Seminář pro příjemce podpory z 27., 28., 29. a 32. výzvy ROP

Jihozápad

23. 5. 2014Ing. Hana ŠkodováIng. Irena Šulistová

www.rr-jihozapad.cz  

Obsah

Úspěšné řízení projektu v průběhu jeho realizace

Termíny realizace projektu a jejich dodržování

Prevence chyb v projektech

Změny v projektech

Jak zajistit bezproblémovou udržitelnost projektu

Nejčastější pochybení při realizaci projektů, nesrovnalosti

Dotazy, diskuse

„Život projektu“

Podání žádosti o dotaci Schválení projektu k financování Přílohy před podpisem Smlouvy o podmínkách poskytnutí dotace Podpis Smlouvy o podmínkách poskytnutí dotace Realizace projektu Řešení případných změn v projektu Ukončení fyzické realizace projektu - UFR Příprava monitorovací zprávy + předložení na ÚRR JZ do 20 pracovních dnů od ukončení FR Kontrola monitorovací zprávy včetně všech příloh Výzvy k doplnění monitorovací zprávy Proplacení projektu Doba udržitelnosti projektu

www.rr-jihozapad.cz  

www.rr-jihozapad.cz  

Příjemce dotace

Z žadatele se stává příjemce dotace podpisem Smlouvy o podmínkách poskytnutí dotace

Přílohy před podpisem Smlouvy o podmínkách poskytnutí dotace – 28. 5. 2014 – pozor na změnu – přílohy jsou požadovány v originále či úředně ověřené kopii

Termín podpisu Smluv o podmínkách poskytnutí dotace – do 50 pracovních dnů od VRR – 2. 7. 2014

Pozor u projektů zakládajících veřejnou podporu – nutné podepsat Smlouvy o podmínkách poskytnutí dotace do 30. 6. 2014

Vzor Smlouvy naleznete na www.rr-jihozapad.cz – Pro žadatele – Dokumenty pro žadatele

www.rr-jihozapad.cz  

Dokumentace ROP Jihozápad

Smlouva o podmínkách poskytnutí dotace Příručka pro žadatele Příručka pro příjemce Metodická oznámení (celkem 38) Metodické pokyny (k veřejné podpoře, ke způsobilým výdajům atd.) Definice indikátorů Národní legislativa

www.rr-jihozapad.cz

Metodická oznámení

MO č. 1 – MO č. 10 ZRUŠENO

MO č. 11 – vícepráce, vícenáklady, méněpráce

MO č. 12 – limity pro výdaje na PD, odborné a znalecké posudky, řízení projektu, TDI atd.

MO č. 14 – specifikace změn v projektech

MO č. 22 – investice do objízdných tras a příjezdových komunikací ke stavbě

MO č. 24 – systém náhradních projektů

MO č. 25 – předběžná kontrol zadávací dokumentace

www.rr-jihozapad.cz  

Metodická oznámení

MO č. 27 – přenesená daňová povinnost

MO č. 29 – opatření Senátu č. 341/2013 Sb., kterým se mění zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách

MO č. 30 – posuzování způsobilosti výdajů na stavební práce

MO č. 37 – změny v harmonogramu projektů

MO č. 38 – časové etapy

www.rr-jihozapad.cz  

www.rr-jihozapad.cz  

Povinnosti příjemce při realizaci projektu

Způsobilé výdaje – podmínky: hospodárné účelné efektivní cena za výdaj v čase a místě obvyklá – poskytovatel dotace cenu

ověřuje

www.rr-jihozapad.cz  

Povinnosti příjemce při realizaci projektu – termíny realizace projektu a jejich dodržování

Zahájit fyzickou realizaci projektu do 6 měsíců od podpisu Smlouvy o podmínkách poskytnutí dotace – s přesností na kalendářní den (nikoli měsíc!)

Naplnit monitorovací ukazatele uvedené ve Smlouvě o podmínkách poskytnutí dotace

Informovat ÚRR JZ o postupu realizace projektu pomocí monitorovacích zpráv

Dodržovat harmonogram projektu Mezní termín ukončení fyzické realizace projektu:

27. výzva – 28. 2. 2015 28. výzva – 31. 3. 2015 29. a 32. výzva – 30. 6. 2015

Prevence chyb v projektech

Číst, číst, číst – vše podstatné naleznete v příručkách a na webových stránkách www.rr-jihozapad.cz

Nebát se zeptat – v případě nejasností konzultovat s manažerem projektu

Nenechávat vše na poslední chvíli – odevzdávat dokumenty s časovou rezervou

Úspěšná realizace projektu končí po skončení období udržitelnosti projektu

www.rr-jihozapad.cz  

Monitorovací zprávy (MZ)

Průběžná monitorovací zpráva - PMZ

Etapová monitorovací zpráva - EMZ

Závěrečná monitorovací zpráva - ZMZ

Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti projektu - MZU

www.rr-jihozapad.cz  

Přílohy Závěrečné monitorovací zprávy

Žádost o platbu Soupiska účetních dokladů Změny v rozpočtu Kopie účetních dokladů včetně doložení účelu Kopie dokladů dokládajících úhradu Kopie dokladů o zaúčtování Kopie uzavřených smluv s dodavateli včetně dodatků Kopie doložení vedení samostatné účetní evidence pro projekt Kopie dokladů k zadávacím řízením Aktualizovaný „Výpočet maximální výše dotace u projektů vytvářejících příjmy“

www.rr-jihozapad.cz  

Přílohy Závěrečné monitorovací zprávy

Kopie dokladů prokazujících ukončení fyzické realizace projektu Kopie dokumentů souvisejících s dokladováním nově vytvořených pracovních míst Kopie dokumentů prokazujících splnění ostatních indikátorů Kopie prezenčních listin, pozvánek apod. Kopie znaleckého posudku pro ocenění pozemku či stavby Kopie výpisu z katastru nemovitostí Kopie podkladů prokazujících dodržení pravidel pro publicitu Čestné prohlášení o tom, že příjemce je buď malým nebo středním podnikem Kopie Osvědčení či Rozhodnutí o registraci DPH

www.rr-jihozapad.cz  

Přílohy Závěrečné monitorovací zprávy

Kopie výsledku auditu Kopie smlouvy o úhradě zdravotní péče Změnový list (příloha č. 11 Příručky pro příjemce) Kopie dokladu o prokázání vlastnických vztahů v případě doložení tzv. jiného práva Kopie dokladu o pojištění majetku Kopie dokladů k jiným příjmům z realizace projektu (příjmy mimo čl. 55 obecného nařízení) Prohlášení daňového poradce příjemce o ověření správnosti postupu příjemce při uplatňování DPH vztahující se k projektu dle podmínek Smlouvy o podmínkách poskytnutí dotace v době realizace projektu

www.rr-jihozapad.cz  

www.rr-jihozapad.cz  

Změny v realizaci projektu= jakékoli změny oproti plánu

Žádost o dotaci byla hodnocena a uspěla na základě podkladů, které jste doložili podle nich byste měli projekt zrealizovat

Realizovat projekt beze změn není možné

Pokud příjemce realizuje změnu (např. stavební) oproti žádosti o dotaci – není možné ji automaticky řadit do způsobilých výdajů projektu

www.rr-jihozapad.cz  

Změny v realizaci projektu

Formulář Oznámení o změně projektu (příloha č. 9 Příručky pro příjemce)

Změna nepodstatná

Změna podstatná

- menšího rozsahu

- většího rozsahu

Změna obecně nepřípustná – buď nepřípustná za všech okolností, nebo možná výjimka

Metodické oznámení č. 14, revize č. 4 – definice a příklady změn

Změny před a po výběrovém řízení z pohledu poskytovatele dotace

www.rr-jihozapad.cz  

www.rr-jihozapad.cz  

Pravidla hlášení změn

Změna nepodstatná - schvaluje hl. finanční manažer a vedoucí oddělení kontroly realizace

Změna podstatná menšího rozsahu – posuzována napříč odbory ÚRR, schvalování trvá cca 14 dní i déle

Změna podstatná většího rozsahu – schvaluje Výbor Regionální rady, schvalování trvá 3 týdny i déle, VRR zasedá 1x za 3 měsíce

Udělení výjimky – schvaluje Výbor Regionální rady, schvalování trvá 3 týdny i déle, VRR zasedá 1x za 3 měsíce

Neuvádět několik změn na jedno Oznámení o změně

O schválení či neschválení změny je příjemce informován e-mailem

Příklady změn projektů

Změna harmonogramu Změna rozpočtu Změna indikátoru Změna v počtu výběrových řízení Změna termínů v rámci výběrových řízení Změna předpokládaných hodnot výběrových řízení Změna kontaktních osob Změna obecných údajů o příjemci – sídlo příjemce,

číslo účtu, statutárního zástupce atd.

www.rr-jihozapad.cz  

www.rr-jihozapad.cz  

Upozornění

Pokud změna není schválena, nemůže ji příjemce realizovat

Výdaje spojené s neohlášenou a neschválenou změnou jsou nezpůsobilými výdaji

Pokud příjemce realizuje neschválenou změnu, pak tato skutečnost může být řešena jako nesrovnalost projektu (dle závažnosti) s odpovídajícími důsledky (sankce)

Změny před výběrovým řízením – dopracování PD

Součástí povinných příloh před podpisem Smlouvy o podmínkách poskytnutí dotace z ROP NUTS II Jihozápad je ověřená kopie projektové dokumentace ke stavebnímu povolení včetně podrobného položkového rozpočtu stavby.

Dle vyhlášky č. 230/2012 Sb., kterou se stanoví podrobnosti vymezení předmětu veřejné zakázky na stavební práce a rozsah soupisu stavebních prací, dodávek a služeb s výkazem výměr je pro všechny stavby příslušnou dokumentací projektová dokumentace pro provádění stavby včetně podrobného položkového rozpočtu stavby.

Náležitosti projektové dokumentace pro provádění staveb stanovuje vyhláška č. 499/2006 Sb. ,o dokumentaci staveb (příloha č. 6) a vyhláška č. 146/2008 Sb., o rozsahu a obsahu projektové dokumentace dopravních staveb (příloha č. 9).

Nahlášení všech změn způsobených dopracováním vyššího stupně projektové dokumentace před započetím výběrového řízení k posouzení jejich způsobilosti.

www.rr-jihozapad.cz  

Způsob hlášení změn

Změny jsou hlášeny prostřednictvím Oznámení o změně projektu příloha č. 9 Příručky pro příjemce jehož nedílnou součástí jsou i Změnové listy část 1 a 2 příloha č. 11 Příručky pro příjemce.

V Oznámení o změně projektu příjemce přesně popíše, k jaké změně v projektu dojde, aby byla patrná stávající a plánovaná skutečnost. V odůvodnění změny popíše objektivní příčiny nutnosti provedení změny.

Veškeré změny musí být příjemce řádně zdokumentovány (zákresem do projektové dokumentace, technickým popisem, vyjádřením správních orgánů, odborným posudkem, fotodokumentací, atd.) a budou doloženy spolu s Oznámením o změně projektu.

Ve Změnových listech příjemce podrobně vypíše změněné položky včetně finančních změn.

V případě jakýchkoliv nejasností či pochybností doporučujeme osobní konzultaci

www.rr-jihozapad.cz  

Základní pojmy hlášených změn

Vícenáklady jsou dodatečným navyšováním finančního objemu již podepsané Smlouvy o podmínkách poskytnutí dotace z ROP NUTS II Jihozápad (dále též „Smlouva“) a příjemce je vždy povinen uhradit je z vlastních zdrojů. Jedná se tedy o navýšení nezpůsobilých výdajů projektu.

Méněpráce jsou práce, dodávky a služby, které jsou zahrnuty v předmětu smlouvy o dílo či mandátní smlouvy mezi příjemcem a zhotovitelem, ale jsou realizovány v menším nebo nulovém rozsahu (při zachování sledovaných parametrů projektu).

Vícepráce jsou práce, dodávky a služby, které nejsou zahrnuty v předmětu smlouvy o dílo či mandátní smlouvy mezi příjemcem a zhotovitelem, a to vůbec, nebo v menším kvantitativním rozsahu. Dodatečné vícepráce budou ze strany ÚRR JZ posuzovány z hlediska jejich způsobilosti

www.rr-jihozapad.cz  

Změny v průběhu realizace stavby

Změny hlásit dle Příručky pro příjemce kapitoly 3.9 Povinnost hlášení změn v realizaci a v době udržitelnosti projektu. Změnu mající vliv na změnu stavebního povolení je nutno nejprve projednat na pracovišti ÚRR. Změny řádně zdokumentovat ve stavebního deníku nebo v jiném adekvátním dokumentu s podpisem odpovědné osoby za příjemce a dodavatele, technického dozoru stavebníka, autorským dozorem. Doložit položkové ocenění všech víceprací a méněprací včetně dodatku ke smlouvě o dílo, případně jiné ujednání mezi zadavatelem a dodavatelem dle smlouvy o dílo.

Z hlediska stanovení hodnoty víceprací není možné vzájemně započítávat hodnotu méněprací a víceprací. Z hlediska způsobilosti výdajů je možné vícepráce a méněpráce započítat pouze do výše způsobilých výdajů uvedených ve Smlouvě o poskytnutí dotace a za předpokladu schválení změny ze strany ÚRR.

www.rr-jihozapad.cz  

www.rr-jihozapad.cz  

Problematika veřejných zakázek a zadávacích řízení

Bezchybně provedené výběrové řízení je základem dobře zrealizovaného projektu

Při kontrole klasifikujeme nejvíce pochybení v oblasti zadávání zakázek korekce, sankce, porušení rozpočtové kázně

Nejčastější nedostatky v souvislosti s kontrolou veřejných zakázek – ke stažení na www.rr-jihozapad.cz - Veřejné zakázky příjemců

www.rr-jihozapad.cz  

Dělení zakázek – nutné zadávat dohromady spolu související plnění z hlediska místa, času i věcného plnění

Neoprávněné slučování spolu nesouvisejících plnění – např. vybavení IT technikou a vybavení profesionální kuchyně

Diskriminace potenciálních uchazečů – obalovny asfaltových směsí

Uvádění specifických označení výrobků a služeb

Chybějící písemná dokumentace

Absence dokladu o stanovení předpokládané hodnoty zakázky

Konkrétní pochybení ve VŘ

Konkrétní pochybení ve VŘ

Hodnocení na základě kritérií, která jsou následně do SoD změněna (doba plnění)

Nedostatečně specifikovaná hodnotící kritéria (kvalita, design, technické provedení)

Nedostatečné podklady pro ověření správného postupu komise při hodnocení nabídek

Rozpor návrh SoD x podepsaná SoD

Nepřiměřená úhrada za poskytování ZD – cena musí odpovídat nákladům na pořízení kopie, poštovné, balné (nelze přenášet na uchazeče náklady spojené s realizací zadávacího řízení!)

www.rr-jihozapad.cz  

www.rr-jihozapad.cz  

Udržitelnost projektu

I v době udržitelnosti (5/3 roky) je příjemce vázán podmínkami poskytovatele dotace

Projekt je úspěšně ukončen nikoli proplacením poslední žádosti o platbu, ale úspěšným ukončením období udržitelnosti – tj. 5 let, pro malé a střední podniky 3 roky

V období udržitelnosti projektu se projeví životaschopnost projektu, jeho reálnost, finanční návratnost (u projektů podnikatelských subjektů), schopnost udržet naplánované výstupy projektu (pracovní místa, počet lůžek, pořízené vybavení, atd.) a naplnit cíle projektu

Nutné udržet indikátory projektu Pronájem, převod majetku podpořeného z dotace – nutný souhlas VRR 1x za rok povinnost informovat poskytovatele dotace o udržitelnosti

projektu prostřednictvím MZ o zajištění udržitelnosti projektu min. 1x v udržitelnosti bude uskutečněna kontrola na místě projektu

www.rr-jihozapad.cz  

Nejčastější pochybení při realizaci projektů

Nenahlášení změn (stavba, rozpočet, harmonogram, indikátory..)

Projekt musí směřovat k naplnění stanovených

monitorovacích ukazatelů

Evidovat spolupráci s partnerem (např. zápisy z jednání)

Prokazatelně naplnit environmentální ukazatele uvedené v žádosti o dotaci

Doložit naplnění závazků k rovným příležitostem uvedeným v žádosti o dotaci

www.rr-jihozapad.cz  

Nejčastější pochybení při realizaci projektů

Příjemce nemá stanoveno čím zahájí a ukončí fyzickou realizaci projektu, v MZ není často uvedeno čím byla FR zahájena a ukončena

Velmi stručný popis projektu v MZ

Nedoložení samostatné účetní evidence pro projekt, nedoložení směrnic

Nesoulad částek na vystavených fakturách se soupisem provedených prací

Chybné výpočty v soupisech provedených prací

Nejčastější pochybení při realizaci projektů

Chybějící rozpočet z uzavřené smlouvy o dílo na stavební práce v elektronické podobě

Inventární karty majetku

Doklady ke stanovení předpokládaných hodnot zakázek

Komplexní dokumentace k výběrovým řízením (doklady o odeslání, doklady o doručení, zpráva a také protokol o hodnocení nabídek, doklady prokazující splnění § 147a – uveřejňování smluv, výše skutečně uhrazené ceny a seznam subdodavatelů atd.)

www.rr-jihozapad.cz  

Prostor pro dotazy

www.rr-jihozapad.cz  

www.rr-jihozapad.cz – Pro příjemce – Často kladené dotazy/FAQ

Úřad Regionální rady regionu soudržnosti Jihozápad

Jeronýmova 1750/21370 01 České Budějovice

www.rr-jihozápad.cz

Děkuji za pozornost