1

REVIZIJA I OTPIS - KNJIŽNIČNI PROGRAM METEL

Ilija Pejić, viši knjižničarNarodna knjižnica «P. Preradović» Bjelovar

ilija.pejic@knjiznica-bjelovar.hr

2

I. UVOD

II. ODREĐENJE POJMOVA• Revizija• Otpis• Pročišćavanje fonda• Inventura

III. PROPISI I DOKUMENTI

IV. PRIPREME

V. TIJEK REVIZIJE U METELU

VI. POSLOVI POSLIJE REVIZIJE

VII. PRIMJERI DOBRE PRAKSE

VIII.PITANJA

IX. LITERATURA

3

I. UVOD

• CILJEVI:• Osvještavanje knjižničara o potrebi redovitih

revizija• Razvijanje svijesti kako se revizija implicira na

cjelokupno poslovanje knjižnice

• ZADACI

Materijalni: • redovitim revizijama čuvamo knjižničnu građu• revizijom knjižnica postaje vizualno privlačna,

ugodna za boravak, a građa pregledna i lako dostupna

4

I. UVOD (nastavak)

Odgojno-obrazovni:• pravilnim postupanjem s knjižničnom građom

(knjige, periodika, multimedija) pokazujemo da nam je stalo do nje, razvijamo svoje zanimanje i ljubav prema znanju i informacijama, ali i prema nositeljima tog znanja

• razvijamo čitateljsku kulturu i proširujemo interese• razvijamo kritičko mišljenje, jer fond vrednujemo i

procjenjujemo (kvalitativna vrijednost svake od zbirki); utvrđujemo njegovu stvarnu financijsku vrijednost, ali uočavamo i propuste u izgradnji zbirki, u nabavi

• NASTAVNE METODE I OBLICI RADA:• razgovor, diskusija, predavanje, pokazivanje• rad na računalu• pojedinačni, rad u paru, rad u skupni

5

II. ODREĐENJE POJMOVA - Revizija

a) osnovna svrha – utvrđivanje stvarnog stanja i vrijednosti fonda – kvalitativan pokazatelj jer se implicira na cjelokupno poslovanje knjižnice – inventarizaciju, tehničku obradu, stvarnu obradu, posudbu, rad s korisnicima

b) dodatne vrijednosti – zaštita građe, kreiranje nabave, pokazatelj korištenja građe (statistika), odgojna vrijednost (pravilno postupanje s građom, vraćanje…), ustroj novih zbirki (zavičajna…)

c) vrste revizije – redovita, izvanredna(preseljenje, polave, požari…), djelomična(pojedini odjeli, pojedine zbirke…)

d) zapisnik o reviziji

6

II. ODREĐENJE POJMOVA – Pročišćavanje fonda – izlučivanje knjižnične građe

a) tijekom revizije

b) tijekom rada – izlučena građa se

na kraju godine otpiše

c) zašto izlučivanje:

7

II. ODREĐENJE POJMOVA – Pročišćavanje fonda – izlučivanje knjižnične građe

• aktualnost fonda• oslobađanje prostora• atraktivnost prostora• povećanja dostupnosti i preglednosti• povećanja korištenja zbirki

8

II. ODREĐENJE POJMOVA - Pročišćavanje fonda –izlučivanje knjižnične građe

d) što najčešće izlučujemo• nepotrebne duplikate (stari lektirni naslovi…)• nepotrebne darove• sadržajno zastarjelu i neaktualnu građu (loše

prevedena djela, djela koja nisu na hrv. jeziku…)• građu koja se uopće ne koristi (Metel-statistika)• prekinute nizove periodike ili referentne zbirke• uništenu i oštećenu građu – fizički kriterij

9

II. ODREĐENJE POJMOVA - Pročišćavanje fonda – izlučivanje knjižnične građe

e) mjerila za izlučivanje – otpis

• 2-3 % knjižne građe, odnosno do 20 % za neknjižnu građu

• izlučivanje je permanentna djelatnost da bi zbirke bile neopterećene zastarjelom i uništenom građom

10

II. ODREĐENJE POJMOVA -Inventura

a) kvantitativan pokazatelj na kraju

godine

b) financijsko zaključivanje godine

c) pokazatelj brojčanog stanja zbirki

d) pokazatelj vrijednosti zbirki

e) pokazatelj nabave (uvećanja) zbirki za tu godinu

f) pokazatelj otpisa (umanjivanje zbirki)

11

II. ODREĐENJE POJMOVA - Otpis

• završni čin revizije, odnosno izlučivanja• zapisnik o reviziji• zapisnik o otpisu kojemu su pridodane liste

knjiga za otpis: I. po osnovi dotrajalosti građe (fizički kriterij)II. po osnovi zastarjelosti građe (sadržajni)III. po osnovi nestalostiIV. po osnovi starih zaduženja (nevraćene)

- strah od otpisa – utjecaj uže i šire društvene zajednice

U Metelu se liste definiraju na početku revizije kako za knjige, tako i za multimedijalnu građu (Normativna datoteka → vrste otpisa)

12

III. PROPISI I DOKUMENTI

ZAKONI

• Zakon o knjižnicama (NN 105/97; 5/98; 104/00): članak 46.

• Zakon o izmjenama i dopunama Zakona o knjižnicama (NN 69/09)

• Zakon o odgoju i obrazovanju u osnovnoj i srednjoj školi (NN 87/08)

• Državni pedagoški standard osnovnoškolskog sustava odgoja i obrazovanja (NN 63/08)

• Državni pedagoški standard srednjoškolskog sustava odgoja i obrazovanja (NN63/08)

13

III. PROPISI I DOKUMENTI

PRAVILNICI• Pravilnik o reviziji i otpisu knjižnične građe (NN

21/02)

• Pravilnik o zaštiti knjižnične građe (NN 52/05)

• Pravilnik o matičnoj djelatnosti knjižnica u RH (NN 43/01)

STANDARD• Standardi za školske knjižnice (NN 34/00): članak

8.

• Standardi za narodne knjižnice u RH-a (58/99): članak 30.

14

IV. PRIPREME

• odluka o provođenju revizije (imenovanje povjerenstva i određenje vremena revizije, odluku donosi ravnatelj škole/ravnatelj knjižnice)

• detaljno razraditi plan revizije • pismena obavijest korisnicima o reviziji

(vrijeme, vraćanje građe, opomene…)- knjižničar• sređivanje fonda (zbirki) – slaganje knjiga i

ostale građe prema signaturama, brisanje polica…• sređivanje dokumentacije (inventarnih knjiga,

kataloga, uloga mjesnog kataloga)

15

IV. PRIPREME

• inventarna knjiga mora biti:• usklađena s računovodstvom: Računovodstvo i

financije, Riznica 3(2009), str. 10-11.• zaključena za svaku godinu• svaka knjiga/jedinica građe mora imati cijenu• imati srednju vrijednost do uvođenja kune 30. 5.

1994. za svaku jedinicu građe ako nije provedena denominacija

• Metel /sadrži inv. knjige, kataloge, bazu članova, podatke o posudbi, o korištenju građe…/

16

V. TIJEK REVIZIJE

• klasični – do početka informatizacije• računalni – definiranje postavki lista za otpis prema

inventarnim knjigama: Norm. datoteka → vrste otpisa (za knjige,

multimediju):D – dotrajala građa-knjiga, CD, CD-ROM, DVD

(amortizirana)Z – zastarjela građa-knjiga, CD, CD-ROM, DVDN – nestala građa-knjiga, CD, CD-ROM, DVDS - stara zaduženja (nevraćena knjiga), CD, CD-ROM,

DVD

17

V. TIJEK REVIZIJE

1.obuhvat revizije /Knjiga→revizija→obuhvat/

• donosimo knjige – bar-cod čitačem odčitavamo knjige

• poštujemo redoslijed složenih knjiga na policama prema signaturi, dakle ne preskačemo skupine

• izlučujemo knjige /odnosno drugu građu/ za otpis nakon što smo ih odčitali prema predviđenim listama (dotrajale, zastarjele, knjige za popravak, potom knjige s pogrešnim inv. brojem, oštećenom naljepnicom…)

18

V. TIJEK REVIZIJE

2. obrada revizije /Knjiga→revizija→obrada/ • nužni parametri – svi odjeli, datum (početak i završetak

revizije)

• obrada

• pregled /prema zadanim elementima: sve knjige, knjige koje nedostaju, otpisane knjige, knjige u posudbi, knjige nikad ne posuđivane…/• knjige koje nedostaju: detaljno analizirati listu (preskočena

skupina, udžbenici, stvarno nestale knjige…)• knjige u posudbi: posebna pozornost starim zaduženjima (dvije i

više godina)

● obuhvat knjiga koje su naknadno pronađene ili vraćene iz posudbe…

• ispisi – prvo ćemo na ekranu pregledati popis prije ispisa preko štampača: • prema inv. broju• UDK• signaturi

19

V. TIJEK REVIZIJE

3. otpis knjiga provodi se nakon odobrenja Šk. odbora/ravnatelja škole/ravnatelja knjižnice:

/Knjiga→evidentiranje→otpisi/• prvo ćemo definirati vrste otpisa u Normativnoj datoteci• unosimo inventarni broj• datum• razlog (D, Z, N, S za knjige, odnosno za multimediju….)• Iznos:

• cijena se automatski upisuje ako smo svaku jedinicu dobro inventarizirali

• za starije knjige od 30.5.1994.g. unosimo srednju vrijednost koju smo uskladili s računovodstvom

• X (otpis), ali se krivo otpisana knjiga može ponovno vratiti u fond (vidi strelicu)

20

V. TIJEK REVIZIJE

4. pregled otpisanih knjiga /Knjiga→otpisane knjige→ispisi/

● odjel / svi odjeli• vremensko razdoblje (početak i završetak revizije)

• kriterij (D, Z, N, S za knjige, odnosno za multimediju: CD…, RD…, DD….)

• Ispis prema: • ABC autora (redalici)• UDK• Inventarnom broju• Datumu otpisa

AŽURIRANJE• dolazi na kraju svih poslova oko revizije i otpisa!!!

21

VI. POSLOVI POSLIJE REVIZIJE

• zapisnik o reviziji• zapisnik o otpisu / prilažu mu se prijedlozi - popisi

otpisane građe po raznim osnovama: dotrajale, zastarjele, nepronađene, stara zaduženja/

• prihvaćene, odobrene rezultate revizije, odnosno otpisa provodimo kroz inventarnu knjigu i kataloge /ako ih vodimo na papiru/

• otpisane knjige bilježe se u knjizi inventara u “napomeni”: • otpis br. ____/ godina• crvenim flomasterom u inv. knjizi precrta se zapis

o otpisanoj jedinici građe

22

VI. POSLOVI POSLIJE REVIZIJE

• Metel bilježi sam u bazi svaku knjigu koja je otpisana

• dokumentacija o reviziji i otpisu dostavlja se NSK i matičnoj knjižnici te se čuva u vlastitoj ustanovi

• nakon odluke Školskog odbora, odnosno ravnatelja škole/odnosno ravnatelja knjižnice otpisana građa se: poklanja ili zamjenjuje ili prodaje, a potom preostala građa se šalje na preradu u stari papir

• sva se dokumentacija o reviziji i otpisu čuva

23

ZAPISNIK O REVIZIJI

24

ZAPISNIK O REVIZIJI

25

ZAPISNIK O OTPISU

26

• ZAPISNIK O OTPISU

27

ZAPISNIK O REVIZIJI

28

ZAPISNIK O OTPISU

29

POPISI OTPISANE

GRAĐE

30

POPISI OTPISANE GRAĐE

31

POPISI OTPISANE GRAĐE

32

POPISI OTPISANE

GRAĐE

33

POPISI OTPISANE GRAĐE

34

POPISI OTPISANE

GRAĐE

35

VII. PRIMJERI DOBRE PRAKSE U METELU

• Revizija i otpis prije reinventarizacije, odnosno unosa građe u Metel /klasičan način: Ekonomska i birotehnička škola Bjelovar, 2005., OŠ “M. Lovrak” Veliki Grđevac, 2008., OŠ Nova Rača, 2009., II. OŠ Bjelovar, 2009., IV. OŠ Bjelovar, 2009., OŠ Berek, 2008…

• Revizije u Metelu: srednje škole: Tehnička škola Bjelovar, 2008., Obrtnička škola Bjelovar, 2008., Gimnazija Bjelovar, 2008., Srednja škola A. Šenoe Garešnica 2007./

• Isto su učinile mnoge škole /revizija i otpis na klasičan način: potom je započeo unos građe u Metelu/

36

VII. PRIMJERI DOBRE PRAKSE U METELU

• Revizije u Metelu: osnovne škole: OŠ Rovišće /revizija u Metelu 2004., I. OŠ Bjelovar, 2006., OŠ Garešnica, 2009., OŠ Štefanje, 2009., OŠ Čazma 2009…/

• Revizija u Metelu: narodne knjižnice: Narodna knjižnica «P. Preradović» Bjelovar, 2001., Gradska knjižnica “M. Lovrak” Grubišno Polje, 2009., Pučka knjižnica Daruvar, 2009., Gradska knjižnica Čazma,2010… /

• Hrv. knjižnica Hercegovac /revizija u Metelu 2006., 2010./

• Redoviti godišnji otpis: Knjižnica i čitaonica Čazma /provedeno u Metelu 2005., 2009./

37

VIII. PITANJA

38

IX. LITERATURA

• Tatjana Blažeković, Branka Furlan. Knjižnica osnovne škole. Ponovljeno i prerađeno izdanje. Zagreb: NSK, 1993.

• Upute za poslovanje narodnih knjižnica. Uredila Aleksandra Malnar. Zagreb: Knjižnice grada Zagreba, 1996.

• Veronika Čelić-Tica, Svjetlana Premilovac. Revizija i otpis knjižničnog fonda u školskim knjižnicama. Zagreb: NSK, 2003. /radni materijal/

• Metel Win: programski proizvod za knjižničarstvo: upute za uporabu. 2. dio. Varaždin, 2004.

• Ilija Pejić. Revizija i otpis u Metelu. // Svezak 9, 9(2007), 56-57.