Sameining og endurskipulagning...
Transcript of Sameining og endurskipulagning...
FAGMENNSKA – JÁKVÆÐNI – SAMVINNA
Sameining og endurskipulagning ríkisstofnana
Ríkisskattstjóri – tíu stofnanir verða að einni
Ráðstefna Félags forstöðumanna ríkisstofnana, Fjámála- og efnahagsráðuneytisins, Ríkisendurskoðunar og Stofnunar stjórnsýslufræða og stjórnmála HÍ
19. nóvember 2013
FAGMENNSKA – JÁKVÆÐNI – SAMVINNA
Aðdragandi sameiningar
FAGMENNSKA – JÁKVÆÐNI – SAMVINNA
Sameining skattkerfisins
• Tíu stofnanir urðu að einni
• Mjög ólíkar að stærð, menningu og viðhorfum
• Stærsta stofnunin var 100 manna, sú minnsta 4
• Álagi og fjölda viðskiptavina misskipt
• Mjög mismunandi vinnubrögð
• Allar stofnanirnar stefndu að sama markmiði:
RÉTTRI SKATTLAGNINGU
3
FAGMENNSKA – JÁKVÆÐNI – SAMVINNA
Staða skattkerfisins
• Stöðugt lækkandi fjárveitingar
• Miklar flækjur í skattalögum
• Ný og flóknari skattheimta
• Væntanlegur enn frekari niðurskurður fjárheimilda
= Við blasti að gera yrði róttækar ráðstafanir
4
FAGMENNSKA – JÁKVÆÐNI – SAMVINNA
Starfshópur Fjármálaráðuneytisins
• Myndaður starfshópur sem ráðuneytisstjóri leiddi
• Tillögur um leiðir til að auka hagkvæmni við rekstur skattkerfisins– Fækka óhagkvæmum einingum
– Sameina skyldar einingar og fækka starfsstöðvum
– Endurskipuleggja framkvæmdaþætti
– Unnt að bregðast við lækkandi fjárveitingum
• Bæta samræmingu skattframkvæmdar– Efla faglegan þátt í rekstri skattkerfisins
– Efla og auka skatteftirlit
– Auka skilvirkni skattframkvæmdarinnar5
FAGMENNSKA – JÁKVÆÐNI – SAMVINNA
Leiðir
• Gera landið að einu skattumdæmi undir stjórn ríkisskattstjóra
• Breyta verkaskiptingu skattstofa
• Endurskoða öll vinnubrögð og verkferla
• Auka vélrænar vinnslur
• Vélvæða kæruafgreiðslu
• Endurmeta starfsmannaþörf
6
FAGMENNSKA – JÁKVÆÐNI – SAMVINNA
Eldri hugmyndir• Tillögur í ýmsum úttektum er að fækka skattstofum og
sameina þær
• Eitt skattumdæmi hefur áður komið til tals– Tillaga í grg. um staðgreiðslu 1970
– Skattsvikaskýrsla – ein stofnun 1986
– Skattsvikaskýrsla – breyttar áherslur 1993
– Úlfljótur – Steinþór Haraldsson 1995
• Úttekt PwC – ein af mörgum tillögum 2002 var fækkun og sameining skattstofa
• Nágrannaþjóðir hafa fellt skattstofur undir eina stjórn
• Tillaga Ríkisendurskoðunar frá árinu 2009
= Ályktun: Mikil gerjun í þessa átt
7
FAGMENNSKA – JÁKVÆÐNI – SAMVINNA
Ýmsar hugmyndir ræddar
1. Fækka skattstofum og/eða sameina
– Úr níu í fimm, auk RSK en halda sjálfstæði
– Sameina skattstofur á norður- og austurlandi
– Sameina skattstofur á suðvestursvæði
2. Ein landsskattstofa auk RSK
3. Allar skattstofur felldar undir RSK
Niðurstaða: Sjálfstæð embætti staðbundinna skattstjóra voru lögð niður
8
FAGMENNSKA – JÁKVÆÐNI – SAMVINNA
Ferill sameiningar
• Starfshópur skipaður 6. júlí 2009
• Tillögur 12. september
• Viðræður við skattstjóra – september
• Frumvarp – október
• Kynningarfundir fyrir starfsmenn – nóvember
• Starfsmannafundur allra starfsmanna 18. desember
• Frumvarp samþykkt 18. desember
• Lögin tóku gildi 1. janúar 2010
• Fjármálaráðuneytið hætti afskiptum 7. janúar
13 dagar
9
FAGMENNSKA – JÁKVÆÐNI – SAMVINNA
Sameining skattyfirvalda
FAGMENNSKA – JÁKVÆÐNI – SAMVINNA
Aðgerðaáætlun RSK 1. janúar 2010
• Röskum ekki stöðu almennra starfsmanna
• Virkjum almenna starfsmenn til þátttöku
• Stöðug upplýsingamiðlun frá stjórnendum
• Breytum verklagi samkvæmt hugmyndum starfsmanna
• Hristum hópinn saman
• Endurskipuleggjum skattframkvæmdina
• Sérhæfing starfa
• Vinnum starfsmenn á okkar band
• Skattstofunni í Reykjavík lokað 2011
11
FAGMENNSKA – JÁKVÆÐNI – SAMVINNA
Leiðarljós í sameiningunni• Verndun starfa og starfsmanna
– Engum starfsmönnum sagt upp – öllum boðin störf
– Samstarf við stéttarfélög með ágætum
– Starfsmönnum fækkaði um 25 á 3 árum
• Sjónarmið landsbyggðar vernduð
• Öllum skattstjórum boðin áframhaldandi störf– Formleg embættisheiti breyttust
• Samhliða sameiningu varð breyting á starfsháttum– Nýjar áherslur
– Breytt verkaskipting
– Ný hugsun við skattframkvæmd
• Ekki er gengið eins langt og unnt var s.s. að fækka fólki með uppsögnum eða loka fleiri starfsstöðum
12
FAGMENNSKA – JÁKVÆÐNI – SAMVINNA
Breytingar í yfirmannahópi
• Embætti níu skattstjóra voru lögð niður
• Yfirmönnum fækkað um 19 (hluti án mannaforráða)
• Stöðuheiti lögð niður:
– Skattstjóri
– Forstöðumaður
– Deildarstjóri
• Stöðuheiti tekin upp:
– Sviðsstjóri
– Skrifstofustjóri
– Hópstjóri
13
FjármálasviðÁsgeir H. Guðmundsson
StarfsmannasviðInga Hanna Guðmundsdóttir
TæknisviðJens Þór Svansson
ÞróunarsviðJóhannes Jónsson
FagsviðElín Alma Arthúrsdóttir
LögfræðisviðJónína B. Jónasdóttir
EinstaklingssviðGunnar Karlsson
Launþegar
Staðgreiðslaog gagnaskil
Handreikningur
Einstaklingsrekstur án VSK
Alþjóðamál
RíkisskattstjóriSkúli Eggert Þórðarson
VararíkisskattstjóriIngvar J. Rögnvaldsson
AlþjóðasamskiptiGuðrún Jenný Jónsdóttir
AkureyriGunnar Karlsson
HafnarfjörðurSigmundur Stefánsson
ÍsafjörðurRósa Ingólfsdóttir
SiglufjörðurHanna Björnsdóttir
AkranesStefán Skjaldarson
EgilsstaðirHrefna Björnsdóttir
HellaSteinþór Haraldsson
VestmannaeyjarIngi T. Björnsson
Þjónustuver
EftirlitssviðSigurður Jensson
Greiningarteymi
Endurskoðunar-teymi
Átaksteymi
SkráasviðSkúli Jónsson
Fyrirtækjaskrá
Hlutafélagaskrá
Ársreikningaskrá
AtvinnurekstrarsviðSigmundur Stefánsson
Tekjuskattur
Virðisaukaskattur
Landbúnaður og gjöld
Sjávarútvegurog ferðaþjónusta
Einstaklingsrekstur með VSK
Afgreiðsla
15
FAGMENNSKA – JÁKVÆÐNI – SAMVINNA
16
Atvinnurekstrarsvið• Hafnarfjörður
Tekjuskattur og virðisaukaskattur
• AkranesSjávarútvegur og ferðaþjónusta
• HellaLandbúnaður og gjöld
• Ísafjörður Einstaklingar í rekstri með VSK
Einstaklingssvið• Akureyri
Staðgreiðsla, ívilnanir og gagnaskil
• EgilsstaðirHandreikningur
• SiglufjörðurÞjónustuver
• VestmannaeyjarEinstaklingar í rekstri án VSK
Starfsstöðvar RSK voru sérhæfðar
Aðalstöðvarnar í Reykjavík með sérstöðu, öll svið RSK starfa þar
FAGMENNSKA – JÁKVÆÐNI – SAMVINNA
Mannauðshluti sameiningar- Samráð við starfsmenn er lykiliatriði -
FAGMENNSKA – JÁKVÆÐNI – SAMVINNA
Starfsmenn séu upplýstir
18
• „Hvað verður um mig?“
• Skiptir miklu máli að upplýsa starfsmenn um gang mála alveg frá byrjun ferilsins
• Starfsmannafundir RSK
– Haldnir eru stórir starfsmannafundir þar sem allir starfsmenn mæta (250 manna fundir)
– Auk þess eru reglulega minni fundir sviða/eininga
FAGMENNSKA – JÁKVÆÐNI – SAMVINNA
Stjórnendur séu upplýstir
19
• Stjórnendur
– Sérstakir fundir allra stjórnenda árlega
– Fundað reglulega innan sviða/eininga
• Framkvæmdastjórn RSK
– Á tveggja vikna fresti fundar framkvæmdastjórn
– Fundargerðir eru öllum starfsmönnum aðgengilegar
FAGMENNSKA – JÁKVÆÐNI – SAMVINNA
20
Stofnanamenningin
FAGMENNSKA – JÁKVÆÐNI – SAMVINNA
21
Skipulag og
verkferlar
Stofnanamenningin – 10%?
En hvað leynist undir
yfirborðinu?
FAGMENNSKA – JÁKVÆÐNI – SAMVINNA
22
Vinnumórall og
starfsaðferðir
(Gildi)
Skipulag og
verkferlar
Stofnanamenningin – 10/90%?
FAGMENNSKA – JÁKVÆÐNI – SAMVINNA
23
18. des. 2009
• Hugmyndir
8. sept. 2010
• Markmið
10. des. 2010
• Leiðir
7. okt.2011
• SVÓT
9. des2011
• Gildi
7. des2012
• Áherslur
Stefnumótunarferli RSK- Hugmyndir starfsmanna -
- Starfsmannafundur 18.12.2009 -
FAGMENNSKA – JÁKVÆÐNI – SAMVINNA
Dæmi um nálgun og úrvinnslu:
Stefnumótun I – hugmyndir• Fyrsti fundur haldinn 18.12.2009 fyrir
sameiningu
– Fyrsti fundur allra starfsmanna í 47 ár
• Sameining skattstofanna og RSK lá í loftinu
• Verkefni fundarins var að fá fram hugmyndir frá starfsfólkinu
• Gríðarlegt magn tillagna, ríflega 2.100
• Margar hafa síðan orðið að veruleika24
FAGMENNSKA – JÁKVÆÐNI – SAMVINNA
Efla Fróða Bæta leiðbeiningar á netinu Samræmdar verklagsreglur Auka upplýsingaflæði til
starfsmanna Efla íslenskukennslu Fjölga námskeiðum RSK fjarkennsla fyrir landsbyggð Fleiri starfsmannafundir Endurskoða innri vefinn Myndir af starfsfólki á innra neti Meira
samræmi í álagningarvinnu Samræma þarf opnunartíma skrifstofa/stofnana Samræma símatíma Samræmd vinnubrögð Skýr markmið Betri heimasíðu RSK Einn skattstjóri, góð
hugmynd Frjáls skráning vsk á einum og sama stað Sérhæfing (t.d. landbúnaður / sjávarútvegur) Teymisvinna í skatteftirliti VSK og rekstur lendi saman Frumálagningu VSK stýrt frá einum stað Gefa starfsmönnum tækifæri til að móta starfið Einstaklingsframtöl - án
rekstrar/með rekstri Hreinsun í skrám Nýja lyftu hjá RSK á L166 (vekur óhug) Góður starfsandi
Starfsfólk hittist oftar saman Fleiri fundir Góðar jólagjafir Gagnaskil, launamiðar, greiðslumiðar - bæta Eitt málakerfi Samræmd málaskráning í GoPro Sérhæfing skrifstofa að hluta, t.d. handreikningur Auka rafvæðing, láta kúnnann afgreiða sig sjálfan Bæta vsk-kerfi Bæta við upplýsingum á þjónustusíðu gjaldanda Einfaldari álagningarseðla (á mannamáli) Skýrari álagningar- og innheimtuseðla Aðalsímsvörun á einum stað Eitt símanúmer, sameinað þjónustuver Hugmyndabanki á vefnum.....
......og 2.044 aðrar hugmyndir til viðbótar
Nokkur dæmi um hugmyndir
25
FAGMENNSKA – JÁKVÆÐNI – SAMVINNA
Stefnumótunarferli RSK- Gildi -
- Starfsmannafundur 9.12.2011 -
26
18. des. 2009
• Hugmyndir
8. sept. 2010
• Markmið
10. des. 2010
• Leiðir
7. okt.2011
• SVÓT
9. des2011
• Gildi
7. des2012
• Áherslur
FAGMENNSKA – JÁKVÆÐNI – SAMVINNA
27
FAGMENNSKA – JÁKVÆÐNI – SAMVINNA
• Þær voru flokkaðar í 83 flokka
• Af þeim stóðu 8 flokkar upp úr
• Þessir 8 flokkar fengu 62% heildaratkvæða starfsmanna, en hver starfsmaður gat kosið 3 flokka
Dæmi um nálgun og úrvinnslu:
Niðurstaðan í gildum
28
FAGMENNSKA – JÁKVÆÐNI – SAMVINNA
Jákvæðni
Þjónusta
Samvinna
Jafnrétti
Traust
Virðing
Heiðarleiki
Ánægja, gleði, starfsandi, starfsánægja, starfsgleði og
jákvæðni
Jafnræði, réttlæti, sanngirni, réttsýni
og jafnrétti
Liðsheild, samheldni, samstarf, samstaða og
samvinna
Þjónustulund, hjálpsemi og
þjónusta
FagmennskaMetnaður, vandvirkni,
þekking og fagmennska
29
FAGMENNSKA – JÁKVÆÐNI – SAMVINNA
Jákvæðni
Þjónusta
Samvinna
Jafnrétti
Traust
Virðing
Heiðarleiki
Ánægja, gleði, starfsandi, starfsánægja, starfsgleði og
jákvæðni
Jafnræði, réttlæti, sanngirni, réttsýni
og jafnrétti
Liðsheild, samheldni, samstarf, samstaða og
samvinna
Þjónustulund, hjálpsemi og
þjónusta
FagmennskaMetnaður, vandvirkni,
þekking og fagmennska
30
FAGMENNSKA – JÁKVÆÐNI – SAMVINNA
31
Gildi ríkisskattstjóra
� Fagmennska
Með þekkingu, vandvirkni og metnaði eru fagleg vinnubrögð tryggð og jafnræðis gætt.
� Jákvæðni
Lögð er áhersla á jafnrétti, jákvæðan starfsanda og vellíðan á vinnustað. Þannig er stuðlað að samheldni starfsmanna, þjónustulipurð og starfsánægju.
� Samvinna
Starfsmenn vinna sem ein liðsheild með virðingu, traust, sanngirni, hjálpsemi og heiðarleika að leiðarljósi.
FAGMENNSKA – JÁKVÆÐNI – SAMVINNA
Vinnustaðurinn í sameiningarferlinu:
Hvað stendur hann fyrir?
FAGMENNSKA – JÁKVÆÐNI – SAMVINNA
Öðruvísi mannauðsstefna
• Vinnustaðurinn er samfélag fólks
• Mannauðsstefna RSK byggir á góðum samskiptum milli manna
• Gagnkvæmu trausti
• Stjórnendur RSK eru ekki að reka fangabúðir
• Og starfsmenn eru ekki í afplánun frá 8 – 4
• Gleði er lykillinn að góðum árangri
33
FAGMENNSKA – JÁKVÆÐNI – SAMVINNA
Hvernig líta starfsmenn á framteljendur?
• Sem mögulega þjófa?
• Sem óþægilegt áreiti sem við viljum sem minnst sinna?
– Er líklegt að slíkur framteljandisé ánægður með RSK?
• Sem viðskiptavini sem á að liðsinna?
– Viljum að fólk skilji forsendur þótt það sé ekki endilega sammála
34
FAGMENNSKA – JÁKVÆÐNI – SAMVINNA
Í hnotskurn – hvernig tókst til?
• Lögin voru skýr – markmiðin voru skýr
• RSK tók yfir störf annarra stofnana
• Stjórnun varð því markviss og án málamiðlana
• Reglubundin upplýsingamiðlun til starfsmanna
• Starfsmenn voru hafðir með í ráðum frá fyrsta degi
• Starfsmönnum fækkað
• Starfsstöðvum á landsbyggðinni var ekki lokað
• Tvö stjórnsýslustig skattkerfis urðu að einu
• Fjármálaráðuneytið tók við öðru stjórnsýslustigi
35
FAGMENNSKA – JÁKVÆÐNI – SAMVINNA
Hvernig tókst til? – babysteps• Áherslum í skattframkvæmd var breytt
• Aukin sérhæfing í störfum
• Aukin áhersla á að veita þjónustu
• Sjálfvirkni og rafræn þjónusta
• TILBÚIÐ framtal fyrir meirihluta framteljenda
• Viðhorfsbreyting hjá nær öllum starfsmönnum
• Kerfisbundin einföldun og hagræðing í störfum
• Samnýting stoðþjónustu
• Samlegðaráhrif greinileg
• Gríðarleg skipulagsvinna36
37
Stærri stofnanir hafa meiri burði
8
3
-62%
Afgreiðslutími kæramánuðir
Mælikvarðieining
Gildi fyrirsameiningu
Gildi eftirsameiningu
13
3
-77%Afgreiðslutími erindamánuðir
3
8 +163%Tekjur af eftirlitimilljarðar kr.
274249
-9%
Starfsfólkfjöldi
BreytingMælikvarðieining
Gildi fyrirsameiningu
Gildi eftirsameiningu Breyting
FAGMENNSKA – JÁKVÆÐNI – SAMVINNA
Viðhorf starfsmanna eftir sameiningu
Starfsmenn voru spurðir á starfsmannafundi7. desember 2012
Könnunin var nafnlaus
FAGMENNSKA – JÁKVÆÐNI – SAMVINNA
Ert þú sátt(ur) við sameininguna eins og hún hefur verið framkvæmd eftir að lög um hana tóku gildi?
39
FAGMENNSKA – JÁKVÆÐNI – SAMVINNA
Ert þú sátt(ur) við sameininguna eins og hún hefur verið framkvæmd eftir að lög um hana tóku gildi?
Auðir seðlar ekki taldir með
40.
FAGMENNSKA – JÁKVÆÐNI – SAMVINNA
RSK varð að einni stórri fjölskyldu
41
Stjórnendur
28.8Stj.fundurÁherslur
5.5 Alm. st.m.fundur
„...ein heild”
10.5Stj.fundur
SVÓT
25.1Stj.fundur
Leiðir að markm.
29.8Stj.fundurStjórnun
22.2 Alm. st.m.fundur
„...ný tækifæri...”
12.2 Alm. st.m.fundur
„stofnun í deiglu”
2.10 Afmælisfundur
8.2Stj.fundur
2016
16.2 Alm. st.m.fundur
„Vorverkin 2012”
9.12Gildi RSK
Sameiningarferlið
2009 2010 2011 2012 2013
18.12 Hugmyndir
10.12 Leiðir að markmiðum
7.12Áherslur
18.2Stj.fundur
Áherslur RSK
7.10SVÓT greining
Stefnumótun starfsmannaUpplýsingamiðlun
8.9Stj.fundurMarkmið
26.10 Alm. st.m.fundur
„Breytingar-samhljómur”
17.2 Alm. st.m.fundur
„...nema sér bróður eigi”
5.9Stj.fundur
Sex Ess
42
FAGMENNSKA – JÁKVÆÐNI – SAMVINNA
43
SkipulagninginHver og einn hafði áhrif
FAGMENNSKA – JÁKVÆÐNI – SAMVINNA
44
Starfsmenn RSKDesember 2010
Þökk fyrir fundarsetuna