Erstellung eines Programms zu Erfassung und Auswertung der

Anwesenheit von Mitarbeitern für das IT-Systemhaus Kawicom.

Projekthema

Ausgearbeitet von Matthias Mehlau und Murat Yilmaz

Für den Zeitraum vom 05.02.2003 bis 05.03.2003

Problemanalyse

- Es gibt kein Anwesenheitsprogramm im IT-Systemhaus

- Es ist lediglich das Klassenbuch der BFI-2A vorhanden, in dem die Fehlzeiten erfasst werden

- Die im Klassenbuch notierten Zeichen sind oft unleserlich

- Es ist umständlich Fehler zu korrigieren, da durchgestrichen werden muss und dies führt zu kaotischen Verhältnissen im Klassenbuch

Projektziele

- Es soll ein elektronisches Anwesen- und Abwesenheitsprogramm für die Firma Kawicom erstellt werden

- Es stehen keine finanziellen Mitteln zur Verfügung, nur die Arbeitskraft von Matthias Mehlau und Murat Yilmaz

- Das Programm soll eine anwenderfreundliche Oberfläche haben

- Das Programm muss auf Schulrechnern laufen und soll an die Auflösung von 1024 x 786 Pixel angepasst sein

Systemauswahl

Zur Problembewältigung standen:

- Microsoft Visual Basic 6.0

- Microsoft Accses 2000

- Microsoft Excel 2000

- PHP

- Wir haben uns für Microsoft Excel 2000 entschieden, weil Excel Vorteile in der Tabellenverwaltung bietet!

 

Programmentwicklung

Schriftliche Ausarbeitung

PowerPoint Präsentation

66 % Matthias Mehlau34 % Murat Yilmaz

50 % Matthias Mehlau50 % Murat Yilmaz

34 % Matthias Mehlau66 % Murat Yilmaz

Personalplanung

Die obige Grafik zeigt, wie wir unsere Zusammenarbeit zu den verschiedenen Aufgaben des Projektes verteilt haben.

Probleme und BewältigungenProblem 1: Rechenfehler beim Auslesen von Fehlzeiten!

Problembewältigung 1: Wir haben aus Sicherheitsgründen auf Makros verzichtet und haben eine neue Untertabelle angelegt, die über eine IF-Abfrage funktioniert. Problem 2: Die Excel-Tabelle passt auch nicht mit einer

Auflösung von 1024 x 768 Pixel auf den Bildschirm! Problembewältigung 2: Wir haben die Mitarbeiternamen senkrecht in die Excel-Tabelle eingebunden.

Problem 3: Hohe Hardwarebelastung (von: CPU und Arbeitsspeicher), die zu Ausfällen und langen

Wartezeiten führen können!

Problembewältigung 3: Kürzen und verkleinern der Tabelle von 52 auf 24 Wochen, da dieser Zeitraum für ein halbes Jahr ausreichen muss.

Prozessschritte und Aufbau der Excel-Tabelle

Die erstellte Excel-Tabelle kann gleichzeitig die Fehlzeiten vom gesamten Zeitraum und die Fehlzeiten in einem ausgewählten Lernfeld ausgeben. Diese Daten werden der Tabelle “Klassenbuch“ ausgelesen.

Arbeitsanweisung Teil 1

1. Starten Sie ECB mit Doppelkick auf das Symbol

2. Gehen Sie unten in der Excel-Tabelle auf die Untertabelle “Mitarbeiter“ und geben dort die Schüler- oder Mitarbeiternamen ein.   3. Nach dieser Eingabe wechseln Sie in die

Untertabelle “LFÜbersicht“.   

 

Ecb.xls

4. Speichern sie Ihre Einstellungen wie folgt: Datei / Speichern unter

  Dateiname: ecb_Klasse_Jahrgang_Habljahr_.xls

  Bei Klasse setzen Sie den Klassennamen ein,

bei Jahrgang setzen Sie das Jahrgangsdatum ein,

bei Halbjahr setzen Sie ein für welches Halbjahr diese

Tabelle gilt.

 Das sieht so aus:

Arbeitsanweisung Teil 2

Arbeitsanweisung Teil 35. Nach erfolgreicher Speicherung wechseln Sie

bitte in die Untertabelle “Klassenbuch“.  6. Tragen Sie das Datum und die Lernfeldnummer in das

Klassenbuch ein. 

8. Gehen Sie nun zu den gewünschten Mitarbeiter und tragen die An- und Abwesenheitszeiten ein. Dabei benutzen sie folgende Zeichen:

 o (kleines O), welches für die Anwesenheit steht.x (kleines X), welches für die Abwesenheit einer Schulstunde steht.- (Bindestrich), welcher für die Abwesenheit eines Schultages steht.

Achtung, der Bindestrich muss in allen Stunden des abwesenden Tages stehen!!!1 bis 45 (eine Dezimalzahl von 1 bis 45) kann für Minutenangabe der Abwesenheit stehen.

Arbeitsanweisung Teil 4

10. Tragen Sie in die Zelle D4 die Mitarbeiternummer ein und Sie erhalten die Fehlzeiten aufgelistet in Fehltagen, Fehlstunden und auch Fehlminuten (Verspätungen).

Um eine einzelne Ausgabe über ein gewünschtes Lernfeld zu erreichen, geben Sie in die Zelle D11 die Lernfeldnummer ein

und Sie erhalten eine separate Fehlzeitübersicht für das Lernfeld vom gewählten Schüler.

9. Zur Auswertung gehen Sie bitte in die Untertabelle “Ausgabe“ Auf dem Bildschirm erscheit folgendes Formular:

Ausgearbeitet von Matthias Mehlau und Murat Yilmaz

Für den Zeitraum vom 05.02.2003 bis 05.03.2003

Falls Sie Fragen zu den verschiedenen Unterpunkten haben, klicken Sie bitte auf folgende Themen:

Problemanalyse

Projekthema

Projektziele

Systemauswahl

Personalplanung

Probleme und Bewältigungen

Prozessschritte

Arbeitsanweisung Teil 1

Arbeitsanweisung Teil 2

Arbeitsanweisung Teil 3

Arbeitsanweisung Teil 4

Ende