa3es  gjennom  linjen.  Det  henvises  i  denne  sammenheng  ,l  LCIs  arbeidsordning  ar/kkel  8,  seksjon  7  der  stemmere(sbeskrivelser  for  Distriktsråd  fremgår.  Arbeidsgruppen  anbefaler  at  stemmere7  følger  linjeansvar.      Distriktsmøter  bør  fortsa*  avholdes  årlig.        

DG  

Sone  1   Sone  2   Sone  3  Soneleder  Past  soneleder  Visesoneleder  

Klubb  C   Klubb  A   Klubb  B  

ERFA  VDG  1  VDG  2  IPDG  

Distrikts-­‐sekretariat  

DS  DK  Kommunikasjon  

Fagansvarlige  

GMT  GLT  NAC  YCEC  IRC  

Figuren  angir  Arbeidsgruppens  forslag  2l  distriktsorganisering.  På  distrikts-­‐  og  sonenivå  markeres  ERFA  gruppe.  Denne  består  på  DG  nivå  av  IPDG,  VDG  1  og  VDG  2.  Tilsvarende  bør  det  etableres  fast  ru+ne  for  at  det  på  sonenivåene  forefinnes  slike  grupper  (sonerådet)  bestående  av  avgå&  soneleder  og  visesoneleder  som  bistår  soneleder  (ref.  pkt  2.3).  De&e  vil  medføre  betydelig  økt  kon.nuitet  og  gir  en  god  opplæringsperiode  for  visesoneleder.    

Organisering  av  distriktene  i  MD104  

7  

2.3. Soner  I  denne  nye  organiseringen  vil  sonelederfunksjonen  bli  betydelig  vik5gere  enn  det  som  prak%seres  i  dag.  Det  er  vik$g  at  funksjon  blir  klargjort  og  at  roller  og  ansvar  blir  entydige.      I  høringskommentarene  fra  distriktene  gis  det  u3rykk  for  bekymring  for  at  det  kan  bli  vanskelig  å  finne  kandidater  ,l  denne  funksjonen.  Arbeidsgruppen  ser  denne  u8ordringen,  men  gruppen  mener  at  en  slik  tydeliggjøring  av  funksjonen  samt  fokus  på  opplæring,  vil  kompensere  for  de#e.  Arbeidsgruppen  har  tro  på  at  disse  ,ltakene  vil  gjøre  funksjonen  mer  interessant  og  u"ordrende  samt  gi  den  større  status  i  organisasjonen.  De3e  bør  i  seg  selv  være  rekru+erings-­‐fremmende.  Det  kan  også  legges  -l  at  reduksjonen  i  antall  soner  også  reduserer  behovet  for  antall  soneledere.      Arbeidsgruppen  har  i  sine  økonomiske  beregninger  ta4  hensyn  6l  at  soneleder  må  få  "lført  !lstrekkelige  økonomiske  ressurser  'l  å  kunne  u+øre  sin  rolle.    Soneleder  vil  sammen  med  forrige  års  soneleder  og  visesoneleder  danne  sonerådet.  Sonerådet  fordeler  arbeidet  i  sonen  seg  i  mellom  for  derigjennom  å  kunne  bistå  klubbene  best  mulig.    Det  er  forutsa+  at  kostnader  kny%et  (l  opplæring  av  soneleder,  dekkes  av  MD.      2.4. Annet    

2.4.1. Funksjons(d  Rammeplanen  for  Lions  2014  har  foreslå5  generelt  2  årig  funksjons!d  for  %llitsvalgte.  Høringsrunden  i  distriktene  har  vist  at  det  er  mange  som  er  skep4ske  4l  de6e.  Begrunnelsen  er  hovedsakelig  at  det  kan  resultere  i  at  flere  vil  vegre  seg  for  å  ta  valg.  Mo#vet  for  å  foreslå  2  årig  funksjons#d,  har  vært  behovet  for  større  kon)nuitet  i  vervene.  Arbeidsgruppen  har  undersøkt  internasjonalt  og  brakt  i  erfaring  at  internasjonalt  regelverk  bygger  på  e,  års  funksjons3d.  Arbeidsgruppen  anbefaler  derfor  totalt  se,  at  det  internasjonale  regelverket  følges  og  at  vi  avventer  eventuelle  endringer  i  de,e.      For  å  kompensere  for  ulempen  ved  den  korte  funksjons3den  anbefaler  arbeidsgruppen  at  det  arbeides  for  å  styrke  praksisen  med  at  det  på  alle  nivå  (klubb,  sone,  distrikt    og  mul0ppeldistrikt)  er  en  ledergruppe  bestående  av  vise-­‐,  si%ende  og  sist  avgå)e  (”ledertrio”,  ref.  pkt  1.2).  En  god  praksis  her  vil  medføre  en  styrket  kon$nuitet  som  vil  kompensere  godt  for  2  års  funksjons!d.  Samlet  tjeneste!d  vil  ved  de#e  heller  ikke  bli  så  lang  at  det  bør  hemme  rekru#ering.    Det  kan  $lføyes  at  klubber  som  må3e  ønske  det,  står  fri3  $l  å  ha  lengre  funksjons!d  for  klubb)lli+smenn.  De+e  skal  i  så  fall  fremgå  i  klubbenes  egne  lover.    

8  

2.4.2. S"llingsbeskrivelser  Arbeidsgruppen  anbefaler  at  det  nedse1es  en  komite  som  får  i  oppgave  å  utarbeide    s"llingsbeskrivelser  for  alle  funksjoner  (ref.  pkt.  5.2).    

3. ØKONOMI:    3.1. Generelt  

Den  vik#gste  begrunnelsen  for  å  redusere  antallet  distrikter  i  Lions  Norge,  har  vært  og  vil  fortsa'  være  økonomi.  Det  betyr  ikke  at  det  også  er  andre  argumenter,  som  for  eksempel  en  mer  &dsrik&g  og  hensiktsmessig  organisatorisk  struktur  (ref  pkt  2.1).  For  å  tydeliggjøre  de  økonomiske  besparelsene  har  arbeidsgruppen  foreta5  følgende:    o beregnet  faste  kostnader  for  dri/  av  et  distrikt    o beregnet  kostnader  som  vil  variere  for  distriktene  som  følge  av  geografiske  og  

kommunikasjonsmessige  forhold  o beregnet  hvor  meget  de  enkelte  distriktene  vil  få  refundert  fra  Oaks  Brook  o foreslå(  en  fordelingsnøkkel  for  overføring  av  midler  fra  MD  5l  distriktene  

   

3.1.1. Faste  kostnader  for  distriktene  I  beregning  av  faste  kostnader  for  distriktene  har  Arbeidsgruppen  lagt  inn  reisekostnader  for  Distriktsguvernør,  VDGer,  soneledere  og  fagsjefer.  Det  er  lagt  inn  kostnader  kny,et  -l  møter  og  opplæring.  Videre  er  inkludert  etablering  av  nye  klubber,  jubileer  og  diverse  administra3ve  kostnader.  Klubbesøk  for  distriktsledelsen  inngår  ikke  i  de  faste  kostnadene.        

3.1.2. Variable  kostnader  kny0et  1l  transport  Arbeidsgruppen  har  foreta2  gjennomsni2sberegninger  på  hva  det  vil  koste  å  foreta  reiser  innen  hvert  nye  distrikt.  Reisene  må  nødvendigvis  ikke  u/øres  av  DG  selv,  men  de  som  reiser  er  forutsa-  å  gjøre  disse  på  dennes  vegne.      

3.1.3. Refusjoner  fra  Oak  Brooks  Basert  på  gjennomsni.sberegningene  foreta.  som  angi.  i  pkt  3.2.2  har  Arbeidsgruppen  beregnet  hvor  meget  hvert  enkelt  distrikt  vil  mo0a  i  refusjoner  fra  Oak  Brooks.  De,e  gjelder  for  reiser  DG  eller  den  som  representerer  DG,  foretar  ved  klubbesøk,  distriktsrådsmøter  etc.      

3.1.4. Overføring  fra  MD  og  foreslå2  fordelingsnøkkel  Det  foreta  i  dag  en  overføring  fra  MD  ,l  hvert  distrikt.  For  inneværende  Lions  år  beløper  de)e  seg  ,l  1.2  MNOK.  De)e  beløpet  fordeles  i  henhold  ,l  sedvane  uten  at  

9  

det  foreligger  noen  reell  vurdering  av  rik0gheten.  Arbeidsgruppen  foreslår  at  fordelingen  fremkommer  som  en  faktor  basert  på  de  variable  kostnadene  som  angi3  i  pkt  3.1.2.  Det  vil  gi  en  rimelig  begrunnelse  for  hvorfor  fordelingen  er  som  den  er.    Arbeidsgruppen  vil  anbefale  at  det  innføres  som  et  prinsipp  at  det  ikke  foretas  noen  akonto  overføring  .l  distriktene  e"er  at  Riksmøtet  har  vedta"  totalbeløp  for  overføring  (som  en  del  av  budsje4et  som  vedtas  der).  Overføringen  bør  først  skje  når  distriktene  kan  dokumentere  at  reiser  som  er  forutsa/,  virkelig  er  foreta-  og  at  kravet  om  refusjon  er  oversendt  Oak  Brooks.  De&e  fordi  det  vil  mo0vere  distriktene  !l  å  sende  sine  refusjonskrav,  noe  Arbeidsgruppen  har  en  fornemmelse  av  ikke  gjøres  fullt  ut  i  dag.  De-e  vil  bety  at  det  totale  refusjonsbeløpet  som  vedtas  av  Riksmøtet,  blir  å  anse  som  et  maksimumsbeløp.    Arbeidsgruppen  har  foreslå1  en  reduksjon  av  de  totale  overføringene  fra  MD  på  dagens  nivå  på  1,2  MNOK  3l  600  KNOK.  De*e  vil  være  mulig  basert  på  det  reduserte  antall  distrikter  (ref  tabell  i  pkt.  3.2).      

3.2. Kostnader  for  dri-  av  distriktene  Nedenstående  tabell  viser  kostnader  for  dri/  av  de  nye  distriktene  basert  på  prinsippene  angi%  i  pkt  3.1  (det  henvises  for  øvrig  0l  vedlegg  2):        

Dri$  av  distriktene  i  MD104:        

Distrikt   1   2   3   4  

Variable  kostnader   386000   120504   106316   102150  

Faste  kostnader   343000   343000   343000   343000  

Sum  kostnader   729000   463504   449316   445150  

Refusjon  fra  Oak  Brook   126426   48595   40031   37516  

Refusjon  fra  MD   300337   115442   95098   89123  

Ne#o  kostnader   302237   299467   314188   318511  

Medlemskon*ngent   343000   343000   343000   343000  

Resultat   40763   43533   28812   24489        

10  

3.3. Beregning  av  medlemskon0ngent  I  de  overstående  beregningene  er  det  etablert  som  prinsipp  at  de  faste  kostnadene  som  medgår  for  dri+  av  distriktene,  skal  dekkes  i  sin  helhet  av  medlemskon5ngenten.  De$e  vil  resultere  i  en  sterk  mo*vasjon  for  alle  distrikter  !l  å  øke  medlemstallet  da  det  også  vil  bidra  'l  at  kon'ngenten  'l  distriktet  kan  reduseres.  Faste  kostnader  for  distriktene  er  es.mert  .l  NOK  343.000.  Ved  å  dividere  de;e  på  antall  medlemmer  i  de  respek've  distriktene,  vil  distriktskon(ngenten  for  distriktene  bli:    Distrikt  1:   NOK  130  pr  medlem  Distrikt  2:   NOK  107  pr  medlem  Distrikt  3:   NOK  112  pr  medlem  Distrikt  4:   NOK  105  pr  medlem    Arbeidsgruppen  finner  at  de)e  er  et  rik,g  prinsipp.  Det  innebærer  at  geografiske  forhold  ikke  skal  ha  betydning  for  medlemskon,ngenten.  Den  vil  i  sin  helhet  være  en  konsekvens  av  antall  medlemmer,  dog  under  forutsetning  av  at  ikke  distrikter  velger  å  budsje6ere  med  kostnader  utover  det  som  anses  som  normalt  for  et  distrikt.      

3.4. Regnskapsfunksjonen  i  distriktene  Arbeidsgruppen  anbefaler  at  det  etableres  et  felles  online  regnskapssystem  som  skal  beny%es  av  alle  distrikter.  De%e  vil  gjøre  funksjonen  enklere  og  mer  rasjonell.  I  :llegg  vil  de#e  gjøre  det  mulig  å  fremskaffe  samlede  oversikter  over  Lions  Norges  totale  ak$viteter.  Ikke  minst  av  hensyn  .l  Innsamlingskontrollens  oversikter  og  analyser  er  de4e  en  nødvendighet.    

3.5. Kostnadseffek+viserende  +ltak  Av  generelle  kostnadsbesparende  1ltak  innenfor  vår  organisasjon  er  det  vik1g  å  utny8e  alle  teknologiske  muligheter.  Det  tenkes  som  eksempel  på  at  bruk  av  videokonferanser  som  erstatning  for  fysiske  møter,  i  større  grad  bør  tas  i  bruk.    En  del  av  DGs  ru.ner  ved  begynnelse  av  året  og  når  møteplaner  foreligger,  bør  være  at  det  foretas  bes+llinger  av  fly  oa.  De"e  vil  medføre  vesentlig  lavere  transportutgi/er  enn  ved  bes'lling  kort  'd  før  reise'dspunkt.      

3.6. Budsje'komite  Arbeidsgruppen  vil  foreslå  at  det  blir  nedsa4  en  egen  komite  hvis  oppgave  skal  være  å  se#e  opp  er  revidert  budsje#  som  må  sendes  Oak  Brook  for  å  argumentere  for  økte  refusjoner  (ref  pkt  5.2).      

11  

4. ORGANISERING  AV  AKTIVITETER:      

     Ak#viteter  i  Lions  Norge  organisereres  som  vist  i  ovenstående  figur.  De8e  innebærer  at  alle  ak#viteter  organiseres  innen  noen  hovedområder.  Noen  av  disse  områdene  er  etablert  i  dag,  så  som  Informasjon,  LAN  og  Det  er  mi4  valg.  Øvrige  funksjoner  er  ment  å  være  funksjoner  som  anse%es  eller  utpekes  av  Guvernørrådet.  Funksjonene  kan  være  hel8ds-­‐  eller  del&dsanse*elser  eller  basert  på  frivillighet  avhengig  av  omfang  og  ikke  minst  Lions  Norges  frem/dige  økonomi.      Prosjektledere  innen  de  enkelte  områdene  utpekes  for  hvert  prosjekt/ak7vitet  for  en  begrenset  !dsperiode,  maksimalt  5  år.  Disse  prosjektlederne  vil  i  prinsippet  u8øre  oppgaver  som  i  dag,men  det  blir  større  fokus.  Og  de  vil  rapportere  4l  de  områdeansvarlige,  som  igjen  rapporterer  (l  GR.    Denne  modellen  innebærer  at  fagsjefer,  som  i  dag  velges  av  Riksmøtet,  blir  ansa8  eller  utpekt  av  Guvernørrådet.  Disses  rapporteringslinjer  vil  med  de7e  bli  mer  entydige  og  klarere  enn  hva  som  er  'lfelle  i  dag.  

12  

   

5. ANDRE  PUNKTER:    5.1. Endring  av  navn  på  funksjoner:  Det  foreslås  at  det  nedse.es  en  egen  gruppe  som  skal  vurdere  forslagene  i  Rammeplan  for  Lions  2014  om  endring  av  2tler  og  betegnelser  (Riksmøte  2l  Landsmøte,  Distriktsguvernør  2l  Distriktsleder  etc).  Denne  gruppen  skal  fremlegge  si#  forslag  +l  Riksmøtet  2014.    5.2. Nedse%else  av  komiteer:  Arbeidsgruppen  har  i  denne  rapporten  foreslå4  etablering  av  noen  komiteer.  Arbeidsgruppen  oppfordrer  følgelig  ,l  at  følgende  komiteer  med  *lhørende  ledere  nedse0es  for  å  sørge  for  gjennomføring  av  Arbeidsgruppens  forslag:    

o Komite  for  å  fremme  forslag  +l  nødvendige  lovendringer:  Leder:  Lovkomiteen,  formann  Tom  Berge,  LC  Odda    

o Komite  for  vurdering  av  nordområdet  (Region  Troms  og  Finnmark):  Leder:  Brynly  Ballari,  LC  Tana-­‐Nesseby  

 o Komite  for  utarbeidelse  av  generelt  budsje'  for  distriktene:    

Leder:  Utpekes  av  prosjektet  på  et  senere  2dspunkt    

o Komite  for  etablering  av  nye  funksjonsbeskrivelser  samt  vurdering  av  navneforandringer:    Leder:  Hroar  Thorsen,  LC  Larvik  

   

5.3. Distriktenes  kommentarer:  I  vedlegg  3  !l  denne  rapporten  er  distriktenes  kommentarer  oppsummert.  Arbeidsgruppen  har  i  vedlegget  oppsummert  hvordan  og  på  hvilken  måte  de  enkelte  kommentarene  er  ta4  hensyn  !l.  I  #llegg  #l  at  distriktene  har  gi0  sine  kommentarer,  har  Arbeidsgruppen  også  mo0a0  kommentarer  fra  enkeltklubber  og  soner.  Alle  disse  innspillene  er  behandlet  og  vurdert  av  gruppen.  I  vedlegget  er  det  foreta1  en  opps3lling  av  alle  klubber  og  soner  som  har  bidra1  3l  Arbeidsgruppens  arbeid  ved  innsendelse  av  egne  kommentarer.    

6. Annet:  Arbeidsgruppen  finner  det  rik.g  å  påpeke  at  når  endringene  er  iverksa2,  må  disse  få  fungere  over  noe  'd  før  det  eventuelt  gjøres  nye  endringer,  f  eks  i  størrelsesorden  3  år.  De$e  fordi  vi  må  forvente  at  noen  *ltak  nok  vil  kreve  noe  *d  før  de  blir  *lstrekkelig  implementert  og  at  organisasjonen  har  få.  innarbeidet  de  nye  ru,ner  og  arbeidsprosesser.  I  den  sammenheng  er  det  også  vik,g  å  være  klar  over  at  planlagte  økonomiske  gevinster  ikke  kan  forventes  å  bli  ta7  fullt  ut  fra  dag  én.