Secretariado aula 2
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SECRETARIADO
AULA 2
TEORIA E TÉCNICAS[ ]
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TÉCNICAS DE RELACIONAMENTO
Além de dominar as técnicas administrativas, o funcionário precisa ter habilidades nosrelacionamentos interpessoais.
- Respeite o próximo como ser humano;- Saiba ouvir, evitando interromper quem está falando. Espere a sua vez;- Saiba que todo mundo tem a personalidade diferente. Então conheça melhor cadamembro do grupo e respeite-os;- Esteja sempre sorridente, para transmitir paz ao ambiente;- Defina bem as palavras que são usadas, a fim de evitar mal-entendido;- Utilize da modéstia nas discussões, pense na possibilidade do outro ter razão eprocure compreendê-los.- Seja simpático, mas sem exageros. Os apelidos ou diminutivos não devem serusados;- Utilize sempre palavras educadas como por gentileza, por favor, obrigado (a), etc.Lembre-se: trate as pessoas como gostaria de ser tratado.
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ETIQUETA SOCIAL E PROFISSIONAL
Saber boas maneiras é princípio básicopara manter comunicação com outrosgrupos, seja na vida particular ou no meioprofissional. Ninguém vive isolado. Saberalgumas normas para sociabilizar-se é danatureza do ser humano.
Esse conjunto de normas, chama-seetiqueta, e nada mais é que os bonscostumes, os gestos (linguagem corporal),o traje adequado para cada ambiente, aspalavras, o tom de voz.
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PROFISSIONAL IDEAL
Capacidade de liderança e responsabilidade no trabalho;
Moderação perante as situações delicadas;
Agilidade para tomada de decisões;
Humildade para admitir seus limites e aceitar críticas;
Ter bom senso e equilíbrio emocional, ser simpático, agradável, cooperativo e prestativo com todos;
Organização e capacidade de planejamento;
Pontualidade em seus compromissos;
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DEVE SER EVITADO
Falta de modéstia;
Interromper quem fala ou Ignorar quem quer ser atendido;
Roer unhas, comer, mascar chicletes ou andar descalço em local de atendimento;
Sentar-se sobre a mesa;
Reações agressivas;
Pentear-se, maquiar-se ou usar espelhos em local de atendimento;
Fazer de sua mesa a “central de fofocas”;
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APARÊNCIA - HOMEM
Procure combinar o terno com a cor da camisa e da gravata;
NUNCA use gravatas com desenhos exagerados;
NUNCA use terno com tênis;
Cabelos sempre limpos e arrumados;
Barba feita;
Cuide das unhas.
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APARÊNCIA - HOMEM
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APARÊNCIA - MULHER
Use sempre roupas sociais, EVITE jeans e NÃO USE saias muito curtas;
Abuse das cores neutras, evite decotes, frentes transparentes;
Sapatos sociais com meio salto são elegantes, EVITE usar tênis;
Os cabelos devem estar sempre arrumados, unhas sem esmaltes ou lascados;
Ao se maquiar diariamente use tons claros e combine as cores.
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APARÊNCIA - MULHER
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FORMAS DE COMUNICAÇÃO
Verbal Escrita
Livros Cartazes Jornais Revistas Cartas
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FORMAS DE COMUNICAÇÃO
Verbal Oral
Diálogo entre duas pessoas Rádio Tv Telefone
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FORMAS DE COMUNICAÇÃO
Não Verbal
Postura Gesticulação Expressão Facial Sorriso Contato Visual
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ORGANIZAÇÃO E PLANEJAMENTO
O andamento da empresa depende de seu desempenho. É de grande importância para o andamento da empresa e para eficácia do trabalho de seus superiores. Para ter um bom desenvolvimento profissional, o aspecto mais importante a ser aprendido é a organização de seu trabalho.
Organize-se diante das várias atividades a serem realizadas em um escritório: atendimentos diretos, atendimentos telefônicos, arquivamento e emissão de documentos.
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ORGANIZAÇÃO E PLANEJAMENTO
Etapas Para Um Bom Planejamento
Pergunte sobre as tarefas rotineiras e eventuais de um escritório;
Tenha conhecimento das tarefas impostas;
Divida o trabalho em etapas, planejando-o de forma que possa executá-lo sem maiores problemas;
Priorize as atividades de menor e maior importância. Procure sempre executar as tarefas de maneira rápida.
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O AMBIENTE DE TRABALHO
É importante que tenhamos umambiente de trabalho agradável,pois isso interfere diretamente nodesenvolvimento das atividades. Éde extrema importância ter oambiente acolhedor e prático.
Um conjunto de relações forma oambiente de trabalho. São elas:Relação com o meio físico eRelação com pessoas.
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RELAÇÃO COM O MEIO FÍSICO
Disposição dos móveis e equipamentos
- Os móveis devem ser dispostos de formaque transmitam organização e possibilitemum bom rendimento de trabalho.
A organização da sala
- Assim como tudo que é feito, aorganização de sua sala, de sua mesa,também reflete a sua forma de trabalho. Éimportante manter sua sala arrumada paranão causar má impressão
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RELAÇÃO COM O MEIO FÍSICO
Manutenção dos Suprimentos
- Certifique-se periodicamente do estoquede material a ser usado. Nunca deixe faltarnenhum material de escritório.
Manutenção de Equipamentos
- Sempre deixe os equipamentos emaquinários em condições para usoposterior. Como exemplo: limpar, colocarcapas, etc.- Sempre verifique se os equipamentosnecessitam de manutenção. Deixe sempreanotado a primeira revisão e o prazo para arevisão seguinte.
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RELAÇÃO COM PESSOAS
Se relacione cordialmente com seus chefes,clientes, visitantes, colegas de trabalho,independente de algumas diferenças quepossam existir.